как списать дебиторскую задолженность за счет нераспределенной прибыли
Порядок и особенности списания дебиторской задолженности
Дебиторская задолженность – один из наиболее значимых показателей бухгалтерской отчетности. Списанию дебиторки предшествует большая аналитическая и организационная работа: выявление проблемных расчетов и должников, возможности истребования задолженности. При невозможности получить долг следует его списание. При этом бухгалтеру необходимо знать не только бухгалтерское и налоговое законодательство, но Гражданский кодекс, арбитражную судебную практику.
Вопрос: Как отразить в бухгалтерском учете организации, применяющей УСН (объект налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов»), списание дебиторской задолженности за реализованный товар в связи с истечением срока исковой давности? Резерв по сомнительным долгам в части данной задолженности не формировался.
В результате проведения инвентаризации расчетов с контрагентами (на основании приказа руководителя) выявлена необеспеченная, просроченная дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности. Сумма задолженности за проданный товар равна 50 000 руб.
Посмотреть ответ
В каких случаях дебиторку нужно списать
Существуют законные причины списать задолженность. Они подтверждаются документами сторонних организаций. Эти бумаги являются основанием для записей в БУ и НУ.
Как признать дебиторскую задолженность безнадежной и учесть ее в целях налога на прибыль?
На заметку! По аналогичным основаниям можно списывать и задолженность кредиторам.
Можно списывать дебиторскую задолженность и в связи с невозможностью взыскать ее по оценке специалистов самой фирмы. Такой вариант применим, если проведенный экономический анализ выявил нецелесообразность обращения в суд. Обычно речь идет в таких случаях о небольших объемах дебиторской задолженности, по сравнению со значительными судебными издержками в перспективе (см. письма Минфина №03-03-06/1/3 от 13-01-09 г., №03-03-06/1/124 от 21-02-08 г., опред. ВАС РФ №9473/08 от 30-07-08 г., ФАС МО №КА-А40/13269-08-П-2 от 02-02-09 г. и ряд аналогичных).
Источники списания
Бухгалтерский учет списания дебиторской задолженности
Для начала напомним, что если по одному и тому же контрагенту имеется, кроме дебиторской, кредиторская задолженность, нужно сначала произвести взаимозачет сумм, а затем, если выявлена в итоге дебиторская задолженность, списать ее.
Подтверждают задолженность такие документы:
Их наличие необходимо в том числе для того, чтобы зафиксировать и подтвердить срок исковой давности.
Важно! Документы хранят не менее 5 лет после списания сумм.
Проводки БУ формируются в зависимости от источников списания. Покрытие списанной дебиторки созданным резервом по сомнительным долгам отражается проводкой Дт 63 Кт 60, 62, 76. Не покрытые резервом задолженности относятся на прочие расходы: Дт 91/2 Кт 60, 62, 76. Аналогично, т.е. по дебету 91/2 в корреспонденции с соответствующими счетами расчетов, учитывается дебиторка, если резерва в организации нет.
Если общим собранием принято решение уменьшить чистую прибыль на размер списанной дебиторской задолженности, делается проводка Дт 84 Кт 60, 62, 76 и др.
Списанную задолженность необходимо учитывать за балансом на Дт 007 в течение 5 лет и лишь затем провести окончательное списание.
Налоговый учет списания дебиторской задолженности
Для целей НУ бухгалтерские документы, подтверждающие факт дебиторки и ее исковую давность, хранятся 4 года. Если возникает убыток, то этот срок отсчитывается от периода уменьшения налоговой базы на сумму убыточного показателя.
В зависимости от наличия резерва покрытия сомнительных долгов, в НУ задолженность учитывают либо по правилам ст. 266 НК РФ, либо относят к внереализационным расходам. Записи для целей НУ делаются при наступлении самого раннего по срокам из перечисленных событий:
Признанный безнадежным к оплате авансовый платеж ведет к необходимости восстановления суммы НДС по нему.
Если должник, признанный безнадежным, — физлицо, то при списании дебиторки организация приобретает обязанности налогового агента по НДФЛ и обязана перечислить налог за физическое лицо, а если должник был сотрудником организации, то обязана перечислить и взносы в Фонды за него (см. письмо Минфина №03-04-06/4-27 от 08-02-12 г. и аналогичные разъяснения ФНС).
Как списать безнадежную дебиторскую задолженность
Дебиторской задолженностью считается сумма всех долгов, причитающихся организации со стороны других юридических и физических лиц. Соответственно, должники организации являются ее дебиторами. Дебиторская задолженность может признаваться надежной (например, если она обеспечена залогом, поручительством, банковской гарантией), сомнительной и безнадежной (нереальной к взысканию).
Когда долги контрагентов признаются безнадежными
1. Истек установленный срок исковой давности. В общем случае этот срок составляет три года (п. 1 ст. 196 ГК РФ). Срок исковой давности начинает течь с момента, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права (ст. 200 ГК РФ). Срок исковой давности прерывается, если должник совершает действия, свидетельствующие о признании долга (ст. 203 ГК РФ). После перерыва срок исковой давности начинает течь заново, но он не может превышать десять лет (п. 2 ст. 196 ГК РФ).
Таким образом, дебиторская задолженность достаточно долго может не признаваться безнадежной.
2. Обязательство должника прекращено вследствие невозможности его исполнения на основании акта государственного органа или ликвидации организации.
3. Имеется постановление судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, подтверждающее невозможность взыскания долгов. При этом исполнительный документ должен быть возвращен взыскателю по следующим основаниям:
Если имеется нескольких оснований для признания дебиторской задолженности безнадежной (например, истечение срока исковой давности и ликвидация организации-должника), то задолженность признается безнадежной в том налоговом (отчетном) периоде, в котором имело место первое по времени возникновения основание для признания задолженности безнадежной (письмо Минфина России от 22.06.2011 № 03-03-06/1/373).
Однако на практике критерии признания долгов безнадежными, которые поименованы в пункте 2 статьи 266 НК РФ, также применяются и для целей бухгалтерского учета.
Порядок списания безнадежных долгов.
. в бухгалтерском учете
Дебиторская задолженность, признанная безнадежной (нереальной к взысканию), списывается по каждому обязательству на основании инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации (п. 77 Положения). Если в период, предшествующий отчетному, суммы таких долгов не резервировались в порядке, предусмотренном пунктом 70 Положения, то они относятся на финансовые результаты у коммерческой организации или на увеличение расходов у некоммерческой организации (п. 77 Положения, письмо Минфина России от 14.01.2015 № 07-01-06/188). Обратите внимание, что согласно Положению с 2011 года формирование резерва по сомнительным долгам является обязанностью организации.
Следует учитывать, что списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника (абз. 2 п. 77 Положения).
Сумма списанного долга учитывается на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». Если должник произведет оплату по ранее списанному долгу, его следует отразить в составе прочих доходов организации (п.п. 4, 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н).
Напоминаем, что в бухгалтерском балансе остатки по счету 63 «Резервы по сомнительным долгам» не показываются, а величина дебиторской задолженности, по которой образован резерв, отражается за вычетом суммы резерва. При этом на ту же величину уменьшается нераспределенная прибыль (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, п. 35 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», утв. приказом Минфина России от 06.07.1999 № 43н). В отчете о финансовых результатах отчисления в резервы по сомнительным долгам отражаются в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н). Таким образом, списание долгов за счет резерва на показатели бухгалтерской отчетности не влияет.
. в налоговом учете
Суммы дебиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности либо взыскание которых невозможно, признаются безнадежными и списываются в полной сумме с учетом НДС (письма Минфина России от 24.07.2013 № 03-03-06/1/29315, от 11.06.2013 № 03-03-06/1/21726).
Налогоплательщик может создавать резервы по сомнительным долгам в порядке, установленном статьей 266 НК РФ.
Обращаем внимание, что сомнительным долгом для целей формирования резервов в налоговом учете может признаваться только дебиторская задолженность контрагента, связанная с реализацией товаров, выполнением работ, оказанием услуг. Суммы отчислений в резервы по сомнительным долгам включаются в состав внереализационных расходов в последний день отчетного (налогового) периода и, соответственно, уменьшают налоговую базу этого периода (пп. 7 п. 1 ст. 265 НК РФ, п. 3 ст. 266 НК РФ).
Если налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам, то списание безнадежных долгов осуществляется за счет суммы созданного резерва (п. 4 ст. 266 НК РФ).
Если такой резерв не создавался, или суммы безнадежных долгов резервом не покрываются, то они включаются во внереализационные расходы (пп. 2 п. 2 ст. 265, п. 5 ст. 266 НК РФ).
При этом в качестве безнадежных могут быть признаны и долги, возникновение которых не связано с реализацией товаров (работ, услуг), например:
Каким образом налогоплательщик должен списывать долги такого рода? В Постановлении Президиума ВАС РФ от 17.06.2014 № 4580/14 изложена позиция, согласно которой безнадежный долг, возникший не в связи с реализацией товаров (работ, услуг), не может участвовать в формировании резерва по сомнительным долгам (п. 1 ст. 266 НК РФ), поэтому не может быть и списан за счет резерва. Такой долг может быть учтен в составе внереализационных расходов при расчете базы по налогу на прибыль в соответствии с подпунктом 2 пункта 2 статьи 265 НК РФ.
Дата признания внереализационных расходов в налоговом учете установлена пунктом 7 статьи 272 НК РФ. Безнадежная задолженность, по которой истек срок исковой давности, учитывается в их составе в последний день того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности (письма Минфина России от 06.02.2015 № 03-03-06/1/4995, от 28.01.2013 № 03-03-06/1/38).
В декларации по налогу на прибыль (утв. приказом ФНС России от 19.10.2016 № ММВ-7-3/572@) убытки от списания безнадежных долгов отражаются в Приложении № 2 к Листу 02:
Списание безнадежной дебиторской задолженности в «1С:Бухгалтерии 8»
Рассмотрим, как в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) отражаются операции по списанию безнадежной дебиторской задолженности.
Пример 1
Организация ООО «Современные Технологии» применяет общую систему налогообложения, положения ПБУ 18/02, уплачивает НДС. По состоянию на 01.03.2017 ООО «Современные Технологии» имеет непогашенную задолженность покупателя на сумму 150 000,00 руб. (в т. ч. НДС 18 %), а также начисленные резервы в отношении данной задолженности:
В связи с истечением срока исковой давности указанная задолженность правомерно признана безнадежной (нереальной к взысканию) и списана в марте 2017 года.
Инвентаризация расчетов
Чтобы проверить суммы дебиторской задолженности, а также сравнить начисленные в бухгалтерском и налоговом учете резервы по сомнительным долгам, воспользуемся отчетом Анализ субконто (раздел Отчеты).
На закладке Отбор можно задать отбор по конкретному договору с должником.
Сформированный отчет позволяет проанализировать данные бухгалтерского и налогового учета по выбранному договору на момент истечения срока исковой давности с детализацией по счетам (рис. 1).
Рис. 1. Анализ субконто по договору с должником
Перед выполнением операции по списанию безнадежного долга необходимо оформить инвентаризацию расчетов. В программе для этого служит документ Акт инвентаризации расчетов, доступ к которому осуществляется по одноименной гиперссылке из разделов Продажи и Покупки.
Документ заполняется автоматически по кнопке Заполнить на основании данных учета. Табличная часть на закладке Дебиторская задолженность (рис. 2) заполняется остатками дебиторской задолженности на дату проведения инвентаризации следующим образом:
Как списать дебиторскую задолженность
Бывает, что получить деньги от должника не удаётся. Тогда дебиторскую задолженность нужно списать в расходы, соблюдая ряд условий. Рассказываем об особенностях списания просроченной дебиторки в налоговом и бухгалтерском учётах в 2020 году.
Кто может списывать просроченную дебиторскую задолженность
В налоговом учёте. Списывать дебиторку могут только организации на ОСНО, которые платят налог на прибыль и учитывают доходы и расходы методом начисления. ИП на ОСНО этого делать не могут (письмо Минфина от 4 сентября 2014 года N 03-04-05/44287).
При УСН «Доходы минус расходы» списывать можно только расходы, перечисленные в ст. 346.16 НК РФ. Просроченной дебиторской задолженности в этом списке нет, поэтому упрощенцам списывать ее в налоговом учёте нельзя (письмо Минфина РФ от 13.11.2007 № 03-11-04/2/274).
Для единого сельхозналога ситуация такая же — такого вида расходов нет в закрытом перечне из п. 2 ст. 346.5 НК РФ.
При УСН «Доходы» и ЕНВД расходы вообще не влияют на расчёт налоговой базы. Поэтому всё, что скажем ниже о списании просроченной дебиторки в налоговом учёте, относится только к компаниям на ОСНО.
В бухгалтерском учёте. Правила бухучёта распространяются на всех юрлиц, поэтому списывать просроченную дебиторскую задолженность в бухучёте должны все организации, вне зависимости от налогового режима.
Списание дебиторской задолженности в налоговом учёте
В каких случаях можно списывать
Дебиторку можно признать безнадёжной и списать в случаях, которые прописаны в ст. 346.16 НК РФ).
Истечение срока исковой давности. Срок исковой давности начинается с той даты, когда у компании возникает право требовать долг от контрагента. Общий срок исковой давности — три года (ст. 196 ГК РФ).
Организация отгрузила товар 1 октября. По условиям договора покупатель должен оплатить его в течение 10 календарных дней после поставки. Если до 11 октября включительно покупатель не заплатит, с 12 октября начнётся срок исковой давности.
Но есть исключения. Например, по претензиям, которые владельцы или получатели груза могут предъявить к транспортной компании, срок исковой давности — один год (ст. 797 ГК РФ).
Срок прерывается, если должник каким-то образом признал свои обязательства (ст. 203 ГК РФ). Например, подписал акт сверки или прислал письмо с просьбой об отсрочке. После этого срок исковой давности начинает идти заново.
А вот если должник оплатил часть долга — это ещё не означает, что он признал весь долг (п. 20 постановления Пленума ВС РФ от 09.09.2015 ст. 346.16 НК РФ).
В любом случае срок исковой давности не может длиться более 10 лет со дня нарушения, в нашем случае — с той даты, когда у бизнесмена появляется право требовать возврат задолженности.
Долги умершего человека переходят к его наследникам, но лишь в пределах стоимости наследственного имущества (ст. 1175 ГК РФ). Если оно стоит меньше, чем сумма долга, оставшуюся часть задолженности можно признать безнадёжной из-за невозможности взыскания.
Постановление судебного пристава. Долги можно списать как безнадёжные, если судебный пристав вынесет постановление о невозможности взыскания по одному из следующих оснований.
Резерв по сомнительным долгам в налоговом учёте
Налогоплательщики имеют право создавать резервы по сомнительным долгам (п. 3 ст. 266 НК РФ). Это удобно, чтобы расходы на списание долгов были более сбалансированными и предсказуемыми. Особенно для компаний, у которых много контрагентов и часто возникают просрочки.
Чтобы создать резерв, сначала нужно провести инвентаризацию дебиторки по состоянию на последнее число налогового или отчётного периода.
Налоговый период для всех плательщиков налога на прибыль — год. Отчётный период зависит от того, как налогоплательщик считает авансовые платежи.
Долг можно считать сомнительным, только если одновременно выполняются требования (п. 1 ст. 266 НК РФ).
Если у самой компании тоже есть долги перед этим же контрагентом, то сомнительной считается сумма дебиторки за вычетом встречной задолженности.
ООО «Бета» не заплатило ООО «Альфа» за продукцию 100 тыс. руб. Но ООО «Альфа» тоже должно ООО «Бета» за приобретенное сырьё 30 тыс. руб. Поэтому для ООО «Альфа» сомнительной будет задолженность ООО «Бета» в сумме 70 тыс. руб.
Сумма, которая войдёт в резерв, зависит от того, на сколько просрочен долг на дату инвентаризации.
У ООО «Альфа» есть три контрагента с просроченной задолженностью. Расчёт суммы резерва будет выглядеть так:
В любом случае резерв не может быть больше чем 10% от выручки за прошедший налоговый или текущий отчётный период. Для сравнения нужно брать большую из этих двух величин.
Сумму резерва включают во внереализационные расходы на последнюю дату отчётного или налогового периода.
Как списать просроченную дебиторскую задолженность
Порядок списания «дебиторки» в налоговом учёте зависит от того, создавала ли организация резерв.
Резерв создавали. Все безнадёжные долги списывают за его счёт. Затем по итогам отчётного или налогового периода резерв нужно пересчитать.
Общая сумма резерва по сомнительным долгам ООО «Альфа» на 30.06.2020 — 550 тыс. руб. В течение 3 квартала за счёт резерва списали 100 тыс. руб. безнадёжной задолженности. Остаток резерва равен 550 — 100 = 450 тыс. руб. По результатам инвентаризации на 30.09.2020 расчётная сумма резерва должна быть равна 600 тыс. руб. Поэтому 30.09.2020 нужно сформировать за счёт внереализационных расходов дополнительный резерв в сумме 600 — 450 = 150 тыс. руб.
Резерв не создавали. Всю сумму безнадёжной задолженности нужно списать за счет внереализационных расходов отчётного или налогового периода. Бывает, что резерв создали, но безнадёжные долги оказались больше, и суммы резерва не хватило. Тогда «лишнюю» безнадёжную дебиторскую задолженность тоже нужно отнести на внереализационные расходы.
В какой момент списывать просроченные долги
Дебиторскую задолженность нужно списывать в том налоговом или отчётном периоде, когда произошло любое из событий, из-за которого её можно признать безнадёжной. Например, если компания считает налог на прибыль ежеквартально, а контрагента исключили из ЕГРЮЛ в июне 2020 года, его задолженность нужно включить во внереализационные расходы по итогам 6 месяцев 2020 года.
Но бывает, что долг не списали вовремя. Например, о ликвидации контрагента узнали только через два года. В этой ситуации есть три варианта действий.
Списание дебиторской задолженности и НДС
Должниками могут быть не только покупатели, но и поставщики.
Например, если им перечислили аванс в счет будущих поставок, а товары или услуги так и не получили. Минфин считает, что если с перечисленного аванса брали НДС к вычету, а потом долг списали как безнадёжный, НДС с аванса нужно восстановить (письмо от 05.06.2018 № 03-07-11/38251).
Но эта позиция Минфина не подтверждена нормами закона. В п. 3 ст. 170 НК РФ нет такого основания для восстановления НДС, как списание дебиторской задолженности. Поэтому претензии налоговиков можно оспорить в суде (например, постановления АС Московского округа от 10.10.2016 № Ф05-14000/2016 и АС Западно-Сибирского округа от 12.03.2018 № Ф04-6237/2017).
Списание дебиторской задолженности в бухгалтерском учёте
В каких случаях можно списывать
В бухучёте установлен только один явный критерий для списани дебиторской задолженности — это истечение срока исковой давности (п. 77 приказа от 29.07.1998 № 34н). Но приказ № 34н позволяет списывать для целей бухучёта и другие долги, нереальные для взыскания.
Чтобы избежать отклонений между двумя видами учёта, закрепите в бухгалтерской учётной политике те же правила для списания безнадёжной дебиторки, которые предусмотрены для налогового учёта в п. 2 ст. 266 НК РФ.
Как списать просроченную дебиторскую задолженность
Если в налоговом учёте организация создаёт резервы по желанию, то в бухучёте это обязательно (п. 70 приказа № 34н). Только порядок формирования резерва в бухучёте не прописан так подробно, как в налоговом.
С точки зрения бухучёта задолженность можно отнести к сомнительной даже до появления просрочки, если есть основания считать, что её не погасят в срок. Нет в бухучёте ограничений и по общей сумме резерва. Единственный определённый критерий — сомнительная задолженность не должна быть обеспечена гарантиями.
Резерв в бухучёте учитывают на счёте 63 «Резервы по сомнительным долгам» и формируют за счёт прочих расходов.
Задолженность списывают за счёт резерва, а если его не хватило — за счёт прочих расходов. Также за счёт прочих расходов нужно списывать безнадёжную дебиторку, если резерв вообще не создавали. Например, если не знали о предстоящей ликвидации контрагента и не считали его долг сомнительным.
После списания безнадёжную задолженность нужно еще 5 лет учитывать за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатёжеспособных дебиторов».
В течение пяти лет нужно периодически проверять, можно ли взыскать долг с контрагента или его правопреемников. Если это удастся хотя бы частично, возвращёную сумму нужно отнести на прочие доходы и одновременно уменьшить сальдо по счету 007:
Бухгалтеру без специальной подготовки и опыта правильно учитывать и списывать долги нелегко — можно ошибиться. Передайте бухгалтерию на аутсорсинг в сервис «Моё дело Бухобслуживание» — и за вас всё сделают профессионалы!
Безнадежная дебиторская задолженность: списание, проводки, бухгалтерский и налоговый учет
Списать безнадежную задолженность не так просто, как кажется. Сначала нужно провести инвентаризацию и понять, какие долги безнадежны, а какие нет. Потом разобраться, что можно включить в резерв, а что нельзя. Для этого придется посчитать выручку и разбить долги на три группы. Что делать дальше, читайте в нашей статье.
Что такое безнадежная дебиторская задолженность
Это сумма, которую покупатели (клиенты или иные контрагенты) не вернули, и которую невозможно взыскать.
Безнадежный долг не нужно путать с сомнительным. Под определение «сомнительной» попадает задолженность, не погашенная в закрепленные договором сроки и не обеспеченная гарантиями (п. 70 Положения по ведению бухучета, утв. приказом Минфина от 29.07.98 № 34н). Похожая формулировка приведена и в Налоговом кодексе.
Получается, сомнительный долг хоть и просрочен, но шансы на взыскание еще остались. А вот безнадежный взыскать, скорее всего, никогда не удастся.
Какие долги считаются безнадежными
Согласно пункту 2 статьи 266 НК РФ, к безнадежной задолженности относятся суммы, по которым:
Как списать дебиторскую задолженность
В налоговом учете (НУ) есть два способа: списать безнадежную «дебиторку» сразу на убытки, либо создать резерв и за счет него погашать долги.
В бухгалтерском учете (БУ) выбора нет: организация обязательно должна сформировать резерв сомнительных долгов. И далее использовать его для погашения задолженности, нереальной ко взысканию.
ВАЖНО
Бывают ситуации, когда на первый взгляд долг кажется безнадежным, но списать его в НУ нельзя. Например, когда компания-должник исключена из ЕГРЮЛ по инициативе налоговиков из-за несданной отчетности и отсутствия операций по банковским счетам. В Минфине полагают, что при подобных обстоятельствах оснований для списания дебиторской задолженности нет. Нужно ждать, пока истекут три года исковой давности. И только после этого списывать долг (подробнее об этой и других ситуациях см. «Семь случаев, когда дебиторскую задолженность нельзя признать безнадежной»).
Документы для списания дебиторской задолженности
Чтобы погасить в учете безнадежную «дебиторку», надо сначала провести ее инвентаризацию. Чаще всего это делают в конце года, перед составлением баланса. Но можно и в любое другое время (п. 2.1 Методических рекомендаций, утв. приказом Минфина от 13.06.95 № 49). Например, по итогам квартала, полугодия или 9 месяцев.
Необходимо оформить документы:
Указанные формы утверждены приказом Минфина № 49 и постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88.
СПРАВКА
Использовать унифицированные формы не обязательно. Организация вправе разработать собственные бланки и отражать в них результаты инвентаризации.
По итогам инвентаризации бухгалтер спишет нужную сумму. Для этого потребуется оформить приказ директора и бухгалтерскую справку, где подробно отражены все вычисления. Также понадобятся бумаги по сделке с должником: договоры, накладные, платежки и проч. Если срок исковой давности прерывался, нужны подтверждающие бумаги, в частности, акты сверки и письма.
Списание безнадежной дебиторской задолженности в налоговом учете
Если ООО создает резерв по сомнительным долгам
Сразу оговоримся: речь идет о тех, кто платит налог на прибыль и применяет метод начисления. При кассовом методе создание резерва не предусмотрено (подп. 7 п. 1 ст. 265 НК РФ).
Следует совершить ряд действий.
Во-первых, определить, какая выявленная при инвентаризации задолженность является сомнительной. Это суммы, которые возникли в связи с реализацией товаров (работ, услуг), если они не погашены в установленные договором сроки и не обеспечены залогом, поручительством, банковской гарантией (п. 1 ст. 266 НК РФ). Под данное определение не подходит аванс, перечисленный продавцу, даже если поставка так и не состоялась. Не подходят и штрафы за несоблюдение сроков оплаты. Предоплата и санкции в резерв не включаются.
Во-вторых, сомнительные долги следует разделить на три группы (п. 4 ст. 266 НК РФ; см. табл.).
Деление просроченных долгов на группы в зависимости от срока их появления
Группа
Срок возникновения задолженности
Какую часть долга можно включить в резерв
свыше 90 календарных дней
от 45 до 90 календарных дней включительно
до 45 календарных дней
В-четвертых, проверить, чтобы величина резерва не превышала 10% доходов от реализации. Для расчета следует брать выручку за налоговый период, по итогам которого создается резерв. Если бухгалтер формирует его по итогам отчетного периода, действует следующее правило. Резерв должен укладываться в лимит, равный большей из величин: 10% выручки за предыдущий налоговый период или 10% выручки за текущий отчетный период.
В-пятых, отнести величину резерва на внереализационные расходы.
ООО «Лучик» создает в налоговом учете резерв по сомнительным долгам. По состоянию на 30 июня 2021 года проведена инвентаризация, которая выявила просроченную «дебиторку» на сумму 600 тыс. руб.
Срок ее возникновения лежит в промежутке от 45 до 90 календарных дней. Значит, она относится ко второй группе, и 50% можно включить в резерв. Бухгалтер посчитал, что к резерву допустимо отнести 300 тыс. руб.(600 000 руб. × 50%).
Выручка от реализации по данным НУ за полугодие 2021 год составила 2 млн 800 тыс. руб. Поэтому резерв не может превышать 280 тыс. руб.(2 800 000 руб. × 10%).
По итогам полугодия 2021 года бухгалтер списал 280 000 руб. на внереализационные расходы.
Далее необходимо поступать следующим образом. Как только задолженность из сомнительной превратится в безнадежную, ее нужно погасить за счет резерва. При этом величина резерва уменьшится, а новые расходы не появятся.
По состоянию на 30 июня 2021 года резерв по сомнительным долгам ООО «Лучик» составил 280 тыс. руб.
В июле 2021 года часть задолженности в размере 50 тыс. руб. перешла в разряд безнадежной, поскольку организация-дебитор была ликвидирована. В результате величина резерва составила 230 тыс. руб.(280 000 — 50 000). Никаких расходов в связи с этим в налоговом учете не возникло.
На последнее число каждого отчетного (налогового) периода следует проводить корректировку. Нужно сравнивать две величины. Первая — вновь созданный резерв. Вторая — неиспользованная часть резерва, сформированного по итогам предыдущего периода. Если первая величина меньше второй, разница включается во внереализационные доходы текущего периода. Если первая величина больше второй, разница включается в расходы (п. 5 ст. 266 НК РФ). При этом лимит отчислений, равный 10%, по-прежнему должен соблюдаться.
По состоянию на 30 сентября 2021 года «дебиторка» ООО «Лучик» составила 550 тыс. руб. (600 тыс. руб. выявлено на 30 июня, из них 50 тыс. руб. списано в июле).
К концу III квартала данная задолженность перешла в первую группу со сроком возникновения более 90 календарных дней. Значит, «Лучик» может включить ее в резерв в объеме 100%.
Выручка от реализации по данным НУ за 9 месяцев 2021 год составила 5 млн руб. Поэтому резерв не может превышать 500 тыс. руб.(5 000 000 руб. × 10%).
Бухгалтер сравнил 500 тыс. руб. с неиспользованным резервом, созданным по итогам предшествующего периода (230 тыс. руб.). Первая цифра больше второй. Значит, в НУ «Лучика» необходимо показать расходы 270 тыс. руб.(500 000 — 230 000).
Если ООО не создает резерв по сомнительным долгам
Этот вариант учета очень простой. Если в ходе инвентаризации выявлено, что та или иная сумма «дебиторки» перешла в разряд безнадежной ко взысканию, организация списывает ее на внереализационные расходы.
Добавим, что указанное правило не применяется при УСН. «Упрощенщики» не вправе включать сомнительную дебиторскую задолженность в расходы (см. «« Упрощенщики» не могут учесть в составе расходов суммы сомнительной дебиторской задолженности »).
Бухгалтерский учет дебиторской задолженности
Согласно пункту 70 Положения по ведению бухучета, в БУ обойтись без резерва по сомнительным долгам нельзя. При этом порядок его создания не установлен. Поэтому каждая компания должна самостоятельно разработать этот порядок и утвердить в учетной политике (см. «Учетная политика организации: образцы на 2021 год, как составить, примеры» ). На практике чаще всего выбирают такой же способ, как и в налоговом учете.
ВНИМАНИЕ
Существует отличие норм бухгалтерского и налогового учета. В БУ в резерв по сомнительным долгам необходимо относить любую просроченную «дебиторку». А в НУ — только связанную с реализацией товаров, работ, услуг.
Проводки по списанию дебиторской задолженности
Создание резерва отражается по кредиту счета 63 «Резервы по сомнительным долгам» и дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы».
Списание долга за счет резерва — это проводка по дебету счета 63 и кредиту счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (либо кредиту счета 76 или 60).
По состоянию на 30 июня 2021 года на балансе ООО «Лучик» числилась сомнительная задолженность по расчетам с покупателями в сумме 280 тыс. руб. Бухгалтер создал резерв и сделал проводку:
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 63
— 280 000 руб. — просроченная задолженность включена в резерв;
В июле 2021 года часть долга в размере 50 тыс. руб. стала безнадежной. Появилась проводка:
ДЕБЕТ 63 КРЕДИТ 62
— 50 000 руб. — безнадежный долг списан за счет резерва.
ВАЖНО
Погашение «дебиторки» не означает ее ликвидацию. Ведь остается шанс, что по истечении срока исковой давности контрагент все же вернет деньги. По этой причине долги следует учитывать на забалансовом счете в течение пяти лет с момента списания. И только если организация-дебитор ликвидирована, учет безнадежной задолженности можно приостановить.