как выставить счет в диадоке
Обмен, передача документов через ЭДО
Обмен документами через ЭДО упрощает ведение документооборота. Когда компания переводит документы в электронный вид, их отправка становится делом одной минуты, и многие рутинные операции уходят в прошлое. Вам не нужно распечатывать документы, переданные через Диадок. Юридическую значимость им придает квалифицированная электронная подпись (КЭП), которую можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре.
Создавайте документы и обменивайтесь ими через ЭДО
Вы можете создать документ прямо в Диадоке, загрузить его из папки на компьютере или из учетной системы. Все счета-фактуры, акты и накладные проходят в сервисе форматный контроль, который выявляет ошибки и недочеты в их оформлении. Это неверное число символов в ИНН или КПП, пропуски в заполнении обязательных полей, опечатки (цифры вместо букв и наоборот) и др. В результате через Диадок отправляются только корректно оформленные документы.
Как создать документ в Диадоке
В сервисе есть функция редактора документов, которая позволяет формировать счета-фактуры, накладные, акты и УПД. Чтобы создать новый документ, выполните несколько простых шагов.
1. Нажмите на кнопку «Новый документ».
2. В «Редакторе» выберите нужный тип документа. Заполните все обязательные поля.
3. Когда вы внесли все сведения, нажмите кнопку «Перейти к отправке». Также вы можете воспользоваться предварительным просмотром документа и в любой момент сохранить его в черновиках.
4. Выберите получателя. Добавьте другие документы, если нужно. Когда все готово к отправке, нажмите «Подписать» и отправьте документ.
Через оператора ЭДО организации обмениваются юридически значимыми документами. Для их подписания необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Если кнопка «Подписать и отправить» не работает, проверьте, выбран ли действующий сертификат КЭП.
Следующий шаг — создать и отправить первый электронный документ
Отправка и прием документов в Диадоке
Через Диадок вы можете отправить контрагентам документы, созданные в сервисе или любой другой программе.
Как отправить документы
Как создать документ в редакторе сервиса и отправить контрагенту, мы описали выше. Чтобы загрузить готовый файл с компьютера, вам также понадобится нажать на кнопку «Новый документ». Выберите нужный файл.
Если документ формализованный, Диадок автоматически извлечет данные из документа. Для документов в произвольном формате поля нужно будет заполнить вручную.
При необходимости напишите комментарий для контрагента и добавьте еще документы, тогда они автоматически свяжутся в пакет.
Как принимать документы по ЭДО
Все полученные документы вы найдете в папке «Входящие». Те, которые вы еще не просмотрели, будут выделены полужирным шрифтом.
Документы, которые нужно согласовать или подписать, автоматически помещаются в папку «Требующие обработки». Действия с документами — согласование, подписание или отказ в подписи — можно выполнить массово, выделив документы галочкой в списке. Либо каждый документ можно открыть, просмотреть и поставить подпись.
Какие документы можно отправлять через ЭДО
Многие бумажные документы можно перевести в электронный вид. Передача формализованных документов возможна только в утвержденном ФНС формате xml (счета-фактуры, УПД, ТОРГ-12), а неформализованные можно отправлять через ЭДО в любом другом формате: docx, pdf, xlsx, jpg.
Как работать с документами из 1С
Когда компания обменивается большим объемом документов, удобнее всего перенести работу с ними прямо в 1С. Готовый модуль Диадока позволяет подписывать, согласовывать, отправлять и получать электронные документы, оставаясь в интерфейсе учетной системы. Переход на ЭДО с использованием модуля Диадока также ускоряет обработку документов: данные переносятся в базу 1С автоматически.
Как отправить счет-фактуру
Формирование счета-фактуры в системе Диадок
1. Для создания счета-фактуры необходимо войти в Диадок (см. Как войти в Диадок?), нажать кнопку +Новый документ и выбрать пункт Счет-фактура (см. рис. 1).
Рис. 1. Создание счета-фактуры
Рис. 2. Заполнение счета-фактуры
Поля, заполненные некорректно, будут подсвечены розовым цветом (см. рис. 3).
Рис. 3. Некорректно заполненные поля
Cформированный электронный документ можно просмотреть в печатной форме. Для этого следует нажать ссылку Предварительный просмотр (см. рис. 4).
Для того чтобы отправить документ, необходимо нажать кнопку Перейти к отправке (см. рис. 4).
Рис. 4. Переход к отправке и предварительный просмотр счета-фактуры
3. Со страницы предварительного просмотра можно скачать документ или вернуться к его редактированию. Для того чтобы перейти к отправке документа, необходимо нажать Вернуться к отправке (см. рис. 5).
Рис. 5. Выбор действия при просмотре документа
Откроется страница отправки (см. рис. 6). Для подписания и отправки необходимо нажать Подписать / Подписать и отправить контрагенту.
Рис. 6. Страница отправки
Система не позволит отправить документ с ошибками (см. рис. 7), поэтому перед отправкой необходимо убедиться, что все разделы заполнены корректно и не требуют исправлений.
Загрузка готового файла счета-фактуры в Диадок
Рис. 8. Загрузка файла с компьютера
2. В открывшемся диалоговом окне выбрать файлы для загрузки и нажать Открыть (см. рис. 9). После чего сразу появится страница отправки (см. рис. 6).
Отправка счета-фактуры через Диадок
1. После формирования / загрузки счета-фактуры открывается страница отправки (см. рис. 6).
2. Отправленный документ отразится на странице Исходящие со статусом Ожидается извещение о получении (см. рис. 10).
Рис. 10. Исходящие документы
По мере обработки исходящий счет-фактура может принимать следующие статусы:
3. Кликнув по имени файла в списке Исходящие, можно перейти на страницу документооборота счета-фактуры (см. рис. 11).
Рис. 11. Страница документооборота
На странице документооборота есть возможность согласовать его, просмотреть связанные документы, сохранить, аннулировать, распечатать или переместить счет-фактуру в папку Удаленные. Для этого имеются соответствующие кнопки.
Формирование и отправка счетов-фактур
Чтобы сформировать и отправить счет-фактуру, выполните следующее:
Выберите способ подготовки счета-фактуры:
Файлы со счетами-фактурами возможно загрузить только в установленном формате XML (при этом имя файла утверждено и регламентировано, поэтому изменять его нельзя). Для этого сформируйте документ с помощью других программ.
При загрузке файла сервис определяет нужные данные (номер, дату счета-фактуры, сумму всего по счету-фактуре и сумму НДС) и проверяет на соответствие формату.
Если файл со счетом-фактурой не соответствует установленному формату, сервис сообщит об этом и отправит счет-фактуру как обычный документ (см. статью Создание и отправка ). Такая отправка не соответствует регламенту обмена счетами-фактурами.
Если необходимо изменить получателя, нажмите на получателя в поле «Получатель » (см. рисунок). Поле очистится. Введите название или ИНН организации, в которую отправляется документ. При вводе первых букв названия или цифр ИНН появляется список организаций. Выберите нужную.
Если у получателя в организации есть несколько подразделений, выберите из раскрывающегося списка подразделение, в которое сразу будут отправлены документы.
При отправке нескольких документов, если они все предназначены одному контрагенту, документы по умолчанию связываются (устанавливается флажок « Связать документы » ). Связанные документы показываются вместе в списках входящих и исходящих документов. Переключение между ними также возможно с помощью кнопки « Связанные документы » непосредственно на странице документа.
Если нужно удалить загруженный документ, нажмите на крестик справа (см. рисунок).
Сменить сертификат на другой возможно с помощью ссылки «выбрать другой » при подписании документов либо в персональных настройках.
Электронный счет-фактура подписывается единственной подписью руководителя или иного уполномоченного лица (согласно ст. 169 НК РФ), и не требует подписи главного бухгалтера, в отличие от бумажного счета-фактуры.
После отправки счета-фактуры придет подтверждение Оператора, на которое нужно сформировать и отправить извещение о получении. Для удобства Диадок все извещения формирует и подписывает автоматически. Если у пользователя несколько сертификатов, подписание происходит сертификатом, который выбран для подписания документов в персональных настройках. Если сертификат не выбран, выберите его на странице просмотра счета-фактуры или в персональных настройках. Также если пользователь зашел под логином, автоподписание не запустится.
Счет-фактура должен пройти все этапы документооборота. Cостояние счета-фактуры в документообороте отображается на странице просмотра документа.
Счета-фактуры в ЭДО
Счет-фактура — документ налогового учета, который предназначен для принятия к вычету покупателем суммы НДС. Регулируется п. 1 ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации.
Электронный счет-фактура равнозначен бумажному, когда передан через оператора ЭДО и подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Передавайте счета-фактуры через Диадок. Экономьте свое время и место в бумажном архиве
Форматы счета-фактуры для ЭДО
Статья 169 Налогового кодекса Российской Федерации регулирует выставление счета-фактуры через ЭДО. Указано, что передавать подобные документы можно исключительно через оператора электронного документооборота в установленных форматах.
До начала 2020 года электронные счета-фактуры можно было передавать в двух форматах:
В 2020 году приказ от 2016 года утратил силу. Это значит, что счета-фактуры действительны лишь в одном виде в соответствии с новым приказом. Документы в старом формате, которые были выставлены до 1 января 2020 года, принимаются ФНС до конца 2022 года.
Новый формат счета-фактуры для ЭДО
Изменения затронули несколько аспектов, в том числе:
Также новый формат позволяет контрагентам заранее договориться, какие поля нужны в документе.
Как выставлять счет-фактуру через ЭДО
По закону выставить счет-фактуру через средства электронного документооборота можно только с помощью оператора, подтвержденного ФНС. Список таких операторов есть на сайте налоговой.
Как происходит обмен:
Датой выставления электронного счета-фактуры считается дата, указанная в подтверждении оператора ЭДО о том, что документ поступил к нему на сервер.
Требования к счету-фактуре, выставленному по ЭДО
Отправляйте счета-фактуры и другие документы в электронном виде через оператора, подтвержденного ФНС
Вопрос-ответ
Какой формат предусмотрен для исправленных счетов-фактур?
Формат электронных счетов-фактур описан в Приказе ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
Форматы корректировочных счетов-фактур определены Приказом от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ (действует до 01.10.2021) и Приказом от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.
Как отправить счет-фактуру в налоговую?
Порядок подачи отчетных документов в налоговые органы такой: ФНС присылает уведомление, в ответ на которое необходимо подготовить и отправить пакет документов. Далее налоговая подтверждает или отказывает в приеме в зависимости от корректности заполнения.
Каким числом выставить счет-фактуру через ЭДО, если не уложились в положенные пять дней?
Закон утверждает, что счет-фактуру полагается выставить в течение пяти календарных дней с момента покупки. Зачастую, если продавец не успел выставить документ, он указывает необходимую дату. Это возможно как в бумажном документообороте, так и в ЭДО. Продавцу достаточно выбрать необходимую дату документа.
Что будет, если продавец не успел выставить счет-фактуру? В текущем законодательстве штрафных санкций не предусмотрено. Если документ заполнен правильно, ФНС не откажет в вычете НДС, несмотря на опоздание.
Можно ли отправить счет-фактуру в формате PDF по ЭДО?
Для счета-фактуры формат утвержден Приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. Единственно возможный формат для передачи счета-фактуры по ЭДО — XML. Выставление счетов-фактур в PDF или других произвольных форматах — нарушение требований НК РФ.
Электронный документооборот с контрагентами
Контур.Диадок — система электронного документооборота. Обменивайтесь счетами-фактурами, актами, накладными и другими документами без дублирования на бумаге. Получение документов бесплатно
Настройка модуля для 1С или коннектора в подарок
Способы работы
Удобная
и простая веб-версия
Веб-версия позволяет легко создавать, отправлять, получать электронные документы без установки дополнительного программного обеспечения.
Модуль для интеграции с 1С
Отправляйте и получайте электронные документы в 1С без ручного ввода данных. Диадок интегрируется с решениями 1С.
Интеграция для крупных компаний
Работайте с электронными документами в SAP, Oracle, MS Dynamics или другой информационной системе.
Интеграция через API
Получайте, подписывайте, отправляйте электронные документы и используйте другие возможности веб-версии в интерфейсе своей учетной системы.
Контур.EDI — электронный документооборот между поставщиками и торговой сетью
Ускоряет обработку заказов, отгрузку и приемку товара, избавляет от расхождений с контрагентами, позволяет быстро создавать электронные документы в учетной системе
Что дают электронные документы
Система электронного документооборота Диадок
Cамый простой способ обмениваться юридически значимыми электронными документами, в том числе счетами-фактурами.
Электронные документы, подписанные КЭП, приравниваются к бумажным аналогам и не требуют дублирования на бумаге. Они значительно ускоряют расчеты по сделкам и делают взаимодействие между компаниями прозрачным и оперативным.
В системе электронного документооборота Диадок зарегистрировано более 1 500 000 компаний. При этом для обмена документами с этими компаниями не нужно заключать никаких дополнительных соглашений.