за что отвечает канцелярия

Что такое канцелярия? канцелярия

Тайная канцелярия

Что означает это словосочетание? Это учреждение существовало в России в 18-м веке. Сотрудники его занимались поиском политических преступников. Учреждение несколько раз меняло название. Окончательно упразднена Тайная канцелярия в годы правления Александра I.

Петр Великий первоначально использовал эту организацию в борьбе со своей сестрой Софьей. Как известно, политическая борьба завершилась его победой. В первые годы своего существования она называлась иначе – Преображенский указ. Позже была реорганизована и переименована в Тайную канцелярию.

В ведомстве велось следствие по самым важным политическим делам, например, по делу царевича Алексея Петровича. Царь нередко присутствовал при допросах и пытках. «Головной офис» Тайной канцелярии находился в Петропавловской крепости. При Екатерине Великой организация была переименована в Преображенскую канцелярию, но сохранила свои функции.

Ближняя канцелярия

Государственный орган был создан тоже Петром Первым. Существовала Ближняя канцелярия на протяжении 18 лет. Упразднена была в 1719 году. Все важные документы министры подписывали именно в этом учреждении. Для этого они съезжались в Ближнюю канцелярию как минимум три раза в неделю. Сюда также поступали губернские ведомости о расходах и доходах. Ближней канцелярии царь поручил проверку всех денежных счетов. Государственная организация прекратила свое существование после учреждения Ревизион-коллегии.

Видео

Основные виды канцелярской продукции

Бумажная продукция. К канцелярским видам бумажной продукции относятся все виды бумаги для печати и копирования документов, бумага для факса, бумага для записей (как обычная, так и с клеевым краем), всевозможные блокноты, ежедневники, тетради и пр. Сюда же относится бумага для черчения, цветная бумага и картон, а также различная специализированная бумага – калька, миллиметровая бумага, копировальная бумага.

Письменные принадлежности. Здесь все просто – фактически, все письменные принадлежности – это подраздел канцелярских товаров. Это все типы ручек и карандашей, маркеры и фломастеры.

Принадлежности для работы с документами. Сюда можно отнести все товары, которые мы используем для оформления документов и их обработки. Это различные степлеры и дыроколы, ножницы, клей и клейкая лента, расходные материалы, такие как скрепки, скобы и кнопки, ластики и корректирующие средства и др.

Принадлежности для хранения и систематизации документов. Сюда относятся все виды папок и файлов. Это всевозможные папки-регистраторы, скоросшиватели, пластиковые папки-конверты и пр. Выбор таких папок очень большой, как по цветам и материалам, так и по формату и размеру. К этой же категории можно отнести различные обложки для тетрадей, книг и дневников, а также деловые визитницы.

Канцтовары для организации рабочего места. Различные подставки и стаканы для рабочих принадлежностей, органайзеры, лотки и накопители для бумаг, также относятся к канцелярским товарам. В продаже есть также целые настольные наборы, которые состоят из предметов, необходимых для эффективной организации рабочего места в офисе.

Товары для творчества. Все, что необходимо для рисования, лепки, создания поделок и аппликаций из бумаги, также можно отнести к канцелярским товарам. Конечно, если основываться не определении «канцелярских товаров», это не совсем те принадлежности, которые нужны для работы с документами. Но так как многие из аксессуаров для творчества совпадают с типичными канцелярскими принадлежностями, эта группа товаров также «закрепилась» в канцтоварах. Помимо «общих» принадлежностей, таких, как ножницы, клей, карандаши, цветная бумага и др., к канцтоварам для творчества относятся кисти и краски, пластилин и другие материалы для лепки, а также дополнительные аксессуары – стаканчики и палитры, доски и пр.

Подарочные канцелярские товары. Оригинальные и красивые канцелярские принадлежности считаются одним из наиболее оптимальных подарков для делового человека. Такие подарки и сувениры принято дарить руководителям, партнерам по бизнесу или потенциальным клиентам. Это может быть все, что угодно – ручка или записная книжка, настольный набор, бумажник или визитница, портфель, футляр и многое другое. Главное, чтобы такой подарок отличался качеством исполнения, стильным дизайном и, одновременно, практичностью, и был изготовлен из дорогих качественных материалов.

Политическая наука: Словарь-справочник

(от позднелат. cancellarius письмоводитель) 1) отдел учреждения, ведающий делопроизводством; 2) название некоторых государственных учреждений в России 18 — нач. 20 вв. (Тайная канцелярия, канцелярия его императорского величества и др.).

В словаре Ефремовой

Словарь Ефремовой

ж. : Отдел учреждения, ведающий делопроизводством. В названиях некоторых государственных учреждений (в Российском государстве до 1917 г.). Помещение, где сосредоточено делопроизводство учреждения. перен. Чьи-л. деловые бумаги, документы и т.п. (обычно с оттенком шутливости).

Источник

Положение об отделе канцелярия

I. Общие положения

1. Канцелярия является самостоятельным* структурным подразделением предприятия.

*Канцелярия может быть также и структурным подразделением отдела документационного и информационного обеспечения. В случае вхождения в состав отдела документационного и информационного обеспечения канцелярия подчиняется начальнику этого отдела.

II. Структура

1. Структуру и штатную численность канцелярии утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с ____________________ (отделом организации и оплаты труда; отделом кадров)
2. Канцелярия имеет в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.) согласно нижеприведенной схеме.

Бюро (сектор, группа)
экспедиции

Машинописное бюро
(сектор, группа)

Копировально-множительное
бюро (сектор, группа)

3. Начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе канцелярии, другие работники канцелярии назначаются на должность и освобождают-ся от нее приказом директора предприятия по представлению заведующего канцелярией.
4. Положения о подразделениях канцелярии (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются заведующим канцелярии, а распределение обязанностей между сотрудниками подразделений производится

(руководителями бюро, секторов, групп)

III. Задачи

IV. Функции

V. Права

VI. Взаимоотношения (служебные связи)

(хозяйственным отделом; отделом материально-технического снабжения)

(наименование структурного подразделения)

по вопросам: ______________________________________________________________
получения: ________________________________________________________________
предоставления: ___________________________________________________________

VII. Ответственность

Источник

Отдел канцелярии в организации – чем занимается

Документооборот и делопроизводство – необходимый атрибут государственного аппарата и большей части коммерческих и не коммерческих предприятий с тех пор, как человек обрел умение писать и получил потребность в фиксации событий на бумаге. Канцелярия имела значимое место в структуре государственного аппарата, особенно в Ватикане. Сегодня отдел канцелярии на предприятии выполняет одну из основополагающих функций в ведении хозяйственной, производственной и торговой деятельности.

Отдел канцелярии в организации

Канцелярия – это отдел в организации, занимающийся делопроизводством и документооборотом. В свою очередь, делопроизводство – обеспечение управленческой деятельности с помощью документирования и организации работы с документами по строгим государственным стандартам ведения информации.

Документооборот – работа по движению документов внутри организации, между организациями и грамотное хранение документов.

Канцелярия может быть самостоятельным отделом организации, фирмы и предприятия, или частью отдела информационного и документационного обеспечения. Канцелярия создается и ликвидируется руководителем предприятия и подчиняется ему непосредственно. Начальника отдела канцелярии назначает руководитель предприятия, он же утверждает структуру отдела, где могут быть:

Распределением обязанностей в отделе канцелярии занимаются руководители бюро и отделов по согласованию с начальником отдела канцелярии.

Отдел канцелярии – чем занимается

Сотрудники отдела канцелярии должны иметь постоянный доступ к государственным стандартам оформления документов любого предназначения – от прошений в муниципальные службы до договора купли-продажи с клиентом или другой организацией. От соответствия всех документов государственным стандартам зависит их правовая сила в разрешении спорных вопросов в пользу компании.

С развитием технологий на отдел канцелярии легла обязанность по обеспечению документооборота в электронном виде, то есть создание и хранение электронных шаблонов необходимых для работы предприятия документов. Кроме этого, канцелярия ведает корреспонденцией, получаемой, отправляемой и распределяемой внутри предприятия.

Отдельно стоит выделить методическую функцию отдела канцелярии по ведению информации. Канцелярия по распоряжению руководителя предприятия может заниматься разработкой и улучшением каналов и средств получения, фиксации, передачи и хранения информации, а также внедрением наработок в работу других структурных элементов предприятия. На практике это может быть, например, создание и поддержание закрытой и безопасной корпоративной почты в электронном или физическом виде.

Правовая база функционирования отдела канцелярии

Делопроизводство – основная деятельность отдела канцелярии на предприятии, регламентируется государственным стандартом РФ Р 7.0.97-2016. Этот нормативный документ описывает все стандарты оформления документов как в письменном, так и в печатном, так и в электронном виде вплоть до величины отступа красной строки, шрифта и межстрочного интервала. Эти данные очень важны для сотрудников канцелярии, так как нарушение ГОСТа влечет за собой аннулирование правовой силы документа, принадлежащего как юридическому, так и физическому лицу.

С хранением документов в архиве предприятия все намного сложнее и требует большей ответственности, так как некоторые записи фигурируют в расчете пенсионных выплат граждан, а некоторые регулируют правомочность юридических лиц в торговле, хозяйственной деятельности и оказании услуг физическим или юридическим лицам.

Так, федеральный закон РФ №125 от 2004 года определяет условия и сроки хранения документов, подтверждающих стаж работника, для расчета пенсии и социальных выплат. По закону такие документы должны храниться от 50 до 75 лет. Согласно приказу Министерства культуры РФ №558 от 2010 года, управленческие документы должны храниться от 5 лет и до неограниченного срока. Согласно тому же документу, существует 1003 вида управленческих документов, и сотрудники канцелярии обязаны знать их если не наизусть, то хотя бы организовать архивное хранение так, чтобы не перепутать сроки хранения тех или иных документов. Это может повлечь административную ответственность. И конечно сотрудник канцелярии должен быть знаком с правовыми нормами архивного хранения и передачи из архива документов от всех структурных элементов компании – от хозяйственного отдела до бухгалтерии и отдела продаж.

Источник

Последние публикации

Новости

ПОЛОЖЕНИЕ О КАНЦЕЛЯРИИ

(отметка об учете мнения представительного органа работников)

1.1. Наименование подразделения – Канцелярия.

Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением предприятия (учреждения, организации).

1.2. Порядок образования и ликвидации подразделения.

1.2.1. Канцелярия создается и ликвидируется приказом руководителя (генерального директора, директора) предприятия (учреждения, организации).

1.3. Руководство и подчиненность подразделения.

1.3.1. Канцелярию возглавляет заведующий, который назначается на должность приказом руководителя предприятия (учреждения, организации).

1.3.2. Канцелярия подчиняется в своей деятельности непосредственно руководителю предприятия (учреждения, организации).

1.4. Состав подразделения.

1.4.1. Состав канцелярии определяется согласно штатному расписанию, утвержденного руководителем предприятия (учреждения, организации).

1.4.2. Штат канцелярии состоит из __ (количество) работников.

1.4.3. Работники канцелярии принимаются на работу и переводятся на должности отдела приказом руководителя предприятия (учреждения, организации) по представлению заведующего канцелярией.

1.5. Нормативная база деятельности подразделения.

1.5.1. Свою деятельность канцелярия осуществляет на основе:

— Устава предприятия (учреждения, организации);

2. Задачи и функции

2.1. Задачи канцелярии.

2.1.1. Осуществление делопроизводства на предприятии (учреждении, организации).

2.1.3. Повышение эффективности работы предприятия (учреждения, организации) по делопроизводству.

2.2. Функции канцелярии.

2.2.1. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.2.2. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.

2.2.3. Осуществление контроля за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

2.2.4. Разработка и внедрение инструкций по ведению делопроизводства на предприятии (учреждении, организации).

2.2.5. Методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях.

2.2.6. Контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.

2.2.7. Обеспечение внешнего и внутреннего документооборота предприятия (учреждения, организации).

2.2.8. Участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания.

2.2.9. Обеспечение установленного режима доступа к документации.

2.2.10. Внедрение новых методов и средств работы с документами.

3. Права и обязанности

Канцелярия по вопросам своей компетенции имеет право:

3.1. Давать обязательные для исполнения указания руководителям и работникам структурных подразделений.

3.2. Запрашивать и получать необходимую информацию и документы.

3.3. Давать разъяснения, указания, рекомендации.

3.4. Проводить совещания, либо участвовать на общих собраниях.

3.5. Выступать с инициативой принятия, изменения либо отмены локального нормативного акта.

3.6. Взаимодействовать с другими структурными подразделения предприятия (учреждения, организации).

3.1. Соблюдать трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров.

3.2. Своевременно выполнять приказы и распоряжения руководителя предприятия (учреждения, организации).

3.3. Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, трудовую дисциплину, требования по охране труда и обеспечению безопасности труда, выполнять установленные нормы труда.

3.4. Бережно относиться к имуществу работодателя и других работников.

3.5. Предоставлять информацию, необходимую работнику в связи с осуществлением им своей трудовой деятельности. Предоставлять информацию, необходимую руководителю предприятия (учреждения, организации), руководителям других структурных подразделений по вопросам своей деятельности.

3.6. Осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с предписаниями настоящего Положения.

4.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение канцелярией своих задач и функций, предусмотренных настоящим Положением, несет заведующий канцелярией в соответствии с трудовым законодательством.

4.2. Ответственность сотрудников канцелярии устанавливается их должностными инструкциями, трудовыми договорами и трудовым законодательством.

Источник

КАНЦЕЛЯРИЯ

Смотреть что такое «КАНЦЕЛЯРИЯ» в других словарях:

КАНЦЕЛЯРИЯ — (ср. век. лат., от cancelli шкафы). Писцы и чиновники известного присутственного места, а также комнаты, где они занимаются. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. КАНЦЕЛЯРИЯ место, в котором… … Словарь иностранных слов русского языка

КАНЦЕЛЯРИЯ — (от позднелат. cancellarius письмоводитель) 1) отдел учреждения, ведающий делопроизводством.2) Название некоторых государственных учреждений в России 18 нач. 20 вв. (Тайная канцелярия, канцелярия его императорского величества и др.) … Большой Энциклопедический словарь

КАНЦЕЛЯРИЯ — КАНЦЕЛЯРИЯ, канцелярии, жен. (польск. kancelarya). 1. Отделение какого нибудь учреждения, занятое делопроизводством, составлением бумаг. Удостоверение вам напишут в канцелярии. Канцелярия университета. Справки выдает канцелярия. || перен. Чьи… … Толковый словарь Ушакова

Канцелярия — (от позднелат. cancellarius письмоводитель) 1) отдел учреждения, ведающий делопроизводством; 2) название некоторых государственных учреждений в России 18 нач. 20 вв. (Тайная канцелярия, канцелярия его императорского величества и др.).… … Политология. Словарь.

КАНЦЕЛЯРИЯ — (от позднелат. cancellarius письмоводитель) 1) отдел учреждения; отдел учреждения, ведающий его служебной перепиской, оформлением текущей документации; 2) некоторые государственные учреждения в России XVIII начала XX вв. (Тайная канцелярия и др.) … Юридический словарь

КАНЦЕЛЯРИЯ — КАНЦЕЛЯРИЯ, и, жен. Отдел учреждения, ведающий служебной перепиской, оформлением текущей документации. • Небесная канцелярия (разг. шутл.) о силах, будто бы управляющих погодой. Когда же дождь кончитсяСпроси в небесной канцелярии! | прил.… … Толковый словарь Ожегова

канцелярия — контора; делопроизводство, офис, диван, письмоводство Словарь русских синонимов. канцелярия сущ., кол во синонимов: 4 • делопроизводство (2) • … Словарь синонимов

Канцелярия — (лат. cancellaria; англ. chancellery/office) 1) название некоторых гос ных учреждений в России (напр., Канцелярия тайных розыскных дел XVIII в., К. Его Императорского Величества и др.); 2) структурное подразделение организации, ведающее служебной … Энциклопедия права

Канцелярия — отдел, сектор в фирме, компании, учреждении, занимающийся делопроизводством, служебной перепиской, оформлением документации. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

Канцелярия — (chancery, лат. cancella «занавес», отсюда «закрытое место», «служебное помещение»), учреждение при дворе правителя (императора, папы или короля). В К. составлялись документы, необходимые для судебного делопроиз ва, ведущегося королев, судьями.… … Всемирная история

Источник