как в журнале учета трудовых книжек указать вкладыш
Трудовая книга. Учет движения трудовых книжек и вкладышей
Документ, подтверждающий статус работающего гражданина – трудовая книжка – выдается при оформлении работников и хранится у работодателя. Все передвижения этого документа должны фиксироваться в специальном регистре – книге/журнале учета движения трудовых книжек. Аналогично самим трудовым книгам, положено учитывать вкладыши к ним.
Законодатель не делает разницы между организациями по величине финансовых оборотов или численности персонала – обязанность вести регистр учета трудовых формуляров одинакова и для огромной корпорации, и для мини-предприятия со скромным штатом.
Имейте в виду: проверка, проводимая трудовой инспекцией, начинается с просмотра обязательных регистров, в том числе книги/журнала учета движения трудовых документов. Отсутствие ее чревато наложением немалого штрафа – от 30 до 50 тысяч рублей.
Журнал/книга учета может быть изготовлена типографским способом, такой регистр можно купить в специализированных магазинах. Организация вправе использовать журнал, изготовленный самостоятельно, но при этом обязательно выдерживание всех необходимых атрибутов.
Принцип организации учета
Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс. Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь. В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.
При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:
В акте необходимо отразить и количество книжек лиц, ранее уволенных из компании, но не востребовавших свои документы на момент оформления приема-передачи.
Оформление книги учета
Журнал учета трудовых книжек предстоит вести весь период существования субъекта хозяйственной деятельности, поэтому регистр надлежит оформить соответствующим образом:
Число листов фиксируется на задней обложке на приклеенном листке бумаги и удостоверяется визой руководителя.
Правила заполнения регистра
В книге учета трудовых книжек подлежит заполнению 13 колонок, каждая из которых имеет свое предназначение:
Надо знать: при выдаче работнику вкладыша трудовой книжки запись делается двумя строчками, с отдельным указанием каждого документа. Если у принятого работника уже вшит вкладыш в трудовую книжку, то в журнал записывается только первоначальный документ.
Важно: организация может издать локальный акт, по которому взимание стоимости трудовой книжки со вновь оформляемых работников не взимается.
В отдельных ситуациях в графах 12-13 содержится информация о том, когда бывшему работнику почтовой связью отправляется заказное уведомление о необходимости получения трудового документа. Это происходит, если уволившийся сотрудник не выказывает желания забирать свою трудовую книжку, или не может это сделать по иным основаниям.
Если после почтового приглашения гражданин отказался от личного получения трудовой книжки, формуляр отправляется ему по почте.
Если в журнале допущена ошибка
Процедура заполнения журнала учета трудовых книжек не отличается сложностью, но не исключает возможность описки или ошибки при внесении данных. Исправить неточность целесообразно одним из двух методов:
Журнал учета трудовых формуляров ведется весь период существования юридического лица. Если все листы, присутствующие в книге, заполнены, необходимо оформить завершение журнала:
Если в кадровом делопроизводстве используется неунифицированная форма книги учета трудовых книжек/вкладышей, и ее содержание не приведено в соответствие нормативным требованиям, следует закончить используемый журнал и приступить к ведению нового регистра.
Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек
Если на работу приходит новый сотрудник с бумажной трудовой, он отдает ее в отдел кадров, и работодатель вносит в нее запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, с 2021 года бумажная трудовая на него не заводится, а сведения о работе ведутся в электронном виде.
Любой работодатель должен вести учет всех поступивших к нему книжек. Для этого ему необходимо назначить своим приказом уполномоченное лицо, которое и будет осуществлять ведение, хранение, учет и выдачу ТК (п. 42 Порядка ведения трудовых книжек, утв. приказом Минфина от 19.05.2021 № 320н).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки трудовых и вкладышей к ним (п. 39 Порядка ведения).
Для осуществления такого учета нужно вести:
О том, возможна ли выдача книжки на руки не собирающемуся увольняться сотруднику, читайте в материале «Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?».
Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: форма и образец заполнения с 01.09.2021
Действующий с 01.09.2021 Порядок ведения трудовых книжек № 320н предписывает работодателям разработать формы книг по трудовым книжкам самостоятельно (п. 40 Порядка).
Нужно ли успеть утвердить новые журналы и перейти на них к 1 сентября и как быть со старыми книгами, которые еще не закончились? На этот вопрос ответил Роструд. Ответ ведомства смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
В книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.
В книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее фиксируются сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).
Рекомендуем воспользоваться образцом книги, который подготовили эксперты КонсультантПлюс. Скачать его можно бесплатно, оформив пробный доступ к К+:
Книга учета трудовых книжек: скачать образец заполнения до 01.09.2021
До 01.09.2021 действует унифицированная форма журнала учета трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Если она вам нужна, можете скачать бланк и образец у нас на сайте:
Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки. Правила заполнения формуляра смотрите в постановлении от 10.10.2003 № 69, которым он утвежден.
Как быть, если вы пришли в организацию, в которой не велась книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? Нужно ли ее заводить и восстанавливать все записи и как это сделать? Ответы на все эти вопросы есть в системе КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ и переходите к Путеводителю по трудовой книжке.
Итоги
С 1 сентября 2021 года формы книг по учету трудовых книжек разрабатываются работодателями самостоятельно. Ведение книг учета и движения трудовых книжек не требует от кадровиков глубоких знаний трудового законодательства. Достаточно соблюдать ряд несложных правил, в числе которых регистрация в журнале всех книжек и вкладышей к ним, как полученных от работников, так и оформленных работодателем самостоятельно.
Последние публикации
Новости
Главные темы месяца
К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству. Для их чтения зарегистрируйтесь на сайте.
Роструд и юристы о регистрации вкладышей в КУДТК
Нужно ли регистрировать вкладыши в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? Если да, то как?
Нужно различать два случая:
когда работодатель сам заводит работнику вкладыш в трудовую книжку, вшивает ее,
когда работник приходит устраиваться на работу с трудовой книжкой и уже вшитым в нее прежним работодателем вкладышем.
Регистрируют вкладыш обычно отдельной строкой. На такой вариант указано и на информационном портале Роструда:
«…Выдача вкладыша в трудовую книжку регистрируется отдельной строкой в книге учета и движения трудовых книжек …» (январь 2017 г., Онлайнинспекция.рф )
Вопрос о необходимости регистрации вкладыша в случае, когда он вшит в трудовую книжку прежним работодателем, среди кадровиков является спорным.
Многие специалисты регистрируют серию и номер только трудовой книжки, но не вкладыша, ссылаясь на то, что он вшит в трудовую книжку и на трудовой книжке стоит штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша. Такие специалисты считают, что регистрировать вкладыши нужно, только если работодатель сам выдает его работнику (вшивает в книжку). Ведь из анализа п. 41 Правил можно сделать вывод, что вкладыш в трудовую книжку регистрируется в книге учета только при выдаче его работодателем (при его оформлении, когда он вшивается в саму трудовую книжку и в нем делаются соответствующие записи), дословно из нормы: «выданные работникам вновь», т.е. новые.
Другие же специалисты при поступлении на работу сотрудника с вшитым в трудовую книжку вкладышем регистрируют и трудовую книжку, и вкладыш в нее, причем традиционно в одной строке.
Если Вы учитывали и трудовые книжки, и вкладыши в них, вшитые предыдущими работодателями, вряд ли стоит опасаться штрафа: на практике мы не сталкивались с тем, чтоб инспекторы ГИТ кого-то за это штрафовали.
Более того, на информационном портале Роструда представлены разные точки зрения по этому вопросу:
«…Так как вкладыш в трудовую книжку является неотьемлемой ее частью, то в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним в графе «Серия и номер трудовой книжки или вкладыша к ней» следует указать серию и номер трудовой книжки…» (август 2017 г., Онлайнинспекция.рф ).
«…Работник принес трудовую книжку с вшитым вкладышем, отметка о выдаче вкладыша в трудовой книжке есть. Как правильно внести запись в графу «Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее» Книги учета движения трудовых книжек…
В книге учета движения трудовых книжек следует указать серию и номер трудовой книжки, а также серию и номер вкладыша, вшитого в трудовую книжку…» (февраль 2018 г., Онлайнинспекция.рф ).
Книга учета движения трудовых книжек в 2020 году
При работе с трудовыми книжками работодатель ведет книгу учета движения трудовых книжек. В связи с переходом в 2020 г. на электронные трудовые книжки появились некоторые особенности заполнения данного журнала.
Для чего нужна книга учета движения трудовых книжек
Согласно Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 каждый работодатель обязан вести учет всех принятых на хранение трудовых книжек. Для этого используется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, форма которой регламентирована Постановлением Минтруда от 10.10.2003 г. № 69. В данном нормативно-правовом акте содержится рекомендованная форма этого журнала, которая может использоваться работодателями и при необходимости дополняться какими-то нужными сведениями.
Книга учета движения трудовых книжек представляет собой журнал, в который вносится информация по трудовым книжкам и вкладышам к ним при передаче их работником в компанию или выдаче документов человеку на руки. Книгу должны вести и юридические лица, и предприниматели, если они являются работодателями.
В книге необходимо отражать следующую информацию:
Журнал хранится в том отделе, который обязан вести работу с трудовыми книжками. Как правило, это отдел кадров, но иногда книга хранится в бухгалтерии или у секретаря.
Правила заполнения книги учета движения ТК
Заполнение книги должно осуществляться с учетом конкретных требований, к которым относятся такие моменты:
Заполнение книги проводится построчно с включением информации по следующим графам:
В журнале нужно отражать информацию не только по заполненным трудовым книжкам, но и по пустым бланкам книжек, которые в последующем будут оформлены на сотрудников. Непосредственный бухгалтерский учет этих бланков нужно проводить через программу 1С: Бухгалтерия в качестве товарно-материальных ценностей на счете 10.
Особые моменты ведения и хранения книги учета движения трудовых книжек
При ведении и хранении книги необходимо особое внимание уделять таким моментам:
Важно! Прямого запрета в законодательстве на ведение книги в электронном виде нет. Однако такое действие не представляется возможным, поскольку и сам работник, и ответственный сотрудник должны ставить свои подписи при приеме или выдаче трудовой книжки.
Ответственность за ошибки или отсутствие книги
Если работодатель нарушит законодательство по вопросу ведения книги, например, не будет ее заполнять или же допустит ошибки в документе, к нему применяются меры административной ответственности в виде штрафов. Согласно ст. 5.27 КоАП РФ их размеры составляют:
Совет! Если книга ранее не велась, при обнаружении данного факта нужно сразу же оформить документ по всем правилам во избежание штрафных санкций или с целью уменьшения их размера.