Услуга бокс сервис почта россии что это
Получайте и отправляйте письма и бандероли, не выходя из офиса.
Ваша почта в вашем офисе
Не нужно идти в отделение. Оформить отправку и получить письма или бандероли можно прямо на рабочем месте.
В удобное для вас время
Вы сами выбираете график и частоту выездов.
Отправляйте письма, бандероли и открытки по России и за границу
Получайте отправления из любой точки мира.
Онлайн-оформление
Подключите услугу в вашем личном кабинете.
Как это работает?
Для того чтобы воспользоваться услугой «Бокс-сервис», вам необходимо зарегистрироваться в личном кабинете и оформить договор на оказание услуг почтовой связи.
После оформления договора вы сможете подключить услугу «Бокс-сервис» в личном кабинете, используя договор оферты, ознакомиться с которым вы можете в разделе «База знаний».
В личном кабинете вы оставляете заявку на подключение услуги и указываете:
В течение 2 дней ваша заявка будет рассмотрена. После согласования и оплаты услуги по выставленному счёту вы сможете оформлять отправку и получение писем и бандеролей из вашего офиса.
Получайте и отправляйте письма и бандероли, не выходя из офиса.
Ваша почта в вашем офисе
Не нужно идти в отделение. Оформить отправку и получить письма или бандероли можно прямо на рабочем месте.
В удобное для вас время
Вы сами выбираете график и частоту выездов.
Отправляйте письма, бандероли и открытки по России и за границу
Получайте отправления из любой точки мира.
Онлайн-оформление
Подключите услугу в вашем личном кабинете.
Как это работает?
Для того чтобы воспользоваться услугой «Бокс-сервис», вам необходимо зарегистрироваться в личном кабинете и оформить договор на оказание услуг почтовой связи.
После оформления договора вы сможете подключить услугу «Бокс-сервис» в личном кабинете, используя договор оферты, ознакомиться с которым вы можете в разделе «База знаний».
В личном кабинете вы оставляете заявку на подключение услуги и указываете:
В течение 2 дней ваша заявка будет рассмотрена. После согласования и оплаты услуги по выставленному счёту вы сможете оформлять отправку и получение писем и бандеролей из вашего офиса.
Получайте и отправляйте письма и бандероли, не выходя из офиса.
Ваша почта в вашем офисе
Не нужно идти в отделение. Оформить отправку и получить письма или бандероли можно прямо на рабочем месте.
В удобное для вас время
Вы сами выбираете график и частоту выездов.
Отправляйте письма, бандероли и открытки по России и за границу
Получайте отправления из любой точки мира.
Онлайн-оформление
Подключите услугу в вашем личном кабинете.
Как это работает?
Для того чтобы воспользоваться услугой «Бокс-сервис», вам необходимо зарегистрироваться в личном кабинете и оформить договор на оказание услуг почтовой связи.
После оформления договора вы сможете подключить услугу «Бокс-сервис» в личном кабинете, используя договор оферты, ознакомиться с которым вы можете в разделе «База знаний».
В личном кабинете вы оставляете заявку на подключение услуги и указываете:
В течение 2 дней ваша заявка будет рассмотрена. После согласования и оплаты услуги по выставленному счёту вы сможете оформлять отправку и получение писем и бандеролей из вашего офиса.
«Бокс-сервис»: современное решение для вашего бизнеса
Современный бизнес внимательно следит за своей эффективностью. Как «Почта России» помогает бизнесменам оптимизировать работу с письменной корреспонденцией?
Для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей существует комплексная услуга «Бокс-сервис». В рамках договора клиенту предоставляется уникальный короткий адрес, который он сообщает своим контрагентам. Курьер «Почты России» доставляет в офис клиента письменную корреспонденцию, адресованную на этот короткий адрес, а также забирает для отправки исходящие письма и бандероли. Получение и сдача почты занимают не более десяти-пятнадцати минут и, как видите, не требуют посещения отделения почтовой связи, что существенно экономит рабочее время.
Обмен корреспонденцией происходит по заранее согласованному графику, а конкретный день или дни клиент выбирает исходя из своей потребности. Услугой предусмотрено пять вариантов периодичности обмена: от одного дня в неделю до пяти.
Личный кабинет упрощает оформление и отслеживание отправлений
С оформлением всё достаточно просто, и даже конверты не нужно надписывать ручкой. По договору клиент пользуется специальным личным кабинетом на сайте «Почты России», в который вносится информация об отправлениях (тип — письмо или бандероль, данные адресата, вес и др.). В личном кабинете автоматически формируются электронные сопроводительные реестры, с бумажными версиями которых почта сдаётся курьеру, и готовые лицевые стороны конвертов для печати. Более того, для заказной корреспонденции автоматически присваивается трек-номер, его можно передать адресату письма, а в дальнейшем отслеживать отправленную заказную почту непосредственно в личном кабинете.
Больше не нужно покупать марки
Наклеивать марки на письменную корреспонденцию при «Бокс-сервисе» не требуется. На исходящую почту клиента наносится оттиск франкировальной машины — знак почтовой оплаты, имеющий ту же силу, что и обычная почтовая марка. Поэтому для работы по договору нужны простые конверты без марки.
Как происходит оплата?
Оплата услуг производится по безналичному расчёту. По окончании месяца клиенту предоставляются все первичные бухгалтерские документы, в том числе посредством юридически значимого электронного документооборота.
Простая Почта России для юридических лиц. Часть 1
Или немного о том, почему бюджетным организациям так просто рассылать тонны писем о задолженности в 1 копейку. Или о том, как просто заспамить ваш почтовый ящик рекламными письмами. Или почему Почта России может значительно упростить жизнь организациям. Да, это не шутка. И не реклама Почты, проблемы все равно есть, но их намного проще решать именно для организаций.
Первое, что вам необходимо – заключить договор с вашим местным отделением почтовой связи. Приходите на главпочтамт, спрашиваете, где находится человек, отвечающий за работу с юридическими лицами, приходите к нему. Он на электронную почту вам вышлет договор + пять дополнительных соглашений к нему. Договор типовой для всех, в дополнительном соглашении вы выберете необходимые для вас «опции» договора – международные отправки, бокс-сервис, курьер, который приходит в офис и забирает письма на отправку, предпочтовая подготовка. После заключения договора вам назначают личного менеджера, который теперь решает все ваши вопросы к Почте России.
Оплата услуг производится авансовым способом – нет денег на счетах – вам ничего не отправят. Все логично и просто. С заключением договора вам создают два счета – счет, с которого списываются деньги за дополнительные услуги и счет специальной машины – франкировальный счет (этот счет создается при условии, что способом оплаты вы выбрали не марки, а безналичный расчет – вместо марки ваши письма будут прокатывать в специальной машине, ставя печать). Учет потраченных средств лучше вести самостоятельно – если кому то будет интересно, распишу проблемы, которые могут возникать с бухгалтерией почты.
В договоре фигурирует такое слово, как партионная почта. Это и будет ваш способ подготовки писем – составление списков ф103 на простые и регистрируемые почтовые отправления. Список составляется на партию писем – отсюда и партионная.
После заключения договора вам дадут доступ к сервису Отправка Почта России. Раньше письма отправлялись через программу Партионная почта, она была кривая и неудобная, сейчас они оформили все в приличный личный кабинет с очень простым интерфейсом и высокой работоспособностью. Почему высокой, а не идеальной – у них бывают глюки, но в последнее время не часто. Обновления у них каждую неделю, каждый раз они честно добавляют что-то, чтобы упростить вам жизнь. Именно разработчики и поддержка этого сервиса – молодцы. Они сэкономили нам очень много времени, да и не только нам.
У нас в организации устроено так – письма отправляю я и отдел кадров. Я отправляю все письма, которые не относятся к отделу кадров – судебные, счета, предложения, претензии. Отдел кадров отправляет трудовые книжки, приказы об увольнении, ответы на запросы сотрудников и разнообразных служб. Соответственно мы отправляем все виды писем – простые, заказные и бандероли. Стоимость отправки зависит от веса и типа письма – простые самые дешевые, зависит от веса и адреса, заказные – 60 рублей за письмо весом до 20 грамм. Дальше оплата за каждые 10 грамм веса – примерно 3-5 рублей. Ценное письмо обходится в 132,04, но, это цена только за отправку. Сразу же включайте сюда еще 60 рублей – дополнительная услуга по проверке описи вложения. Соответственно, ценное письмо вам обойдется в 192,24 с НДС. Уведомление – тоже дополнительная услуга, стоимость простого (неотслеживаемого) уведомления – 27,50 с НДС. Есть заказные уведомления, с номером ШПИ (трек-номер по простому), их вы можете отследить в пути через сайт Почты России.
Кроме писем через личный кабинет вы можете отправлять посылки. Система точно такая же, как и с письмами, просто тип отправления другой. Можно отправлять письма 1 класса, есть такая функция.
В личном кабинете можно прописать стандартные параметры для каждого типа отправления – какой тип конверта будет указан по умолчанию, как пример. Например, заказные письма вы отправляете в конверте типа DL, а простые – в конверте типа C5. Можно указать способ оплаты услуг по умолчанию – марки или франкировка. Правильные настройки значительно упростят вам жизнь.
Изначально у вас будет одна учетная запись – администратор, он может по своему желанию расшарить доступ к личному кабинету нужным людям. Вводите имейл человека, которому хотите отправить приглашение – он принимает и становится пользователем с ограниченными функциями. Администратор настроит ему ОПС отправки, телефон и имейл, на который будут приходить уведомления. Сам он поменять этого не может.
Теперь приступаем к самому основному – соответственно, отправке писем. Здесь у нас есть два способа ввода – вручную или их XLS файла. Ввод вручную – если у вас нет какой то базы, по которой отправляются письма. Наш отдел кадров выгружает такую информацию из 1С и загружает письма через файл, я чаще забиваю вручную, кроме простых писем. Мне так быстрее и проще, так как обычно у меня не самые большие объемы отправок.
Выбираем тип письма. Сегодня у меня на отправку будут три заказных письма и одна заказная бандероль. Бандеролью считаются письма, вес которых превышает 100 грамм. Если вы отправляете письма в суды, это будет самый частый тип отправления, скорее всего. Стоимость заказной бандероли 84 рубля за 100 грамм, потом цена увеличивается за каждые 10 грамм веса.
Помним – уведомление – дополнительная услуга. Уведомление необходимо для подтверждения факта получения. Информация с сайта Почты по отслеживанию обновляется не всегда вовремя, так что если вы отправляете что-то, получение чего получателем вам необходимо отразить, прилепите уведомление за 27,50. Кстати, личный кабинет заполнит их за вас – вам осталось только напечатать, разрезать и приклеить. Это если вы печатаете на листе А4 сразу 4 уведомления. Я человек ленивый, мне проще печатать сразу на готовых бланках уведомлений с самоклеящейся лентой.
Адрес. Я вбиваю на пофиг. Вот серьезно. Классификатор сделает всю работу за вас. Напишет адрес красиво и правильно и подтянет актуальный индекс. Если вам необходимо отправлять на конкретный индекс, то начните ввод с него. Если сайт отказывается выбирать необходимый вам индекс, то есть ручной ввод адреса.
Ниже у нас остальные дополнительные услуги. Разворачиваем и видим следующие пункты.
1. Тип конверта. У меня выставлен DL конверт по умолчанию, но допустим у вас десяток конвертов DL, и 1 конверт C5. Можно изменить ручками. На самом деле, большой роли не играет какой тип конверта вы выставите – желаемый размер бумаги вы выберете в настройках принтера. При смене типа немного меняется размер картинки.
2. Смс уведомление о поступлении письма в отделение получателя. Стоит денег. Вбиваем номер получателя, если необходимо.
3. Способ оплаты. Тоже настраивается автоматически, но вдруг одно письмо необходимо оплатить марками, или наоборот. Всякое бывает.
4. Галочка «Возврату не подлежит». Возврат вашего письма тоже денег стоит – если там ничего важного нет, ставьте эту галочку. А то 60р в одну сторону, 60р в другую – вот так и разбазаривают бюджет. Хотя, честно говоря, поделюсь – Почта России очень часто возвращает вам невозвратные письма. Бесплатно. Им лень отправлять их на хранение или уничтожать, по всей видимости.
5. Наложенный платеж. Тоже все понятно – если получателю необходимо оплатить что-то при получении. С такими типами отправок мы не работаем, так что ничего конкретного сказать не могу.
6. Пункт «Объявленная ценность». Как только вы списываете сюда ценность письма, то письмо автоматически становится ценным, стоимость увеличивается до 134,04 рублей и появляется функция «Опись вложения»
7. Опись вложения – дополнительная услуга стоимостью 60 рублей. Оператор при приеме ваших писем проверит правильность вложения. На следующей странице – составление описи, ф107. Можно скачать с сайта, можно вложить свою. Наш отдел кадров делает свои – на тех, что с сайта почты нельзя указать ФИО получателя, там будет только ШПИ письма. Поэтому поля в XLS файле, предназначенные для описи забиваются единичками или любыми другими цифрами – эта информация не передается в отделение почты, она нужна только для того, чтобы сгенерировать вам описи.
Здесь я описала все доступные функции при ручной отправке писем. Так же, можно загружать все письма через XLS файл, что ускоряет и упрощает загрузку в разы. Об этом я напишу в другом посте, так как информации тоже много, а кому-нибудь эта загрузка файлом вполне может спасти жизнь.
Как сделать ценное письмо
И пример описи. Можно сделать с сайте, можно сделать ручками по другому шаблону.