как вести учет своего времени
Эксперимент по учету времени, или Что я узнала, проанализировав целый месяц своей жизни
«То, как мы проводим свои дни, определяет то, как мы проводим свою жизнь. То, чем мы занимаемся в конкретную минуту — это как раз то, чем мы занимаемся вообще».
— Энни Диллард (Annie Dillard)
Неважно, что вы считаете своими приоритетами: то, чему вы фактически уделяете свое время, — это и есть выбранный вами жизненный приоритет. Но многие ли знают, на что уходят каждая минута и каждый день их жизни?
В одном дне довольно много минут — 1 440, чтобы быть точной. Даже если учесть нужные здоровому организму восемь часов сна, то получается, что на то, чем мы хотим заниматься, остается почти 1000 минут. И все же в конце дня мне часто казалось, что на самое важное времени не хватило. Должно было быть что-то, что занимало больше времени, чем заслуживало, и чтобы прекратить тратить жизнь на пустяки и проводить время с бо́льшим смыслом, я решила выяснить, что же это.
Поэтому я поставила себе цель в течение месяца учитывать каждую минуту своего времени и проверить, насколько мое представление о том, как я трачу время, соответствует действительности. В этой статье я расскажу, как я это сделала, что узнала, и почему вам тоже стоит это проделать. (Приоткрою завесу тайны: как отслеживание бюджета позволяет лучше распределять финансы, а учет подсчет потребления калорий — правильно построить питание, так и учет времени может подсказать, как лучше обойтись с самым ценным ресурсом.)
Шаг 1. Выбор категорий занятий
Месяц учета времени — это более 43 000 минут. Нужно было придумать какие-то общие категории, к которым можно было бы относить времяпрепровождение — так в полученных данных получилось бы больше смысла.
Поэтому я подумала о том, как я провожу свои дни, и чему хочу посвятить свое время. После тщательного обдумывания у меня осталось восемь категорий:
Большая часть перечисленных категорий скорее всего подойдет почти каждому, но могут быть и отличия. Постарайтесь хорошенько обдумать, на что уходит ваше время и на что вы хотите его тратить, даже если сейчас этим занятиям вы времени не уделяете. Не перегружайте список: достаточно оставить не более 10 категорий.
Шаг 2. Желаемое распределение времени
Во время эксперимента я старалась не судить о том, как я провожу время — просто отслеживать как есть и в конце проанализировать, — но мне нужно было на что-то ориентироваться, чтобы оценить полученные результаты. Я имею в виду не предположение о том, на что уходит время фактически, а скорее видение того, как мне хотелось бы тратить свое время.
Когда вы возьметесь за эту задачу, прикиньте, сколько часов в неделю вы хотите на что-то потратить, и высчитайте соответствующий процент. Ориентироваться на неделю удобно, потому что день ото дня занятия у нас могут быть очень разными (например, выходные отличаются от будних), а за неделю вы как раз получите достаточно точную среднюю оценку.
Здесь можно позволить развернуться амбициям — представить, на что вы хотите «потратить собственную жизнь», однако не следует чрезмерно витать в облаках: если вы работаете с восьми до пяти и не планируете в ближайшее время это менять, то оплачиваемая работа составит около 40 часов в неделю, или примерно 36% времени бодрствования.
Примечание редактора. Этот подход также позволит получить более четкое представление о том, на что уходит рабочее время: просто подберите категории, которые разобьют рабочий день на разные типы задач.
Шаг 3. Инструменты
Теперь нужно подобрать инструменты для учета времени. Я уже использовала сервис Toggl для работы, и поэтому решила через него же отслеживать и время бодрствования. Есть соответствующие приложения для платформ iPhone и Android — так что отмечать время можно на ходу, — а также расширения для браузеров Chrome и Firefox. Для каждой из категорий занятий я создала проект, чтобы их можно было легко помечать.
Есть, конечно, и множество других инструментов и способов их применения, поэтому и если вы привыкли к другому приложению — пользуйтесь им. Можно, например, добавлять отслеживаемые занятия в Google-календарь как происходящие в течение дня события, а затем с помощью инструмента автоматизации приложений Zapier сохранять эти события в Google-таблицу и анализировать их. Также можно автоматически отслеживать проведенное в приложениях и на веб-сайтах время с помощью сервиса RescueTime, а с подпиской — еще и отмечать действия вне сети и хранить журнал сделанного за день.
Ищете нужное приложение? Мы составили список лучших приложений для учета времени, в котором можно сравнить их возможности и подобрать подходящее.
Шаг 4. Начинаем учет времени!
Переходим к самому главному. Решите, в какое утро (сразу после пробуждения) вы начнете учитывать свое время, поставьте напоминание в календарь об окончании «эксперимента» через 4 недели, и приступайте!
Первое, что я заметила, когда начала отслеживать свои занятия — это большое нежелание это делать. Мне было очень сложно не забывать все отмечать, и казалось, что на отслеживание уходит больше времени, чем оно того стоит. Забегая вперед, скажу, что теперь я рада, что все же заставила себя всё отслеживать: в итоге я узнала кое-что интересное.
Тем не менее, я постоянно забывала отмечать потраченное на что-либо время — особенно в первую неделю или около того. Где-то через сутки мучений я поставила периодическое напоминание на телефоне. Кроме того, я решила в конце дня проверять, весь ли день учтен.
Также я сразу заметила, что некоторые занятия сложно отнести в какую-то определенную категорию.
Иногда причиной было то, что мне казалось, будто я за раз делаю несколько дел. Например, готовка: это вроде бы занятие из категории «быт», но в то же время мне нравится готовить, это хороший отдых, а если еда особенно полезная — это вообще ЗОЖ. А ведь готовить можно еще и вместе с кем-то другим — тогда это можно рассматривать как вклад в отношения.
В других случаях было сложно точно указать, чем я занимаюсь. Частично в этом виноват Интернет: я заметила, что часто сижу там, то по работе, то общаясь с друзьями и знакомыми, то отвлекаясь на видео с котиками.
В итоге распределить занятия по удобным категориям мне помогли несколько правил:
Шаг 5. Анализ результатов
Итак, прошло четыре недели — время анализировать результаты. Вне зависимости от того, каким образом вы отслеживали свои занятия, я рекомендую подсчитать общее количество часов в каждой категории и поместить данные в табличный редактор, чтобы было удобнее строить графики.
Сервис Toggl позволяет скачать CSV-файл с данными, что упрощает работу, но данные представлены в виде часов и минут — поэтому, чтобы работать с ними, нужно перевести часы и минуты в одно число. (Умножаем количество часов на 60 и складываем с минутами — или делим минуты на 60 и складываем с часами. Так, 3 часа и 22 минуты составят 202 минуты, или 3,37 часа.) Если у вас было другое приложение для отслеживания времени, возможно, данные нужно будет преобразовать как-то иначе.
Когда я все это проделала, проведенный мной месяц предстал в следующем виде:
Напомню — желаемое распределение было такое:
Можно сразу заметить, что количество времени, которое я трачу на «развлечения» и «быт», намного больше желаемого, из-за чего меньше остается таким важным категориям, как работа, развитие, отношения и ЗОЖ.
Если рассмотреть категории-«пожиратели» подробнее, можно лучше понять, на что уходит время, и как это изменить. Проанализировав категорию «развлечения», я увидела, что неприемлемо много времени ушло на просмотр ТВ — примерно полная рабочая неделя в месяц! В свою защиту могу сказать, что я зря взялась в этом месяце смотреть «Твин Пикс», но благодаря этому я смогла воочию увидеть влияние затягивающих сериалов и шоу и задумалась, действительно ли мне хочется проводить свое время именно так. Безусловно, ТВ иногда хорошо помогает расслабиться в конце дня, но увидев, сколько на это уходит времени, я задумалась, что можно было бы заняться чем-то еще, и как-то совместить эту привычку с остальными занятиями.
В категории «быт» я обнаружила, что много времени ушло на вождение — больше, чем я ожидала. Впрочем, это время я точно смогу провести с большей пользой — если подобрать интересные подкасты, которые будут способствовать саморазвитию и профессиональному росту.
Очевидно, приоритеты и цифры у вас будут совсем другими, но когда вы будете просматривать свои результаты, постарайтесь быть честны с собой. Потраченное на какие занятия время вас не радует? Чему вы хотели бы уделять больше внимания? Что отбирает у вас слишком много времени, на чем можно «сэкономить» в пользу других занятий?
Еще меня удивило, насколько отслеживание того, чем я занимаюсь, повлияло на некоторые вредные привычки. За эти 4 недели:
Учет времени нужен не для того, чтобы ощутить свою никчемность или обязанность избавиться от вредных привычек, — он нужен, чтобы просто получить информацию. Посмотрев на полученные данные, вы, возможно, не захотите ничего менять — или наоборот: у вас откроются глаза и вы перевернете свою жизнь. Но в любом случае теперь вы будете точно знать, на что уходят драгоценные минуты жизни.
Перевод статьи выполнен в Alconost.
Alconost занимается локализацией игр, приложений и сайтов на 68 языков. Переводчики-носители языка, лингвистическое тестирование, облачная платформа с API, непрерывная локализация, менеджеры проектов 24/7, любые форматы строковых ресурсов.
Мы также делаем рекламные и обучающие видеоролики — для сайтов, продающие, имиджевые, рекламные, обучающие, тизеры, эксплейнеры, трейлеры для Google Play и App Store.
Как быстро начать вести учет времени
Этот пост на 100% про А2.Тайм и то, как ей пользоваться. 7 простых шагов для того, чтобы начать полноценно рассчитывать собственные проекты.
Все «старые» попадают в нее по мере возникновения у них новых проектов.
Стараемся сразу заполнять все реквизиты, чтобы потом не возвращаться к этому. Но можно, в принципе, и просто «Иванов Иван Иваныча» вписать.
Ок, Клиенты есть. Понятно, что должны быть и сотрудники, которые этих клиентов обслуживают.
Их важно не только внести в систему, но и «прикрепить» к ним ставки. Забегая вперед – ставку под проект можно и менять, но «базовая» какая-то у сотрудника присутствует всегда.
Кстати, замечено – юристы имеют тенденцию гордиться своей ставкой. В консалтинге по крайней мере. Всем приятно, что твои «мозги» оценивают дорого.
Создаем первый проект. Каждый час относится на тот или иной проект в системе. А проект, соответственно, «прикреплен» к Клиенту.
В проект «подписываются» юристы, которые будут его исполнителями и настраиваются другие параметры.
«Внутренние» проекты, которые направлены на развитие фирмы – «Маркетинг», «PR-активность» и т.п. относятся на соответствующие «внутренние коды». Клиентом по таким проектам является собственная фирма, которая по-умолчанию первой присутствует в системе.
Каждый проект может «разбиваться» между Партнерами фирмы. Для этого есть соответствующая вкладка.
Это позволяет потом «отследить» кто и сколько принес выручки в деньгах. Условно, я с партнером могу вести вместе суд за 100 тыс. руб. Тогда наша выручка распределиться по нему как 50% в мою «копилку» и 50% в его (или ее). При этом такое распределение выручки идет «параллельно» с учетом часов, то есть не привязано к затратам времени.
Если юрист практикует самостоятельно или конкретный проект курирует один партнер – просто ставится 100%.
Ура! У нас есть Клиент, проект и юристы, которые будут по нему работать. Можем вносить время.
Запись можно создать «с нуля» или «из черновика». В статус «черновиков» автоматически попадают все записи, импортированные из календаря.
«Прикрепляем» запись к Клиенту и проекту, пишем, что делали и сколько. Сохраняем. Готово.
Если права позволяют, то можно время сразу и утвердить. Если нет – утвердит партнер, который будет проверять биллинг и отчет Клиенту.
Вот у нас собрались записи о времени. Что дальше?
Теперь ответственный партнер должен открыть список всего доступного ему времени.
И утвердить записи сотрудников. Можно по одной.
Или все сразу (потом еще можно будет поправить).
Время утверждено. Формируем «Отчет о времени и затратах» клиенту. В него система включит все записи за выбранный период и представит в виде единой таблички.
«Фишка» А2.Тайм – на этом этапе можно вносить изменения в отчет и эти изменения сразу же отразятся и в базе данных. Просто нажимаем на конкретную запись.
И правим время или описание работ в открывшемся окошечке.
Кстати, по проектам с фиксированной стоимостью тоже аккуратно ведем отчеты.
Во-первых, понимаем собственную эффективность. Вот тут можно подробнее почитать про это.
Во-вторых, всегда Клиент может попросить отчет «а что на самом деле делали». Если ваши заказчики юр. лица, так бухгалтерии вообще просто это обожают. Им так расходы подтверждать гораздо проще.
Остался последний шаг – вишенка на торте и самое приятное – счет Клиенту выставить. Заходим в проект, нажимаем на вкладку «расчеты с Клиентами».
После создания счета можно фиксировать поступление средств от Клиентов, внося оплаты.
Месяц-другой-третий – и пора формировать аналитику по деятельности вашей «корпорации монстров».
Но про это – в другой раз. А то и так очень уж длинно получилось ))).
Тайм-менеджмент: основные правила и эффективные инструменты управления временем
Стремительный темп жизни и ограниченные временные рамки часто мешают достигать поставленных целей. Чтобы не путаться в бесконечных потоках информации, нужно научиться планировать рабочий день, правильно расставлять приоритеты. Именно это умение отличает успешных бизнесменов от остальных и является одним из главных требований престижных работодателей.
Что такое тайм-менеджмент
Time-management – комплекс методик, направленных на выработку навыков по эффективной организации личного времени. Предусмотренные им инструменты помогают успевать справляться с множеством дел в короткие сроки, избавиться от хронической усталости, давления временных ограничений и вечных стрессов. При правильном применении рекомендуемых техник существенно улучшается результативность труда, находится время на отдых.
Различные системы тайм-менеджмента тренируют осознанный контроль над количеством времени, затрачиваемым на выполнение задач, позволяют оптимально распределить работу, способствуют профессиональному и личностному росту.
Практики включают обширный спектр действий:
На тему тайм-менеджмента написано множество книг, статей и публикаций. Массу полезного можно почерпнуть в работах Дэна Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент», Керри Глиссона «Работай меньше, успевай больше», Ричарда Брэнсона «К черту все! Берись и делай!», Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок».
Закон тайм-менеджмента
Преимущества применения тайм-менеджмента
Сотрудник, владеющий методиками тайм-менеджмента:
Такой специалист бесценен для любой компании. Многие успешные фирмы стараются «воспитать» в персонале подобные качества, отточить навыки дисциплинированности, самоорганизации. Для этого руководство устраивает регулярные тренинги, семинары, курсы, охватывающие теоретическую базу и практическое освоение тайм-менеджмента.
Реальные «убийцы» времени
На уроках освещаются следующие темы:
Компаниям, практикующим данные методики, удается сформировать работоспособный коллектив, ориентированный на главные цели. Это исключает пустую, бесполезную трату времени, способствует достижению максимальных результатов при минимальных усилиях и временных затратах.
Также планирование помогает преодолеть основные барьеры, затрудняющие своевременное выполнение задач:
Согласно правилам тайм-менеджмента, производительность увеличивается не за счет скорости или большего объема работ. Результативность растет благодаря исключению сотен мелких, бессмысленных дел, разграничению личного и рабочего, устранению хронофагов – отвлекающих объектов, мешающих основной деятельности.
Высказывание Сенеки о планировании времени
Запуская какой-либо бизнес в сфере e-commerce, в первую очередь необходимо постараться создать эффективную команду, от которой во многом зависит дальнейшая прибыль, популярность, успешность, конкурентоспособность проекта. В некоторых фирмах есть отдельная должность тайм-менеджера. Этот специалист обучает сотрудников самоорганизации и планированию.
Главные принципы управления временем
Наука управления временем состоит из системы принципов. Данные положения служат фундаментом любого инструмента, применяемого в рамках time-management:
Правила тайм-менеджмента
Планирование – залог успеха. Большинство успешных людей планирует день поминутно.
Эффективные методы планирования
От теоретических основ перейдем к непосредственной практике и разберем эффективные инструменты тайм-менеджмента, которые применяются в различных бизнес-сферах.
Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра – известная концепция тайм-менеджмента для выделения приоритетов. Основное предназначение методики – грамотная сортировка дел по категориям срочности и важности. Подход, рекомендованный президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, помогает не запутаться в бесконечном списке задач, легко выделяя главное.
Важность дела определяется его влиянием на бизнес, срочность – привязанностью к конкретной дате/времени. Каждое дело необходимо занести в матричную схему и распределить по отдельным колонкам, соответствующим характерному типу:
Прежде всего следует выполнять дела, отнесенные к первому типу, затем – ко второму. Задачам третьего типа можно посвятить оставшуюся часть дня или перепоручить их подчиненным. Такая последовательность предотвратит кризисные ситуации, несущие ущерб для бизнеса, даст проекту новые возможности развития. Старайтесь не допускать, чтобы важные дела перетекали в сектор срочных.
Матрица Эйзенхауэра
ABCDE
Данный метод также предполагает распределение дел по уровню важности. После тщательного анализа текущего списка задачи расставляются по соответствующим приоритетам от «A» до «E»:
К задачам из каждого последующего уровня необходимо приступать только после завершения предыдущих. Желательно ставить дедлайны, планируя окончание каждого процесса к определенному времени.
SMART
После формулировки основной цели следует конкретизировать подзадачи. Для этого отлично подходит метод SMART.
Локальная цель должна соответствовать ряду критериев:
Задачи, сформулированные по методу SMART, проще выполнять: в их описании содержатся конкретные требования. Двигаясь к крупной миссии с помощью последовательных действий, можно существенно сократить время на выполнение работы.
Постановка целей по SMART
Практический пример. Маркетологу коммерческой фирмы необходимо до конца 2019 года поднять продажи на территории Украины до 30%. Разбиваем глобальную цель на SMART-задачи, проставляя сроки выполнения:
Получаем четкий план действий.
Принцип Парето
В основу метода Парето заложен принцип, сформулированный известным итальянским экономистом: «Примерно 80% результатов приносят 20% усилий». Это значит, что за большую долю результата отвечает меньшая часть вкладываемых средств и прилагаемых усилий. Например, во многих интернет-магазинах преимущественную часть прибыли в денежном выражении дает 20% ассортимента товаров, 80% прибыли поступает от 20% покупателей.
Практически 4/5 потраченных сил не оказывает влияния на ход дела. Чтобы оптимизировать деятельность, нужно найти 20% эффективных действий и сосредоточиться на них, отсеяв ненужное. Минимум ключевых шагов позволяет не растрачивать лишнюю энергию и время, быстрее достигать запланированных целей.
Диаграмма Ганта
Оптимальный способ наглядной фиксации планов – диаграмма Ганта. Метод предполагает визуальное отображение дел в виде календаря с указанием сроков, продолжительности и порядка выполнения. Используя такую диаграмму, можно составлять планы на текущий день, год, месяц или несколько лет вперед, контролировать этапы реализации. Однотипные действия группируются в один пункт, объемные – разбиваются на последовательные.
Пример диаграммы Ганта
Метод «Помидора»
Инструмент назван в честь кухонного таймера. Его суть – в максимальной концентрации внимания, которая необходима для выполнения работы в сжатые сроки. Например, написать отчет, разработать макет дизайна, составить письмо для e-mail рассылки клиентам.
Порядок действий в рамках техники «Помидор»:
После завершения практики запишите список отвлекающих моментов, мешавших работе. Это «пожиратели времени», которых нужно стараться избегать.
Метод «Помидора»
Интеллект-карты
Mind maps – разработка известного писателя Тони Бьюзена. Такие карты помогают эффективно структурировать информацию, способствуют мышлению с полным задействованием интеллектуального и творческого потенциала. Они полезны для проведения мозговых штурмов, самоанализа, разработки сложных проектов, планирования времени.
Интеллект-карты активно применяют в офисах коммерческих компаний. На них рисуют знаки, символы и картинки, наглядно демонстрирующие план и детали рабочего дня. Основная идея разбивается на уровни и подуровни, отражая четкую стратегию действий.
Пирамида Франклина
Система планирования по Бенджамину Франклину – отличный помощник в качественном распоряжении временем. Ее используют в жизни и в бизнесе.
Согласно пирамиде, жизненные или рабочие цели распределяются по отдельным пунктам, имеющим определенную степень важности:
Четкое планирование каждого дня, неизменное следование плану, постоянный анализ и корректировки служат залогом максимально эффективной работы.
Пирамида Франклина
Подведем итоги, сделав выжимку из основополагающих правил тайм-менеджмента:
Выводы
Временной ресурс – ключевая ценность для человека, которую невозможно купить, накопить, восполнить. Не тратьте его впустую, смотрите на каждый новый день, как на возможность. Умение управлять временем не ограничивает свободу, а создает ее.
Планирование в равной степени необходимо бизнесменам, офисным сотрудникам, менеджерам, руководителям, творческим личностям, домохозяйкам. Ответственный, серьезный подход к режиму дня позволит высвободить колоссальные временные ресурсы, использовать их для насыщенной, полноценной жизни, развития личной продуктивности. Тайм-менеджмент – верный способ сократить путь от момента появления идеи до ее реализации.