за что поощряют сотрудников формулировки

Премии сотрудникам. Как грамотно оформить и обосновать расходы налоговикам?

Советы практиков, которые помогут избавить премии от подозрений налоговиков.

В соответствии со ст. 129 ТК РФ заработная плата — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы. Но помимо оклада многие работодатели хотят дополнительно простимулировать своих работников, выплачивая им премии.

Зачастую руководитель не задумывается о структуре и характере данных выплат, что может привести к неблагоприятным последствиям.

Самое главное в определении данной выплаты то, что она начисляется сверх оклада работника.

В соответствии с п. 2 ст. 255 НК РФ премии за производственные результаты, которые выплачиваются сотрудникам, организация вправе отнести к расходам на оплату труда для целей налогообложения прибыли. Однако налоговые последствия некоторых аспектов премий могут стать очень обременительными для компании.

Как разработать и какими документами подкрепить?

1. Предусмотреть данное вознаграждение. Для этого необходимо дополнить положение об оплате труда, трудовые (коллективные) договоры информацией о премировании сотрудников, но желательно издать новый локальный нормативный акт организации, а именно положение о премировании.

2. Необходимо обозначить и закрепить кадровых документах конкретные и дифференцированные показатели премирования. Это необходимо для соблюдения требований п. 1 ст. 252 НК РФ. Важным критерием при разработке положения о премировании является использование реально измеримых показателей. При этом важно избегать неопределенных формулировок.

Таким образом, для учета рассматриваемых премий в целях налогообложения трудовой (коллективный) договор, положение о премировании или иной локальный нормативный акт должны содержать следующие критерии:

Важным обстоятельством является то, что премия не должна выплачиваться за счет чистой прибыли организации, средств специального назначения или целевых поступлений. Выплаты из этих источников не учитываются для целей налогообложения (п. п. 1, 22 ст. 270 НК РФ).

Сколько и за что платить?

Если количество показателей премирования усложняет расчет конечной суммы премии, можно установить предел премии с градацией от минимального до максимального (сумма ежемесячной премии от 20 до 50% оклада сотрудника).

Также можно составить кризисный лист, в котором будут указаны все критерии премирования. В течении месяца руководитель структурного подразделения будет оценивать эффективность работы сотрудника по 10-бальной шкале, а в конце месяца выставлять итоговые оценки. Однако, в таких случаях не избежать обвинения в субъективизме со стороны оцениваемых сотрудников, что может привести к возникновению неблагоприятной обстановки внутри коллектива.

Отдельного внимания заслуживают критерии премирования по той причине, что именно ввиду их отсутствия, неясности, непрозрачности налоговые органы могут прийти к выводу о необоснованности премиальных выплат, что может привести к доначислениям по налогу на прибыль.

Для работников, которые связаны непосредственно с производством продукции, устанавливаются следующие показатели премирования: выполнение плана выпуска продукции в заданном объеме, минимизация брака.

Для коммерческого отдела важными критериями эффективности работы однозначно служат: выполнение показателей KPI, эффективная работа с текущими клиентами, отсутствие жалоб и претензий по качеству продаваемой продукции и оказываемых услуг со стороны покупателей и заказчиков. Но здесь важно учитывать, что ежемесячное выполнение данных показателей не предусматривает осуществление премиальных выплат, так как они прописаны в качестве функциональных обязанностей в трудовых договорах с сотрудниками коммерческого отдела. Основанием для премирования могут являться исключительно перевыполнение показателей KPI, расширение клиентской базы и т.д.

Здесь важно учитывать, что использование одинаковых критериев премирования для всех структурных подразделений компании не применимо, и они должны устанавливаться исходя из должностных обязанностей отдельно взятого сотрудника.

Действительно, должностные обязанности данных работников напрямую не коррелируют с главной целью организации — максимизацией прибыли.

Однако, это не служит основанием для отказа в премировании данных категорий сотрудников.

В этом случае при разработке критериев премирования, необходимо учитывать должностные обязанности и эффективность их выполнения.

Например, основание для выплаты премии работнику бухгалтерии могут служить:

Не рекомендуется использовать такие формулировки, как «за добросовестное отношение к труду» или «за соблюдение норм труда и трудовой дисциплины».

Все ли так просто с премиями руководству?

Напомним, что при назначении премии сотрудникам необходим соответствующий приказ руководителя организации. Но это правило не применяется, когда речь идет о вознаграждении для генерального директора и связано это, прежде всего, с его особым правовым статусом.

В компании, где генеральный директор не является ее единственным учредителем, выплата премии выплата премии не может быть произведена только на основании его приказа (ч. 2 ст. 135, ст. 191 ТК РФ). Это связано с тем, данный вопрос регулируется одновременно трудовым правом и нормами корпоративного законодательства (ч. 2 ст. 145 ТК РФ, п. 4 ст. 40 ФЗ № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Поэтому размеры оплаты труда генерального директора, включая надбавки, определяются по соглашению между ним и учредителями, советом директоров (наблюдательным советом) общества и решение о выплате премии выносится на основании протокола общего собрания участников (акционеров) компании, либо на основании решения совета директоров или наблюдательного совета.

В случае наличия трудовых отношений между генеральным директором, одновременно являющимся единственным учредителем, и организацией расходы, связанные с выплатой заработной платы учитываются по общему правилу (п. 1 ст. 255 НК РФ, пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Но важно помнить, чтобы премия была предусмотрена трудовым договором, в противном случае подобные выплаты не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (письмо Минфина РФ от 13.10.2015 № 03-03-06/1/58416, п. 21 ст. 270 НК РФ). Критерии для премирования могут быть согласованы совместно с кадровой службой исходя из деятельности предприятия, а решение о выплате в любом случае производится на основании протокола общего собрания участников (акционеров) компании, либо на основании решения совета директоров или наблюдательного совета.

Из этого следует, что генеральный директор организации, одновременно являющийся ее единственным учредителем, не вправе единолично начислять и выплачивать заработную плату, а также осуществлять премиальные выплаты. Следовательно, организация не вправе учесть такие расходы в целях налогообложения (письмо Минфина РФ от 19.02.2015 № 03-11-06/2/7790).

Как обстоит дело с премиями к знаменательным датам?

Важно учитывать, что, по мнению Минфина России, данные выплаты не связаны с производственными результатами и не являются стимулирующими. Поэтому работодатель не вправе учитывать их при исчислении налога на прибыль (письма Минфина России от 22 июля 2016 г. № 03-03-06/1/42954, от 9 июля 2014 г. № 03-03-06/1/33167 и др.).

Резюме

Исправление ошибок в учете

Защита при налоговых проверках

Договоры для бухгалтера

Выдаем удостоверение о повышении квалификации ( заносится в госсреестр). Программы соответствуют профстандарту «Бухгалтер».

Источник

Как бухгалтеры и кадровики прокалываются при выплате премий

Ксения Корчагина, юрист

Работник уволился и подал иск на 28 млн рублей о выплате годовой премии. Работодатель суд выиграл, потому что по внутренним документам компании выплата премий — право, а не обязанность работодателя, премии зависят от нескольких факторов и не являются безусловными. См. Апелляционное определение Московского городского суда по делу 33-13240/2020.

Если вы применяете премирование с пользой для фирмы, вам это все давно известно, а если только собираетесь — может быть полезно.

В статье узнаете

Как оформлять, чтобы менять условия премирования в любой момент

Работодатели устанавливают премии в Трудовых договорах или Локальных нормативных актах. Лучше устанавливать в Локальном нормативном акте (ЛНА).

Локальный акт работодатель принимает сам, работников с ним просто знакомит. А чтобы изменить условия премирования, установленные трудовым договором, нужно собрать согласия со всех работников. Если кто-то не согласен, уведомить его за 2 месяца, обосновать изменения условий премирования сменой технологических или организационных условий труда по ст. 74 ТК РФ. Работник еще получит право отказаться от продолжения трудовых отношений. Сможет потом обратиться в суд и оспаривать прекращение трудового договора. Поменять локальный акт проще.

При этом премии все равно нужно упомянуть в трудовом договоре. Почему это важно, разобрали вот здесь.

Ст. 57 ТК РФ требует указывать в трудовом договоре условия оплаты труда. Речь и об окладах, и о поощрительных выплатах — премиях. Если условия оплаты не указать в трудовом договоре, то при проверке инспекция труда оштрафует. Штрафы для директора от 10 тыс.рублей, для организации выше. Оштрафовать смогут только в течение года с даты заключения ТД.

Есть и налоговый риск. По ст. 255 НК РФ только предусмотренные трудовым договором выплаты можно включить в состав расходов на оплату труда и учесть в расчетах по налогу на прибыль или УСН.

Но тут есть хитрость. Премии можно упомянуть в трудовом договоре, а конкретный размер, условия премирования установить отдельным документом. Это соответствует ст. 135 ТК РФ: «системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами…»

И тут легко совершить ошибку. Надо упомянуть премии так, чтобы локальный акт о премировании не стал частью трудового договора. Иначе изменить такой ЛНА сможем только с согласия работника и в том же порядке, что трудовой договор.

Вот примеры, как формулируют условия премирования в трудовом договоре:

Собирать согласия или знакомить с локальными актами ваше дело. Сделать это за пару кликов поможет кадровый электронный документооборот в СБИС.

Вы загружаете Положение в СБИС. Работник подписывает его с телефона или рабочего компьютера. У вас появляется лист ознакомления или допсоглашение к трудовому договору с электронными подписями работников.

Как премировать, чтобы не придралась налоговая

Выплаченные работнику премии работодатель учитывает в расходах по налогу на прибыль или УСН по ст. 255 НК РФ, платит с них страховые взносы по ст. 420 НК РФ, ст. 20.1 закона 125-ФЗ, удерживает НДФЛ по ст. 210 НК РФ.

Если премия не связана с производственной деятельностью, ее нельзя учитывать в расходах по налогам, но и платить страховые взносы с нее не нужно. НДФЛ придется удерживать в любом случае.

Иногда выгоднее оформить не премию, а подарок по договору дарения. Например, подарить сотруднику деньги на день рождения или 8 Марта. Тогда не придется платить страховые взносы. С первых 4 тыс. рублей не надо удерживать НДФЛ по п. 4 ст. 420 НК РФ. Но и в расходы по налогу на прибыль учесть не получится.

Прикинем налоговую нагрузку для выплаты в 8 тыс. рублей.

Как сделать так, чтобы премии учитывали в расходах по налогу

Если эти условия не выполнены, премии в расходах не примут. Минфин регулярно на это указывает. Какие премии не принимают:

Когда можно не платить страховые взносы

За премии, не связанные с производственной деятельностью, страховые взносы не нужно платить. Хотя Минфин и ФСС считают, что платить надо всегда и облагать взносами надо все виды премий. См. Письмо Минфин 03-15-06/76608 от 25.10.18, Письмо ФСС РФ 02-09-11/06-5250 от 14.04.15. Поэтому важно во внутренних документах компании назвать премии так, чтобы они подтверждали «непроизводственный» характер премии, не являлись «стимулирующими».

Что делают работодатели, чтобы не платить страховые взносы за премии:

Когда можно не платить НДФЛ

С премий НДФЛ надо удерживать всегда (пп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ). НДФЛ облагаются премии годовые, квартальные, премии к юбилею организации, дню рождения сотрудника и иные.

Чтобы сэкономить на НДФЛ, некоторые работодатели оформляют не премии, а подарки по договору дарения. Например, дарят сотруднику деньги на день рождения или на 8 Марта. За подарки сотрудникам не платят страховые взносы, НДФЛ с суммы до 4 тысяч рублей, но и не учитывают в расходах по налогу на прибыль или УСН.

Тут надо помнить, что при проверке налоговая может усмотреть в подарках связь со стимулирующими выплатами и доначислить и взносы, и НДФЛ. Как произошло вот в этом деле. Налоговая доказала, что размер подарков зависел:

Как премировать, чтобы премию не отсудил работник

Как угодить налоговой, разобрались. Но с работниками в 10 раз сложнее. Они увольняются, а потом идут в суд и требуют от работодателя заплатить годовую премию или взыскивают премии, которые их лишили за прогул.

Чтобы не платить лентяям

Премия должна быть привязана к каким-то критериям. Если не привязать и просто платить регулярно, суды посчитают такую премию гарантированной частью зарплаты и взыщут по иску работника.

Например, вот в этом деле работодатель отстоял 2,7 млн рублей годовой премии за счет многоуровневого расчета. Премия зависела от должностного оклада, коэффициента за фактически отработанное время, корпоративных KPI и индивидуальных показателей бонусного плана результатов деятельности работника, исполнения ковенанта, EBITDA, свободного денежного потока, производительности труда, уровня вовлеченности персонала, исполнительской дисциплины.

Многоуровневые критерии премирования защищают работодателя, но усложняют расчет премий. Чтобы не тратить время кадровика и бухгалтера, учитывайте критерии автоматически в СБИС. За пару кликов настройте собственные алгоритмы расчета KPI или используйте шаблоны системы. Смотрите результаты работы каждого сотрудника в режиме реального времени.

Чтобы не платить уволившимся

По иску бывшего работника суд может взыскать годовую, ежеквартальную премию, даже если приказ о премировании издан после увольнения. Хотя Минтруд считает, что в такой ситуации уволившийся работник не имеет права на премию.

Из-за каких формулировок в локальных актах работодатели проигрывают суды:

Премии директору

Директор тоже работник и тоже получает премии. К его премиям может придраться налоговая или собственник бизнеса.

Налоговый риск

Налоговая может не принять в расходы в целях налогообложения премию директора, если он одновременно является единственным учредителем общества. См. письмо Минфина РФ № 03-11-06/2/7790 от 19.02.15.

Как избежать. Установить критерии премирования в привязке к производственной деятельности, финансовому результату, чтобы выплата соответствовала ст. 255 НК РФ.

Претензии собственников бизнеса

Участник фирмы может потребовать от директора вернуть премию, если премия выплачена:

Как избежать. Одобрять премии, как установлено Уставом и законами «Об ООО», «Об акционерных обществах».

Как правильно лишать премии

Именно «лишить» премии нельзя. Нет такого вида наказания в Трудовом кодексе. Можно премию не выплатить по основаниям, указанным в ЛНА. Например, если работник не выполнил критерии премирования или имел дисциплинарные взыскания. Но тут опять все зависит от формулировок ЛНА, иначе работник сможет взыскать в суде неполученную премию. Разберем ошибки работодателей.

Сделал премию обязательной

Формулировка ТД или ЛНА: «работодатель обязан выплачивать премию 50% от оклада» или «работнику гарантируется премия в размере 2 окладов».

В чем ошибка: премия стала гарантированной частью заработной платы.

Как писать: «работодателя вправе выплачивать премии» или «премии могут выплачиваться работодателем».

Запретил для совместителей

Формулировка ТД или ЛНА: «совместитель не имеет права на премию».

В чем ошибка: дискриминация.

Как писать: «выплата премий производится работникам, выполняющим не менее 100 нарядов за месяц» или «перевозящим не менее 10 т груза», иные факторы, которых совместителю не достигнуть из-за нагрузки.

Не платит новичкам

Формулировка ТД или ЛНА: «премия не выплачивается работникам на испытательном сроке».

В чем ошибка: дискриминация.

Как писать: «выплата премий производится работникам, отработавшим в обществе не менее 3 месяцев, получившим оценку производственной деятельности». Привязка к производственным факторам.

Связал с личностью работника

Формулировка ТД или ЛНА: просто не заплатил Иванову, а Петрову заплатил.

В чем ошибка: дискриминация конкретного работника, не получившего премию на фоне всех остальных, премию получивших. Суд взыщет такую премию.

Как писать: Премия не выплачивается в полном размере сотруднику, имеющему дисциплинарные взыскания«. Или «если сотрудник не выполнил условия KPI, результат работы отдела ниже запланированного, финансовый результат компании отрицательный, нецелесообразно выплачивать премию с учетом перспектив развития компании».

Чтобы работник потом не сказал, что не видел планы работ, не знал условия KPI, заранее знакомьте с заданиями и условиями премирования. Это можно сделать за пару кликов, если отправлять электронно в системе кадрового электронного документооборота СБИС.
Подключить электронный документооборот СБИС

Как изменить условия премирования

Порядок изменения стимулирующих выплат зависит от того, каким документом они введены в действие.

Премия установлена локальным нормативным актом

Для изменения условий работодатель:

Если работник не согласен на изменения и не хочет подписывать Положение, работодатель составляет Акт об отказе от ознакомления. И Положение начинает действовать для этого работника.

Чтобы не тратить время на подписание бумаг, знакомьте работников с кадровыми документами электронно в системе кадрового электронного документооборота СБИС.

Премия установлена в трудовом договоре

Для изменения условий работодатель:

Подписывает у работника дополнительное соглашение к ТД, и только тогда условия премирования изменяются.

Источник

Как подобрать основание для премирования, чтобы расходы не урезали?

Премия по ТК

Основания для премирования работников, порядок и сроки его проведения устанавливает сама конкретная фирма своими внутренними документами (ст. 135 ТК РФ).

Для налогового учета выплата премий за те или иные показатели должна быть предусмотрена Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением о премировании, коллективным или трудовым договором. Только в этом случае ее можно отнести к расходам при расчете налога на прибыль. Если таких документов нет, то сумму премии при налогообложении прибыли не учитывают, даже если она выплачена на основании приказа директора (п. 21 ст. 270 НК РФ).

Самая распространенная система премирования – так называемое общее премирование. Размеры, как правило, невысокие – либо в процентах от оклада, либо в фиксированных суммах. Премия назначается общим приказом по итогам месяца или квартала. Могут быть определены сотрудники, допустившие нарушения и лишенные премии.

Формулировки приказов весьма однообразны:

Другой вариант премирования – поощрение не всех сотрудников, а наиболее отличившихся. И размеры премий в этом случае повыше, они могут быть даже больше оклада. При индивидуально ориентированном премировании поощряют, как правило, не за период, а за конкретные успехи. В приказе должна быть наиболее точная формулировка достижения.

Вот здесь-то компании чаще всего и попадаются.

Налоговики изучают основания для премирования и очень часто находят причины отказов в принятии расходов и доначисляют налог, подводя это под экономическую необоснованность.

Формулировки приказов на премирование не должны быть расплывчатыми. Из них должно следовать, что сотрудник премируется за то, что он принес максимальную пользу компании.

Убыток – не повод для отказа от премирования

Многие компании премируют своих самых ценных сотрудников даже при получении убытков.

В такой ситуации инспекция наверняка будет снимать расходы, как необоснованные. Можно ли им как-то противостоять?

Можно. Главный аргумент: премия назначена не за прибыльность бизнеса, а за другие достижения, которые способствовали увеличению выручки.

Варианты можно придумать разные, к примеру:

При этом важно в приказе расписать конкретно, какой и с кем был заключен выгодный контракт, какое конкретно срочное или особо сложное задание сотрудник выполнил и т. д.

Постановление АС Поволжского округа от 17 февраля 2015 г. № Ф06-20220/2013 демонстрирует, что при премировании работника за внедрение новых моделей продукции нужно иметь детализированную информацию о них, а также о новых источниках финансирования, появившихся в связи с их внедрением.

Главное, чтобы было ясно: премия выписана не за увеличение или достижение прибыли в работе фирмы, а за увеличение выручки. То есть это другой показатель деятельности. Даже при увеличении выручки по итогам периода может быть получен убыток.

Лучше, если в документах на премирование говорится не о прибыли, а о выручке. Инспекции будет сложно это опровергнуть, а тогда и доначисление налога можно будет оспорить (см., к примеру, постановление ФАС Московского округа от 6 февраля 2014 г. № А40-33091/13).

Если не достигнут результат, за который положена премия

Наличие убытка – это не единственное основание, по которому налоговики могут снять расходы на премии.

Другая причина, на которой компании как раз попадаются довольно часто – это премирование по показателю, который не достигнут.

Вот довольно яркий пример.

Работника премировали «за урегулирование отношений с контрагентом». Налоговики установили, что приказ с такой формулировкой противоречит другим документам. Действительно: фирма судилась с контрагентом, но спор проиграла. А в чем при этом заключается «урегулирование отношений», пояснить не смогла.

Вывод, который поддержали суды: премия выдана без оснований и является экономически не оправданной (Постановление АС Московского округа от 20 октября 2017 г. № А40-163997/2016).

А как же стоило написать? Можно было подойти по-другому, указав другие достижения этого же работника в этом же деле. Например, ведение переговоров с контрагентом, в результате чего тот отозвал часть своих претензий; общая отсрочка даты окончательных расчетов, которая выпала на период, когда фирма преодолела период временных финансовых трудностей и т. д.

Конечно, все это нужно еще и подтвердить документально: перепиской, отчетами, справками и др.

Помните: премируя работников, важно правильно подобрать основание для поощрения и обеспечить документальное подтверждение. Тогда расходы не снимут.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Источник