как правильно составляется опись документов образец

Опись документов по форме Ф 107. Образец и бланк

Предпринимательская деятельность предполагает сдачу отчётности в налоговые органы. Чтобы избежать очередей, но вовремя сдать декларацию или другой документ, можно воспользоваться услугами почты России. Для этого нужно отправить налоговые документы письмом с описью вложения. Расскажем об описи подробнее.

Бланк описи вложения документов в ценное письмо

В данном блоке прикреплен бланк описи вложения с возможностью индивидуального заполнения прямо из файла. Также опись вложения можно подготовить и вручную, для этого пустой бланк выведите на печать и заполните обычной шариковой ручкой. Образец такого заполнения показан на рисунке ниже.

Что такое опись?

Опись – это список вложенного в конверт содержимого. Заполняется опись на специальном бланке формы 107, который утверждён Приказом ФГУП «Почта России» от 17 мая 2012 г. N 114-п «Об утверждении порядка» с приложением «Порядок приёма и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений».
Вообще опись вкладывается в

Нас интересует последний пункт.

Чем нам выгодно такое почтовое отправление?

Сотрудник операционного зала филиала почты России при принятии письма поставит на бланке описи штамп с текущей датой.

Важно! Дата принятия ценного письма с описью будет равна дате сдачи отчётности.

Таким образом, даже если вы не успеваете по каким-либо причинам сдать отчёт вовремя и остался последний день, вы можете отправить документы письмом с описью вложения, избежав тем самым пенни и штрафов за не вовремя сданную налоговую отчётность.

Как правильно заполнять бланк формы 107?

Внимание! Бланк описи заполняется в двух экземплярах! Один бланк отправится в конверте вместе с письмом, а второй, со штампом даты, выдадут на руки отправителю.

В форме 107 заполняются строки:

Итак, образец заполнения описи вложения будет выглядеть следующим образом:

В случае если остались незаполненные ячейки, допускается поставить прочерк. А если наоборот, места для заполнения не хватило, то допускается продолжить на втором листе бланка и сделать пометки, например, «Лист 1 из N», «Лист 2 из N» и т.д. Итог количества и суммы нужно привести общий, на все вложенные в конверт документы. Опять же, такую цепочку бланков нужно заполнить в двух экземплярах.

Важно! Исправления на бланке описи вложения в ценное письмо не допускаются!

Что такое объявленная ценность?

Так как опись нужна как факт сдачи отчётности, а по правилам вкладывается она в ценное письмо, то наше отправление нужно оценить. Оценивается каждая вложенная единица отдельно, а сумму оценки присваивают всему письму. Ценность можно и не присваивать, а поставить прочерк.

На конверте так и нужно написать: «С описью, ценность ХХ рублей».

Если вдруг письмо затеряется, то почта должна вернуть отправителю или получателю сумму объявленной ценности.
За пересылку письма оператор почтового зала возьмёт дополнительно +4% от суммы объявленной ценности.

Как отправить письмо с описью вложения?

К оператору операционного зала почты России нужно обратиться с:

Оператор сверит внесённые данные в бланк с вложением в конверте, правильность заполнения описи и конверта, поставит на каждом листе описи штамп с датой принятия, распишется на каждом и один экземпляр отдаст отправителю вместе с квитанцией об оплате.

Кстати говоря! Отправлять, например, декларацию в налоговую можно только в одном экземпляре, ваш экземпляр остаётся у вас с приложенным к нему бланком описи с датой отправки письма.

Где взять бланки описи формы 107?

Бланки описи всегда лежат в свободном доступе в каждом отделении почты России. Их можно взять с собой домой и лучше с запасом, на случай вынужденного перезаполнения бланка из-за совершённой ошибки.
Также бланк ф.107 доступен для скачивания на сайте почты России и у нас на странице.

Источник

Внутренняя опись документов личного дела

Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».

Для чего нужна опись

Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

К каким личным делам должна составляться опись

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

Кто должен составлять документ

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Как оформить опись документов личного дела

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

Образец составления описи документов личного дела

В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.

Далее оформляют в таблицу список документов описи:

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.

В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

Что делать с описью после увольнения сотрудника

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.

Источник

Как составить опись передаваемых документов

Опись документов — это перечень, который подтверждает передачу ее в определенном количестве и составе. Составляется в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты.

Перечень передаваемых дел составляется во всех случаях, когда они перемещаются внутри компании или выходят за ее пределы. Он подтверждает факт их передачи, фиксирует количество и наименования, помогает отслеживать ход документооборота и не теряя времени найти определенную бумагу.

Нормы составления

Форма составления такого списка свободная, бланк описи передачи документов существенно различается у разных организаций. Важным является лишь наличие визы отправителя и принимающей стороны.

Включите в бланк следующие сведения:

Перед тем как составить опись документов, проверьте их комплектность. В завершение процесса завизируйте ее: обычно перечень подписывает лицо, которое отвечает за документооборот в компании (секретарь, делопроизводитель, ассистент директора). Получатель отмечает факт получения, вписав в соответствующее поле Ф.И.О., должность принявшего и дату.

Если документы передаются другой организации

Форма является простой табличной. Особое внимание уделите заполнению списка бумаг, которые направляются в другую организацию, и точно укажите реквизиты получателя (проверяющий орган, партнер, контрагент и т. п.).

При необходимости ставится отметка, отправлены оригиналы или копии. Все строки, оставшиеся пустыми, перечеркиваются. Передаточный список готовится в двух экземплярах: один отдают адресату, а второй остается у компании-отправителя.

Если дела передаются в архив

Такая опись содержит больше обязательных для заполнения полей, чем представленный выше. Составляется, даже если архивируется всего одно дело.

В графе «Крайние даты» указываются сроки окончания хранения, причем как для бумаг, подлежащих бессрочному хранению, так и для срочных. Заполняется она на основании нормативных актов. При необходимости добавляется графа «Дата документа», причем имеется в виду не дата составления, а день регистрации.

Если дела сдают в архив в электронном виде, опись тоже потребуется. Регистрация проходит с отметкой об их объеме. Этот параметр измеряется мегабайтами.

Источник

Правила составления описи документов для ИФНС и контрагентов

При передаче документов в налоговую инспекцию или контрагентам необходимо зафиксировать этот момент на бумаге. Если документ передается только один, то на его втором экземпляре можно поставить штамп о приеме. Но если передается пакет документации, то так уже поступить нельзя. И в этом случае требуется составлять опись.

Зачем формировать опись передаваемых документов

Цель формирования описи документов — фиксация факта передачи документов адресату (госорганам или контрагентам). Обычно опись составляют в случаях, когда необходимо передать не один документ, а сразу несколько в комплекте.

Наиболее часто опись создается при работе с бумажными документами. Но она может формироваться и при пересылке сведений в электронном формате, особенно если обмен производится через обычную электронную почту.

Обменивайтесь с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет с помощью 1С:ЭДО.

Нормы формирования описи документов

Каких-либо законодательных норм или требований по заполнению описи документов нет. Соответственно, в зависимости от цели подачи документов могут применяться как унифицированные формы описи, так и разработанные самостоятельно принимающей или передающей стороной.

Однако в описи документов обязательно должна быть информация о наименовании и реквизитах каждого передаваемого документа, а также сведения о количестве экземпляров. Кроме того, вполне можно указать и иную необходимую информацию — количество листов в документе, общее количество листов всех документов, основания передачи и др.

Опись документов для ИФНС

При взаимодействии с ИФНС опись нужно составлять только при передаче бумажных документов. Каких-то особых требований к ней в законодательстве не установлено, поэтому опись можно составлять в произвольном виде.

При этом опись может быть или отдельным документом, или включаться в состав сопроводительного письма (п. 6 Приложения № 18 к Приказу ФНС от 07.11.2018 г. № ММВ-7-2/628@).

Важно! Если в ИНФС направляются электронные документы, опись не составляется, поскольку состав документов фиксируется используемым программным обеспечением.

В содержании описи желательно указать не только сведения о передаваемых документах (наименование, реквизиты, количество), но и информацию относительно оснований их передачи, а также отправителя и адресата. Следовательно, в описи будут данные о компании или ИП, которые передают документы, а также реквизиты требования или иного документа ИФНС, на основании которого нужно предоставить передаваемые документы, указанные в описи.

Также целесообразно не просто составить список передаваемых документов, но и пронумеровать их.

Сформированная таким образом опись будет дополнительно включать реквизиты компании или ИП, а также документа налоговой инспекции, по которому пакет документации передается. Грамотное оформление описи поможет в случае возникновения претензий или споров с налоговиками сориентироваться в перечне документов и оперативно подать требуемые пояснения или возражения.

Опись документов для архива

Если требуется составить опись документов для их передачи в архив, то по каждому делу формируется внутренняя опись включенных в дело документов. Форму этой описи можно посмотреть в приложении № 27 к правилам, утвержденным Приказом Минкультуры от 31.03.2015 г. № 526. Правила оформления данной описи регламентированы п. 3.6.17 Правил работы архивов компаний, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

К примеру, в правилах сказано, что опись составляется на отдельном листе и подписывается составителем. Внутренняя опись дела включает информацию о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов. В конце описи указывается итоговая запись с цифрами и прописью количества включенных документов и листов внутренней описи.

Однако в архивной описи не нужно указывать конкретное содержание документов. В дело включаются документы, имеющие одну и ту же разновидность, а потому вполне хватит заголовка (названия контрагента, ФИО сотрудника и т.д.).

Опись документов для контрагента

Для такой описи не установлено каких-либо особых правил ее формирования. Стороны могут согласовать форму описи, например, в качестве приложения к договору. Или же передающая сторона может разработать эту форму самостоятельно. Но обязательное требование к описи — в ней должно быть понятно, какое количество документов передается, в связи с чем, от кого и кому.

В описи могут быть не только реквизиты документов, но и дополнительная информация, к примеру, об основаниях передачи. Для этого можно сделать ссылку на пункт договора или на переписку. Чтобы заверить опись документов, нужно указать ФИО, должность и подпись составителя, а также дату формирования описи.

Опись документов для отправки почтой

При передаче документов через Почту России отправлением с объявленной ценностью нужно использовать опись документов, указанную в приложении № 26 к порядку, утвержденному Приказом ФГУП Почта России от 07.03.2019 г. № 98-п. Согласно п. 6.1.1.1 при пересылке документов требуется в описи по форме 107 указать их название и реквизиты (при необходимости), а также количество листов в каждом документе. Затем по каждому документу присваивается стоимость оценки в руб. (минимум — 1 руб.). Далее определяется общая сумма — количество листов и сумма оценки.

Внимание! Опись по форме 107 нужно заполнить в 2-х экземплярах — оба подписываются отправителем.

В случае, когда количество документов больше строк в бланке описи, используются дополнительные бланки. На первом из них указывается пометка «лист 1», на последующих — в последовательности «лист 2» и т.д. В результате количество листов и сумма оценки ставятся только на последнем листе описи. Однако подпись отправителя ставится на всех листах описи.

Внимание! Бланк описи по форме 107 можно заполнить и распечатать на сайте Почты России.

Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.

Источник

Как составить опись документов для налоговой или контрагента: правила и образец описи для передачи

Потребность в том, чтобы зафиксировать факт передачи того или иного документа может возникать во взаимоотношениях как с государственными органами, так и с контрагентами. Когда речь идет о единичном документе, можно обойтись штампом о приеме на втором экземпляре. Но поступить так при передаче комплекта бумаг уже не получится. И в этом случае на выручку приходит опись.

Для чего нужно делать опись передаваемых документов

Опись документов необходима для фиксации факта их передачи адресату, которым может быть как орган власти (ИФНС, суд и т.п.), так и контрагент по договору. К составлению описи обычно прибегают в ситуации, когда требуется передать не один документ (заявление, исковое, справку и т.п.), а некий комплект или набор документации.

Наибольшее распространение опись получила при работе с традиционными, бумажными документами. Однако не исключено составление описи и при пересылке информации в электронном виде. Особенно если это происходит по обычной электронной почте.

Нормы составления описи документов

Единых законодательных требований к составлению описи документов не имеется. Поэтому в зависимости от цели представления документации могут использоваться как унифицированные формы (к примеру, при отправке заказных писем), так и разработанные принимающей или передающей стороной самостоятельно.

В любом случае, опись должна содержать сведения о типе (наименовании, реквизитах) каждого из передаваемых документов (к примеру, договор купли-продажи № 1 или декларация по НДФЛ за 2021 год) и количестве экземпляров. Дополнительно при необходимости может указываться и другая информация — о количестве листов каждого экземпляра документа, общем количестве листов всех документов, указанных в описи, адресатах, основаниях передачи и т.п.

Опись документов для передачи в налоговую

При общении с налоговым органом составлять опись требуется только если документы передаются в классическом, бумажном виде. Требований к форме такой описи законодательство не устанавливает. Поэтому составить ее можно в произвольном виде. Более того, опись можно оформлять как отдельный документ, так и включать в состав сопроводительного письма (п. 6 Приложения № 18 к Приказу ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ ).

ВНИМАНИЕ

При отправке документации в ИФНС в электронном виде опись составлять не нужно, т.к. состав документов в этом случае фиксируется автоматически соответствующим ПО.

Что касается содержания описи, то в ней целесообразно отразить не только данные о передаваемых документах (дата, номер, наименование, количество листов и экземпляров), но и сведения, касающиеся оснований их передачи, а также отправителе и адресате. Таким образом, данная опись будет дополнительно содержать реквизиты организации (ИП), передающей документы, а также номер и дату требования или иного документа от ИФНС, в связи с которым предоставляется документация, указанная в описи. Не лишним будет пронумеровать в описи представляемые документы, а не просто привести их перечень.

Такое оформление описи поможет в случае возникновения в дальнейшем каких-либо претензий со стороны ИФНС (или вопросов при рассмотрении спора в суде) быстро сориентироваться в составе переданных документов и оперативно представить нужные пояснения или возражения.

Опись документов для передачи в архив

При передаче документов в архив по каждому делу составляется внутренняя опись включенных в него документов. Форма такой описи приведена в приложении № 27 к правилам, которые утверждены приказом Министерства культуры России от 31.03.15 № 526. А порядок ее оформления достаточно детально описан в п. 3.6.17 Правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.02).

В частности, указано, что опись должна составляться на отдельном листе и подписываться составителем. Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. А в конце описи должна быть итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. При этом конкретное содержание документов в «архивной» описи раскрывать не требуется. Поскольку в дело помещаются документы одной разновидности, достаточно заголовка (наименования контрагента, ФИО работника и т.п.).

Опись документов для передачи другой организации

Каких-либо специальных правил оформления описи при передаче документов контрагенту законодатель не установил. Поэтому если конкретная форма описи не согласована сторонами отдельно (к примеру, в качестве приложения к договору), то составлять ее можно в свободной форме. Главное требование — из описи должно быть понятно что, в каком количестве когда, в связи с чем, от кого и кому передано.

Как и в случае с «налоговой» описью, помимо собственно реквизитов передаваемой документации стоит дополнить опись данными об основаниях передачи (к примеру, сделать ссылку на пункт договора или на переписку), а также указанием на передающую и получающую сторону. Для заверения описи надо указать ФИО, должность, проставить подпись составителя и дату составления.

Опись документов для отправки Почтой России

Форма описи документов, которая применяется при отправке регистрируемых почтовых отправлений с объявленной ценностью, приведена в приложении № 26 к порядку приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений (утв. приказ ФГУП «Почта России» от 07.03.19 № 98-п). Как гласит п. 6.1.1.1 порядка, при пересылке документов в описи по ф. 107 указывается их наименование и при необходимости реквизиты, а также количество листов в каждом из документов. Далее каждому документу нужно присвоить сумму оценки в полных рублях (т.е. минимум 1 руб.). После чего выводится общий итог как количества пересылаемых листов, так и суммы оценки.

ВАЖНО

Опись по ф. 107 заполняется в 2 экземплярах, каждый из которых подписывается отправителем.

Если количество пересылаемых документов таково, что строк бланка описи не хватает, то необходимо использовать дополнительные бланки. При этом на первом делается пометка «лист 1», на втором — «лист 2» и т.д. Соответственно, итог по количеству листов и сумме оценки подводится только на последнем из листов описи. А вот подпись отправителя должна быть на каждом из них.

Источник