Управление временем доступа что такое
Тайм-менеджмент в смартфоне. Помнить все
Содержание
Содержание
Во времена самоизоляции часто наблюдается парадокс. Вроде бы свободного времени стало больше, а успевать все стало едва ли не труднее. Многие по-прежнему решают рабочие вопросы, но режим хоум-офиса редко способствует продуктивности. А неизменность обстановки только усугубляет ситуацию. Самое время смахнуть пыль с конспектов по тайм-менеджменту. Рассмотрим систему на базе двух мобильных приложений Google: Календарь и Keep. Они бесплатные, кроссплатформенные и вполне достаточны для такой задачи. Поехали.
Поставьте цели
Целеполагание — это основа и отправная точка системы управления временем. Все методы и инструменты такой системы заточены под достижение целей. Поэтому подойти к этому вопросу нужно со всей серьезностью иначе смысла в тайм-менеджменте будет немного. Цели можно ставить на любой период времени:
Это глобальные цели, задающие векторы движения. Запишите их и обращайтесь к ним как к дополнительному мотиватору. Для текущего тайм-менеджмента используются временные интервалы покороче. Вообще, выбор горизонта планирования — дело индивидуальное. В данной системе предлагаются следующие представления целей:
Если в работе нет квартальных планов, то в качестве среднего срока можно назначить месяц или не рассматривать его вовсе. При формулировке целей, особенно долгосрочных, обратите внимание на методику S.M.A.R.T. (Смарт).
Подробнее с примерами здесь. Это потребует дополнительных усилий, но важно для достижения целей — как корабль назовешь, так он и поплывет.
Полный перечень целей разделите по категориям. Это необходимо для дальнейшей работы системы и способствует лучшему визуальному восприятию. Пример с английскими наименованиями категорий:
Вариантов масса. Данный список приведен для наглядности. Также можно почитать здесь. Далее при назначении идентификаторов целей будут использоваться заглавные буквы наименований, поэтому придумайте названия так, чтобы они не повторялись. Под каждую категорию создайте отдельный календарь и назначьте свой цвет. Для этого откройте Google Календарь в браузере.
Внутри календарей доступны полезные настройки уведомлений и совместного доступа. Коллеги смогут уточнить когда совещание, а вы не забудете про детский утренник, внесенный женой.
Переходим в Keep. Начиная с этого этапа берем в руки смартфон.
Создаем ярлыки для всех упомянутых категорий плюс один для ежедневных задач. На скриншоте это ToDo.
Теперь мы можем занести в систему годовые цели. Делайте их достаточно крупными и не слишком много, по опыту, не больше двадцати. Расчетное время реализации каждой из них — минимум неделя. Как понять что список полный? Представьте, что год закончен и все выполнено — у вас должно быть полное удовлетворение.
В каждой категории Keep создайте заметку «Цели на год» соответствующего цвета в виде списка.
Сводный перечень годовых целей занесите в заметке типа ToDo и ее также выделите цветом. При этом каждой цели присвойте идентификатор в виде заглавной буквы категории и порядкового номера.
Итак, общий список готов. Полезно продублировать его на бумажный носитель и сделать впоследствии традиционным подведение итогов уютным зимним вечером в конце года.
От общего к частному. Детализируйте цели
Необходимо перейти от долгосрочных целей к краткосрочным. Тут возможен «прямой» переход от года к неделе, либо через среднесрочные цели. Произведите декомпозицию целей каждой категории. Для этого создайте выделенные цветом заметки с названием в виде идентификатора. В списке перечислите подцели. Планируемые временные затраты каждой из них — неделя. Для каждого пункта назначьте срок исполнения. Если есть зависимости от исполнения другой подцели, срок не ставится. В заметке сгенерируйте напоминание в соответствии с ближайшей проставленной датой.
Если подцелей получается слишком много, то создайте несколько более крупных, например, с квартальным горизонтом. К идентификатору в названии добавьте порядковый номер (для приведенной цели получится H11, H12, H13, H14).
Полученные детализации — источник еженедельных целей. При составлении плана на неделю перейдите в Keep на вкладку «Напоминания» и проверьте какие из напоминаний приходятся на предстоящую неделю. Переходите в эти заметки и копируйте те подцели, которые предстоит закрыть в ближайшие семь дней.
План на неделю — краеугольный камень данной системы планирования. В Keep он идентифицируется по номеру, маркируется ярлыком ToDo, выделяется цветом и закрепляется в топе экрана. В нем уже есть проекции глобальных целей, добавляем текущие задачи и готово.
Планируйте ежедневно
Люди, владеющие навыком тайм-менеджмента, делятся на два типа: те, кто составляют план на день накануне вечером и те, кто делают это с утра пораньше. Оформляется аналогично плану на неделю, только без выделения цветом. Если боитесь забыть, то можно создать ежедневную утреннюю заметку с напоминанием о том, что пора свериться с планом. И воды выпить лишний раз. Кстати, такая заметка интегрируется в отдельный календарь «Напоминания».
Разумеется, по итогу дня все галочки должны быть проставлены и план отправлен в архив. В противном случае невыполненные пункты удаляются (по уважительной причине) либо переносятся на следующий день, давая старт формированию снежного кома. Если пунктов осталось много, заметку можно скопировать, а старую почистить и заархивировать.
Чтобы такого не случилось, лучше планируйте день. Вспоминаем про Календарь. Есть жестко запланированные события — у них известно время начала и, как правило, продолжительность. Такие события нужно вносить в план в первую очередь. Любые поездки, вебинары, ВКС, подготовка материалов, написание кода и т.д. Даже если мероприятие еще не скоро — обязательно добавьте.
Многие организаторы, высылая приглашения, снабжают их ссылкой для добавления в календарь. Воспользуйтесь этой возможностью, только не забудьте выбрать нужную категорию и напоминания.
Другой тип событий — гибкий. Для таких мероприятий и задач обычно примерно понятны временные затраты. Они «скользят» по течению дня, избегая пересечений с порогами жестких планов. Забирайте задачи из закрепленной заметки в Keep и размещайте на поле боя вашего дня. В календаре можно не отмечать все мелкие задачи, а отмечать их как «действия по плану».
Все запланировано. Пора переходить в наступлению. От винта!
Записывайте и фиксируйте все
Как гласит старая армейская поговорка — самая острая память тупее самого тупого карандаша. Тем более, что в Keep это делать удобно — добавляйте фото и ссылки, диктуйте или делайте наброски схем от руки. Любые мысли, инсайты, рекомендации. Полезные заметки маркируйте ярлыком и идентификатором цели, если содержимое относится непосредственно к ней. Впоследствии вы легко сможете найти по этим тегам в поиске нужный материал.
Уделяйте внимание рефлексии — анализу пройденных этапов. В этом помогут записи в Keep и просмотр событий календаря. Удобно это делать в конце недели перед составлением еженедельного плана.
Подытожим:
Тайм менеджмент — что это простыми словами + 7 правил
Как можно в наше время успевать делать все задачи на работе, эффективно проводить время с семьей, уделять время себе и своему хобби, а ещё не забывать про отдых и восстановление сил? В этой статье я расскажу про тайм менеджмент: что это, как этим пользоваться и как доводить начатые дела до конца.
Тайм-менеджмент — что это простыми словами
Тайм-менеджмент — это управление своим временем, грамотное планирование и эффективное распределение собственных ресурсов.
Совокупность этих составляющих в результате приводит к достижению поставленных целей.
Теперь разберемся со всем по порядку.
Управление временем
Для достижения максимальной эффективности нужно понять, сколько потенциально времени может и должно уходить на выполнение задач, поставленных на работе. Сколько времени необходимо проводить с семьей. И сколько времени можно освободить на себя и свои увлечения. А также выяснить нет ли у вас бесполезного занятия, которое пожирает большую часть вашего времени.
Грамотное планирование
Это залог успешного достижения целей. Чтобы правильно спланировать свой день, месяц, год, нужно знать несколько простых правил, о которых мы поговорим чуть позже. Планирование обеспечит нам то, что мы в течение долгого времени будем двигаться в направлении цели.
Распределение ресурсов
Здоровье, энергия и мотивация – важные составляющие в эффективном проведении собственного времени и повышении уровня качества жизни. Наши жизненные ресурсы небезграничные и главная задача научиться сохранять их и правильно распределять.
7 правил тайм-менеджмента
Для того, чтобы доводить дела до конца, нужно соблюдать ряд несложных правил.
Правило 1 — Цель должна быть реальной и должна «заряжать»
Во-первых, цель должна исходить именно от твоих желаний, а не быть навязанной обществом или семьей. Только в этом случае она будет заряжать. Должно быть четкое представление для чего тебе нужно достижение этой цели. Как изменится твоя жизнь, когда ты достигнешь её.
Во-вторых, цель должна быть реальной. Если вы сейчас продавец в магазине, а мечтаете о собственном автомобиле Porche, то скорей всего вы ничего не начнете делать для достижения этой цели по двум причинам:
Правило 2 — Ставить цель по системе SMART
S — Specific (Конкретная)
Цель должна четко определять, какой результат вы получите в итоге. Одна цель – один результат.
M — Measurable (Измеримый)
Цель должна иметь свою единицу измерения. То есть такую меру, которая поможет понять, что цель достигнута на 100%.
A — Achievable or Attainable (Достижимый)
Вы должны понимать, что поставленная цель вам под силу и у вас достаточно знаний, навыков, опыта, ресурсов для того, чтобы достигнуть эту цели в поставленные сроки.
R — Relevant (Значимый)
Важно понимать, как изменится ваша жизнь, когда цель будет достигнута. Какими вы станете, какое окружение у вас будет, ваш заработок и уровень жизни.
T — Time bound (Ограниченный во времени)
Цель, ограниченная по времени, даёт больше возможности контролировать ход её выполнения. А также позволяет понять, насколько вы эффективны на пути достижения цели.
Правило 3 — Деньги не могут быть целью
В качестве цели не стоит ставить суммы денег. Деньги это не цель, это ресурсы, которые мы используем на пути достижения цели.
Неправильная цель: Хочу накопить 3 000 000 рублей.
Правильная цель: Хочу BMW X6 (а здесь уже вы подразумеваете, необходимую сумму, которая нужна вам для приобретения этого автомобиля).
Правило 4 — Используйте матрицу Эйзенхауэра
Главным навыком высокоэффективных людей является правильное распределение своих ресурсов. А для этого нужно четко планировать свой день и распределять все дела на 4 группы:
Правило 5 — Принцип равномерного распределения
Научитесь распределять нагрузку равномерно. То есть, лучше делать каждый день по чуть-чуть, чем один раз в неделю, но много.
Во-первых – это вырабатывает привычку и дисциплинирует.
Во-вторых – больше вероятности, что вы выполните маленькое дело, которое займёт 20 минут, чем большое в 3-4 часа.
В-третьих – на протяжении выполнения маленького дела мозг будет работать всё время на 100%. При выполнении большой задачи мозг будет терять концентрацию и переутомляться.
Правило 6 — Используйте метод Помодоро (помидора)
Если вам сложно сесть за выполнение какой-либо задачи, воспользуйтесь методом Помодоро (в народе «помидора»). Суть метода – работать 25 минут ни на что не отвлекаясь, затем отдохнуть 3-5 минут и вновь приступить к выполнению задачи. После 4х подходов сделать большой перерыв в 20 минут.
Правило 7 — Действуйте прямо сейчас
Не нужно ждать подходящего момента, потому что он не наступит НИКОГДА. Если вы сейчас уже начали откладывать выполнение каких-либо дел, то вы будете откладывать их до бесконечности. Единственный выход, как можно разорвать этот замкнутый круг — это начать действовать прямо сейчас. Делай, анализируй, улучшай! Пусть это будет вашим девизом.
Тайм менеджмент и лягушка
Есть такая притча: «Если первым делом поутру вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с вами за весь день».
Лягушка – это самое противное, самое большое и одновременно самое важное дело, которое приблизит вас к вашей основной цели. Это то дело, которое вы бы с радостью отложили на завтра, послезавтра, на следующий месяц и т.д. И каждый раз, вспоминая о том, что вы до сих пор не сделали это дело, внутри становилось бы так плохо и так не по себе.
Нужно научиться выполнять такие дела СРАЗУ. Например, возьмите за правило начинать свой день с «поедания лягушки».
Планируйте свой день так, чтобы выполнение самых важных и больших дел приходилось на первую половину дня. Заставляйте себя съедать лягушку ежедневно пока это не войдёт в привычку.
Чем же полезна съеденная лягушка?
Во-первых, вы освобождаете свой разум от навязчивых напоминаний о неприятных делах.
Во-вторых, после выполнения самых масштабных дел вы будете чувствовать прилив энергии, гордости и уверенности в себе и в своих силах.
В-третьих, вы будете видеть свой прогресс с каждой съеденной лягушкой. Вы станете эффективнее и продуктивнее.
10 простых шагов в освоении теории тайм-менеджмента
Эти шаги – основа тайм-менеджмента. Приняв их в свою жизнь, и научившись их правильно использовать ты наконец-то сдвинешься с мертвой точки и начнёшь действовать.
Шаг 1 — Принять решение
Здесь и сейчас вы должны принять решение и взять за это решение ответственность. «Я хочу похудеть» — зачем? Для чего? Какая будет от этого польза? Какими методами вы будете это делать? Вам действительно это нужно?
Шаг 2 — Приоритизируйте ежедневные дела
Распределяйте все свои дела по важности, используя, например, метод АБВГД.
А – очень важные дела, которые обязательно должны быть выполнены
Б – требуют выполнения, имеют недолговременные и несущественные последствия
В – хорошо было бы выполнить, но никаких последствий нет
Г- дела, которые можно и нужно делегировать
Д – малосущественные дела, если их вычеркнуть, то ничего не произойдёт
Шаг 3 — Сложные задачи решайте обособленно
Умей сосредоточиться лишь на одном деле и не отвлекаться, пока не выполнишь. Это поможет сократить время на его выполнение на 80%. Именно сосредоточенность и концентрация поможет добиться высокой продуктивности и доводить дела до конца.
Шаг 4 — Организуйте порядок во всём
рабочее пространство, обстановка дома, мобильное устройство – везде должен быть порядок. Этим самым ты обеспечиваешь себе экономию времени на поиске чего-то нужного.
Шаг 5 — Продуктивно используйте время
В дороге, в очереди или на процедурах – например, вы можете слушать аудиокниги или смотреть полезные передачи.
Сотрудники университета Южной Каролины пришли к выводам, что если за рулём прослушивать аудио-программы, то можно получить образование равное полноценному университетскому курсу.
Шаг 6 — Поддерживайте жизненный баланс
Важно количество времени дома и качество времени на работе. Не забывайте, что работаем мы для того, чтобы обеспечить свою жизнь, своё здоровье, свою семью, а не для того, чтобы работать.
Шаг 7 — Совершенствуйтесь в решении задач
Чем лучше вы научитесь справляться с основными задачами, а тем более, если они ежедневные, тем меньше времени вы будете на них тратить.
Шаг 8 — Планируйте каждый день
Желательно заниматься планированием каждый вечер. Так наш мозг на подсознательном уровне во сне уже начнёт обрабатывать и выполнять эти задачи.
Шаг 9 — Будьте максимально энергичным
Нужно убрать все каналы, куда бесполезно утекает ваша энергия. Успешные люди обладают огромным зарядом энергии и умеют его поддерживать в течение длительного времени. Для этого нужно помнить три ключевых фактора: ПИТАНИЕ, ФИЗИЧЕСКАЯ НАГРУЗКА, ОТДЫХ.
Шаг 10 — Обнуляйтесь каждый год
Раз в год, останавливайтесь и пересматривайте все свои дела и цели. До сих пор ли цели для вас актуальны? Нравится ли вам то, что вы получаете на пути к достижению цели?
Почему техники тайм-менеджмента не работают
«Вот вроде бы всё делаю как надо, и цели формулирую правильно и дела приоритизирую, а всё равно не работает этот ваш тайм-менеджмент.»
И такое тоже бывает, но это не повод расслабляться и опускать руки. Скорее всего метод, который вы выбрали просто вам не подходит, ведь каждый человек индивидуален. И все методы не подойдут абсолютно для всех. Но каждый метод можно адаптировать под себя.
Понаблюдай за собой, что именно доставляет вам дискомфорт?
Может быть вам сложно выполнять важные дела утром, так как пик вашей эффективности приходится на вторую половину дня. Подстрой технику под себя. Планируй свой день так, чтобы «поедание лягушки» приходилось на послеобеденное время.
Или вы не понимаете, как использовать матрицу Эйзенхауэра, то не стоит мучить себя. Так вы только больше времени потратите на планирование. Используйте метод АБВГД и просто приоритизируй свои ежедневные задачи.
Тайм-менеджмент не работает, если вы занимаетесь не любимым делом. Ведь людей, которые вдохновлены и горят какой-то идеей или своим делом, заставлять выполнить какую-то задачу, связанную с их направлением, не приходится. Другой же вопрос, когда вы занимаетесь не любимым делом. В этом случае любая методика тайм-менеджмента работать не будет.
И ещё… наберитесь терпения. Принципы тайм-менеджмента работают на перспективу, а не в короткий срок.
ТОП-5 книг по тайм-менеджменту
Закончу статью списком книг, которые дадут ещё больше ясности в теории тайм-менеджмента:
Заключение
Надеюсь, это статья дала вам понять, что такое тайм менеджмент. Что это целое искусство и огромное множество техник, которые направлены на самоорганизацию и повышение эффективности. Осталось лишь научиться владеть этими техниками на практике!
Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем
Что такое тайм-менеджмент
Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.
Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.
Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.
Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.
Принципы тайм-менеджмента
Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.
Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.
Лучшие методы тайм-менеджмента
1. Подготовка с вечера
Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.
2. Хотя бы N минут
Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.
3. Дедлайны
Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.
4. Поедание «лягушки»
Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.
5. Мелкие задачи
Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].
6. Автофокус
Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.
7. Сделайте это завтра
Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.
Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.
Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».
8. Деление большой задачи
Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.
9. Одна задача в один промежуток времени
Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.
10. Методы фиксированного времени
Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.
Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.
Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.
Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.
Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.
Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.
11. Принцип девяти дел
Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.
Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.
12. Канбан
Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.
Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.
Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.
13. Хронометраж
Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.
14. Матрица Эйзенхауэра
Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.
15. Тайм-менеджмент по хронотипу
Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:
Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.
Приложения для управления временем
Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.
Книги по тайм-менеджменту
Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.
Читайте также на РБК Трендах: