за что отвечает административный директор
Административный директор: должностные обязанности, функции и требования
О должности
Сфера деятельности должностного лица
Административный директо, в первую очередь занимается рабочими вопросами организационного характера. В отдельных случаях в сферу его полномочий и обязанностей входит и следующее:
Законодательное регулирование
Как правило, при составлении должностных инструкций специалисты кадровой службы организации руководствуются ЕКС (Единым квалификационным справочником должностей управляющий, специалистов и иных служащих). Акт был утвержден приказом Министерства труда №37 в 1998 году.
Но административного директора (должностной инструкции работника) в ЕКС нет. Из этого следует, что при составлении документа для этого сотрудника специалист кадровой службы может опираться на акты для схожих должностей:
План должностной инструкции
Какого-либо строго определенного лекала здесь не существует. Однако должностная инструкция заместителя директора по административной работе обязательно должна содержать в себе следующие разделы:
Предлагаем читателю на основе этого документа ознакомиться с аспектами деятельности руководителя по административной работе.
Общие положения должностной инструкции
Начинаем разбирать структуру данного раздела документа:
Квалификационные требования к претенденту на должность
Так как работа административным директором прямо не указана в ЕКС, то выделить квалификационные требования самостоятельно кадровику достаточно нелегко. Чаще всего указывают, что требуется сотрудник, имеющий высшее образование (по специализации, связанной с деятельностью компании-работодателя, в сфере управления персоналом), а также опыт работы на руководящих должностях.
Необходимые знания и руководство к деятельности
В данном разделе должностной инструкции указывается следующее:
Главные функции должностного лица
В данном разделе для директора административного департамента важно указать главные задачи специалиста на рабочем месте. Стандартно это следующее:
Функциональные обязанности должностного лица: версия № 1
Составляя инструкцию для административного директора (заместителя руководителя), кадровый работник должен в данном разделе лаконично, но детально и четко расписать должностные обязанности специалиста. Так как в ЕКС нет определенных рекомендаций, предлагаем вам несколько версий наполнения данного раздела.
Первая будет выглядеть так:
Функциональные обязанности должностного лица: версия № 2
Функциональные обязанности должностного лица: версия № 3
И последняя версия должностных обязанностей административного директора:
Права специалиста
Должностная инструкция обязана гарантировать специалисту исполнение его служебных полномочий. Стандартные права административного директора следующие:
По желанию нанимателя приведенный выше список прав должностного лица может быть расширен.
Ответственность должностного лица
В данном разделе должностной инструкции приводится информация о дисциплинарной, уголовной, административной ответственности директора по АХО. Стандартно тут заключено следующее:
Административный директор, как и любой иной сотрудник, должен неукоснительно следовать предписаниям своей должностной инструкции. Перед началом исполнения рабочих обязанностей сотрудник обязательно знакомится с содержанием данного документа, заверяет его своей подписью. Представленная выше должностная инструкция отражает в общем плане все аспекты деятельности заместителя директора по АХО в крупной фирме, на предприятии.
Запасной руководитель: какого административного директора ищет бизнес
За что отвечает административный директор
Около 85% руководителей крупных российских и международных компаний относят к «классическим» обязанностям административного директора следующие:
В зависимости от объемов бизнеса к «классическим» обязанностям добавляются и другие.
В крупных компаниях в подчинении административного директора могут находиться: ИТ-отдел, служба безопасности, отдел закупок, отдел рекламы и маркетинга, отдел качества. Сотрудник такого уровня относится к топ-менеджменту.
В средних компаниях функционал административного директора включает в себя: управление секретариатом или кол-центром, закупку канцтоваров, расходных материалов, корпоративной продукции и подарков (в том числе проведение тендера на закупку), организацию корпоративных мероприятий, корпоративной связи, переездов офиса, ремонтно-строительных работ. Именно в таких компаниях к административному блоку часто относится управление HR-отделом и бухгалтерией.
В небольших компаниях становится популярна передача административных функций в отдел подбора персонала или бухгалтерию. Обязанности административного директора могут также возложить на ассистента директора, начальника материально-технического снабжения, руководителя кол-центра, секретариата.
Новые задачи
Можно выделить три тренда, отражающих то, как расширяется представление о функциональных обязанностях административных директоров в современном бизнесе.
В условиях оптимизации международные и крупные российские компании пересматривают свое отношение к вспомогательным службам. Ведь выигрывает не только тот, кто много зарабатывает, но и тот, кто разумно тратит. Теперь во вспомогательных службах видят устойчивые системы, которые используют успешные технологии и ноу-хау. Например, административный отдел может обеспечить переход компании на электронный документооборот, что повысит эффективность и конкурентоспособность компании.
Новое отношение к вспомогательным отделам подтверждается тем, что административных директоров стали активнее подключать к разработке бизнес-стратегии компании.
Речь идет о готовности административного директора работать над проектами, важными для всей компании. Например, над переездом (от выбора офиса до ремонтных работ и проектного согласования архитектурных и инженерных решений) или организацией корпоративных мероприятий (от сценария и концепции до закупки подарков).
Компании все чаще обращают внимание на программы по «оздоровлению» сотрудников, их правильное питание, организуют в офисах зоны фитнеса и йоги, зоны отдыха, проводят диспансеризацию — все это создает дополнительный комфорт и, как показывают исследования последних лет, повышает производительность труда и качество работы сотрудников. Организацией подобных программ также занимаются административные департаменты.
Под «инсорсингом» понимаются проекты, позволяющие использовать ресурсы административного отдела не только для внутренних заказчиков, но и для внешних. Среди ярких примеров инсорсинговых решений в административной сфере можно выделить такой подход к курьерским услугам: компании, расположенные в одном бизнес-центре, договариваются, что доставкой и получением корреспонденции будет заниматься диспетчерская служба одного из арендаторов. Это позволяет экономить (например, платить только за каждое отправленное письмо) и не расширять штат каждой компании по отдельности. Аналогичными решениями пользуются при закупке канцтоваров, организации командировок или заказе такси.
Если обращаться к международному опыту, то порядка 42% компаний, которые входят в ежегодный рейтинг крупнейших компаний мира Fortune-500, применяют инсорсинговые решения (по данным всемирной Ассоциации инсорсинга и аутсорсинга). Кроме того, интерес к таким решениям ощутим и со стороны государственных структур.
Портрет соискателя
Кто же они — современные административные директора? На основе анализа резюме мы составили среднестатистический портрет соискателя. Итак:
Требования работодателей
Среди работодателей распространена практика «выращивать» административных директоров внутри компании. Чаще всего административными директорами становятся руководители секретариата и канцелярии, координаторы по управлению автопарками. Однако в Москве в последние годы увеличивается спрос на административных директоров с внешнего рынка.
Интересно, что небольшое количество вакансий (порядка 7%) предполагает частичную занятость: одни компании ищут директора на проекты аудита; другие предлагают административным директорам ограниченный круг задач и, как следствие, короткий рабочий день или трехдневную рабочую неделю.
Конкурентным преимуществом соискателей становится стаж работы в крупных компаниях более трех лет и/или в административной сфере на руководящей позиции более семи лет, а также знание одного или нескольких иностранных языков на разговорном уровне. Образование — техническое или экономическое. Около 61% работодателей хотят рассматривать соискателей с двумя высшими образованиями.
Системный подход к задачам управления, четкая ориентация на законодательство, аналитический склад ума, знание основ финансового планирования и бюджетирования, опыт взаимодействия с госструктурами — все это требуется от претендентов на должность административного директора.
Зарплата и бонусы
В Москве соискатели с опытом работы в административной сфере более семи лет (из которых не менее трех лет — в международных компаниях) ориентируются на доход от 150 тыс. до 350 тыс. руб. в месяц. Зарплатные ожидания административных директоров с меньшим опытом (от трех до семи лет), как правило, варьируются от 80 тыс. до 120 тыс. руб.
Работодатели не спешат обозначать границы зарплатной вилки, они готовы обсуждать размер заработной платы на собеседовании с успешными кандидатами. Кроме объема задач важными факторами, влияющими на решение об уровне оплаты труда, становятся численность работников компании и специфика бизнеса.
Помимо ежемесячного оклада административный директор может рассчитывать на премии. KPI (ключевые показатели эффективности) и бонусы разнообразны: от ежемесячных и годовых бонусов до процента от сэкономленных административным директором средств или премирования за реализованный проект.
Развитие карьеры
Административные директора могут развиваться в горизонтальном и вертикальном направлениях.
Первый вариант подразумевает расширение функционала, например проведение мероприятий, поддерживающих корпоративную культуру компании.
Второй вариант — назначение на должность управляющего, директора филиала, исполнительного или операционного директора. Работодатели чаще всего предлагают административным директорам именно горизонтальный рост.
В случае если административный директор нацелен на карьерный рост, но работодатель не может предложить его, он старается компенсировать это повышением заработной платы, премиями и соцпакетом (расширенная программа ДМС, компенсация питания, предоставление бесплатного парковочного места, программы корпоративного фитнеса, изучение иностранных языков со скидкой).
Тренды последних лет показывают, что важность административных директоров для бизнеса все возрастает. Специалисты в этой области, в свою очередь, совершенствуют знания и навыки, чтобы работать в тесной связке с бизнесом, превращаясь из «вспомогательных» в «основных».
Ответственность директора ООО
Директор ООО — ответственная должность. В случае промахов он отвечает перед акционерами и законом. Пренебрежение к формальным правилам приведёт к увольнению, штрафам и даже потере свободы. Статья поможет разобраться, в каких ситуациях директор рискует, чем именно и как избежать проблем.
Виды ответственности
Для директора ООО выделяют четыре вида ответственности:
Материальную и дисциплинарную ответственность относят к внутренним делам компании. Претензии к директору поступают со стороны учредителей или совета директоров.
Административная и уголовная ответственность — это нарушение закона. К ней директоров привлекают надзорные органы.
Дисциплинарная ответственность
Дисциплинарная ответственность предполагает замечание или выговор, в самой плохой ситуации — увольнение.
За что
У директора есть обязанности. Они прописаны в трудовом договоре. Если директор плохо работает, есть все основания применить к нему дисциплинарное взыскание. В малом бизнесе обычно обходятся без формализма и делают замечание на словах.
Как это происходит
Вопрос о наказании генерального директора рассматривает работодатель. Это учредитель или совет директоров, если директор сам владеет долей компании. Если эти полномочия не распределены — тот, кто вправе увольнять и назначать директоров, например, главный акционер.
Взыскание накладывают в три этапа по 193 ТК РФ:
Директор может обжаловать это решение, обратившись в трудовую инспекцию.
Пример:
Василий — директор ООО «МеталлСнабСеверСтройИнвест». В 2020 году он работал, как вол: запустил продажи в новом регионе, наладил отношения в двумя новыми крупными заказчиками, внедрил новую схему мотивации сотрудников. Сейчас февраль 2021: новый регион пока работает в минус, новые заказчики в следующий раз обратятся в апреле. Вдобавок, старые клиенты платят хуже, чем раньше, и основная торговая площадка приносит меньше заказов. Поэтому по итогу года компания ушла в минус. Учредители рассчитывали на дивиденды, но ничего не получат. Они предлагают директору уволиться по собственному желанию. Он против, потому что считает себя героем. Учредители идут формальным путём по 193 ТК РФ. Директор обращается в трудовую инспекцию.
Как избежать
Директор избежит дисциплинарной ответственности, если будет добросовестно выполнять свои обязанности. В каких именно ситуациях директор достоин наказания — лучше прописать в договоре. «Ненадлежащее исполнение» — слишком абстрактная формулировка, которая может привести к спорам.
Директора нельзя наказывать за проступок, который произошёл больше 2 лет назад. Если проступок обнаружили не в ходе ревизии или аудиторской проверки, срок сокращается до 6 месяцев. Директора наказывают в течение месяца после обнаружения проступка — иначе наказание неправомерно — ст. 193 ТК РФ.
Материальная ответственность
Материальная ответственность наступает, если генеральный директор причинил ущерб организации. Он полностью отвечает за это по ст. 277 ТК РФ. Сумма возмещения ничем не ограничена. Если ущерб серьёзный, директор заплатит миллионы.
За что
Директора наказывают, если он навредил организации действием или бездействием. Закон выделяет две причины: недобросовестность и неразумность — п.1 ст. 53.1 ГК РФ. Оба понятия разъяснил Пленум ВАС РФ в постановлении от 30.07.2013 №62.
Директор действовал недобросовестно, если:
— Заключил сделку из личного интереса. Например, заказал печать буклетов в типографии жены, и компания заплатила в два раза больше рыночной цены.
— Скрыл или извратил информацию о сделке.
— Заключил сделку без согласия участников ООО, если этого требует закон или устав.
— После увольнения не передал документы, которые свидетельствуют об ущербе компании.
— Заключил сделку на заведомо невыгодных условиях.
— Сотрудничал с фирмами-однодневками.
Директор действовал неразумно, если:
— Упустил важную информацию при заключении сделки. Например, закупил станки для производства, не сравнил с ценами у других поставщиков и переплатил. Или отгрузил товар компании на стадии банкротства — и не получил оплату.
— Заключил сделку без обычных в этом случае процедур. Например, не согласовал договор поставки с юристом.
Как это происходит
Организация имеет право требовать полного возмещения убытков. Убытками по ст. 15 ГК РФ считают:
— Упущенную выгоду: директор заключил недобросовестную или неразумную сделку.
— Реальное повреждение имущества: директор украл станок со склада.
Закон определяет, как взыскивать убытки. Из зарплаты сотрудников удерживают только реальный ущерб. Если он больше среднего месячного заработка, необходимо согласие сотрудника. Каждый месяц зарплату уменьшают максимум на 20% — так ТК РФ заботится о людях, которым нужно на что-то жить и платить кредиты.
В случае упущенной выгоды и ущерба больше среднего месячного заработка, который сотрудник не признаёт — обращаются в суд. Истцу необходимо доказать, что к убыткам привели умышленные действия директора.
Как избежать
Директор не отвечает за убытки в случаях, которые прописаны в ст. 239 ТК РФ:
Популярная причина претензий к директору — невыгодные сделки. Директору следует позаботиться о том, чтобы такие контракты исключить:
— Проверять контрагентов перед сделкой.
— Отказываться от невыгодной сделки, если её рекомендует учредитель или совет директоров. Или фиксировать решение в письменном виде, чтобы разделить с ними ответственность.
— Избегать серых схем оптимизации налогообложения.
— Следить за соблюдением ТК РФ и правил охраны труда. Учредители могут отнести штрафы от надзорных органов к реальному ущербу, который обязан возместить руководитель.
Срок исковой давности по материальной ответственности больше, чем по административной: он составляет три года. Его отсчитывают от дня, когда учредители узнали об ущербе.
Административная ответственность
К административной ответственности директора привлекает государство в лице сотрудников надзорных органов: налоговой, трудовой инспекции, полиции, Роспотребнадзора. За нарушение КоАП РФ директора штрафуют, в среднем, на сумму от 5 000 до 10 000 рублей. При повторном нарушении сумма увеличивается, обычно в два раза.
При некоторых нарушениях директора дисквалифицируют. Ему запрещают работать руководителем в любых компаниях на срок до 3 лет.
Когда компания нарушает закон, надзорные органы зачастую штрафуют и должностное лицо.
Уголовные и административные нарушения пересекаются. По какому кодексу директор получит наказание — зависит от степени тяжести.
Пример:
Директор задержал зарплату сотрудникам. По ТК РФ он обязан платить раз в две недели. Сотрудник пожалуется в трудовую инспекцию — и директора оштрафуют на 10 000 — 20 000 рублей по п. 6 ст. 5.27 КоАП РФ. А если он задержал зарплату на два месяца — оштрафуют на 500 000 ₽ или лишат свободы на срок до трёх лет по ст. 145.1 УК РФ.
За что
Директора привлекают к административной ответственности за ненадлежащее исполнение обязанностей. Об этом сказано в ст. 2.4 КоАП РФ. Обычно в ведении директора находятся:
Перечень нарушений широк. Мы проанализировали судебную практику и бухгалтерские форму и выделили нарушения, за которые чаще всего штрафуют директоров.
— Неправильная работа с наличными и кассой. Штраф от 4000 до 5000 руб по ст. 15.1 КоАП РФ.
— Невовремя сданная налоговая декларация. Предупреждение или штраф от 300 до 500 руб по ст. 15.5 КоАП РФ.
— Нарушение требований к бухучёту. Штраф от 5000 до 10000 рублей. При повторном нарушении от 10000 до 20000 руб. или дисквалификация на срок до года до двух лет — по ст. 15.11 КоАП РФ.
— Продажа товаров без обязательной маркировки. Штраф от 5000 до 10000 руб. с конфискацией предметов правонарушения по ст. 15.12 КоАП РФ.
— Уклонение от оформления трудового договора. Штраф от 10 000 до 20 000 руб по п. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.
— Невыплата зарплаты в срок. Предупреждение или штраф от 10 000 до 20 000 руб по п. 6. ст. 5.27 КоАП РФ.
— Зарплата меньше МРОТ. Штраф от 10 000 до 20 000 руб по п. 6. ст. 5.27 КоАП РФ.
— Отсутствие спецоценки труда. Штраф от 5000 до 10000 руб по п. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ.
— Сбор и использование электронных почт и телефонов без согласия пользователей сайта. Штраф от 20 000 до 30 000 руб по п. 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ.
— Необеспечение работников средствами индивидуальной защиты. Штраф от 20 000 до 30 000 руб по п. 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ.
— Найм иностранных граждан без разрешений на работу или патентов. Штраф от 25 000 до 50 000 руб по п.1. ст. 18.15 КоАП РФ.
— Бизнес без специального разрешения или лицензии. Штраф от 4000 до 5000 руб и конфискация продукции, инструментов производства или сырья по п.2 ст. 14.1 КоАП РФ.
— Продажа товаров, которые уступают по качеству образцам. Штраф от 3000 до 10000 руб по п.1 ст. 14.4 КоАП РФ.
— Продажа товаров без применения онлайн-кассы. Штраф от 25 до 50% суммы расчета. При повторном нарушении дисквалификация от 1 до 2 лет по п.2 и 3 ст. 14.5 КоАП РФ.
— Обман потребителей. Штраф в размере от 10000 до 30000 руб по п.1. ст. 14.7 КоАП РФ.
— Продажа алкоголя несовершеннолетним. Штраф в размере от 100 000 до 200 000 руб по п. 2.1 ст. 14.1.6 КоАП РФ.
Как происходит
Как избежать
Невозможно контролировать каждое действие в организации. Если она разрослась, возьмите за правило проводить внутренние проверки. Они помогут выявить слабые места и избежать штрафов.
Привлекайте внештатных специалистов, чтобы усилить безопасность компании. Например, вышел новый закон — проконсультируйтесь с юристом.
Передавайте дела на аутсорсинг. В договоре пропишите ответственность подрядчика за нарушения. Если проверка найдёт нарушение, штраф заплатят они.
Срок давности по административным нарушения составляет 1 год по ст. 4.5 КоАП РФ. По отдельным категориям срок больше: по нарушениям таможенного и бюджетного законодательства — 2 года, по коррупционным нарушениям — 6 лет.
30 дней Эльбы в подарок
Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно
Уголовная ответственность
Уголовными нарушениями занимается прокуратура. Директорам выписывают крупные штрафы, наказывают работами, а в худших случаях — реальными сроками до 10 лет.
За что
Директора совершают два вида преступлений:
Мы выбрали самые популярные преступления директоров. Статистика по ним есть на сайтах МВД и судебного департамента при Верховном суде.
Мошенничество, например, подписание фиктивных договоров для уменьшения НДС. Штраф — до 1 миллиона ₽, срок лишения свободы — до 10 лет. 159 УК РФ.
Нарушение требований безопасности: санитарных норм, регламентов Таможенного Союза, требований МЧС. Примеры: косметическая процедура повредила пальцы клиента, неграмотное строительство привело к пожару. Штраф — до 500 000 ₽, лишение свободы до 6 лет. 238 УК РФ.
Неуплата налогов. Директора освобождают от ответственности, если раньше он не нарушал закон, и организация рассчиталась с налоговой службой. Штраф до 500 000 ₽, лишение свободы до 6 лет. 199 УК РФ.
Взятка: подкуп сотрудников контролирующих органов или коммерческих организаций. Штраф до 2,5 млн ₽, лишение свободы до 8 лет. 204 УК РФ.
Задержка зарплаты на 2 месяца или части зарплаты на 3 месяца. Директор освободится от наказания, если в течение 2 месяцев после возбуждения дела погасит задолженность и выплатит сотрудникам компенсацию за задержку зарплаты. Штраф до 500 000 ₽, лишение свободы до 5 лет. 145.1 УК РФ.
Ведение бизнеса без регистрации или лицензии. Штраф до 500 000 ₽, лишение свободы до 5 лет. 171 УК РФ.
Создание фирм-однодневок. Штраф до 500 000 ₽, лишение свободы до 3 лет. ст. 173.2 УК РФ.
Как происходит
Процедура возбуждения уголовного дела подробно описана в гл. 20 уголовно-процессуального кодекса. Всё начинается с повода — явки с повинной, заявления о преступлении, сообщение о преступлении. По результатам предварительной проверки возбуждают уголовное дело. Если это случилось, высока вероятность получить наказание.
Как избежать
Директора совершают некоторые преступления сознательно, а некоторые — случайно или из-за неграмотных специалистов. Чтобы уменьшить число последних:
— Проводите проверки бизнеса, в том числе, аудиторские. Особенно, если вам передаёт дела прежний руководитель.
— При работе с сомнительными контрактами обращайтесь к юристам.
—Следите за изменениями в законодательстве.
Срок давности по уголовным делам зависит от тяжести преступления. Оно зависит от максимального срока лишения свободы:
— Больше 5 лет — тяжкое преступление со сроком давности 10 лет.
— От 3 до 5 лет — преступление средней тяжести со сроком давности 6 лет.
— Меньше 3 лет — преступление небольшой тяжести со сроком давности 2 года.
Статья актуальна на 08.02.2021
Получайте новости и обновления Эльбы
Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур