как заполнить журнал учета проверок индивидуальных предпринимателей
Приложение 4. Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля
Информация об изменениях:
Приказом Минэкономразвития России от 24 мая 2010 г. N 199 настоящее приложение изложено в новой редакции
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS-Word
Приложение 4
(с изменениями от 24 мая 2010 г.)
Дата начала и окончания проверки
Общее время проведения проверки (в отношении субъектов малого предпринимательства и микропредприятий указывается в часах)
Наименование органа государственного контроля (надзора), наименование органа муниципального контроля
Дата и номер распоряжения или приказа о проведении проверки
Цель, задачи и предмет проверки
Вид проверки (плановая или внеплановая):
в отношении плановой проверки:
— со ссылкой на ежегодный план проведения проверок;
в отношении внеплановой выездной проверки:
— с указанием на дату и номер решения прокурора о согласовании проведения проверки (в случае, если такое согласование необходимо)
Дата и номер акта, составленного по результатам проверки, дата его вручения представителю юридического лица, индивидуальному предпринимателю
Выявленные нарушения обязательных требований (указываются содержание выявленного нарушения со ссылкой на положение нормативного правового акта, которым установлено нарушенное требование, допустившее его лицо)
Дата, номер и содержание выданного предписания об устранении выявленных нарушений
Фамилия, имя, отчество (в случае, если имеется), должность
должностного лица (должностных лиц), проводящего(их) проверку
Фамилия, имя, отчество (в случае, если имеется), должности экспертов, представителей экспертных организаций, привлеченных к проведению проверки
Подпись должностного лица (лиц), проводившего проверку
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Журнал учета проверок юридического лица
Формирование журнала учета проверок юридического лица является неотъемлемой частью контроля руководства организации за проверочными мероприятиями со стороны государственных надзорных структур.
Для чего нужен журнал
Число проводимых в организациях различного рода проверок с каждым годом только растет. Государство осуществляет контроль за финансовой стороной работы предприятия (в том числе налоговой составляющей), за документооборотом, за соблюдением правил санитарной, противопожарной и прочими видами безопасности и т.д. За год количество визитов представителей различного рода надзорных структур в крупных компаниях может превысить десяток. При этом проверки могут быть как плановыми, заранее согласованными, так и внеплановыми, что, безусловно, в некоторой степени нервирует бизнес.
Журнал учета проверок имеет вполне определенное назначение: с его помощью руководство организации регистрирует факт осуществленного контрольного мероприятия, а также следит за частотой проверок со стороны той или иной государственной надзорной инстанции. Журнал четко структурирует тип и содержание каждой проведенной проверки, фиксирует ее длительность, дает сведения о ведомстве, которое ее осуществило и т.п., он же предоставляет возможность руководству проверяемого предприятия вкратце ознакомиться с ее первоначальными итогами. А поскольку периодичность практически каждого вида проверок закреплена в законодательстве, излишнее рвение какой-либо контролирующей инстанции при помощи этого документа в дальнейшем можно оспорить.
Таким образом, благодаря журналу компания не только может систематизировать и правильно спланировать свою работу, но и защитить свои интересы.
Кто ответственен за ведение журнала
Заполнять журнал может любой работник предприятия, в чьи должностные обязанности включена эта функции: секретарь, юрисконсульт или специалист какого-либо структурного подразделения.
Сюда же вносит свои данные и представитель контролирующего ведомства. А вот ответственность за наличие и содержание журнала несет не только тот, кто его непосредственно формирует, но и руководитель организации.
Что будет если не вести журнал
Конечно, никто не может обязать компанию вести журнал учета проверок, поэтому некоторые представители предприятий им пренебрегают, тем более законодательно ответственность за его отсутствие не предусмотрена. Однако такое отношение в дальнейшем может негативно сказаться на деятельности организации (например, работники какого-либо ведомства начнут превышать свои служебные полномочия и зачастят с визитами).
Могут ли проверяющие отказаться от отметки в журнале
В практике российских компаний случаются ситуации, когда представители государственной надзорной структуры отказываются вносить запись о проведенной проверке в журнал.
С их стороны эти действия являются нарушением закона и их можно обжаловать, поначалу обратившись к непосредственному начальству проверяющих лиц, а, затем, если компромисса достичь не удастся – с помощью суда или прокуратуры.
Как вести журнал
Для журнала существует утвержденная на законодательном уровне форма, рекомендованная к применению. Вносить в нее правки нельзя, кроме того, нежелательно допускать при заполнении какие-либо ошибки и неточности, вся информация должна быть точна и достоверна.
Журнал составляется в единственном оригинальном экземпляре, причем вести его можно как в живом, так и в электронном виде. Правда электронный бланк после окончательного формирования нужно распечатать для того, чтобы ответственный работник организации и представитель контролирующей структуры могли поставить свои подписи.
Все листы журнала должны быть пронумерованы по порядку и прошиты.
На последней странице ставится печать предприятия (если таковая имеется) и подпись ответственного сотрудника с указанием количества страниц в документе.
Сведения о журнале нужно внести в номенклатуру дел, а затем передать в отдел канцелярии (или другой, занимающийся аналогичными функциями) на ответственное хранение.
Образец журнала учета проверок юридического лица
Если вам нужно внести данные в журнал учета проверок юридического лица, а вы никогда раньше этого не делали, посмотрите образец заполнения документа и прочитайте разъяснений к нему – с их помощью вы наверняка без труда сделаете то, что от вас требуется.
Журналы
Журнал – это книга для фиксации сведений и документов, ведения учета. Является ключевым элементом в ведении документооборота. Существует много видов журналов. Их перечень зависит от специфики работы компании.
Какие журналы должны быть в компании обязательно?
Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.
Перечень журналов определяется типом компании, сферой ее работы. Но есть и форма документа, которая должна быть в любой организации. Это журнал, в котором учитывается движение трудовых книжек. Если такого документа в документообороте компании нет, ее ждут штрафы. В частности, штраф в размере 5 000 рублей накладывается трудовой инспекцией.
Если книжки не учитываются, специалисты могут сами направить жалобу в соответствующие органы.
Как правило, в организации ведутся эти формы журналов:
Очевидно, что крупная компания будет вести несколько журналов. И они также должны учитываться в журнале.
Ведение рассматриваемых документов упрощает управление деятельностью компании. Журналы пригодятся при различных спорах с сотрудниками и госорганами.
Перечень журналов, нужных для конкретной организации
Перечень необходимых журналов определяется сферой деятельности организации.
Предприятия общественного питания
В субъектах общественного питания обычно ведется бракеражный журнал. В нем фиксируются сведения о качестве выпускаемых товаров. Бракераж – это дегустация, в процессе которой устанавливается вкус продукции, проверяется ее внешний вид.
На предприятиях питания формируется комиссия, ответственная за бракераж. В нее входят эти специалисты: директор, заведующий, медработник, старший правил. Эти сотрудники занимаются дегустацией блюд. Результаты дегустации фиксируются в бракеражном журнале. В нем отражается запах, консистенция блюда, его особенности.
Кроме того, на предприятии должен быть санитарный журнал.
Предприятия, работа которых связана с вредными выбросами
Предприятия, деятельность которых связана с вредными выбросами, должны вести журналы по экологии. Они будут считаться первичными журналами. К ним относятся эти журналы:
Ведение экологических журналов строго регламентируется Росприроднадзором. Если документация будет вестись неправильно, на предприятие накладывается штраф.
Журналы, связанные с безопасностью
Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:
Обязательная бумага – журнал по охране труда.
Требования к оформлению
Особенности оформления зависят от вида журнала. Первый шаг к заведению документа – регистрация журналов или в госоргане, или на самом предприятии. Следующие виды бумаг должны оформляться в полном соответствии с образцами:
Большая часть других документов не имеет установленной формы. То есть, руководитель предприятия может сам определять вид документа. Однако, в любом случае, в журнале должны быть обязательные положения: номер, дата регистрации, сжатое содержание и так далее.
К документам предъявляются эти требования:
Документ обязательно заверяется подписью руководителя и печатью компании.
К СВЕДЕНИЮ! Журналы должны храниться в компании на протяжении 75 лет. А потому рекомендуется, при оформлении, предпочесть мягкой обложке твердую.
Энциклопедия решений. Журнал учета проверок
Журнал учета проверок
В соответствии с требованиями ч. 8 ст. 16 Закона N 294-ФЗ юридические лица, индивидуальные предприниматели вправе*(1) вести журнал учета проверок по типовой форме, утвержденной приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141. Журнал учета проверок должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью (при ее наличии) юридического лица, индивидуального предпринимателя (ч. 10 ст. 16 Закона N 294-ФЗ).
Эта запись должна содержать следующие сведения (ч. 9 ст. 16 Закона N 294-ФЗ):
— наименование органа государственного контроля (надзора), муниципального контроля, проводившего проверку;
— дату начала и окончания проведения проверки;
— цели, задачи и предмет проверки;
— реквизиты выданного предписания;
— Ф.И.О. и должность должностного лица, проводившего проверку, его подпись.
Запись в журнал учета проверок вносится должностным лицом непосредственно после завершения проверки (неважно, документарной или выездной, плановой или внеплановой) при составлении акта проверки. Если акт проверки составляется по месту нахождения надзирающего органа, то вызванный для его составления руководитель организации или индивидуальный предприниматель может захватить журнал учета проверок с собой, чтобы проверяющий внес соответствующую запись.
Законодательство не предусматривает какую-либо ответственность организации (предпринимателя) за отсутствие журнала учета проверок. При его отсутствии в акте проверки делается лишь соответствующая пометка (п. 8 ч. 2 ст. 16, ч. 11 ст. 16 Закона N 294-ФЗ).
Ведение такого журнала может быть особенно важно для субъектов малого предпринимательства, а также организаций с филиальной сетью, поскольку записи в нем позволяют задокументировать продолжительность проведенных проверок, а части 2 и 4 ст. 13 Закона N 294-ФЗ содержат специальные ограничения на срок их проведения в отношении указанных субъектов.
Если журнал учета проверок имеется, но должностное лицо надзирающего органа не учинило в нем записи о проведенной проверке, то такое отступление от процедуры не является грубым нарушением требований к организации и проведению проверок в смысле ст. 20 Закона N 294-ФЗ и не влияет на действительность результата этой проверки (см., например, постановления Восемнадцатого ААС от 12.03.2014 N 18АП-1786/14, Шестого ААС от 07.03.2013 по делу N А73-13636/2012). Однако отсутствие такой записи (в совокупности с иными обстоятельствами) может быть расценено судом как доказательство того, что выездная проверка не проводилась (постановление Четырнадцатого ААС от 08.08.2013 N 14АП-1982/13).
*(1) До 15.11.2014 года юридические лица, индивидуальные предприниматели были обязаны вести этот журнал (см. ч. 8 ст. 16 Закона N 294-ФЗ в соответствующей редакции). Однако какой-либо ответственности за отсутствие журнала законодательство не устанавливало.
Образец заполнения журнала учёта проверок юридического лица
Журнал учета проверок юридического лица — это документ, в котором юридические лица и ИП фиксируют проверки надзорных органов. С 2009 года журнал имеет типовую форму. Приведем образец заполнения этого документа.
Зачем нужен журнал учета проверок юридического лица и индивидуального предпринимателя
Журнал учёта проверок юридического лица и индивидуального предпринимателя позволяет хранить и анализировать сведения о проведённых плановых и внеплановых мероприятиях надзорных ведомств, фиксировать в одном месте все выявленные нарушения и указания по их устранению.
Форма документа
По типовой форме бланки изготавливаются в типографиях, но можно скачать бесплатно журнал учета проверок юридического лица и распечатать листы самостоятельно.
Правила оформления и заполнения документа
Документ состоит из:
Ведением в организации занимается ответственное лицо, назначенное приказом руководителя, как правило, это секретарь. Ответственный сотрудник заполняет титульный лист с указанием:
Руководитель ставит подпись и печать. Заверение документа печатью для организаций обязательно согласно статье 16 ФЗ N 294. Индивидуальные предприниматели самостоятельно ведут документацию, заверяя ее печатью при наличии.
Образец заполнения журнала учёта проверок юридического лица
Приведём пример заполненного бланка. Напомним, что раздел из 12 пунктов заполняет должностное лицо проверяющего органа.