как списать топливные карты с забалансового счета
Как отражать топливные карты в бухгалтерском учете
Особенности работы с топливными картами
Топливная карта — это особое платежное средство, которое позволяет приобрести ГСМ. Воспользоваться этим сервисом могут только юридические лица. Карточная оплата топлива широко используется многими крупными продавцами ГСМ. Это не совсем платежное средство — оно не позволяет оплачивать какие-либо иные товары и услуги. Воспользоваться ими можно только на определенных заправочных станциях.
Такой порядок оплаты ГСМ очень удобен любой организации: и занимающейся транспортными перевозками, и имеющей большой автопарк, и той, которая имеет только один автомобиль в собственности. Карты, в зависимости от порядка работы сервиса, могут быть:
Большее распространение получили денежные карточки для приобретения топлива. Именно такие предлагают большинство крупных сетей АЗС.
Порядок работы сервиса
Все крупные продавцы нефтепродуктов предлагают такой сервис. Например, информация о нем, а также о подключении к программе представлена Лукойлом.
Списание топлива по топливным картам юридического лица происходит в порядке, который будет прописан в договоре, заключенном между покупателем и поставщиком АЗС.
В личном кабинете можно в оперативном режиме отслеживать все операции и контролировать их:
Для работника-водителя этот порядок приобретения ГСМ также удобен, поскольку не нужно получать деньги подотчет, собирать подтверждающие их расход документы и сдавать авансовый отчет.
Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете
Смарт-карта на приобретение топлива может предоставляться сетью АЗС платно или бесплатно. Именно от этого зависит порядок, на каком счете учитывать топливные карты.
Бесплатно получаемые носители не отражают на балансе организации. Для их учета целесообразно открыть отдельный забалансовый счет, присвоив ему свободный номер (не указанный в Плане счетов бухучета), например 012. Также целесообразно организовать аналитический учет в разрезе каждого носителя и лиц, которые будут ответственны за его использование.
Если поставщик ГСМ взимает плату за изготовление электронных носителей, их при поступлении целесообразно отразить в составе ТМЦ, а затем списать их стоимость на текущие расходы организации.
В любом случае необходимо отразить, на каком счете и каким образом учитываются топливные карты в учетной политике организации.
| Содержание операции | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Приобретение за плату | ||
| Получен акт приема-передачи (накладная) на смарт-карты | 10 | 60 |
| Получен счет-фактура (при применении поставщиком НДС) | 19 | 60 |
| Стоимость смарт-карт учтена в сумме расходов текущего периода | 20, 25, 26, 44 | 10 |
| Перечислена оплата поставщику | 60 | 51 |
| НДС принят к возмещению | 68 | 19 |
| Забалансовый учет (и платное, и бесплатное поступления) | ||
| Приняты на забалансовый учет электронные носители | 012склад | |
| Выдана смарт-карта АЗС ответственному сотруднику | 012работник | 012склад |
| Ответственным сотрудником смарт-карта возвращена организации | 012склад | 012работник |
| Списан более не используемый электронный носитель | 012склад | |
Выдача топливных карт сотрудникам: как оформить
Выдачу электронных носителей сотрудникам необходимо оформить. Для этого организация сама может разработать форму документа. Назвать его можно, например, акт-приема передачи.
Образец акта приема-передачи
Аналогичным образом оформляется и возврат электронного носителя от ответственного сотрудника, который более не будет ее использовать. Ту же смарт-карту выдать другому сотруднику.
При большом количестве носителей и ответственных сотрудников каждый раз оформлять выдачу и возврат отдельным документом неудобно — для учета движения смарт-карт можно использовать журнал учета выдачи и возврата.
Выбор порядка документального оформления предоставлен организации. Его порядок и формы документов необходимо закрепить в локально-нормативном акте.
Обычно электронные носители имеют срок своего использования. После его окончания невозможные для дальнейшего использования смарт-карты нужно списать с забалансового учета. Для документального подтверждения списания оформляется акт на списание.
Акт на списание топливных карт: образец
Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии
Электронные носителя являются частью договора на поставку топлива. Для отражения расчетов с поставщиком ГСМ предназначен счет 60 Плана счетов бухучета. Приобретенные ГСМ учитываются в составе ТМЦ на счете 10. Поступление отражается на основании документов, предоставленных поставщиком. Он должен передать организации:
Для отражения списания ГСМ с учета и отражении их стоимости в затратах используются общие правила. Для подтверждения расхода ГСМ необходимо утверждение нормативов списания и оформление путевых листов.
| Содержание операции | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Пополнен баланс смарт-карты сети АЗС | 60авансы | 51 |
| Приняты к учету ГСМ, отпущенные с использованием электронных носителей | 10 | 60 |
| Отражен НДС по поступившим ГСМ | 19 | 60 |
| Зачтен ранее перечисленный аванс поставщику | 60 | 60авансы |
| Стоимость ГСМ учтена в составе расходов | 20, 25, 26, 44 | 10 |
| НДС принят к вычету | 68 | 19 |
Как учитывать бензин по топливным картам в бюджетном учреждении
Бюджетные учреждения используют в бухучете особенный план счетов. Но учет топливных карт в целом аналогичен бухучету в коммерческой организации. Об этом недавно высказался Минфин в Письме от 02.10.2018 № 02-07-10/70752.
По мнению контролирующего органа, чтобы отразить топливные карты, учет в бухгалтерии нужно организовать на забалансовом счете. Это обусловлено тем, что они не являются самостоятельным объектом бухучета. Дальнейшее перечисление денежных средств и их расходование для приобретения топлива будет отражаться на счете 20600 «Расчеты по выданным авансам».
Учет топливных карт в бухгалтерском учете
Зачем нужна топливная карта
Топливную карту также называют заправочной картой и бензиновой картой.
Топливная карта для юридических лиц — это метод расчета за ГСМ на АЗС. Топливные карты для физических лиц аналогично могут применяться, однако в нашем обзоре мы остановимся на особенностях работы с топливными картами для ИП и юрлиц.
Рассмотрим, как работает топливная карта. Организация или ИП заключает договор на топливные карты с выпускающей их компанией. Это может быть поставщик топлива или посредник. По одному договору допускается получение нескольких карт.
Организация принимает топливные карты на учет в бухгалтерии (как это сделать, мы опишем ниже) и выдает сотрудникам. Как правило, это водители, но заправочную карту может получить любой сотрудник, который по своим рабочим обязанностям перемещается на авто и заправляет его бензином. Это может быть директор, менеджер, курьер и так далее. Иными словами, оформить топливную карту могут не только транспортные организации, но и любые другие, где используется транспорт для предпринимательских целей.
Сотрудники расплачиваются на заправках не наличными деньгами, не корпоративными картами, а топливными. Таким образом, можно пользоваться топливной картой как любой другой банковской картой — в качестве средства платежа.
В конце месяца (или с иной периодичностью) организация — эмитент топливных карт представляет отчет по потраченным средствам, а также полный пакет закрывающих документов, который включает в себя и счета-фактуры.
Нюансы топливных карт
Особенности применения топливных карт зависят от условий договора с организацией — эмитентом топливной карты. Приведем примеры дополнительных опций при использовании топливных карт помимо оплаты топлива на заправках, в зависимости от условия конкретного договора:
В чем заключаются преимущества топливной карты:
Организация — эмитент бензиновых карт предоставляет доступ в личный кабинет, где можно следить и управлять топливными картами: менять лимиты по расходам на каждую карту, получать подробную информацию в режиме реального времени по расходам (на какой заправке, в каком количестве и на какое топливо были произведены расходы), получать счета на внесение авансовых платежей.
Топливные карты поступили: как учесть
Итак, мы расписали все преимущества топливных карт для юридических лиц. Как оформить такую карту и как вести учет топливных карт в организации?
Для начала выбираем подходящего нам по условиям эмитента топливных карт и заключаем с ним договор.
Получаем топливные карты в необходимом количестве. Карта может предоставляться как бесплатно, так и за плату.
Прием топливных карт от организации-эмитента происходит по акту приема-передачи топливных карт.
Учет топливных карт в бухгалтерском учете зависит от того, выделена ли отдельной строкой цена топливной карты в документах передачи их в организацию или нет.
Допустим, эмитент топливных карт передал по акту десять карт на заправку с выделенной ценой 120 рублей за штуку (в том числе 20% НДС — 20 рублей). Счет-фактура входит в пакет предоставленных документов.
Топливные карты могут использоваться более 12 месяцев, их стоимость менее 40 000 рублей. Учитываем их на счете 10 «Материалы». Делаем следующие проводки:
Теперь допустим, что стоимостная оценка бензиновых карт при передаче не произведена. Этот факт не отменяет необходимости вести бухучет топливных карт. Если их стоимость не указана, то будем вести учет топливных карт на забалансовом счете, например 012, в условной оценке по 1 рублю за 1 штуку. В этом случае при поступлении карт делается проводка:
Топливные карты отпустили сотрудникам: как учесть
Далее топливные карты передаются работникам. Для этого нужно приказ о закреплении топливной карты за конкретным водителем. Приказы не имеют унифицированных форм. Приказ о закреплении топливной карты создается на обычном бланке приказа предприятия, который применяется и в иных случаях. Пример приказа вы можете бесплатно скачать по ссылке в начале нашей статьи.
Кроме того, необходимо заполнить журнал выдачи топливных карт, согласно которому топливные карты выдаются работникам под подпись. Форму журнала организация разрабатывает самостоятельно. Пример бланка журнала учета топливных карт для юридических лиц вы можете скачать в начале нашей статьи бесплатно.
Передача карт на топливо оформляется таким образом:
После отнесения затрат на топливные карты в расходы их учет в бухгалтерии не прекращается. Учет карт на бензин ведут на счете 012, который находится за балансом.
Если карты достались бесплатно и никаких проводок, отраженных в балансе, не делалось, то при передаче заправочных карт сотрудникам также не нужно не делать никаких дополнительных проводок.
В итоге в обоих случаях после передачи топливных карт есть забалансовый счет 012, на котором отражены заправочные карты, закрепленные за организацией.
Учет по топливным картам в 1С 8.3 производится с помощью обычных операций:
Как проводить топливо, купленное по заправочным картам
Учет ГСМ по топливным картам не отличается от учета ГСМ при оплате наличкой, так как применение топливных карт — это лишь способ оплаты бензина.
Учет топлива по топливным картам ведется через проводки:
Для списания ГСМ по топливным картам наличия и использования этих карт недостаточно. Напоминаем, что оплата ГСМ по топливным картам — это лишь подтверждение факта оплаты ГСМ. Для того чтобы принять в расходы затраты на ГСМ, необходимо подтверждение использования ГСМ в предпринимательской деятельности, то есть для получения дохода. Таким подтверждением могут служить путевые листы.
Если организация не относится к транспортным, то для учета трат на бензин в расходах заполнять путевки необязательно. Если на автомобилях установлена система слежения за транспортом — система мониторинга транспорта ГЛОНАСС, то обосновать использование бензина для предпринимательских нужд можно на основании данных, выдаваемых электронной системой слежения. Такими данными могут стать маршруты передвижения автотранспорта.
Нюансы отражения ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете ищите в «КонсультантПлюс». Оформите пробный бесплатный доступ к системе и получите алгоритм действий по учету ГСМ со ссылками на разъясняющие письма и нормативную базу.
Итоги
Заправочные карты — современное решение вопроса оплаты трат на содержание как автопарка, так и небольшого количества транспортных единиц в организации. Их, как правило, используют для оплаты топлива, но при особых договорных условиях с поставщиком карт ими можно оплатить и шиномонтаж, и автосервис, и прочие сопутствующие траты. Бензиновые карты после списания в бухучете продолжают учитываться за балансом на спецсчете. Для учета карт на заправку ведется журнал, где указано, какому именно работнику была выдана определенная карта.
Учет топливных карт
Организация впервые решила приобрети топливные карты. Как учитывать это платежное средство за топливо, на какие нюансы стоит обратить внимание, рассказала Ирина Разумова, ведущий эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт».
Понятие «топливная карта» отсутствует в российском законодательстве. Ранее этот термин содержался в Распоряжении Правительства Москвы от 5 ноября 2008 года № 2591-РП «О порядке предоставления топливных карт владельцам малолитражных автомобилей», согласно которому топливная карта (смарт-карта со встроенной микросхемой) – техническое средство учета отпуска нефтепродуктов на АЗС, на которых допущены к приему топливные карты, представляющее собой носитель информации, подтверждающей право на получение нефтепродуктов. Однако данный документ утратил силу с 18 июня 2013 года.
Согласно разъяснениям УФНС РФ по г. Москве, данным в письме от 30 июня 2010 года № 16-15/068679@, топливные карты не имеют статуса кредитных или иных платежных карточек, эмитентом которых является кредитное учреждение, они используются как средство строгой отчетности, позволяющее держателю карты получить от лица покупателя определенное количество товара. Карта фиксирует объем приобретенного топлива в литрах и позволяет ее держателю заправлять топливный бак в пределах расходного лимита, который устанавливается в заявке организации-покупателя.
Как правило, порядок расчетов с поставщиками горючего по топливным картам устанавливается в договоре. В нем стороны должны определить лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за ГСМ и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидки, порядок сверки расчетов). Ежемесячно поставщик топлива представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданные ГСМ (накладную), а также отчет (или реестр) операций по картам. В отчете должно быть указано, когда и сколько топлива было приобретено.
Бухгалтерский учет карт
Топливная карта может быть как получена бесплатно, так и приобретена за плату. В первом случае порядок ведения бухгалтерского учета законодательством не установлен. Нормами также не урегулировано отражение на счетах учета операций с нулевой стоимостной оценкой. Поэтому организация стоимость полученных топливных карт на балансовых счетах отдельно не отражает.
При этом в учетной политике может быть установлено, что с целью обеспечения сохранности топливных карт на основании абзаца 4 пункта 5 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденного Приказом Минфина России от 30 марта 2001 года № 26н, их учет организуется на специально открытом для этих целей забалансовом счете, например, 012 «Топливные карты» в условной оценке. Аналитический учет может вестись в разрезе номеров карт, автомобилей, либо сотрудников – водителей.
Также организации целесообразно вести журнал учета выдачи и возврата топливных карт.
При получении карты от поставщика и передаче ее водителю в учете делается запись Дебет 012. При утрате топливной карты, ее возврате водителем либо расторжении договора с поставщиком – Кредит 012.
В случае приобретения топливных карт за плату у бухгалтера могут возникнуть сложности с их учетом.
Учитывать карты на счете 50 субсчет 3 «Денежные документы» будет неправильно, поскольку, как было указано выше, они не являются денежным документом, это техническое средство для приобретения ГСМ. Учитывать стоимость карт в цене приобретенного топлива также будет неверным, так как заранее не известно, сколько они будут использоваться. Возможно два варианта учета топливных карт (выбранный способ необходимо закрепить в учетной политике).
Первый: в момент получения топливных карт отнести затраты на их приобретение в состав прочих расходов на основании пункта 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного Приказом Минфина от 6 мая 1999 года № 33н. При этом используются затратные счета 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и т. д., на которые будет списываться стоимость приобретенного ГСМ.
Второй метод предполагает, что топливные карты учитываются в качестве МПЗ, поскольку даже если срок их полезного использования превышает 12 месяцев, стоимость составляет менее 40 000 руб. (п. 4, 5 ПБУ 6/01). Исходя из положений подпунктов 5, 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утвержденного Приказом Минфина от 9 июня 2001 года № 44н, топливные карты принимаются к учету по фактической себестоимости, равной сумме затрат на их приобретение, – сумме, подлежащей уплате поставщику топливных карт (без учета НДС). При передаче карт водителям их стоимость относится в состав прочих расходов.
Топливная карта может быть как получена бесплатно, так и приобретена за плату. В первом случае порядок ведения бухгалтерского учета законодательством не установлен. Нормами также не урегулировано отражение на счетах учета операций с нулевой стоимостной оценкой. Поэтому организация стоимость полученных топливных карт на балансовых счетах отдельно не отражает.
При выборе любого из двух указанных вариантов учета организация должна организовать учет карт с целью обеспечения их сохранности на забалансовом счете, например, 012 «Топливные карты» в условной оценке.
Обратите внимание, что денежные средства, которые перечислит организация на приобретение ГСМ и которые будут числиться на карте, являются предоплатой за топливо, поэтому расходом они не признаются и учитываются как дебиторская задолженность по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (п. 3, 16 ПБУ 10/99).
Налоговый учет
НДС, предъявленный поставщиком по счету-фактуре при приобретении топливных карт, подлежит вычету у покупателя при наличии первичных документов и после принятия карт на учет при условии, что они будут использоваться в деятельности, облагаемой НДС (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
При расчете налога на прибыль организаций стоимость топливных карт (без учета НДС) подлежит включению в состав материальных расходов в полной сумме по мере их ввода в эксплуатацию (передачи карт водителям). Для списания топливных карт в течение более чем одного отчетного периода налогоплательщик вправе самостоятельно определить порядок признания материальных расходов в виде стоимости карт с учетом срока их использования или иных экономически обоснованных показателей (подп. 3 п. 1, п. 2 ст. 254 НК РФ).
Теперь несколько строк о документальном оформлении. Как указано в Постановлении АС Северо-Западного округа от 3 марта 2016 года № Ф07-2618/2016 по делу № А56-2768/2015, топливные карты используются как средство строгой отчетности, позволяя их держателю получить от имени покупателя определенное количество товара. При этом такая карта не является универсальным платежным средством, ее можно использовать только для оплаты топлива и только на заправках конкретного поставщика. В силу специфики поставки топлива по картам отчетными документами будут являются: акт взаиморасчетов, товарная накладная, реестр об операциях. Бумаги оформляются не в момент отгрузки топлива на АЗС, а по истечении отчетного периода, и включают в себя информацию обо всех АЗС по топливным картам в сети заправок в течение этого периода.
Как было указано выше, организации целесообразно вести журнал учета выдачи и возврата топливных карт. Если водитель воспользуется картой в личных целях, компания сможет доказать неправомерность его действий, поскольку в журнале будет его подпись о получении карты.
Так, хотелось бы обратить внимание на Определение Свердловского областного суда от 10 июля 2012 года № 33-8185/2012. Работодатель уволил сотрудника по пункту 7 части 1 статьи 81 ТК РФ в связи с совершением виновных действий, дающих основания для утраты доверия со стороны работодателя.
Ссылка работодателя на то обстоятельство, что работник сознательно указывал в путевом листе недостоверные сведения о времени и месте заправки транспортных средств, была отклонена судом, поскольку порядок заправки автомобилей на конкретных автозаправках с фиксацией в путевом листе работодателем утвержден не был. Более того, работнику не вверялась лично под персональную ответственность топливно-заправочная карточка. Как установлено судом и не оспорено работодателем, указанная карта находилась в фактическом пользовании четверых водителей и передавалась вместе с машиной «в кармашке» без фиксации факта ее нахождения. Поэтому суд пришел к выводу об отсутствии объективной возможности установить виновный характер в действиях работника по искажению сведений в путевых листах.
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.
Особенности учета топливных карт на предприятии
Деятельность ряда компаний неразрывно связана с использованием транспортных средств. Эксплуатация ТС предполагает траты на приобретение бензина, топлива. Бухгалтеру нужно осуществлять учет топливных карт (ТК). Выполняется это по особым правилам, которые будут разниться в зависимости от типа субъекта: бюджетный или коммерческий.
Вопрос: Как отразить в учете организации, оказывающей транспортные услуги, операции по приобретению топлива для автомобилей с использованием топливных карт, которые поставщик предоставляет бесплатно?
Посмотреть ответ
Что собой представляют топливные карты
Топливная карта представляет собой инструмент для учета отпуска ГСМ. Нужна она не для совершения платежей, но для обеспечения строгой отчетности. Существуют эти разновидности ТК:
Выбор карты зависит от специфики деятельности компании, от удобства персонала.
Вопрос: Как отразить в учете приобретение топливных карт?
Организация, оказывающая автотранспортные услуги, заключила договор поставки с топливной компанией на приобретение топлива на АЗС с использованием топливных карт (технических средств учета отпуска топлива, не являющихся средством оплаты топлива).
Поставка топлива производится путем его выборки на АЗС поставщика через топливораздаточные колонки с использованием терминалов для приема топливных карт. В месяце заключения договора организация перечислила поставщику денежные средства в оплату стоимости изготовления 15 топливных карт в сумме 1 800 руб. (в том числе НДС 300 руб.).
Срок действия топливных карт составляет 24 месяца, после чего они заменяются на новые (без доплаты). В соответствии с учетной политикой для целей бухгалтерского учета имущество со сроком полезного использования свыше 12 месяцев, стоимость которого не превышает 40 000 руб., учитывается в качестве материально-производственных запасов (МПЗ). Согласно учетной политике для целей налогообложения стоимость имущества, не являющегося амортизируемым, в полной сумме списывается на расходы на дату его передачи в эксплуатацию.
Посмотреть ответ
Рекомендации по учету
Существует определенная специфика ГСМ. В частности, в процессе образуется временной разрыв между поставкой в бухгалтерию соответствующих бумаг и датой заправки ТС. Заправка транспортных средств осуществляется каждый день, а отчеты от поставщика материалов поступают в заключительный день месяца. Рассмотрим базовые правила по учету:
Как отражать приобретение бензина по топливным картам и его списание в расходы в бухгалтерском и налоговом учете?
ВАЖНО! Все перечисленные документы должны быть в фирме в обязательном порядке. На их основании осуществляется бухучет. Это актуально и для коммерческих, и для бюджетных предприятий.
Топливные карты в бухучете
ТК без учета ГСМ фиксируются в числе МПЗ по реальной себестоимости. Траты относятся к центральным направлениям работы. Расходы по тратам на приобретение ТК помещаются на счет 10.6. Учет исполняется на базе накладной и соглашения на поставку. Рассмотрим используемые проводки:
Специалист, получающий карту, не приобретает наличных средств. Поэтому предоставленную ТК не следует отражать на счете 71. Также в бухучете не фиксируется выдача карты специалисту.
Бухучет трат на топливо
Информация с терминалов АЗС направляется в центр организации. Происходит ее обработка, после чего оформляется отчет об операциях по ТК. Поставщик на заключительный день месяца направляет фирме, заказавшей карту, эти документы:
В документах должен быть указан объем реально приобретенных литров ГСМ. Информация сверяется с отчетами, составляемыми на базе путевых листов и квитанций. Учет топлива на счете 10-3 производится на базе накладной и отчета. Рассмотрим используемые проводки:
Если первичный документ отсутствует, проводка выполняться не может.
Налоговый учет
Учетной политикой устанавливается, по какой форме трат будет фиксироваться приобретение ТК. НДС с приобретения будет приниматься к учету после этих операций:
Траты на топливо относятся к тратам по стандартным направлениям работы. Для снижения налогооблагаемой базы бухгалтер должен выполнить эти действия:
При списании стоимости на затраты выполняется эта проводка: ДТ20, 23, 26, 44 КТ10-3. Списание себестоимости ГСМ. Проводка выполняется на базе путевого листа.
Проводки по ТК для бюджетных субъектов
Проводки по ТК будут следующими:
К СВЕДЕНИЮ! Эти проводки также должны основываться на первичных документах. В них фигурирует не только содержание операции, но и сумма по ней.
Законодательное обоснование
Учет осуществляется на базе этих нормативных актов:
Также учет ТК регулируется пунктом 1 статьи 252 НК РФ. В этом нормативном акте указано, что израсходованное топливо нужно подтверждать при помощи документов.
Распространенные ошибки
Рассмотрим частые ошибки, которые допускает бухгалтер:
Если ТК выдаются бесплатно, отразить их нужно на забалансовом счете 006 по условной стоимости. То есть стоимость одной карты составит рубль.