как выглядит протокол совещания образец
Протокол совещания
Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Роль протокола
Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.
Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.
Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.
Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.
Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.
Порядок проведения совещания
Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.
Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.
Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.
С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.
Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.
Кто должен оформлять протокол
Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.
Составление протокола
На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:
Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.
При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.
Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.
Основные правила оформления протокола
Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.
Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.
Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.
Содержание и хранение протокола
После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания. После утраты актуальности его следует отправить на хранение в архив предприятия, где он должен находиться установленный законом или внутренними локальными актами компании срок (не меньше 3 лет), после чего он может быть подвергнут утилизации (эта процедура также должна проводиться строго в определенном законом порядке).
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Протокол совещания: пример, правила ведения и оформление
Что представляет собой протокол совещания
Роль протокола совещания в деловой жизни
Структура протокола совещания
При составлении протокола следует учитывать требования ГОСТа Р 6.30-2003. ГОСТ содержит информацию о правильном ведении организационно-распорядительной документации. Обратите внимание на подробный разбор всех структурных элементов протокола совещания.
Как оформить заголовочную часть
Начинайте сразу с шапки. Укажите полностью, как называется ваша организация (организационно-правовая форма). Отметим, что наименование организации должно полностью совпадать с тем, что указано в ее уставе. Если у организации есть зарегистрированное сокращенное название, допустимо его упомянуть в скобках, сразу же после полного наименования.
Далее пропишите наименование документа (протокол). Укажите индекс (порядковый номер). Нумерацию протокола вы устанавливаете на календарный год. Допускается заранее продумать, какие группы протоколов вам понадобятся, и осуществлять нумерацию отдельно по ним.
Пропишите дату составления протокола. Если совещание длится несколько дней, проставляйте дату начала и завершения. Учтите: на начальном этапе составления протокола не нужно спешить и указывать дату подписания протокола. Возможно, протокол будет подписан спустя несколько дней с момента завершения совещания.
Важный нюанс: если дата имеет одну цифру (например, 4 февраля), ставьте перед ней цифру 0. Это поможет избежать случаев трансформации 4 февраля в 14 или 24.
Немаловажно обозначить место составления протокола (населенный пункт). Особенно это пригодится, если его проблематично выявить по названию организации. Кроме того, это приобретает значимость, если совещание осуществляется в другом населенном пункте, отличном от расположения организации.
Переходим к заголовку текста. Он должен включать указание на вид осуществляемой совместно деятельности. Допустимы варианты: заседание, собрание, совещание. Указываем коллегиальный орган в родительном падеже. Пример: протокол собрания учредителей предприятия. Касаемо расположения реквизитов заголовочной части: их можно расположить угловым либо продольным способом.
Пример протокола совещания на данном этапе выглядит таким образом:
Как оформить вводную часть
Также нужно указать инициалы и фамилии сотрудников организации, которые присутствовали на совещании и участвовали в процессе принятия решений.
На собрании могут присутствовать иные лица, приглашенные для дискуссии. Их тоже нужно упомянуть во вводной части.
Вот так выглядит пример протокола совещания на данном этапе:
Пример протокола совещания на данном этапе:
Как оформить основную часть
Основная часть протокола оформляется в соответствии с содержанием повестки дня. Сколько разделов и пунктов в ней содержится, столько и должно быть включено в основную часть.
Допускается два метода оформления основной части протокола совещания: краткое протоколирование и полное. Образец протокола ведения совещания на этом шаге приведем ниже, а сейчас стоит разъяснить методики протоколирования:
Допускается два метода оформления основной части протокола совещания: краткое протоколирование и полное. Пример протокола совещания на данном этапе:
Полный протокол содержит дополнительную часть, которая называется «ВЫСТУПИЛИ». Образец протокола ведения совещания выглядит при этом следующим образом:
Как протоколировать оформляющую часть
Если собрание масштабное и многодневное, то протоколирование совещаний могут осуществлять два секретаря. Это исключит риск ошибок и позволит оформить протокол без упущения важных моментов.
Сколько времени отводится на оформление протокола
Как правило, для оформления всех структурных элементов протокола отводится не более пяти дней. Дату, к которой должен быть подготовлен проект протокола, определяет председатель. Также срок протоколирования может быть прописан в регламенте работы организации.
Что такое выписка из протокола
Это абсолютно точная выдержка из текста протокола. Она содержит реквизиты бланка, вводную часть, конкретный вопрос повестки дня, дискуссию по данному вопросу и окончательное решение. Заверяет выписку секретарь. Он пишет от руки слово «Верно», указывает свою должность, расписывается, указывает фамилию и инициалы, ставит дату заверения.
Иногда выписка выступает в роли средства доведения принятых решений до их исполнителей. Секретарь не позднее двух дней с момента подписания протокола занимается рассылкой выписок ответственным лицам. Подписание выписок тоже входит в компетенцию секретаря.
Как следует хранить протокол совещания
В случае если организация не представляет собой источник государственных и муниципальных архивов, то постоянный срок хранения протоколов совещания длится до момента ликвидации организации. Обратите внимание, как рациональнее хранить протокол рабочего совещания. Образец: для удобства в конце года сформируйте папку «Дело», которое состоит из протоколов совещаний за истекший год. Будет удобно, если в «Дело» приложить внутреннюю опись.
Протокол совещания: образец, шаблон, пример оформления, правила ведения, содержание и согласование
Протокол совещания – образец делового документа, который используется для фиксации происходящих событий на собрании любого вида. Этот вид документа не является обязательным для большинства собраний, но все же рекомендуется для составления.
Роль документа
Основная функция протокола совещания (образец ниже) – фиксация заданий, поднятых вопросов и высказанных мнений, принятых решений, которые прозвучали в ходе собрания.
Чаще всего протокол составляется на тех совещаниях, где решаются вопросы функционирования предприятия. Не лишним будет составлять такой документ, если встреча проводится с представителями других организаций, включая государственные органы.
Как проводится совещание?
К таким мероприятиям обычно готовятся тщательно. На крупных предприятиях часто есть сотрудник, который ответственен за подготовку встреч, это может быть помощник руководителя, секретарь или референт. Этот человек формирует все накопившиеся вопросы, которые требуется решить, оповещает всех причастных лиц о времени и месте проведения совещания.
Интересный факт, что участие в совещаниях является частью должностных обязанностей работников предприятия, поэтому отказаться от него можно только по уважительной причине.
Ведет совещание обычно руководитель компании, но это может быть и другое назначенное лицо. Этот специалист оглашает вопросы и проводит голосование. Ведение самого же протокола совещания по образцу, принятому на предприятии, может осуществляться человеком, ответственным за организацию мероприятия или самим ведущим.
Руководство предприятия вправе установить процедуру подписания протокола всеми должностными лицами, которых касаются принятые решения на совещании.
Хранение
Все экземпляры протоколов совещаний должны храниться в одном месте. Обычно лицо, которое отвечает за организацию совещания, занимается и сохранностью документации.
Если актуальность его уже утрачена, то протокол отправляют в архив организации. Для таких документов предусмотрен общий срок хранения, установленный в 3 года. По истечении этого времени протокол подлежит утилизации.
Правила составления документа
Четкой формы образца протокола совещания нет, поэтому руководство компании вправе самостоятельно определять его. В тоже время существуют общие принципы составления подобных деловых документов, которых рекомендуется придерживаться.
Что должно содержаться в документе:
Основная часть протокола (по образцу) должна содержать:
В ряде случаев в протокол вносят четкие сроки выполнения того или иного задания, чтобы дисциплинировать сотрудников, ответственных за исполнение.
Допускается к протоколу прилагать документы, отражающие суть проблем, которые решались на совещании. На собрании можно проводить фото- и видео фиксацию, но при условии, что все участники согласны.
Пример составления протокола производится на листе бумаги формата А4, допускается другой размер документа на фирменном бланке предприятия. Обычно фиксируется только один экземпляр протокола, копии которого выдаются причастным лицам. Документ может составляться как вручную, так и в печатном виде.
«Шапка» документа
Рекомендуется проводить оформление протокола по образцу с учетом требований ГОСТа Р 6.30-2003. В этом документе указывается, что «шапка» должна содержать обязательно полное наименование предприятия, организационно-правовую форму. Если у организации есть официальное сокращенное название, то допускается его использование. Далее прописывается вид (название) документа, в данном случае: «Протокол». Рекомендуется нумеровать документы, а саму последовательность устанавливать в начале каждого года. После номера документа лучше уточнить заголовок, к примеру: «Протокол № … заседания трудового коллектива….».
Согласно ГОСТа, следует в обязательном порядке указывать место проведения совещания (город, село).
Дата документа должна соответствовать дню проведения совещания. Не рекомендуется указывать дату подписания протокола, так как он может по факту оформляться на следующий день, как, впрочем, и подписываться причастными лицами.
Вводная часть
В этой части образца по заполнению протокола следует указать ФИО председателя и секретаря совещания, с указанием должностей. Если встречи проводятся на регулярной основе, то ответственному лицу за его проведение рекомендуется вписать эту функцию в должностные обязанности, чтобы избежать в дальнейшем конфликтных ситуаций. Если совещание – это разовое мероприятие, то надобности во внесении изменений в должностные инструкции нет.
Если на совещании есть приглашенные лица, которые не являются сотрудниками предприятия, либо работают в организации, но редко бывают на таких встречах, то их следует указать в разделе «Приглашенные». Если указываются не сотрудники предприятия, то их должности не указываются, а запись может звучать следующим образом: «Представитель ООО «…» ФИО».
Также в этой части указываются все присутствующие лица с указанием должностей. Если участников совещания слишком много, более 15 человек, то рекомендуется не указывать их ФИО, лишь должности.
В отдельных случаях можно провести регистрацию участников, а перечень зарегистрированных лиц приложить к протоколу.
Основная часть
Этот раздел оформления протокола (пример дан выше) должен содержать повестку дня. Возле каждого вопроса рекомендуется указать ФИО и должность докладчика. К примеру:
«…2. Утверждение правил по информационной безопасности в отделе ….
Докладчик: начальник отдела информационных технологий ФИО…».
Протоколирование
Далее всю работу по протоколированию обычно выполняет секретарь совещания. Он вносит в документ все речи докладчиков, прения (если они были). Если принимается решение и проводится голосование, то это также вносится в протокол, к примеру:
«.. По третьему вопросу повестки дня, выступал….должность… ФИО… краткое содержание речи (тезисно)…
Другой пример, если конкретному специалисту выдано производственное задание:
«.. По пятому вопросу выступал начальника цеха № 15 ФИО..
Принято решение: назначить ответственным за поставку металлопроката – мастера цеха № 4, цеха № 15 ФИО. Срок исполнения – до …дата…».
Такие записи делаются в отдельности по каждому вопросу.
Заключительная часть
В заключительной части протокола собрания (пример ниже) указываются подписи и ФИО председателя и секретаря. При необходимости можно указать перечень лиц, которые должны быть ознакомлены с протоколом. В частности, это касается сотрудников, которым были выданы персональные производственные задания.
Краткая форма документа
Протокол может быть составлен в полной и краткой форме. Эти два вида документов отличаются лишь объемом детализации информации в документе.
Как правило, краткая форма используется, если ведется стенографическая запись совещания. В этом случае в текст не вносится информация о прениях и выступлениях, замечаниях присутствующих, а лишь фиксируется происходящее.
Выписка
В ряде случаев на предприятии может потребоваться выписка из протокола. Для этого заинтересованное лицо должно обратиться к секретарю совещания и запросить копию или выписку из протокола. Последний документа рациональнее сделать, если на совещании освещалось слишком много вопросов, а должностное лицо интересует конкретный из них, к примеру, по причине того, что он касается именно его.
Секретарь делает выписку, в которой указывается «шапка», вводная часть и основная часть. Всю повестку дня и информацию по каждому вопросу не обязательно указывать, а лишь ту часть, которая интересует лицо, которое запрашивает информацию.
Протокол совещания
Совещания, собрания, заседания проводятся на предприятиях разных форм собственности и размера. Совещания бывают плановыми и срочными. Согласно Трудовому Кодексу, далеко не все подобные собрания протоколируются. Отсутствие этого документа не считается нарушением закона. Руководитель фирмы сам решает, какие совещания нужно фиксировать на диктофон и протоколировать, какие можно проводить без оформления данного документа. В рамках данной статьи мы рассмотрим Протокол совещания: правила ведения этого документа и его хранения.
Внешний вид документа, описание его полей и содержание
Внешний вид документа, форму его ведения определяет руководитель предприятия или председатель (лицо, проводящее совещание). Все документы и материалы, используемые во время совещания, готовят заранее и оформляют отдельными текстами в виде приложений. На данные приложения необходимо ссылаться во время ведения протокола.
Традиционный бланк протокола можно скачать и заполнить или разработать собственную форму документа.
Протокол совещания делят на три большие раздела:
Правила написания каждого раздела имеет свои особенности.
Название организации пишут так, как указано в регистрационных документах.
Наименование и номер документа («Протокол №»).
Название документа пишут прописными буквами в одну строку под наименование предприятия.
Дата проведения совещания и город (указывается под названием документа).
При заполнении протокола совещания указывается дата проведения мероприятия, а не день его заполнения. Если совещания было длительным, указывают дату начала совещания, а затем через тире день окончания мероприятия.
Место проведения мероприятия
Указывается отдельной строкой, ниже даты.
ФИО председателя совещания и секретаря (указывается под датой с правой стороны документа).
Содержательный или текстовый раздел
Вводная часть строго формализована. Ее можно разделить на две части.
Список вопросов, рассматриваемых во время совещания. Вопросы нумеруют арабскими цифрами.
Сведения об участниках совещания
Основная часть (состоит из двух или трех самостоятельных пунктов).
Ставится номер параграфа.
Слово «СЛУШАЛИ» пишется с красной строки прописными буквами, после ставится двоеточие.
Указывается ФИО докладчика (слово «доклад» не пишется).
Описывается суть доклада.
Ставится номер параграфа.
Слово «ВЫСТУПИЛИ» пишется с красной строки прописными буквами, после ставится двоеточие.
Далее указываются все вопросы, которые были адресованы докладчику.
Запись ведется в порядке поступления вопросов и комментариев.
Постановили или решили (решение)
Слово «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШЕНИЕ» пишется с красной строки прописными буквами, после ставится двоеточие.
Пункты принятого решения нумеруются арабскими цифрами через точку (например, «1.1», «1.2»).
Если для принятия решения было проведено голосование, в этом пункте указывают его результаты.
Завершающий раздел (оформление)
Подписи председателя собрания, руководителя совещания и секретаря.
Подписи и ФИО вносятся двумя или более строчками. В расшифровке подписей необходимо инициалы проставлять перед фамилией.
Каждому заседанию и протоколу присваивают отдельный номер, совещания протоколируются обособленно (каждое отдельно).
Для протоколирования во время совещания в присутствии директора используют современные технологии, например, шаблон MindJet Mind Manager. Его можно заполнять на компьютере или ноутбуке постепенно в ходе совещания. Шаблон можно разработать самостоятельно. Он помогает организовать мысли и решения в наглядной форме. В этом случае вы заполняете графы и получаете протокол рабочего, оперативного или стратегического совещания автоматически.
Особенности составления
Протокол совещания может быть заполнен в форме:
При заполнении бланка краткого протокола полный ход собрания не фиксируется. В нем указана только информация о поднятых вопросах и решение. При заполнении краткой формы документа обязательно указывают фамилии лиц, выступающих во время совещания и лиц, ответственных за принятие решения.
В краткой форме обычно ведут:
Полная форма документа более информативна и содержит подробную информацию о ходе совещания:
Основной порядок ведения документа и параграфы сохраняются. В полной форме обычно протоколируются собрания с перспективой на год и заседания с участием сторонних лиц.
Протоколируются освещения, проводимые при участии директора и в его отсутствие. По решению руководства ведут протоколы рабочих совещаний, и конспектируют ход собраний, на которых рассматриваются годовые программы предприятия. Протокол совещания при директоре обычно подписывает он сам.
Для оформления данного документа используют бланк предприятия. Если бланка и индивидуально разработанной формы протокола совещаний нет, информацию записывают на листе формата А4 по стандартному образцу.
Срок, в течение которого оформляется и подписывается протокол совещания, законодательно не оговорен. Но лучше оформлять его по ходу совещания и сразу после завершения.
Изменения в протоколе
Законом запрет на исправления в протоколе совещания не оговорен. Интересно, что данный документ может быть изменен и переписан через несколько недель, месяцев и даже лет после подписания.
Но вносить изменения можно лишь при наличии серьезных оснований и руководствуясь двумя правилами:
Протокол совещания не переписывают и не перепечатывают. В старом протоколе делают отметку о том, что в документ внесены изменения, ставят номер нового документа и дату изменений. Если изменения вносятся в распорядительную часть документа, все участники совещания должны быть проинформированы о сути изменений в недельный срок.
За правильность ведения протокола и соответствие его содержания реалиям совещания отвечает секретарь.
Для чего необходим
Протокол совещания требуется, чтобы в письменной форме запечатлеть:
Вести протокол рекомендуют, во-первых, на совещаниях, во время проведения которых решается вопрос о будущем компании, принимаются стратегические решения. Во-вторых, если совещание проходит с участием представителей сторонних фирм, партнеров, представителей госучреждений. Чаще всего ведутся протоколы совещаний при директоре на год.
Где используется
Протокол совещаний может вестись на деловой встрече, переговорах с поставщиками, клиентами, партнерами, на собраниях руководства компании и даже на оперативном совещании в любом отделе.
Примеры для скачивания
Предлагаем вам скачать образцы протоколов совещаний (краткую и полную формы):