Что это такое?
Что такое виза на документе? Рассмотрим подходящие в данном контексте определения:
Что такое визирование?
Главная цель визирования, согласования документов в том, чтобы устранить обезличивание в разного рода деловых процессах.
При этом надо помнить, что официально слово «визирование» в деловых бумагах употреблять некорректно. Тут уместно применять термин «согласование». В деловой переписке эти слова являются синонимами, однако «визирование» более подходит для неофициальных бесед.
Визирование (согласование) документации может быть как внешним, так и внутренним. Рассмотрим особенности этих двух случаев.
Внутреннее согласование
Оно производится с теми подразделениями, отделами, участие которых предусматривается при реализации данного документа. Если в учреждении действует юридическая служба, то бумаги до их визирования обязательно согласовываются со специалистом-юристом. Также документ может согласовываться с зам. руководителя, в поле ведения которого находятся вопросы, отраженные в бумаге.
Если выполнение документации связано с какими-либо финансовыми тратами, то ее обязательно визирует финансовая служба. В большинстве случаев подпись ставит главный бухгалтер. Он заверяет соглашения и договоры, связанные с получением/отпуском материальных ценностей, выполнением работ и оказанием услуг, приказы об установлении окладов, надбавок к заработной плате, положения о премировании.
Особенности оформления
Разберем теперь критерии визирования документов. Что касается внутреннего согласования, то к визе предъявляются следующие требования:
Если визирующее лицо не согласно с содержанием документа, у него имеются дополнения и замечания к проекту, то все это излагается на отдельном листе. Он также подписывается и прилагается к основному документу.
Виза тут будет оформлена следующим образом:
Место визы
Где ставится виза? Тут два случая:
Во всех учреждениях обязательно составляют список важнейших документов с указанием лиц, чьи визы необходимы для признания подлинности этих бумаг, придания документации юридической силы. Такой перечень обычно можно найти в приложениях к инструкциям по делопроизводству. Каждый из специалистов данной службы должен четко представлять, без визы каких ответственных лиц документ будет недействительным.
Внешнее согласование
Внешнее визирование документов в организации может происходить с привлечением целого спектра сторонних учреждений:
Внешнее согласование документации может быть оформлено следующим образом:
Как показывает практика, самым распространенным является именно последний вариант. Рассмотрим его более подробно.
Особенности оформления
Если обратиться к порядку визирования документов, мы увидим, что гриф согласования представлен двумя вариациями:
Рассмотрим, как оформляется гриф согласования конкретным лицом:
В случае когда необходимо согласованием другим документом, оформление грифа стандартно следующее:
То есть, в конечном виде это будет выглядеть так:
Протокол собрания профессионального комитета
В случае когда необходимо согласование документа сразу с несколькими организациями, к бумаге прикрепляется отдельный лист для ее визирования.
Виза согласования
Таким образом, нам нужно различать два схожих, но не равнозначных понятия. Это виза согласования и гриф согласования. Рассмотрим их отличительные черты.
Виза согласования характеризуется следующим:
Гриф согласования
Ответственные лица
В зависимости от содержания документации может потребоваться ее визирование самыми разными должностными лицами. Представим стандартный список сотрудников, кто уполномочен ставить визу согласования:
Сроки согласования
Какие-то определенные сроки визирования документации определить сложно. Для каждого типа деловой бумаги они определяются в индивидуальном порядке. На это влияет следующее:
Основные правила
В заключение перечислим основные правила оформления виз и грифов:
Визирование
Может удостоверять согласие с его содержанием или обязывать всех, кому он адресован, исполнять или руководствоваться изложенным в нём постановлениям. Визирование необходимо для устранения обезличивания в процессе управления.
Официально в письмах и служебных записках данное выражение «Визирование» писать некорректно и неправильно. Обычно выражение «Визирование» в официальной переписке заменяется на «Согласование».
Визирование документа — это согласование документа внутри организации, когда лицо-исполнитель оформляет документ листом (визой) согласования документа с указанием:
«подпись» «Инициалы, Фамилия»
В случае необходимости указания замечаний оформляется отдельный прилагаемый лист со следующей подписью:
«подпись» «Инициалы, Фамилия»
«Визы» размещаются на оборотной стороне последнего листа визируемого документа в нижней части, для оригинала, который остается внутри организации. Для документа, который отправляется из организации «визы» размещаются на лицевой стороне копии визируемого документа.
Связанные понятия
Ко́нсульские ма́рки, или ма́рки ко́нсульской по́шлины, — вид фискальных марок для оплаты консульских пошлин при оформлении въездных и выездных документов. В России используются с 1913 года. Использовались и в качестве почтовых.
Упоминания в литературе
Связанные понятия (продолжение)
По́датные ма́рки — вид фискальных марок, разновидность налоговых марок для оплаты государственной подати. Были введены в 1893 году в некоторых местностях России и в Туркестане по инициативе бывшего мирового посредника Подольской губернии М. А. Скибинского.
Глава 24. Реквизит «Виза»
Глава 24. Реквизит «Виза»
143. Согласование проекта документа, создаваемого в Правительстве, с должностными лицами оформляется визой. Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.
144. На проектах правовых актов визы проставляются на оборотной стороне листа, где есть реквизит подписи вышестоящего должностного лица.
145. В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте. На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю. Допускается полистное визирование документа и его приложений. При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:
Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)
Начальник Административного управления
Правительства Калининградской области
Подпись И.О. Фамилия
146. Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Что означает завизировать документ
Руководитель юридического отдела
Виза может быть напечатана или полностью написана визирующим от руки.
Виза оформляется следующим образом:
— если замечаний нет:
Зав. отделом кадров
— при наличии замечаний:
Зав. отделом кадров
Если специалист полностью не согласен с проектом, виза оформляется так:
Зав. отделом кадров
Замечания прилагаются к документу на отдельном листе.
Если замечание имеет небольшой объем, его можно изложить на проекте документа следующим образом:
Считаю, что в состав ревизионной комиссии следует включить также А.И. Мошкину и П.П. Сердюкова.
Зав. отделом кадров
В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют:
— на последнем листе документа под подписью;
— на обороте последнего листа подлинника документа;
— на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.
В исходящих документах (например, в деловых письмах) в зависимости от того, необходимо ли направлять подлинник письма по почте или достаточно направить письмо по факсимильной связи или по электронной почте (в виде электронной копии), визы проставляются:
— на копии письма (визовом экземпляре), если подлинник отправляется адресату по почте;
— на обороте последнего листа подлинника, если письмо отправляется адресату по факсу или электронной почте (в этом случае подлинник остается в организации и помещается в дело).
Лист согласования (визирования) прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.
Лист визирования приказа
Зав. отделом кадров
Зав. юридическим отделом
В организациях, применяющих СЭД, согласование может проводиться в электронной форме. При передаче документов на бумажном носителе, согласованных в СЭД, в структурное подразделение, ответственное за архив, сведения о согласовании распечатываются на листе согласования.
К лицам, визирующим проекты документов, как правило, относятся:
— руководители структурных подразделений, ответственные за подготовку проекта документа;
— руководители структурных подразделений, интересы которых затрагивает проект документа;
— заместитель руководителя организации, курирующего структурное подразделение, ответственное за подготовку проекта документа;
— руководитель юридического подразделения (если этого требует вид документа и его содержание);
— руководитель службы делопроизводства.
Лица, не согласные с предложением, изложенным в документе, не имеют права отказываться от визирования.
Статья 8. Визирование проектов документов
1. Визирование проектов документов является одной из функций, которые могут выполнять сотрудники Администрации города в ходе подготовки исходящих и внутренних документов, правовых актов.
3. При создании проекта документа, в котором предусмотрена процедура визирования, СЭД автоматически в РК формирует список визирующих, состоящий из вышестоящих руководителей инициатора визирования (разработчика) до должностного лица, утверждающего (подписывающего) проект документа. Разработчик проекта документа может изменить список визирующих.
4. Визирование проекта документа осуществляется последовательно в соответствии со списком визирующих в РК.
5. Визирующий при работе с проектом документа имеет возможность отредактировать проект документа и внести изменения в РК документа.
6. Визирующий в зависимости от принятого решения при рассмотрении документа может выбрать одну из трех виз:
7. В случае наложения визы «требуется доработка» визирующий указывает свои замечания в карточке визирования документа в СЭД в поле «Замечания» или прикрепляет к карточке задания файл с замечаниями. В этом случае визирующий имеет право направить на доработку проект документа другому специалисту.
8. При поступлении замечаний в ходе согласования разработчик проекта документа вносит изменения в проект документа и инициирует новый процесс согласования.
9. Наложение визы «отклонено» предполагает, что в подготовке документа нет необходимости. В этом случае причина отклонения документа обязательно указывается в поле «Замечания».
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
