как создать счет на оплату в ворде
Счёт на оплату. Бланк и образец заполнения
Счёт на оплату – документ, который используют в своей работе абсолютно все предприниматели, независимо от того, на каком уровне они работают и к какой сфере бизнеса относятся. Как правило, счёт на оплату выписывается после заключения между сторонами письменного договора, как дополнение к нему, но иногда он может быть выписан и как самостоятельный документ.
Именно счёт на оплату дает основание покупателю товара или потребителю услуги оплатить их. Счёт может быть выписан как на предоплату, так и на оплату постфактум.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Обязателен ли счёт?
Законодательство РФ не регламентирует обязательное использование счёта в хозяйственной документации, оплату можно производить и просто на условиях соглашения. Однако, закон называет непременным условием любой сделки заключение договора. Счёт не существует отдельно от договора, это документ, сопровождающий сделку. Он представляет собой как бы предварительную договоренность об оплате по назначенным продавцом условиям – цене, которую должен оплатить покупатель товара или услуги.
Счёт делает расчеты гораздо более определенными, поэтому предприниматели предпочитают использовать его, даже если это условие не оговорено в условиях контракта.
ВАЖНО! Поскольку требование счёта не является законодательно обязательным, он не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования.
Когда счёт безоговорочно необходим?
В законодательстве прописаны моменты, когда выставление счёта является обязательным сопровождением сделки:
Итак, счёт на оплату не является обязательным документом, ровно как и подотчетным бухгалтерским. Он никак не может влиять на движение финансовых средств, он может быть в любой момент приостановлен или не оплачен – такие явления встречаются довольно часто и не имеют никаких правовых последствий.
Тем не менее, этот документ имеет равное значение для участников сделки, так как позволяет им заключить своего рода предварительное соглашение о перечислении денежных средств.
Кто выписывает счёта на оплату
Счёт на оплату всегда выписывает сотрудник бухгалтерского отдела. После того, как форма будет заполнена, документ передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью. Ставить печать на документе не обязательно, так как ИП-шники и юридические лица (с 2016 года) имеют право не использовать печать.
Оформляется счёт на оплату в двух экземплярах, один из которых отправляется потребителю услуги или покупателю, второй – остается у организации, его выписавшей. Заполнить счёт можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант удобнее, так как не нужно каждый раз вносить сведения о предприятии.
Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать и использовать собственный шаблон или выписывать счёт на оплату в свободной форме. Как правило, у давно работающих организаций и ИП форма бланка стандартна, меняются только данные о получателе счёта, наименовании товара или услуги, а также сумма и дата. Иногда организации дополнительно в счёте указывают условия поставки и оплаты (например, процент или сумму предоплаты), срок действия счёта и прочую информацию.
Если в документе при оформлении допускаются какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а выписать счёт заново.
Следует помнить о том, что в некоторых случаях, при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы и может быть представлен в суде.
Как отправлять счёта на оплату
Сам счёт выставляем электронно. Один бумажный экземпляр оставляем у себя, другой можно отправить контрагенту обычным письмом.
Чаще всего счёт заполняется в электронном виде и отправляется получателю через электронную почту. Но опытные бухгалтеры всегда распечатывают документ на бумажном носителе, и один «живой» подписанный экземпляр отправляют контрагенту через обычное почтовое сообщение, а второй хранят у себя, подшивая в папку, обычно именуемую «счёта».
Инструкция по оформлению счёта на оплату
С точки зрения делопроизводства, данный документ не должен вызвать особых сложностей при разработке и заполнении.
В верхней части документа указывается информация о получателе денежных средств. Здесь нужно указать
Далее посередине строки пишется название документа, его номер по внутреннему документообороту, а также дата создания.
Затем указывается плательщик по счёту (он же грузополучатель): тут достаточно указать только название компании, получившей товар или услуги.
Следующая часть документа касается непосредственно оказанных услуг или проданного товара, а также их стоимости. Оформить эти сведения можно как простым списочным перечислением, так и в виде таблицы. Второй вариант предпочтительнее, так как он позволяет избежать путаницы и делает счёт максимально понятным.
В первый столбец таблицы оказанных услуг или проданного товара нужно внести порядковый номер товара или услуги в данном документе.
Во втором столбце – наименование услуги или продукции (без сокращений, ёмко и чётко).
В третьем и четвёртом столбце необходимо указать единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.) и количество.
В пятый столбец нужно поставить цену за одну единицу измерения, а в последний – общую стоимость.
Если предприятие работает по системе НДС, то это нужно указать и выделить его в счёте. Если без НДС – эту строку можно просто пропустить. Затем справа ниже указывается полная стоимость всех товаров или услуг, а под таблицей эта сумма вписывается прописью.
В завершение документ должен подписать главный бухгалтер организации и руководитель.
Счёт-фактура для плательщиков НДС
Юрлица и другие плательщики НДС применяют счёт-фактуру: ответственный финансовый документ, который выставляется не предварительно, а по факту выполненных работ, предоставленных услуг или отгруженных товаров. Он нужен уже не для ускорения оплаты, а для подтверждения того, что сборы по акцизам и НДС уплачены в полном объеме, для того, чтобы можно было удержать НДС с плательщика (покупателя). Этот документ имеет установленную форму, в нем также могут содержаться сведения о происхождении товара, а если он импортный, то и номер таможенной декларации на него.
Счёт-фактуру оформляют в двух экземплярах.
Элементы счёта
Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.
К СВЕДЕНИЮ! Печать на счёте, по последним законодательным требованиям, не обязательна.
За товар или за услугу?
Счёт может выставляться в качестве договоренности об оплате за поставляемый товар или предоставляемую услугу, а также за выполняемый вид работ. Разница состоит в графе «Назначение платежа», которую содержит счёт.
Для расчёта за товар данная графа должна содержать перечень всех видов отпускаемого товара, а также единицы, в которых он измеряется (штуки, литры, килограммы, метры, рубли и др.). Обязательно нужно указать количество товара и сумму за них (отдельно без НДС, если он есть, и полную сумму).
При оплате услуг в «Назначении платежа» нужно указать вид услуги или выполняемой работы. Не забудьте отметить необходимое количество, а также сумму с НДС и без.
СПРАВКА! Если предприниматель не хочет, он может не расшифровывать все виды поставок полностью, указав лишь номер договора, по которому осуществляется сделка. Однако, все равно эта информация должна быть подробно отражена в товарно-транспортной накладной или в смете. Поэтому в интересах предпринимателя указать в счёте полный перечень оплачиваемых товаров или услуг.
Не допускайте ошибок!
Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении счёта.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если организация-составитель счёта заметила ошибку, она вправе исправить её в тексте счёта. Для этого неправильно записанный показатель зачёркивается, и вместо него ставится правильный. Внесённое изменение заверяется руководительской подписью, при необходимости – печатью, и отмечается дата, когда это было сделано. Другие организации вносить исправления в счёт не уполномочены.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Счёт на оплату — бланк (скачать бесплатно Word и Excel)
Коммерческие отношения, осуществляемые на договорной или бездоговорной основе, подразумевают оплату стороной-приобретателем товарно-материальных ценностей или услуг, полученных от стороны-продавца. Обычно речь идёт о денежных переводах, хотя, в соответствии с условиями заключённого контракта, оплата может быть произведена и в натуральном виде. В любом случае, действуя в рамках сложившейся практики, продавец должен выставить счёт на оплату, не дожидаясь напоминания приобретателя.
Составить документ значительно проще, чем разобраться в основных проводках в бухгалтерском учёте; сделать это может как сотрудник бухгалтерского отдела, так и руководитель компании или индивидуальный предприниматель. А чтобы не тратить время на самостоятельное формирование бланка в Word или Excel, можно скачать шаблон и пример заполнения счёта на оплату в Интернете. Как заполнить документ и где можно найти готовые файлы — в следующих абзацах.
Как выставить счёт на оплату?
В соответствии с общей практикой счёт на оплату, как и акт сверки, оформляется одним из контрагентов, в данном случае — продавцом товаров или услуг. Документ может быть направлен второй стороне любым из следующих способов:
Важно: поскольку единой формы счёта на оплату товаров или услуг законодателем не предусмотрено, продавец может напечатать свой бланк или воспользоваться любым из представленных в Интернете образцов. Найти нужный файл проще, чем посмотреть баланс карты Сбербанка; главное — вовремя уведомить получателя о необходимости перечисления средств и позаботиться, чтобы документ был читаем и однозначно воспринимаем в каждом пункте.
Инструкция по заполнению бланка
Как и вычисление коэффициента автономии, создание и заполнение бланка счёта на оплату услуг или товаров осуществляется компанией по мере необходимости и исходя из соображений составителя об оптимальной структуре документа. Не существует ни обязательных условий, ни единой формы составления документа.
Тем не менее, чтобы избежать ненужной путаницы и дать контрагенту возможность в кратчайшие сроки обработать заявку и отправить перевод, рекомендуется придерживаться следующей схемы заполнения бланка счёта на оплату товарно-материальных ценностей или услуг:
Совет: чтобы не тратить время на простановку одинаковых данных, имеет смысл сохранить в шаблоне счёта на оплату данные продавца (поставщика), включая наименование, контактные данные и основные коды. Но при их смене важно не забыть внести в документ соответствующие коррективы.
Счёт на оплату — бланк (скачать бесплатно Excel)
Скачать бланк счёта на оплату для заполнения в MS Excel можно, перейдя по ссылке выше.
Счёт на оплату — бланк (скачать бесплатно Word)
Скачать бланк счёта на оплату для заполнения в MS Word можно, перейдя по ссылке выше.
Подводим итоги
Счёт на оплату услуг или товаров составляется поставщиком или продавцом и направляется в адрес покупателя или заказчика. Единой формы документа не существует: каждая организация может разработать свой собственный бланк. Счёт может быть передан лично, через посредника, направлен по обычной или электронной почте, а также доставлен с помощью других современных способов коммуникации.
В документе следует указать полное наименование продавца и покупателя, реквизиты для оплаты, привести перечень поставленных товаров или оказанных услуг и общую сумму к оплате. Если ранее была достигнута договорённость, следует также прописать срок перечисления средств. Счёт должен быть заверен подписями главного бухгалтера и директора предприятия, а также печатью или штампом — или, если пересылается в электронном виде, квалифицированной электронно-цифровой подписью.
Для чего нужен и можно ли обойтись без него
Счет на оплату считается необязательным документом, а потому без него можно обойтись. Он нужен исключительно для предоставления реквизитов контрагенту и побуждению его к более оперативной оплате.
Как выставить счет на оплату?
Счет выставляется как без договора, так и на основании договора. Он направляется покупателю услуг по электронной почте или вручается лично. Документ оформляется в бумажном или электронном виде (в формате Word, Excel и PDF и т. д.). В зависимости от договоренности сторон счет выставляется до или после оказания услуг/поставки товаров.
Чем отличаются счета на оплату от ООО и ИП?
Счета от ИП (индивидуального предпринимателя) и от ООО (общества с ограниченной ответственностью) отличаются друг от друга только тем, что предприниматель расписывается на документе один раз, а в ООО нужно две подписи и за руководителя предприятия, и за главного бухгалтера.
Бланки счетов на оплату 2021 года
Предлагаем вам бесплатно скачать пустые бланки счетов на оплату, действительные в 2021 году.
Как заполнить бланк счета на оплату?
Форма счета на оплату не регламентируется законодательными документами. Каждая организация разрабатывает бланк документа самостоятельно, включая в него обязательные реквизиты, или использует общепринятые шаблоны.
При выставлении счета на оплату в него включают:
Почему в КУБе удобнее выставлять счета. Видео.
Образцы заполнения счетов
Чтобы правильно внести в бланк реквизиты своей организации (или ИП) и плательщика, бесплатно скачайте шаблоны заполнения счета на оплату услуг и товаров.
Таким будет ваш документ
Как отражать НДС в счете на оплату?
В счете на оплату с НДС (при использовании ИП или организацией основной системы налогообложения – ОСНО) отдельно прописывается сумма налога на добавочную стоимость – 18% от стоимости товаров или услуг.
В счете без НДС (при использовании ИП или организацией упрощенной системы налогообложения – УСН) указывается: «Без НДС» или «НДС не облагается».
Когда нужно указывать в счете срок его оплаты?
Срок оплаты счета указывается в документе в том случае, когда в договоре между поставщиком услуг и товаров и их получателем указаны временные рамки осуществления финансового расчета между сторонами.
Ошибки заполнения
У документа нет жесткой унифицированной формы, а потому при заполнении можно допустить те же ошибки, что и при составлении других внешних документов:
Какие реквизиты указывают
При заполнении счета следует обязательно прописать следующие реквизиты:
В каких случаях счет признают первичным документом
Официально счет на оплату не является первичным документом. Однако, при работе по договору контрагенты часто не перечисляют оплату без получения счета. Только получив счет на оплату, руководство компании дает указания о выплате, а бухгалтерия переводит средства. Выходит, что по факту счет выступает первичным документом, без которого расчеты с поставщиками не ведутся.
Нужна ли на счете печать
Печать не входит в перечень обязательных реквизитов счета на оплату. Ставить ее или нет, решает каждое предприятие самостоятельно, исходя из особенностей своего документооборота.
Образец счета на оплату
Счет на оплату — это документ, на основании которого осуществляются взаиморасчеты между покупателем и продавцом.
Зачем нужен счет на оплату
Это документ для осуществления платежей. В некоторых случаях он является предварительным соглашением, в котором продавец указывает перечень товаров или услуг с оговоренной ценой и количеством для покупателя. Счет на оплату выставляется после заключения между сторонами договора, как дополнение к нему, но иногда это отдельный юридически значимый документ.
Случаи, когда он обязателен:
Оформляется в одном экземпляре в бумажном или электронном виде.
Кто оформляет
Счет на оплату обычно выставляет бухгалтер и передает его руководителю организации, который удостоверяет регистр своей подписью.
Если при оформлении допущены какие-либо ошибки, их не стоит исправлять. Сформируйте счет заново.
Бланк счета на оплату
Он не является первичным учетным документом, поэтому форма счета на оплату не унифицирована и жестких требований к ней не установлено. Организации вправе разработать собственный бланк. Самый простой вариант — воспользоваться бухгалтерской программой, в которой ведется учет.
Можно ли оформить без договора
Можно, но в этом случае в счет включают все условия, обязательные для соглашения. К ним относятся:
В этом случае счет является офертой и имеет юридическую силу.
Счет-оферта
Счет-оферта, говоря простым языком, — коммерческое предложение, с которым потенциальный клиент соглашается и оплачивает или отказывается. Отказ желательно оформлять в письменном виде. Для оферты нет унифицированной формы, при составлении бюджетная организация чаще всего использует самостоятельно разработанный бланк.
Счет является офертой, если в нем есть такие реквизиты:
Чтобы он имел юридическую силу, получателю необходимо и достаточно его оплатить (акцептовать), о чем говорится в ст. 438 ГК РФ.
Разберем, какие бывают оферты:
Счет-договор
Это счет на оплату и договор в одном документе, в нем прописываются сразу необходимые условия сотрудничества. Часто его заключают, когда поставка небольшая. Проще и быстрее создать регистр на одном листе, нежели печатать полноценное соглашение и тратить время на его согласование.
В статье 441 Гражданского кодекса написано, что перед заключением соглашения допускается предоставить оферту.
Обязательные реквизиты
Инструкция по заполнению
Шаг 1. Укажите реквизиты организации-поставщика (наименование, юридический и фактический адреса, контакты, прочие сведения).
Шаг 2. Заполните раздел о получателе. Укажите ИНН, КПП и банковские реквизиты.
Шаг 3. Впишите номер и дату документа.
Шаг 4. Укажите реквизиты организации-получателя.
Шаг 5. Уточните обязательство (договор, дополнительное соглашение и пр.), на основании которого выставляется.
Шаг 6. Заполните таблицу с информацией о товарах, работах или услугах, которые приобретаются.
Указываются количество, объем, мера измерения, стоимость единицы товара и конечная сумма.
Шаг 7. Приведите наименование должностей ответственных лиц и их подписи.
Можно поставить печать, но помните, что она не является обязательным реквизитом, если такое условие не содержится в уставе организации.
Бланк счета на оплату-2021: скачать бесплатно в word или в excel
Чтобы покупатель смог оплатить товар или услугу, ему выставляют бланк счета на оплату. Бесплатно скачать его в word или в excel можно на этой странице. Документ оформляют в двух экземплярах: один передают покупателю, второй остается у компании.
Получите бланк бесплатно!
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:
По закону, использовать счет на оплату часто не обязательно. Он не относится к бухгалтерской отчетности и применяется только для внутреннего документооборота. Это значит, что форма счета на оплату может быть любой, а вы можете выбрать удобный формат: word или excel.
В законе указаны случаи, когда счет выставлять обязательно:
Как оформлять бланк счета на оплату
В документе нужно отметить:
Подписать счет на оплату должны руководитель компании и главбух.
Бесплатно выписать счет онлайн
Чтобы избежать ошибок, проще всего выставлять счет онлайн — это легко сделать в сервисе МойСклад. Нужно указать информацию о компании и плательщике, а система все сделает за вас.
Заполните бланк счета онлайн!
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе МойСклад — вы совершенно бесплатно сможете:
В нашем сервисе можно бесплатно скачать бланк счета на оплату-2021 в word, excel или pdf — можете выбрать любой удобный для вас формат.
Как выставить счет на оплату от ИП: образец
Бланк выставления счета на оплату для ИП ничем не отличается от счета компании. В графе «Поставщик» нужно отметить название индивидуального предпринимателя и его реквизиты: название, ИНН, контакты.
Для ИП шаблон счета на оплату можно использовать обычный — просто подставьте свои данные.
Получите бланк бесплатно!
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:
Заполнять счет несложно, но иногда возникают вопросы. Разберем основные.
Бланк можно взять любой или он утвержден государством?
Можно взять любой, унифицированной формы документа нет. Рекомендуем взять готовый бланк счета на оплату 2021 года. Бесплатно скачать его в excel можно здесь.
Можно ли взять обычный бланк за образец счета на оплату за услуги без НДС?
Можно. Но под таблицей нужно указать «Без НДС».
Нам нужен счет на оплату услуг ИП. Где скачать бланк, образец?
Скачайте бланк счета здесь. Его можно использовать и для ИП, и для компании, форма ничем не отличается.
Как лучше: скачать бланк счета в excel или word?
Без разницы, бланк одинаковый, различаются только форматы документа — выбирайте то, с чем привыкли работать.
Бланк счета на оплату 2021: скачать бесплатно в word или в excel
Получите бланк бесплатно!
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:
Вы также можете выставить бланк счета онлайн в МоемСкладе и сразу же из сервиса отправить его контрагенту. Это бесплатно.
Заполните бланк счета онлайн!
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе МойСклад — вы совершенно бесплатно сможете: