как заверить документы ип без печати образец
Письмо об отсутствии у ИП печати
Индивидуальный предприниматель может использовать печать по своему усмотрению. При ее отсутствии у контрагентов, госорганов или банков, с которыми ИП взаимодействует, может возникнуть недоверие к предпринимателю. В этом случае контрагент может запросить письмо об отсутствии у ИП печати. Предприниматель предоставляет его только по запросу, делать это каждый раз необязательно. Расскажем, как составить документ по всем правилам.
Когда и почему бывает нужна печать
Использование печати — это лишь право предпринимателя, а не обязанность. Нет конкретного закона, который бы обязывал ИП применять штамп. Однако если печать была использована хотя бы раз, то нужно ставить ее на всех документах.
Печать могут потребовать банки и крупные ООО. Первые могут отказать в открытии расчетного счета, а вторые — в сотрудничестве.
Обязательное наличие печати может быть вызвано следующими ситуациями:
Если организация сомневается в том, что его контрагент надежен и подпись неподдельная, то он может отправить ИП запрос на справку (письмо, уведомление) об отсутствии у того печати.
Как написать письмо об отсутствии печати у ИП
Документ составляют в произвольной форме. Необходимо использовать официально-деловой стиль, разговорных выражений следует избегать. Пишут письмо на белой бумаге формата А4. В тексте не должно быть орфографических и других ошибок.
Структура письма имеет такой вид:
Далее письмо отправляют на адрес контрагента, банка и т.д.
Внимание! Некоторые контрагенты отказываются работать с ИП, не использующим для заверения документов печать. Это вызвано нежеланием быть обманутым. Кроме того, наличие печати носит имиджевый характер и придает солидность партнеру. По этим причинам она до сих пор используется.
Как заверить документы ИП без печати?
Любые сложные вопросы, возникающие во время осуществления предпринимательской деятельности, индивидуальный предприниматель должен решать самостоятельно. У него нет акционеров, соучредителей и так далее и поэтому все риски от принятых решений он также несёт сам.
Вопрос, нужна ли печать для ИП и как необходимо заверять документы, относится к тем, ответ на которые принципиально важен для деятельности предпринимателя. И он встречается у всех ИП, особенно у тех, кто только задумывает открыть своё дело или только что его открыл.
Федеральный Закон №129-ФЗ, регулирующий регистрацию акционерных обществ и индивидуальных предпринимателей, не содержит условий об обязательном наличии печати для ИП. То есть, согласно действующему законодательству обязать индивидуального предпринимателя иметь печать никто не вправе. Основным способом заверения любых документов, необходимых для осуществления предпринимательской деятельности. Является личная подпись.
Заверить документы можно простой личной подписью ИП. Для большинства предприятий осуществляющих оказание услуг населению этого вполне достаточно. Но существуют такие ситуации, когда наличие печати для ИП становится не просто удобным, но и необходимым.
Индивидуальный предприниматель оказывает услуги населению без использования контрольно-кассовых аппаратов
Любые финансовые операции должны фиксироваться контрольно-кассовыми аппаратами. Если же использование подобных устройств не осуществляется, то фиксация финансовых операций происходит с использованием бланков строгой отчётности. На данном бланке помимо подписи ИП должна присутствовать и печать. В данном случае наличие печати для ИП становится обязательным.
Индивидуальный предприниматель в процессе деятельности взаимодействует с юридическими лицами
Как правило, любое взаимодействие с юридическими лицами (АО, МУП и другими) сопряжено с оформлением большого количества документов. Это и договора, и накладные, и акты и так далее. Если юридическое лицо имеет сложную систему бухгалтерского учёта, то оно может потребовать от ИП заверки всех документов не только личной подписью, но и печатью.
Здесь важно понимать, что подобное требование незаконно и никакой юридической силы иметь не может. С другой стороны, готов ли сам ИП идти на конфликт со своим контрагентом из-за этого вопроса? Отказ от продолжения сотрудничества с ИП по причине отсутствия печати у последнего легко обжалуется в суде, но существенно возрастают репутационные потери.
Стоимость изготовления печати в специализированных мастерских составляет несколько сотен рублей. Для ИП отсутствует необходимость в обязательной регистрации печати в налоговой службе или любом другом контролирующем органе. Поэтому в некоторых случаях проще изготовить и применять печать для заверения документов, чем идти на прямой конфликт с контрагентами.
ИП осуществляет деятельность по получению и транспортировке товарно-материальных ценностей
В данном случае на накладных на получение ТМЦ, на товарно-транспортных накладных и других документах достаточно личной подписи предпринимателя. Любое требование о наличии на них печати будет заведомо незаконным. Другой вопрос, стоит ли идти на конфликт со своими поставщиками и контрагентами из-за отсутствия печати? Но это уже должен решать каждый ИП самостоятельно.
Кроме этого, отсутствие печати может затруднить открытие расчётного счёта. Конечно, сам по себе расчётный счёт также не является необходимым для деятельности ИП, в отличие от АО. Но если в процессе деятельности такой счёт станет необходимым, то предприниматель может столкнуться с определёнными трудностями. Требование банков о заверении документов печатью является неправомерным и может быть опротестовано в суде. Но в таком случае следует заранее подготовиться к судебным тяжбам и потерям времени и сил.
Отсутствие печати имеет ещё один недостаток. Использование для заверения документов, в том числе финансовых, только личной подписи делает эти документы более уязвимыми для подделок. Печать же способна добавить защищённости любому документу. Понятно, что полной защиты при использовании печати достигнуть не удастся, но определённую роль она сыграть способна.
Если всё же ИП принял решение изготовить печать и начать её использование, он должен принять во внимание следующее. Печать должна ставиться на все без исключения документы, на которых она необходима. Не допустима ситуация, когда одни документы заверены только личной подписью индивидуального предпринимателя, а другие – и подписью, и печатью.
Основным способом заверить любые документы для ИП является личная подпись. Любые другие способы, в том числе печать, обязательными считаться не могут. Использовать или нет печать, решает каждый предприниматель самостоятельно с учётом специфики деятельности.
Образец заверенного документа без печати.
«Копия верна», или Как правильно заверять документы
Штамп «Копия верна» — это отметка о том, что изготовление дубликата в точности соответствует оригиналу и в него не внесены никакие дополнения. Повторный документ обладает законной силой, если он правильно заверен этой надписью (в виде печати или от руки).
Зачем заверять копии
Если акт, полностью повторяющий информацию подлинника, заверен надлежащим образом, то он обладает аналогичной юридической силой с оригиналом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ).
Организации заверяют копии в следующих ситуациях:
Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней ( статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ).
Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:
Кто вправе заверять документы
В исключительных случаях дубликаты заверяют у нотариуса. Конкретные ситуации предусмотрены законодательством. Например, доверенность для совершения зарубежных сделок, вступление в наследство, свидетельства о собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д. Но каждый раз при создании копий и выписок из кадровой документации идти к нотариусу нецелесообразно. В большинстве ситуаций работодатель вправе самостоятельно удостоверить их.
Эту процедуру вправе осуществлять ограниченный круг лиц:
Без дополнительных актов заверить ксерокопии важных бумаг позволительно только главе компании или индивидуальному предпринимателю. Для остальных сотрудников понадобится дополнительная бумага, наделяющая их такими полномочиями, — например, отметка в должностной инструкции или доверенность. Глава компании издает распоряжение, где отмечает, кто и на основании чего проводит эту процедуру.
Юридические лица вправе удостоверить только дубликаты собственных протоколов и актов. Копирование чужих бумаг допустимо, только если есть разрешение этих организаций. Оно не требуется, если бумаги нужны для трудоустройства граждан или касаются личных дел действующих работников компании.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заверить копии документов для налоговой инспекции. Используйте эти инструкции бесплатно.
Какими НПА руководствоваться
Не существует единого нормативного акта, регулирующего порядок копирования документов. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется в качестве рекомендаций. И становится обязательным, если утвержден во внутренней нормативной документации предприятия.
При разработке правил заверения копий документов внутри компании следует ориентироваться на судебную практику, распоряжения, письма государственных ведомств и на следующие нормативные акты:
Процедура заверения в организации
При изготовлении дубликатов важных бумаг необходимо руководствоваться порядком заверения копий документов, установленным законодательством по ГОСТу Р 7.0.97-2016. В него входят обязательные шаги:
С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил реквизиты — обязательно указываем место нахождения оригинала. Если ксерокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного подразделения в другой, то реквизит не меняется. Если она выдается в стороннюю организацию, то ниже слова «Верно» необходимо указать «Подлинник находится в … организации в деле №… за … год». Этот реквизит вы вправе писать от руки или в виде штампа.
Если в дубликате несколько страниц, то существуют два способа:
Как заверить документ штампом «Копия верна»
Чтобы удостоверить документацию, допускается два вида отметки — оттиск печати и рукописный вариант. Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна». Но учтите, что ГОСТом не указано применение оттиска «Копия верна». Есть возможность сделать два вида штампа: «Копия» и «Верно». Первый укажет на дублирование документа. Второй — на его заверение.
Вот принципы, как заверить копии документов по новым правилам с помощью оттиска:
Вот пример, как это выглядит:
Подлинник находится в организации ООО «Ppt.ru» в деле № 77-007 за 2021 год.
| Начальник отдела кадров | Степанов | Степанов С.С. |
Образец
Посмотрите на образец «Копия верна» на документах фото трудовой книжки.
Можно ли заверить документ надписью от руки
Законодательство не содержит запрета делать от руки отметки с надписью «Верно» на откопированных материалах. Этот метод используют достаточно часто. В то время как штампы применяют не всегда: чаще всего изготавливают их на крупных предприятиях, которым необходимо ежедневно заверять большое количество документации, при помощи штампа это делать удобнее.
Вот пример, как заверить ксерокопию приказа от руки.
Как заверить электронный документ
Заверять цифровой документ необходимо в зависимости от адресата и законодательства. Существуют разные виды электронной подписи, предусмотренные Федеральным законом № 63-ФЗ (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная), которые необходимы в разных ситуациях. Их изготавливают специализированные компании. Обычно в печать «Копия верна» для цифровых документов включают несколько элементов:
Иногда в штамп добавляют эмблему компании или торговую марку.
Печать для ИП: можно ли без неё обойтись?
Индивидуальный предприниматель имеет право работать без печати и заверять документы только своей подписью. Но бывает, что отсутствие печати приводит к сложностям или ограничениям.
В каких случаях печать нужна
Важно. Если у индивидуального предпринимателя нет печати, то будет достаточно только его подписи в первичных документах: трудовых книжках, путевых листах, на товарных чеках, накладных, приходных кассовых ордерах.
В каких ситуациях желательно иметь печать
Оформлять договоры с крупными компаниями сложнее, если ИП работает без печати. Для таких организаций печать — дополнительная гарантия надёжности контрагента.
ИП без печати в этой ситуации может по требованию организации составить письмо об её отсутствии.
Важно. Требуя письмо, компании защищают себя от распространённой мошеннической схемы. Если у индивидуального предпринимателя есть печать, а он скрывает этот факт, то договор с одной подписью можно признать недействительным.
Письмо составляется в произвольной форме. В нём указываются все реквизиты: фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя, ИНН и ОГРНИП.
Плюсы и минусы печати для ИП
Недостатки наличия печати для индивидуальных предпринимателей не существенны.
1. На изготовление и ремонт печати нужно потратить деньги, но эти суммы будут не значительны. В среднем изготовление печати обходится от 200 до 1000 рублей.
2. Печать всегда должна быть под рукой, чтобы не затягивать заключение договоров и заверение финансовых документов.
3. Печать можно потерять или её могут украсть. Это высокий риск, потому что печатью могут воспользоваться мошенники и придётся тратить время на её восстановление.
Если у ИП есть печать, то можно:
Нужно ли регистрировать печать в налоговой
Налоговую и другие ведомства не нужно уведомлять о том, что ИП использует печать, но её можно зарегистрировать в ФНС, ОВД, торгово-промышленной палате.
Налоговая не ведёт реестр печатей, но, получив запрос ИП, может зафиксировать в своих базах информацию о ней. Изготовители печатей тоже могут вести свой реестр.
Предприниматели регистрируют печать, чтобы защитить себя от мошенничества с поддельными печатями. Если она не зарегистрирована, в суде признают действительной любую печать, на которой указаны данные ИП.
Новым ИП — год Эльбы в подарок
Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев
Что важно ещё сделать после регистрации бизнеса?
Чтобы получить полноценный ответ на вопрос, пройдите курс молодого ИП. За 11 уроков по 5-10 минут мы постараемся рассказать всё, что нужно знать начинающим ИП: от выбора банка для открытия счёта и оформления документов по сделкам до расчёта налогов и проверок контролирующими органами.
Статья актуальна на 01.02.2021
Получайте новости и обновления Эльбы
Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур
Печать для ИП: нужна или нет?
Обязанность ИП делать печать явно нигде не прописана. Но существуют ситуации, когда возможность заверить документ не только подписью нужна — без нее предприниматель будет ограничен в возможностях.
Рассказываем, кому из ИП все-таки пригодится печать, сколько она стоит и как вообще ее сделать.
Ответственность за отсутствие печати
Ни в одном нормативном документе, регулирующем деятельность ИП, не прописана обязанность иметь печать. Вы можете не делать ее вовсе или изготовить по желанию, но никто не может оштрафовать вас за отсутствие печати.
Когда печать пригодится
Для открытия расчетного счета. Это редкость, но некоторые банки требуют от ИП заверения документов печатью, подписи на заявлении им недостаточно. Такие условия договора — их право.
Вы можете согласиться и сделать печать. Или выбрать другой банк — большинству крупнейших игроков на рынке достаточно вашей подписи на заявлении. Современные банки могут открыть счет даже онлайн, без вашего присутствия.
Для участия в тендерах. В законодательстве о госзакупках есть упоминания о печати — ею нужно заверять заявки на конкурсы. Но есть оговорка, что это нужно делать только «при наличии печати». Нет печати — нет и обязанности.
В коммерческих закупках заказчики или организаторы тоже могут требовать заверения печатью. Но обойти это просто: документы, заверенные электронной подписью, юридически значимы и приравниваются к бумажному оригиналу с подписью и печатью.
Онлайн-бухгалтерия для самостоятельных предпринимателей. Ведите учет без специальных знаний.
Печать требуют поставить на доверенности, если вы участвуете в закупках не самостоятельно.
Для работы с крупными компаниями. Корпорации и крупный бизнес требуют от подрядчиков заверения документов печатью — для них это дополнительная гарантия подлинности и защита от мошенничества.
Вместо печати вы можете предложить контрагенту письмо об ее отсутствии. Достаточно написать его в произвольной форме и указать свои реквизиты. Или пользуйтесь электронным документооборотом, в этом случае печати точно не нужны, а проблем с подлинностью не возникает.
Изготовив печать, ИП должен ею пользоваться. Если она имеется в наличии, но ИП не заверил ею документ, через суд такую бумагу можно признать недействительной. Поэтому контрагенты перестраховываются и просят у ИП письмо об отсутствии печати. Или требуют сделать печать и заверять ею документы, чтобы точно исключить проблемы.
У печати есть свои плюсы: вы можете увеличить количество контрагентов за счет крупных компаний и снизить риск подделки документов.
Но если печати нет, ИП может просто расписываться в документах — например, в товарных чеках, приходных кассовых ордерах, трудовых книжках и заявлениях.
Минусы печати для ИП
Главный минус: если вы сделали печать, придется ею пользоваться. Печать нужно возить с собой на заключение договоров, заверять ею другие документы и заявления. Обычной подписи в этом случае недостаточно.
На изготовление печати нужно тратить деньги: в зависимости от региона и компании берут около 1 000 руб.
Печать могут украсть, или вы можете ее потерять. Это опасно — мошенники могут подделать документы, вы получите нежелательные обязательства. Плюс придется тратить время на восстановление печати.
Какую печать стоит сделать ИП
Если вы все-таки решили сделать печать, придерживайтесь общепринятых требований к ней: образец должен содержать ФИО, местонахождение, указание, что вы ИП, ИНН и ОГРНИП. Еще в центр помещают герб или логотип.
Требований по форме тоже нет. Но лучше сделайте круглую — организации привыкли, что у них именно такие печати.
Регистрировать новую печать необязательно. Но ИП на всякий случай направляют сообщение о появлении печати в ФНС, ОВД и торгово-промышленную палату региона. Еще можно попросить изготовителя занести данные о печати в его реестр. Так делают, чтобы попытаться обезопасить себя от подделок печати — в случае проблем сможете подтвердить, что на поддельном документе не ваш оттиск.
Кратко о том, нужна печать ИП или нет
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.