как внести отчество в трудовую книжку при получении гражданства образец
Как внести отчество в трудовую книжку при получении гражданства образец
Дата публикации 27.10.2021
Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержден приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, далее – Порядок № 320н.
В трудовые книжки вносятся записи о:
Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными) (п. 3 Порядка).
Например, работник был принят на работу 1 сентября 2021 года. Запись в трудовой книжке делается так: «01.09.2021».
Записи рекомендуется производить аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.
Записи нельзя сокращать. Не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п.
Записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати) (п. 3 Порядка). Таким образом, в трудовой книжке можно проставить штамп «Принят в _______________на должность ________________». Чернилами можно вписать структурное подразделение и должность.
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, о квалификации и награждениях вносятся в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя.
Записи вносятся не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа, а запись об увольнении – в день увольнения. Записи должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 9 Порядка).
Поскольку обязанности вести личные карточки больше нет, то расписываться за каждую внесенную запись сотрудник больше не должен.
Заполнение сведений о работнике
Начиная с 01.01.2021 для лиц, впервые поступивших на работу, трудовая книжка в бумажном виде не заполняется (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Титульный лист, содержащий сведения о работнике, необходимо заполнять при выдаче дубликата и вкладыша в трудовую книжку.
Также новая трудовая книжка может выдаваться лицу, поступающему на работу после 31 августа 2021 года и утратившего трудовую книжку (см. письмо Минтруда России от 01.09.2021 № 14-6/В-1049).
В этом случае заполнению подлежат следующие сведения.
1. Фамилия, имя и отчество (при наличии) и дата рождения.
Фамилия, имя и отчество (при наличии) указываются полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
Фамилия, имя, отчество работника указываются в именительном падеже. Число и месяц в дате рождения указываются двухзначными цифрами, год – четырехзначными.
Если работник меняет фамилию или имя, в трудовую книжку вносятся исправления.
2. Сведения об образовании.
Запись об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее) заполняется на основании документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома).
Федеральным законом от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (далее – Закон № 273-ФЗ) установлены уровни общего и профессионального образования.
Общее образование, в частности, делится на (ч. 4 ст. 10 Закона № 273-ФЗ):
Сведения о таком образовании вносятся в трудовую книжку, обычно, на основании аттестата или удостоверения.
Профессиональное образование имеет следующие уровни (ч. 5 ст. 10 Закона № 273-ФЗ):
Записи об уровнях профессионального образования вносятся на основании диплома или удостоверения.
Записи об образовании дополняются через запятую без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 8 Порядка). Например: основное общее, высшее – бакалавриат.
3. Сведения о профессии или специальности.
Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.
Ссылки на документы, на основании которых внесены данные в титульный лист, делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или уполномоченного лица и заверяются печатью (при наличии).
Заполнение сведений о работе и переводах
При внесении записи о приеме на новое место работы не нужно оставлять пустые строки после записи об увольнении с предыдущего места работы (см. письмо Минтруда от 30.11.2020 № 14-2/ООГ-17410).
Правила внесения записи о приеме на работу регулируются п. 10 Порядка № 320н.
Сначала в графе 3 в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Наименование работодателя можно внести посредством проставления штампа (см. Можно ли вносить в трудовую книжку наименование организации при помощи штампа?. После этой строки указываются:
Заполнение сведений о квалификации и получении профессии (специальности)
Если работнику в период работы присваивается новый разряд, класс, категория, классный чин, то об этом производится соответствующая запись в разделе «Сведения о работе»:
В таком же порядке вносится в трудовую книжку запись об установлении работнику второй и последующей профессии, специальности или квалификации. В случае с профессией дополнительно эти сведения добавляются на титульный лист трудовой книжки. При этом ранее внесенные записи не зачеркиваются, а реквизиты документа на внутренней стороне обложки трудовой книжки указывать не нужно. Это следует из п. 10 Порядка № 320н.
Если занимая должность или профессия дают какие-либо льготы работнику, то при указании профессий и специальностей необходимо использовать Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих и Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
Внесение записи о переводе на другую постоянную работу
В трудовую книжку вносится только запись о постоянном переводе. Временный перевод на другую работу в трудовой книжке не отражается.
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» следующим образом.
При переводе сотрудника на другую постоянную работу, в трудовую книжку вносится запись в следующем порядке:
Если временный перевод сотрудника станет постоянным, то запись в трудовой книжке делается в следующем порядке (абз. 6 п. 10 Порядка):
При переводе к другому работодателю или на выборную должность делаются две записи:
Правила внесения записей установлены п. 21 Порядка № 320н.
Запись об увольнении:
При увольнении работника, записи, внесенные в трудовую книжку за время работы на текущем месте, заверяется подписью работодателя (лица, ответственного за ведение трудовых книжек).
Если у работодателя есть печать организации (ИП) или кадровой службы, записи нужно заверить этой печатью (п. 36 Порядка).
При приеме на новое место работы в трудовой книжке в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается заголовок с полным (и сокращенным – при наличии) наименованием организации (абз. 1 п. 10, п. 21 Порядка).
Далее запись делается в обычном порядке:
При увольнении в связи с переходом работника на выборную работу (должность) в другую организацию, в графе 3 делается следующая запись (п. 22 Порядка): «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в… (указывается наименование организации), пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
На новом месте работы запись производится в следующем порядке:
В графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается полное наименование выборного органа, после нее:
Внесение записи об изменении наименования организации
Запись в трудовую книжку при изменении наименования организации вносится в графу 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки отдельной строкой (п. 13 Порядка № 320н).
Внесение записи об увольнении
Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора).
Записи в трудовую книжку о причинах увольнения работника вносятся в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона.
Записи об увольнении делаются в следующем порядке (п. 15 Порядка № 320н):
При увольнении работника, записи, внесенные в трудовую книжку за время работы на текущем месте, заверяется подписью работодателя (лица, ответственного за ведение трудовых книжек).
Если у работодателя есть печать организации (ИП) или кадровой службы, записи нужно заверить этой печатью (п. 36 Порядка).
Порядок № 320н не требует от увольняемого работника заверять своей подписью записи, внесенные в трудовую книжку его работодателем. До 01.09.2021 такое правило было предусмотрено Правилами, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (утратили силу).
Если трудовой договор прекращается по основаниям, предусмотренным частью первой статьи 77 ТК РФ, в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Исключение составляют случаи (п. 17 Порядка):
Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий подпункт, пункт части первой статьи 81 ТК РФ (п. 18 Порядка).
Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Если трудовой договор прекращается по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, запись об увольнении вносится со ссылкой на соответствующий пункт части первой статьи 83 ТК РФ (п. 19 Порядка).
Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.
Если трудовой договор прекращен, по другим основаниям, предусмотренным ТК РФ и другими федеральными законами, запись об увольнении должна содержать ссылку на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона.
Уволен в связи с повторным в течение одного года грубым нарушением устава организации, осуществляющей образовательную деятельность, пункт 1 статьи 336 Трудового кодекса Российской Федерации.
Заполнение сведений о награждениях
В раздел «Сведения о награждении» трудовой книжки вносятся сведения о (п. 25 Порядка № 320н):
Записи о награждении (поощрении) вносятся в следующем порядке (п. 26 Порядка):
Внесение записи о работе по совместительству
Запись в трудовую книжку о работе по совместительству вносится работодателем по основному месту работы. При этом такая запись вносится только по желанию работника (п. 11 Порядка № 320н). Поскольку требований к форме волеизъявления законодательство не содержит, то работник может обратиться как письменно (например, написать заявление), так и устно. В любом случае отказать ему нельзя.
Запись вносится на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (копия приказа, выписка из приказа, действующий трудовой договор).
Копии должны быть заверены работодателем, издавшим документ. На копии указывается должность, подпись и расшифровка подписи лица, заверившего копию. Печать на копии должна быть, если она используется работодателем.
Записи о приеме на работу по совместительству, переводе и увольнении могут вноситься в трудовую книжку в хронологическом порядке либо блоками. В этом случае по каждому работодателю вносится сразу запись о приеме и об увольнении. Во втором случае записи могут вноситься в трудовую книжку при увольнении.
Работодатель по основному месту может внести запись о работе по совместительству и в том случае, если:
Такое право дает п. 11 Порядка № 320н.
Работодатель по совместительству может внести запись в трудовую книжку только в одном случае: если сотрудник нигде не работает на дату внесения записи, и он обратился к своему бывшему работодателю с соответствующей просьбой.
Запись о приеме на работу по совместительству вносится следующим образом:
Запись об увольнении с работы по совместительству вносится следующим образом:
Заполнение трудовой книжки в 2021 году: правила и образец
Несмотря на постепенный перевод записей о трудовой деятельности в электронный формат, традиционная бумажная трудовая книжка сохраняет статус основного документа работника. Но отвечает за правильное оформление этого документа работодатель (организация или ИП). Не допустить ошибок при заполнении трудовой книжки в 2021 году поможет наша статья. В ней, в частности, рассказано, как оформить новую трудовую книжку, как правильно вносить сведения о работе, в каком порядке нужно исправить допущенную ошибку, выдать сотруднику копию книжки или сделать ее дубликат. Также приведены примеры корректных записей об увольнении.
Основные требования при оформлении трудовой книжки
Общие правила установлены в статьях 66 и 84.1 ТК РФ. Детализация этих норм содержится в двух документах. Первый — Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением правительства РФ от 16.04.03 № 225; далее — Правила). Второй документ — Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69; далее — Инструкция).
С 1 сентября 2021 года начнет действовать новый порядок ведения трудовых книжек (утв. приказ Минтруда от 19.05.21 № 320н; далее — Порядок). С этой же даты утратит силу Инструкция. Но основные положения (за некоторым исключением), сохранятся. Перечислим общие требования, которые нужно учитывать при заполнении трудовой книжки.
Во-первых, все записи вносятся ручкой. Она может быть шариковая, гелиевая или перьевая. Допускаются чернила синего, фиолетового или черного цвета. При этом н ужно следить, чтобы чернила не выцветали со временем, поскольку трудовая книжка должна служить работнику до самой пенсии. Есть одно исключение — первоначальную запись о работодателе в раздел «Сведения о работе» можно внести путем проставления соответствующего штампа (письмо Роструда от 19.08.15 № 1922-6-1).
Справка
Новый Порядок допускает использование при заполнении трудовой книжки принтеров, факсимиле и штампов, в том числе при внесении записей о приемах, переводах и увольнениях (п. 3 Порядка). Об этом и других изменениях, которые нужно учитывать при ведении трудовых книжек после 1 сентября, см. в статье « Утвержден новый порядок ведения трудовой книжки ».
Во-вторых, недопустимы сокращения (например, запрещено писать «прик.» вместо «приказ» или «расп.» вместо «распоряжение»). При указании должностей работников и сокращенного названия организации можно использовать аббревиатуры, обозначающие организационно-правовую форму (ООО, АО, ФГУП и др.).
В-третьих, установлены единые правила отражения дат. Число и месяц указываются двузначными, а год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 24.10.2020). Но есть исключение. На титульном листе дата заполнения трудовой книжки вносится иначе: число и год — арабскими цифрами, а месяц — прописью. Аналогичным словесно-цифровым способом допустимо вписать дату рождения сотрудника. Объясняется это тем, что титульный лист не является разделом трудовой книжки и общее правило указания дат на него не распространяется.
В-четвертых, в каждом из разделов записи нумеруются отдельно, сквозным методом (1, 2, 3 и т.д.). Если все страницы раздела заполнены, оформляется вкладыш, в котором нужно продолжить нумерацию соответствующего раздела из трудовой книжки (п. 38 Правил).
Внимание
С 2020 года работникам дано право отказаться от привычных трудовых книжек, оформляемых на бумажном носителе. В таком случае сведения о работе будут «копиться» исключительно в базе данных ПФР, без дублирования в традиционной трудовой книжке. Сотрудник сможет получать выписки из этой базы, в том числе через работодателя. Подробнее см. « Как заполнить форму СТД‑Р и выдать ее работнику » и « Работник отказался от электронной трудовой: обязан ли работодатель выдать ему сведения по форме СТД‑Р? »
Заполнение трудовой книжки впервые принятому на работу
До 31 декабря 2020 года работодатель был обязан оформить трудовую книжку человеку, который впервые принят на работу, в течение недели с момента трудоустройства (п. 8 Правил). Однако с 1 января 2021 года эти положения не применяются. Согласно пункту 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ, трудовые книжки на лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020 г., не оформляются. Все сведения о трудовой деятельности таких работников формируются исключительно в электронном виде.
Изменение титульного листа
Данные на титульном листе нужно скорректировать, если изменились какие-то сведения о работнике (например, человек сменил фамилию, получил образование и т.п.). Делается это следующим образом.
Если речь идет о персональных данных (ФИО, дата рождения), то прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) вписываются новые сведения. Одновременно на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения. Запись на обложке заверяется подписью работодателя или лица, уполномоченного на ведение книжек, а также печатью организации (предпринимателя) или кадровой службы при наличии такой печати.
Информация об образовании, профессии или специальности корректируется иначе. Если соответствующее поле не было заполнено, то нужно просто внести данные на основании представленного сотрудником документа. Если же «образовательные» графы уже были заполнены, то новые сведения их дополняют, а не заменяют. Это значит, что работодатель дописывает данные о новом образовании, профессии или специальности, не зачеркивая при этом ранее указанные.
О том как исправить ошибки, допущенные при заполнении титульного листа, см. ниже в главке «Как исправить ошибку в трудовой книжке».
Сведения о приеме на работу
Информация о приеме на работу отражается в разделе «Сведения о работе».
Сначала указываются данные о работодателе, к которому трудоустраивается владелец книжки. Их надо отразить в виде заголовка по центру графы 3 раздела. Вписывается полное и, при наличии, сокращенное наименование организации, либо ФИО предпринимателя. Как уже отмечалось, допустимо использовать штамп, содержащий сведения о работодателе. Порядковый номер этой записи не присваивается.
Под заголовком вносится непосредственно запись о приеме на работу. В графе 1 проставляется очередной порядковый номер (т.е. следующий за тем, который уже имеется в книжке). В графе 2 указывается дата издания приказа о приеме на работу (можно использовать унифицированную форму № Т-1; утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). В графу 3 вносятся данные о том, на какую должность и в какое подразделение (если оно указано в приказе) принят сотрудник. А в графе 4 отражаются данные о самом приказе: наименование документа, а также его дата и номер.
Внимание
Напомним, что с 2020 года работодатели обязаны сдавать форму СЗВ-ТД, если произошло любое из следующих кадровых событий: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение, подача сотрудником заявления о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная). Также см. «Новая СЗВ‑ТД: как с 1 июля заполнять поле «код выполняемой функции»».
Заполнение трудовой книжки при увольнении
Информация об увольнении сотрудника вносится в раздел «Сведения о работе». Делается это следующим образом.
В графу 3 нужно вписать причину и основание увольнения. Все данные переносятся из приказа. Основание увольнения вносится так, как оно записано в ТК РФ или ином федеральном законе со ссылкой на статью, часть статьи, пункт статьи (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).
Важно
В трудовой книжке допустимы следующие записи: «Уволен», «Трудовой договор прекращен» или «Трудовой договор расторгнут». Это связано с тем, что полное название унифицированной формы приказа звучит так: Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). А значит, термины «увольнение», «прекращение» и «расторжение» трудового договора являются равнозначными.
В графу 4 надо внести данные о реквизитах приказа об увольнении (наименование, номер и дату издания).
После того, как сделана отметка об увольнении, надо заверить все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы сотрудника. Для этого в графе 3 раздела «Сведения о работе» на строчке, следующей за той, в которой указана причина увольнения, проставляется подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, с указанием его должности. Если у организации или ИП есть печать, эта подпись заверяется соответствующим оттиском. На следующей строчке должен поставить свою подпись увольняемый работник.
Примеры записей об увольнении
Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора, пункт 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Уволен в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, пункт 8 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Уволен в связи с сокращением штата работников индивидуального предпринимателя, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Как исправить ошибку в трудовой книжке
Порядок исправления ошибки зависит от того, где именно она допущена. Так, если ошибка совершена при заполнении титульного листа, то неверная запись зачеркивается одной чертой, а рядом (сверху, снизу, сбоку) вносятся правильные данные. Реквизиты документа, ставшего основанием для этой правки, указываются слева, на внутренней стороне обложки. Данная запись на обложке заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью при ее наличии.
При выявлении ошибок в разделах «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» применяется другой порядок. Зачеркивания в этих разделах не допускаются, а все изменения вносятся путем признания записей недействительными (п. 1.2 Инструкции). Поэтому при обнаружении любой ошибки в данных о работе (в т.ч. неправильных сведений о переводе или об увольнении) или в данных о награждении нужно сделать следующее.
В графе 1 проставить очередной порядковый номер записи, а в графе 2 — текущую дату. В графу 3 внести такой текст: «Запись за № таким-то недействительна». И далее в этой же графе, через точку указать верные сведения, если таковые имеются. Например: «Запись за № 12 недействительна. Принят на должность слесаря». Если же запись была внесена ошибочно и менять ее не надо, то в графе 3 достаточно указать на недействительность сведений. Например, если под номером 12 была отражена ошибочная запись об увольнении (а на самом деле сотрудник не был уволен), то для ее исправления в графе 3 достаточно написать: «Запись за № 12 недействительна».
В графу 4 следует вписать данные о приказе или распоряжении, на основании которого в трудовую книжку внесены правильные сведения. Если новая запись только отменяет предыдущую, то графа 4 остается пустой.
Важно
Вносить исправления можно не только в отношении «своих» ошибок. В таком же порядке корректируются ошибки, допущенные предыдущими работодателями. При этом инициатором внесения исправлений должен быть сам работник. Действующий работодатель может указать ему на ошибку и обязан, в случае обращения работника, оказать ему необходимую помощь (п. 27 Правил).
Как заверить копию
Копия трудовой книжки выдается работнику на основании его письменного заявления. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после поступления заявления (ст. 62 ТК РФ).
Копия оформляется следующим образом. Осуществляется светокопирование всех заполненных страниц трудовой книжки, начиная с внутренней стороны обложки. При этом на каждой странице копии делается надпись (или проставляется штамп) о верности копии («Копия верна» или «Верно»). Эта надпись заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.
На копии той страницы, где содержится последняя запись трудовой книжки, сразу после этой строчки вносится фраза «Работает по настоящее время». Эта запись также заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.
Дубликат трудовой книжки
Он является официальным документом, который полностью заменяет первоначальную трудовую книжку. Дубликат — это оригинал документа, а не копия. Он оформляется в случае утраты трудовой книжки. Также его можно сделать, если первоначальная книжка физически не утрачена, но пришла в негодность (истрепалась, порвана, обгорела, залита жидкостью и т.п.).
Во всех этих случаях необходимо заполнить новый бланк трудовой книжки. При этом на титульном листе в верхнем правом углу делается запись (или проставляется штамп) «Дубликат». После этого указываются сведения о работнике на основании документов, действующих на дату заполнения дубликата. Порядок внесения этих сведений и подписания титульного листа следующий.
Данные о работнике — фамилия, имя, отчество, а также дата рождения — берутся из паспорта. Дата рождения указывается цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ или словесно-цифровым способом в формате: ДД месяц ГГГГ; слово «года» при этом не пишется в обоих случаях. Из документов об образовании (диплома, аттестата, справки об обучении и т.п.) в титульный лист переносятся сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее), а также о профессии и специальности.
Внимание
Записи нужно вносить точно так же, как они указаны в документе об образовании, без каких-либо сокращений.
Далее на титульном листе дубликата указывается дата заполнения (число и год цифрами, а месяц — прописью). После этого вносятся две подписи: работника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Если работодатель использует печать, то нужно проставить ее оттиск.
Раздел «Сведения о работе» дубликата заполняется следующим образом.
В графу 3 без всякого заголовка, а также без присвоения номера и указания даты вносится запись об общем стаже сотрудника по состоянию на дату поступления на работу к действующему работодателю. То есть указывается общее количество лет, месяцев и дней, отработанных на всех предыдущих местах работы. Например: «Общий стаж работы 8 лет, 4 месяца 12 дней». Стаж подсчитывается на основании подтверждающих документов или прежней трудовой книжки, если она не утрачена.
Далее вносятся конкретные записи о работе — от старых к свежим. Здесь действуют те же правила, что и при внесении записей о работе в исходный вариант книжки: в графе 1 ведется последовательная нумерация, в графы 2 и 3 переносятся данные из соответствующих документов, а в графе 4 приводится информация о документах, на основании которых внесены записи.
После этого нужно сделать запись о текущей работе у того работодателя, который выдает дубликат. В итоге этот документ обретает ту же силу, что и первоначальная трудовая книжка, и его можно использовать в кадровом делопроизводстве.
Следование перечисленным выше требованиям позволит правильно заполнить трудовую книжку в 2021 году, составить ее копию или дубликат. А значит, в случае проверки работодателю не грозит штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. За нарушения, допущенные при заполнении трудовой книжки, или за ее отсутствие (в тех случаях, когда ее ведение обязательно) санкции могут составить: для организации — 50 000 руб., для ИП — 5 000 руб. Кроме того, корректное ведение трудовых книжек позволит избежать конфликтов с работниками, в том числе судебных разбирательств.