как вставить таблицу в форму access

Soft — Consulting

27.04.2011

Добавление таблицы на форму MS Access. Работа с таблицами в форме.

1. Добавление таблицы на форму MS Access:

1.1. Кидаем на объект «Форма» подчинённую форму/отчёт и в свойствах подчинённой формы, на вкладке «Макет», выставляем «Режим по умолчанию» — режим таблицы. Выбираем источник записей на вкладке «Данные»: это может быть запрос или данные из существующей таблицы.

1.2. Кидаем в область данных подчинённой формы необходимые для отображения поля из выбранной в п.1.1. таблицы или запроса.

Замечание: заголовки полей в области данных подчинённой формы станут заголовками таблицы в подчинённой форме, индекс перехода по Tab для них будет определять порядок отображения столбцов в таблице.

1.3. Если предполагается, что данные в таблице могут редактироваться/удаляться/добавляться, выставляем свойства «Разрешить изменение», «Разрешить удаление», «Разрешить добавление» в значение «Да» (на вкладке «Данные» в свойствах подчинённой формы). (см. рис. 1.1)

2. Установка динамической связи между записями разных таблиц,помещённых на одну форму MS Access:

2.1. Для реализации возможности динамического изменения содержимого одной из таблиц при выборе записи в другой таблице (основной), следует воспользоваться событием, например, «Нажатие кнопки» для элемента «Поле» в основной таблице (Рис.2.1):

Private Sub cnt_Click()
Set frm = Forms![Форма1]

Источник

Вставка таблицы в форму

Таблица — это простое представление данных, расположенных в строках и столбцах. Если дважды щелкнуть таблицу в области навигации, Access отобразит ее в качестве таблицы. Из-за компактного представления данных таблицы хорошо работают, когда они используются в качестве подчиненной формы для отображения данных на стороне «многие» отношение «один-ко-многим». В этой статье описано, как добавлять таблицы данных в формы в Access.

В этой статье

Просмотр примера таблицы в форме

Предположим, вам нужно создать форму, которая отображает данные о категориях продуктов, а также обо всех товарах в них. Данные в таблице «Категории» являются стороной отношения «один», а данные в таблице «Товары» — стороной «многие» отношения. Каждая категория может иметь много продуктов.

1. В основной форме отображаются данные на стороне отношения «один».

2. В таблице данных показаны данные со стороны отношения «многие».

Перетаскивать таблицу в форму

Чтобы быстро добавить существующую таблицу в форму, откройте ее в конструкторе, а затем щелкните, удерживайте и перетащите существующую форму таблицы из области навигации в область конструктора форм.

Если перед началом данной процедуры отношения были настроены правильно, access автоматически задает свойства «Основные поля» и «Основные поля» с правильными значениями, которые привяжет основную форму к режиму таблицы.

Пустая ссылка на «Пустая ссылка» и свойства «Мастер полей»

Если Access не удается определить, как связать его с основной формой, он оставляет пустыми свойства «Основные поля» и «Основные поля подчиненной формы». Эти свойства необходимо настроить вручную.

Вставка таблицы в существующую форму в представлении макета

Если связи между таблицами в базе данных уже определены, можно быстро добавить таблицу в существующую форму в представлении макета. При добавлении поля со стороны отношения «многие» в форму, основанную на стороне отношения «один», Access автоматически создает таблицу для отображения связанных записей.

Откройте существующую форму в представлении макета, щелкнув ее правой кнопкой мыши в области навигации и щелкнув в этом меню пункт «Макет».

Если область Список полей не отображается:

Нажмите клавиши ALT+F8.

На вкладке Конструктор в группе Сервис выберите пункт Добавить существующие поля.

Обратите внимание на то, что в области «Список полей» таблицы делятся на разделы: доступные в этом представлении поля и поля, доступные в связанной таблице. В нижней части области «Список полей» все другие таблицы, не связанные напрямую с главной таблицей, перечислены в списке полей, доступных в других таблицах.

В разделе «Поля, доступные в связанной таблице» разблокировать таблицу, содержаную первое поле таблицы, и перетащите его на форму. Access создаст таблицу и добавит в нее поле.

Чтобы добавить дополнительные поля в новую таблицу, необходимо сначала щелкнуть таблицу, чтобы выбрать ее. Обратите внимание, что Access переупоряает область списка полей так, чтобы доступные для таблицы поля были вверху. Из раздела «Поля», доступного для этого представления, перетащите в таблицу любые другие нужные поля. Когда вы перетаскивать каждое поле в таблицу, Access рисует отрезок вставки, который показывает, куда будет вставлено поле, когда вы отпустите кнопку мыши.

Продолжайте добавлять поля в основную форму или таблицу, щелкнув основную форму или таблицу, чтобы выбрать их, а затем перетащив поле из области «Список полей».

В разделе «Поля, доступные в других таблицах» области «Список полей» содержатся таблицы, не связанные напрямую с таблицей или запросом, на основе которые основана выбранная форма. Если вы определили все допустимые связи между таблицами в окне «Отношения», то поля в разделе «Поля, доступные в других таблицах», скорее всего, не будут допустимым выбором формы, которую вы строите. Если перетащить поле из этого раздела в форму, в Access отобразит диалоговое окно «Укажите отношение». Перед началом необходимо ввести поля, которые связывают две таблицы друг с другом. В этом случае область «Список полей» больше не будет сортироваться по разделам в соответствии с заранее заданной связью. Возможно, лучше нажать кнопку «Отмена» в этом диалоговом окне и перезаменить связи между таблицами. Дополнительные сведения о связях см. в статье «Создание, изменение и удаление отношения».

Вставка таблицы в существующую форму в конструкторе

Используйте эту процедуру, чтобы добавить таблицу, основанную непосредственно на таблице или запросе, в существующую форму в конструкторе.

Откройте форму в конструкторе, щелкнув ее правой кнопкой мыши в области навигации и нажав кнопку «Конструктор».

Если на вкладке «Конструктор» в группе «Элементы управления» выбран инструмент «Использовать мастера», щелкните его, чтобы он не был выбран.

Если он используется, мастер управления подчиненной формы создает отдельный объект формы и создает на его основе его. Эта процедура, в свою очередь, создает таблицу, основанную непосредственно на таблице или запросе, а не на форме.

На вкладке Конструктор в группе Элементы управления выберите элемент Подчиненная форма/отчет.

В бланке формы щелкните место, куда нужно вставить таблицу.

Чтобы изменить положение и положение подчиненной формы, перетаскиванием углов и углов этого управления, можно изменить его положение.

Чтобы изменить вложенную надпись для подчиненной формы, щелкните ее, дважды щелкните, чтобы выбрать текст, а затем введите новую метку. Если вы хотите удалить метку, щелкните ее один раз и нажмите кнопку DELETE.

Если окно свойств не отображается, нажмите клавишу F4.

Если это не так, щелкните его один раз, чтобы выбрать.

На вкладке «Данные» в окне свойств щелкните список «Исходный объект» и выберите таблицу или запрос, которые вы хотите отобразить в таблице. Например, если вы хотите отобразить данные из таблицы «Заказы», щелкните «Таблица.Заказы».

Если перед началом данной процедуры отношения были настроены правильно, access автоматически задает свойства «Основные поля» и «Основные поля» с правильными значениями, которые привяжет основную форму к режиму таблицы.

Пустая ссылка на «Пустая ссылка» и свойства «Мастер полей»

Если Access не удается определить, как связать его с основной формой, он оставляет пустыми свойства «Основные поля» и «Основные поля подчиненной формы». Задайте значения для этих свойств вручную, выполнив указанные ниже действия.

Откройте основную форму в конструкторе.

Щелкните один раз для выбора подчиненной формы.

Если в данный момент не отображается лист свойств, нажмите F4.

На вкладке «Данные» окна свойств щелкните (. )рядом с полем свойства «Личные поля связи».

Будет открыто диалоговое окно Связь с полями подчиненной формы.

В списках «Master Fields» (Поля)» и «Child Fields» (Поля master и Child Fields) выберите поля, с помощью которые вы хотите связать формы. Если вы не знаете, какие поля использовать, нажмите кнопку «Предложить», чтобы Access определил связывающие поля. По окончании нажмите кнопку ОК.

Если вы не видите поле, которое требуется использовать для связываия форм, возможно, потребуется изменить источник записей для master или child form, чтобы убедиться, что поле в нем. Например, если форма основана на запросе, убедитесь, что связующий поле присутствует в результатах запроса.

Сохраните основную форму и переключение в представление формы, чтобы убедиться в ее работе.

Чтобы сохранить форму, нажмите кнопку «Сохранить» на панели быстрого доступа или нажмите CTRL+S.

Переключение представление формы проверку работы таблицы.

Различия между разделенной формой и формой, которая содержит таблицу

В форме, которая содержит таблицу данных, отображаются данные из различных (но, как правило, связанных) источников данных. Например, в форме могут быть показаны сотрудники, а в ней может быть таблица со всеми задачами, которые назначены каждому сотруднику. Источник данных в ней не такой, как в форме. Разделенная форма, в свою очередь, имеет два раздела (форму и таблицу), но в обоих из них отображаются одинаковые данные. В двух разделах данные отслеживаются друг с другом и вы можете одновременно работать с ними в двух разных представлениях.

Дополнительные сведения о создании разделенной формы и работе с ней см. в статье Создание разделенной формы.

Источник

Создание формы в Access

В форме Access, как на витрине магазина, удобно просматривать и открывать нужные элементы. Так как форма — это объект, с помощью которого пользователи могут добавлять, редактировать и отображать данные, хранящиеся в базе данных классического приложения Access, ее внешний вид играет важную роль. Если база данных классического приложения Access используется несколькими пользователями, хорошо продуманные формы — залог точности данных и эффективности работы с ними.

Создать форму на компьютере в базе данных Access можно несколькими способами. В этой статье мы рассмотрим наиболее распространенные из них.

Примечание: Информация, приведенная в этой статье, не относится к веб-базам данных Access или веб-приложениям Access.

В этой статье

Создание формы из существующей таблицы или запроса в Access

Приложение Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета. При необходимости вы можете изменить оформление, например настроить размер текстовых полей в соответствии с данными. Подробнее читайте в статье об использовании инструмента «Форма».

Создание пустой формы в Access

Чтобы создать форму без элементов управления и заранее отформатированных элементов, выполните следующее. На вкладке Создание нажмите кнопку Пустая форма. Откроется пустая форма в режиме макета, и отобразится область Список полей.

В области Список полей щелкните знак плюс ( +) рядом с одной или несколькими таблицами, содержащими поля, которые нужно включить в форму.

Чтобы добавить поле к форме, дважды щелкните его или перетащите на форму. Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их по очереди, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля на форму.

Примечание: Порядок таблиц в области Список полей может изменяться в зависимости от выбранной части формы. Если не удается добавить поле в форму, выберите другую часть формы и повторите попытку.

С помощью инструментов в группе Элементы управления на вкладке Работа с макетами форм можно добавить в форму эмблему компании, заголовок, номера страниц, дату и время.

Если требуется добавить в форму другие виды элементов управления, откройте вкладку Конструктор и выберите нужные элементы в группе Элементы управления.

Создание разделенной формы в Access

Разделенная форма позволяет одновременно отображать данные в двух представлениях: в представлении формы и в режиме таблицы. То есть вы можете использовать возможности обоих этих представлений в одной форме. Например, можно быстро найти запись в режиме таблицы, а затем просмотреть или изменить ее в представлении формы. Эти две части формы связаны с одним и тем же источником данных и всегда синхронизированы друг с другом.

Чтобы создать новую разделенную форму с помощью инструмента «Разделенная форма», в области навигации щелкните таблицу или запрос с нужными данными, а затем на вкладке Создание нажмите кнопку Другие формы и выберите пункт Разделенная форма.

Access создаст форму, которую можно изменять по своему усмотрению. Например, при необходимости можно настроить размер текстовых полей в соответствии с данными. Подробнее о работе с разделенными формами читайте в статье о создании разделенной формы.

Создание формы, отображающей несколько записей, в Access

Форма нескольких элементов (также называется ленточной) удобна, если требуется отобразить несколько записей. Кроме того, ее легче настроить, чем таблицу. Такую форму можно создать с помощью инструмента «Несколько элементов».

В области навигации щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме.

На вкладке Создание нажмите кнопку Другие формы и выберите пункт Несколько элементов.

Приложение Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета. В этом режиме можно вносить изменения в структуру формы при одновременном просмотре данных. Например, можно настроить размер полей в соответствии с данными. Подробнее читайте в статье Создание формы с помощью инструмента «Несколько элементов».

Создание формы, содержащей подчиненную форму, в Access

При работе со связанными данными, хранящимися в отдельных таблицах, часто приходится просматривать их из нескольких таблиц или запросов в одной и той же форме, поэтому подчиненные формы отлично подойдут в такой ситуации. В зависимости от потребностей подчиненные формы можно добавлять несколькими способами. Подробнее об этом читайте в статье Создание формы, содержащей подчиненную форму (форма с отношением «один-ко-многим»).

Создание формы навигации в Access

Форма навигации — это простая форма, содержащая элемент навигации. Формы навигации являются полезным дополнением любой базы данных, но особенно важны для баз данных, публикуемых в Интернете, так как область навигации Access не отображается в браузере.

Откройте базу данных, в которую нужно добавить форму навигации.

На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Навигация и выберите нужный стиль формы навигации.

Access создаст форму, добавит на нее элемент навигации и отобразит форму в режиме макета. Подробнее об этом читайте в статье Создание формы навигации.

Дополнительные сведения

Формы можно настраивать с помощью нескольких параметров. Выберите нужные из представленных ниже.

Если вы хотите иметь возможность выбирать поля, которые будут отображаться в форме, создайте форму с помощью мастера форм.

Добавление вкладок в форму позволяет упорядочить данные и сделать форму более удобной для восприятия, особенно, если форма содержит большое количество элементов управления.

Элемент управления «Веб-браузер» дает возможность отображать в форме веб-страницы. Вы можете связывать его с полями и элементами управления базы данных, чтобы динамически определять отображаемую страницу. Например, с помощью адресов в базе данных можно создавать настраиваемые карты на сайте, или использовать сведения о товаре в базе данных для поиска объектов на веб-сайте поставщика.

Элементы управления в Access размещаются вдоль направляющих линий (макетов), которые позволяют выравнивать элементы управления в форме. Узнайте, как перемещать и изменять размер отдельных элементов управления.

Источник

Создание таблицы и добавление полей

В базе данных можно хранить данные в виде таблиц — тематических списков строк и столбцов. Например, вы можете создать таблицу «Контакты» для хранения имен, адресов и телефонных номеров или таблицу «Товары» для хранения сведений о товарах. В этой статье описано, как создать таблицу, добавить в нее поля, настроить первичный ключ и свойства таблицы и полей.

Перед созданием таблиц и добавлением полей изучите основные понятия. Дополнительные сведения см. в статье Общие сведения о таблицах.

Создание таблицы

В простой базе данных, такой как список контактов, может быть всего одна таблица. Однако во многих базах данных используется несколько таблиц. При создании базы данных на компьютере создается файл, который используется как контейнер для всех ее объектов, включая таблицы.

Есть несколько способов создать таблицу: вы можете создать новую базу данных, вставить таблицу в существующую базу данных или импортировать таблицу из другого источника данных, например книги Microsoft Office Excel, документа Microsoft Office Word, текстового файла или другой базы данных, либо связать таблицу с этим источником. Когда вы создаете новую базу данных, в нее автоматически вставляется новая пустая таблица. Затем вы можете ввести в нее данные, чтобы начать определение полей.

Создание таблицы в новой базе данных

Щелкните Файл > Создать и выберите пункт Пустая база данных рабочего стола.

В поле Файл введите имя файла новой базы данных.

Чтобы сохранить базу данных в другом месте, щелкните значок папки.

Нажмите кнопку Создать.

Откроется новая база данных, в которой будет создана и открыта в режиме таблицы новая таблица с именем «Таблица1».

Создание таблицы в существующей базе данных

Щелкните Файл > Открыть и выберите базу данных, если она указана в разделе Последние. В противном случае выберите один из вариантов поиска базы данных.

В диалоговом окне Открытие файла базы данных найдите базу данных, которую вы хотите открыть,и нажмите кнопку Открыть.

на вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица.

В базу данных будет вставлена новая таблица, которая откроется в режиме таблицы.

Использование импорта или связывания для создания таблицы

Чтобы создать таблицу, вы можете импортировать данные из другого файла (например, из листа Excel, списка SharePoint, XML-файла, другой базы данных Access, папки Microsoft Outlook и т. д.) либо связать таблицу с ним.

При импорте данных создается их копия в новой таблице текущей базы данных. Последующие изменения, вносимые в исходные данные, не будут влиять на импортированные данные, и наоборот. После подключения к источнику и импорта данных можно использовать импортированные данные без подключения к источнику. В структуру импортированной таблицы можно вносить изменения.

Когда осуществляется связывание с данными, в текущей базе данных создается связанная таблица, обеспечивающая динамическое подключение к данным, хранящимся в другом месте. Изменения данных в связанной таблице отражаются в источнике, а изменения в источнике — в связанной таблице. Для работы со связанной таблицей необходимо подключение к источнику данных. Изменить структуру связанной таблицы нельзя.

Примечание: Нельзя изменять данные на листе Excel с помощью связанной таблицы. В качестве обходного способа можно импортировать исходные данные в базу данных Access, а затем создать связь с базой данных из Excel.

Создание таблицы с помощью импорта внешних данных или связи с ними

Откройте меню Файл и выберите команду Открыть.

В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных, в которой вы хотите создать таблицу.

На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи выберите один из доступных источников данных.

Следуйте инструкциям в появляющихся диалоговых окнах.

Будет создана таблица, имя которой появится в области навигации.

Создание таблицы с использованием сайта SharePoint

Для создания таблицы базы данных можно использовать импортировать список SharePoint или создать связь с ним. Кроме того, вы можете создать новый список SharePoint на основе готового шаблона. В Access доступны такие шаблоны, как «Контакты», «Задачи», «Вопросы» и «События».

Откройте меню Файл и выберите команду Открыть.

В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите базу данных, в которой вы хотите создать таблицу, и нажмите кнопку Открыть.

На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Списки SharePoint.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Создание списка SharePoint на основе шаблона

Выберите пункт Контакты, Задачи, Вопросы или События.

В диалоговом окне Создание нового списка введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором вы хотите создать список.

Введите имя и описание для нового списка в полях Укажите имя нового списка и Описание.

Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по окончании экспорта (он установлен по умолчанию).

Создание настраиваемого списка

Выберите пункт Другой.

В диалоговом окне Создание нового списка введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором вы хотите создать список.

Введите имя и описание для нового списка в полях Укажите имя нового списка и Описание.

Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по окончании экспорта (он установлен по умолчанию).

Импорт данных из существующего списка

Выберите пункт Существующий список SharePoint.

В диалоговом окне Внешние данные введите URL-адрес сайта SharePoint, содержащего данные, которые нужно импортировать.

Выберите пункт Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных и нажмите кнопку Далее.

Установите флажки всех списков SharePoint, которые нужно импортировать.

Выберите пункт Существующий список SharePoint.

В диалоговом окне Внешние данные — сайт SharePoint введите URL-адрес сайта SharePoint, содержащего список, связь с которым нужно создать.

Выберите пункт Создать связанную таблицу для связи с источником данных и нажмите кнопку Далее.

Установите флажки всех списков SharePoint, связи с которыми нужно создать.

Создание таблицы с использованием веб-службы

В базе данных можно создать таблицу, подключенную к данным на веб-сайте с интерфейсом веб-службы. Таблицы веб-служб доступны только для чтения.

На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Дополнительно и выберите команду Службы данных.

Если нужное подключение уже установлено, перейдите к действию 5. В противном случае перейдите к следующему действию.

Нажмите кнопку Установить новое подключение.

Выберите нужный файл подключения и нажмите кнопку ОК.

В диалоговом окне Создание связи с данными веб-службы разверните нужное подключение.

Выберите таблицу, связь с которой требуется создать. Ее поля отобразятся в правой части диалогового окна.

Можно ввести имя связанной таблицы в поле Укажите имя ссылки. Access будет выводить это имя связанной таблицы в области навигации.

Нажмите кнопку ОК. Будет создана связанная таблица.

Настройка свойств таблицы

Кроме настройки свойств полей, можно задать свойства, которые применяются ко всей таблице или ко всем записям.

Выберите таблицу, для которой требуется задать свойства.

На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.

На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть выберите пункт Страница свойств.

Откроется страница свойств таблицы.

На странице свойств откройте вкладку Общие.

Щелкните поле слева от свойства, которое вы хотите задать, и введите значение.

Чтобы сохранить изменения, не забудьте нажать клавиши CTRL+S.

Представления на веб-сайте SharePoint

Укажите, должны ли представления, основанные на таблице, отображаться на сайте SharePoint.

Примечание: Действие этого параметра зависит от значения свойства базы данных Отображать все представления на сайте SharePoint.

Укажите, следует ли развертывать все подтаблицы при открытии таблицы.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Чтобы в окне подтаблицы отображались все строки, оставьте значение 0.

Чтобы задать высоту подтаблицы, введите нужное значение.

Укажите направление отображения данных в соответствии с направлением письма (слева направо или справа налево).

Укажите описание таблицы, которое будет появляться в качестве всплывающей подсказки для этой таблицы.

Режим по умолчанию

Укажите режим открытия таблицы, используемый по умолчанию ( Режим таблицы, Сводная таблица или Сводная диаграмма). Режимы сводной таблицы и сводной диаграммы в Access недоступны, начиная с Access 2013.

Условие на значение

Введите выражение, которое должно быть истинно при добавлении или изменении любой записи.

Сообщение об ошибке

Введите сообщение, отображаемое в том случае, если запись не соответствует выражению в свойстве Правило проверки.

Определите условия отображения строк в режиме таблицы.

Выберите одно или несколько полей, чтобы задать порядок сортировки по умолчанию для строк в режиме таблицы.

Укажите, должна ли подтаблица отображаться в режиме таблицы. Если да, укажите таблицу или запрос, из которых подтаблица должна получать строки.

Укажите поля в таблице или запросе, используемые в подтаблице и соответствующие свойству Основные поля, заданному для таблицы.

Укажите поля таблицы, соответствующие свойству Подчиненные поля, заданному для таблицы.

Фильтр при загрузке

Укажите, необходимо ли автоматически применять условия фильтра, заданные с помощью свойства Фильтр (если присвоено значение Да), при открытии таблицы в режиме таблицы.

Сортировка при загрузке

Укажите, необходимо ли автоматически применять условия сортировки, заданные с помощью свойства Порядок сортировки (если присвоено значение Да), при открытии таблицы в режиме таблицы.

Совет. Если в поле свойства недостаточно места для ввода или изменения значения, нажмите сочетание клавиш SHIFT+F2, чтобы открыть поле Область ввода. Если при назначении выражению свойства Правило проверки требуется помощь, нажмите кнопку рядом с полем свойства Правило проверки, чтобы открыть построитель выражений.

Сохранение таблицы

После создания или изменения таблицы следует сохранить ее структуру. При первом сохранении таблице необходимо присвоить имя, описывающее содержащиеся в ней данные. Можно использовать до 64 знаков (букв или цифр), включая пробелы. Например, вы можете назвать таблицу «Клиенты», «Перечень запасных частей» или «Товары».

Совет: Договоритесь о том, по какому принципу будете называть объекты в базе данных, и следуйте этим правилам.

Выберите Файл > Сохранить или нажмите клавиши CTRL+S.

Если вы сохраняете таблицу в первый раз, введите ее имя и нажмите кнопку ОК.

Настройка первичного ключа

Для таблицы следует задать первичный ключ, если только у вас нет веских оснований не делать этого. Access автоматически создает индекс для первичного ключа, что повышает производительность базы данных. Кроме того, Access гарантирует, что каждая запись имеет значение в поле первичного ключа и это значение всегда уникально. Это крайне важно, поскольку в противном случае нельзя надежно отличить одну строку от другой.

При создании таблицы в режиме таблицы Access автоматически создает первичный ключ с именем «Код» и присваивает ему тип данных «Счетчик».

Изменить или удалить первичный ключ, а также задать первичный ключ для таблицы, в которой его еще нет, можно в Конструкторе.

Определение полей, используемых в качестве первичного ключа

Иногда данные, которые можно использовать в качестве первичного ключа, уже есть. Например, у сотрудников уже могут быть идентификационные номера. Если вы создаете таблицу для отслеживания данных о сотрудниках, в качестве первичного ключа можно использовать их идентификаторы. Иногда идентификаторы сотрудников уникальны только в сочетании с кодами отделов; в этом случае в качестве первичного ключа необходимо использовать сочетание этих полей. Первичный ключ должен обладать следующими характеристиками:

Значение данного поля или сочетания полей должно быть уникальным для каждой записи.

Поле или сочетание полей не должно быть пустым (у них всегда должно быть значение).

Значения не должны изменяться.

Если данных, подходящих на роль первичного ключа, нет, для этого можно создать новое поле. При создании поля для использования в качестве первичного ключа выберите для него тип «Счетчик» — это обеспечит соответствие трем характеристикам, указанным выше.

Настройка или изменение первичного ключа

Выберите таблицу, для которой вы хотите задать или изменить первичный ключ.

На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.

На бланке таблицы выберите поле или поля, которые вы хотите использовать в качестве первичного ключа.

Чтобы выделить одно поле, щелкните область выделения строки для него.

Чтобы выделить несколько полей, щелкните область выделения для каждого поля, удерживая нажатой клавишу CTRL.

На вкладке Конструктор в группе Элементы нажмите кнопку Ключевое поле.

Индикатор ключа будет добавлен слева от поля или полей, определенных как первичный ключ.

Удаление первичного ключа

Выберите таблицу, первичный ключ которой вы хотите удалить.

На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.

Щелкните область выделения строки для текущего первичного ключа. Если первичный ключ состоит из нескольких полей, щелкните область выделения строки для каждого из них, удерживая нажатой клавишу CTRL.

На вкладке Конструктор в группе Элементы нажмите кнопку Ключевое поле.

Индикатор ключа будет удален из поля или полей, ранее определенных в качестве первичного ключа.

Если попытаться сохранить новую таблицу без первичного ключа, Access предложит создать поле для него. Если нажать кнопку Да, Access создаст поле «Код» с типом данных «Счетчик», в котором будет хранится уникальное значение для каждой записи. Если в таблице уже есть поле с типом «Счетчик», оно будет использовано в качестве первичного ключа. Если нажать кнопку Нет, Access не добавит новое поле и не задаст первичный ключ.

Добавление полей

Чтобы сохранить новый фрагмент данных для уже имеющейся таблицы Access, рекомендуется добавить в нее поле. Например, предположим, что есть таблица с полями, в которых указаны фамилия, имя, адрес электронной почты, номер телефона и почтовый адрес каждого клиента. Если нужно начать отслеживать предпочтительный способ связи для каждого клиента, для хранения таких данных добавляется поле.

Все элементы данных, которые необходимо отслеживать, хранятся в отдельных полях. Например, в таблице контактов можно создать поля «Имя», «Фамилия», «Телефон» и «Адрес», а в таблице товаров — поля «Название товара», «Код товара» и «Цена».

У каждого поля есть некоторые основные характеристики, например имя, которое уникальным образом определяет его в пределах таблицы, тип данных, указывающий на характер данных, операции, которые можно выполнять с данными, и объем места, выделяемого для каждого значения.

Прежде чем создавать поля, разделите данные на минимальные полезные элементы. Потом вам будет намного проще объединить данные, чем разделить их. Например, вместо поля «Полное имя» лучше создать отдельные поля «Имя» и «Фамилия». Благодаря этому вам будет проще искать и сортировать данные по имени, фамилии или их сочетанию. Если вы собираетесь создавать отчет, выполнять сортировку, поиск или вычисления по элементу данных, выделите его в отдельное поле.

Для поля можно задать свойства, определяющие его вид и поведение. Например, свойство Формат задает отображение данных в таблице или форме, включающей поле.

Добавление поля путем ввода данных

Чтобы при создании новой или открытии существующей таблицы в режиме таблицы добавить в нее поле, введите данные в столбец таблицы Добавить поле (1). В зависимости от того, какое значение введено, тип данных для поля назначается автоматически. Если введенное значение не имеет определенного типа данных, Access выбирает текстовый тип, но при необходимости его можно изменить.

Ввод данных в столбец Добавить поле:

Чтобы создать или открыть таблицу в режиме таблицы, в области навигации щелкните нужную таблицу правой кнопкой мыши и затем в контекстном меню выберите пункт Режим таблицы.

Введите имя создаваемого поля в столбец Добавить поле.

Используйте описательное имя, помогающее идентифицировать поле.

Введите данные в новое поле.

Добавление поля с помощью шаблона

Иногда проще выбрать поле из готового списка, чем создавать его вручную. Для выбора поля из списка шаблонов используется список Другие поля. Шаблон поля – это заданный набор характеристик и свойств, описывающих его. Определение шаблона поля включает имя поля, тип данных, значение свойства Формат и ряд других свойств.

На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Режим таблицы.

На вкладке Поля в группе Добавление и удаление нажмите кнопку Другие поля.

Чтобы вставить новый столбец, выберите поле в списке Другие поля. Access помещает поле справа от столбца, в котором находится курсор. Если вы выберете один из заголовков Quick Start, например «Адрес», Access воздаст множество полей в таблице для разных составляющих частей адреса.

Задание свойств полей

Для поля можно задать свойства, определяющие его вид и поведение.

Например, с помощью свойств поля можно:

изменить вид данных в поле;

предотвратить ввод неправильных данных в поле;

задать для поля значение по умолчанию;

ускорить поиск и сортировку по полю.

Некоторые свойства поля можно настроить в режиме таблицы, однако для доступа ко всем свойствам и их настройки необходимо использовать конструктор.

Настраиваемые свойства зависят от типа данных поля.

Задание свойств поля в режиме таблицы

В режиме таблицы можно переименовать поле, изменить его тип, свойство Формат и некоторые другие свойства.

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую вы хотите открыть.

В контекстном меню выберите пункт Режим таблицы.

Переименование поля

Когда вы добавляете поле путем ввода данных в режиме таблицы, Access автоматически присваивает ему универсальное имя. Первому новому полю назначается имя «Поле1», второму — «Поле2» и т. д. По умолчанию имя поля используется в качестве его метки везде, где поле отображается (например, в заголовке столбца таблицы). Если вы присвоите полям описательные имена, вам будет легче просматривать и изменять записи.

Щелкните правой кнопкой мыши заголовок поля, которое требуется переименовать (например, «Поле1»).

В контекстном меню выберите пункт Переименовать поле.

Введите новое имя в заголовок поля.

Имена полей могут содержать до 64 символов (цифр или букв), включая пробелы.

Изменение типа данных поля

При создании поля путем ввода данных в режиме таблицы приложение Access анализирует данные, чтобы определить подходящий тип данных для поля. Например, если ввести значение 01.01.2017, Access распознает его как дату и назначит полю тип даты-времени. Если Access не может однозначно определить тип данных, по умолчанию полю назначается текстовый тип. (Короткий текст, если используется Access 2016).

Тип данных поля определяет, какие еще свойства вы можете для него задать. Например, свойство Только добавление можно задать только для поля с типом данных «Гиперссылка» или «Поле МЕМО» (или «Длинный текст» в Access 2016).

Бывают ситуации, когда нужно изменить тип данных поля вручную. Представьте, что вам нужно ввести номера комнат, напоминающие даты (например, 10.2017). Если ввести значение 10.2017 в новое поле в режиме таблицы, функция автоматического определения типа данных выберет для поля тип данных «Дата и время». Поскольку номера комнат являются метками, а не датами, для них должен быть установлен тип данных «Текст». Чтобы изменить тип данных поля, выполните указанные ниже действия.

На ленте откройте вкладку Поля.

В группе Форматирование в списке Тип данных выберите нужный тип данных.

Доступные типы данных

Полный список доступных типов данных для баз данных Access вы найдете в статье Типы данных для баз данных Access рабочего стола.

Советы по типам данных

Максимальный размер файла базы данных Access составляет 2 ГБ.

Чтобы оптимизировать производительность, при создании текстовых и числовых полей укажите оптимальный Размер поля. Например, если вы собираетесь хранить почтовые индексы известной длины, задайте соответствующие размеры поля. Для этого введите нужное значение в поле Размер поля. Дополнительные сведения см. в разделе Задание других свойств поля.

Для телефонных номеров, артикулов и других номеров, которые не предполагается использовать в математических вычислениях, вместо числового необходимо выбрать текстовый тип данных. Числовые значения, которые хранятся как текст, проще сортировать и фильтровать.

Изменение формата поля

Кроме определения типа данных нового поля Access может задать для него значение свойства Формат, зависящее от введенных данных. Например, если ввести значение 10:50, Access выберет тип данных «Дата и время» и присвоит свойству Формат значение «Средний формат времени». Чтобы вручную изменить значение свойства Формат, сделайте следующее.

На ленте откройте вкладку Поля.

В группе Форматирование в поле Формат введите нужный формат.

Примечание: Для полей некоторых типов (например, текстовых) список Формат может быть недоступен.

Задание других свойств поля

В режиме таблицы щелкните поле, для которого нужно задать свойство.

На вкладке Поля в группах Свойства, Форматирование или Проверка поля выберите нужные свойства.

Задание свойств поля в Конструкторе

При работе с таблицей в Конструкторе можно настраивать любые свойства полей. Тип данных поля задается на бланке таблицы, а другие свойства — в области Свойства поля.

В области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши.

В контекстном меню выберите пункт Конструктор.

Изменение типа данных поля

После создания поля можно изменить его различные параметры.

Предупреждение: Эти параметры можно изменять также у полей, которые были созданы ранее. Тем не менее если в поле уже есть данные, некоторые действия могут быть недоступны или привести к повреждению данных.

На бланке таблицы найдите поле, для которого вы хотите задать тип данных.

В столбце Тип данных выберите значение из списка.

Доступные типы данных

Полный список доступных типов данных для баз данных Access вы найдете в статье Типы данных для баз данных Access рабочего стола.

Советы по типам данных

Максимальный размер файла базы данных Access составляет 2 ГБ.

Для телефонных номеров, артикулов и других номеров, которые не предполагается использовать в математических вычислениях, вместо числового необходимо выбрать текстовый тип данных. Числовые значения, которые хранятся как текст, проще сортировать и фильтровать, но их сложно использовать в вычислениях.

Для текстового и числового типа данных вы можете более точно задать размер поля или тип данных с помощью свойства Размер поля.

Задание других свойств поля

Примечание: Не все форматы доступны для всех типов данных. Сначала задайте тип данных, а затем при необходимости настройте формат.

На бланке таблицы выберите поле, для которого вы хотите задать свойства. Свойства поля выводятся в области Свойства поля.

Свойства, которые можно задать, зависят от типа данных этого поля.

В области Свойства поля введите нужные параметры для каждого свойства или нажмите клавишу F6 и выберите свойство с помощью клавиш со стрелками.

Какие свойства полей доступны?

Полный список свойств полей, доступных для каждого типа данных в базах данных приложения Access см. в статье Введение в использование типов данных и свойств полей.

Примечание: Не все свойства доступны для каждого поля. Свойства поля определяются его типом данных.

Если требуется больше места для ввода или изменения значений в поле свойства, нажмите клавиши SHIFT+F2 для отображения поля Область ввода.

Совет: Если вам требуется помощь в создании маски ввода или выражения условия на значение, нажмите кнопку рядом с полем свойства для отображения соответствующего построителя.

Чтобы сохранить изменения, нажмите клавиши CTRL+S.

Перемещение поля

Чтобы переместить поле, перетащите его на нужное место. Чтобы выбрать несколько соседних полей для перемещения, щелкните первое поле, и, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните последнее поле. После этого можно перетащить выделенную группу полей на новое место.

При перетаскивании поля меняется его положение в таблице, порядок полей в конструкторе при этом не изменяется. При программном доступе к полям используется исходный порядок. Например, если перетащить поле в новое положение в режиме таблицы, а затем с помощью кнопки «Форма» создать на основе этой таблицы форму, поле будет расположено в исходном положении.

Источник