Штатная расстановка для чего нужна
Что такое штатная расстановка?
В силу закона каждая компания ведет ряд обязательных и вспомогательных документов на локальном уровне, которые позволяют не только эффективно использовать трудовые ресурсы, но и анализировать их приток либо отток.
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
+7 (812) 467-32-77 (Санкт-Петербург)
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
Одним из таких документов является штатная расстановка, которая дает возможность в режиме единственной формы отследить множество нюансов кадровых процессов.
Что это такое?
Расстановка, или список, как ее еще называют, представляет собой таблицу, в основе которой лежит штатное расписание, но с дополнительными сведениями, позволяющими упростить анализ кадровых передвижений.
В частности, в расстановке отражаются следующие данные:
То есть всего в одном формуляре содержатся все сведения о кадровых ресурсах компании, начиная от фактической численности тружеников и заканчивая вилкой окладов, не говоря уже о фиксации инвалидов либо несовершеннолетних, а также мамочек в декрете и других категорий, специфика труда которых имеет некоторые отличия.
Нормативная база
Законом форма штатной расстановки, как и правил ее ведения, не установлено, что не означает полное отсутствие регламентации.
Так, п.98-99 Приказ Ростехнадзора от 30.05.2008 N 372 содержат разъяснения по правилам создания и ведения оговоренного документа, включающим основные подразделы и перечень необходимых сведений, а также лицам, которые могут быть уполномочены на оформление расстановки.
Также упоминание о штатной справке содержится в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, которым утвержден перечень типовых управленческих документов, издаваемых в процессе хозяйственной деятельности того или иного предприятия.
То есть прямого указания на ведение оговоренного документа закон не содержит, но компания вправе утвердить порядок оформления расстановки самостоятельно, исходя из потребности в упорядочении кадровых сведений либо же на основании отраслевых нормативных актов, если таковые были созданы.
Для чего нужна?
Как правило, штатное расписание содержит только наименование должности с количеством единиц, в то время как расстановка изначально формируется с фамилиями сотрудников, что позволяет внести в таблицу множество данных и таким образом решить определенные задачи.
В частности:
Также расстановка позволяет увидеть вилку окладов, что очень удобно, если на предприятии к должностям подвязаны разряды либо классы, а также надбавки и доплаты за те иные достижения либо же условия труда.
И конечно, в таблицу можно ввести данные об отпусках, учитывая, что у некоторых категорий сотрудников может быть их несколько, к примеру, за ненормированный труд и опасные условия труда.
То есть на основании штатного списка можно с легкостью в оперативном порядке представить множество данных, начиная от фактической численности сотрудников, до вакантных должностей и оканчивая льготными категориями и размером заработка, не говоря уже о составлении отчетности в налоговую, пенсионный фонд либо центр занятости в сжатые сроки.
Обязательный ли документ?
Несмотря на то, что Приказ Минкультуры №558 в своем перечне типовой документации содержит такое наименование документа, как штатная расстановка, ведение указанного документа не является обязательным, и кадровые работники могут его и не создавать.
Однако если требования по ведению штатного списка содержатся в отраслевых приказах, что актуально для Ростехнадзора РФ, список необходимо будет ввести в перечень обязательной кадровой документации.
Легитимен ли трудовой договор в электронной форме? Узнайте тут.
Чем отличается от штатного расписания?
И штатное расписание, и расстановка штата относятся к кадровой документации, которая, несмотря на схожие черты, а также использование однотипных данных, все-таки имеет некоторые различия, как в самой форме, так и в порядке составления и ведения.
Основные моменты
Основные отличия в двух документах заключаются в следующем:
| Расписание | Расстановка |
| Обязательно к ведению в компании | Не обязательна |
| Содержит количественное наименование должностей | Расшифровывается пофамильно с привязкой к каждой должности |
| Имеет утвержденную форму Т-3 | Составляется в произвольном порядке |
| Отражает только утвержденные законом данные | Имеет дополнительные графы для отражения личных сведений сотрудников, а также данных о кадровом перемещении |
Цели составления
Несмотря на то, что и расписание, и штатная расстановка организации имеют схожие черты, оба документа имеют разное назначение:
Различия на примерах
Форма штатного расписания утверждена Постановлением Госкомстата № 1 и имеет 10 стандартных граф, отражающих основные сведения — от наименования должности до размера оклада.
Покадровый же список может иметь на несколько граф более, где указаны, к примеру, фамилии тружеников, номера приказов о переводе либо предоставлении декретного отпуска, а также сведения о занятии должности в режиме совместительства двумя сотрудниками одновременно.
Штатная расстановка в 2020 году
В большинстве случаев покадровый список оформляется на основании штатного расписания, но с учетом некоторых нюансов, заключающихся в дополнительных подразделах, предназначенных для внесения некоторых сведений указанных выше.
Как выглядит форма?
Покадровый список представляет из себя формуляр в виде таблицы, в основе которого лежит стандартное штатное расписание с несколькими дополнительными графами, введенными как в середине таблицы, так и в конце:
Графы можно заполнять как в электронном так и рукописном виде, дополняя необходимыми сведениями по мере необходимости.
Как оформить приказ о переносе отпуска на другой срок? Смотрите тут.
Может ли начальник не отпустить в отпуск? Читайте здесь.
Как и кем заполняется?
Как правило, покадровый список ведется для обобщения сведений о сотрудниках имеющихся в штате, поэтому заполнение расстановки в основном осуществляет инспектор кадров, который и располагает всеми сведениями о приеме и передвижении трудовых ресурсов компании.
Заполненный образец 2020
Конечно, имея навыки работы с компьютером, составить таблицу для внесения кадровых данных не сложно, но затратно по времени, поэтому образец скачать бесплатно можно на нашем сайте в качестве основы, которую можно затем оптимизировать под специфику определенного предприятия.
Типовой бланк (excel)
Бланк excel скачать можно ниже, учитывая, что документы в табличном виде создавать и в последующим с ним работать целесообразнее именно с помощью указанной программы.
Кто подписывает?
Учитывая, что расстановка не является обязательной к ведению и заполняется только для удобства в кадровой работе, подписывает указанный документ работник, который его собственно и ведет.
Однако если оформление покадрового списка регламентировано отраслевыми приказами и, следовательно, является обязательным, помимо ответственного за ведение расстановки, должна присутствовать и подпись главного бухгалтера.
Как и чем утверждается?
Штатное расписание вступает в силу только после утверждения указанного документа приказом по предприятию. Соответственно для того чтобы и расстановка обрела законную силу, аналогичный приказ должен быть издан уже и для покадрового списка.
Приказ (образец)
С образцом приказа можно ознакомиться ниже.
Кто ведет?
Как правило, с покадровой расстановкой работает отдел по трудовым ресурсам, который может состоять из нескольких сотрудников. Именно поэтому при издании приказа об утверждении штатного списка целесообразнее сразу оговорить и ответственное лицо по ведению указанного документа.
Сроки хранения
В рамках Приказа Минкультуры №558 стандартное штатное расписание хранится на предприятии согласно п.71 не менее 3-х лет. А вот срок хранения расстановки в силу п.74 составляет 75 лет, учитывая, что указанный документ содержит личные данные сотрудников предприятия.
Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
+7 (812) 467-32-77 (Санкт-Петербург)
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Есть ли отличия между понятиями “штатное расписание” и “штатная расстановка”?
Понятия штатного расписания и штатной расстановки зачастую путают даже опытные сотрудники кадровой службы предприятия.
При этом, несмотря на схожее внутреннее содержание, документы различаются по цели создания и необходимости наличия их в организации.
Рассмотрим важные особенности этих документов и основные отличия их оформления.
Что это такое?
Где в законе о них говорится?
Оба рассматриваемых документа зафиксированы в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций.
Штатное расписание также упоминается в Трудовом кодексе Российской Федерации в статьях 15 и 57, связанных с трудовыми отношениями и трудовым договором.
Статья 15 ТК РФ. Трудовые отношения
Трудовые отношения – отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы) в интересах, под управлением и контролем работодателя, подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.
Заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, не допускается.
| Штатное расписание | Штатная расстановка | |
| Оформление и работа с документом | ||
| Наличие унифицированной формы | Постановление Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» устанавливает форму Т-3 для оформления штатного расписания. | |
Хотя с 01.01.2013 года эта форма обязательной не является, большинство специалистов рекомендуют использовать именно ее для оформления документа
Однако, если штатная расстановка входит в фиксированный локальными актами по документообороту список документов организации, то утверждать ее будет необходимо.
Наименование должности в штатном расписании должно соответствовать наименованию должности в квалификационном справочнике.
Иванова Мария Сергеевна, уборщик служебных помещений, 1 шт.ед.
Петрова Галина Яновна, уборщик служебных помещений, 1/2 шт.ед.
Если по определенной должности работник отсутствует, то указывают вакансию.
Как правильно выбрать и в чем отличие?
Законодательно обязанность работодателя оформлять штатное расписание или штатную расстановку напрямую не прописана. Однако, в статье 57 Трудового кодекса указано, что в трудовой договор обязательно вносится информация о трудовой функции – работе по должности в соответствии со штатным расписанием.
Поэтому, если сотрудник принимается на определенную должность, то у работодателя должно присутствовать утвержденное штатное расписание. В противном случае происходит нарушение трудового законодательства и работодатель может быть привлечен к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.
Кроме того, в случае отсутствия штатного расписания работодатель не сможет подтвердить правомерность своих действий при сокращении работников.
Заключение
Штатное расписание является необходимым документом для организации и к его оформлению и хранению необходимо относиться ответственно. Штатная расстановка вводится по желанию и является удобным инструментом для работы с кадровым составом организации.
Штатная расстановка – что это такое
Среди кадровых документов предприятия особое место в России занимают штатная расстановка и штатное расписание – каждому кадровику или руководителю следует знать отличия между этой документацией и принципы ведения. Ведь в отношении данных документов действуют различные нормативы и требования законодательства. И чтобы оформить штатную расстановку на 2021 год по всем правилам, лучше всего будет ознакомиться с образцом такого документа.
Штатная расстановка – что это такое
Под штатной расстановкой подразумевается документ, в котором хранятся персонифицированные сведения по сотрудникам, должностям, окладам и иным аспектам трудовой деятельности работников, важным для кадрового отдела, работодателя и бухгалтерии. При этом необходимо понимать, что данный документ составляется в свободной форме по решению самого работодателя и не является обязательным документом для осуществления предпринимательской деятельности и управления персоналом.
Штатная расстановка дает возможность работодателям отслеживать соответствие деятельности штата штатному расписанию, дает эффективные инструменты для ведения бухгалтерской отчетности и позволяет легко ориентироваться в штатной документации, касающейся вопросов трудоустройства и трудовых договоров. При этом так как единых нормативов для штатной расстановки в законодательстве не предусмотрено, этот документ также может называться штатным замещением или штатной книгой.
Отличия штатной расстановки от штатного расписания
Рассматривая существующие отличия штатной расстановки от штатного расписания, необходимо понимать, что это два абсолютно различных документа, каждый из которых имеет свои особенности и сферу применения. Несмотря на то, что и расписание, и расстановка касаются кадровых вопросов организации и рассматривают управление персоналом, в большинстве аспектов они достаточно сильно отличаются – выразить эту разницу можно при помощи простой таблицы:
| Штатная расстановка | Штатное расписание | |
| Обязательность с точки зрения законодательства | Расстановка является внутренним документом и работодатель не обязан составлять ее в принципе. | Расписание относится к документации, которая в обязательном порядке должна присутствовать у любого субъекта хозяйствования, который имеет трудоустроенных работников. |
| Форма | Никакой установленной законодательно единой формы для штатной расстановки не предусмотрено. | Штатное расписание составляется в соответствии с унифицированной формой Т-3, однако с 2013 года работодатели вправе разрабатывать и свои формы. |
| Характер информации о трудящихся | В штатной расстановке указываются сведения о конкретных сотрудниках с указанием их паспортных данных, а также приказов на основании которых они были приняты в штат. | Штатное расписание не содержит информации о конкретных работниках, а лишь о перечне должностей на предприятии и действующих окладах или тарифных ставках. |
| Сроки хранения | Как и другой внутренний документ, штатная расстановка должна храниться на предприятии в течение 75 лет с момента прекращения её ведения. | Законодательство предполагает сроки хранения штатного расписания в течение 3 лет. |
| Возможность дополнения | Штатную расстановку можно дополнить новыми должностями или сведениями о сотрудниках в любой момент. | Штатное расписание можно дополнить только при соблюдении соответствующих процессуальных мероприятий и издании приказа. |
| Актуальность сведений | В штатной расстановке указываются фактические показатели с учетом всех дополнительных надбавок и премий. | Штатное расписание предполагает указание лишь базовых величин окладов или тарифных ставок без учета дополнительных выплат. |
| Влияние на трудовую деятельность | Расстановка может влиять на трудовую деятельность лишь согласно внутренним нормативным документам предприятия. | На основании штатного расписания проводится подбор специалистов и влючение их в штат для занятия определенной должности. |
Штатная расстановка на 2021 год – оформляем по всем правилам
Многих кадровых специалистов интересует, как должна оформляться штатная расстановка на 2021 год, и как сделать это по всем правилам. Как таковых, конкретных нормативов оформления штатной расстановки нет, соответственно государственные органы не могут предполагать вынесение каких-либо санкций за нарушение порядка создания и ведения подобной документации. В то же время, для того, чтобы штатная расстановка была эффективным и удобным документом, следует придерживаться ряда рекомендаций:
Составляем штатную расстановку 2019: образец
Кадровику нужна штатная расстановка 2019. Все знают, что штатное расписание или иными словами «штатка» – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах фирмы. В том числе, сведения о численности работников, названия их должностей, наименования структурных подразделений. А что такое штатная расстановка? Зачем нужен этот документ? Штатная расстановка на 2019 год, оформляем по всем правилам.
Отличие от «штатки»
Под штатным расписанием понимается документ, содержащий в себе структурированную информацию о персонале организации. В «штатке» перечислены все, предусмотренные компанией должности и количество запланированных единиц по каждой из них.
В свою очередь, штатная расстановка это документ, в котором указано, какие единицы и кем заняты. То есть в штатной расстановке прописывают Ф.И.О. сотрудников, занимающих те или иные должности, а также их табельные номера и другие необходимые сведения. Например, указание на инвалидность, совместительство, пенсионный возраст и т.п. Обязательный ли документ штатная расстановка? Конечно, нет. Как и штатное расписание его можно составлять или игнорировать. Выбор за администрацией организации.
Однако «штаткой» и штатной расстановкой лучше не пренебрегать. Ведь имея в своем распоряжении эти документы, можно наглядно увидеть структуру организации и рассчитать необходимое количество денег на содержание персонала. Эта информация может понадобиться менеджерам компании для принятия управленческих решений. Поэтому штатная расстановка 2019 года лишней в компании не будет.
Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).
Таким образом, штатная расстановка, хотя и не относится к обязательным для составления кадровым документам, чрезвычайно популярна у специалистов и ее широко применяют в своей работе кадровики.
Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.
Единой формы нет
В отличии от штатного расписания для штатной расстановки действующим законодательством унифицированной формы не предусмотрено. Поэтому она может быть составлена в произвольном виде.
Обычно в качестве основы для расстановки используют форму штатного расписания № Т-3, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, в которую добавляют необходимые графы. Именно так в большинстве случаев оформляется штатная расстановка на 2019 год. Образец, подготовленный нашими специалистами, поможет кадровику не тратить время на разработку собственного документа.
Отличие штатной расстановки от расписания и образец заполнения документа в 2021 году
Специалист кадровой службы должен обрабатывать большие объемы информации. Для облегчения этого нелегкого труда было разработано множество форм документов, облегчающих анализ и применение различных данных. И штатная расстановка – один из них. Попробуем разобраться в целесообразности ее ведения в нашем новом материале.
[contents]
Что это такое?
Среди менеджеров по работе с персоналом документ более известен как кадровое замещение. Это свод существующих в компании должностей с указанием лиц, их замещающих.
Такой локальный нормативный акт передает общую кадровую картину предприятия и используется для удобства работодателя и HR.
Пример кадрового замещения
Самое главное, что отсутствие обязательной формы позволяет отражать в документе необходимые данные, предусматривая дополнительные графы.
Нормативная база
Современное законодательство не требует от работодателя обязательного ведения кадровой расстановки. Документ может быть создан по инициативе руководителя предприятия и заполняться в свободной форме.
Однако заполнение расстановки потребует использования ряда источников:
Цели составления
Единственная цель – облегчение деятельности кадровика/менеджера по персоналу.
Документ позволяет быстро и качественно обработать большой объем информации.
В компанию «РусСинтез» обратился Салемский П.И. с заявлением о приеме на работу на должность старшего мастера отдела погрузки. HR-специалист уточнил в расстановке факт отсутствия вакансий в указанном отделе и смог мотивированно отказать рекруту.
Замещение нужно для:
Семенов Л.П. был уволен из компании «Рубин» по сокращению. Семенов обратился в суд, чтобы оспорить законность увольнения, так как ему не предложили других должностей при сокращении. Позиция истца была разрушена во время судебного заседания, когда в заверенной кадровой расстановке не нашлось ни одной вакансии.
Различие расстановки от расписания
Эти акта относятся друг ко другу как общее и частное, но имеют ряд серьезных отличий.
| Критерии | Расстановка | Расписание |
|---|---|---|
| Обязательность | Не является обязательным документом. | Законодательство устанавливает обязанность работодателя об утверждении расписания. |
| Назначение | Предназначена для более качественной и удобной кадровой работы, в частности для обработки и учета вакантных должностей. Кадровое расписание – это данные о работниках и замещаемых должностях. | Необходимо для формирования фонда оплаты работы, а также для максимально гармоничной оптимизации отдельных подразделений. Этот документ – это данные о денежных средствах и возможном штате предприятия. |
| Срок архивного хранения | Существует требование об условно постоянном хранении (75 лет). | Является документом временного хранения. Архив предприятия примет акт на 3 года. |
| Наличие персональных данных | При заполнении вносятся ФИО работников. Работа с данным НПА является обработкой персональных данных. | Штатное расписание обезличено. В нем нет сведений о конкретных работниках подразделений. |
| Требование к форме | Не имеет бланка. Разрабатывается, исходя из потребностей работодателя. | Существует строгая форма Т-3. |
В соответствии с вышеизложенным, можно утверждать, что эти своды похожи в силу специфики отражаемых данных, но имеют разные задачи и функционал.
В связи с нестабильной ситуацией на рынке, руководством ООО «Зареченское» было принято решение о сокращении фонда оплаты труда на 10%. В компании было 10 отделов по 10 человек. Экономистами было изучено кадровое расписание, в котором были упразднено по 1 должности в каждом отделе.
Менеджер по работе с персоналом обратился к расстановке и выяснил, что в каждом структурном подразделении существует 2-3 вакансии. Таким образом, никого не пришлось увольнять, а фонд вознаграждения труда был сокращен.
Сведения в кадровой расстановке
Данный свод является одним из самых объемных и подробных кадровых документов. Обязательного перечня данных не существует, но годы практики делопроизводства сформировали идеальный перечень необходимых сведений:
Эти сведения во многом дублируют кадровое расписание, что является закономерным, так как последнее является основой для штатной расстановки.
Как правильно заполнить кадровое замещение?
Столь объемные правовые акты зачастую вызывают страх перед их заполнением. Но все проще, чем может показаться на первый взгляд.
Заполнения штатного замещения можно условно разделить на 2 этапа: дублирование сведений из штатного расписания и введение недостающей информации.
Рассмотрим пошаговую инструкцию по заполнению расписания:
Первый этап заполнения расписания
Второй этап заполнения расписания
В результате не должно остаться пустых клеточек. Свободные поля необходимо заполнить прочерками.
Отметим, что данный свод не является единственным верным. Каждый сотрудник кадровой службы может создать удобную форму под свои профессиональные нужды.
Для удобства работы предлагаем скачать форму штатного замещения по ссылке.
В случае, если обязательность замещения предусмотрена локальными актами предприятия, то документ должен быть утвержден руководителем компании.
Штатное замещение является не обязательным, но необходимым документом. Этот документ будет полезен не только профильным специалистам, но и руководителям любых уровней.
Расстановку можно не вести, но качественное управление персоналом и анализ фонда оплаты труда оперативно провести не удастся.