как в приказе на увольнение прописать компенсацию за отпуск образец
Приказ о замене отпуска денежной компенсацией
В тех случаях, когда возникает необходимость по замене отпуска денежной компенсацией, от лица директора предприятия должен быть выпущен соответствующий приказ.
В каких ситуациях возможна такая замена
Вообще, в соответствии с законодательством РФ, причин для такой замены не так уж и много, а точнее всего две. Во-первых, это увольнение работника предприятия, когда такая замена является само собой разумеющимся явлением. И во–вторых, это очередной оплачиваемый отпуск, длительность которого превышает стандартные 28 дней – такое возможно при условии, что ранее сотрудник на протяжении года-двух или более в отпуск не уходил.
При этом если в первом случае компенсация является обязательной и в приказе нет строгой необходимости, достаточно сделать записку-расчет, то во втором, она начисляется только по личному заявлению со стороны работника организации, поскольку за ним остается право выбора: отгулять отпуск в полном объеме или же вместо части отдыха получить деньги. И вот здесь без выпуска приказа уже не обойтись.
Зачем нужен приказ о замене отпуска денежной компенсацией
Роль приказа вполне очевидна: он дает толчок к проведению процедуры замены отпуска выплатой денежной компенсацией, фиксируя волю директора компании и согласие на это его подчиненного.
Обязан ли работодатель выдать деньги вместо отпуска
Важно помнить, что даже если от работника поступило заявление на получение денежной компенсации, работодатель не обязан идти ему навстречу, то есть выдача денег в таких случаях происходит исключительно при добровольном волеизъявлении руководства фирмы.
Кому нельзя делать такую замену
Есть ситуации, в которых даже при наличии согласия со стороны работодателя и подчиненного, заменить отпуск денежной компенсацией нельзя. Это касается нескольких категорий работников: женщин, находящихся в ожидании ребенка, несовершеннолетних сотрудников, а также тех граждан, которые трудятся в условиях вредных и опасных производств.
Формат приказа
Сейчас приказ о замене отпуска денежной компенсацией можно писать в произвольной форме, поскольку его унифицированного образца нет. Однако, если в организации применяется какой-то свой шаблон документа, разработанный руководством и утвержденный в нормативно-правовых актах компании, то пользоваться нужно им – это предотвратит вопросы со стороны начальства и представителей надзорных органов (в случае проверок).
Как оформить приказ о замене отпуска денежной компенсацией
Что касается оформления приказа, то тут также все достаточно просто: приказ можно писать от руки или делать в печатном виде. Для приказа подойдет как бланк с фирменными реквизитами предприятия, так и обычный лист бумаги.
Документ следует делать в одном оригинальном экземпляре, но если нужны копии (например, для отправки в структурные подразделения), распоряжение следует размножить, заверив все дополнительные экземпляры надлежащим образом.
Чьи подписи должны быть в документе
Приказ обязательно должен быть подписан несколькими работниками предприятия. В первую очередь свой автограф должен поставить директор – всякий приказ всегда издается от его имени (если его нет на месте, то приказ может подписать сотрудник, временно исполняющий его обязанности).
Также в документе должны быть подписи тех работников организации, которых данное распоряжение касается напрямую и ответственное за выполнение приказа лицо (в качестве такого может выступать и сам руководитель).
Отсутствие этих автографов автоматически лишает приказ законности, т.е. в случае каких-либо разногласий между работодателем и подчиненными, приказ легко можно будет оспорить в любой государственной инстанции (трудовой инспекции, суде, прокуратуре).
Что касается печати, то ее можно и не ставить, за исключением тех случаев, когда требование о применении штемпельных изделий есть в учетной политике организации.
Надо ли вести учет, регистрировать приказ и зачем это делать
Как уже говорилось выше, все приказы на предприятиях выпускаются от имени директора, Это значит, что они подлежат обязательному учету и регистрации. Такой контроль позволяет не только задокументировать сам факт создания распоряжения, но и при возникновении срочной надобности легко и быстро его отыскать.
Обычно при учете используется специальный журнал, в который вносится название приказа, его номер и дата издания. Журнал, как правило, находится в ведении юриста, секретаря, начальника кадрового отдела или другого работника из ближайшего окружения руководителя.
Особенности хранения
Приказ необходимо хранить в течение периода, установленного в локально-нормативных актах предприятия.
Если же там такого указания нет, то ориентироваться следует на соответствующие подзаконные акты (но в любом случае срок хранения не должен быть менее трех лет).
Образец приказа о замене отпуска денежной компенсацией
Вам понадобилось составить приказ о замене отпуска денежной компенсацией, с которым вы прежде в работе не сталкивались? Посмотрите приведенный ниже пример и ознакомьтесь с комментариями к нему – с их учетом вы без особого труда сделаете нужное вам распоряжение.
Сотрудник увольняется. Как платить компенсацию за неиспользованный отпуск?
Когда сотрудник увольняется, на работодателя наваливается целая куча забот: издать приказ, оформить справку о доходах, внести запись в трудовую книжку и выдать её. Но документы — это только полбеды. Самое сложное — провести окончательный расчёт. Дело в том, что он включает не только зарплату, но и выплаты за неиспользованный отпуск. Рассказываем, как правильно посчитать компенсацию сотруднику, если он не отгулял до конца ежегодный отпуск.
Шаг 1. Посчитайте, сколько дней отпуска осталось у работника
Кажется, что здесь всё просто: стандартный отпуск длится 28 календарных дней — сколько не отгулял за год, за столько дней и получил компенсацию. Но всё немного сложнее. Дело в том, сотрудники получают отпуск не просто так, а из расчёта 2,33 дня за каждый отработанный месяц.
Чтобы было проще, рассмотрим пример менеджера «Делобанка» Геннадия. Он устроился на работу 1 марта 2019 года, а уволиться решил 7 декабря 2020 года. За прошлый год он отгулял отпуск целиком. Но в 2020 году Геннадий отработал только 10 полных месяцев и заслужил отпуск продолжительностью 23,3 дня. Конечно, пойти в отпуск на 0,3 дня нельзя – для реального отпуска число округляют в большую сторону. Но для подсчёта компенсации оставляют, как есть.
Важный момент: если бы Геннадий уволился 16 декабря, он получил бы полноценный отпуск. Странно, скажете вы: уволился на полторы недели позже, а отпуск получил как за год. Дело в двух правилах:
Мы не случайно упомянули, когда Геннадий устроился на работу. Дни отпуска начисляются в течение не календарного, а рабочего года. Он считается с момента, когда сотрудник и компания заключили трудовой договор. Например, если бы Геннадия приняли в «Делобанк» 20 декабря 2018 года, мы бы стали считать отработанное время именно с этой даты, а не с 1 января.
Есть ещё одна особенность: при подсчёте компенсации учитываются неиспользованные дни за всё время работы в компании. Например, если сотрудник работал в компании пять лет, но каждый раз брал отпуск только на две недели, при увольнении ему положена компенсация сразу за 70 дней.
Шаг 2. Определите средний дневной заработок сотрудника
Средний дневной заработок (сокращённо — СДЗ) — это сумма, которую работник получает за каждый календарный день. Его рассчитывают по последним 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу увольнения. Например, если сотрудник увольняется в декабре, то считать нужно с прошлого декабря по ноябрь. Вот какие правила при этом нужно учитывать:
Расчетный период — 365 дней.
Среднее количество дней в полностью отработанном месяце — 29,3.
Отпуска, командировки, декреты и больничные вычитаются из общего количества дней. Компенсации за них тоже не учитываются.
Премии и надбавки включаются в общий заработок сотрудника.
Сложнее всего посчитать количество отработанных дней за расчётный период. Для этого есть отдельная формула:
Проблема в том, что неполностью отработанные месяцы придётся считать по отдельности. В каждом случае действует общая формула:
Невозможно сложно. Попробуем разобраться на примере менеджера Геннадия. За последние 12 месяцев в «Делобанке» он полностью отработал 10 месяцев. Но в марте Геннадий брал неоплачиваемый отпуск на неделю, а в июле летал на три дня в командировку.
Осталось посчитать средний дневной заработок. Здесь формула проще:
Шаг 3. Посчитайте и выплатите компенсацию за неиспользованный отпуск
Последний шаг самый простой: посчитать компенсацию по формуле:
Геннадий за последний год зарабатывал по 2 776 рублей в среднем за день, при это не отгулял 23,3 дня отпуска за 2020 год. Это значит, что ему положена компенсация в размере 2 776 × 23,3 = 64 6840,8 рубля. Останется удержать налоги и взносы, всё — мучения с подсчётами закончились.
Иногда подсчёты усложняются тем, что сотрудник несколько лет не использует право на отпуск. В таком случае работодателям приходится поднимать кадровые и бухгалтерские документы, чтобы посчитать количество неиспользованных дней.
Компенсацию за отпуск выплачивают в последний рабочий день сотрудника — вместе с зарплатой, премией, надбавками. Главное — не забыть, что со всех суммы нужно уплатить НДФЛ и взносы.
Александра Акимова, руководитель практики «Трудовые отношения и споры» юридической компании «Лемчик, Крупский и Партнёры» Чтобы сотрудник видел, какие суммы он получает при увольнении, выдайте ему расчётный лист. Отдельно укажите, сколько он получил в качестве оклада, премии и компенсации. Подробные расчёты писать не нужно — такой обязанности нет. Но если сотрудник попросит, придётся показать ему, как вы считали компенсацию.
Будьте внимательными с подсчётами: попросите кого-то из сотрудников перепроверить ваши вычисления. Если вы ошибетесь и заплатите сотруднику меньше, чем полагается, он сможет взыскать оставшуюся компенсацию через суд. Лучше при просчётах договориться с сотрудником мирно: вместе пересчитайте компенсацию и доплатите недостающую сумму.
Особенности расчёта компенсации
Трудовой кодекс предусмотрел некоторые особенности при расчёте компенсаций для:
1. Сезонных работников и сотрудников со срочным договором до двух месяцев. Для них отпуск исчисляется не в календарных, а в рабочих днях, поэтому формула подсчёта количества неиспользованных дней меняется:
2. Сотрудников, которых уволили из-за сокращения штата, ликвидацией компании или призыва на военную службу. Если такие сотрудники отработали больше 5,5 месяцев за свой рабочий год, им положена компенсация за все 28 календарных дней отпуска. Правило действует только на сотрудников, которые проработали меньше года.
Коротко о компенсациях за отпуск
1. Когда сотрудник увольняется, работодатель обязан выплатить ему компенсацию за неиспользованный отпуск. Учитываются даже дни, которые сотрудник не отгулял несколько лет назад.
2. Чтобы посчитать сумму компенсации, нужно определить количество неиспользованных дней отпуска и определить средний дневной заработок сотрудника.
3. При подсчёте неиспользованного отпуска учитывайте, что 15 и более отработанных дней приравниваются к отработанному месяцу. Кроме того, на 11-й месяц сотрудник получает право на полноценный отпуск.
4. Средний дневной заработок считают по последним 12 месяцам. Он зависит от количества отработанных дней и дней, проведённых в отпусках, командировках и на больничных.
5. Для некоторых категорий действуют дополнительные правила. Например, для сезонных работников или сотрудников, которых уволили по сокращению штата.
Приказ о выплате компенсации за неиспользованный отпуск
Приказ о выплате компенсации за неиспользованный отпуск составляется на сотрудника в случае поступившего от него заявления. Он издается тогда, когда срок положенного отпуска был увеличен ввиду переноса с предыдущего года.
Законодательная база
О выплатах за неиспользованных отпуск говорится в 126, 127 статьях Трудового кодекса. Причем вторая касается денежных выплат при увольнении. Такие ситуации случаются чаще. И приказ об этой компенсации обычно не издается отдельно. Распоряжение просто является одним из пунктов приказа об увольнении, при этом сама причина увольнения не важна, она не может послужить предлогом для отказа в праве получения денежной выплаты.
Вообще, согласно существующим нормам, компенсация положена только в том случае, когда в прошлом году работник «недогулял» любо вообще не брал отпуск и остаток (либо все положенные 28 дней) были перенесены на следующий год и «прикреплены» к отпускным дням следующего периода.
Исключения из правил
Если в компании есть несовершеннолетний сотрудник, то ему нельзя компенсировать дни отпуска. Также категорически запрещено оформлять такие компенсации беременным женщинам.
Раньше эта норма касалась и сотрудников, которые выполняют свои обязанности во вредных (3 класс) и опасных (4 класс опасности условий труда) условиях. У некоторых категорий отпуск, кстати, должен быть увеличенным.
Так вот, если сотрудник, который работает во вредных условиях труда, желает получить компенсацию за неиспользованный отпуск, то его заявление можно выполнить, только если дней отпуска набирается 28, плюс дополнительная неделя. То есть на все, что превышает 35 дней.
Почему может образоваться неиспользованный отпуск
На практике отпуск может быть не использован в полном объеме по нескольким причинам:
В любом случае руководствоваться при пересмотре срока либо компенсации нужно интересами как работника, так и работодателя. В большинстве случаев адекватные люди приходят к компромиссу в этом вопросе достаточно быстро. Если такового не случается, то следует обратиться к Трудовому кодексу.
Основания
Для того чтобы издание приказа о выплате компенсации за неиспользованный отпуск было оформлено юридически грамотно (и имело силу), необходимо основание. Единственно возможным основанием является заявление самого сотрудника. Именно он должен проявить желание получить компенсацию, если какие-либо дни отпуска были не использованы.
Элементы приказа
Приказ можно оформлять как на стандартном листе А4, так и на специальном бланке организации. Суть последнего в том, что в верхней его части прописаны реквизиты компании, руководитель которой подписывает документ.
Приказ состоит из трех разделов:
Где регистрируется, сколько хранится
Приказ относится к указаниям по личному составу. И, например, вместе с приказом о предоставлении основного отпуска регистрируется в журнале регистрации приказов по личному составу.
Что касается времени хранения, то в обычном случае оно составляет 5 лет. Если же речь идет о выполнении своих обязанностей сотрудником во вредных условиях труда, то срок хранения документа увеличивается до 75 лет.
При использовании части отпуска
Если работник использовал некоторую часть отпуска, а за оставшуюся хочет получить компенсацию, то бухгалтеру (либо другому ответственному лицу) необходимо будет оформить сразу 2 документа за подписью руководителя учреждения. Приказ о предоставлении основного отпуска (составляется в форме Т-6) плюс приказ о выплате компенсации – отдельно.
Расчет компенсации
Для того чтобы не ошибиться с конкретной суммой выплаты, бухгалтеру (либо другому производящему расчеты работнику) необходимо свериться с формулой. Она достаточно проста: количество дней отпуска, которые компенсируются, перемножаются на сумму, которую в среднем получал сотрудник за 1 трудовой день. При вычислении последней учитывается заработная оплата за 12 предыдущих месяцев работы.
Всё, что конкретный сотрудник заработал за 12 прошедших месяцев, делится на 12, а затем – на 29,3 (среднее количество дней в месяце).
Однако если часть дней была пропущена по болезни (и имеются больничные листы), то применяются уточняющая формула, берущая в расчет и этот параметр. Например, вместо 12 месяцев сотрудник фактически отработал 10 и 3 дня. Тогда вместо 12 следует подставлять 10+3.
Эти и другие нюансы процесса произведения расчетов рассмотрены в Положении, которое утверждено Постановлением Правительства №922 от 24 декабря 2017 года.
В любом случае если отпуск переносится, то он должен быть использован не позднее следующего года (либо должна быть компенсация за него). Иное положение дел противоречит закону. Приказ о выплате компенсации за неиспользованный отпуск – легальный способ юридически грамотно оформить выплаты со стороны работодателя сотруднику.
Сотрудник увольняется: производим окончательный расчет
Рассмотрим пример. Сотрудник ООО «Атмосфера» Семенов П. Н. устроился менеджером в отдел продаж 15.01.2020. В сентябре ему предложили более высокооплачиваемую работу, и 15 сентября текущего года он уволился.
Бухгалтерия произвела расчеты в связи с его увольнением: начислила зарплату за отработанные в сентябре дни и компенсацию за неиспользованный отпуск.
Для отражения начисления зарплаты в компании используют унифицированную форму Т-49 «Расчетно-платежная ведомость».
А для расчета компенсации за неиспользованный отпуск следует применить форму Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Если же работник использовал отпуск авансом, то в этой форме будет сделан расчет суммы излишне выплаченных отпускных.
Как удержать у работника сумму за использованный авансом отпуск и когда это сделать нельзя, вы можете узнать в КонсультантПлюс:
Если у вас нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.
В заполнении формы Т-61 принимает участие инспектор кадровой службы, который укажет на лицевой стороне бланка данные о сотруднике (Ф. И. О., должность), реквизиты приказа об увольнении и сделает отметку о том, что сотрудник не использовал весь свой отпуск (либо его часть) или брал отпуск авансом.
Заполняем расчетную часть формы Т-61
Расчетная часть формы Т-61 заполняется в бухгалтерии. При этом правила расчета компенсации за неиспользованный (или использованный авансом) отпуск действуют те же, что и для расчета обычных отпускных.
Т. е. для нашего примера в форму Т-61 в качестве расчетного периода попадут месяцы с января по август и заработок за эти месяцы.
ВАЖНО! При расчете компенсации учитываются не все выплаты, производимые в адрес работника работодателем. Полный список учитываемых в расчете доходов приведен в п. 2 положения «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. А те выплаты, которые учитывать не нужно, содержит п. 5 постановления № 922.
На основании внесенных в форму Т-61 исходных данных в ней же осуществляется расчет:
И здесь же делается отметка о выплате этой итоговой суммы с расшифровкой ее величины и указанием реквизитов расходного документа.
Подробнее о нюансах расчета компенсации читайте в статье «Расчет компенсации за неиспользованный отпуск по ТК РФ».
Скачать бланк формы Т-61 можно на нашем сайте.
Заполненный образец формы также можно посмотреть и скачать на нашем сайте.
Итоги
Увольняя работника, нужно рассчитаться с ним за отработанное время и неиспользованный отпуск. Расчет по неиспользованному отпуску оформляется в виде записки-расчета по унифицированной форме Т-61. В этом же документе делается расчет излишне выплаченных отпускных, если отпуск брался авансом.
Вопрос: В приказе N Т-8 об увольнении по п. 1 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ бухгалтерия требует обязательно указывать фразу: «С выплатой компенсации за неиспользованный отпуск и выходного пособия». Считаю, что статья увольнения и так подразумевает произвести все положенные выплаты в соответствии со ст. 140 ТК РФ. Все выплаты отражаются в форме N Т-61. Бухгалтерия заявляет, что если в приказе N Т-8 не указаны какие выплаты необходимо произвести, то у них нет оснований выплачивать выходное пособие и прочее. Также требуют изготовить отдельный приказ, где необходимо прописать все положенные конкретному работнику выплаты. Записка-расчет. (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», январь 2016 г.)
В приказе N Т-8 об увольнении по п. 1 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ бухгалтерия требует обязательно указывать фразу: «С выплатой компенсации за неиспользованный отпуск и выходного пособия». Считаю, что статья увольнения и так подразумевает произвести все положенные выплаты в соответствии со ст. 140 ТК РФ. Все выплаты отражаются в форме N Т-61. Бухгалтерия заявляет, что если в приказе N Т-8 не указаны какие выплаты необходимо произвести, то у них нет оснований выплачивать выходное пособие и прочее. Также требуют изготовить отдельный приказ, где необходимо прописать все положенные конкретному работнику выплаты. Записка-расчет, по их мнению, не является документом.
Вопрос о том, какой документ должен являться основанием для выплаты бухгалтерией компенсации за неиспользованный отпуск или выходного пособия, а также порядок оформления такого документа, не относится к компетенции Роструда и должен быть решен на усмотрение работодателя, поскольку унифицированная форма N Т-8 не является обязательной к применению.
С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению в соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», за исключением организаций государственного сектора.
В соответствии с п. 5.5.4 Постановления Правительства РФ от 30 июня 2004 г. N 324 «Об утверждении положения о Федеральной службе по труду и занятости» данный орган осуществляет консультирование работодателей и работников по вопросам соблюдения трудового законодательства и нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.
Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», январь 2016 г.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Текст материала опубликован на информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ» и размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) от 02 июля 2015 г. N 2169-ТЗ.