как проверить акт выполненных работ по смете
Приложение. Порядок проведения проверки достоверности определения сметной стоимости, а также стоимости выполненных работ, отраженной в актах о приемке выполненных работ (форма КС-2), по объектам капитального строительства, реконструкции и капитального ремонта
Приложение
к постановлению Главы
городского округа Ивантеевка
Московской области
от 8 апреля 2014 г. N 359
Порядок
проведения проверки достоверности определения сметной стоимости, а также стоимости выполненных работ, отраженной в актах о приемке выполненных работ (форма КС-2), по объектам капитального строительства, реконструкции и капитального ремонта
1.2. Настоящий Порядок разработан в целях повышения эффективности бюджетных расходов, связанных с проведением капитального строительства, реконструкции и капитального ремонта, и определяет порядок проведения проверки достоверности определения сметной стоимости, а также стоимости выполненных работ, отраженной в актах о приемке выполненных работ (ф. КС-2), по объектам капитального строительства, реконструкции и капитального ремонта, финансирование которых осуществляется заказчиками за счет средств бюджета города Ивантеевки.
1.3. Настоящий Порядок распространяется на все организации независимо от ведомственной принадлежности и форм собственности, осуществляющие строительство (реконструкцию, капитальный ремонт) с привлечением бюджетных средств и приравненных к ним источников.
1.4. В целях повышения эффективности использования муниципального имущества настоящий Порядок распространяется на муниципальные унитарные предприятия, осуществляющие строительство (реконструкцию, капитальный ремонт) объектов за счет собственных средств и иных привлеченных источников финансирования.
1.5. Настоящий Порядок определяет организацию и осуществление:
— проверок достоверности определения сметной стоимости, отраженной в сметной документации на проведение работ по объектам капитального строительства, реконструкции и капитального ремонта;
— проверок правильности составления актов о приемке выполненных работ (ф. КС-2) по объектам капитального строительства, реконструкции и капитального ремонта при расчетах за выполненные работы между заказчиками и подрядными организациями.
1.7. При проведении проверок могут осуществляться следующие контрольные мероприятия:
1) проверка и анализ локальных сметных расчетов, представляемых заказчиками, осуществляющими строительство, реконструкцию и капитальный ремонт;
2) контроль за применяемыми единичными расценками, расчетными индексами, разработанными ГАУ МО «Мособлгосэкспертиза» для Московской области, и лимитированными затратами согласно нормативам Росстроя России по объектам капитального строительства, реконструкции и капитального ремонта;
3) проверка и анализ актов о приемке выполненных работ (ф. КС-2), в том числе по объектам внетитульных списков в соответствии с заданием Главы города Ивантеевки Московской области, первого заместителя главы администрации;
4) выборочная проверка фактически выполненных объемов и качества работ с выходом на объекты с осуществлением контрольных замеров.
2. Основные понятия. Порядок разработки сметной документации
2.1. Основные понятия, используемые при проведении проверок достоверности определения сметной стоимости объектов капитального строительства, реконструкции и капитального ремонта:
2.2. По объектам капитального строительства, реконструкции и капитального ремонта, финансирование которых осуществляется за счет средств бюджета города Ивантеевки, сметная документация разрабатывается в базисном уровне цен по состоянию на 01.01.2001 на основании территориальных единичных расценок (ТЕР-2001, ТЕРр-2001), а также по ряду единичных расценок, входящих в сборники ФЕРм-2001, ФЕРп-2001.
2.2.1. Пересчет сметной документации для определения объема финансирования и начальной (максимальной) цены контракта производится с применением прогнозных индексов, разработанных ГАУ МО «Мособлгосэкспертиза».
2.2.2. Пересчет стоимости строительства, определенной при разработке рабочей документации, и расчетов за выполненные работы осуществляется с применением расчетных индексов по видам работ, разрабатываемых ГАУ МО «Мособлгосэкспертиза» и утвержденных Московской областной комиссией по индексации цен и ценообразованию в строительстве.
3. Полномочия Отдела
3.1. При осуществлении контрольных мероприятий Отдел обладает следующими полномочиями:
— давать заключения о достоверности определения сметной стоимости работ в локальных сметных расчетах (сметах) на производство работ, актах о приемке выполненных работ (ф. КС-2);
— контролировать выполнение строительно-монтажных работ согласно утвержденному титульному списку, проектно-сметной документации с выходом на место;
— запрашивать и получать от должностных лиц отраслевых (функциональных) органов и структурных подразделений администрации города Ивантеевки, муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий документы и иную информацию по вопросам, возникающим в ходе проведения проверок.
4. Порядок организации и сроки осуществления проверок
4.1. Предметом проверки достоверности определения сметной стоимости, а также стоимости выполненных работ, отраженной в актах о приемке выполненных работ (ф. КС-2), по объектам капитального строительства, реконструкции и капитального ремонта является изучение и оценка расчетов, содержащихся в сметной документации, в целях установления их соответствия сметным нормативам, физическим объемам работ, конструктивным, организационно-технологическим и другим решениям, предусмотренным проектной документацией.
4.2. Объектом проверки является:
1) комплект документов, включающий сметную документацию на производство работ по капитальному строительству, реконструкции и капитальному ремонту, финансирование которых осуществляется за счет бюджета города Ивантеевки, а также иных источников в соответствии с настоящим Положением;
2) комплект документов, подтверждающий фактическое выполнение работ на объектах капитального строительства, реконструкции и капитального ремонта, финансирование которых осуществляется за счет бюджета города Ивантеевки, а также иных источников в соответствии с настоящим Положением.
4.2.1. Комплект документов, подлежащий проверке, формируется заказчиком и представляется в Отдел в объеме, определенном пп. 4.3.1 и 4.4.1 Порядка.
В случае если комплект документов, подлежащий проверке, представлен не в полном объеме, он возвращается на доработку заказчику в 3-дневный срок с приложением в письменной форме мотивированного отказа Отдела в принятии документов на проверку.
4.2.2. Срок для проведения проверочных мероприятий по представленному комплекту документов не должен превышать пяти рабочих дней.
4.3. Комплект документов, включающий сметную документацию на производство работ по капитальному строительству, реконструкции и капитальному ремонту, финансирование которых осуществляется за счет бюджета города Ивантеевки, представляется для проверки достоверности определения сметной стоимости, отраженной в сметной документации, на стадии подготовки заказчиком конкурсной документации.
4.3.1. Представляемый для проверки пакет документов включает в себя:
— письмо заказчика на имя начальника Отдела с заявкой на проведение проверки достоверности определения сметной стоимости, отраженной в сметной документации, в 2 экземплярах;
— акт обследования объекта на капитальный ремонт с указанием общих сведений по объекту, подробным описанием конструкций и технического состояния объекта, имеющихся деформаций и повреждений, предложений по проведению ремонта и т.д. (по форме акта согласно образцу ГАУ МО «Мособлгосэкспертиза»);
— ведомость дефектов с подсчетом объемов работ по капитальному ремонту объекта с подробным описанием работ и физических объемов согласно акту обследования объекта (по форме согласно образцу ГАУ МО «Мособлгосэкспертиза»);
4.3.2. Если при проведении проверки смет на производство работ Отделом установлены расхождения по сравнению с данными, указанными в смете, данные, указанные в смете, зачеркиваются одной чертой с указанием над ними данных, принимаемых Отделом при проверке представленных расчетов по каждой строке, в которой установлены расхождения. В итоговую строку сметы вносятся исправления на общую сумму выявленных расхождений.
4.3.3. По окончании проверочных мероприятий на двух экземплярах проверенной сметы делается запись «Смета (расценки и индексы) проверена» с указанием даты проверки и подписи начальника Отдела или работника Отдела, производившего проверку. Первый экземпляр сметы с отметкой Отдела возвращается заказчику, второй экземпляр остается в Отделе.
Запись аналогичного содержания делается на первом экземпляре письма заказчика с заявкой на проведение проверки сметной документации, после чего проверенные документы передаются заказчику.
Второй экземпляр проверенной сметы вместе со вторым экземпляром письма заказчика остаются в Отделе и подлежат учету и хранению в соответствии с установленным администрацией города Ивантеевки порядком делопроизводства.
4.4. Комплект документов, подтверждающий фактическое выполнение работ на объектах капитального строительства, реконструкции и капитального ремонта, финансирование которых осуществляется за счет бюджета города Ивантеевки, а также иных источников в соответствии с настоящим Порядком, представляется для проверки после выполнения всех работ, предусмотренных договором (муниципальным контрактом).
4.4.1. Представляемый для проверки пакет документов включает в себя:
— письмо заказчика на имя руководителя финансового управления администрации города Ивантеевки о финансировании выполненных работ с указанием стоимости выполненных работ, подлежащей финансированию за счет средств бюджета города Ивантеевки, или на имя начальника Отдела в случае выполнения работ за счет иных источников в соответствии с настоящим Положением в 4-х экземплярах;
— муниципальный контракт (договор) на выполнение ремонтно-строительных работ;
— смета на производство работ на данном объекте в 1-м экземпляре;
— акт о приемке выполненных работ (ф. КС-2), составленный на основании утвержденных смет и данных журнала учета выполненных работ, с указанием фактических затрат по позициям сметы в разрезе статей затрат (поэлементно) с применением индексов пересчета в текущий уровень цен, с учетом коэффициента снижения, согласно муниципальному контракту (по форме согласно образцу ГАУ МО «Мособлгосэкспертиза») в количестве не менее 2-х экземпляров;
— акт на особые условия производства работ (стесненность) согласно МДС 81-35.2004;
— исполнительные схемы или проектная документация, включая чертежи (по требованию в случае необходимости).
4.4.2. Если при проведении проверки актов о приемке выполненных работ (ф. КС-2) Отделом установлены расхождения по сравнению с данными, указанными в акте, данные, указанные в акте, зачеркиваются одной чертой с указанием над ними данных, принимаемых Отделом при проверке представленных расчетов по каждой строке, в которой установлены расхождения. В итоговую строку акта о приемке выполненных работ вносятся исправления на общую сумму выявленных расхождений.
4.4.3. В ходе проводимой проверки представленного комплекта документов сотрудники Отдела имеют право осуществлять выборочную проверку объемов и качества выполненных работ с выходом на объекты, по которым производится проверка.
В случае выявления расхождений между данными, указанными в акте о приемке выполненных работ (ф. КС-2), и данными, полученными при проверке на объекте, в акт вносятся исправления в порядке, аналогичном изложенному в пп. 4.4.2.
4.4.4. По окончании проверочных мероприятий на двух экземплярах проверенного акта о приемке выполненных работ по форме КС-2 ставится штамп «Расценки и индексы проверены» с указанием суммы по данному акту, даты проверки и подписи начальника Отдела, и сотрудника производившего проверку. Один экземпляр акта с отметкой Отдела возвращается заказчику, второй экземпляр остается в Отделе.
На первом экземпляре письма заказчика о финансировании выполненных работ делается запись «К финансированию» с указанием суммы, подлежащей оплате, даты проверки и подписи начальника Отдела или работника Отдела, производившего проверку.
Второй экземпляр проверенного акта о приемке выполненных работ (ф. КС-2) вместе со вторым экземпляром письма муниципального заказчика остаются в Отделе и подлежат учету и хранению в соответствии с установленным администрацией города Ивантеевки порядком делопроизводства.
5. Заключительные положения
5.1. Текущий контроль за соблюдением и исполнением специалистами Отдела настоящего Порядка осуществляется начальником Отдела.
5.2. Персональная ответственность должностных лиц Отдела за действия (бездействие) и решения, осуществляемые и принимаемые в ходе проведения проверок, закрепляется в их должностных инструкциях.
5.3. Начальник Отдела обеспечивает ведение учета результатов проводимых проверок. Информация о результатах контрольных мероприятий, проведенных Отделом, включается в ежегодный отчет.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Как читать смету: взгляд бухгалтера
Современный бухгалтер не просто ведет учет, подготавливает отчетность и отвечает на письма из налоговой инспекции, он выполняет широкий круг обязанностей, часто от секретаря до юриста. При этом приходится учиться разбираться в совершенно новых областях. Лично для меня ими стали госконтракты, аукционы и сметная документация (помимо прочего).
Самым сложным оказались сметы, ведь они являются основанием для формирования суммы контракта на работы по госзаказу и сдаточных документов, таких как формы КС-2 (акт о приёмке выполненных работ) и КС-3 (справка о стоимости выполненных работ и затрат). Тем, кто только начинает осваиваться в сметном деле, я предлагаю прочитать статью и узнать об основах работы со сметной документацией и хитростях, которые помогут разобраться в самой смете.
Что такое смета?
Начнем с азов. Скорее всего, вам придется иметь дело с локальными сметами – это документы, в которых отражаются:
Если речь о крупном объекте, то локальных смет (сокращенно ЛС) может быть несколько, они объединяются в объектных сметах (ОС), а те в свою очередь собираются в сводном сметном расчете (ССР). При этом иерархически документы формируются от простых к сложным от ЛС к ССР.
Составление ЛС начинается с проекта: строительство дома, реконструкция старого склада, ремонт офиса и т.д. Для начала нужно понять, что хочет заказчик получить в итоге, сколько денег он готов потратить, кто заказчик – бюджетная или коммерческая организация, ИП или частное лицо, выяснить особенности и конкретные пожелания.
Кстати! Часто встречается ситуация, когда необходимо вписаться в конкретный бюджет, тогда после составления чернового варианта сметы (как правило, он выйдет в деньгах дороже) придется проанализировать расходы и откорректировать их: установлением коэффициента к итоговой сумме (фактически – скидки), пересмотром состава и стоимости материалов, сокращением каких-либо затрат.
Подготовкой проекта занимаются специально обученные люди: инженеры, проектировщики, дизайнеры. Они создают техническую и визуальную часть, исходя из нее уже принимаются решения о том, какие материалы и оборудование используются, сколько работа займет времени, будут ли отдельные этапы или сдача сразу всего объекта и прочие тонкости.
После в дело вступают сметчики, они формируют документ, в котором собирают воедино всю имеющуюся информацию, руководствуясь представленным проектом, инструкциями к оборудованию, материалам, списками работ и собственным опытом.
Наконец, рождается смета, на ее основе заключаются контракты, готовятся акты и справки по выполненным работам. Вот на этом этапе часто приходится подключаться бухгалтеру – проверять достоверность отраженных расходов ресурсов, отнесение затрат на конкретный объект, списание материалов, правильность заполнения и, в принципе, наличие документов. В небольшой компании подготовкой форм КС-2 и КС-3 тоже приходится заниматься бухгалтеру.
Нужно не только работать с готовыми документами, но и уметь ориентироваться в смете, понимать, соответствуют ли объемы выполненных обязательств контракту, выводить итог (прибыль/убыток) по сделке и оперировать данными перед руководством и представителями заказчика (неловко себя чувствуешь, обсуждая со сметным отделом поправки в актах, когда не понимаешь, о чем вообще идет речь).
Основные составляющие локальной сметы
Если не вдаваться в подробности, сметы бывают разного вида, составлены с использованием различных методов и нормативных баз, даже внешне могут отличаться, потому что созданы в разных программах, но в общем они состоят из нескольких блоков:
Чтобы вам проще было ориентироваться в терминологии, дам некоторые определения.
Расценка – это стоимость определенного объема работ, она включает не только оплату труда рабочих, но и затраты на технику, некоторые материалы. Берется из специальных сборников, имеет особый шифр, отражающий, к какому сборнику, его разделу относится.
Базовые цены – установленные цены на работы на определенную дату (базовую). К ним добавляются различные коэффициенты, и в итоге они пересчитываются в цены текущего периода.
Сметная прибыль – прибыль подрядчика. Для бюджетных смет производится расчет по определенным нормативам, в коммерции могут быть и свои показатели, хотя ориентироваться необходимо на установленные для государственных нужд. Они регулярно корректируются, дополняются и меняются.
Накладные расходы – это косвенные расходы, такие как зарплата административного персонала или другие, непосредственно не относящиеся к работам. Конкретно они не расписываются в смете. Аналогично прибыли определены для госорганизаций по нормативам.
Важно! Расчет накладных расходов и сметной прибыли производится в процентах от ФОТ, включенного в расценки. Информация о процентовке и коэффициентах есть в самой смете, в графе с наименованием работ. Там же можно найти и некоторые расчеты объемов. Это хорошая подсказка.
Табличная часть сметы: расценки и ресурсы
Сметы могут составляться в расценках ГЭСН – государственные сметные элементные нормы, в региональных ТЕР – территориальные единичные расценки, в ФЕР (федеральные единичные расценки). Каждая из баз отличается своей шифрацией. Количество сборников расценок очень большое. По ГЭСН написано целых 47 сборников только на строительные работы.
При правильном подходе смета, составленная на основе любой базы, должна выходить одинаковой по стоимости. Но не всегда так получается, т.к. каждая база имеет свои особенности. Например, при составлении в ГЭСН вы увидите достаточно подробную информацию по каждой позиции, в ТЕР она более свернутая. Зато ТЕРы учитывают местные особенности: в локальных сборниках могут учесть перевозку по городу и специфику региона (допустим, отсутствие метро означает, что относящиеся к нему работы исключат).
В расценках, как уже говорилось, учтены затраты на работников, технику (автовышки, краны и т.п.), некоторые материалы. Если у вас есть возможность получить смету в электронном виде и открыть ее в программе (при условии одинакового ПО; не могу сказать, насколько корректно откроются документы, созданные в разных программах), то вы сможете просмотреть составляющие каждой строки.
Некоторые позиции удивляют. Гвозди вместо саморезов или мыло там, где его вроде бы и быть не должно. Дело в том, что сборники зачастую составлены давно, а технологии меняются. Конечно, происходят постепенные изменения и обновления, но это очень медленный процесс, поэтому сметчикам приходится пользоваться имеющимися данными.
Кстати! По креативности и творческому подходу составление смет вполне сравнимо с бухгалтерским учетом. Чтобы понимать правомерность включения позиции в документ, важно представлять хотя бы в общих чертах технологию и этапы производства работ.
К ресурсам относятся:
Вместе три пункта составляют прямые затраты. Это фактически костяк сметы. Самое важное — обратить внимание на сумму расходов на материалы. При изменчивой экономике (даже в 2020 году это хорошо видно на фоне происходящего в мире кризиса с коронавирусом) необходимо учитывать неожиданное изменение цен на товары. При продолжительном цикле работ фиксированная смета станет проблемой – увеличение суммы контракта не произойдет, а затраты вырастут.
Важно! Особенно внимательно отнеситесь к госсметам. Выиграв аукцион по сниженной цене, учитывайте вероятность получения убытка. Не за счет дешевизны работ (можно нанять рабочих и за более низкую оплату), а за счет повышения цен на материальные ресурсы (они обычно четко оговорены, и не получится поменять одни материалы на другие).
Неучтенные материалы. Мониторинг цен
Иногда в смете встречается отдельный раздел со списком материалов или оборудования. Спрашивается, почему, ведь подобные ресурсы должны включаться в расценки на работы? На самом деле это нереально сделать в некоторых ситуациях, поскольку все зависит от конкретных инженерных и дизайнерских решений, принятых при создании проекта.
При выполнении монтажа оборудования устанавливается объем и стоимость работ, а вот цена оборудования сильно различается в зависимости от производителя и технических характеристик. Значит, нужно отразить его обособленно.
Узнать такие позиции нетрудно. Во-первых, они обычно расположены отдельным блоком в таблице (но не всегда, могут и «прикрепляться» к строке с расценкой на работу), а во-вторых, у них нет собственного шифра, и в колонке, где обычно находится номер из сборника, написано «прайс», «по прайсу ООО «Ромашка», «мониторинг цен» или что-то подобное.
Обратите внимание! Мониторинг означает, что для установления цены были собраны несколько (как правило, не менее 3) коммерческих предложений от разных организаций или ИП и выведена средняя арифметическая (или минимальная, зависит от заказчика). О методике можно прочитать в пп. 4.25 МДС 81-35.2004.
Учтите, при работе со сметой в программе или при проверке привязанные к расценкам и включенные в них материальные ресурсы зависят от объема работы и меняются вместе с ним. Неучтенным материалам количество и цена задаются вручную.
Коэффициенты и НДС
Наверное, самым запутанным и сложным является система применения специальных коэффициентов. Они бывают как понижающими, так и повышающими. Могут использоваться в следующих случаях (к каждому приведены примеры):
Таких значений много, они установлены как на федеральном, так и на местном уровне. Неспециалисту понять правомерность их применения сложно, в большинстве случаев это и не требуется бухгалтеру, но знать об их существовании необходимо.
Большое количество вопросов вызывает НДС, если точнее, его отсутствие в документах, которые составлены для фирм-упрощенцев. Когда подрядчик применяет УСН и не платит НДС, он покупает материалы, которые в подавляющем большинстве случаев включают налог. Заказчики иногда норовят выкинуть НДС из сметы вообще, это в корне неверно.
Обратите внимание! Коэффициенты могут указываться построчно, это видно в колонке с шифром, а могут отражаться в итоговой таблице. Зависит от выбранного метода расчета.
Лучше согласовать конкретный вариант оформления итоговой таблицы в части НДС с заказчиком напрямую. Обращаться при этом можно и в сметный отдел, и в бухгалтерию, ведь именно они передают документы на оплату в казначейство и наверняка знают, какой документ пройдет проверку, какой нет.
Составление форм КС-2 и КС-3
Программным способом составить акт и справку легко, они формируются автоматически на основании готовой сметы. Но, допустим, локальную смету вам предоставили в Excel или Word (хуже, если в PDF или другом подобном формате в виде нередактируемой картинки). Это тоже позволяет облегчить задачу и перекопировать построчно данные в форму КС-2, ведь информация там очень похожая.
Отличия между сметой и КС-2:
Форма КС-3 еще более упрощенная. Обычно в ней достаточно указать общее наименование работы («работы по установке фундамента»). В ней отражаются суммы в разрезе трех периодов – с начала проведения работ, с начала года и в том числе за отчетный период.
Если выполняются дополнительные работы, не предусмотренные изначально, то на них необходимо сформировать отдельную смету и составить отдельные акты и справки. По 44-ФЗ (госзакупки) возможность проведения таких работ, как правило, не предусмотрена. Можно либо увеличить объем включенных в смету работ или использовать «зазор» в виде непредвиденных затрат и только при наличии подобного условия в контракте.
Важно! При работе с бюджетным учреждением увеличение возможно, как правило, в пределах 10% от стоимости конкретных работ, а не от полной стоимости сметы. Аналогичен подход к материалам. Некоторые госзаказчики строго замеряют фактический расход материалов и соответственно корректируют объемы. В итоге сумма выигранного тендера может упасть при окончательном расчете.
Проверка сметы
Проверяют вопреки распространенному мнению не только сметы для госконтрактов. С ними как раз проще — смета часто идет в составе аукционной документации на площадках, т.е. кто-то ее уже составил и утвердил. Самый безопасный вариант – брать ее за основу и составлять документы по шаблону.
Если вы заключаете прямой договор с заказчиком, то тот может проверить, правильно ли применены нормы и коэффициенты, нет ли лишних работ и материалов, реальный ли уровень цен отражен в документе. Для этого обращаются в специализированные организации в регионе (т.к. местные больше знакомы с территориальными особенностями).
Составляя смету по ремонту жилья для частного лица, узнайте, с какой целью он проводится. Если это ремонт после того, как у соседа прорвало трубу, и необходимо подготовить претензию в суд, то такую смету также могут подвергнуть проверке с привлечением эксперта.
Хитрости и советы
Есть небольшие секреты, которые помогут правильно «читать» смету и показать осведомленность в вопросе, а также пригодятся, если вы решите самостоятельно заняться подготовкой документации:
Лично мне пришлось отправиться на курсы повышения квалификации, чтобы начать разбираться в сметном деле. Не каждому бухгалтеру это необходимо, но дополнительные знания определенно дают преимущества: понимание принципов работы сметчиков, упрощение анализа документации, нахождения ошибок и несоответствий, оспаривание завышенных смет или отстаивание своих.