как заверять декларацию о соответствии
Как правильно заверить копию сертификата соответствия и декларации о соответствии?
Такая ситуация: закупаем продукцию у поставщика, получаем сертификат соответствия, заверенный его синей печатью. Товар перепродается, сертификат ксерим и ставим свою синюю печать. Покупатель говорит, что ему нужен оригинал сертификата или копия, заверенная держателем сертификата. Посмотрела в Законе: вроде покупатель прав, хотя обычно всех устраивала копия с нашей печатью. Как быть? цепочка поставщиков длинная, получить заверенный сертификат от держателя просто нереально.прочла еще в законе, что возможен вариант, когда номер сертификата указывается в накладной и тогда самого сертификата не требуется. Как это правильно указать в накладной? Это должен быть отдельный документ или данные заносятся в ТОРГ-12? Спасибо!
здравствуйте. Нарушений с Вашей стороны на мой взгляд нет
Но пропишите номера свидетельств в накладных, если используете торг 12 то напишите в ней.
Тем более что свою печать вы ставите. Еще 1 вариант это взять гарантийное письмо у того держателя декларации его будет указан номер и дата выдачи с указанием что все это есть и подлинное + копии которые вы даете
Совсем крайний вариант это чтобы держатель декларации выслал вам нотариально заверенную копию декларации
Добрый день, Татьяна.
Надлежащее удостоверение подлинности копии сертификата соответствия, как и иного документа, возможно только при её удостоверении либо органом, выдавший такой сертификат соответствия, либо нотариально.
Заверение копий копии СС кем-то из цепочки, не придаёт такой копии подлинность подлиннику.
По вопросу указания сведений о сертификации продукции в Торг-12, Вы видимо руководствуетесь п. 12 Правил продажи отдельных видов товаров (Постановление Правительства РФ от 19.01.1998 N 55):
«12. Продавец обязан по требованию потребителя ознакомить его с товарно-сопроводительной документацией на товар, содержащей по каждому наименованию товара сведения об обязательном подтверждении соответствия согласно законодательству Российской Федерации о техническом регулировании (сертификат соответствия, его номер, срок его действия, орган, выдавший сертификат, или сведения о декларации о соответствии, в том числе ее регистрационный номер, срок ее действия, наименование лица, принявшего декларацию, и орган, ее зарегистрировавший). Эти документы должны быть заверены подписью и печатью поставщика или продавца с указанием его места нахождения (адреса) и телефона.»
Обычно все данные по сертификатам указывают в приложении к ТН, ТТН и счету- фактуре. Оформляют в свободной форме, но с указанием всех реквизитов сертификата.
Такого приложения, заверенного печатью продавца достаточно, чтобы подтвердить факт сертификации продукции. По этому вопросу есть и положительная судебная практика, например, Постановление Президиума ВАС РФ от 10.02.2009 N 11169/08 по делу N А60-31205/2007-С9.
Покупатель говорит, что ему нужен оригинал сертификата или копия, заверенная держателем сертификата.
Татьяна
Требования покупателя основаны на старой редакции Постановления Правительства РФ от 19.01.1998 N 55 (ред. от 27.03.2011) «Об утверждении Правил продажи отдельных видов товаров, перечня товаров длительного пользования, на которые не распространяется требование покупателя о безвозмездном предоставлении ему на период ремонта или замены аналогичного товара, и перечня непродовольственных товаров надлежащего качества, не подлежащих возврату или обмену на аналогичный товар других размера, формы, габарита, фасона, расцветки или комплектации», которая предписывала:
12. При продаже товаров продавец доводит до сведения покупателя информацию о подтверждении соответствия товаров установленным требованиям путем маркировки товаров в установленном порядке знаком соответствия и ознакомления потребителя по его требованию с одним из следующих документов:
сертификат или декларация о соответствии;
копия сертификата, заверенная держателем подлинника сертификата, нотариусом или органом по сертификации товаров, выдавшим сертификат;
товарно-сопроводительные документы, оформленные изготовителем или поставщиком (продавцом) и содержащие по каждому наименованию товара сведения о подтверждении его соответствия установленным требованиям (номер сертификата соответствия, срок его действия, орган, выдавший сертификат, или регистрационный номер декларации о соответствии, срок ее действия, наименование изготовителя или поставщика (продавца), принявшего декларацию, и орган, ее зарегистрировавший). Эти документы должны быть заверены подписью и печатью изготовителя (поставщика, продавца) с указанием его адреса и телефона.
Новая редакция Постановления Правительства РФ от 19.01.1998 N 55 (ред. от ред. от 05.01.2015) не содержит требования по заверению копии сертификата держателем подлинника сертификата, нотариусом или органом по сертификации товаров, выдавшим сертификат:
12. Продавец обязан по требованию потребителя ознакомить его с товарно-сопроводительной документацией на товар, содержащей по каждому наименованию товара сведения об обязательном подтверждении соответствия согласно законодательству Российской Федерации о техническом регулировании (сертификат соответствия, его номер, срок его действия, орган, выдавший сертификат, или сведения о декларации о соответствии, в том числе ее регистрационный номер, срок ее действия, наименование лица, принявшего декларацию, и орган, ее зарегистрировавший). Эти документы должны быть заверены подписью и печатью поставщика или продавца с указанием его места нахождения (адреса) и телефона.
Поэтому достаточно заверить сертификат соответствия поставщиком или продавцом.
Копия сертификата соответствия: заверение копий и деклараций
Законы Российской Федерации запрещают реализацию продукции и оказание услуг, не имеющих подтверждения безопасности и качества на соответствие действующим стандартам. Необходимая информация может быть предоставлена в виде специальной маркировки, а также в форме разрешительных документов: сертификата или декларации соответствия. Их оформлением занимаются специальные аккредитованные органы.
Сертификат выдаётся заявителю в единственном экземпляре. Но в процессе работы этот документ приходится неоднократно предъявлять представителям органов контроля, а также заинтересованным потребителям. Часто разрешительная документация размещается на стене в торговом зале или офисе с целью повышения уровня доверия потребителей. Естественно, что в этих случаях используется не оригинал, а копия. Подлинник бережно сохраняется в сейфе в течение всего срока действия. В этой статье мы расскажем о правильном заверении копий сертификатов соответствия, чтобы к ним не возникало вопросов.
Кто может заверить копию сертификата соответствия?
В Российской Федерации существует перечень документов, которые определяют, кто может осуществлять заверение копий сертификатов соответствия. Ими определено всего четыре юридических лица, которые имеют на это законное право. В первую очередь это тот, кому принадлежит подлинник документа, то есть, тот, кто заказывал его оформление. Его имя указано в соответствующей графе. Поэтому другие предприятия, анализаторы или поставщики, которым отправляются копии разрешительной документации, не имеют права заверять их. В этом случае скопированный документ не будет иметь юридической силы.
Также заверение копий сертификатов соответствия может провести нотариус, являющийся, согласно законодательству РФ субъектом права, а также сертификационный орган, который выдал разрешительную документацию. Для таможенного оформления могут использоваться скопированные документы, заверенные нотариусом другого государства.
Копия сертификата соответствия отечественного производителя
Если сертификат соответствия был выдан российскому производителю или компании-импортеру, а продукция продается через торговые сети или дистрибуторские компании, заверение копии должно осуществляться тем, кому принадлежит оригинал документа. Если третье лицо не указано в качестве получателя разрешительной документации, оно не может быть заверителем.
Сертификат соответствия выдан на иностранного производителя
Разрешительные документы можно оформить не только на отечественную, но и на зарубежную компанию. В данном случае дубликат будет действительным на территории Российской федерации лишь в том случае, если заверен либо организацией, выдавшей его, либо нотариусом. В иных случаях копия будет считаться недействительной. 
Какая копия считается верной?
Если вы просто скопируете сертификат, органы контроля признают дубликат недействительным. Юридическую силу имеют только надлежащим образом заверенные копии разрешительных документов.
На дубликатах в обязательном порядке должны быть проставлены рукотворные подписи и штампы «копия верна». В некоторых случаях приходится также указывать данные заверителя (ФИО) и дату заверения.
Требования к дубликатам утверждает решение Евразийской экономической комиссии от 25.12.2012 № 293. Документ устанавливает единые формы деклараций и сертификатов, а также их заполнению.
Требования и порядок заверения копий
Осуществляя заверение, держатель подлинника ставит на скопированном сертификате свою подпись, а также оригинальный оттиск печати организации. Копия обязана воспроизводить полное содержание и форму оригинального документа.
Если заверение сертификата соответствия проводит нотариус, ему необходимо сделать на документе удостоверительную надпись.
Сертификационный центр должен поставить на дубликате подлинную печать. Также потребуется подпись руководителя данной организации или его заместителя. В последнем случае необходима расшифровка.
Если копия разрешительной документации заверена в порядке, который определен выше, устанавливать на ней голографическую защиту нет необходимости.
В соответствии с законодательными документами, в частности, Правительственным Постановлением № 55, продавец имеет право размещать информацию о том, что продукция сертифицирована, в товарно-сопроводительной документации, которую оформляет поставщик товара. Для каждой товарной позиции проставляется номер сертификата (декларации), дата его выдачи, срок действия, а также адрес сертификационного органа. Документы заверяются оригинальной печатью и подписью производителя. В этом случае дополнительный дубликат разрешительной документации не требуется.
Возможно ли использование электронной версии сертификата соответствия?
Электронный сертификат соответствия (или декларация) не может использоваться в качестве официального документа, подтверждающего соответствие продукции установленным стандартам. Поэтому по требованию потребителей и других заинтересованных сторон придется предоставлять заверенные надлежащим образом копии. Электронные версии разрешительных документов могут использоваться исключительно с целью информирования. Для размещения на сайтах или демонстрации.
Для клиентов центра сертификации «СДА ГРУПП» оформление любых видов разрешительной документации осуществляется в ускоренном порядке. Существенно сократить временные затраты позволяет сотрудничество с аккредитованными лабораториями и независимыми экспертными центрами. Сотрудничая с нами, вы можете быть уверены в положительном результате проведенной работы. Импорт и реализация товаров на территории Евразийского Экономического Союза благодаря наличию правильно оформленных документов будет проходить без непредвиденных осложнений. Компания осуществляет свою деятельность в рамках законодательства. У нас можно заказать не только оформление сертификатов и деклараций соответствия, но и официальное заверение их копий.
Меня просят предоставить сертификат/декларацию. Могу ли я предоставить копию? Она будет действовать? в России
Сертификаты и декларации призваны подтверждать качество продукции, устанавливать соответствие определенных услуг и товаров нормам безопасности, которые, в свою очередь, прописываются в нормативных документах государственного уровня. Наличие разрешительного документа подобного типа может быть необходимо как для реализации и изготовления товара, так и для перевозки его через госграницы. Предъявление этого документа может потребоваться при проведении различного рода проверок надзорными органами, а также для удостоверения качества, разрешительный документ может быть запрошен потребителем.
Для удостоверения соответствия товара утвержденным нормам необходимо предъявить сертификаты и декларации. Но у многих предпринимателей возникает вопрос, законно ли будет предъявить не оригинал, а копию разрешительного документа? Можно ли удостоверить соответствие продукта таким образом?
ПП РФ №55 от 19.01.98 (Правила продажи отдельных видов продукции) гласит, что для подтверждения данных о соответствии продукции нормативам могут быть предъявлены копии сертификатов и деклараций. Однако, к этим копиям предъявляются определенные требования, без соблюдения которых разрешительные документы не будут считаться действительными.
Требования, предъявляемые к копиям сертификатов и деклараций
Итак, основные требования к копиям разрешительной документации устанавливаются такими нормативными документами как указанное выше Постановление, а также Решение ЕЭК №293 от 25.12.12 (данный норматив касается сертификатов и деклараций, оформленных на соответствие ТРТС).
Прежде всего, на копии разрешительного документа должна быть проставлена рукописная подпись, ФИО заверяющего лица (для ИП ФИО не требуется) и надпись «копия верна». Заверяющим лицом могут быть только: держатель разрешительного документа, нотариус, сертификационный орган, выдавший документ). При этом применение правильно заверенной копии не возбраняется другими лицами – продавцами, дилерами, дистрибьюторами и так далее.
Что касается электронных копий, то в их отношении законодательно вышеуказанными «Правил продажи…» устанавливается, что они не могут применяться в качестве подтверждения соответствия продукции.
За более подробными данными обращайтесь к специалистам «АльфаГОСТ».
Копии сертификатов и деклараций о соответствии
После прохождения сертификации или декларирования, заявитель получает на руки оригиналы соответствующих разрешительных документов в единичном экземпляре. При этом согласно законодательству, он обязан предоставить их по требованию потребителей, надзорных органов и прочих заинтересованных сторон. Для этого заявителю потребуются копии сертификата и декларации.
В этой статье мы подробно расскажет о требованиях к копиям разрешительных документов, ответим на наиболее распространенные вопросы о применении копий, а также уделим внимание понятию «электронная копия».
Необходимость информирования всех заинтересованных лиц о полученных разрешительных документах закреплена в федеральном законе № 184-ФЗ « О техническом регулировании » от 27 декабря 2002 года (статья 28, пункт 2).
Что собой представляют копии сертификатов и деклараций
Копия сертификата или декларации о соответствии изготовляется держателем документа на листке белой бумаги формата А4 (210 х 297 мм). Нанесение защитных знаков на такие копии не предусмотрено.
В соответствии с разъяснительным Письмом Росстандарта № ГВ-110-19/3864 от 4 декабря 2000 года, подготовленным с целью ответа на многочисленные запросы о защите копий, указано, что специальные голографические знаки на копиях могут применяться только по желанию держателя документов.
Какая копия считается верной
Не все копии могут быть использованы в качестве официальных документов. Для целей подтверждения соответствия применяются только надлежащим образом заверенные копии сертификатов и деклараций.
На копиях в обязательном порядке должны проставляться рукописные подписи, а также штамп «копия верна». В некоторых случаях на документе указывается дата заверения и ФИО заверителя.
В пункте 9 правил оформления сертификата и пункте 6 правил к декларациям указано, что копии в обязательном порядке должны быть заверены подписью и печатью заявителя (для индивидуальных предпринимателей допускается использование только подписи).
Кто может заверять и применять копии
Официально заверить копию сертификата или декларации о соответствии можно одним из трех способов:
Остановимся подробнее на первом варианте. Держателем подлинника является тот, кто указан в графе «Заявитель», как в сертификате соответствия техрегламенту Таможенного союза или «Сертификат выдан», как в сертификате ГОСТ Р. В декларациях эта строка обозначается, как «Декларант, в лице». Это означает, что лица, не указанные в соответствующих полях, не могут заверять копии.
При этом уже заверенные копии могут применяться продавцами, дистрибьюторами, поставщиками и прочими посредниками, не являющимися держателями сертификатов и деклараций.
Допустимы ли электронные версии сертификатов и деклараций
В качестве официальных документов, подтверждающих соответствие продукции установленным требованиям, электронные копии сертификатов и деклараций выступать не могут.
В пункте 12 Правил продажи отдельных видов товаров среди допустимых документов, указывающих на безопасность продукции, не приводятся электронные версии.
По требованию потребителей и прочих заинтересованных сторон обязательно нужно предоставлять оригиналы, либо надлежащим образом заверенные копии разрешительных документов об оценке соответствия. Электронные версии подходят только в качестве информирования и могут размещаться на сайтах или пересылаться для демонстрации.
Правила оформления декларации соответствия Таможенного союза
Декларация соответствия Таможенного союза: что это такое и для чего нужна
Для чего нужна декларация соответствия Таможенного союза? Основное назначение этого документа — подтверждение соответствия товаров требованиям технических регламентов ТС. Без этого невозможен импорт товаров на территорию стран — участниц союза.
Преимущества от использования декларации соответствия (ДС) показаны на рисунке:
Для чего нужен сертификат о происхождении товара, узнайте здесь.
Бланк декларации соответствия (единая форма): как выглядит и кем утвержден
Единая форма декларации о соответствии Таможенного союза утверждена решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 25.12.2012 № 293 (в ред. 2016 года). Этим же документом утверждены правила оформления декларации о соответствии Таможенного союза.
Какие информационные блоки объединяет бланк декларации о соответствии Таможенного союза, смотрите на рисунке ниже:
Кто выдает декларацию
Чтобы узнать, кто выдает декларацию о соответствии Таможенного союза, нужно зайти на официальный сайт Евразийской экономической комиссии или на сайт Росаккредитации. Там размещен Единый реестр органов по сертификации Таможенного союза, которые осуществляют оценку соответствия продукции требованиям технических регламентов. На территории каждого члена Таможенного союза есть свои аккредитованные органы сертификации. Каждый такой орган по сертификации должен иметь:
Сразу возникают и другие сопутствующие вопросы: на кого можно оформить ДС? Может ли в России ее получить иностранная компания? Кто является получателем ДС?
Ответим на них по порядку:
Подробнее о составе стран, на территории которых действует ДС, рассказываем тут.
Как получить декларацию
Как получить декларацию соответствия Таможенного союза? Для этого нужно:
Оформление декларации соответствия Таможенного союза можно поручить специализированной компании на платной основе.
Необходимо отметить, что параллельно с системой сертификации Таможенного союза в каждой стране-участнице действует национальная система контроля качества. В России это ГОСТ Р. Определенные товары могут подлежать декларированию или сертификации в рамках национальной системы. Но двойные стандарты не применяются. При вступлении в действие технического регламента Таможенного союза на определенную группу товаров она сразу исключается из перечня продукции, подлежащей обязательному декларированию в национальной системе контроля качества. Оформляется только один документ — сертификат или декларация соответствия техническому регламенту Таможенного союза.
Порядок регистрации декларации
С 1 июля 2018 года действует Порядок регистрации декларации о соответствии Таможенного союза, утвержденный решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 20.03.2018 № 41.
Для регистрации ДС в орган по сертификации должны поступить:
Какую информацию должно содержать заявление о регистрации ДС, смотрите на рисунке:
Полученные от заявителя документы орган сертификации рассматривает и принимает решение о регистрации или отказывает заявителю.
Нюансы регистрации
На рассмотрение документов и регистрацию ДС отводится не более 5 дней с момента получения органом по сертификации пакета документов от заявителя (п. 8 Решения № 41).
Когда в налоговых целях применяется ограничительный срок в 5 дней, узнайте на нашем сайте:
ДС считается зарегистрированной с момента присвоения ей регистрационного номера.
Изменять зарегистрированную декларацию запрещено. Если возникает необходимость внесения изменений, заявителю необходимо принять новую ДС и зарегистрировать ее в обычном порядке (как описано выше).
О процедуре внесения исправлений в документы бухгалтерского и кадрового учета, рассказывают материалы:
Основания для отказа в регистрации
Орган по сертификации может отказать заявителю в регистрации ДС, о чем известит его, отправив уведомление (электронно или на бумаге). Или вручит уведомление заявителю лично.
Основания для отказа в регистрации ДС представлены на рисунке:
Если основания, по которым было отказано в регистрации ДС, устранимы (например, декларация оформлена не по установленной форме или не хватает сопутствующих документов), недочеты устраняются, и регистрационная процедура начинается заново.
Хранение декларации, прекращение и приостановление ее действия
В п. 16 решения № 41 предусмотрены обязанности по хранению ДС для заявителя и для органа по сертификации:
Действие ДС может быть приостановлено (по предписанию органов госконтроля) или прекращено:
Действие ДС считается прекращенным с даты внесения в единый реестр соответствующих сведений.
Что делать с доходом, если сделку признали недействительной, узнайте здесь.
Как списывать расходы на декларацию в налоговом учете: сразу или постепенно?
Оформление ДС обычно сопряжено с дополнительными расходами (на оплату услуг специализированной компании, проведение испытаний и др.).
Расходы на декларирование соответствия продукции (товара) перечислены в подп. 2 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих. Чиновники по этому вопросу высказывались неоднократно, причем с противоположными позициями:
При равномерном признании расходов включение их в базу по налогу на прибыль, по мнению Минфина, должно происходить в течение:
Данную позицию чиновники объясняют тем, что полученная декларация используется в деятельности, направленной на получение дохода, в течение нескольких отчетных (налоговых) периодов. Поэтому и расходы признаются в течение этого срока равномерно.
Налогоплательщик может выбрать подходящий для себя способ списания расходов на ДС и закрепить его в учетной политике (с учетом критерия существенности, принятого в компании).
При единовременном списании расходов на ДС возможны претензии налоговиков, которые можно оспорить в суде (ФАС Центрального округа от 15.02.2012 по делу № А35-1939/2010).
Итоги
Декларация соответствия Таможенного союза оформляется по единой форме, утвержденной решением Коллегии Евразийской экономической комиссии. Она должна быть зарегистрирована в едином реестре. Для этого от заявителя требуется собрать комплект документов и передать его вместе с декларацией и заявлением в орган по сертификации. После этого декларацию регистрируют или извещают заявителя об отказе в регистрации с указанием причин отказа.