как в табеле отображается отпуск за свой счет
Отпуск за свой счет: что нужно знать работодателю
Любой сотрудник может попросить отпуск за свой счет. В одних случаях работодатель обязан отпустить, даже если работа горит. А в других — спокойно отказывает, и компании ничего за это не будет.
Виктор Подгорский
Любой сотрудник может попросить отпуск за свой счет. В одних случаях работодатель обязан отпустить, даже если работа горит. А в других — спокойно отказывает, и компании ничего за это не будет.
Что такое отпуск за свой счет
У каждого сотрудника есть право на отпуск. Сколько дней он будет отдыхать и сколько получит денег, зависит от типа отпуска.
Типы отпусков можно условно разделить по тому, кто и зачем его получает, например:
Еще один критерий для разделения типов отпусков — оплата: есть оплачиваемые отпуска и нет.
Сотрудник может взять отпуск за свой счет. Он официально называется отпуском без сохранения заработной платы, или попросту — неоплачиваемым отпуском или без содержания. Для работодателя это значит, что сотрудник вправе получить каникулы, но компания не обязана ему платить в это время.
В чем отличие от отгула
Отгул — это когда сотрудник взял еще один выходной. В трудовом кодексе нет такого термина, это народное определение. Самое близкое, что есть из законодательства, — дополнительный день отдыха.
Отгул и отпуск по большому счету ничем не отличаются: в одних случаях работодатель обязан предоставить свободные дни, в других — нет.
Работодатель может отказать в отгуле. Сотрудник отпрашивается с работы по личным причинам. Например, встретить маму с самолета, сходить к детям на праздник, перевезти вещи в новую квартиру или просто отоспаться после дня рождения. Это все не считается веской причиной, поэтому работодатель сам решает, отпускать или нет.
Работодатель обязан предоставить отгул. Такие случаи описывает трудовой кодекс: например, если сотрудник сдавал кровь как донор или работал в выходные. Если сотрудник запросил день отдыха, компания не может ему отказать.
Формально при обоих вариантах — и когда сотрудник просит отгул по личным причинам, и когда компания обязана его дать — нужно оформлять документы. Как минимум заявление на отгул. Но чаще всего, если речь об одном дне, обходится без формальностей.
С оплатой то же самое. По трудовому кодексу многие отгулы не оплачиваются, даже если компания обязана их предоставить. Но запрета на оплату нет, поэтому компании часто не оформляют документы и не вычитают отгул из рабочих дней.
В оплате есть исключения, но это уже отдельная тема со своими тонкостями. Например, если сотрудник подписал срочный трудовой договор на два месяца и отработал в выходной, компания не может дать день отдыха — только денежную компенсацию.
Когда работодатель обязан предоставить неоплачиваемый отпуск
Неоплачиваемый отпуск — это дополнительные дни отдыха, которые добавляются к стандартному. Можно назвать еще этот отпуск внеплановым.
Стандартный отпуск для секретаря из Москвы — 28 дней. Она выходит замуж, и в честь этого события компания обязана предоставить отпуск — до 5 дней.
Внеплановый отпуск можно попросить в любое время, для него нет графика.
Берем все тот же пример — с секретарем. По графику она отдыхает в мае и июне.
В декабре она выходит замуж, и ей полагается еще один отпуск. Несмотря на то что его нет в плане, работодатель все равно дает этот отпуск, но не оплачивает его.
Категории сотрудников, которые всегда могут получить внеплановый отпуск, фиксирует трудовой кодекс и федеральные законы.
| Примеры категорий сотрудников, которым нельзя отказать в отпуске без сохранения заработной платы | Где зафиксировано право на отпуск |
|---|---|
| Работающие по совместительству, при условии, что длина отпуска на этой работе короче, чем на основной | ст. 286 Трудового кодекса |
| Работники, которые совмещают работу с получением высшего образования или среднего образования. Отпуск — только на период экзаменов | ст. 173 Трудового кодекса ст. 174 Трудового кодекса |
| Работающие инвалиды | ст. 128 Трудового кодекса |
| Пенсионеры по возрасту | ст. 128 Трудового кодекса |
| Родитель, опекун, попечитель ребенка, работающий в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. |
Отпуск для сопровождения ребенка, поступающего на обучение по программам среднего профессионального или высшего образования в образовательные организации, расположенные в другой местности
— военнослужащих;
— сотрудников органов внутренних дел;
— сотрудников уголовно-исполнительной системы;
— сотрудников таможни;
— сотрудников федеральной противопожарной службы
Закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ, ст. 16
В трудовом кодексе описаны случаи, когда нельзя отказывать в отпуске:
Кто считается близким родственником, нет единого определения. По семейному кодексу это супруг, родители, дети, сестры и братья, бабушки и дедушки, внуки.
Кодекс об административных нарушениях в этот список добавляет еще усыновителей и усыновленных.
Когда работодатель вправе отказать
Законно отказывать в отпуске за свой счет, если категория сотрудника или причина выходных дней не указана в трудовом кодексе или федеральных законах. Несколько примеров.
| Можно отказать в отпуске без сохранения заработной платы | Нельзя отказать |
|---|---|
| Для поездки на свадьбу тети | Для поездки на собственную свадьбу |
| Студенту для похода на праздник в честь получения диплома | Студенту для сдачи выпускного экзамена |
| Сотруднику, который работает на Крайнем Севере, для поездки к родителям в Москву | Сотруднику, который работает на Крайнем Севере, для сопровождения ребенка для поступления в московский вуз |
Штрафы за нарушение прав работников
Если сотрудник обязан получить отпуск, а компания отказывает, ее ждут санкции — штраф 50 000 ₽ для компании.
Не стоит рассчитывать, что госорганы не узнают о нарушении. Для этого есть два способа. Первый — во время плановой проверки. Для этого разработаны целые методики — от анализа документов до интервью с сотрудниками и заполнения анкет. Они называются проверочными листами.
Еще один способ узнать о нарушении — если госорганы получат жалобу сотрудника. Ее можно отправить по почте, принести лично в трудовую инспекцию или заполнить заявление на сайте.
Может ли работодатель отправить в неоплачиваемый отпуск
Использовать отпуск без сохранения заработной платы — желание сотрудника. Если он не хочет, компания ничего не сделает. Даже если бизнес не работает кризиса, нет денег на зарплату, все равно самим отправить сотрудника в отпуск нельзя.
Единственный вариант — увольнение, сокращение или простой, но это уже совсем другая история.
Сколько дней отпуска можно взять
Период дополнительного отпуска зависит от того, кто его берет и почему. Его сроки фиксируют разные документы: трудовой кодекс или специализированный закон, например о ветеранах. Несколько примеров из трудового кодекса.
| Примеры категорий сотрудников, которым нельзя отказать в отпуске без сохранения заработной платы | Количество дней отпуска |
|---|---|
| Работники в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников | 5 дней на каждое событие |
| Работники, которые совмещают работу с получением высшего образования. Отпуск — только на период экзаменов | 15 дней в учебном году — для промежуточной аттестации |
4 месяца — для подготовки и защиты диплома и сдачи итоговых госэкзаменов
1 месяц — для сдачи итоговых госэкзаменов
До 2 месяцев — для государственной итоговой аттестации
— военнослужащих;
— сотрудников органов внутренних дел;
— сотрудников уголовно-исполнительной системы;
— сотрудников таможни;
— сотрудников федеральной противопожарной службы
Как оформить отпуск за свой счет
Отпуск без сохранения заработной платы оформляется так же, как обычный: сотрудник пишет заявление, работодатель его принимает, выпускает приказ и показывает его сотруднику. Все — можно уходить в отпуск. В двух словах о шагах.
Получить заявление. Заявление пишет сам сотрудник: он может заполнить бланк компании или использовать свою форму. Обязательные пункты:
Убедиться, что сотрудник может уйти в отпуск. Для этого работодатель проверяет, входит ли сотрудник в категорию, которой нельзя отказать в отпуске без сохранения заработной платы. Если входит, то согласовывает отпуск. Если нет, то обдумывает просьбу и сам решает, как поступить.
Издать приказ о предоставлении отпуска. Отлично, сотрудник все-таки уходит в отпуск. Теперь дело за приказом — это официальное разрешение не ходить на работу.
Без приказа работодатель рискует. По умолчанию, пока сотрудник на работе, за его здоровье отвечает компания. Допустим, продавец шел по мокрому полу и упал. У него есть право предъявить претензию к работодателю и получить компенсацию. Но если он упал в свой выходной, компания платить не обязана. То же самое с отпуском: пока сотрудник официально в отпуске, он сам отвечает за свое здоровье.
Ознакомить сотрудника с приказом. Для этого сотрудник ставит свою подпись на заполненном приказе. С этого момента считается, что сотрудник знает условия отпуска без сохранения заработной платы и может уйти.
Как отразить отпуск за свой счет во внутренней документации
В оформлении без сохранения заработной платы много нюансов. Их знают бухгалтеры и кадровики, поэтому советуем обратиться к ним. Чтобы вам представить процесс, рассказываем самое основное.
Шаблоны документов есть в трудовом кодексе, примеры можно посмотреть на сайте «Консультант Плюс».
Как считается трудовой стаж во время отпуска
Законодательство выделяет два вида стажа: страховой и трудовой. Страховой нужен для расчета пенсии: чем больше стаж, тем больше выплаты.
В страховой стаж входит только период, когда компания выплачивает зарплату, а значит, и отчисления в госбюджет. Поэтому отпуск без сохранения заработной платы не входит в страховой стаж.
Для назначения обычных пенсий по старости термин «трудовой стаж» используют только для периодов до 2002 года. Все, что заработано позже, называется страховым стажем.
D законодательстве о государственных пенсиях, к примеру полицейским или пожарным, трудовой стаж остался. Но там он фактически приравнен к страховому стажу на государственной или муниципальной службе. То есть отпуск без сохранения заработной платы за свой счет и тут не засчитывается.
Краткий вывод такой: если сотрудник хочет понять, войдет ли его отпуск без оплаты в стаж для расчета пенсии, то ответ — нет.
Что делать, если сотрудник заболел во время отпуска за свой счет
Если сотрудник ушел в отпуск без сохранения заработной платы, компания не обязана выплачивать больничные. Но запрета на мотивационные выплаты нет: например, компания может премировать заболевшего, оплатить лечение в больнице и помочь любым другим способом.
Можно ли уволить во время отпуска за свой счет
Работодатель не вправе уволить сотрудника во время отпуска, неважно, что это за отпуск, — запланированный или нет, с оплатой или без нее. Основное правило отпуска — гарантия сохранения рабочего места и размера зарплаты.
Единственный вариант, это если сотрудник ушел в отпуск без заявления, приказа и предупреждения. Но это требование относится только к дополнительному отпуску. Если дни отдыха включены в график, сотрудник может идти на отдых просто так — как только подошел согласованный срок.
Можно ли досрочно выйти из неоплачиваемого отпуска
Заявление сотрудник заполняет в свободной форме или по шаблону компании.
Без сохранения заработной платы в табеле
Отпуск за свой счет – обозначение в табеле
Несмотря на обязательные выходные дни и ежегодно предоставляемые оплачиваемые отпуска, многим работникам требуется еще и иное дополнительное время отдыха, которое может понадобиться для решения семейных или личных вопросов. Такое время может быть оформлено как отпуск без сохранения заработной платы.
Для его оформления требуется наличие особой причины, а также одобрения руководства. Немаловажным фактором для самого работодателя является правильность проведения всей оформительной процедуры. Кроме того, следует правильно производить отсутствие работника по собственной инициативе в табеле.
Когда работнику полагается отпуск за свой счет?
Трудовое законодательство предусматривает возможность предоставления работникам, кроме официально разрешенных отпусков, основных и дополнительных, еще и те, которые позволяют официально отсутствовать на рабочем месте, не получая при этом оплату по среднему.
Статья 128 ТК РФ указывает, что отпуска за свой счет бывают:
В зависимости от ситуации дни без сохранения оплаты могут предоставляться при наличии особых причин для отсутствия или без причины, просто опираясь на просьбу сотрудника.
Большинство организаций прописывает в своем коллективном договоре ряд моментов, когда сотрудники могут рассчитывать на определенное количество дней без сохранения зарплаты, для решения личных вопросов.
Также ТК РФ предусматривает возможность брать дни без оплаты для учебных целей. Такие отпускные периоды могут быть приурочены:
Продолжительность отпускного периода без содержания зависит напрямую от того, в каком учебном заведении проводится обучение и конкретной цели его получения.
Отпуск по личным причинам
Одним из наиболее распространенных административных отпусков является оформление дней по личным причинам. Данная формулировка весьма абстрактна и подразумевает, что работник не обязан вдаваться в подробности личной жизни, для аргументации своих действий. Такие отпускные промежутки выдаются только при условии, что руководитель одобрит временное отсутствие заявителя, и данный факт не отразится негативно на работе организации.
Причинами для такого отсутствия могут стать:
Причины могут быть самыми различными, но работник имеет право не конкретизировать их. Но так как этот вид отсутствия возможен только при согласовании с руководством организации, то лучше аргументировать причины, которые побуждают человека уйти на один или несколько дней. Доверительные отношения с работодателем позволяют с большой вероятностью достигать положительного результата. Правда, такой подход возможен лишь в небольших организациях, там, где личный контакт с руководством в принципе возможен.
В крупных корпорациях, вопрос о предоставлении времени за свой счет для решения личных моментов, решается на уровне непосредственного руководителя отдела, участка или подразделения.
В каких случаях работодатель обязан предоставить отпуск?
Некоторые категории работников имеют право рассчитывать на обязательные отпускные периоды, которые должны предоставляться ежегодно в определенном объеме по их требованию. В статье 128 ТК РФ описываются все данные категории.
Работники, которые могут рассчитывать на ежегодный отдых без оплаты:
Указанные категории могут рассчитывать на указанную в ТК РФ продолжительность отдыха. Они могут оформлять весь период единовременно или брать его частями в течение года. Хотя также имеют полное право не воспользоваться им вовсе.
Кроме описанных категорий, в коллективном договоре организации могут содержаться и иные причины для взятия отпускного времени без оплаты, а также максимальная его продолжительность.
Как оформить?
Отпуск без сохранения зарплаты отражается в табеле учета рабочего времени особым образом, но для возможности такого отражения его следует предварительно правильно оформить.
Данный вид административного отдыха не является обязательным, а потому сам работодатель не обязан как-то уведомлять сотрудника о необходимости его отгулять. Напротив, этот отпускной период может быть взят исключительно по просьбе самого работника. Для этого наемное лицо должно написать от своего имени заявление, в котором указывается причина его отсутствия, продолжительность отдыха и даты его начала и окончания. Заявление согласовывается с непосредственным начальником, а затем и с директором организации. При этом если дни берутся по личным причинам, то работодатель может внести коррективы в продолжительность отдыха или изменить даты его начала и конца. К тому же необязательные отпуска могут и вовсе быть не одобрены начальством.
При получении согласования от руководства издается приказ, в котором дается распоряжение предоставить работнику освобождение от труда на указанный период без сохранения заработной платы.
По приказу директора административный отпуск отражается в табеле соответствующими символами.
Какие данные вносятся в табель учета рабочего времени?
Табель учета рабочего времени – это документ, который ведется ежедневно для реального отражения рабочей ситуации, а именно присутствия работников на своих рабочих местах.
В табель вносятся сведения о:
Фактически в этом документе отражается реальное положение дел на конкретную дату.
Табель рабочего времени ведется помесячно. Для его ведения необходимы исходные данные, а именно:
Далее ежедневно напротив каждой фамилии проставляются сведения, о том работал ли данный сотрудник в указанную дату либо нет. Если работник отсутствовал, то важно указать фактическую причину его неявки. График рабочего времени для удобства его заполнения и дальнейшей расшифровки заполняется буквенными сокращениями. Обозначения в табеле имеют свою принятую классификацию.
Как отразить неоплачиваемый отпуск в табеле?
Чтобы бухгалтер мог безошибочно расшифровать внесенные в табель сведения и правильно оплатить часы работы конкретного сотрудника, необходимо в него правильно проставлять буквенные обозначения. Отпуск за свой счет в табеле имеет свои обозначения, которые разнятся в зависимости от причины его оформления.
Административные отпуска в табеле обозначаются:
Данная классификация является общепринятой на территории Российской Федерации, что позволяет не путаться как самим работодателям, так и проверяющим органам, при проведении проверок.
Примеры обозначения отпуска без сохранения заработной платы в табеле учета рабочего времени
Российское законодательство предполагает несколько видов отпуска, каждый из которого бухгалтер должен правильно обозначить в табеле. К одному из этих видов относится освобождение работника от труда без начисления заработка, но с сохранением за ним рабочего места.
Отпуск без сохранения содержания следует обозначить в табеле правильными кодовыми обозначениями, это позволит бухгалтеру правильно начислить заработную плату.
Как ведется учет рабочего времени?
Для подтверждения обстоятельств работник предоставляет вместе с заявлением необходимые бумаги, являющиеся основанием для отражения данного факта в документации.
После издания приказа об отпуске без заработной платы, с содержанием которого обязательно знакомят сотрудника, кадровой службой отмечаются изменения в личной карточке, в табеле учета личного времени проставляются соответствующие кодовые обозначения.
Информация в документ вносится каждый день, по окончании месяца подводятся итоги по каждому работнику (отработанные дни и даты отсутствия на работе) и начисляется заработная плата.
Следует знать, что не весь отпускной период без сохранения содержания отражается в табеле одинаково (в зависимости от оснований).
Обозначение отпуска без содержания
Все отлучки трудящегося с рабочего места отражаются в табеле в виде буквенного или цифрового обозначения. Учетные документы не обязывают неукоснительного заполнения того или иного символа или кода. Кадровой службой самостоятельно определяется порядок ведения учета рабочего времени.
В табеле отгул работника без содержания обозначается следующим образом:
Существует еще несколько обозначений, отображающие в табеле отпускное время без оплаты:
Последний не надо путать с отпусками, прописанными в ст.128 ТК (часть 2). Этот отдых предоставляется добровольным пожарным, героям труда, кавалерам орденов Славы, по уходу за детьми, если это зафиксировано в коллективном договоре.
Какой код отметить, если в отдых за свой счет попал больничный?
Возникают моменты, когда находясь в отпуске без содержания, сотрудник чувствует недомогание и обращается к врачу. Но больничный лист ему могут оформить только после окончания неоплачиваемого отпуска. Оплачивается ли больничный в отпуска за свой счет?
Отдых за свой счет не предполагает переноса из-за внезапного возникновения заболевания.
Если сотрудник заболел в отпускной период без сохранения заработной платы, то в табеле все равно отмечаются обозначения ЗО (ДО) или их буквенные коды в период, согласованный с руководством.
Только после завершения отдыха, в табеле проставляется «Б» — временная нетрудоспособность.
В подобных ситуациях больничный необходимо оформлять лишь по окончании отпуска, тогда и будет рассчитано пособие по временной нетрудоспособности (ст. 183 ТК РФ).
Выводы
Учет неоплачиваемых дней отпуска без сохранения заработной платы также важен для расчета возникновения права сотрудника на ежегодный отпуск.
Более 14 календарных дней подобного отдыха не берутся в расчет для определения отпускного стажа.
Табель учета необходимо вести на любом предприятии независимо от его организационно-правовой формы. Его оформление контролируется налоговой службой и комиссией по труду. Заполнения документа верными символами позволяет получить более полную информацию о причинах отсутствия сотрудника на рабочем месте, а также правильно рассчитать заработную плату.
Отпуск без сохранения заработной платы в табеле
Отпуск без сохранения зарплаты в табеле: общие правила
Заполнять табель учета рабочего времени (далее — табель УРВ) — одна из обязанностей работодателя (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Бланки табелей УРВ (№ Т-12 и № Т-13) утверждены Госкомстатом России (постановление от 05.01.2014 № 1). Для их заполнения используются условные обозначения, приведенные на титульном листе утвержденного бланка № Т-12: буквенные или цифровые шифры (на выбор).
Есть 2 шифра для обозначения отпуска без сохранения заработной платы в табеле УРВ:
Указание иных периодов отдыха без сохранения ЗП
Среди условных обозначений есть еще несколько, использующихся при отражении отпуска без сохранения в табеле. Их следует применять в строго определенных случаях, при этом нельзя путать с вышеперечисленными обозначениями.
Буквами «УД» (или числом 13) отражается нахождение сотрудника в учебном отпуске, не подлежащем оплате (ч. 2 ст. 173, ч. 2 ст. 174 ТК РФ).
Шифр «ДБ» (или же число 18) ставится, если работник ушел в дополнительный ежегодный неоплачиваемый отпуск. Его не следует путать с перечисленными в ч. 2 ст. 128 ТК РФ отпусками, на которые сотрудник вправе претендовать каждый год. О таком виде отдыха законодательство упоминает:
Отдельное обозначение буквами «НВ» используют, если трудящийся предпочел дополнительные неоплачиваемые выходные вместо повышенной оплаты в случаях, когда такой выбор ему предоставлен законом (например, за сверхурочный труд — ст. 152 ТК РФ).
Важно не только правильно отразить в табеле отпуск без сохранения зарплаты, но и грамотно оформить все кадровые документы. Быстро оформить отпуск за свой счет по любым основаниям поможет Подборка форм «Оформление отпуска без сохранения заработной платы (отпуска за свой счет)» от КонсультантПлюс. Если у вас пока нет доступа к системе, воспользуйтесь пробным бесплатным доступом.
Отражаем отпуск без содержания в часах в табеле учета рабочего времени
Для обозначения длительности «обязательного» отпуска за свой счет используются календарные дни (ч. 2 ст. 128 ТК). Но в случае с неоплачиваемым отдыхом по согласованию с работодателем (ч. 1 ст. 128 ТК) указание на способ его исчисления отсутствует, а длина определяется соглашением сторон. Поэтому допустимо оформить сотруднику такой отпуск без сохранения зарплаты в часах.
Очень важно при этом правильно заполнить табель УРВ, иначе могут появиться трудности при переводе часов отпуска в календарные дни. В свою очередь, учет календарных дней отдыха за свой счет в пределах рабочего года важен при определении момента возникновения права на ежегодный отпуск, подлежащий оплате.
В графе табеля за соответствующий день нужно отразить сразу 2 факта:
Таким образом, обозначение отпуска без содержания в табеле УРВ зависит от конкретной ситуации. Заполнять табель правильно очень важно, ведь в случае выявления нарушений работодателю и виновным сотрудникам грозят штрафы.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Отпуск».
Как обозначается в табеле учета рабочего времени отпуск без сохранения заработной платы?
Трудовой кодекс обязывает работодателей вести учет рабочего времени. К рабочему времени относится то время, когда сотрудник исполнял свои должностные обязанности по правилам внутреннего распорядка, а также в прочие временные промежутки.
Дорогие читатели! Для решения именно Вашей проблемы — звоните на горячую линию или задайте вопрос на сайте. Это бесплатно.
Для чего и кем ведется учет рабочего времени
Согласно ст. 91 Трудового кодекса, необходимость учета рабочего времени возложена на каждого работодателя. Отпуск за свой счет или административный отпуск не входит в продолжительность рабочего времени, но для кадрового учета, который ведется на предприятии, он должен быть оформлен должным образом. Работодатель должен понимать, как правильно отразить отпуск за свой счет в табеле.
С 2013 года было прямо отменено обязательное применение унифицированных форм, кроме тех, на которые прямо указано в законодательстве. Ранее табель учета рабочего времени по формам Т-12 и Т-13 входил в число обязательных унифицированных форм, но после принятия закона №402-ФЗ о бухучете он стал необязательным к применению.
Теперь работодатель может выбирать форму для заполнения табеля: это могут быть как унифицированные формы Т-12 и Т-13 (они были утверждены Постановлением Госкомстата №1 от 2004 года), так и свои формы, разработанные самостоятельно.
При создании собственной формы табеля должны учитываться положения ст. 9 402-ФЗ об обязательных составляющих указанного документа. Табель учета рабочего времени в обязательном порядке содержит:
Разработанная форма табеля подлежит утверждению в учетной политике.
Отпуск без сохранения заработной платы в табеле
В процессе заполнения табеля работодателю не следует прописывать полное наименование отпуска без оплаты (как и иных дней отдыха работодателя), а нужно использовать сокращения.
Буквенные коды применяются при ручном заполнении табеля, цифровые – при автоматизированном заполнении специальными кадровыми и бухгалтерскими программами.
Коды обозначений отпусков за свой счет и дополнительные шифры
Для обозначения административного отпуска за свой счет могут применяться разные коды в зависимости от основания предоставления отпуска:
Шифр ДБ/18 используется и для ежегодных неоплачиваемых отпусков на основании ст. 263 ТК (для работников, у которых ни иждивении находятся несовершеннолетние дети, если такой отпуск предусмотрен по положениям коллективного договора, который действует на предприятии); на основании ч. 7 ст. 18 закона «О добровольной пожарной охране» №100-ФЗ от 2011 года; для героев труда, кавалеров ордена славы и пр. по Закону №4301-1 или 5-ФЗ.
В конце каждого периода определяется общая продолжительность неявки работника из-за отпуска за свой счет.
Если работодатель использует в своей работе собственный вариант табеля, то он не обязан применять коды, которые были утверждены постановлением Госкомстата. Работодатель может ввести собственные цифровые или буквенные обозначения для отпусков и зафиксировать их в локальной документации (например, в приложении к учетной политике).
Наличие локального документа с утвержденными кодами является достаточно важным, так его могут запросить в ходе проверки сотрудники ФСС (например, для контроля правильности начисления больничных по беременности и родам), Пенсионного фонда, трудовой инспекцией и прочими государственными инстанциями.
Особенности заполнения табеля
При заполнении табеля учета рабочего времени нужно учитывать особенности и требования к его заполнению. Данный документ на предприятии ведет уполномоченный сотрудник. Это обычно специалист кадровой службы или работник бухгалтерии.
Работника включают в табель на основании приказа о приеме на работу, исключают на основании приказа об увольнении.
В верхней части табеля нужно указать наименование компании и структурного подразделения (например, отдел продаж или закупок и пр.). В дальнейшем надо прописать код ОКПО, номер и дату документа, а также отчетный период.
По каждому работнику в табеле прописывают информацию: его порядковый номер, ФИО и табельный номер, сведения о предоставленных сотрудникам отпускам без оплаты, цифровое или буквенное обозначение отпуска.
При указании продолжительности отпуска в табеле работодателю нужно учитывать такие требования:
Таким образом, Трудовой кодекс закрепляет за каждым работодателем обязанность по ведению табеля учета рабочего времени. Работодатель вправе пользоваться в работе унифицированными формами Т-12 и Т-13, а также собственным форматом документа. При работе с унифицированной формой работодатель должен пользоваться сокращениями, утвержденными Госкомстатом, либо утвердить собственные. Конкретные буквенные и цифровые значения зависят от основания предоставления отпуска без оплаты.
Отпуск за свой счет в табеле рабочего времени
otpusk_za_svoy_schet_v_tabele_rabochego_vremeni.jpg
Похожие публикации
Трудовой Кодекс обязывает работодателей вести учет рабочего времени. Статья 91 ТК РФ поясняет, что к рабочему времени относится время исполнения трудовых обязанностей по правилам внутреннего распорядка, а также иные периоды времени. Отпуск за свой счет в продолжительность рабочего времени не включается, однако для целей кадрового учета он должен правильно оформляться. Поясним, как отразить отпуск за свой счет в табеле.
Форма табеля
С 2013 года обязательное применение унифицированных форм отменено, кроме случаев, прямо указанных в законе. Табель учета рабочего времени был включен в альбом унифицированных форм, однако с принятием закона о бухучете № 402-ФЗ от 06.12.2011 для компаний и ИП, использующих наемных работников по трудовому договору, ранее утвержденная Госкомстатом форма стала необязательной. Работодатели могут вести учет рабочего времени, в том числе отражать отпуск за свой счет в табеле, по следующим формам:
унифицированным, Т-12 или Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004);
по своей форме, разработанной самостоятельно.
Что нужно учесть при разработке своего табеля
При создании собственной табельной формы необходимо учитывать требования законодательства об обязательных реквизитах для документов (ст. 9 закона № 402-ФЗ):
наименование компании либо фамилия, имя, отчество ИП-работодателя;
содержание фиксируемого события (дни работы, отдыха, болезни, прогулы и т.д.);
должность составителя, расшифровка фамилии и инициалов ответственного лица, подпись лица, заполнившего документ.
Принятая форма табеля утверждается руководителем, закрепляется в учетной политике.
Обозначение в табеле отпуска за свой счет
При заполнении документа полностью наименование отпуска (как и других дней работы или отдыха) не пишется, а применяется сокращенный вариант обозначения.
Для унифицированных форм
Сначала рассмотрим, как предписывает Госкомстат шифровать отпуск без сохранения содержания в унифицированных формах (Т-12 и Т-13). Для сокращенного обозначения отпуска за свой счет используются коды двух видов:
Первый рекомендуется применять при составлении бумажного документа вручную; второй – для автоматического заполнения, в том числе кадровыми, бухгалтерскими программами. Расшифровка кодов приводится либо на титульном листе бланка, либо отдельным приложением.
Отпуск за свой счет в табеле учета обозначается по-разному, в зависимости от вида, причины отсутствия (коды приводятся в буквенном/цифровом варианте):
ДО/16 – неоплачиваемый отпуск с разрешения работодателя;
УД/13 — дополнительный отпуск без сохранения заработной платы учащимся (ст. 173, 174 ТК РФ);
ОЗ/17 — отпуск за свой счет, предусмотренный условиями, изложенными действующим законодательством (до 5 дней при рождении ребенка, в связи со свадьбой, смертью родственника – ст. 128 ТК РФ);
ДБ/18 — ежегодный дополнительный отпуск без сохранения содержания (например, работникам-пенсионерам полагается до 14 неоплачиваемых дней в год, инвалидам до 60 дней ежегодно – ст. 128 ТК РФ).
В конце каждого периода подсчитывается общее количество дней неявки работника по причине отпуска за свой счет.
Для бланка, разработанного предприятием
Так как обязанности применять коды, утвержденные постановлением Госкомстата, нет, то работодатель может ввести свои собственные обозначения разных видов отпусков, закрепив это в локальном документе (например, в приложении к учетной политике). Данная расшифровка может запрашиваться контролирующими организациями:
Фондом социального страхования — к примеру, для проверки правильности начислений по больничным листам, связанным с болезнями и материнством;
Пенсионным фондом – при проверке стажа для персонифицированного учета;
Какой именно бланк будет использоваться, выбирает ответственное лицо – обычно руководитель кадровой службы. Какой бы вариант не выбрал представитель работодателя, придерживаться его придется минимум в течение года.
Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.
Документы Коды обозначения отпуска за свой счет
Если работник не находится на рабочем месте на законных основаниях, и при этом зарплата ему не начисляется, то такие моменты должны быть правильно отображены в табеле учёта. Сложность заключается в том, что существует несколько вариантов предоставления сотруднику отдыха без совершения денежных выплат работодателем. Обо всех нюансах ухода в отпуск без сохранения зарплаты будет подробно рассказано далее.
Отпуск без сохранения заработной платы
Отпуск без содержания в табеле обязательно должен быть отображён. Чтобы правильно его заполнить, необходимо вначале ознакомиться с нормативно-правовыми документами.
Нормативные документы
В части 4 статьи 91ТК РФ отображаются правила отпуска без выплаты денег, когда руководство организации обязано заполнить табель. В этом случае в специальном бланке вписывается буквенный или цифровой код, поэтому лицам, выполняющим учёт времени, важно знать эти обозначения. Работодателю также следует ознакомиться со следующими нормативно-правовыми документами:
Важно знать! В большей части перечисленных документов указываются лица, которые имеют возможность покинуть рабочее место.
Общие правила предоставления
Прежде всего, директору необходимо знать о том, кому предоставляется законный отгул. К лицам, которым положен незапланированный выходной, относятся:
Кроме этого, взять отгул могут работники, исполняющие свои трудовые обязанности с переработкой. Граждане берут неоплачиваемые дни на отдых вместо начисления денег, чтобы лучше восстановиться за этот период или отдохнуть в кругу семьи. Имея представление о том, кто может взять отгул без выплаты денег, важно правильно отразить такое отсутствие работника в документах.
Общие правила отражения отпуска без сохранения в табеле
Обозначение в табеле отпуска за свой счёт должно осуществляться по всем правилам. Если прокуратурой будут выявлены нарушения в заполнении этого документа, то организация может быть оштрафована.
Основные коды обозначений
Заполнение любых документов строго регламентировано. Отпуск без сохранения заработной платы в табеле отображается следующим образом:
Дополнительные шифры
Если ситуация, при которой руководство компании предоставило отпуск, отличается от стандартной, то в табеле учёта рабочего времени отображаются следующие значения:
В последнем случае для получения права законно отсутствовать на рабочем месте потребуется согласие руководства организации.
Учёт отдельных неоплачиваемых периодов
Кроме перечисленных кодов может потребоваться отметить редкие случаи предоставления отгула без содержания, например:
Важно знать! Если в табеле учёта обозначается отпуск без содержания, то у контролирующих организаций не будет оснований для наложения штрафа. Работодателю необходимо знать о том, что кроме трудовой инспекции проверку этого документа могут осуществлять прокуратура и налоговая служба.
Особенности заполнения табеля
Кроме правильного указания кодов необходимо соблюдать и остальные правила заполнения табеля учёта рабочего времени. Этот документ позволяет точно отобразить не только дни нахождения работника в отпуске или на больничном, но и рассчитать реальное время труда за определённый период времени.
При нахождении работника в отпуске за свой счёт в учётном табеле информация должна отображаться ежедневно, то есть проставлять соответствующие буквенные или цифровые коды нужно на постоянной основе. В этом документе следует указать и общее точное время законного отгула. Если человек отсутствует всего несколько часов в рамках одного рабочего дня, то такая ситуация также должна быть отображена в табеле.
Работодателю необходимо также знать о законных сроках отпуска без содержания. Сотрудникам могут быть предоставлены отгулы в связи со смертью близкого родственника или при рождении ребёнка. Такое отсутствие на рабочем месте может быть сроком до 5 дней. Работающие инвалиды имеют право на отдых в общей сложности до 2 месяцев каждый год. Если сотрудник имеет законное право на отгул, то он не может просто уйти, не согласовав подобные действия с руководством организации. Директор, в свою очередь, обязан издать приказ о предоставлении отпуска, а весь период отсутствия работника необходимо правильно отобразить в регистрационных документах.
Процедура предоставления административного отпуска с обозначением в табеле оформляется следующим образом:
Важно знать! Только при правильном оформлении отсутствия человека на рабочем месте такие действия не будут расцениваться как прогул, поэтому необходимо заранее позаботиться о составлении заявления на получение законного отгула без содержания. Для фирмы нарушение правил оформления учётных документов также может закончиться плачевно.
Штрафные санкции могут быть наложены как на руководство, так и на ответственных сотрудников, занимающихся заполнением табеля. По этой причине важно знать обо всех нюансах и помнить буквенные и цифровые обозначения, которые проставляются в зависимости от ситуации. Обозначение административного отпуска в учётном табеле позволяет избежать многих неприятностей, а также осуществить правильные денежные выплаты.
Каких-либо затруднений с оформлением документов этого типа возникать не должно, достаточно корректно подобрать код обозначения отсутствия сотрудника на рабочем месте и указывать его в точности за период предоставления законного отгула. При отказе получить внеочередной отпуск, когда работодатель не обязан подтверждать такую просьбу, можно повторно подать заявления спустя какое-то время.
Отражаем отпуск без сохранения зарплаты в табеле учета рабочего времени
Как отражается отпуск без сохранения зарплаты в табеле? Специалист по кадрам раньше не встречался с таким явлением, как отпуска за свой счет. Каким образом учесть информацию по отпуску в табеле? Как быть если отпуск оформляется всего на несколько часов? На эти и другие вопросы ответим в материале. Также см. “Табель учета рабочего времени в электронном виде“.
Учет обязателен
Начнем с того, что работодатели должны вести учет времени, отработанного персоналом. Заработная плата сотрудникам начисляется исходя из отработанного времени, значит без такого учета не обойтись. Поэтому чрезвычайно важно отпуск без сохранения зарплаты в табеле учета рабочего времени отразить правильно.
Если не внести сведения об отпуске за свой счет в табель, зарплату работник получит в полном размере, а это неправильно. Ведь месячная норма труда выполнена не полностью. Чтобы избежать такой переплаты, следует внести информацию об отпуске без сохранения зарплаты в табель учета рабочего времени. Обозначение таких дней, отличающееся от обычных явок, поможет не сделать ошибку при расчете и выплате заработной платы.
Чтобы организовать учет организация может:
Напомним, что для учета фактически отработанного времени предусмотрены следующие типовые формы:
Использовать один из этих бланков или разработать собственную форму решает руководитель организации. Этот выбор целиком и полностью зависит от компании. Никакие проверяющие органы повлиять на него не могут.
Как обозначить
Для отражения неоплачиваемых отпусков законодательство предусматривает специальные коды: буквенные и числовые. Для обозначения отпуска без сохранения зарплаты в табеле используется:
Те же коды используются и при предоставлении неоплаченного отпуска на несколько часов. Как в табеле отмечают отпуск без сохранения зарплаты? Отработанные часы обозначают как явки – буквенным кодом «Я» или цифровым «01». Время отпуска отражается в табеле кодами «ДО»/»ОЗ» или «16»/»17». Работу сотрудника в такой день оплачивают пропорционально отработанным часам (ч. 2 ст. 93 ТК РФ).
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Обозначения в табеле учета рабочего времени в 2019-2020 годах
Для чего нужен табель, какая его форма чаще всего применяется
Поскольку табель относится к первичным документам, то со вступлением в силу отдельных положений закона «О бухучете» с 01.01.2013 для его ведения необязательно применять унифицированные формы Т-12 и Т-13, утвержденные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. То есть организации имеют право разрабатывать и использовать собственные формы.
Однако формы Т-12 (для ручного заполнения) и Т-13 (могут заполняться автоматизировано) успели зарекомендовать себя с положительной стороны как наиболее удобные в употреблении. В связи с этим большинство компаний так и продолжают их использовать, внося иногда отдельные коррективы.
По каким правилам расставляются буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени
При этом работодатель по своему усмотрению может выбрать любой из способов проставления отметок в табеле:
Метод регистрации только отклонений допустимо использовать, если продолжительность рабочего дня сотрудника постоянна и установлена в трудовом договоре или правилах внутреннего распорядка. Если же продолжительность смены работника — величина переменная, табель учета рабочего времени необходимо заполнять методом сплошной регистрации. Это позволит выявить возможные переработки.
Расшифровка часто применяемых обозначений
Расшифровка значений букв, связанных с нештатными ситуациями (НН, ОЗ, НВ, ОВ, ОЖ)
Вот отдельные случаи:
Итак, различные буквенные обозначения, при помощи которых отображаются случаи явки/неявки сотрудника на рабочее место и их особенности, используются в табеле для удобства учета рабочего времени. Для проставления ряда обозначений лицу, ведущему табель, необходим документ, подтверждающий слова сотрудника. В большинстве компаний перечень используемых при этом обозначений, как и сама форма табеля, берется из постановления Госкомстата № 1.