Юздо упд что это
Юридически значимый документооборот в торговых операциях
Главный двигатель развития ЮЗЭДО — государство, которым движут цели, связанные с борьбой с уклонением от уплаты налогов, упрощением контрольных процедур и снижение издержек налоговых органов на выявление нарушений. Но мы тоже «двигаем» ЮЗЭДО в факторинге и открываем цикл наших публикаций с вопроса «а зачем вообще торговой компании ЮЗЭДО».
Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) — единый механизм работы с документами, представленными в электронном виде, для реализации концепции «безбумажного делопроизводства» с использованием квалифицированной электронной подписи.
Документы, которые можно использовать в электронном виде — УПД, акт выполненных работ, счет на оплату, договор поставки и др.
Непрямые выгоды от использования ЮЗЭДО
Сокращение времени простоя транспорта — теперь времени на обработку документации в процессе приемки товара нужно существенно меньше за счет автоматизации процесса создания буфера приемки.
Сокращение количества спорных ситуаций при приемке — автоматическое заполнение номера УПД позволяет снизить вероятность ошибки ввода данных в информационные системы при проведении приемки, а также исключить пересортицы при вводе позиции.
Сокращение затрат на формирование документов за счет объединения двух документов в один.
Повышение скорости ответа на запросы и требования контролирующих органов — в электронном архиве найти тот или иной документ гораздо проще и быстрее, чем в бумажном.
Что нужно сделать, чтобы перейти на ЮЗЭДО
Уточнить у своих контрагентов, кто из них использует/готов использовать ЮЗЭДО для обмена документами.
Подписать дополнительное соглашение к договору поставки/оказания услуг об использования электронного УПД с функцией «СЧФДОП», указав на то, какое информационное поле в электронном УПД будет использоваться для идентификации поставки.
Законом предусмотрены два типа электронных подписей: простая и усиленная. Последняя имеет две формы: квалифицированная и неквалифицированная. Более подробно читайте в № 63-ФЗ «Об электронной подписи». В будущем мы создадим специальный материал, обновляемый на регулярной основе, где расскажем обо всех нормативно-правовых актах, касающихся практики использования ЮЗЭДО.
УПД — многофункциональный документ, который позволяет существенно сократить объем документооборота. В зависимости от потребностей, бизнес-процессов и документооборота каждая компания сама выбирает в какой форме ей использовать УПД.
(используется вместо счета-фактуры в целях расчета НДС)
Универсальный передаточный документ СЧФДОП
(используется вместо пакета «счет-фактура + первичный докмент»)
(используется вместо первичных документов — товарной накладной или акта выполенных работ/оказанных услуг)
Как можно отправить электронный документ контрагенту
WEB — доступ через сайт провайдера ЮЗЭДО. Заходите в личный кабинет по логину и паролю, создаете документ, пописываете его КЭП (квалифицированной электронной подписью).
Интеграция ЮЗЭДО с учетной системой. Отправка и получение документов происходит непосредственно из/в учетную систему, например, 1С или SAP. Для интеграции используются специальные коннекторы, как правило, платные, но цена на них редко превышает 12 000 — 15 000 рублей в год. Зато удобно — не нужно в ручном режиме создавать документы.
Информационное поле факта хозяйственной жизни — один из элементов УПД, содержащих сведения об участниках факта хозяйственной жизни, основаниях и обстоятельствах его проведения. Более подробно о формате УПД, обязательных и необязательных полях к заполнению мы расскажем отдельно.
Уступочная надпись необходима для информирования Дебитора об уступке денежного требования Фактору: «Во исполнение договоров (соглашений и/или контрактов), заключенных между нашими компаниями, просим Вас по всем нашим поставкам, произведенным с [дата], осуществлять платежи на [наименование и реквизиты обслуживающего Фактора]». Формирование уступочной надписи по форме Совкомбанк Факторинг обязательно за исключением случаев, когда иное предусмотрено договором факторинга.
Не будем вводить в заблуждение и пытаться убедить читателя в том, что проблем ноль. Во-первых, немножко покритикуем операторов ЮЗЭДО и на основании собственного опыта смело заявим об их недостаточной функциональности. Например, может отсутствовать интеграционное решение или какой-нибудь элемент интерфейса, что требует доработки на стороне сервиса. Внести изменения в « ИнфПолФХЖ1\ТекстИнф » электронной УПД нам стоило долгих переговоров с одним из операторов, но теперь любой поставщик, использующий факторинг со своими дебиторами, может вставлять уступочную надпись и информацию о сроке отсрочки по контракту в случае, когда контракт устанавливает несколько критериев отсрочки. Во-вторых, между операторами ЮЗЭДО существует роуминг, который настраивается на так быстро, как того бы хотелось. Наконец, законодательство. Есть еще некоторое количество пробелов и противоречий в различных нормативных вопросах. Например, хранение документов в электронном виде, предоставление их в судебные инстанции и органы власти. Однако, на практике потихоньку решается многое.
У нас, факторинговых компаний, тоже есть свой интерес, чтобы как можно больше поставщиков и дебиторов использовали ЮЗЭДО. И этот интерес, в первую очередь, также лежит в экономической плоскости. Например, через Совкомбанк Факторинг ежемесячно проходит почти 100 000 поставок, и по некоторой части этих поставок мы запрашиваем у контрагентов оригиналы отгрузочных документов. Потом мы сверяем их с данными, зарегистрированными клиентами в нашей системе е-Факторинг, и отправляем на хранение в архив. Откажись мы здесь и сейчас от бумажных накладных в пользу электронного УПД, мы бы высвободили порядка 36 рабочих часов ежемесячно и экономили бы более 250 000 рублей в 1-й год частичного отказа от архива (и больше полумиллиона, когда полностью откажемся от архива). Для клиентов ЮЗЭДО в факторинге — это, в первую очередь, минимизация риск отказа Фактора выплатить финансирование из-за некорректно заполненных или заверенных неуполномоченным на то лицом документами. И еще некоторое количество плюсов, но о них мы расскажем в нашей следующей статье.
У Вас остались вопросы или решили воспользоваться нашими услугами?
Позвоните нам по телефону 8-800-200-18-08, либо отправьте заявку:
Переход на ЮЗДО: какие сложности нужно решить в первую очередь
Переход на юридически значимый документооборот (ЮЗДО) при всем влиянии на эффективность бизнеса остается сложной процедурой: нужно учесть многие нюансы, в том числе законодательные, перенастроить процессы, согласовать действия с контрагентами. Важна тщательная подготовка – самостоятельная или с помощью опытных консультантов.
Меня зовут Владислав Степанов, я специализируюсь на внедрении и консалтинге в сфере автоматизации документооборота в ИТ-компании «КОРУС Консалтинг». Хочу поделиться опытом и рекомендациями по переходу компаний на электронный документооборот и рассказать о нюансах: проблемах роуминга, типизации, маршрутизации, комплектности и обработки документов.
Для начала определимся с терминологией. Электронный документооборот (или ЭДО) – это любой обмен цифровыми копиями документов как внутри компании, так и вовне. Как только штат организации преодолевает условную отметку в 100+ человек, потребность в ЭДО начинает ощущаться все более остро. Разница между обычным документооборотом и юридически значимым (ЮЗДО) – в характере файлов, которыми обмениваются стороны. В последнем случае документ можно привлекать для доказательства прав. Таким образом, ЮЗДО – это разновидность ЭДО.
Использование автоматизированных систем для ЮЗДО в бизнесе постепенно увеличивается несмотря на ряд объективных сдерживающих факторов. Полностью перейти на электронный документооборот мешает отсутствие законодательных норм для некоторых типов документов, не прописано разделение зон ответственности при использовании электронной подписи (ЭП).
Есть и хорошая новость: определенные государственные инициативы (в частности, вступившие в силу с 1 января 2020 года поправки в 63 ФЗ об использовании ЭП), распространение удаленной работы, рост количества мобильных сотрудников и растущая цифровая зрелость бизнеса стимулируют переход на ЮЗДО.
Насколько глубоко компания распространит ЮЗДО на свои бизнес-процессы, зависит от многих факторов. В крупных организациях, по нашим оценкам, до 75% документов на данный момент могут быть полностью и успешно оцифрованы, но на практике этот показатель гораздо ниже. Часть контрагентов по-прежнему не хочет переходить в цифру, хотя среди крупных игроков доля выбравших ЭДО достигает 30-50%, а в некоторых случаях даже больше. Тем не менее даже эти контрагенты зачастую предпочитают использовать ЭДО для обмена только какой-то частью документов, например, финансовой первичкой. А некоторые, наоборот, готовы обмениваться по ЭДО только полными комплектами.
Дальнейший успех цифровизации документооборота и возможности для его масштабирования вовне зависят от того, насколько успешно компания разрешит возникающие технические и организационные вопросы. Вот только главные из них.
Выбор системы для ЮЗДО
Платформой для автоматизации документооборота могут выступать разные внутренние системы: единая ECM (Enterprise Content Management) или несколько решений (СЭД/ECM, ERP и др). Еще на стадии выбора учитывайте возможности масштабирования ЭДО в будущем. Инструментария уже установленной в компании системы электронного документооборота, которая всех полностью устраивает, в будущем может не хватить для какого-то определенного процесса. Сейчас он не используется, но как только потребность возникнет, придется выбирать дополнительное решение, а это сопряжено с новыми затратами как на лицензии, так и на поддержку. Поэтому систему сразу необходимо примерить «на вырост».
При выборе одной или нескольких ИТ-систем стоит учесть, что при ЮЗДО у каждой должны быть установлены свои коннекторы к операторам ЭДО, внешним и внутренним центрам хранения сертификатов подписей. Необходимо оценить, какие именно инструменты потребуются и, исходя из этого, очертить круг подходящих решений. Вполне возможно, что для полноценной реализации ЮЗДО вам может потребоваться не одна СЭД/ECM-система, но и ERP, CRM и другие, в зависимости от процессов.
Выбор оператора ЭДО
Сегодня на рынке представлено не менее двух десятков операторов ЭДО, которые предлагают услуги маршрутизации внешних документов: «Диадок», СБИС, «СФЕРА Курьер», «Такском», «Калуга Астрал», «Синердокс» и другие. С точки зрения взаимодействия и выбора подходящего SLA, проще работать через единого оператора ЭДО. Но так только кажется.
На самом деле контрагенты компании обычно работают с разными операторами ЭДО. Чем больше у бизнеса партнёров, с которыми у него налажен документооборот, тем больше провайдеров ему придется вовлечь. Для обмена между операторами существует роуминг, но на данный момент в его реализации есть ряд сложностей.
Операторы по-разному настраивают роуминг: через запросы в личном кабинете, письма менеджеру, веб-формы, – и все эти процедуры нужно проходить в ручном режиме.
Роуминг между операторами может занимать много времени, так как тех, кто подписал в рамках инициативы ассоциации разработчиков и операторов систем электронных услуг (РОСЭУ) интеграцию в один клик, пока немного. У прочих провайдеров настройка может растянуться на 10-15 дней и даже несколько месяцев.
Роуминг не предоставляет все возможности ЭДО. Например, из-за этого довольно часто процесс аннулирования документов не работает. Это касается и дополнительных функций, на которые дал согласие один оператор ЭДО, но передать другому их нельзя.
Существуют проблемы с наименованием документов (при роуминге используется транслитерация).
У каждого оператора свое понимание того, как определять документы в полуформализованном виде (если для них нет установленных ФНС форматов). У кого-то существует единая сущность договора, у других – несколько. Соответственно, может теряться типизация документов при передаче между провайдерами.
Не все операторы ЭДО работают с пакетами документов, которая необходима многим крупным компаниям.
Работа с контрагентами
На практике компаниям приходится взаимодействовать с несколькими операторами ЭДО, но их круг должен быть ограничен разумными рамками. Пока на рынке не существует универсального коннектора, который позволил бы подключиться к любому из них. Однако проблему работы с несколькими операторами ЭДО все же можно решить: например, с помощью отдельного микросервиса интеграции, шины данных, доработки СЭД как хаба и т.п.
Чтобы сделать выбор, нужно рассмотреть тех провайдеров, с которыми работает большинство контрагентов компании. Как правило, это СБИС, «Диадок» и «Такском». Такую информацию даст опросник, рассылаемый клиентам/поставщикам: его можно составить как своими силами, так и с помощью консалтинговой компании. Он поможет выяснить, готов ли партнер перейти на ЭДО, что ему мешает и как можно помочь.
Если партнер принципиально готов работать в рамках ЭДО, определите, какими именно типами документов он будет с вами обмениваться. Если данная организация раньше никогда не работала с электронным документооборотом, нужно будет донести до неё потенциальную выгоду цифровизации процесса.
Крупные организации, как, например, «Сбер» или «Магнит», могут себе позволить переход на ЭДО в уведомительном порядке, просто сделав его обязательным условием с оговоренной даты. Но если ваше влияние на рынке не столь велико, нужно будет договариваться с контрагентами и выделить на это время.
Нюансы работы с документами: типизация, маршрутизация, комплектность
Типизация и маршрутизация документов – определение, к какой категории, отделу, сотруднику они относятся, в какую ИТ-систему должен быть передан. Существуют решения с широкой функциональностью в этой области. На их базе можно построить матрицу маршрутизации и реализовать весь процесс автоматически.
Однако с входящими документами это не всегда легко сделать. В таком случае используйте типизацию документов на основе формализованных частей в их наименовании. Другой вариант решения – дополнительный сервис по распознаванию или внесение новых атрибутов. Для этого в соглашение об ЭДО с контрагентами в отдельном приложении пропишите правила наименования документов. Например, код в названии распознается системой, и на его основании происходит маршрутизация. Однако не все контрагенты готовы к такой работе.
Еще один важный вопрос связан с комплектностью первичных документов, присланных контрагентами. Речь идет о возможности разбирать комплекты, чтобы потом передавать их в определенные ИТ-системы, и собирать их из нескольких систем в единый пакет, подписывать и отправлять вовне.
Третья группа вопросов связана с большим объемом документооборота с контрагентами. Для них может быть реализована техническая подпись. Кроме того, важно прогнозировать рост объема документов в перспективе для того, чтобы заранее определить потребность в ресурсах для их обработки и хранения. Этот параметр также влияет на выбор класса систем ECM и расчет потенциальных затрат.
При выборе типа электронной подписи стоит учесть, что для внутренней документации подходят простая электронная подпись (ПЭП) и неквалифицированная (НЭП), а для подписания внешних в большинстве случаев нужна усовершенствованная квалифицированная (УКЭП). НЭП в последнем случае тоже может быть использована, но с существенными оговорками. Смежный вопрос – чьими сертификатами пользоваться для ЭП.
Кроме того, в процессе перехода на ЭДО может возникнуть вопрос с остаточными бумажными документами. Он решается с помощью систем для работы с архивом Они позволяют автоматизировать процессы сканирования и штрих-кодирования,
оцифровки и хранения внутри ИТ-системы всего архива. Это может быть сделано как в самой компании, так и передано на аутсорсинг.
Несмотря на большое количество нюансов внедрение ЮЗДО в компаниях продолжается. Работа с внешними консультантами позволяет сделать такой переход максимально безболезненным, учесть все тонкости и факторы. Если в организации уже есть ЭДО и/или ЮЗДО, специалисты помогут сделать их использование более эффективным и масштабировать решения.
Поскольку сфера ЮЗДО постоянно трансформируется и меняется, включая правовое поле и пул доступных технических решений, именно опытный консультант может помочь бизнесу построить индивидуальную модель процесса, которая будет учитывать специфику деятельности компании, уже имеющиеся у нее ИТ-решения и сложившиеся взаимоотношения с контрагентами. Сотрудничая с консультантом, можно получить максимум от тех инструментов для ЭДО, которыми бизнес уже располагает, и дополнить их недостающими звеньями.
Ведь в конечном счете задача перехода на ЮЗДО состоит не в том, чтобы усложнить процессы в бизнесе, а упростить их, ускорить прохождение процедур, способствовать росту операционной эффективности и прибыли. И все эти возможности заложены в саму идею ЭДО, но работают только в умелых руках.
Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО)
Неотъемлемой частью работы с документами является обмен ими с контрагентами. За последнее десятилетие существенно возрос интерес к электронному обмену документами. Этому способствовало совершенствование законодательной базы, в которой, наконец, была проведена систематизация понятий и создан правовой «фундамент» механизма. Также влияние оказали рост популярности и расширение сферы применения электронных цифровых подписей, удешевление программных продуктов и наглядное увеличение отдачи от них. Сегодня на рынке доступны решения, которые полностью соответствуют нормам Гражданского Кодекса и законодательства и удобны в использовании.
Понятие и преимущества ЮЗДО
Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО) можно организовать и внедрить без излишних затрат времени и сил. С повышением востребованности «безбумажного» делопроизводства интерес к нему со стороны заказчиков возрастает, так как необходимо обмениваться договорными и информационными бумагами с контрагентами и партнерами, следя за их правовой «обеспеченностью».
Скачать буклет, pdf (770кб) Юридическая значимость — термин, под которым понимают способность документа быть полноценным правовым аргументом при доказательстве своих прав, в том числе и в судебных инстанциях.
Внедряя юридически значимый электронный документооборот, можно:
Грамотно организованный юридически значимый электронный документооборот предоставляет пользователю много удобств и преимуществ. Он дает возможность обеспечить наличие всех необходимых реквизитов и идентификационных атрибутов, разграничить права и доступ, гарантирует подлинность внутрифирменных регистров. Также подобные программные решения значительно ускоряют обмен документами, что, в конечном итоге, повышает оборачиваемость и эффективность бизнеса.
Как обеспечить для документации юридическую значимость
Чтобы ЮЗДО был полноценным, необходимо обеспечить для него правовой «фундамент» — на практике это выражается в разработке механизма определения и признания ответственности и прав. Когда лицо совершает действия, принимая документы к исполнению, оно должно точно понимать, что не совершает ничего, выходящего за пределы законодательства и собственных полномочий. То же касается признания регистров организациями и инстанциями. Однако документ в электронной форме — это файл, который содержит не только основную информацию, но и идентифицирующие его реквизиты. Чтобы не «потерять» связь между ними, необходим четкий механизм.
Законы (например, №149-ФЗ) и ГОСТ Р 7.0.8-2013 оговаривают, что юридическая сила документа — свойство, придающее ему «официальность». Понятие значимости не зафиксировано, но сегодня под ним подразумевают равнозначность электронного регистра бумажному с сохранением всех признаков. Необходимо понимать, что юридически значимым электронный документ становится не в момент создания, а только после его удостоверения, регистрации, оформления. «Правовую силу» ему придают специализированные организации — операторы электронного документооборота, прошедшие процедуру заверения в ФНС РФ. Они предоставляют компаниям услуги по организации обмена счетами-фактурами и другой налогово-бухгалтерской документацией.
Чтобы быстро, полноценно и комплексно наладить взаимодействие предприятия с операторами и партнерскими компаниями, необходимы специальные интеграционные инструменты. Платформа Docsvision предоставляет модули, с помощью которых на предприятии можно организовать бесшовный юридически значимый электронный документооборот с контрагентами. Программные решения системы обеспечивают полноценный ЮЗДО в нашей СЭД и позволяют беспрепятственно интегрировать его в операторский обмен.
Поддержка ЮЗДО от Docsvision
Чтобы организовать эффективный безбумажный документооборот между контрагентами, в Docsvision разработан Модуль интеграции с операторами ЭДО для юридически значимого обмена между контрагентами. При помощи дополнительного коннектора систему можно подключить к любому оператору электронного документооборота.
CSP-платформа Docsvision позволяет:
У пользователей модуля есть и другие удобные инструменты. Они могут непосредственно в оболочке Docsvision получать ответные подписи, документы от контрагентов, исправлять счета-фактуры, отправлять запросы.
Об интеграции СЭД и ЭДО, практических кейсах и живую демонстрацию бизнес-процесса вы можете посмотреть в вебинаре:
Дополнительные услуги Docsvision
Юридически значимый электронный документооборот, который компания-заказчик может организовать с помощью платформы Docsvision, — полноценный и полезный инструмент повышения эффективности и отдачи от бизнеса. С нашей помощью предприятие существенно расширяет свои перспективы, получая доступ к новым сферам деятельности. Все требования к юридической значимости реализованы полностью, а кроме организации документооборота мы предоставляем:
Разработчики Docsvision предусмотрели все технические «рычаги» для обеспечения документации официального статуса и правовой силы. Используя наши решения, заказчики смогут совершать оперативное управление, обмениваться договорами, счетами-фактурами и совершать все нужные операции.
Все решения, построенные на базе платформы Docsvision, отвечают требованиям к организации ЮЗДО. Заказчики получают программные продукты в виде удобных для установки и обновления дистрибутивов/приложений, которые разработчик сопровождает дополнительной поддержкой.
Универсальный передаточный документ
Что такое УПД
УПД — это универсальный передаточный документ. Его особенность — многофункциональность, благодаря которой можно заметно уменьшить объем документооборота.
Бумажный УПД: применение и оформление
На бумаге его можно использовать вместо:
С помощью УПД можно оформить:
Вы сами выбираете, что вам больше подходит, исходя из своих бизнес-процессов и документооборота. УПД является основанием для налогового и бухгалтерского учета, о чем говорится в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счета счет-фактуру и первичный учетный документ.
Письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ предлагает использовать форму УПД, которая может быть дополнена реквизитами по вашему желанию.
Электронный УПД: универсальный формат для трех типов документов
Возможность составить УПД в электронном виде появилась благодаря формату, утвержденному Приказом ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Формат электронного документа применяется шире, чем бумажный УПД. Пользователь сам выбирает, какие реквизиты заполнить и какую функцию выбрать для файла электронного документа, которая и определит тип полученного документа:
Составитель документа заполняет обязательные реквизиты в зависимости от выбранной функции, ведь для счета-фактуры и первичных документов они разные.
Документы с функциями СЧФДОП (УПД) или ДОП (первичный документ) подписывают и отправитель, и, как правило, получатель. Акт по длящимся услугам часто не подписывается получателем, так как считается, что услуга принята в момент ее оказания.
Документ с функцией СЧФ (счет-фактура) подписывает только отправитель — продавец.
Электронные документы экономят ваше время и ресурсы
Как заполнять электронный файл документа, зависит от его функции
Функция — СЧФ
Реквизиты, которые необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:
В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.
Функция — ДОП
В файле документа нужно заполнить реквизиты, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
Функция — СЧФДОП
В файле документа должны быть все сведения, перечисленные выше.
Наши эксперты 24/7 помогают разбираться в вопросах ЭДО
Особенности формата УПД
Если он используется как ДОП или СЧФДОП:
Для всех типов документов
«Область полномочий» обязательна для заполнения, выбирается нужное.
Области полномочий подписанта-продавца
Области полномочий подписанта-покупателя
Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:
От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 это «Должностные обязанности» или другие основания полномочий. Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, дата, номер.
Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.
Обязательно указать, кто подписывает файл документа: физическое лицо, ИП или представитель юрлица. Для физического лица обязательны к заполнению лишь фамилия и имя, для ИП — ИНН, фамилия и имя, а для представителя юрлица — ИНН юрлица, должность, фамилия и имя.