как в 6 ндфл отразить пересчет отпускных
Как правильно отразить в форме 6-НДФЛ отпускные?
Что отличает отпускные и больничные по части НДФЛ?
В форму 6-НДФЛ наряду с обычными выплатами, облагаемыми налогом на доходы физлиц, попадают отпускные и больничные. В отличие от заработной платы, выплачиваемой через каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ), их начисляют:
ВНИМАНИЕ! Чтобы не ошибиться с датой выплаты отпускных и не попасть на штраф от трудовой инспекции и на проценты за просрочку выплат работникам, прочтите нашу публикацию «Если отпуск с понедельника, выдать отпускные в пятницу нельзя».
ВАЖНО! Работодатель с 2021 года оплачивает только первые 3 дня больничных и некоторые пособия. Остальные выплаты осуществляет ФСС напрямую, т.к. с 2021 года по всей России действует пилотный проект.
При различиях в сроках начислений и выплат для отпускных и больничных существуют одинаковые правила для определения:
В части последнего срока отпускные и больничные отличаются от всех прочих доходов, НДФЛ с которых должен платиться не позже первого рабочего дня, наступающего за днем выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Из-за этой особенности в 6-НДФЛ отпускные и больничные в большинстве случаев будут показываться обособленно от иных выплат.
Отражение в 6-НДФЛ отпускных, выплачиваемых отдельно и вместе с зарплатой
С отчетности за 1 квартал 2021 года форма 6-НДФЛ обновлена приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.
Воспользуйтесь образцом 6-НДФЛ за 3 квартал/9 месяцев 2021 года, составленным экспертами КонсультантПлюс, и проверьте, все ли вы заполнили правильно. Это можно сделать бесплатно, получив пробный онлайн доступ к системе.
Как отразить отпускные в 6-НДФЛ? В большинстве случаев ситуации по НДФЛ с отпускных сводятся к 2 вариантам:
Таким образом, в разделе 1 6-НДФЛ отпускные, как правило, окажутся отраженными отдельно от иных осуществленных выплат из-за несовпадения срока оплаты НДФЛ с них (письмо ФНС России от 11.05.2016 № БС-4-11/8312). В разделе 2 этой формы они войдут в общие суммы сделанных за отчетный период начислений доходов (стр. 110 ранее стр.020), удерживаемого с этих доходов налога (стр. 140 ранее стр. 040) и фактически удержанного налога (стр. 160 ранее стр. 070).
На границе периодов срок оплаты НДФЛ с отпускных, подчиняющийся общему порядку переноса его на ближайший рабочий день, если он попадает на выходной (п. 7 ст. 6.1 НК РФ), может перейти на следующий за отчетным периодом квартал. В такой ситуации строки 110, 140 и 160 будут заполнены в периоде выплаты дохода, а в раздел 1 данные по этой выплате попадут только в следующем отчетном периоде.
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы отразили отпускные в 6-НДФЛ. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Как показать переходящие отпускные и их перерасчет?
Как отразить в форме 6-НДФЛ отпускные, переходящие на другой месяц или квартал? Это делают по общим правилам:
То есть необходимость внесения в 6-НДФЛ отпускных, относящихся к разным отчетным периодам, будет определять факт их начисления и реальной выплаты, а не период, с которым они связаны (письмо ФНС России от 24.05.2016 № БС-4-11/9248).
Необходимость в перерасчете отпускных после сдачи отчетности с данными по ним может возникнуть в 2 ситуациях:
О сроках, установленных для сдачи отчета, читайте в этом материале.
Как в 6-НДФЛ отразить учебный отпуск, разъяснил Н. Н. Тактаров, советник государственной гражданской службы РФ 3 класса. Чтобы сделать все правильно, получите пробный онлайн-доступ и бесплатно изучите мнение чиновника.
Пример заполнения 6-НДФЛ с отпускными
Необходимость отражения в 6-НДФЛ отпускных связана с 3 датами:
Допустим, существуют такие исходные показатели:
Отпускные в 6-НДФЛ: если нужна уточненка
На примерах — как корректно отразить суммы отпускных в расчете в разных ситуациях.
Важные тонкости выплаты отпускных
Когда начало и конец отпуска приходятся на один месяц или один отчетный период, проблем с отражением соответствующих сумм в Расчете 6-НДФЛ, как правило, не возникает.
Напомним, раздел 1 Расчета 6-НДФЛ «Обобщенные показатели» заполняется в целом по организации нарастающим итогом. В разделе 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц» отражаются показатели за отчетный период. Теперь перечислим правила отражения отпускных в Расчете 6-НДФЛ.
Правило 1. Доход в виде отпускных считается полученным в день их выплаты (ст. 223 НК РФ) и отражается по стр. 100 Раздела 2.
Правило 2. НДФЛ удерживается в день выплаты денег работникам (ст. 226 НК РФ) и отражается по стр. 110 Раздела 2. Таким образом в строках 100 и 110 ставится одна дата.
Правило 3. Отпускные вместе с НДФЛ отражаются по строке 130, удержанный с отпускных НДФЛ — по строке 140.
Правило 4. Крайний срок уплаты НДФЛ в бюджет (ст. 226 НК РФ) — последнее число месяца, в котором выплачены деньги, сумма отражается по стр. 120 Раздела 2.
Правило 5. В Расчете 6-НДФЛ показывают выплаченные отпускные, а не начисленные. Однако из этого правила есть важное исключение. Если отпускные выплачены в последний месяц квартала, а последний день этого месяца приходится на выходной, то срок перечисления налога — следующий период (п. 6 ст. 226 НК РФ). Поскольку выплата отпускных состоялась, этот факт фиксируется в разделе 1 Расчета. В разделе 2 Расчета за следующий период отражается крайний срок перечисления НДФЛ в бюджет (строка 120) (письмо ФНС России от 05.04.2017 № БС-4-11/6420).
Пример 1. Отпускные выплачены в последний месяц квартала, последний день месяца — выходной
Работнику отпускные выплачены 25.06.2018 года. Крайний срок перечисления НДФЛ — 2 июля 2018 года (поскольку последний день месяца квартала пришелся на выходной).
В Расчете 6-НДФЛ за полугодие операция будет отражаться по строкам 020, 040 и 070 раздела 1. В разделе 2 операция за полугодие не отражается, она войдет в Расчет за 9 месяцев, где нужно будет указать:
— по строке 100 и 110 — 25.06.2018;
— по строке 120 — 02.07.2018;
— по строкам 130 и 140 — суммы дохода и НДФЛ с отпускных.
Повторно в разделе 1 за 9 месяцев отпускные за июнь не указываются.
Правило 6. Каждая выплата отпускных отражается отдельным блоком в разделе 2 Расчета 6-НДФЛ, если даты выплаты разные.
Расчет 6-НДФЛ за период:
Раздел 1
Раздел 2
Дата выплаты — март 2018; крайний срок перечисления НДФЛ — 2 апреля 2018
За 1 квартал 2018 года
За полугодие 2018 года
Дата выплаты — июнь 2018, крайний срок перечисления НДФЛ — 2 июля 2018
За полугодие 2018 года
За 9 месяцев 2018 года
Дата выплаты — сентябрь 2018, крайний срок перечисления НДФЛ — 1 октября 2018
За 9 месяцев 2018 года
За налоговый период 2018
Дата выплаты — декабрь 2018, крайний срок перечисления НДФЛ — 9 января 2019 (проект постановления Правительства РФ, стадия обсуждения)
За налоговый период 2018
За 1 квартал 2019 года
Корректировка отпускных
Алгоритм действий при корректировке сумм в Расчете 6-НДФЛ зависит от того, требуется ли доплатить отпускные или наоборот, уменьшить их сумму. Приведем порядок действий ниже.
Операция: Доплата отпускных, то есть выплата основной части произошла в одном квартале, а доплата производится в следующем квартале.
Как отражаем в Расчете 6-НДФЛ:
Раздел 1 Расчета 6-НДФЛ (в квартале доплаты)
Раздел 2 Расчета 6-НДФЛ (в квартале доплаты)
— по строке 020 — итоговую сумму отпускных с учетом доплаты
— по строкам 100 и 110 соответственно — даты фактического получения дохода (доплаты) и удержания НДФЛ с суммы доплаты
— по строке 040 — сумму исчисленного НДФЛ со всей суммы отпускных с учетом доплаты
по строке 120 — срок перечисления налога (последняя дата месяца, когда выплачена доплата, с учетом переноса из-за выходных или праздников)
— по строке 070 — сумму удержанного НДФЛ с суммы отпускных, включая доплату
— по строке 130 — сумму фактически полученного дохода (доплаты), включая налог
по строке 140 — сумму удержанного налога с доплаты по отпускным
Основание:
письма ФНС России от 24.05.2016 № БС-4-11/9248, от 13.10.2016 № БС-4-11/19483
Операция: Перерасчет отпускных в сторону уменьшения.
Как отражаем в расчете 6-НДФЛ:
Раздел 1 Расчета 6-НДФЛ
Раздел 2 Расчета 6-НДФЛ
Вариант 1
Сдать уточненный расчет 6-НДФЛ за период, в котором уменьшена сумма отпускных.
В разделе1 уточненного расчета указать итоговые суммы с учетом уменьшенной суммы отпускных
Порядок отражения зависит от договоренностей с работником. Если переплату отпускных зачли в зарплату, то в периоде зачета отражается зарплата за минусом суммы переплаты отпускных.
Основание
Письма ФНС России от 24.05.2016 № БС-4-11/9248, от 13.10.2016 № БС-4-11/19483; письмо УФНС России по Москве от 12.03.2018 № 20-15/049940
Вариант 2
Уточненный расчет не представлять, расчеты регулируются в течение налогового периода. Раздел заполняется нарастающим итогом с начала года, в нем отражаются итоговые суммы с учетом перерасчета отпускных
Основание
Письма ФНС России от 13.10.2016 № БС-4-11/19483, от 24.05.2016 № БС-4-11/9248.
Законодательно вопрос не урегулирован, разъяснения контролирующих органов отсутствуют
Пример 2. Заполнение Расчета 6-НДФЛ при уменьшении суммы отпускных
Общество с ограниченной ответственностью «Меркурий» начислило работнику отпускные в июне 2018 года в сумме 50 000 рублей. Исчислили, удержали и перечислили в бюджет НДФЛ в сумме 6 500 руб. Отпускные перечислены работнику 25.06.2018 года.
В июле 2018 года сделали перерасчет, в ходе которого выяснилось, что работнику переплатили отпускные. Реальная сумма отпускных должна была составить 45 000 рублей, НДФЛ с отпускных — 5 850 рублей Сумма переплаты составила 5 000 рублей, а излишне удержанный и перечисленный НДФЛ — 650 руб.
По письменному согласованию с работником сумма переплаты отпускных принимается в зачет заработной платы за июль 2018 года. Сумма начисленной зарплаты за июль составила 70 000 руб. С учетом переплаты зарплата составила 65 000 руб., а НДФЛ с этой суммы — 8 450 руб. Зарплата за июль 2018 года выплачена работнику 10.08.2018 года.
Порядок заполнения Расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев приведем ниже.
Раздел 1.
Раздел 2.
Наталья Горбова, эксперт Контур.Школы, учебного центра компании СКБ Контур
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь
Как отразить в форме 6-НДФЛ перерасчет отпускных?
В каких случаях может понадобиться перерасчет отпускных?
Расчет оплаты отдыха работника основывается на сумме среднедневного заработка и количестве дней отпуска. Логично, что их изменение неминуемо отразится не только на сумме, причитающейся работнику, но и на подоходном налоге.
Пример отражения отпускных в расчете 6-НДФЛ за 9 месяцев 2021 г. от КонсультантПлюс
21 июля 2021 г. сотруднику выплачены отпускные в размере 25 000 руб. Сумма исчисленного и удержанного с них НДФЛ составила 3 250 руб.
11 августа 2021 г. другому сотруднику выплачены отпускные в размере 18 000 руб. Сумма исчисленного и удержанного с них НДФЛ составила 2 340 руб.
Иные начисления и выплаты доходов организация за 9 месяцев 2021 г. не производила.
В разд. 1 расчета за 9 месяцев 2021 г. данные по выплаченным отпускным нужно отразить следующим образом.
Посмотреть пример полностью можно в К+, получив бесплатный пробный доступ.
Приведем основные ситуации, в которых перерасчет отпускных неизбежен:
Отражение пересчета отпускных в 6-НДФЛ в связи с ошибкой расчета
Корректировки в расчете среднемесячного заработка могут привести как к занижению, так и к завышению выплаченных отпускных и удержанного с них налога.
Корректировка 6-НДФЛ с 2021 года
Если в результате перерасчета отпускные получились к доплате, в отчетном периоде, когда эта доплата произведена, отразите в разделе 2 итоговые суммы с учетом доплаты. Это следует, например, из письма ФНС от 24.05.2016 № БС-4-11/9248. Подавать утоненный расчет за период выплаты отпускных не требуется.
Если результат перерасчета — к уменьшению, в 6-НДФЛ нужно отразить возврат излишне удержанного НДФЛ:
Если возврата еще не было и отпускные были перечислены в том же налоговом периоде, в котором произведен их перерасчет, надо заполнить строку 180 раздела 2.
Важно! Разъяснения от КонсультантПлюс
Полагаем, возможен иной подход: сумма НДФЛ, уплаченная налоговым агентом с размера переплаты отпускных, не является налогом, удержанным из доходов налогоплательщика. Она является суммой, излишне уплаченной за счет средств налогового агента. Соответственно, при уменьшении отпускных в результате перерасчета не надо заполнять.
Подробнее смотрите в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно.
За период, в котором была переплата по отпускным, подайте уточненку, указав в разделе 2 итоговые показатели с учетом уменьшенной суммы отпускных.
Корректировка 6-НДФЛ до 2021 года
Если в результате перерасчета сумма выплат уменьшилась, тогда, учитывая требования Порядка заполнения и представления расчета 6-НДФЛ, утвержденного приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@, от налогового агента потребуется следующее:
ВАЖНО! Для удержаний из заработной платы по причинам, не перечисленным в ст. 137 ТК РФ, понадобится письменное согласие работника.
Теперь рассмотрим случай корректировки заработка за прошлые периоды, который увеличил сумму отпускных. В этом случае доначисления сумм дохода и НДФЛ отражаются в периоде пересчета по строкам 020, 040, 070, 130 и 140, причем доплата отпускных будет являться доходом того периода, в котором она была осуществлена (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Продление отпуска не повлияет на 6-НДФЛ
В соответствии со ст. 124 ТК РФ ежегодный отпуск подлежит продлению на период таких обстоятельств, как:
В таких случаях для налогового учета НДФЛ последствий не будет, так как за все дни отпуска оплата уже выполнена, а перерасчет не производится. Что же касается пособия по нетрудоспособности, то суммы дохода и НДФЛ по больничным выплатам отражаются в 6-НДФЛ в том периоде, когда они были выплачены.
О нюансах отражения больничного в 6-НДФЛ детально рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
При согласовании с работником и в целях обеспечения нормальной работы предприятия неиспользованные из-за болезни или по другим причинам дни отпуска можно перенести на другой срок, и тогда перерасчет отпускных в 6-НДФЛ будет необходим.
Корректируем отчет при сокращенном отпуске
Выход работника из отпуска раньше положенного срока, как правило, связан либо с его болезнью во время отдыха, либо с отзывом по производственной необходимости.
В обоих случаях суммы излишне выплаченных сумм и удержанного НДФЛ могут быть засчитаны в счет иных доходов за отчетный период. В расчете 6-НДФЛ способ корректировки будет зависеть от того, в каком периоде произошло прерывание отпуска.
Если отдых работника начался и прервался в одном и том же отчетном периоде, то сумма излишне выплаченного дохода засчитывается как заработная плата, а сумма отпускных отражается уже с учетом корректировки. А вот в случае, когда пересчет затронул предыдущий квартал, необходимо действовать аналогично ситуации с корректировкой при уменьшении суммы начисленного дохода.
Итоги
Пересчет отпускных требует тщательного анализа причин и оснований для его проведения. В большинстве случаев можно обойтись изменением показателей 1-го и 2-го разделов расчета 6-НДФЛ за текущий период, но если были затронуты предыдущие кварталы, тогда подачи уточненных расчетов избежать не удастся.
Работник заболел или отозван из отпуска: как быть с НДФЛ, взносами и отчетностью?
Если работник заболел во время ежегодного оплачиваемого отпуска или был из него отозван, отпускные приходится пересчитывать. Как в таких случаях правильно начислить НДФЛ и страховые взносы, а также заполнить 6-НДФЛ и РСВ?
Болезнь работника во время отпуска
Начнем с наиболее распространенной ситуации, когда бухгалтеру, не допустившему ошибок при расчете отпускных, все же приходится вносить корректировки. Речь идет о болезни отпускника с последующим переносом отпуска.
Продление отпуска: перерасчет не нужен
Здесь напомним, что по правилам статьи 124 Трудового кодекса РФ в случае временной нетрудоспособности работника ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника. Как видим, законодатель предусмотрел две равнозначные возможности: продление отпуска или его перенос. Однако для целей налогообложения эти варианты вовсе не одинаковы.
Так, если отпуск продлевается на время болезни, то никаких перерасчетов бухгалтер проводить не должен: за время болезни просто выплачивается пособие по временной нетрудоспособности (письмо ФСС России от 05.06.07 № 02-13/07-4830). А отпускные остаются ровно в той сумме, в которой они были выплачены: ведь ни расчетный период, ни величина среднего заработка, ни продолжительность отпуска в данном случае не меняются. А значит, неизменными остаются суммы НДФЛ и страховых взносов. Никаких корректировок в отчетность по этому налогу и по взносам вносить не надо.
Перенос отпуска: если работник не согласен с удержанием отпускных
Иначе обстоят дела, если принято решение о переносе отпуска. В этом случае часть отпускных, начисленных за дни отпуска, в которые работник был нетрудоспособен, обретает статус излишне начисленной (выплаченной) суммы. Кроме того, как сказано в статье 139 ТК РФ, расчет средней зарплаты работника производится исходя из фактически начисленного заработка и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. Соответственно, при переносе отпуска на другой срок изменится как минимум расчетный период для исчисления отпускных. А значит, в этой ситуации бухгалтер вынужден делать перерасчет.
Но, как это ни странно, перерасчет отпускных вовсе не означает, что обязательно изменится база для исчисления НДФЛ и страховых взносов. Дело в том, что порядок удержания сумм из заработной платы сотрудника регулируется статьей 137 ТК РФ. В ней содержится исчерпывающий перечень ситуаций, когда работодатель вправе произвести подобное удержание. И в этой статье нет положений, позволяющих работодателю в случае переноса отпуска в порядке, предусмотренном статьей 124 ТК РФ, удержать из заработной платы (иных сумм, причитающихся работнику) сумму ранее выплаченного среднего заработка, сохраняемого на период отпуска.
Таким образом, работодатель не вправе в одностороннем порядке удержать из заработной платы сотрудника (иных сумм, причитающихся работнику, в т.ч. пособия по временной нетрудоспособности) сумму излишне выплаченных отпускных, которая образовалась из-за переноса отпуска на другой срок. Соответственно, если работник не согласен на такое удержание, то никакие корректировки в части суммы дохода не производятся. А значит, база для исчисления НДФЛ и страховых взносов не изменяется.
Более того, так как отпуск не отменяется, а лишь переносится, то у работодателя фактически отсутствуют основания для переквалификации соответствующих сумм: они как были отпускными, так ими и остаются вплоть до следующего отпуска сотрудника (тогда их можно будет учесть при определении размера соответствующей выплаты). А значит, не возникает и обязанность вносить изменения в регистры налогового учета в части кодов выплат.
Перенос отпуска: если работник согласен с удержанием отпускных
Если же с работником достигнута договоренность об удержании излишне выплаченных отпускных (она может быть оформлена заявлением работника или согласием на удержание), то величина дохода в виде отпускных уменьшится. Следовательно, налог на доходы физлиц, который приходится на отпускные, выплаченные за неиспользованные (т.е. перенесенные) дни отпуска, станет излишне удержанным.
Согласно пункту 3 статьи 226 НК РФ, налоговая база по НДФЛ определяется нарастающим итогом с начала года с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога. Излишне удержанная налоговым агентом сумма НДФЛ, оставшаяся незачтенной в налоговом периоде, подлежит возврату в порядке, предусмотренном статьей 231 НК РФ. Налоговым периодом по НДФЛ является календарный год (ст. 216 НК РФ).
Соответственно, излишне удержанная при выплате отпускных сумма НДФЛ может быть зачтена при последующих выплатах этому сотруднику тех доходов, дата фактического получения которых, определенная по правилам статьи 223 НК РФ, приходится на этот же календарный год. Если такой зачет невозможен, то данная сумма НДФЛ должна быть возвращена сотруднику в порядке, предусмотренном статьей 231 НК РФ. Другими словами, излишне удержанный при выплате отпускных НДФЛ можно зачесть в счет налога, который нужно удержать с больничного пособия или последующей зарплаты. Главное, чтобы даты фактического получения этих доходов (пособия или зарплаты) приходились на тот же год, что и дата получения отпускных.
При удержании отпускных и зачете НДФЛ также нужно помнить, что по правилам абзаца 2 пункта 1 статьи 210 НК РФ удержания, которые производятся из дохода налогоплательщика по его распоряжению, не уменьшают налоговую базу по НДФЛ. Это значит, что если с согласия работника на сумму излишне выплаченных отпускных будет уменьшен, например, размер пособия по временной нетрудоспособности, то операции по начислению пособия, а также исчислению НДФЛ с суммы пособия все равно должны быть отражены в регистрах налогового учета и в отчетности. При этом все суммы нужно указывать без учета удержания. Более того, в силу пункта 1 статьи 210 и подпункта 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ такая сумма пособия, хотя и не выплачивается реально, так как «покрывается» ранее перечисленными отпускными, считается фактически полученной работником. Ведь, он ей распорядился, попросив зачесть в счет ранее выплаченных отпускных (т.е. фактически зачислить на счет работодателя).
Вышеизложенные правила нужно применить и при заполнении расчета 6-НДФЛ. В нем организация должна отметить как корректировку суммы отпускных, так и выплату пособия по временной нетрудоспособности (даже если сотрудник не получил «на руки» сумму пособия, т.к. она была полностью перекрыта ранее выплаченными отпускными). При этом в части больничного пособия отражаются именно начисленные суммы: полная величина пособия учитывается при формировании показателей по строкам 020 и 130, а исчисленный НДФЛ — по строке 040.
Корректировку отпускных необходимо отразить в расчете 6-НДФЛ следующим образом: по строкам 020 и 130 указывается новая, то есть скорректированная сумма отпускных, а по строке 040 — сумма НДФЛ, исчисленная с новой суммы отпускных. При этом показатели по строкам 070 и 140 не корректируются — по ним отражается реально удержанная при первоначальной выплате среднего заработка сумма налога. То есть показатель по строке 070 становится больше, чем показатель по строке 040, что как раз и дает работодателю возможность зачесть или вернуть излишне удержанную сумму налога. Понятно, что если соглашение с работником об удержании отпускных достигнуто уже после того, как бухгалтер сдал расчет 6-НДФЛ, содержащий сведения по этим суммам, то придется подать корректирующий расчет (п. 6 ст. 81 НК РФ).
Что касается страховых взносов, то зачет отпускных в счет зарплаты или иных облагаемых взносами выплат не потребует перерасчета базы по взносам за период начисления отпускных. Не придется и представлять уточненный расчет по взносам. Объясняется это тем, что организация не допустила ошибок при изначальном заполнении РСВ (п. 1 и 7 ст. 81 НК РФ). А значит, скорректировать переплату можно в текущем периоде, начислив взносы на суммы выплат, уменьшенных на отпускные. Но если зачет производится в счет пособия по временной нетрудоспособности, то заявить о переплате можно только путем представления уточненного расчета за период начисления отпускных (как известно, на сумму пособия взносы не начисляются, а значит, при таком зачете просто не будет текущей выплаты, которую можно уменьшить).
Отзыв работника из отпуска
Следующая ситуация, когда может потребоваться перерасчет НДФЛ и взносов при отсутствии ошибок в расчете отпускных, — отзыв сотрудника из отпуска. Здесь напомним, что работодатель имеет право отозвать сотрудника из отпуска только с его согласия (ст. 125 ТК РФ). Видимо, именно поэтому в Трудовом кодексе вообще никак не урегулированы денежные вопросы, связанные с отзывом из отпуска. Скорее всего, законодатели предполагали, что эти вопросы будут решаться индивидуально в каждом конкретном случае при получении согласия работника на отзыв из отпуска.
Как бы то ни было, сам ТК РФ не содержит никаких положений, регламентирующих порядок возврата или зачета сумм, выплаченных в качестве отпускных, в ситуации, когда сотрудник отзывается из отпуска. При этом работодатель не вправе самостоятельно удержать такие суммы (ст. 137 ТК РФ). Тем не менее, бухгалтер должен провести перерасчет отпускных, так как выплаченные суммы, приходящиеся на время после отзыва из отпуска, утрачивают статус отпускных. В зависимости от договоренностей с сотрудником, перерасчет отпускных при отзыве из отпуска может приводить к различным последствиям. Рассмотрим их подробнее.
Если вся сумма отпускных остается у работника
Предположим, стороны трудовых отношений договорились, что вся сумма отпускных остается в распоряжении работника, отозванного из отпуска (т.е. часть этой суммы становится своеобразной платой за прерванный отдых). В таком случае на дату подписания соответствующего соглашения (либо на дату издания приказа об отзыве, в котором указано, что отпускные остаются у работника) та сумма отпускных, которая приходится на время после выхода на работу, утратит статус среднего заработка, сохраняемого на период отпуска. Но при этом останется доходом сотрудника, выплаченным перед отпуском. Соответственно, в части страховых взносов для организации не возникнет никаких последствий: ни дата, ни сумма начисления не меняются, а тип облагаемого начисления здесь значения не имеет (п. 4 ст. 431 НК РФ).
А вот в части НДФЛ бухгалтеру придется произвести корректировку вида дохода в регистрах налогового учета, разбив отпускные на две части: собственно средний заработок, сохраненный на время реального отпуска (т.е. на период до отзыва из отпуска), и иной доход. Первый вид дохода отражается в отчетности по коду 2012, а второй имеет код 4800 (прил. № 1 к приказу ФНС России от 10.09.15 № ММВ-7-11/387@).
При этом в ситуации, когда отзыв из отпуска произошел после того, как НДФЛ по отпускным был перечислен в бюджет, изменение кода дохода никаких дополнительных последствий для организации — налогового агента не повлечет. Иначе обстоят дела, если на дату отзыва сотрудника из отпуска НДФЛ с отпускных еще не был перечислен в бюджет (напомним, что п. 6 ст. 226 НК РФ разрешает сделать это в последний день того месяца, в котором был выплачен средний заработок). В этом случае организации нужно перечислить НДФЛ с той части отпускных, которая превратились в «иной доход», не позднее следующего рабочего дня после достижения с работником соглашения о том, что все отпускные остаются в его распоряжении.
Если работник возвращает отпускные за период отзыва
Второй возможный вариант развития событий: отзываемый из отпуска сотрудник возвращает «лишние» отпускные на счет или в кассу организации. Такой возврат приводит к тому, что соответствующий доход в виде отпускных уменьшается, а значит, возникает переплата по страховым взносам и излишне удержанный НДФЛ. Давайте рассмотрим, как это скажется на отчетности компании.
Начнем с НДФЛ. Тут все зависит от периода, в котором работник возвращает деньги. Если возврат дохода происходит еще до того, как налоговый агент представил расчет 6-НДФЛ с отражением отпускных, то никаких «уточненок» не потребуется: в оба раздела расчета сразу попадут скорректированные суммы дохода и исчисленного НДФЛ. Другими словами, по строкам 020 и 130 нужно будет показать только ту часть отпускных, которая реально осталась в распоряжении сотрудника. Соответственно, по строке 040 следует указать НДФЛ, исчисленный с реального дохода. Также следует сразу отразить в расчете скорректированные данные по строкам 070 и 140, так как часть НДФЛ с возвращенной суммы отпускных утратит статус удержанной с дохода физлица и превратится в деньги самой компании — налогового агента (п. 9 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 29.04.14 № 03-04-05/20252). Эти средства, если они уже были перечислены в бюджет, организация может вернуть или зачесть в счет уплаты других налогов (ст. 78 НК РФ, письма Минфина России от 29.04.14 № 03-04-05/20252, ФНС России от 04.07.11 № ЕД-4-3/10764, от 19.10.11 № ЕД-3-3/3432 и от 06.02.17 № ГД-4-8/2085@).
Если же работник вернул деньги уже после того, как расчет 6-НДФЛ с суммой отпускных был передан в ИФНС, то придется сформировать уточненный расчет (п. 6 ст. 81 НК РФ). Заполняется он точно так же, как было описано выше (т.е. в ситуации, когда работник вернул деньги до того, как бухгалтер сдал расчет 6-НДФЛ).
Что касается расчета по страховым взносам, то здесь у организации нет иного способа отразить переплату по взносам, кроме как представить уточненный расчет. В нем нужно указать уменьшенную сумму отпускных и, соответственно, уменьшенную сумму страховых взносов.
Если отпускные за период отзыва засчитываются в счет зарплаты
И наконец, возможен третий вариант действий. Он предполагает, что с работником достигнуто соглашение о том, что отпускные, приходящиеся на время после отзыва из отпуска, засчитываются в счет будущей заработной платы. Это значит, что в момент достижения такого соглашения эта сумма также меняет свой статус: отныне она является авансом по заработной плате. Соответственно, на эту сумму должен быть уменьшен доход в виде среднего заработка, сохраняемого на период отпуска.
В этом случае нужно, прежде всего, внести корректировки в регистры налогового учета. А именно: по коду 2012 отразить только ту часть выплаченной перед отпуском суммы, которая пришлась на период до отзыва из отпуска. Вторая часть отпускных (т.е. та часть, которая пришлась на время после отзыва из отпуска) будет определяться как зарплата и иметь код 2000.
Изменение регистров, в свою очередь, скажется на отчетности. Тут частично применимы выводы, сделанные выше в части возврата работником отпускных, выплаченных за период после отзыва из отпуска. Предположим, что выплата дохода в виде отпускных и достижение соглашения о зачете «лишних» отпускных в счет текущей зарплаты состоялись до срока сдачи 6-НДФЛ за период выплаты отпускных. В этом случае в расчет включается уже скорректированная (то есть рассчитанная только за период до отзыва из отпуска) сумма отпускных. Но при этом сумма удержанного НДФЛ указывается без корректировок, так как переквалифицированные отпускные все равно остаются доходом сотрудника. Зачтенную сумму отпускных нужно показать в расчете 6-НДФЛ как зарплату (ее следует отразить в расчете за тот период, когда был осуществлен зачет).
Если же зачет «лишних» отпускных в счет зарплаты проводится после представления расчета 6-НДФЛ, в котором отражены отпускные, то потребуется представить «уточненку».
Что касается расчета по страховым взносам, то, на наш взгляд, в рассматриваемой ситуации можно обойтись без корректировки отчетности за период начисления первоначальной суммы отпускных. Ошибок в исчислении страховых взносов допущено не было, поскольку база по страховым взносам формируется исходя из начисленных сумм на дату их начисления. Следовательно, формальной обязанности сдать утоненный РСВ в этом случае не возникает (п. 1 ст. 424 НК РФ, п. 1 ст. 421 НК РФ, п. 1 и 7 ст. 81 НК РФ). Нивелировать переплату по страховым взносам можно в периоде, когда будет произведен зачет «лишней» части отпускных в счет зарплаты. Для этого нужно отразить в расчете по взносам скорректированную (т.е. уменьшенную) сумму облагаемой страховыми взносами выплаты (зарплаты) и, соответственно, меньшую сумму страховых взносов.
В то же время, по правилам пункта 1 статьи 81 НК РФ, в целях установления соответствия между отчетностью по НДФЛ и по страховым взносам организация вправе внести корректировки в РСВ в части сумм вознаграждений, начисленных в периоде выплаты отпускных. Это особенно актуально в ситуации, если операции (выплата отпускных и начисление зарплаты, в счет которой удержана часть отпускных) приходятся на разные годы. В этом случае можно представить соответствующий уточненный расчет по взносам.