как вести учет медицинских книжек в организации
Оформление, выдача и учет личных медицинских книжек работникам отдельных профессий и организаций, деятельность которых связана с производством, хранением, транспортировкой и реализацией
Личная медицинская книжка (ЛМК) является документом, подтверждающим прохождение работниками производств и организаций (индивидуальными предпринимателями), деятельность которых связана с производством, хранением, транспортировкой и реализацией пищевых продуктов и питьевой воды, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения, в установленные сроки и в полном объеме предварительных при поступлении на работу и периодических медицинских осмотров, а также аттестацию знаний по санитарно-гигиеническим вопросам.
Оформление ЛМК осуществляется при наличии:
— заявления установленного образца за подписью и печатью работодателя;
— документа, подтверждающего оплату услуг (чек или платежное поручение).
Оформление личной медицинской книжки включает в себя:
— присвоение регистрационного номера;
— внесение фамилии, имени, отчества лица, получающего книжку, наименование организации (места работы);
— внесение сведений о владельце книжки в Реестр;
— результаты медицинских осмотров и лабораторных исследований, данные о профилактических прививках заносятся на соответствующую страницу личной медицинской книжки и заверяются печатью и штампом лечебно-профилактического уч-реждения, а также подписью должностного лица, ответственного за проведение медицинского осмотра;
— профессиональная гигиеническая подготовка и аттестация проводятся после получения заключения о допуске к работе по результатам медицинского осмотра и соответствующей отметки в личной медицинской книжке стр. № 28;
Личные медицинские книжки выдаются за подписью владельца или доверенного лица.
Регистрация ЛМК в ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Курской области» включает в себя:
— внесение в учетную документацию Центра и личные медицинские книжки паспортных данных об их владельцах и результатах о внеочередной аттестации знаний декретированного контингента по программам профессиональной гигиенической подготовки;
— увеличение степени защиты ЛМК (заверяются печатью учреждения Роспотребнадзора, присваивается регистрационный номер и голографируются защитной маркой).
Предприятия обязаны вести списки с отметками о результатах медосмотра, исследований на носительство возбудителей инфекционных заболеваний, результатов лабораторных и рентгеновских исследований, профилактических прививках.
Представление на оформление личных медицинских книжек на работников одной или нескольких организаций одним лицом (представителем юридического лица или индивидуального предпринимателя) допускается при условии предъявления соответствующего заявления работодателем, списка работников по установленной форме и доверенности на получение личных медицинских книжек.
Отсутствие личной медицинской книжки дает право Роспотребнадзору и администрации предприятия (учреждения) не допускать сотрудника к работе.
Личные медицинские книжки неустановленного образца подлежат замене.
При утере ЛМК выдается дубликат с регистрационным номером оригинала.
Функции по организации и проведению предварительных и периодических медицинских осмотров возложены на лечебно-профилактические учреждения, имеющие соответствующие лицензии.
Порядок проведения медицинского освидетельствования работников декретированных профессий регламентируется приказами Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации.
Личные медицинские книжки должны храниться у администрации предприятий или индивидуальных предпринимателей и могут быть выданы работникам по их требованию.
При увольнении и переходе на другое место работы ЛМК остаются у их владельцев и предъявляются по месту новой работы.
Оформление и регистрация бланков личных медицинских книжек и санитарных паспортов производится ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Курской области» по адресу:
г. Курск, ул. Димитрова, 64. тел: 70-14-34; 70-14-36, а также в 4-x филиалах:
— ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Курской области в г. Железногорске» по адресу: 307170, Курская область, г. Железногорск, ул. Рокоссовского, 54-а, тел./факс (47148) 2-40-53;
— ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Курской области в Щигровском районе» по адресу: 306530, Курская область, Щигровский район, г. Щигры, ул. Октябрьская, 76, тел. (47145) 4-26-14;
— ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Курской области в Льговском районе» по адресу: 307754, Курская область, г. Льгов ул. М. Горького, 9, тел/факс (47140) 2-40-75;
— ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Курской области в Суджанском районе» по адресу: 307800, Курская область, г. Суджа, ул. К. Либкнехта, 34, тел./факс (47143) 2-21-36.
Как вести учет в медицинском центре в соответствии с законодательством
Основные виды учета в медицине
Учет — это процесс определения, оценки количества и структурирования экономической информации, цель которого передать обеспечение информацией отдел управления. Учет называют языком бизнеса, поскольку ни одна организация не достигнет успеха без подробного подсчёта расходов, разделения, доходов и производства. Учётная информация организаций здравоохранения распределяется таким образом:
В медицине выделяют два основных вида учёта. За сбор и обработку данных о задолженностях, обязательствах и доходах отвечает система бухгалтерского учёта. В её объектах значатся не только все имущество, но и любые обязанности и операции, проводимые под эгидой организации. Бухгалтерский учёт также называют финансовым, поскольку он отвечает за реальную ситуацию и картину рентабельности предприятия.
За информацию о толковании прогресса работы организации отвечает управленческий учёт. Его задача — предоставить руководителям организации здравоохранения толковый анализ произошедшего за определенный период времени для принятия краткосрочных решений относительно будущего организации и реформ. Основным отличием от финансового учёта является анализ. Если бухгалтерский учёт подсчитывает каждый минус и плюс ради оценки деятельности, то управленческий в согласованной форме отчитывается о происходящем в организации для оценки качества работы вышестоящим.
Построение полноценного управленческого учета в медицинской организации
Во время работы организаций, в особенности здравоохранения, нередко можно заметить пренебрежение управленческим учётом. Юридически каждая организация обязана вести финансовый учет, однако, не каждый руководитель считает нужным выделять понятие учёта управленческого. Зачастую финансовый учет делает упор на налоговую часть, вместе со статьями о расходах, что можно назвать информацией объективной. Управленческий учёт полагается на субъективность мышления работников, что в коллективном масштабе позволит выявить полную картину работы организации.
Основные правила управленческого учёта утверждаются руководителем непосредственно для ведущих отчётность. Во власти также корректировать, утверждать и дорабатывать эти правила с частотой, угодной руководителю, для развития бизнеса. Начинать введение подобного рода учёта необходимо как только организация выходит из постоянного присмотра владельцем. При ограниченных ресурсах и небольшой организации данная деятельность нужна вдвойне, поскольку важен каждый недосмотр и каждая потеря, которую просто нельзя записать в статью бухгалтерского отчёта.
Для построения системы отчётности важно понимать структуру своей организации. Каждый руководитель ещё до введения системы должен проанализировать свой бизнес и индивидуализировать свою систему. В первую очередь отчёт должен отвечать требованиям руководителя и отвечать на поставленные вопросы. Первый из них касается возможного увеличения прибыли. В медицинских учреждениях затрат не избежать, но вот их количество возможно регулировать. В отчётности ставят ударение такие подпункты:
Основная задача управленческого учёта – вывести организацию на самообеспечение. Таким образом, средства на расходы поступают напрямую из доходов, а не кармана руководителя. В идеальной ситуации из доходности часть поступает на дальнейшее развитие, а ещё часть оседает у самого владельца. Только финансовым учётом сбалансировать организацию практически невозможно. Управленческий отчет показывает состояние бизнеса в конкретный промежуток времени, с полным указанием обстоятельств и контекста, что не всегда возможно с помощью языка бухгалтерии.
В результате, отчет сотрудников может иметь такую структуру:
Бухгалтерский учет в коммерческой медицинской организации
Финансовый учет в медицинских учреждениях строго регламентируется. Единственное отличие государственного финансирования от частного в том, что в первом случае определенные услуги обязуются быть бесплатными. Частные же медицинские учреждения предусматривают получение прибыли. Законом разрешено учредить коммерческую организацию с условием получения лицензии в соответствии с законом №129-ф3 от 8 августа 2001 года, вследствие чего можно создать пункт экстренной помощи, оздоровительный центр либо амбулаторию или стационар. Большая часть учёта касается стоимости материалов, лекарств и медикаментов. В балансе указаны сотни различных наименований оборудования и расходных средств, часть которых регулярно меняется в зависимости от стоимости и новых разработок и веяний. Для обобщения информации о материалах предназначен счёт 10 «Материалы».
До открытия будущего предприятия необходимо составить учётную политику — локальный документ, в котором указаны все стандарты проведения работ с последующим утверждением руководством компании. Впоследствии позволительно вносить изменения и дополнения, однако основа должна быть сформирована. В нее входят:
При организации бухгалтерского учёта коммерческие организации придерживаются рабочего плана счетов, созданного и утвердженного Приказом Минфина Российской Федерации от 31 октября 2000 года №94н. Структура расходов предполагается такой:
Статью налогов медицинских учреждений принято разделять, поскольку, как указано в ст. 149 НК РФ, некоторые услуги не облагаются НДС. При наличии освобождения от этого вида, такие услуги выводятся в отдельный список учёта.
При ведении учёта расходных материалов необходимо учитывать их предназначение. Некоторые будут в кабинеты, остальные же непрерывно перемещаться по всей организации. Бухгалтерия при этом основывается на нормах ПБУ 10/99 — регламенте упрощения процесса списания и признания расходов для медикаментов и материалов.
Доходы указываются в учёте только по факту оказания медицинской услуги. Для отчётности этого используется счёт 90, с аккумуляцией выручки и окончательной суммы прибыли.
Учет медикаментов и расходных материалов. Списание препаратов.
При документировании медицинских расходников в категорию МПЗ относят медикаменты и расходники: сырье и материалы. Их учёт начинают осуществлять по факту наличия накладных деклараций, полученных от поставщиков. При этом, в соответствии со счетом 10, разделяют по группам. Для списания препаратов за основу берется стандарт, указанный в учётной политике, будь то метод списания по единице, методика ФИФО или по усредненной цене. В 2020 году также было введено правило обязательного маркирования медицинских расходников для улучшения автоматизации и учетности в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 24 января 2017 г. № 62.
Различают два вида учёта лекарственных препаратов. Предметно-количественный создается, как уже было указано, для учёта количества и использования препаратов (указание в медицинских карточках, выдача в кабинеты). Перемещаемые материалы все ещё значатся активными и списываются только после использования или определения «пришедшими в негодность». Бухгалтерский учёт списывает в расходы уже на момент передачи средств со складов или аптек в кабинеты и запасники
Учет медицинской техники и оборудования
Техника и медицинское оборудование подпадают под состав основных средств при составлении отчётности, включая в себя оборудование, инструментарий и прочие активы. Они также подлежат амортизации, как указано в списке выше, стандартом, избранным индивидуально руководством организации, по нормам ПБУ 6/01. Для удобства каждой единице присваивается номер для подальшей инвентаризации. При учёте принято учитывать такие пункты:
Выводы
Ведение медицинской отчётности — это обязательное требование для ведения бизнеса. И хотя первостепенная задача коммерческой организации это получение прибыли, это не отменяет, а даже произрастает значимость грамотной отчётности.
И управленческий, и бухгалтерский учёт в равной степени важны для успешного развития организации. Законом указано вести лишь финансовый отчёт, но пренебрежение управленческим может привести к краху бизнеса, так как язык бухгалтерии не всегда может обеспечить полную картину происходящего, особенно когда дело касается спасения человеческой жизни.
В коммерческих организациях здравоохранения основные принципы ведения документации устанавливают руководители, которые могут как ужесточить, так и облегчить ведение. Основная задача — баланс между соблюдением законов и демократизацией предприятия.
Для управленческой отчётности не обязательно наличие стандарта до открытия организации. Ее важность произрастает с ростом бизнеса и количества работников. Основные характеристики: субъективность, анализ и ответы на вопросы руководства в ограниченные сроки (чаще всего месяц). Финансовая отчётность определяется ещё до открытия организации и строго регламентируется законами. Медицинские препараты и их количество также строго курируются МВД РФ.
Успех бизнеса гарантирует лишь наличие полного баланса между отчётностью и реальной ситуацией в организации. Прежде, чем начать работу над бизнес-планом о создании организации здравоохранения, необходимо учесть все детали законодательства страны, что касаются ведения бизнеса, а также по возможности найм специалиста хотя бы для создания учётной политики, которая создаст условия для работы организации и будущих работников.
Готовое решение для построения системного подхода к управлению клиникой
Внедряйте все виды управленческого учёта:
Все о личных медицинских книжках работников
Для отдельных категорий работников законодательством установлена обязанность проходить медицинские осмотры. Причем в одних случаях результаты осмотра отражаются в медицинских заключениях или справках, а в других — вносятся в медицинские книжки. Для работников каких категорий оформляются медкнижки? Каков порядок их заполнения? За чей счет они приобретаются, как учитываются и где хранятся? На эти и другие вопросы ответим в статье.
Медосмотры и цели их проведения
Обязанность работников проходить медицинские осмотры установлена Трудовым кодексом и Федеральным законом от 30.03.1999 № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» (далее — Закон №52-ФЗ).
Медосмотры осуществляются в следующих целях:
1. Установление пригодности сотрудника для выполнения работы по должности и предупреждение профессиональных заболеваний. Такие осмотры проходят лица, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда или работах, связанных с движением транспорта, несовершеннолетние и др. Результаты медосмотров в первом случае оформляются в виде медицинского заключения, а во втором — в виде справки по форме 086/у. Порядок проведения обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 12.04.2011 №302н.
2. Охрана здоровья населения, предупреждение возникновения и распространения заболеваний. Эти медосмотры проводятся в отношении работающих в медицинских организациях, в сферах пищевой промышленности, торговли и т.д. Результаты медосмотров лиц, поступающих на работу и работающих в соответствующих организациях, вносятся в личные медицинские книжки. Причем одних медосмотров мало — после их прохождения на основании ст. 36 Закона №52ФЗ такие работники должны проходить гигиеническое обучение и аттестацию. Инструкция о порядке проведения профессиональной гигиенической подготовки и аттестации утверждена Приказом Минздрава РФ от 29.06.2000 №229 (далее — Приказ №229).
Примерный перечень профессий должностных лиц и работников, обязанных при поступлении на работу и в дальнейшем проходить периодическую профессиональную гигиеническую подготовку и аттестацию, приведен в Письме Минздрава РФ от 07.08.2000 №1100/2196-0-117 (далее — Письмо №1100/21960117).
Порядок проведения обязательных медицинских осмотров, учета, ведения отчетности и выдачи работникам личных медицинских книжек определен Приказом Роспотребнадзора от 20.05.2005 №402 «О личной медицинской книжке и санитарном паспорте» (далее — Приказ №402).
У кого должна быть медицинская книжка
Медицинскую книжку исходя из ст. 213 ТК РФ, Приказа №402 и Письма №1100/21960117 должны иметь:
1. Должностные лица и работники организаций, деятельность которых связана с производством, хранением, транспортировкой и реализацией пищевых продуктов, работающие:
2. Должностные лица и работники организаций, деятельность которых связана с производством, хранением, транспортировкой и реализацией питьевой воды, в том числе работники водопроводных сооружений, имеющие непосредственное отношение к подготовке воды, а также лица, обслуживающие водопроводные сети.
3. Должностные лица и работники организаций, деятельность которых связана с воспитанием и обучением детей и непосредственно с питанием детей, работающие:
4. Должностные лица и работники организаций, деятельность которых связана с коммунальным и бытовым обслуживанием населения, работающие:
5. Учащиеся общеобразовательных школ, средних специальных и высших учебных заведений, лицеев, колледжей и т.п. перед началом и в период прохождения практики на предприятиях, в учреждениях, организациях, работники которых подлежат профессиональной гигиенической подготовке и аттестации.
6. Иностранцы в период работы в организациях и учреждениях, работники которых подлежат профессиональной гигиенической подготовке и аттестации.
Поскольку нормативные документы не содержат указания на конкретные должности, медицинские книжки должны иметь все работники организаций, занимающихся названными видами деятельности.
В соответствии с ч. 2 ст. 34 Закона №52ФЗ в случае необходимости на основании предложений органов, осуществляющих федеральный государственный санитарно-эпидемиологический надзор, решениями органов государственной власти субъектов РФ или органов местного самоуправления в отдельных организациях (цехах, лабораториях и иных структурных подразделениях) могут вводиться дополнительные показания к проведению медицинских осмотров работников, данные о которых вносятся в медкнижки.
Форма медицинской книжки
Личная медицинская книжка — это официальный документ строгой отчетности, защищенный от подделок и являющийся полиграфической продукцией уровня «В», не подлежащий свободной продаже. Ее форма утверждена Приказом №402.
Медицинская книжка прошита специальной защитной нитью, имеет водяные знаки на каждой странице, круглую печать (которая заверяет фотографию владельца) ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии», выдавшего книжку, и голограмму (заверяет фотографию владельца).
Страница с данными владельца ламинирована и должна заполняться автоматизированно.
В медицинской книжке содержатся следующие сведения:
Заключения, информация о прививках и результаты обследований заверяются штампами и подписью ответственного лица.
Порядок получения книжки
Специального порядка получения медкнижек на законодательном уровне не установлено. Единственным документом является Приказ №402. Разъяснения о том, как получить медкнижку, дают центры гигиены и эпидемиологии.
При приеме в организацию, занимающуюся перечисленными выше видами деятельности, новичок должен предъявить личную медицинскую книжку. Если у будущего работника ее нет, ее нужно приобрести.
Как было отмечено, свободной продаже книжки не подлежат, выдаются только центрами гигиены и эпидемиологии или медицинскими учреждениями, имеющими разрешение (лицензию, договор) Роспотребнадзора на выдачу таких документов. Все книжки подлежат учету медицинскими организациями государственной и муниципальной систем здравоохранения и Роспотребнадзором и вносятся в реестр личных медицинских книжек.
Оформление и выдача личной медицинской книжки, гигиеническое обучение и аттестация являются платными услугами, оплачиваются в соответствии с прейскурантами центров гигиены и эпидемиологии или специализированных медицинских организаций.
Для оформления медкнижки нужно обратиться или в центр гигиены и эпидемиологии, или в медицинское учреждение, имеющее разрешение. Весь процесс проходит в несколько этапов:
1. Представление документов. Работник должен представить:
2. После оформления бланка личной медкнижки (без голограммы) работнику необходимо пройти обязательное медицинское обследование в медицинских организациях (поликлиники, диспансеры, медцентры и пр.), имеющих соответствующую лицензию. Результаты обследований должны быть внесены в медицинскую книжку, заверены печатью и штампом медицинского учреждения и подписью должностного лица, ответственного за проведение медосмотра.
Перечень медицинских обследований зависит от сферы деятельности организации-работодателя. Он более широкий, в частности, для медработников и работников пищевой промышленности.
3. Получение заключения о допуске к работе по результатам
медосмотра и соответствующей отметки в разд. V медкнижки.
4. Гигиеническое обучение. Состоит из очной и заочной частей. Очная представляет собой программу длительностью от 6 до 12 часов, заочная предполагает самоподготовку по рекомендованным источникам.
Гигиеническая подготовка проводится при приеме на работу и в дальнейшем с периодичностью один раз в два года, а для должностных лиц и работников организаций, деятельность которых связана с производством, хранением, транспортировкой и реализацией мясо-молочной и кремово-кондитерской продукции, детского питания, питания дошкольников, — ежегодно, так как данный контингент работников является наиболее вероятным источником риска для здоровья населения (Приказ №229).
5. Гигиеническая аттестация. Аттестация проводится в центре гигиены и эпидемиологии в форме собеседования или тестового контроля. Если работник не справился, он может пересдать аттестацию, но не ранее чем через неделю.
6. Внесение результатов аттестации в медкнижку и голографирование. В разделе XII на стр. 28 ставится отметка о прохождении аттестации в виде штампа и наносится квадратный голографический знак.
7. Выдача медицинской книжки.
Срок оформления медкнижки может быть разным. Если работник будет проходить медицинское обследование, например, в поликлинике, он может затратить на это от недели до двух. Если медкнижка оформляется в специализированных медцентрах, она может быть оформлена за несколько дней.
Относительно недавно Минздрав предложил утвердить новую унифицированную форму личной медицинской книжки 025/у-МК, которая имеет ряд отличий от действующей. Но на сегодняшний момент она пока не принята.
Есть ли срок действия у медицинской книжки и можно ли его продлить?
Срок действия медицинской книжки не ограничен и определяется датами обследований и анализов, которые работнику необходимо сдавать для получения разрешения на трудовую деятельность. Как правило, проходить медицинское обследование нужно раз в год. Исключение составляют отдельные пищевые и медицинские отрасли, в которых работник должен сдавать анализы, имеющие небольшой срок действия.
Если речь идет об окончании срока действия результатов обследований и анализов, то работодатель выдает работнику направление на очередной медицинский осмотр, результаты которого снова вносятся в медкнижку.
Когда поля для внесения записей заканчиваются в трудовой книжке, в нее вшивается вкладыш. А вот в случае с медкнижкой этого не происходит — просто придется оформить работнику новую медицинскую книжку. Новая медкнижка оформляется и при утере действующей.
За чей счет оформляется медкнижка?
Этот вопрос неоднозначный, прямо он не урегулирован, поэтому некоторые работодатели оплачивают только непосредственно медосмотры, поскольку в соответствии со ст. 213 ТК РФ работодатель обязан проводить обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры за свой счет.
Однако, поскольку оформление медкнижки — это неотъемлемая часть процедуры прохождения медосмотров, ее оформление также должно осуществляться за счет работодателя.
Кроме того, согласно ст. 11 и п. 2 ст. 36 Закона №52ФЗ работодатель обязан проводить гигиеническое обучение при профессиональной гигиенической подготовке и аттестации работников организаций, чья деятельность связана с производством, хранением, транспортировкой и реализацией пищевых продуктов и питьевой воды; воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения. Результаты аттестации также вносятся в медкнижку.
Таким образом, мы придерживаемся мнения, что работодатель должен оплачивать все расходы, связанные с оформлением медицинской книжки. Но ее бланк оплачивает работник, поскольку это его личный документ, как и трудовая книжка (стоимость которой может быть удержана с работника).
Должен ли работодатель проверить подлинность медкнижки?
По общему правилу работодатель не обязан проверять документы, предоставляемые работником при трудоустройстве. Однако Роспотребнадзор в Письме 10.11.2015 №01/137341532 отметил, что работодатель в целях проверки подлинности личных медицинских книжек должен обеспечить оценку сведений, содержащихся в них, на соответствие требованиям Приказа №402 (в том числе проверить наличие печати организации Роспотребнадзора, выдавшей медицинскую книжку). И в случае отсутствия медкнижек установленного образца с результатами медицинских обследований и лабораторных исследований, сведениями о перенесенных инфекционных заболеваниях, отметкой о прохождении гигиенической подготовки и аттестации работодатель может быть привлечен к ответственности по ст. 6.3 КоАП РФ. Ею для работодателя предусмотрен штраф от 10000 до 20000руб. либо приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Поэтому, принимая от работника медкнижку, в первую очередь можно проверить через Интернет по специальному реестру, выдавалась ли медкнижка с таким номером. Если реестра в вашем субъекте нет, действуйте другим образом: проверьте бланк книжки и записи, внесенные в нее. Подлинник от фальшивки можно отличить по следующим основным признакам:
Обязанности работодателя в отношении медицинских книжек
Как следует из стр. 30 медицинской книжки, она должна храниться у работодателя. При этом в тех местах, где у работника могут проверить ее наличие (например, при организации выездной торговли за пределами предприятия), медкнижка выдается работнику на руки. Она также выдается на руки при прохождении медосмотров в медицинском учреждении.
Для учета имеющихся медкнижек работников рекомендуем вести в организации журнал учета медицинских книжек, например: