как вести учет краски в салоне красоты
Как вести учет краски в салоне красоты
Расскажу алгоритм из шести шагов, который мы используем для точного учета расхода краски для волос
На вопросы редакции электронного журнала Вестник Парикмахеров отвечает Полина Алейникова, руководитель сети салонов красоты Вита, г. Муром Владимирской области
1. Поставщики дают нормы расхода материалов. Многие говорят, что они очень неточные. Совпадает ли у Вас на практике расход средств для окрашивания с расчетом компании-продавца.
Да, действительно нормы расхода предоставленные поставщиком материалов занижены. Ко всему прочему, в процедуру естественно добавляется расходный одноразовый материал. Вот, например, в нашем салоне красоты в процедуре окрашивание волос входит: краситель, окислитель, шампунь, бальзам, крем для защиты кожи головы, одноразовый воротничок, одноразовый пеньюар, одноразовые перчатки, средство для удаления краски. Еще есть понятие расчет времени, есть несколько процедур по составу себестоимости материала они не затратные, а вот время и труд мастера при этом играют самую важную составляющую, здесь и предусмотрено прибавление к стоимости так сказать норму человеко-час. Все это рассчитывается под каждую марку, простой табличкой в программе Exсel, при смене цен у поставщика, быстро и легко меняется и себестоимость.
3. В вашем салоне красоты цена за окрашивание сразу включает определенное количество краски или вы рассчитываете объем краски для каждого клиента отдельно и потом прибавляете к стоимости материала стоимость работы.
Повторюсь, в нашем салоне в стоимость услуги окрашивание волос входит все, есть окончательная цена для разных типов волос; короткие, удлиненные, длинные.
4. Ведется ли в парикмахерской учет расхода средств по сменам, кто учитывает расход в смену.
Безусловно, учет краски ведется. Вся краска находится у администраторов, ведется двойной, нет я бы даже сказала тройной учет. Схема выдачи краски такова:
5. Какая система учета красок на ваш взгляд самая разумная? Встречали ли вы такую систему на практике?
Ну, конечно, считаю что система учета используемая в моем салоне, наверное, мне подходит больше всего, это разумно так как есть контроль и администратора и мастера. Выгодно, что занося в программу расход, все рассчитывается автоматически, плюс всегда можно посмотреть каким красителем красился клиент, это очень удобно.
Но если есть возможность почитать и узнать, как другие ведут учет ТМЦ, то с огромным интересом слушаю, вникаю и использую.
Полина Алейникова, Владимирская область, г. Муром, Свердлова 11, сеть салонов красоты «Вита», специализированный магазин «Сервис Красоты», тел. 8 (49234) 2-18-08
моб. 8 (910) 17-17-910
Осень, пора обучать администраторов!
Обновлен наш дистанционный курс обучения администратора салона красоты, теперь помимо подробного описания того, что и как фронт-менеджер должен делать от рассвета до заката (включая искусство продаж), добавлены готовые скрипты телефонных разговоров с клиентами
Учет расходных материалов в салоне красоты или экономика должна быть экономной
Процесс оказания услуг в салонах красоты и косметологических центрах предполагает использование различных расходных материалов. Часто их стоимость напрямую зависит от курса евро или доллара. В условиях роста курса валют затраты на приобретение расходных материалов растут. Соответственно, перед директорами и управляющими центров красоты появляется новая задача: как снизить затраты на покупку расходных материалов?
Можно поднять цены на услуги, пропорционально росту цен на расходные материалы, и, таким образом, компенсировать издержки. Рост цен на услуги всегда вызывает недовольство клиентов: кто-то станет приходить реже, кто-то перейдет в другой салон или центр. Кому хочется терять клиентов? Существует ли менее болезненный способ снизить затраты на расходные материалы? Попробуем разобраться в этом вопросе.
Часть предприятий решает перейти на более дешевый расходный материал. Эта мера возможна для салонов эконом и комфорт класса. Клиенты этих салонов менее чувствительны к качеству расходных средств.
Переход на более дешевые расходные материалы в предприятиях бизнес и премиум класса недопустим. Клиенты сразу заметят низкое качество услуги и слабый эффект от процедуры. Это ударит по лояльности клиента и, в конечном итоге, приведет к мысли получать услуги в другом месте.
Итак, необходимо найти решение, позволяющее в условиях роста цен снизить издержки на закупки материалов и удержать качество услуг на прежнем уровне. Таким решением является построение четкой системы учета товаров и материалов, включающей учет поступления и списания материалов и позволяющей контролировать остатки в любой момент. Также необходимо понимать, какие материалы всегда должны быть в наличии, а какие можно приобретать под заказ. Кроме этого необходимо определить позиции товаров и материалов, которые заказываются крайне редко или не заказываются вообще.
В данной статье мы рассмотрим оптимальную систему логистики расходных материалов и розничных товаров в салоне красоты и косметологическом центре, позволяющую наиболее точно и четко производить закупки и, как следствие, снизить затратную часть бизнеса.
1. Классификация расходных материалов
Подобрать способ учета расходных материалов и составить схему первичного документооборота поможет классификация материалов по группам:
1.1 Основные расходные материалы.
Основные расходные материалы (далее основные материалы) – это материалы, которые расходуются пропорционально количеству оказываемых услуг. К основным материалам относятся краски и оксиды, используемые при оказании парикмахерских услуг; кремы, тоники, маски – косметологических; масла, средства для обертываний – массажных и СПА-процедур.
Учет расхода основных материалов ведется по нормам. На все процедуры и услуги прайс-листа составляются протоколы проведения процедур, в которых указываются наименования расходного материала и нормы его расхода. Материалы в протоколе расположены в соответствии с последовательностью нанесения.
1.2 Вспомогательные расходные материалы.
Вспомогательными расходными материалами являются простыни, пеньюары, бахилы, шапочки-шарлотки и пр. Их расход не связан напрямую с количеством и стоимостью оказанных услуг. Например, клиенту косметологического кабинета были предоставлены услуги массажа лица и увлажняющий уход. На две услуги израсходована одна одноразовая простынь. Или, например, процедура коррекции мимических морщин с помощью препаратов ботулотоксина, которая предполагает использование целого ряда вспомогательных материалов: шприцы и иглы, ватные диски, перчатки и т.д. Стоимость данной услуги пропорциональна количеству единиц препарата. Расходные материалы, подлежащие списанию, не зависят от стоимости процедуры и от объема вводимого препарата.
1.3 Инвентарь и хозяйственные принадлежности.
Быстроизнашиваемые предметы, использующиеся при оказании услуг, относятся к группе инвентарь и хозяйственные принадлежности. Это маникюрные пилки, педикюрные фрезы, шпатели, кисти, емкости и пр. Инвентарь выдается в работу специалистам и, по истечении срока использования, списывается. В некоторых случаях, инвентарь списывают при выдаче в работу.
2. Документооборот в системе учета расходных материалов
2.1 Приход ТМЦ (товарно-материальных ценностей).
Поступление расходных материалов от поставщика фиксируется в складских книгах, реестре документов или в компьютерной программе (в зависимости от особенностей учетной системы предприятия). При этом указывается дата поступления, наименование материала, его количество и стоимость (рис. 1). Сотрудник, принимающий товар, проверяет его качество, в т.ч. сроки годности и количество по факту. Материалы, поступившие по товарной накладной, приходуются на склад предприятия.
Рис 1. Документ «Поступление ТМЦ»
2.2 Перемещение ТМЦ.
Помимо учета на складе, необходимо учитывать выдачу материалов в работу и выкладку товаров на витрине. Для этого оформляется документ «Перемещение материалов», являющийся основанием списания материалов со склада и приходом в кабинеты специалистов или на витрину (рис. 2).
Рис. 2. «Перемещение материалов в работу»
2.3 Ведомость по остаткам товаров и материалов.
Кроме информации о приходе и перемещении обязательно нужны данные об остатках материалов. Возможности компьютерных программ позволяют автоматически формировать отчеты об остатках материалов и товаров на складах и витринах предприятия. Это значительно облегчает ведение складского учета и снижает вероятность арифметических ошибок в расчетах.
2.4 Талон-наряд на оказанные услуги.
Для учета расхода материалов на процедуры вводится документ «Талон-наряд» на оказанные услуги. Специалист обязан вносить в талон-наряд названия или коды оказанной услуги и израсходованный материал. Заполняется он по окончании каждой процедуры. Талон-наряд является внутренним документом и служит неотъемлемым звеном системы учета расходных материалов.
2.5 Списание ТМЦ.
Метод списания расходных материалов устанавливается руководителем и является пунктом учетной политики предприятия. Списание производит материально-ответственное лицо после контроля расходования материала. Как правило, списание материалов происходит по установленной себестоимости материалов.
Продажа товаров с витрины является розничной продажей. При списании товара указывается ФИО покупателя. Хранение истории покупок по покупателям позволит использовать технологии продаж товаров и услуг в салоне красоты или косметологическом центре.
2.6 Акт инвентаризации ТМЦ.
Инвентаризации служат для проверки наличия расходных материалов на складах предприятия. Это основной способ фактического контроля сохранности товарно-материальных ценностей организации. Инвентаризация позволяет сличить фактическое наличие материалов с учетным. Для этого производится подсчет материалов путем пересчета, измерения и взвешивания остатков материалов на складах, в производстве и на витринах предприятия в установленные сроки.
Для проведения инвентаризаций удобно использовать возможности компьютерных программ. Это позволяет в автоматическом режиме получить учетные данные об остатках и внести данные о фактическом наличии (Рис. 3).
Рис. 3. Инвентаризация товаров и материалов.
3. Контроль списания материалов и отчетность
Прозрачность и порядок в учете материалов дает контроль расхода материалов по нормам. Часто в салонах красоты и косметологических центрах ведется учет прихода и списания материалов, при этом расход контролируется плохо, либо не контролируется вообще. Внедрение в систему учета блока контроля окупится снижением затрат на себестоимость материалов и обеспечит бесперебойную работу предприятия по предоставлению клиентам услуг, а также позволит снизить затраты на их приобретение. Иными словами, материалы расходуются более точно и четко, без перерасхода.
Отчетность по складу, как правило, несет отпечаток специфики предприятия. В большинстве случаев составляются «Ведомость по складу» и «Остатки материалов». Так, например, отчет «Остатки материалов» помогает составить заказ поставщику, учитывая имеющиеся запасы. Или, наоборот, нулевое количество материала в отчете побуждает проверить фактический остаток средства и, если есть необходимость, оперативно оформить дозаказ.
Отчет «Ведомость по складу» составляется на основании первичной документации и содержит данные обо всех движениях товарно-материальных ценностей. Т.е. отчет информирует, когда было оприходовано средство, кто принимал товар, кому выдавалось средство в работу, списание по факту расхода.
Формирование ведомостей – трудоемкий процесс, требующий немалых затрат времени. Автоматизировать этот процесс призваны компьютерные программы, которые специально разработаны для салонов красоты и косметологических центров, оснащены необходимыми возможностями для полноценного складского учета товаров и материалов.
Например, многие компьютерные программы позволяют пользователю автоматически формировать отчеты «Ведомость по складу», «Остатки материалов», «Контроль списания материалов» (рис 4).
Рис. 4. Ведомость по складу, остатки по складу, остатки материалов.
Резюмируя все вышесказаное мы говорим о том, что грамотный и системный учет расходных материалов способствует эффективной работе предприятия и значительно упрощает деятельность руководителя и ответственных лиц.
Бизнес управляет владельцем, или Как вести учет в салоне красоты, чтобы получать прибыль
Открывая свой салон красоты, многие владельцы полагаются лишь на собственные теоретические знания и интуицию. Кажется, что главное — преодолеть период открытия бизнеса и обустройства салона, а потом сразу начнется безмятежное время прибылей. Но тут как в случае с айсбергом: все самое масштабное скрыто от глаз.
После нескольких месяцев практической работы вдруг обнаруживаются недостачи материалов, ручеек клиентов не спешит превратиться в бурный поток и, главное, неясно, куда деваются деньги и почему нет прибыли.
Типичные проблемы в управлении салоном красоты
Салон красоты — сложная система со множеством элементов,и только грамотное системное управление позволяет сложить из них рабочую картину.
Все ошибки управления салоном красоты можно разделить на две категории: стратегические и тактические. Рассмотрим самые распространенные из них.
Ошибки стратегии
Творческий беспорядок — частый спутник креативных личностей. Когда он царит в мастерской или даже на рабочем столе, его можно даже признать частью особого стиля. Но в вопросах учета и контроля финансов, организации бизнес-процессов нужна систематизация и методичность.
Вот, например, нередкая ситуация. Куда бы ни поехал владелец салона красоты, он с особым творческим азартом изучает все, что имеет отношение к бизнесу: кремы, краски, лосьоны и многое другое. Нередко после таких поездок ассортимент салона пополняется действительно качественными товарами, которые пользуются популярностью у клиентов. Казалось бы, все отлично: у салона пополнение и все довольны…
Только вот куплены эти товары часто бывают за личные деньги владельца. Так незаметно происходит смешивание личных и деловых финансов, что в итоге очень затрудняет понимание, а где, собственно, прибыль и чему конкретно она равна. А ведь это только один из многочисленных примеров слияния денежных потоков.
Решение: систематизировать финансовые потоки. Как? Далее в этой статье мы расскажем об этом подробно.
Мастера — это чаще всего индивидуалисты. Каждый заботится о своем профессионализме и редко задумывается об интересах общего дела. Если есть какие-то курсы, это добавляет плюсик в опыт мастера, но мало работает на перспективу салона. Завтра его позовут в другой салон, и он уйдет, уведя с собой часть ваших клиентов.
В начале года кажется, что до следующего года еще далеко, а к концу накапливается столько хлопот, что планированием будущего некогда заниматься. Слишком многие владельцы новых салонов красоты подходят к началу второго года работы без плана, поэтому так велико число заведений, которые закрылись, проработав чуть больше 12 месяцев.
Если у вас еще нет бизнес-плана, ваше управление салоном больше похоже на бег белки в колесе: мелькают поставщики, клиенты, рекламщики, а движения вперед нет.
Решение: остановитесь и выдохните. Сядьте и напишите бизнес-план на ближайшие 12 месяцев. Продумайте бюджет, решите, как будете вести учет краски и материалов в салоне красоты, оцените возможные риски, предусмотрите сезонные спады. Без всего этого вы словно в тумане, а так будете ясно видеть дорогу, по которой движетесь.
«Когда ко мне приходят с вопросом, что сделать, чтобы вывести бизнес на хорошие прибыли, я сразу спрашиваю, есть ли у управленца бюджет на год? Знает ли он все статьи доходов и расходов на ближайшие 12 месяцев? Если ответ «нет», значит, нет нацеленности на прибыль».
Не секрет, что большинство руководителей салонов красоты — творческие люди, которых, мягко говоря, не привлекают документы с большим количеством цифр. Но реальность такова, что без разнообразных отчетов и множества цифр невозможно эффективное управление салоном. Как же быть?
Очень часто салоны красоты открываются и работают, так сказать, по наитию. Повезло с местом, сделали удачный интерьер и пригласили хороших мастеров — дело пошло, клиенты приходят, в основном по зову сарафанного радио. Дальше продвижение бизнеса происходит спонтанно, по принципу «решать проблемы по мере их обнаружения». Например, руководство салона заметило, что уменьшилось число клиентов и запустило разовую акцию.
Практика показывает, что это довольно распространенная схема, и у некоторых она даже срабатывает. Но знаете, что сказали бы на это врачи? Что устранение симптомов облегчает состояние, но не устраняет болезнь.
Решение: намного больше шансов сохранить и продвинуть бизнес у тех, кто заранее продумывает маркетинговую стратегию и действует по ней осознанно и планомерно.
Ошибки тактики: 5 «нет», которые все портят
О том, что клиента надо правильно встретить, помнят, пожалуй, все. Но присмотритесь, как в вашем салоне провожают клиентов, особенно тех, кто пришел впервые. Что вы знаете о таком клиенте?
Иногда,особенно накануне праздников, телефон в салоне красоты просто не умолкает. Одни клиенты хотят записаться, другие изменить время визита, третьи — просто узнать о какой-то услуге. А ведь еще есть звонки поставщиков, арендодателей, мастеров и многих других. В такие моменты не мудрено пропустить несколько звонков, а о кое-каких позабыть.
В конце такой предпраздничной гонки многие администраторы чувствуют себя обессиленными, да еще и расписание пестрит «окнами».
Онлайн-запись работает сразу по нескольким направлениям:
Телефон по-прежнему является важным средством связи, но нельзя забывать, что общество постепенно переходит к невербальному общению: через мессенджеры, сайты и социальные сети. Дайте своим клиентам возможность записаться онлайн и почти сразу заметите рост числа посетителей.
Очень многие салоны работают, что называется, по принципу дня открытых дверей: кто зашел, того и обслуживают. Такой подход еще может быть оправдан, если салон расположен как-то уж очень удачно, но в большинстве случаев эта тактика не гарантирует стабильного дохода.
Как уже говорилось, выгоднее делать ставку на постоянных клиентов, а для этого с лояльными посетителями надо поддерживать связь. Деликатно, но при этом не исчезать надолго из вида. Например, включите в стандарты обслуживания обязательное напоминание о записях, периодически информируйте своих клиентов, пусть даже и разовых, об интересных акциях или новинках.
Планирование склада — один из китов, на которых держится устойчивый бизнес. Если его нет, салон постоянно попадает «то в шторм, то в штиль».
Например, когда внезапно выясняется, что запасы того или иного материала критично малы, и всем записанным на завтра клиентам может не хватить, штормит всех: мастера, администратора, владельца, а иногда и клиента. А если заранее не связаться с поставщиками в сезон отпусков или перед длинными праздниками, в салоне может наступить «мертвый штиль», просто потому, что мастерам нечем работать.
И это только самые очевидные проблемы, связанные с отсутствием планирования склада.
Нередко владелец салона не понимает, почему уменьшается прибыль, хотя на первый взгляд все в норме: посетителей много, зарплаты мастеров не менялись, закупочные цены на прежнем уровне. Очень часто причины убытков тоже, образно говоря, «лежат на складе». А именно — в отсутствии контроля расхода материалов.
Специфика бьюти-индустрии такова, что здесь почти нет сезонности, зато есть частая смена периодов высокой нагрузки затишьями. Практически — после каждого праздника. И, несмотря на то, что календарь основных праздничных событий известен всем заранее, многие салоны красоты все же совершают типовые ошибки:
Можно сказать, что в декабре большинство салонов красоты проходит проверку на прочность. Именно под конец года выявляется большинство ошибок управления, причем некоторые могут даже привести к закрытию бизнеса. О наиболее распространенных декабрьских факапах и способах их избежать мы рассказываем в отдельной статье, советы из которой пригодятся в преддверии любого «низкого сезона».
Когда четкой стратегии нет, отсутствует контроль финансовых потоков,а все записи ведутся «на манжетах», жизнь владельца салона красоты превращается бесконечное в латание дыр. Только заполнили пробелы в расписании, как выяснилось, что на все услуги не хватает материалов. Едва разобрались с поставщиками, как пора сдавать отчеты в налоговую. Когда уж тут анализировать ошибки?
Но, все-таки, это надо сделать. Только работа на ошибками поможет вам исправить ситуацию, а также составить план действий на ближайшую и дальнюю перспективу.
Цифры — важная составляющая управления любым бизнесом. Даже таким креативным, как салон красоты. Нежелание владельцы салонов углубляться в отчеты и цифры легко понять — ведь так хочется посвятить свое время и силы чему-то творческому. Но, все же, если пустить учет на самотек, велик риск потерять весь бизнес. Цифры — ваши верные помощники в управлении салоном и уже за это стоит их полюбить.
Вот несколько показателей, которые Павел Гринишин называет главными в управлении салоном:
Контроль и анализ всех этих данных отнимет у вас намного меньше времени и сил, если установить в салоне программу автоматизации.
К примеру, CRM-система для салона красоты Beauty Pro позволяет учитывать все доходы и расходы, и формирует отчеты в один клик.
Есть множество салонов, открытых, что называется, для души: ради имиджа или просто, чтобы было чем заниматься. Такой подход к бизнесу тоже имеет право на существование, но акцент в нем часто смещен с прибыли. Если же вам нужна прибыль, без анализа эффективности расходов не обойтись.
Вот что советует Павел Гринишин по этому поводу:
Всегда контролируйте эффективность своих расходов. Например, вы вложили 2% своего дохода в обучение 1-2 мастеров. Проверьте, увеличился ли их средний чек через 2-3 месяца? Если есть рост, значит вложения были эффективными и обучение сотрудников можно продолжить.
Наверное, все владельцы салонов знают, сколько нюансов скрыто в учете использования материалов. Здесь важно не только фиксировать актуальный расход, а еще и контролировать соотношение дохода салона с расходами на материалы.
Вот несколько рекомендаций:
Ответить на вопрос, как вести учет краски в салоне красоты поможет CRM-система. Например, в программе Beauty Pro в описании каждой услуги можно указать нормативный расход необходимых материалов. При инвентаризации станет понятно, уложились мастера в нормы или надо проконтролировать расходование.
Конечно, надо учитывать, что мастера — это творческие личности. Поэтому в расходовании материалов всегда есть погрешность на креатив. Вы можете определить ее при помощи отчетов и компенсировать ценообразованием.
Реклама необходима для продвижения и развития бизнеса, но все ли рекламные каналы одинаково полезны? Как понять, вкладывать дальше в рекламу или нет? И если да, то в какую именно: печатную продукцию, социальные сети, билборды или, может, бабушек на скамеечке?
Тут важны сразу три момента:
Проще говоря, не стоит вкладывать много во все рекламные каналы одновременно. Эффективнее действовать по принципу: вложи в одно и отследи результат, вложи в другое и сравни.
Часто эффективность мастеров оценивается субъективно. Например, мастер, у которого много посетителей в день, кажется более успешным, чем тот, который за смену обслуживает двух-трех постоянных клиентов. При этом анализ среднего чека может показать, что второй мастер приносит салону больше прибыли.
Не менее важный момент — премии. Зачастую их тоже назначают, не слишком задумываясь, какую отдачу принесет эта мотивация. В результате сотрудник может быть мотивирован, но прибыль салона все равно уменьшится. Чтобы не оказаться в такой ситуации, стоит всегда сопоставлять объем премий с доходом.
В программа учета клиентов салона красоты Beauty Pro помогает оценивать эффективность мастеров сразу с нескольких сторон:
Эффективность администратора важна не меньше эффективности мастеров. Это сотрудник с обширными обязанностями и большой сферой ответственности, который служит связующим звеном между вами, вашими клиентами, остальными сотрудниками и поставщиками.
Есть несколько способов проанализировать эффективность администратора, и все они доступны в Beauty Pro. Вот лишь основные:
Даже при очень грамотной маркетинговой стратегии и объемном бюджете следует помнить, что главный рекламный инструмент салона красоты — это репутация. Не получая отзывов от клиентов, вы никогда не узнаете правды о своей репутации.
Как узнать, что о вас думают? Вот основные каналы сбора мнений:
Обратите внимание: эти каналы будут информативными только тогда, когда вы наладите со своей аудиторией обратную связь.
Маркетинговый план — важный элемент бизнес-плана, своего рода двигатель развития салона красоты. Он определяет сразу несколько аспектов управления бизнесом:
Сделать все перечисленные шаги и получить от каждого максимальную отдачу поможет программа автоматизации учета в салоне красоты. По мнению Павла Гринишина, только CRM-система обеспечивает бизнесу ту структурность и упорядоченность, которые необходимы для эффективного управления.
При этом Павел подчеркивает, что недостаточно просто установить программу, чтобы вести бухгалтерский учет в салоне красоты и составлять простейшее расписание. Надо еще и в полной использовать все инструменты, которые она предоставляет для анализа.
Чтобы помочь руководителям и администраторам салонов красоты эффективно работать с CRM-системой, мы написали статью о десяти самых полезных отчетах Beauty Pro.
Заключение
Без системы мотивации, плана загрузки, расчетов оборота нельзя говорить о прибыли. Чтобы сделать управление салоном красоты более эффективным и поднять рентабельность, нужен системный подход к управлению и обязательный анализ промежуточных результатов: за месяц, квартал, полугодие, год.
Мнение экспертов: улучшить салон, который год работал в убыток — сложнее, чем сделать новый. Во-первых, потому что имидж уже сформирован. Во-вторых, потому что сильно запутаны бизнес-процессы.
И, все-таки, есть возможность удачно перезагрузиться. Вот, вкратце, что для этого надо:
Скачайте бесплатно программу Beauty Pro и начните улучшать свой бизнес прямо сейчас.