как в договоре указать эдо
Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами
Электронный документооборот может быть удобен контрагентам, которые часто обмениваются большим количеством бумаг. При работе с такой системой можно создать сразу же оригинал документа и, подписав его электронной подписью, отправить партнеру. Если юрлица решили использовать такой способ для обмена документами, то особенности работы с системой ЭДО прописывают в соответствующем соглашении, которое подписывает каждая из сторон. Какая информация должна содержаться в этом документе, рассмотрим в статье.
Коротко об ЭДО между организациями
При электронном документообороте большая часть документов создается в электронном виде и хранится в электронных архивах. Для такой работы компании выбирают специальное программное обеспечение, разработанное компанией — оператором ЭДО, заключают с ней договор и начинают работу. Контрагенты также должны присоединиться к системе, если им удобен такой способ взаимодействия.
Документы подписывают специальной электронной подписью, как обычной, так и усиленной. Посредством ЭДО можно обмениваться различными бумагами. К оформлению и подписанию каких-то из них предъявляются более жесткие требования, а к каким-то — менее.
Внимание! В системе формируется сразу оригинал документа. Если проверяющие органы запрашивают какие-либо документы, можно распечатать им копии или отправить бумагу в электронном виде.
Основные законодательные акты в сфере ЭДО:
Порядок перехода на ЭДО
Переход на ЭДО проходит в несколько этапов:
Перейдя на ЭДО с несколькими контрагентами, можно разослать остальным письма о переходе на ЭДО и пригласить их присоединиться к системе.
Как составить соглашение об ЭДО между юрлицами
Документ компании разрабатывают самостоятельно, структура должна быть характерной для такого рода бумаг. Текст должен быть хорошо вычитан, не должно быть просторечных и разговорных выражений, стиль нужно использовать официально-деловой.
Как правило, соглашение разрабатывает компания, предложившая контрагенту обмениваться документаций при помощи системы ЭДО. При желании контрагент может предложить внести какие-либо изменения в текст бумаги. Таким образом, в составлении документа могут участвовать обе стороны. Ссылки на законодательные акты должны быть обязательно во избежание в дальнейшем недоразумений.
Соглашение об электронном документообороте может содержать следующую информацию:
Внимание! Это примерный список пунктов соглашения. При необходимости можно внести все недостающие сведения.
Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами
Юридическое лицо может в устной или письменной форме договориться со своим контрагентом и начать обмениваться с ним через Диадок юридически значимыми электронными документами.
Для этого достаточно, чтобы организации подключились к Диадоку и подписали лицензионный договор с Контуром. При этом заключать какое-либо дополнительное соглашение об ЭДО между двумя контрагентами не требуется.
Дело в том, что все документы, которые передаются через Диадок, подписываются квалифицированной электронной подписью. В п. 1 ст. 6 Федерального закона 63-ФЗ «Об электронной подписи» говорится: «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью». Таким образом, электронный документ, подписанный КЭП, имеет юридическую значимость, для подтверждения которой не требуется иных условий.
Разумеется, в случае необходимости юридические лица могут составить соглашение о переходе на ЭДО и порядке работы с электронными документами или добавить условие об ЭДО в действующий договор.
Соглашение с контрагентом об электронном документообороте
Если вы решите составить соглашение к договору об электронном документообороте, то укажите в нем формат электронных документов, которыми планируете обмениваться, порядок внесения исправлений в документы, обязательства сторон и т.д. Соглашение о применении ЭДО можете сформировать самостоятельно или скачать образец и заполнить его. Заключить соглашение можно в Диадоке.
Пункт в договоре об электронном документообороте
Как в договоре прописать условия обмена электронными документами? Вы можете добавить соответствующий пункт в ранее подписанный договор. Чтобы расширить условия действующего договора, понадобится составить доп. соглашение о переходе на ЭДО и подписать его с двух сторон в электронном виде.
Диадок легко настроить под ваши бизнес-процессы. Формируйте документы и отправляйте их контрагентам или коллегам.
Соглашение об электронном документообороте: правила составления
Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами — это документ с договоренностью контрагентов об обмене информацией удаленно с помощью специального программного обеспечения. Оформляется путем заключения отдельного договора либо включения нового пункта в существующий.
Когда и кому необходимо заключать такое соглашение
Каждый предприниматель и организация самостоятельно решает, какой документооборот удобнее: бумажный или электронный. Взаимодействие с государственными органами все больше переходит в эл. формат, что подталкивает к мысли о возможности перехода на электронный документооборот между организациями и индивидуальными предпринимателями. Последние изменения, как в жизни, так и в законодательстве, заставляют чаще задумываться об экономии времени и оптимизации ресурсов. Что такое ЭДО, чем он отличается от обмена скан-копиями и каковы правила перехода на ЭДО, разберем подробнее. Сейчас почти в каждом договоре прописывается условие о возможности обмена бумагами через направление их скана на эл. почту контрагента. Этот порядок добавляет оперативности в передаче данных, но ЭДО не является. Обычно за скан-копией следует отправление другой стороне договора того же документа в бумажном виде для собственноручного подписания. Есть ситуации, когда обмена сканированными документами недостаточно, например, в случае первички.
Переход на электронное взаимодействие предполагает наличие у участников контракта эл. подписи при ЭДО, которая позволяет считать эл. документы равнозначными бумажным, подписанным собственноручно, то есть подписывать то же самое в распечатанном виде не требуется. ЭЦП различаются по статусу (ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»):
Подписание квалифицированной ЭЦП гарантирует равнозначность эл. документа бумажному в силу указания на это в законе № 63-ФЗ, за исключением случаев, когда, по требованиям законодательства, допускается только бумажная форма. Простая и неквалифицированная эл. подписи гарантируют эквивалентность электронной и бумажной форм, если это предусмотрено нормативными правовыми актами или соглашением между участниками эл. взаимодействия (ст. 6 ФЗ об эл. подписи).
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы получить электронную подпись для ЭДО.
Во всех случаях нужно ли соглашение об электронном документообороте? Нет, не во всех. Если речь идет о подписании документов простой или неквалифицированной подписью, оно требуется. Исключение: если их применение допустимо по требованиям правовых норм. Использование квалифицированной подписи придает юридический статус эл. документу в силу указания на это в законе, но не исключает право сторон заключить дополнительный договор по ЭДО или внести условия о переходе на него в существующий.
Как договориться с контрагентами о переходе на е-документооборот
Использование ЭДО достигается обоюдным желанием сторон, иначе смысла в этом нет, так как теряются все связанные с этим плюсы по обмену данными. Чтобы заинтересовать партнера и склонить его в свою сторону, направьте письмо с соответствующим предложением, указав преимущества такого обмена.
Образец такого письма:
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
ИНН 1234567890/КПП 121001001
456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1
Генеральному директору ООО «Общество»
Уважаемый Иван Иванович!
Сообщаем Вам, что ООО «Ppt.ru» переходит на документооборот в электронной форме (далее — ЭДО) с использованием программного обеспечения «…» компании «…».
Преимущества использования ЭДО:
Направляем Вам проект соглашения об ЭДО между юрлицами для предварительного ознакомления и рассмотрения вопроса его подписания.
Приложение на 4 л. в 1 экз.
| Генеральный директор | Петров | Петров П.П. |
Что написать в соглашении
Содержание включает как положения, обычные для любых сделок, так и положения, обусловленные спецификой правоотношений.
Какие условия включить в соглашение об электронном документообороте с контрагентом:
Как в договоре прописать электронный документооборот
Из нашей статьи вы узнаете:
Разбираемся, зачем нужно соглашение об электронном документообороте и как прописать ЭДО в договоре.
Зачем нужен договор об ЭДО
Соглашение (регламент) об электронном документообороте обязательно — без него ЭДО между контрагентами не будет иметь юридической силы. Регламент оформляют как приложение к другому договору.
Как перейти на ЭДО с контрагентами
Перед тем как прописать правила ЭДО в договоре, контрагенты договариваются о них в письме.
Что указывают в письме:
Правила составления соглашения регулирует Гражданский кодекс РФ, в частности, статья 432.
В регламенте об ЭДО обязательно прописывают порядок применения цифровой подписи. Основание — ФЗ-№ 63 и ФЗ-№ 402.
Квалифицированной подписью подписывают счёта-фактуры, акты приёма-сдачи, универсальные передаточные документы (Приказ Министерства финансов № 174). Документы внутри организации можно подписывать неквалифицированной подписью.
Какие ещё разделы прописывают в соглашении:
После подписания регламента ЭДО компании заключают договоры с операторами электронного документооборота. Причём двум контрагентам необязательно пользоваться одним оператором — сервисы ЭДО работают друг с другом через роуминг.
Чтобы наладить ЭДО с партнёрами в «Астрал.ЭДО / 1С-ЭДО» достаточно отправить контрагенту приглашение через 1С. Система интегрирована в «1С:Предприятие» — сотрудникам не придётся учиться работать с новой программой. Чтобы подключиться к системе «Астрал», оставьте заявку, и региональный представитель компании свяжется с вами.
Что предусмотреть об электронной переписке в договоре с контрагентом, чтобы она не обернулась боком
Юрист рассказывает, какие условия важно предусмотреть в договоре с контрагентом, чтобы сослаться на электронную переписку в случае возникновения судебного спора.
На что смотрят суды
Несмотря на то что электронная переписка уже давно существующий способ связи, суды не выработали единого подхода к её оценке, разъяснения высших судов по использованию электронной переписки тоже отсутствуют.
В связи с этим рассмотрим основные рекомендации по закреплению юридической силы переписки между контрагентами, которые необходимо учесть в заключаемом контракте.
Переписку по электронной почте стороны чаще всего используют для установления конкретных обстоятельств дела и доказывания факта направления юридически значимых сообщений (уведомлений, претензий, актов, отчетов и др.).
Существует обширная судебная практика, в соответствии с которой суды не принимают ссылку стороны на электронную переписку, если в договоре не было отдельного оговорено её использование, а противоположная сторона оспаривает получение по электронной почте юридически значимого сообщения.
В связи с этим, чтобы суд принял электронную переписку допустимым доказательством, необходимо придать ей юридическую силу путем включения в договор условия об электронной переписке с обязательным указанием электронных адресов, с которых будет осуществляться переписка.
Что предусмотреть в договоре
Пример формулировки в договоре условия об электронной переписке:
Стороны допускают обмен экземплярами настоящего договора, приложений и дополнительных соглашений к нему, подписанных одной стороной, сканированных и направленных другой стороне по адресам электронной почты, указанным в разделе __ настоящего договора, признавая тем самым юридическую силу названных документов. Стороны также признают юридическую силу всех прочих документов уведомлений, претензий, направленных друг другу в электронном виде во исполнение настоящего договора по указанным адресам электронной почты.
Каждая из сторон несет риск не извещения второй стороны об изменении своего адреса электронной почты. В случае уклонения стороны от получения уведомления, направленного второй стороной, уведомление считается полученным по истечении 6 календарных дней с момента его направления.
Отдельно следует отметить, что при разработке контракта не стоит включать в него условие об обязательном направлении оригиналов в письменной форме, поскольку при наличии подобного условия юридически значимые сроки (например, сроки рассмотрения заявки и др.) будут считаться судом с даты направления или получения оригинала документа, а не отправки сообщения по электронной почте.
Кроме того, суды признают переписку по электронной почте в качестве доказательства по делу, когда можно достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано (п. 65 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.15 № 25).
Чтобы доказать принадлежность электронной почты другой стороне договора, предлагается использовать следующие доводы:
Ссылка в суде сторонами спора на смс-переписку и переписку в мессенджерах встречается гораздо реже, так как отсутствует практика применения такой переписки в договорных отношениях. Однако, если включить в договор отдельное условие, придающее юридическую силу такой переписке между сторонами, то её применение возможно.
Вместе тем, доказать принадлежность мобильного телефона сложнее, чем принадлежность электронной почты, поэтому могут возникнуть трудности подтверждения того, с кем на самом деле велась соответствующая переписка.
В заключение следует сказать, что у судов отсутствует единая позиция по порядку предоставления электронной переписки в качестве доказательства по делу. Суды принимают электронную переписку, заверенную подписью представителя. Однако встречаются ситуации, когда суды считают, что электронная переписка должна быть удостоверена нотариусом путем составления нотариального протокола осмотра почтового ящика, с которого одна из сторон осуществляла переписку с контрагентом.
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь