как создать шаблон договора в битрикс 24
Без шаблонов документов мы тратили порядка 6 человеко часов в неделю на заполнения всех счетов, договоров и прочее. Сейчас у нас все подгружается автоматически из карточки клиента. Рассказываем как за 15 минут убрать рутину с ваших менеджеров и бухгалтеров.
Возьмем нужный нам документ, например, счет на оплату:
2. Теперь нам нужно в нем заменить все поля, которые будут подгружаться автоматически из карточки клиента.
3. Где найти нужные коды для полей:
а) Заходим в любу сделку, контакт или компанию.
б) Нажимаем на кнопку «документ» в верхнем правом углу и выбираем пункт «добавить новый шаблон».
в) Дальше нажимаем на шестеренку и выбираем пункт «список полей».
г) В открывшемся списке ищем нужные поля. Например, мы хотим, чтобы БИК нашей компании подгружался автоматически. В фильтре пишем, что нас интересует.
д) У вас погрузился список полей, где присутствует БИК. Нам нужно найти БИК нашей компании.
е) Нужный код копируем и вставляем в наш документ вместо написанных цифр.
ж) Вот так примерно будет выглядеть наш шаблон, когда мы заменим в нем все нужные поля.
4. Теперь загружаем шаблон в систему. В дальнейшем вы сможете изменить этот шаблон или удалить его.
5. Теперь вы можете выставлять счет в системе Битрикс24.
Спасибо за внимание. Надеюсь, мы смогли вам помочь
Неограниченный трафик сильно увеличивает нагрузку на сеть и не приносит прибыль компаниям, считают эксперты.
Ликбез по нейронным сетям
«Важно найти свою нишу и быть готовым к тому, что ничего не получится».
Старая форма оплаты Вайлдберриз, в которой отдельной строкой отображалась комиссия при оплате MasterCard была признана судом как незаконная.
Опытом работы на территории особой экономической зоны столицы делится генеральный директор НТЦ «ХайТэк» Алексей Алясев.
Цель данного поста – привлечь внимание представителей интернет-магазина «Л’Этуаль» к проблеме, которая не решается уже 5 дней. Если, конечно, они сюда заглядывают. А заодно предостеречь других людей, которые свяжутся с сервисом этой многоуважаемой компании в Москве.
Авиакомпания «СКОЛ» попала в обновленный Список безопасности полетов ЕС, опубликованный Европейской комиссией. В исполнительном органе пояснили, что запрет на полеты в Европу наложен в силу «опасений относительно способности авиакомпании соответствовать международным стандартам».
Генерация договоров, счетов и актов в 1 клик в Битрикс24.CRM
Разберемся последовательно и по шагам как настроить генерацию документов и обсудим технические особенности.
Откроем корпоративный портал и создадим две тестовые сделки для клиента «ООО» и «ИП».
ВАЖНО документы и договора, которые готовятся для клиентов с разной формой собственности «ООО» и «ИП» имеют некоторые отличительные особенности, которые необходимо учитывать в работе.
Заполним ключевые и обязательные поля сделок. Работа роботов, которая автоматически начинает выполнятся в фоновом режиме в нашем примере не рассматривается.
Необходимым условием для правильной генерации типового Договора, счета и акта является заполнение обязательных полей:
1) Содержащих информацию о номенклатуре и количестве продаваемых товаров или оказываемых услуг. Заходим в раздел сделки – выбрать и добавить товары из списка или занести новые.
2) Сведения о компании клиента с заполненными регистрационными и банковскими реквизитами. Выбор компании из каталога «Компании» или быстрое создание новой осуществляется штатными интуитивно простыми действиями в карточке «Сделка».
ВАЖНО. При выборе или добавлении компании правильно указать ее форму собственности. В нашем примере активируем форму «Организация ООО». Дальше система предложит заполнить типовую форму.
3) Заполним поле ИНН компании, штатный функционал Битрикс24 проводит поиск остальных полей из справочника ФНС. Сведения о юридическом адресе, генеральном директоре и другие параметры организации автоматически будут перенесены в соответствующие поля карточки.
4) Сведения о банковских реквизитах компании заполняются вручную.
1) Обязательное поле, содержащее сведения о ФИО генерального директора компании по-умолчанию, заполняется программой заглавными буквами. Так как значение этого поля будет нами использоваться для автоматической подстановки в шаблоны документы, то для красоты и единообразия написания нужно сразу привести написание ФИО к единому привычному стандарту «Фамилия Имя Отчество».
2) Информацию из поля «Сокращенное название организации» скопировать и вставить в обязательное поле «Название» и в поле карточки раздела о компании «Название компании». Информация из этих полей также будет нами активно использоваться при генерации шаблонов документов.
Если Вы используете разработанное нами приложение «Автоматическое заполнение реквизитов компании INN.FIX4.ORG», то приведение полей к единому стандарту и обновление содержимого полей осуществляется автоматически без участия менеджера.
5) Дальше сгенерируем счет для нашего клиента. Генерация счета осуществляется системой сразу после активации кнопки «СЧЕТ» расположенной в правом верхнем углу экрана.
Карточка счета содержит связи и информацию о сделке, порядковом номер счета, информацию о товарах и услугах, сведения о компании и контактах заказчика.
Быстрый переход в любую сущность, связанную в единую систему Биртис24 возможен по прямой ссылке непосредственно в открывшейся карточке.
Обширное меню предоставляет широкий выбор действий. Например, скопировать и отправить клиенту ссылку на счет, функции копирования, редактирования, печати, отправки документа электронной почтой…
Готовый счет представляет собой стандартный документ с заполненными полями, заверенными подписью и печатью организации.
При отправке счета клиенту средствами электронной почты, система автоматически готовит письмо, вкладывает в него счет в формате PDF и отправляет по адресу указанному карточке компании или контакта.
ВАЖНО. Чтобы письма менеджеров были персональные в CRM Битрикс24 подключите почту у каждого сотрудника.
6) Давайте сформируем договор с клиентом.
В карточке сделки откроем вкладку «ДОКУМЕНТ», тут хранятся подготовленные разновидности шаблонов Актов и Договоров.
Для примера создадим договор с «ООО». Система автоматически начинает создавать на экране договор, процедура обычно занимает около 20 секунд.
Готовый договор можно скачать в формате doc или pdf. Открываем и читаем Договор. Номер Договора соответствует нумератору данного типа документа (или можно заменить на Номер сделки), дата Договора соответствует дате генерации документа, во все соответствующие поля система автоматически подставила поля из сущностей Сделка, названия, ФИО и реквизиты из справочников Контакты и Компания клиента и реквизиты нашей компании.
Приложения сгенерированного Договора заполнены данными из раздела товары карточки, заполненной нами сделки. Система предлагает нам широкий выбор возможностей работы, вывода, корректировки, распечатки, отправки документа, сохранения публичной ссылки.
При необходимости документ может быть заверен подписью руководителя и печатью компании. Информация и прямая ссылка на документ сохраняются в информационном поле карточки сделки и списке документов.
Генерация других документов, например, Акт происходит аналогично процедуре создания Договора.
Достаточно в карточке сделка в режиме редактирования заменить кампанию клиента и заново запустить генерацию документа.
ВАЖНО. Если соединить Битрикс24 и 1С в таком варианте работы обмен и обновление документами осуществляется автоматически.
Т.е. созданные счета из Битрикс24, выгружаются в 1С.
Акты выписываются в 1С и сохраняются в Битрикс24.
Номенклатура в Товары.
Любое внесение изменений и связи отслеживаются системой в автоматическом режиме.
При работе с клиентом в формате «ИП», заполнение карточки сделки и реквизитов клиента происходит по описанной выше схеме.
Ключевым отличием работы с «ИП» является то, что реквизиты ИП содержат другой набор обязательных полей, что естественно автоматически меняет форму, внешний вид и некоторые пункты генерируемых документов Договора, Акта и счета.
НАПОМИНАЮ. Штатный модуль Битрикс24 в отличии от разработанного нами приложения при заполнении поля ИНН не производит автоматического заполнения полей карточки компании ИП в красивом формате и не заполняется раздел фактический адрес.
Мы рассмотрели пример как на практике решается вопрос автоматической генерации документов по готовым шаблонам.
ВАЖНО генерацию счетов необходимо осуществлять не как документ, а как отдельную сущность. Это условие позволяет в дальнейшем интегрировать счета из Битрикс24 в 1С с организацией процедуры автоматического обмена данными.
В вкладке документ есть пункт –«Добавить новый шаблон». Этот пункт открывает меню для просмотра готовых шаблонов, добавления новых, изменения и корректировки уже существующих. Шаблоны можно скачать на диск, внести в них изменения и вернуть обновленную версию.
Процедура подготовки шаблонов к работе — это достаточно скрупулёзная работа, требующая знаний внутреннего устройства взаимосвязей полей и сущностей в документах Битрикс24, аккуратности и времени. Каждый договор содержит достаточно большое количество переменных полей, которые необходимо при первичной настройке шаблона описать, найти и вставить (шот теги) в нужное место документа. Список доступных для динамической подстановки значений полей (из несколько тысяч) доступен с помощью кнопки «шестеренка» вкладки «Документ» в любой карточке сделки. В зависимости от сложности и размера шаблона процедура подготовки одного документа у подготовленного специалиста занимает от одного до нескольких дней.
Ожидаем обратную связь, вопросы и комментарии.
Шаблоны документов
Шаблон документа — это макет для будущего счёта, акта или любого другого документа.
В сохраненной карточке лида, сделки, контакта и компании есть кнопка Документ.
По умолчанию, вы можете выбрать для документа один из стандартных шаблонов вашего региона.
Выберите пункт Добавить новый шаблон чтобы перейти к списку шаблонов.
Список содержит краткую информацию о каждом шаблоне.
Настройка шаблона
Для настройки конкретного шаблона выберите пункт Изменить.
Прежде всего задайте название, активность и наличие подписей и печати.
Следующий шаг — привязка к разделам. Вы можете определить, для каких элементов CRM будет доступен этот шаблон.
Например, укажем, что счёт можно создавать только из сделки.
Теперь укажем сотрудников, которые смогут работать с этим шаблоном. Например, только отдел продаж.
Привязка к стране — выберем географическую принадлежность для документа.
Последний шаг — выбор нумератора. Нумератор — это набор правил, по которым Битрикс24 создаст номер документа.
Как установить шаблоны других стран?
Вы легко можете установить дополнительные шаблоны — в списке шаблонов выберите Загрузить шаблоны по умолчанию и страну.
Мы подготовили большой список популярных документов для разных стран.
Для примера, отфильтруем список по немецким документам.
И установим шаблон «Упаковочный лист».
Редактирование и создание шаблонов
Шаблоны хранятся в файлах формата docx. Таким образом, вы легко можете скачать и изменить файл, или даже создать свой собственный шаблон с нуля.
Для примера, скачаем и изменим шаблон для счёта. Для этого в списке шаблонов воспользуемся ссылкой Скачать.
Вот как выглядит файл шаблона.
Мы наглядно видим структуру документа и параметры, вместо которых Битрикс24 подставит реальные данные.
Изменим шаблон — удалим верхнюю таблицу и добавим заголовок с параметром «Название компании».
Перед загрузкой файла шаблона необходимо отключить проверку орфорграфии. Из-за неё файлы после обработки могут не открываться в программе Microsoft Word.
Теперь загрузим изменённый шаблон обратно в Битрикс24. На странице списка шаблонов нажмём кнопку Загрузить и выберем файл.
Укажем настройки для нового шаблона.
Теперь создадим документ на основе этого шаблона.
Готово! Таким образом вы можете подготовить шаблон любой сложности.
Порядок отображения шаблонов
Порядок отображения шаблонов в меню Документ можно менять. Для этого выберите Добавить новый шаблон.
В открывшемся списке кликните на шестеренку.
Поставьте галочку в поле Сортировка и нажмите Применить.
Убедитесь, что в колонке Сортировка значения идут по возрастанию.
Обновите страницу и расставьте строки в нужном порядке. Наведите курсор на строку и, удерживая левую кнопку мыши, перетащите ее.
Теперь откройте снова меню Документ и вы увидите, что порядок шаблонов изменился. Порядок шаблонов в меню совпадает с порядком шаблонов в списке.
Список параметров
Шаблоны включают в себя параметры, вместо которых Битрикс24 подставит необходимые данные.
Таблица содержит список полей и их описание.
Параметров достаточно много, поэтому воспользуйтесь фильтром для поиска конкретного значения.
Как добавить в шаблон список контактов, товаров или налогов?
Как быть, если мы хотим разместить в документе таблицу товаров или список налогов?
В этом случае необходимо задать начало и конец блока с помощью параметров и .
Для каждого из товаров Битрикс24 продублирует этот блок.
Для каждого из товаров Битрикс24 повторит эту строчку.
Как добавить в шаблон печать, подпись или другое изображение?
Давайте разберемся, как разместить в шаблоне место для печати, подписи или любого другого изображения.
Как это работает в LibreOffice?
Добавим в шаблон место для печати.
Для этого вставим в шаблон произвольную картинку, зададим нужный размер и положение.
В дальнейшем Битрикс24 заменит изображение на реальную печать из реквизитов вашей компании.
Готово! Теперь загрузим шаблон в Битрикс24 и проверим его.
Для других офисных программ процесс аналогичный, отличается только настройка параметров.
Как это работает в Microsoft Word?
Вставляем картинку, правой кнопкой мыши открываем меню и выбираем пункт Формат рисунка.
Переходим в последний блок Замещающий текст и в поле Описание вставляем нужный параметр.
Как это работает в Google Docs?
Вставляем картинку, правой кнопкой мыши открываем меню и выбираем пункт Альтернативный текст.
В поле описание вставляем нужный параметр.
Почему шрифт некоторых полей отличается от общего шрифта шаблона?
Для значения поля можно использовать html-форматирование, например, в описании товара:
Шрифт этого текста в итоговом документе может отличаться от общего шрифта шаблона. Это происходит, потому что Битрикс24 для html-значений использует стандартные стили шаблона.
Для корректного внешнего вида необходимо отредактировать эти стандартные стили.
Как это сделать в Microsoft Word?
На верхней панели в списке стилей выберем Обычный и правым кликом откроем меню, нас интересует пункт Изменить.
Теперь в блоке Форматирование укажем необходимый шрифт и размер.
Как это сделать в Libre Office?
На верхней панели в списке стилей выберем Основной текст и в выпадающем меню кликнем Изменить стиль.
Теперь на вкладке Шрифт укажем необходимый шрифт и размер.
Документы в Битрикс24
Множество организаций и компаний взаимодействуют с большим количеством различных документов. Бесчисленные накладные, договора, счета на оплату и так далее по списку. Для многих компаний само слово «документ» вызывает ассоциацию с нескончаемой горой различных бумаг, которые нужно вовремя рассортировать, не потерять никаких ценных данных и хранить всё это в порядке и в лёгкой доступности на разные случаи жизни.
И тут на помощь могут прийти документы Битрикс 24. На личном примере вы можете убедиться, насколько эта возможность в Битрикс24 упростит и сделает гораздо быстрее процесс выполнения обыденных работ, связанных с документами в вашей компании.
Вот несколько возможностей инструмента «Документы» Битрикс24:
Как и с чего начать взаимодействие с документами в Bitrix24?
Заходим в карточку компании, сделки или лида и нажимаем на «Документы».
Появится несколько стандартных вариантов:
Шаблон документа Битрикс24
Шаблон — это образец накладных, договоров, всевозможных актов, счётов-фактур и так далее. Начнем с добавления непосредственно шаблона. Чтобы это сделать, необходимо перейти в конструктор документов «Шаблоны» Битрикс 24 нажать на «шестерёнку» → Загрузить шаблоны по умолчанию → Указать нужную страну и установить необходимые вам шаблоны документов Битрикс24.
Ещё одна возможность — отправить клиенту документ с помощью «Публичной ссылки».
Настройка в шаблонах документа Битрикс24
Для своего удобства вы имеете возможность совершить настройку конкретного, нужного вам шаблона документа. Для этого отметьте нужный вам шаблон, выберете раздел «Настройки» и нажмите на него.
Совершите все необходимые вам изменения для дальнейшего удобства работы с этим документом.
Параметры шаблонов
У каждого шаблона есть свои параметры, вместо которых документы Битрикс 24 вставляет нужные значения.
Так как этих параметров достаточно, проще всего искать необходимый вам параметр через «Поиск».
Добавление реквизитов компании
В разделе «Документы Bitrix24» есть возможность добавить реквизиты вашей компании. Для этого нужно зайти в CRM → Настройки → Реквизиты ваших компаний. Если компаний несколько, можно создать реквизиты для каждой компании индивидуально и после выбрать необходимый шаблон реквизитов.
Нажимаем на «Добавить компанию».
Заполняем всю необходимую информацию, нажимаем на поле реквизиты «Добавить» и выбираем один из нескольких вариантов, который подходит вам.
Заполняем подробную информацию о вашем роде деятельности, заполняем банковские реквизиты — и всё готово! Теперь при создании счёта реквизиты будут автоматически добавлены!
Как добавлять в шаблон документа печать организации и роспись?
Для начала нужно:
Модификаторы в документах Битрикс24
Конструктор документов в Битрикс24 работает в параметрах шаблона, при использовании которых сведения из документов Битрикс 24 переносятся уже в документ. Разработчики Битрикс24 применили уникальные модификаторы, к примеру: будет автоматически подставляться имя.
Давайте подробнее рассмотрим, как с этим работать. Модификаторы в документах Битрикс24 находятся внутри определённых переменных, выглядят они следующим образом:
Format=#LAST_NAME# #NAME# #SECOND_NAME#,Case=0>
Они служат применением к параметрам, у которых есть следующая информация:
Давайте разберёмся подробнее с каждым пунктом.
Адрес
В стандартных настройках Битрикс24 применяется адресный формат страны шаблона. В нём есть возможность изменения типажа формата адреса.
Первая часть этого модификатора Format = (цифра) нужна для того, чтобы определить тип формата, где:
Вторая часть модификатора Separator=(цифра) служит для того, чтобы разделять строчки:
Вот пример созданного шаблона с адресом:
Для того, чтобы создать такой шаблон, нужно выполнить несколько этапов создания. Для начала необходимо создать поле в карточке клиента, указав его адрес. Поле называется «Адрес Google карты».
Далее нам важно узнать подходящий нам параметр. Заходим в конструктор документов в Битрикс 24 → Добавить новый шаблон → Нажать на шестерёнку → Список полей→ Ввести в поиск название поля.
Итог: получается шаблон счета Битрикс 24.
Для того, чтобы обратиться по ФИО, нам нужно задать последовательность формата, то есть в какой последовательности мы будем обращаться к человеку.
Format=#LAST_NAME# #NAME# #SECOND_NAME#> — Этот формат означает, что обращение будет в таком виде: фамилия — имя — отчество.
С ФИО человека в созданной сделке есть возможность воспользоваться:
Также есть возможность поменять падеж. Формат: Case=1>
Нумерация:
Создадим пример обращения по ФИО и укажем винительный падеж, выглядеть это будет так:
В стандартных настройках, дата содержит формат страны используемого шаблона:
Все доступные форматы можно найти в Документации.
Вот что получилось:
Денежная сумма
С использованием денежных значений есть возможность представления незначащих нулей и валют.
С использованием специального модификатора — написания количества денежной суммы прописными буквами.
Все предоставленные параметры:
Прописными буквами сумма может быть записана только для рублей, гривен, белорусских рублей, тенге.
Выводим сумму сделки без валютного знака с прописными буквами
Вот пример созданного шаблона с денежной суммой:
Телефон
Модификатор format изменяет формат телефонного номера.
Все доступные форматы:
Есть такие сведения, которые предоставляются в документах при помощью так называемого списка. Варианты:
В таком списке есть возможность получения одного любого интересующего вас элемента. Для того, чтобы получить первый элемент из списка, достаточно указать название поля. После этого в документе будет отображаться первый элемент.
При использовании модификатора index, вы имеете возможность использовать любой элемент на выбор, просто укажите его номер, но будьте внимательны, нумерование начинается строго с 0! Как пример:
Товар под индексом 3 — это товар под номером 4.
В CRM поле может иметь множество различных обозначений. Их название «Множественные поля». К примеру: поле с ФИО клиента, адрес и любое созданное поле с отметкой «Множественное».
Существует такой модификатор, с помощью которого появляется возможность управления выводом множественных полей, этот модификатор выглядит следующим образом:
Mfirst
При использовании модификатора mfirst=y — можно вывести только первое значение.
При использовании модификатора mfirst=n — можно вывести все значения.
Пример:
Для того, чтобы ввести весь список наименования продукции в перечне через запятую, добавляем к модификатору «all». Данный модификатор выполняет работу со всеми списками.