как в диадоке подписать акт сверки с разногласиями
Частые вопросы
Как сверить акт сверки взаиморасчетов?
Модуль Взаиморасчёты делает сверку за вас. Загрузите нужные документы, а модуль сам сопоставит данные из актов, чтобы вы могли отправить результаты контрагентам. Для пользователей интеграционного решения для 1С доступно автоматическое заполнение актов сверки взаиморасчетов по информации из учета.
Чем отличается модуль Взаиморасчёты от сервиса Контур.НДС+?
Модуль Взаиморасчёты сверяет обязательства одной стороны перед другой. Он проверяет корректность расчетов, выявляет разногласия и фиксирует задолженности. По итогам сверки формирует печатную форму, которую стороны подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП). Это юридически значимый документ, который принимают ФНС и суды.
Сервис Контур НДС+ минимизирует налоговые риски и повышает вероятность возмещения НДС. Он сравнивает книги покупок и книги продаж, выявляет расхождения в уплаченном и поданном к возмещению НДС. Итоговый документ не формирует.
Как скорректировать сумму в документе?
В открытом периоде сверки сумма корректируется прямо в документе или с помощью корректирующего документа. Это можно сделать на основании накладной, нескольких накладных или отдельным документом. Если период сверки закрыт, ошибку исправит корректирующий документ или сторно первичного документа.
Можно ли удалять документ из акта сверки?
Если дата проведения документа попадает в сверяемый период, его нельзя удалить из акта сверки взаиморасчетов сторон по договору, нужно его сторнировать. Можно удалить документ, который добавлен из другого периода для корректировки сальдо.
Что такое переходящая операция?
Переходящая операция — это операция, дата проведения которой попала в разные периоды сверки контрагентов. Это связано с часовыми поясами, временем работы банков или долгой доставкой товара от отправителя к получателю. Документ, добавленный из будущего периода, попадает в протокол расхождений к акту сверки взаиморасчетов с поставщиками или покупателями.
Какие документы вы получите после сверки?
Модуль Взаиморасчёты формирует печатные формы документов: акт сверки взаиморасчетов и протокол расхождений. Документы подписываются единым пакетом и юридически значимы только в комплекте. Как выглядят акт сверки взаиморасчетов и протокол расхождений, можно посмотреть в Контур.Справке
Будут ли документы юридически значимыми?
Контрагенты подписывают печатные формы квалифицированной электронной подписью в системе ЭДО Диадок. Документы имеют юридическую силу, поэтому их можно представить в налоговые органы и суды.
С какими учетными системами работает модуль Взаиморасчёты?
Для владельцев любых учетных систем (например, SAP, MS Dynamics, Oracle) доступна веб-версия. Для пользователей 1С 8.2, 8.3 и выше разработан интеграционный модуль.
Акт. Подписание и отказ
Подписание документов доступно только тем сотрудникам, у которых на это есть право, и получен сертификат электронной подписи. Если подписание документов не доступно, для наделения правом на подписание документов обратитесь к сотруднику с правами администратора.
Если в списке документов слева от названия документа отображается значок:
— это означает, что данный документ обрабатывает другой пользователь (документ им открыт или отмечен флажком). При наведении курсора мыши на значок появляется подсказка с именем пользователя, который работает с документом.
Чтобы подписать (отказать в подписи) по акту, выполните следующее:
Откройте документ, нажав на ссылку с его названием.
подписать документ, выполните следующее:
При запросе на подписание исходящего документа после его подписания документ будет отправлен контрагенту или в подразделения.
«Полномочия» лица, подписывающего акт. При необходимости возможно изменить данные. Для этого нажмите на ссылку «Редактировать » и укажите нужные данные.
«Груз принял». Если груз принял не получатель груза, то выберите из раскрывающегося списка и заполните появившиеся поля.
Если к документу нужен комментарий, нажмите на ссылку « Добавить комментарий» и введите его вручную.
Сменить сертификат на другой возможно с помощью ссылки «выбрать другой» при подписании документов либо в персональных настройках.
Подробнее о статусах документа см. статью Статусы документов.
Модуль Взаиморасчёты — сверяйтесь легко
Сопоставляйте данные автоматически. Получайте готовые акты сверки и протоколы расхождений за несколько минут.
Автоматическое сопоставление
Сопоставлять данные вручную больше не придется. Модуль сверит акты и найдет расхождения за несколько кликов.
Готовые акты сверки
Не нужно тратить время на подготовку документов: акты сверки и протоколы расхождений формируются автоматически.
Сверка в электронном формате
Хранить акты сверки и протоколы расхождений можно в электронном архиве, а отправить — в Диадоке.
Узнайте, как упростить сверку
Загрузите акты сверки. Модуль сопоставит данные и найдет расхождения.
Получите готовые документы: акт сверки и протокол расхождений.
Отправьте результаты сверки контрагенту — в Диадоке, по электронной почте или курьером.
Работайте, где удобно
Сверяйтесь в любом браузере: загружайте акты сверки в модуль и получайте результат.
Работайте в привычном интерфейсе 1С без переноса данных. Мы поможем с установкой и настройкой.
Скачать презентацию
Выберите контрагента для сверки
Торговая сеть
от 15 000 ₽ в год
Формируйте протоколы расхождений согласно требованиям торговой сети. Подписывайте их с помощью квалифицированной электронной подписи.
Любой контрагент
от 6 000 ₽ в год
Сверяйтесь без ограничений по количеству. Загружайте в сервис акты сверки в формате XLS или XLSX и получайте итоговые документы.
Торговая сеть
от 15 000 ₽ в год
Формируйте протоколы расхождений согласно требованиям торговой сети. Подписывайте их с помощью квалифицированной электронной подписи.
Любой контрагент
от 6 000 ₽ в год
Сверяйтесь без ограничений по количеству. Загружайте в сервис акты сверки в формате XLS или XLSX и получайте итоговые документы.
Начните легко
Заполните заявку и наш специалист свяжется с вами
С ней помогут эксперты Взаиморасчётов
Техподдержка на связи круглосуточно
Эксперты Взаиморасчётов помогут наладить сверку с торговой сетью
Вы получите юридически значимые документы — их можно передать налоговой или представить в суде.
Сверка
с одной
торговой сетью
Любое
количество торговых сетей
Модуль
для интеграции
с 1С
Без добавления контрагента
С добавлением контрагента
Неограниченное количество сверок
Автоматическое сопоставление данных и фиксирование расхождений
Получение, отправка и подписание актов в Диадоке
Автоматическое заполнение данных по контрагенту в модуле и итоговых актах
Хранение истории сверок
+ 3 000 ₽ за одного контрагента ежегодно
С нами работают
Отзывы
«Модуль сократил проведение сверки на 70-80 %. Расхождения выделяются автоматически, обмениваться документами можно в электронном виде. Команда модуля Взаиморасчёты — настоящие профессионалы.»
«Модуль Взаиморасчёты внедрили легко. После внедрения сервиса проведение сверок занимает значительно меньше времени. Выявление неточностей и их устранение проходит быстро.»
«Модуль дает множество преимуществ. Документы передаются мгновенно, а электронная подпись обеспечивает их юридическую значимость. Освободились временные и трудовые ресурсы, данные передаются быстро и точно.»
Ответы на вопросы
Как сверить акт сверки взаиморасчетов?
Модуль Взаиморасчёты делает сверку за вас. Загрузите нужные документы, а модуль сам сопоставит данные из актов, чтобы вы могли отправить результаты контрагентам. Для пользователей интеграционного решения для 1С доступно автоматическое заполнение актов сверки взаиморасчетов по информации из учета.
Чем отличается модуль Взаиморасчёты от сервиса Контур.НДС+?
Модуль Взаиморасчёты сверяет обязательства одной стороны перед другой. Он проверяет корректность расчетов, выявляет разногласия и фиксирует задолженности. По итогам сверки формирует печатную форму, которую стороны подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП). Это юридически значимый документ, который принимают ФНС и суды.
Сервис Контур НДС+ минимизирует налоговые риски и повышает вероятность возмещения НДС. Он сравнивает книги покупок и книги продаж, выявляет расхождения в уплаченном и поданном к возмещению НДС. Итоговый документ не формирует.
Как скорректировать сумму в документе?
В открытом периоде сверки сумма корректируется прямо в документе или с помощью корректирующего документа. Это можно сделать на основании накладной, нескольких накладных или отдельным документом. Если период сверки закрыт, ошибку исправит корректирующий документ или сторно первичного документа.
Можно ли удалять документ из акта сверки?
Если дата проведения документа попадает в сверяемый период, его нельзя удалить из акта сверки взаиморасчетов сторон по договору, нужно его сторнировать. Можно удалить документ, который добавлен из другого периода для корректировки сальдо.
Что такое переходящая операция?
Переходящая операция — это операция, дата проведения которой попала в разные периоды сверки контрагентов. Это связано с часовыми поясами, временем работы банков или долгой доставкой товара от отправителя к получателю. Документ, добавленный из будущего периода, попадает в протокол расхождений к акту сверки взаиморасчетов с поставщиками или покупателями.
Какие документы вы получите после сверки?
Модуль Взаиморасчёты формирует печатные формы документов: акт сверки взаиморасчетов и протокол расхождений. Документы подписываются единым пакетом и юридически значимы только в комплекте. Как выглядят акт сверки взаиморасчетов и протокол расхождений, можно посмотреть в Контур.Справке
Будут ли документы юридически значимыми?
Контрагенты подписывают печатные формы квалифицированной электронной подписью в системе ЭДО Диадок. Документы имеют юридическую силу, поэтому их можно представить в налоговые органы и суды.
С какими учетными системами работает модуль Взаиморасчёты?
Для владельцев любых учетных систем (например, SAP, MS Dynamics, Oracle) доступна веб-версия. Для пользователей 1С 8.2, 8.3 и выше разработан интеграционный модуль.
Аннулирование документов в ЭДО
Если после подписания документа в нем обнаружили ошибку, опечатку или другие неточности, контрагенты могут подписать акт об аннулировании. Обычно не возникает вопросов, как это сделать в рамках бумажного документооборота. Давайте разберемся, что делать, если контрагенты используют ЭДО.
В случае с ЭДО потребуется создать соглашение об аннулировании документа. Инициировать аннулирование может любая сторона. После завершения действия отредактировать либо вернуть документ будет нельзя.
С помощью сервиса Диадок можно аннулировать документы путем создания соглашения. Функция доступна в следующих случаях:
Подключитесь к Диадоку. Отправляйте УПД, счета-фактуры, акты и другие документы. Аннулируйте в случае необходимости.
Как аннулировать документ в системе ЭДО Диадок
Соглашение об аннулировании система создает автоматически. Для этого нужно сформировать запрос на аннулирование и получить пօдпись втօрօй стօрօны. Вручную заполнять образец соглашения об аннулировании документа не понадобится, как принято при бумажном документообороте.
Как создать запрос на аннулирование в Диадоке
Когда кнопка «Подписать и отправить контрагенту» неактивна, скорее всего, не выбран сертификат КЭП для подписания. После выбора сертификата получится подтвердить и завершить процедуру.
Далее запрօс на аннулирование уйдет второй стороне для подтверждения.
Как подтвердить или отменить аннулирование
Контрагент прислал запрօс на аннулирование в системе ЭДО. Ответить на него можно подтверждением или отказом.
Порядок действий в первом случае:
При несогласии с запросом контрагента:
Если кнопки недоступны, вероятно, не выбран сертификат подписи. Выберите его и повторите последовательность шагов.
Аннулирование для ЭДО в роуминге
Признать электронный документ недействительным в роуминге бывает сложнее, чем при обмене документами между клиентами одного оператора ЭДО — не все операторы поддерживают аннулирование.
Когда в системе напротив документа нет кнопки «Аннулировать», контрагентам следует оценить состояние документооборота и решить внутри организации, каким образом признать подписанные документы недействительными.
Один из вариантов — подписать соглашение в свободной форме. Главное, учесть требования законодательства России. Сделать это можно как в бумажной, так и электронной форме.
Действия могут быть аналогичными работе с бумажными документами, за исключением того, что электронный документ нельзя уничтожить, поэтому нужно зафиксировать договоренность сторон письменно.
Вопрос-ответ
Можно ли признать документ недействительным в одностороннем порядке?
Инициатор вправе аннулировать документ в одностороннем порядке, если контрагент пока его не подписывал. В других случаях понадобится ждать подтверждение с его стороны.
Как законодательство регулирует аннулирование документов?
Пока не создано нормативных актов для данной процедуры. Аннулирование — функциональность операторов ЭДО, созданная для удобства пользователей.
Сколько раз можно запросить контрагента об аннулировании?
Исключительно единоразово. Если контрагент отклонил действие, документ не аннулируется и сохраняет юридическую силу.
Дождались! Акт о расхождениях теперь в электронной форме
Электронный документооборот с контрагентами — обыденность для многих компаний. В основе трафика между бухгалтериями организаций сейчас лежит обмен первичкой. А вот один из часто используемых документов — акт о расхождениях при приемке товарных материальных ценностей — до сих пор оформлялся в бумаге.
Вместе с бизнес-аналитиком Synerdocs Рушаной Губаевой разбираемся, в связи с чем был утвержден электронный формат документа, и какие возможности для бизнеса он открыл.
Пять важных правил
Информации о том, как работать с актом о расхождениях товарных материальных ценностей (далее — ТМЦ), много. Но я отобрала только самую полезную и структурировала ее в пять тематических блоков. Дальше вы можете прочитать вкратце о том, что это за документ, для чего он используется, и как сейчас оформляется на практике.
1. Для чего
При приемке ТМЦ нередко выявляются расхождения по количеству/качеству поступившего товара. Существует несколько вариантов, как оформить несоответствие, но чаще всего подписывают первичный документ с учетом акта о расхождениях. В таком случае покупатель принимает товар, по которому у него нет претензий, и может сразу им распоряжаться, не ожидая корректировки и выставления исправленного первичного документа.
Акт о расхождениях также может служить основанием для предъявления претензий/исков поставщику либо транспортной компании (в зависимости от того, по вине какой стороны произошло событие).
2. Как оформлять
Подготовить акт можно, взяв за основу одну из рекомендованных унифицированных форм, например, М-7 или ТОРГ-2. Какой вариант выбрать, зависит от характера поставляемого товара. Практика общения с клиентами Synerdocs показывает, что в большинстве случаев используют все же ТОРГ-2 либо ее упрощенный вариант. М-7 используют реже, в основном в случаях при приемке материалов или сырья.
3. Когда составлять
Акт о расхождениях может быть оформлен в момент приемки груза либо в течение срока, указанного в договоре между продавцом и покупателем.
4. Сколько экземпляров
В соответствии с правилами оформления составляются 4 экземпляра документа в присутствии водителя, ответственного за приемку ТМЦ сотрудника склада, членов комиссии со стороны покупателя и представителя поставщика.
5. Кто подписывает
Во многих организациях для ускорения процесса комиссию собирают редко, особенно это актуально при работе с удаленными складами и большими объемами поставок, как например, в ритейле. В таком случае только ответственный за прием ТМЦ подписывает акт со стороны покупателя.
При составлении акта о расхождениях должен присутствовать представитель поставщика, если иное не предусмотрено договором поставки. Водитель, как материально-ответственное лицо, также имеет право подписи. Возможны случаи, когда он не согласен с замечаниями и отказывается от подписания. Тогда в акт вносится соответствующая отметка. Последним документ подписывает и утверждает руководитель организации покупателя.
Акт о расхождениях не на бумаге — шутка ли?
Оформлять документ уже сейчас можно и на бумаге, и в электронном виде.
Многие операторы электронного документооборота (ЭДО) учли потребность клиентов и реализовали на базе своих сервисов возможность подписания первичных документов с учетом акта о расхождениях. Но так как не был принят рекомендованный формат со стороны ФНС, каждый оператор разработал свой вариант работы с оформлением несоответствий.
К примеру, в сервисе Synerdocs процесс устроен так. Пользователь составляет в электронном виде акт о расхождениях в произвольном формате и загружает его в веб-клиент при подписании первичного документа:
И вышел Приказ.
Принятие электронного формата для акта о расхождениях был лишь вопросом времени. И вот вышел Приказ ФНС от 27.08.2019 № ММВ-7-15/423, которого все так ждали.
Согласно принятому нормативно-правовому акту электронный формат документа может быть использован, когда при приемке есть расхождения:
Если первый случай использования документа — классический, то второй связан с введением обязательной маркировки и прослеживаемости некоторых групп товаров. Иными словами, если у вас есть расхождения в контрольно-идентификационных номерах (например, на упаковку нанесен один код, а в документе указан другой), то их можно отразить в электронном акте в соответствии с утвержденным форматом и отправить поставщику по аналогии с первичными документами. Операторы ЭДО со своей стороны передают информацию уже в систему «Честный ЗНАК» для отражения корректных кодов в личных кабинетах контрагентов.
Но пока это лишь фантазии. «Честный ЗНАК» только начинает работать с универсальными передаточными документами (УПД). Плюс недавно вышел анонс, что скоро реализуют поддержку универсальных корректировочных документов (УКД). Остается ждать, когда же система маркировки «научится» получать данные из электронных актов о расхождениях.
Еще одна особенность
Составить и подписать электронный акт может только ответственный за принятие ТМЦ сотрудник со стороны покупателя. Такой вариант взаимодействия между контрагентами возможен, если иное не обусловлено договором поставки.
А вот вариант, когда электронный акт подписывает водитель, сопряжен с техническими сложностями. Ведь для этого транспортным компаниям необходимо обеспечить своих сотрудников электронными подписями и средствами для удаленной работы с сервисами ЭДО. Хотя на рынке ЭДО уже сейчас есть бизнес-решения, позволяющие подписывать водителю транспортные документы, используя простую электронную подпись. Но возможен также вариант с исключением водителя из цепочки подписантов акта. Здесь все будет зависеть от условий договора поставки, в рамках которого, как правило, фиксируется порядок работ в случае выявления расхождений.
Плюсы электронного акта налицо
Новый формат документа предоставляет бизнесу больше возможностей, чем его бумажные аналоги и иные способы работы с расхождениями. На практике перевод документов в электронный вид влечет за собой изменение бизнес-процессов внутри компании. Этого не надо бояться. Как правило, перемены приводят к сокращению затрат и упрощают взаимодействие с клиентами. А у бизнеса это всегда в приоритете.
Если вам понравилась эта статья, подписывайтесь на наш блог и аккаунты в соцсетях.
Facebook: всё-всё-всё, что происходит вокруг и около ЭДО, публикуется здесь.
Instagram: закулисная жизнь экспертов Synerdocs — фотки с конференций, вебинаров.
А еще один раз в месяц мы рассылаем дайджест со всеми последними новостями из мира ЭДО — подписывайтесь и вы.