как составить телефонограмму образец
Пример и образец оформления телефонограммы
Телефонограмма – это тип документа, который фиксирует в письменном виде устное сообщение, переданное посредством телефонной связи. Документ может содержать часть переданных данных или полный текст в виде цитаты. Он оформляется в произвольном виде на фирменном бланке компании/учреждения или на листе А4. Готовый образец и правила составления телефонограммы описаны ниже.
Назначение документа
В современной практике телефонограмма используется не так часто, поскольку основной поток сообщений передается по электронной почте или по факсу. Однако во многих организациях телефонограммы применяются регулярно. В них передается информация о:
Также с помощью телефонограммы можно зафиксировать срочные сообщения, которые вносят изменения в текущий план компании. Нередко этот документ составляется для того, чтобы отразить в письменном виде важное сообщение для возможного судебного разбирательства. В таком случае целесообразно записать телефонный разговор с помощью диктофона, предварительно уведомив об этом собеседника.
Образец и правила составления телефонограммы
Строго утвержденной формы телефонограммы нет, поэтому составить ее можно в произвольном виде. Обычно в документе указывают:
При составлении можно ориентироваться на такой образец.
Порядок ознакомления адресата с текстом телефонограммы прописан в регламенте учреждения. Как правило, сообщение принимает секретарь, после чего он должен довести его до сведения директора в течение 1-2 рабочих дней.
Телефонограмма: пережиток или реальность?
Основная задача телефонограммы
С помощью телефонограмм обычно передаются следующие сведения:
Главная цель телефонограммы – документально зафиксировать факт передачи оперативной информации. Об этом говорит, например, п. 4.5.4 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утв. приказом ФТС РФ от 18.10.2004 № 160: «Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления».
Не следует использовать телефонограмму, когда могут возникнуть спорные ситуации, которые связаны с содержанием и самим фактом передачи документа и которые могут дойти до судебного разбирательства (исключение составляют случаи, когда использование телефонограммы оговорено нормативными правовыми актами, например, в п. 3 ст. 121 АПК РФ). Ведь при передаче телефонограммы у автора документа нет документального подтверждения получения ее адресатом, а адресат не получает оригинал документа с подписью автора (выполнение этих двух условий способен обеспечить другой вид документа – письмо).
Телефонограмму скорее нужно рассматривать как дополнительный аргумент в судебном споре, а не как единственный и достаточный. Лучше всего ее использовать для решения задач, не выходящих за пределы родной организации / ведомства.
Требования к оформлению
В практике делопроизводства сложился способ оформления телефонограмм, который несколько варьируется в разных ведомствах и организациях. Жестких требований нет. На общефедеральном уровне есть только рекомендации. Поэтому если ваша организация / группа компаний / ведомство активно используют телефонограммы, то регламентация такой работы во внутренних документах становится необходимой.
В качестве примера можем привести методические рекомендации ВНИИДАДа.
Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).
Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или иным должностным лицом.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.
Датой телефонограммы является дата ее передачи.
Поступающая в организацию телефонограмма записывается принимающим на стандартном бланке или на чистом листе с соблюдением стандартных правил оформления.
За последние год-два принят целый ряд документов, утверждающих формуляры и журналы учета телефонограмм (обычно в составе ведомственных инструкций по делопроизводству). Например, см. приказ Роспотребнадзора от 27.08.2012 № 871, приказ Росстата от 05.03.2012 № 55 (в ред. от 24.05.2012), приказ Ростехнадзора от 30.06.2011 № 340, приказ ФТС РФ от 18.10.2004 № 160 и др.
3.5.3.1. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется работником службы делопроизводства устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).
3.5.3.2. Текст телефонограммы (не более 50 слов) составляется отправителем как документ на бумажном носителе в одном экземпляре и подписывается начальником подразделения или ответственным исполнителем, передается по телефону и записывается получателем. В телефонограмме следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
3.5.3.3. Отправляемые телефонограммы исполняются на чистом листе бумаги с указанием следующих реквизитов: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилия, подпись лица, от имени которого передается телефонограмма.
3.5.3.4. Отправляемые телефонограммы записываются по следующей форме: должность, фамилия должностного лица, передавшего телефонограмму, и номер его телефона; должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона; дата, номер телефонограммы; время передачи; текст телефонограммы; подпись лица, принявшего телефонограмму, и входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.
3.5.3.5. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен быть приложен указатель рассылки с указанием номеров телефонов, по которым она должна быть принята.
3.5.3.6. Поступившие телефонограммы записываются (печатаются) получателями на специальном бланке (Приложение № 47) или записываются в журнале со следующими реквизитами: должность, фамилия работника, принявшего телефонограмму, номер его телефона; должность, фамилия работника, передавшего телефонограмму, номер его телефона; дата, номер телефонограммы; время приема; текст телефонограммы, должность и фамилия лица, от имени которого принята. Поступившие телефонограммы оперативно передаются руководителям, которым они адресованы.
3.5.3.7. Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки или с помощью звукозаписывающей аппаратуры, или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана.
3.5.3.8. Поступившие телефонограммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем незамедлительно передаются на рассмотрение в соответствии с установленным порядком.
3.5.3.9. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
исходящим регистрационным номером телефонограммы;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
Алло, примите телефонограмму!
Иван Иванов, кандидат юридических наук, г. Астрахань.
Извещение лиц, участвующих в судебном процессе, посредством телефонограммы предусмотрено всеми процессуальными кодексами (ст. 25.15 КоАП РФ, ст. 121 АПК РФ и ст. 113 ГПК РФ), кроме УПК РФ. Каким требованиям должна соответствовать телефонограмма?
Правила оформления
В процессуальных кодексах отсутствуют какие-либо специальные требования к телефонограмме. Часть 1 ст. 25.15 КоАП РФ и ч. 1 ст. 113 ГПК РФ относят ее к иным средствам связи и доставки, обеспечивающим фиксирование извещения или вызова и его вручение адресату. Согласно ч. 3 ст. 121 АПК телефонограмма, равно как телеграмма, электронная почта, факс либо иное средство связи, используется для вызова или извещения участников арбитражного процесса в случаях, не терпящих отлагательства.
Правила оформления телефонограмм встречаются в отдельных ведомственных нормативных актах и документах рекомендательного характера. Так, ГОСТ Р 6.30-2003 вообще не упоминает телефонограмм. Однако в Методических рекомендациях по его внедрению, утв. Росархивом (без даты, не опубликованных), имеется соответствующая рубрика, интересная тем, что по логике Росархива получателем данного вида извещения может быть только организация (должностное лицо). Например, указано, что текст телефонограммы записывается (печатается) получателем, а юридическая сила поступившей телефонограммы определяется:
Почти дословно воспроизводят эти положения, правда, с некоторыми техническими уточнениями, внутриведомственные нормативные акты. Инструкция по делопроизводству в системе ФМС России ограничивает размер текста телефонограммы, разрешая использовать не более 50 слов. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах требует подшивать переданные телефонограммы в хронологическом порядке в отдельное дело. Ряд особых уточнений содержится в Инструкции по делопроизводству Следственного комитета РФ. Например, круг получателей телефонограммы ограничен должностными лицами Комитета, количество слов сокращено до 30, предусмотрено проставление отметки «срочно» и т.д. На служебный характер телефонограмм прямо указано в Инструкции ФССП России.
Инструкции судов
Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах РФ предусматривает ведение в секретариате председателя суда журнала приема-передачи телефонограмм, поступивших на имя председателя и его заместителей, а также некоторые правила обработки входящих телефонограмм. Иные нормы, касающиеся данного вида извещений, в том числе в отношении участников судопроизводства, в Инструкции отсутствуют. Инструкция Верховного Суда РФ умалчивает о телефонограммах. Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде предусматривает вызов телефонограммой участников уголовного судопроизводства. Требования к оформлению, а также иные варианты использования оповещений данного вида не установлены.
Судебная практика
Передача телефонограмм судом в адрес физических лиц широко распространена. Данное обстоятельство наряду с другими часто используется при подаче жалоб на судебные постановления: граждане утверждают, что извещений не получали, ссылаются на их неправильное оформление или же ставят под сомнение законность оповещений данного вида.
Вышестоящие суды, разумеется, всегда признают правомерность телефонограммы как способа извещения, при этом обращая внимание на оформление такого извещения и поведение извещенных.
Иркутский областной суд в Определении от 16.12.2010 по делу N 33-9090-10 указал, что «каждый из участников процесса был извещен о судебном заседании посредством телефонной связи. Требование процессуального закона о фиксации получения извещения участниками процесса в данном случае исполнено. Ссылки в жалобах на недостатки по оформлению телефонограмм не могут повлечь отмену судебного постановления, поскольку указанные нарушения к неправильному разрешению дела не привели. Никто из ответчиков в жалобах сам по себе факт извещения о времени и месте судебного заседания не отрицал».
Тамбовский областной суд в Постановлении от 24.03.2005 обратил внимание на то, что, поскольку отправленная Б. повестка вернулась, ему была отправлена телефонограмма. Принадлежность ему указанного в извещении номера телефона Б. не отрицал. Суд сделал вывод: «Рассмотрение настоящего дела в отсутствие лица, в отношении которого осуществляется производство по делу об административном правонарушении, при установленных обстоятельствах незаконным признать нельзя».
Заместитель председателя Кировского областного суда в одном из Постановлений (дело N 7а-281/2012) отметил следующее: «Телефонограмма направлена секретарем судебного заседания по номеру телефона, соответствующему указанному заявителем в надзорной жалобе. Данная телефонограмма имеет необходимые реквизиты: указание на того, кто передал и принял, номера телефонов, время и место, дату, текст сообщения, наименование должности и подпись должностного лица. Ввиду чего возражения заявителя о ненадлежащем оформлении телефонограммы отклоняются».
Верховный суд Кабардино-Балкарской Республики в Определении от 22.02.2012 по делу N 33-226/2012 обратил внимание на то, что только повестка может вручаться не лично адресату для последующей передачи. В деле имелся текст телефонограммы, отправленной дочери лица, участвующего в деле: «Никаких доказательств, подтверждающих как факт передачи данной телефонограммы, так и факт ее получения, в материалах дела не имеется. Однако ст. 113 ГПК РФ предполагает использование средств связи и доставки при извещении лиц, участвующих в деле, которые обеспечивают фиксирование судебного извещения или вызова и его вручение адресату. Таким образом, требований ст. 113 ГПК РФ судом выполнено не было, а сам ответчик в жалобе оспаривает получение ею данного извещения».
Московский городской суд в Постановлении от 30.08.2012 по делу N 4а-1609/12 обратил внимание на отсутствие в материалах дела телефонограммы, якобы направленной судьей. При этом не признал доказательством надлежащего извещения запись в справочном листе об извещении П. по телефону, так как не было указано кем, когда и с какого телефона передана телефонограмма, а также кем принята. Ситуация, аналогичная этой, и соответствующие выводы встречаются также в других исследованных нами материалах судебной практики.
В одном из дел Европейский суд по правам человека в Постановлении от 13.12.2011 по делу «Кокурхаев против России» не увидел нарушения п. 1 ст. 6 Конвенции о защите прав человека и основных свобод в связи с жалобой заявителя на ненадлежащее извещение о времени и месте рассмотрения его кассационной жалобы.
Суд учел 2 момента. Во-первых, заявитель не оспаривал факта отправки телефонограммы и прямо не отрицал ее получения. Позиция гражданина состояла в том, чтобы оспорить сам способ извещения как таковой. Во-вторых, национальный суд должен располагать доказательствами доставки извещения, иначе судебное заседание должно быть отложено. При данных обстоятельствах был сделан вывод о том, что «получение телефонограммы заявителем действительно и, исходя из положений Конвенции, данный способ извещения не вызывает вопросов о его приемлемости».
Требуется подтверждение
Решая эту проблему, судьи стараются учесть любые косвенные свидетельства факта получения телефонограммы, например: неотрицание или неопровержение лицом получения извещения; согласие с правильностью телефонного номера, указанного в телефонограмме; распечатку детализации разговоров по мобильному телефону; явку на заседание иных участников, извещенных таким же способом, и т.п.
Добросовестность суда, формально выполнившего требования к составлению и отправке телефонограммы, но не располагающего объективными свидетельствами ее получения, может вызвать сомнения, особенно в ситуации, когда принимающая сторона в процессе заявляет о неполучении телефонограммы. К сожалению, ситуация держится исключительно на авторитете суда. В известных нам случаях она всегда разрешалась в его пользу, хотя более прочной опорой мог бы служить продуманный механизм фиксации отправки и получения сообщения. Но такого механизма, увы, до сих пор нет.
Телефонограмма зачастую является единственным способом довести информацию до сведения лица, участвующего в деле. Следует признать, что с юридической и организационной стороны этот вид извещений все еще далек от совершенства. Но выход есть.
Самым надежным и прозрачным способом фиксации телефонограммы, объективно подтверждающим ее получение, могла бы стать аудиозапись разговора в памяти телефона. Данная функция сегодня реализована во многих мобильных и стационарных моделях.
Копирование или прямое сохранение полученного файла на жесткий диск компьютера также не является сколько-нибудь сложным и затратным делом. В будущем все полученные таким образом телефонограммы было бы целесообразно выкладывать на специальном судебном сервере для всеобщего (или ограниченного) ознакомления.
Таким образом, проблема вполне решаема, главное идти в ногу со временем.
Как отправить телефонограмму по телефону
Как и сколько хранятся телефонограммы?
Мы в Центральном телеграфе точно знаем, что в наш век высоких технологий старая добрая телеграмма, а уж тем более телеграмма на красивом бланке – это целое событие для её получателя.
Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).
В настоящее время существуют только рекомендации по поводу того, как оформить телефонограмму, поэтому правила передачи-приема телефонного сообщения устанавливаются инструкцией по делопроизводству, принятой в организации. Существуют общие требования, в соответствии с которыми должно проводиться оформление телефонограммы:
Телеграммы необходимы для передачи информации за пределы данного населенного пункта. Текст телеграммы пишут полностью прописными буквами. Через 2 интервала, от нулевого положения табулятора (то есть сразу от левого поля). Текст служебной телеграммы заверяется печатью, составляется в двух экземплярах, первый для передачи, второй подшивается в дело.
В настоящее время существуют только рекомендации по поводу того, как оформить телефонограмму, поэтому правила передачи-приема телефонного сообщения устанавливаются инструкцией по делопроизводству, принятой в организации. Существуют общие требования, в соответствии с которыми должно проводиться оформление телефонограммы:
Среди почтовых услуг, которые предоставляются сейчас, есть разные варианты, к примеру, можно отправить письмо и посылку, в зависимости от потребности. Несмотря на развитие интернет-коммуникации, телеграммы, как вид отправления, еще популярны среди клиентов, ведь они не только позволяют срочно направить информацию, но и получить подтверждение доставки.
Кто должен ставить подпись?
Как правило, телефонограмма составляется в одном экземпляре (инструкцией по делопроизводству в организации может быть утверждено иное количество экземпляров) и не передается в организацию абонента в бумажном варианте. В связи с этим может возникнуть вопрос: каким образом на документе должны быть проставлены подписи сотрудников, принявших и передавших такое сообщение, а также лица, от чьего имени передается информация?
При составлении телефонограммы сотрудником передающей организации в документе полностью указываются реквизиты для простановки трех подписей:
При этом подписывают документ только должностные лица организации, передающей телефонограмму. Получатель составляет свой экземпляр аналогичным образом, но подписывает его только принявший сотрудник.
Телефонограмма
Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения. 7. Запрещается передавать тексты документов с информацией ограниченного доступа (секретные, с пометками «Для служебного пользования», «Не для печати» и т.д.).
В том случае, когда документ направляется в сторонние организации, на документе указывается номер факса (с кодом страны, города) получателя. На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки».
Какую информацию можно передать телефонограммой?
Как правило, при помощи телефонограммы принято передавать сведения и запросы, необходимые для быстрого решения производственных вопросов и организации трудового процесса:
Как отправить телеграмму
Отправить телеграмму с уведомлением в любом направлении крайне просто, для этого можно пользоваться как стандартным методом, подавая бланк в отделении почты, так и интернетом, используя сервис Почты России.
Через отделение связи
Это простой способ, который предполагает, что человек должен прийти в отделение почты и сообщить о желании отправить телеграмму по Почте России. Далее заполняется бланк, и на месте оплачивается услуга пересылки. Сразу после того, как клиент выполнит это условие, отправление поступает в обработку. Работники почты звонят в отделение, где будут получать послание, и диктуют текст, а уже там его печатают и относят по адресу, получая в ответ уведомление.
Через онлайн-сервис
Отправка телеграмм с сайта Почты России невозможна, но ссылка с него перенаправляет пользователя на сайт Центрального телеграфа. Там указывается способ отправки, это можно сделать по номеру телефона или полному адресу, а далее прописывается адрес получателя и его базовые данные. Далее выбирается бланк, от которого зависит стоимость отправки:
Как и в случае с отправкой через отделение, послать телеграмму через интернет можно максимум на 48 слов, при этом можно включить функцию телеграфных сокращений. Программа сама подсчитывает количество слов, а человеку нужно выбрать только дату доставки и подписаться. На следующем этапе вводятся ФИО клиента, его адрес электронной почты, а отправка подтверждается с помощью СМС-сообщения. После оплаты послание будет отправлено непосредственному получателю.
Как отправить телефонограмму по телефону
После исполнения телефонограмма с отметкой о выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.
Если телеграмма направляется в адрес организации (юридического лица), название организации можно указать как вместе с ФИО получателя, так и в поле «Дополнения к адресу».
Что это такое?
Что представляет собой телефонограмма? Это способ оперативной передачи служебного сообщения по телефону. Чем такой метод информирования отличается от простого телефонного звонка? Прежде всего тем, что прием и передача, а также дальнейшее хранение должны быть оформлены и зарегистрированы надлежащим образом. Только в этом случае сообщение может считаться телефонограммой и иметь юридическую силу.
Информация, которую может содержать телефонограмма, – это извещение, деловое сообщение или распоряжение руководства (вышестоящей организации). Возможность оповещения таким способом закреплена не только в правилах (инструкциях) документооборота предприятия, но и в законодательных актах, регламентирующих порядок судопроизводства (АПК и ГПК РФ). Таким образом, телефонограмма – это не просто беседа, а именно краткая и предельно доступная форма передачи служебной информации.
Стоимость отправки телеграммы
Как известить родственника или близкого друга о важном событии в вашей жизни, если он категорически отказывается пользоваться всеми видами современных видов связи – мобильным телефоном или интернетом? Можно воспользоваться удобной услугой – отправить телеграмму Ростелеком, старый и проверенный десятилетиями способ оповещения о любом надвигающемся или уже случившемся событии.Почтовая телеграмма незаслуженно забыта, хотя еще совсем недавно это был единственный быстрый способ обмена важной информацией. Люди приходили на почту, на красивом или простом бланке писали о том, что действительно важно знать человеку, а по телеграфу оно доходило получателю всего за несколько часов.
История возникновения телеграммы
Телеграмма — это в переводе с греческого языка означает сообщение, которое передается далеко. Подобное сообщение передается по проводам или по телефону, а возник подобный вид связи в далеком XVIII веке. Первые телеграфные аппараты распечатывали текст на специальной ленте, которую потом наклеивали на лист бумаги, чтобы получателю было удобно его прочитать, но уже в 80х годах 20 века телеграфные аппараты распечатывали сообщение уже на саму бумагу и их стали называть телетайпы. Изобретателями телеграмм считаются двое ученых: Павел Шиллинг из России и Сэмюэль Морзе из США.
Общие требования к оформлению
В настоящее время существуют только рекомендации по поводу того, как оформить телефонограмму, поэтому правила передачи-приема телефонного сообщения устанавливаются инструкцией по делопроизводству, принятой в организации. Существуют общие требования, в соответствии с которыми должно проводиться оформление телефонограммы:
Как принять?
Каким образом принимается телефонограмма? Этот процесс включает в себя дословную запись сообщения, последующее оформление и регистрацию в соответствии с действующими в организации правилами, а также оперативную передачу полученного сообщения в работу.
Отправка через ОАО «Центральный телеграф»
Начисления за доставку печатных сообщений включаются в общую квитанцию по оплате домашнего телефона клиента. При подсчёте общей стоимости поданной телеграммы (подать её по телефону будет не дороже, чем при личном обращении в отделение электросвязи Ростелеком) учитывается:
Интересно, если я сейчас передам телефонограмму о вызове Вас в качестве подозреваемого в СК по ЯНАО, к примеру. побежите билеты покупать? Мне артистических способностей убедить Вас в том, что я следователь-дознаватель-прокурор вполне хватит.
Таким образом, документу с текстом должны быть присвоены реквизиты: уникальный номер и дата составления. Телефонограмма подписывается лицом, от имени которого она будет передана.
Зарегистрируйте телефонограмму в журнале исходящей корреспонденции. Если телефонограмма – редкое явление в вашем документообороте, для регистрации воспользуйтесь общим журналом. В том случае, если вы регулярно прибегаете к такому способу передачи информации, заведите для телефонограмм отдельный журнал, так вам будет удобнее ориентироваться. Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).
Телефонограмму скорее нужно рассматривать как дополнительный аргумент в судебном споре, а не как единственный и достаточный. Лучше всего ее использовать для решения задач, не выходящих за пределы родной организации / ведомства.
Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).
Регистрация
При регистрации телефонограмм также следует руководствоваться правилами, утвержденными типовой инструкцией по делопроизводству организации. Если же порядок присвоения номера данному виду документа не регламентирован, возможны следующие варианты:
Телеграмма что это такое
Это текстовое сообщение, которое адресант оставляет сотруднику почты (через сайт или лично), а работник почты в свою очередь передает сообщение по телефону в отделение почты адресата.
После этого почтальон приносит уведомление получателю по его адресу и отдает его лично в руки, а последний расписывается в получении. Телеграмму можно отправить в любое отделение «Почты России» внутри страны или за границу.
Как прослушать телефонный разговор который уже был
Если Вы хотите выбрать Санкт-Петербург, Зеленогорск, Колпино, Красное Село, Ломоносов, Павлов, Пушкин, Сестрорецк или другие населенные пункты, входящие в состав Санкт-Петербурга, то в качестве региона Вам необходимо выбрать «г.Санкт-Петербург».