как составить акт приема передачи ключей
Акт приема-передачи ключей от помещения
Чтобы удостоверить факт передачи ключей от какого–либо помещения, стороны, принимающие участие в этом процессе, должны оформить особый акт.
В каких ситуациях без документа не обойтись
Акт может сопровождать передачу ключей от разных объектов, которыми могут быть:
Таким образом, практически всегда акт не является самостоятельным документом, а сопровождает какой-либо договор: аренды, покупки, продажи, залога и т.д. или же относится ко внутрикорпоративным бумагам, удостоверяющим передачу имущества предприятия между сотрудниками.
Для чего нужен документ
С того момента, как ключи переходят из одних рук в другие, ответственность за имущество, находящееся внутри помещения, равно как и за само помещение (здание, сооружение), несет тот, кому они были переданы.
Данный акт в основном нужен для четкого разграничения прав и обязательств по обеспечению целостности и сохранности товарно-материальных ценностей.
В случае причинения какого-либо материального урона охраняемому объекту, компенсация может быть взыскана с того, кто принял ключи по акту приема-передачи.
Кто должен подготовить акт
В формировании акта всегда участвуют две стороны. В качестве первой выступает лицо, передающее ключи, в качестве второй – принимающее их. Обычно акт составляет тот, кто ключи отдает, но, в любом случае, акт должен быть удостоверен подписями обеих сторон – только при соблюдении этого условия данный документ обретет легитимность и юридическую силу.
Общие моменты составления акта
Если вам понадобилось составить акт приема-передачи ключей, прочитайте наши рекомендации и посмотрите приведенный ниже его образец.
Сегодня нет стандартного образца акта приема-передачи ключей. Это означает, что его можно писать в произвольном виде, или, если в организации есть разработанный шаблон документа – по его форме. Главное, соблюсти несколько простых правил:
Как только акт будет подписан всеми присутствовавшими сторонами, ответственность за ключи, а также безопасность помещения, к которому они относятся, и находящиеся внутри него ценности переходит к принимающему лицу.
Заверять готовый бланк печатью строгой необходимости нет, поскольку с недавних пор требование к организациям и предприятиям об обязательном использовании штемпельных изделий для визирования бумаг отменено. Проштамповать акт надо только тогда, когда применение штампов указано в локальных нормативных документах компании.
Акт может быть сформирован на обычном листе любого удобного формата (но общепринятый – А4) или на фирменном бланке организации с оттиском реквизитов. Он может быть написан от руки или напечатан – эти факторы в определении законности документа роли не играют.
Создается акт всегда минимум в двух экземплярах. Один из них остается у лица, ранее ответственного за ее хранение ключей, второй передается новому ответственному лицу. Свидетелям, если таковые присутствовали при составлении акта, надо отдать заверенные копии.
Сколько времени хранить готовый бланк
По завершении всех формальностей, когда ключи перейдут от одной стороны к другой, информацию об акте надо внести в специальный журнал учета документации. После этого бумагу нужно передать в архив компании на хранение. Здесь он должен находиться в протяжении периода, длительность которого устанавливается либо законом, либо внутренними нормами предприятия.
Образец документа
Здесь приведен пример акта приема-передачи ключей от одной компании другой по договору аренды помещения.
Сначала указываются:
Затем, в основной части удостоверяется факт приема-передачи ключей. Тут надо написать:
При необходимости в акт можно внести и другие сведения (например, о количестве ключей и их копий, их принадлежности к той или иной двери/замку, состояние объекта и т.д.). Если к акту прилагаются какие-то дополнительные бумаги, информацию об этом также нужно отразить в бланке.
В заключение под актом должны поставить свои подписи представители обеих организаций и все прочие присутствовавшие при процедуре передачи лица.
Акт приема-передачи ключей — Правильный образец в 2021
Оформлять акт приема-передачи ключей нужно тогда, когда ключи передаются лицу не одновременно с передачей имущества. Если лицо получает доступ к объекту одновременно с ключами, оформляется акт о передаче определенного имущества, к примеру, авто либо недвижимости.
Чтобы удостоверить факт передачи ключей от какого–либо помещения, стороны, принимающие участие в этом процессе, должны оформить особый акт.
Файлы для скачивания:
В организациях или коммерческих учреждениях всегда должен назначаться человек, который несет ответственность за сохранность ТМЦ и деловых атрибутов, занимается контролированием их перемещений и использования по назначению. Но этот человек рано или поздно может уйти в отпуск, либо сменить должность, и именно в таких случаях необходимо составление акта, чтобы передать ТМЦ, ключи другому лицу.
Как заполнить акт приема-передачи ключей в 2021 году
Как и любой официальный документ, этот акт должен иметь «шапку». Здесь прописывается название документа, дата и место его оформления. Последующее заполнение можно разделить на несколько этапов:
Если вам понадобилось составить акт приема-передачи ключей, прочитайте наши рекомендации и посмотрите приведенный ниже его образец.
Сегодня нет стандартного образца акта приема-передачи ключей. Это означает, что его можно писать в произвольном виде, или, если в организации есть разработанный шаблон документа – по его форме. Главное, соблюсти несколько простых правил:
Как только акт будет подписан всеми присутствовавшими сторонами, ответственность за ключи, а также безопасность помещения, к которому они относятся, и находящиеся внутри него ценности переходит к принимающему лицу.
Заверять готовый бланк печатью строгой необходимости нет, поскольку с недавних пор требование к организациям и предприятиям об обязательном использовании штемпельных изделий для визирования бумаг отменено. Проштамповать акт надо только тогда, когда применение штампов указано в локальных нормативных документах компании.
Образец документа
Здесь приведен пример акта приема-передачи ключей от одной компании другой по договору аренды помещения.
Сначала указываются:
Затем, в основной части удостоверяется факт приема-передачи ключей. Тут надо написать:
При необходимости в акт можно внести и другие сведения (например, о количестве ключей и их копий, их принадлежности к той или иной двери/замку, состояние объекта и т.д.). Если к акту прилагаются какие-то дополнительные бумаги, информацию об этом также нужно отразить в бланке.
В заключение под актом должны поставить свои подписи представители обеих организаций и все прочие присутствовавшие при процедуре передачи лица.
Когда и для чего нужен такой акт
Ключи передают при продаже объекта, при передаче его в аренду или в распоряжение между сотрудниками в рамках компании. Он почти всегда сопровождает сделку:
Самостоятельным документом выступает лишь в случаях, когда отсутствует передача прав собственности (владения) на само помещение: передача экземпляра от склада кладовщику, вручение экземпляров от кабинета работнику.
Момент передачи означает переход прав и обязанностей по отношению к объекту (или имуществу, которое находится в помещении) другому лицу и требует документальной фиксации.
Кто его готовит
Обычно подготовкой занимается передающий субъект: продавец, арендодатель, работодатель и т. п. Подписать его необходимо обеим сторонам: и передающей, и принимающей. Допустимы комиссионные передача и прием — с участием нескольких представителей.
Правила составления
Шаблонного образца АППК не существует. Это значит, что документ допускается оформлять в произвольной форме либо, если в фирме предусмотрен шаблонный бланк АППК, на нем.
При составлении акта необходимо учитывать следующие рекомендации:
Удостоверять заполненный бланк штампом необязательно. Не так давно требование об обязательном применении штемпелей для заверения документов было отменено. Ставить штамп нужно лишь в том случае, если это прописано в локальных нормативных актах фирмы.
АППК можно оформить на обыкновенном листе любого формата либо на фирменном бланке компании с оттиском реквизитов. Его можно как написать от руки, так и напечатать. АППК заполняется всегда не меньше, чем в 2 экземплярах.
Один экземпляр остается у того, кто раньше нес ответственность за хранение ключей, 2-й экземпляр подлежит передаче новому обладателю.
Сколько времени хранить акт
Хранение документа осуществляют совместно с договором — основанием акта в течение срока хранения договора (не менее пяти лет).
Самостоятельный документ (без сделки-основания) храните до тех пор, пока не возвратите ключи назад или не передадите их иному лицу.
Закон не устанавливает специальных сроков. В среднем такая документация хранится не менее пяти лет.
Акт приема-передачи ключей – образец, бланк 2021 года
Существует большое количество сделок, совершаемых с недвижимостью. Большинство из них подразумевает передачу ключей. Однако в современном мире устная договоренность ничего не значит. Поэтому практически все действия, прописанные в сделках, фиксируются соответствующими актами. Не исключением является и передача ключей.
Файлы для скачивания:
Для чего нужен документ
Не имеет значения, о каком типе недвижимости идет речь:
Во всех ситуациях стороны должны иметь на руках документальное подтверждение того, что передача ключей действительно состоялась. Так как передача ключей является обязательством, прописанным в договоре. Отсюда можно сделать вывод, акт является дополнением к какому-либо документу. Нужно сказать, передача именно ключей никак не прописывается законодательством. Однако при этом ключи считаются неотъемлемой частью недвижимости, соответственно, без их передачи невозможно совершить сделку по передаче имущества. Именно эта сделка регулируется Гражданским кодексом.
(Видео: «Акт приема-передачи как финальная точка сделки»)
При совершении сделки между сторонами заключается договор. Например, это может быть договор купли-продажи. Кроме передачи денежных средств и других важных пунктов, здесь обязательно прописывается информация о том, что продавец обязуется передать ключи. Причем указывается, когда именно это будет происходить, и каким образом.
Нужно понимать, когда ключи передаются из рук в руки, вся ответственность за помещение, а также находящееся внутри имущество, возлагается на сторону-получателя. При помощи такого акта можно четко определить обязанности и права обеих сторон. Таким образом, если объекту будет нанесен ущерб, компенсирует его именно та сторона, которая является ответственной за недвижимость именно в этот период.
Кто должен подготовить акт приема-передачи ключей?
Составление документа в интересах обеих сторон. Как правило, сведения в документ вносит сторона, которая отдает ключи, ведь она должна хорошо знать объект. Хотя принципиальной разницы, чья именно рука вписывает информацию в акт, не существует. Ведь все равно обе стороны должны ознакомиться с документом, проставив в нем свои автографы. Только в этом случае акт приобретает юридическую силу, и считается правильно оформленным.
Если передача ключей осуществляется между компаниями, то после составления документа сведения о нем вносятся в учетный журнал. Затем акт поступает в архив, где и хранится определенное время. Как правило, этот период определяют внутренние правила организации.
Участники акта
В сделке принимает участие две стороны: одна передает ключи, вторая их принимает. При определенных обстоятельствах может быть указано два принимающих. Такое бывает в организациях, например, когда сотрудник передает ключи ответственному лицу и руководителю компании. Данный акт может составляться не только между организациями, но и между частными лицами. Например, документ оформляется в качестве приложения к договору купли-продажи квартиры. Таким образом, акт может составляться между:
Что включается в текст
Как можно догадаться из названия, в этом документе должна содержаться информация о факте передачи ключей. Крайне желательно, чтобы акт составлялся в присутствии нескольких человек. Для оформления документа не нужно применять специальный бланк. Этот акт разрешается составлять в свободном стиле. Однако здесь все-таки имеются определенные требования к информации, которая вносится.
В тексте должны быть описаны стороны. Если это физические лица, отмечаются данные их паспортов. В случае с компаниями необходимо прописать их полные названия. Также указывается, сколько комплектов ключей передается. Если у передающего остаются дубликаты, об этом также можно написать.
Когда передача ключей происходит в пределах предприятия, нелишними будут пометки о том, к каким именно помещениям они относятся. Например, нередко комнаты нумеруются, соответственно, на ключах также проставляются номера. Если происходит передача ключей от многих помещений, такая нумерация позволит избежать ошибок.
Каждая из сторон должна получить копию документа. В обязательном порядке участники сделки проставляют здесь свои автографы. Именно подписи свидетельствуют о том, что стороны ознакомились с документом и согласны с указанной информацией. Что касается печатей, то в них нет необходимости. Это касается и тех случаев, когда акт составляется между организациями. Если представителем одной стороны является лицо, действующее по доверенности, это также нужно указать.
Как заполнить акт приема-передачи ключей в 2021 году
Как и любой официальный документ, этот акт должен иметь «шапку». Здесь прописывается название документа, дата и место его оформления. Последующее заполнение можно разделить на несколько этапов: