как сделать реестр счетов на оплату

Реестры оплаты в 1С

Реестры оплаты в 1С помогут увидеть список поступлений и списаний денежных средств за определенный период. Рассмотрим, как формировать реестры платежей в программе 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0.

Реестр платежей в 1С 8.3 — как сформировать

Реестры оплат доступны в журнале банковских выписок, кассовых документов и операций по платежным картам. В этой статье рассмотрим на примере выписок — в других журналах порядок формирования реестров такой же.

Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:

В отчете выводится информация:

Настройки реестра оплат

При необходимости добавьте в отчет другие поля.

Для перемещения полей вверх или вниз используйте кнопки с синими стрелками.

На вкладке Отбор при желании настройте фильтры.

Например, можно вывести реестр по конкретным банковским счетам, контрагентам, посмотреть операции с крупными суммами и другим параметрам.

Сохранение и печать реестра

Чтобы реестр оплат сохранить в файл или распечатать, используйте кнопки Сохранить и Печать на верхней панели отчета.

Мы рассмотрели, как сформировать реестр платежей в 1С.

См. также:

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Карточка публикации

Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме «Задать вопрос» возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8

Нажимая кнопку «Задать вопрос», я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>

Здравствуйте, Эксперты! Я несколько дней назад благодарила Вас за отличную работу, только забыла поблагодарить поименно) Исправляюсь! ОГРОМНОЕ СПАСИБО за сотрудничество Юлии Щелкуновой, Елене Пьянковой и Светлане Змиевской! Конечно, особая благодарность Елене Гряниной за ее вебинары и лайфхаки! И еще очень хочется отметить работу Екатерины Толстовой из Клиентского одела. Большое спасибо, Екатерина, за заботу, за помощь при оформлении документов, за поиск решений в сложных ситуациях!
Всем Экспертам — успехов!

Источник

Настройка загрузки реестра платежей

Банки присылают файлы, в которых содержится информация об оплатах от жильцов. В программе 1С: Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК существует возможность автоматически загрузить эти платежи. В результате будут автоматически формироваться документы оплаты:

поступление на расчетный счет

В инструкции разберем, как настроить загрузку реестров.

Общие настройки

Окно для загрузки реестра можно открыть с помощью пункта меню «Начисления услуг – Сервис – Загрузка реестра платежей»:

Если загрузка выполняется в первый раз, то необходимо произвести дополнительные настройки, нажав на кнопку «Настройка»:

При этом открывается окно для редактирования настроек:

ПРИМЕЧАНИЕ: Указанные в настройках параметры сохраняются и используются при следующем открытии окна загрузки реестров.

в поле «Организация» указывается организация, для которой выполняется загрузка реестра;

в поле «Формат файла загрузки» указывается формат для загрузки реестра, который будет использоваться по умолчанию;

в поле «Файл загрузки» указывается файл, из которого будет по умолчанию выполняться загрузка реестра. Если установить флажок «Загружать из каталога», то нужно будет указать каталог для загрузки реестра:

Если установить флажок «Корректировка» долга, появятся поля для указания контрагента и договора:

В этом случае после загрузки реестра кроме документа «Регистрация оплаты» будет создан документ «Корректировка долга». В нем сформируется проводка по перенесению задолженности с обслуживающей организации (контрагента) на лицевые счета.

Пример: данная схема может использоваться при учете комиссии банка.

Пусть по л/с за коммунальные услуги начислено 1000 рублей, при оплате квитанции банк взимает сумму комиссии в размере 100 рублей, то есть сумма без комиссии составит 900 рублей.

Начисляются услуги Дт62.01-Кт86.03 – 1000 (документ «Отражение начислений в регламентированном учете»).

Приходит платежка из банка на сумму 900 рублей (без учета комиссии банка 100 рублей) Дт51 Кт76.09 – 900.

Регистрируется оплата (вид операции «Поступление из автоматизированных систем приема оплаты»), в поле «Оператор» указывается банк, в колонке «Сумма оплаты» указывается 1000 рублей (сколько оплатил лицевой счет по квитанции). Дт76.09 Кт62.01 – 1000.

В итоге в отчетах по ЖКХ задолженности по л/с не будет (т.е. услуги по л/с полностью оплачены), а в бухгалтерии останется задолженность по счету 76.09 на сумму комиссии, которую можно будет погасить ручной проводкой.

в разделе «Виды создаваемых при загрузке платежных документов» указываются виды платежных документов, которые будут формироваться после загрузки платежей: «Регистрация оплаты» (для отражения в блоке ЖКХ), «Поступление на расчетный счет» (для отражения в бухгалтерском учете).

Имеется также возможность указать источники оплаты, которые будут подставляться при формировании платежных документов.

В разделе «Настройки для документа «Регистрация оплаты» можно задать настройки группировки:

по дате оплаты и зданию.

Чтобы сохранить произведенные настройки необходимо нажать на кнопку «ОК».

Перед загрузкой необходимо заполнить поля:

«Организация» – организация, производящая расчет коммунальных услуг;

«Формат файла загрузки» – настройка формата для загрузки реестра:

«Файл загрузки» или «Каталог загрузки» – файл или каталог для загрузки реестра в зависимости от настройки.

Примечание: по умолчанию эти поля заполняются на основании данных, заполненных по кнопке «Настройка».

Далее для загрузки оплат нужно нажать кнопку «Загрузить реестр». При этом табличная часть заполняется данными из загружаемого файла. Состав колонок зависит от настроек параметров выбранного формата загрузки (реквизит «Формат файла загрузки»):

Поле «Дата» должно быть заполнено обязательно. Это дата платежа, на которую будут формироваться платежные документы. Если дата не загружена автоматически из файла, то ее можно установить вручную по кнопке «Установить – Дату оплаты»:

Указанная дата будет установлена для всех лицевых счетов табличной части.

По кнопке «Установить – Распределение на кап. ремонт» задается способ распределения оплаты по услугам:

услуги, кроме кап. ремонта;

услуги капитального ремонта;

При нажатии выбранное значение установится для всех лицевых счетов:

При необходимости можно вручную поменять способ распределения по каждому лицевому счету.

Установленный флажок означает, что по данной строке будут формироваться платежные документы. Данная настройка может потребоваться в случае, когда необходимо загрузить оплаты только по одному или нескольким лицевым счетам из всего списка.

При необходимости можно выделить все строки (), либо снять выделение со всех строк ().

По кнопке «Сформировать документы» по каждому отмеченному флажком лицевому счету происходит формирование документов, выбранных в форме настройки: «Регистрация оплаты» и/или «Поступление на расчетный счет». Ссылка на сформированный документ отображается в соответствующей колонке:

Настройки загрузки платежей

Рассмотрим настройки параметров загрузки платежей. Настройки параметров загрузки хранятся в справочнике, который можно вызвать с помощью пункта меню «Интеграция со сторонними системами – Настройки загрузки / выгрузки данных»:

Также настройки можно открыть прямо из окна для загрузки платежей:

В настройках параметров загрузки указываются следующие реквизиты:

«Наименование» – наименование настройки загрузки (например, в качестве наименования можно указать название системы приема платежей, из которой необходимо производить загрузку оплат);

«Вид загрузки» – из списка нужно выбрать вариант «Загрузка из систем приема платежей»;

«Кодировка» – выбирается кодировка загружаемого файла:

«Формат загружаемого файла» – формат загружаемого файла. Поддерживаются форматы:

«Контроль дублирования оплат» – при выборе значения «Вкл» перед загрузкой каждого платежа будет проверяться наличие в базе платежа, зарегистрированного этой же датой по этому же лицевому счету на эту же сумму. Если такой платеж обнаружен, загрузка текущего платежа не производится. При этом будет выведено сообщение о наличии дубля.

Рассмотрим форматы подробнее.

Форматы TXT, CSV

Пример структуры файла:

При выборе одного из данных форматов становятся доступными следующие настройки:

«№ строки, с которой загружать данные» – указывается номер строки, с которой необходимо начинать загрузку;

«Признак итоговой строки» – указывается признак итоговой строки – строка, начиная с которой не нужно производить считывание данных. В качестве признака итоговой строки можно указывать символ или слово.

Если вначале идут данные об оплатах по л/с, а ниже дополнительная информация, например, общее количество платежей и/или общая сумма платежей, то можно указать символ или слово, после которого данные файла не будут обрабатываться. Например, #Конец.

«Символ-разделитель колонок» – указывается символ-разделитель колонок в файле:

Ниже расположена таблица, в которой указываются параметры загрузки.

Необходимо указать номер колонки в файле и соответствующий данным этой колонки параметр.

Для загрузки нашего файла:

требуются параметры «лицевой счет», «сумма платежа» и «дата платежа».

Рассмотрим настройки параметров:

«Лицевой счет» – лицевой счет. При выборе данного параметра нужно указать, как будет определяться соответствие лицевого счета в файле и программе. В поле «Лицевой счет определять по» выбираем нужный вариант, в нашем случае это «Наименование»:

«Сумма» – сумма платежа. Дополнительно указываем «Символ-разделитель дробной части»:

Примечание: В случае выбора «Без разделителя» дробной частью будут считаться две последние цифры суммы.

Если в файле указана сумма платежа «2035,89», то следует указать символ-разделитель дробной части «, (запятая)».

Если в файле указана сумма платежа «2035-89», то следует указать символ-разделитель дробной части «- (тире)».

«Дата» – дата приема платежа. Дополнительно указывается настройки даты:

«Формат даты» – с днями или без дней;

«Символ-разделитель даты» – можно указать символ-разделитель дня, месяца и года в дате;

«Порядок расположения параметров даты» – имеется возможность изменять порядок расположения параметров даты при помощи кнопок «Переместить вверх» и «Переместить вниз» (синие стрелочки):

Если в файле указана дата «31.01.2013», то следует расположить параметры даты в следующем порядке: День, Месяц, Год.

Если в файле указана дата «2013.01.31», то порядок параметров даты должен быть: Год, Месяц, День.

Форматы XLS, XLSX, DBF

Пример структуры файла:

При выборе одного из данных форматов становятся доступными следующие настройки:

«Номер строки, с которой загружать данные» – указывается номер строки, с которой необходимо начинать загрузку. В данном случае со 2 строки;

Лицевой счет определяем по коду:

Сумма и дата настраиваются как в примере выше для текстового формата.

Читайте также: как схлопнуть 60 счет

«Услуга» – услуга, на которую будет распределена оплата. При выборе данного параметра нужно указать, как будет определяться соответствие услуги в файле и программе. В разделе «Поле идентификации услуги» выбираем нужный вариант, в нашем случае это «Наименование»:

Источник

Платёжный календарь для бухгалтера: пошаговый алгоритм

Платёжный календарь помогает избежать кассовых разрывов даже при нехватке выручки. Обычно его составляет директор. Но бухгалтер может взять это на себя, чтобы повысить свой профессиональный рейтинг и помочь владельцу сохранить бизнес. Расскажем, как это сделать.

Что такое платёжный календарь и кому он нужен

Платёжные календари представляют собой план на будущее в виде таблицы со всеми поступлениями и платежами. По календарю видно, в какие дни не хватит денег, чтобы покрыть расходы. Вы сможете заметить это заранее и придумать, где взять средства для оплаты или как её перенести. Так календарь помогает избегать кассовых разрывов и сохранять репутацию надёжного партнёра, который не допускает просрочек.

Этот инструмент используют не только те, кто регулярно сталкивается с кассовыми разрывами из-за нехватки денег, но и крупный прибыльный бизнес.

Например, развитие нового направления требует больших вложений. Нужно арендовать производственное помещение, склад, закупить оборудование и сырьё для производства, нанять hr-менеджера для поиска сотрудников и выделить деньги на зарплату. Бездумно тратить деньги со счёта нельзя. Каждый крупный платёж подбивайте под поступление от контрагента — планируйте покупку оборудования на следующий день после получения оплаты от крупного заказчика.

Как составить платёжный календарь

Разработать форму платёжного календаря не сложно. В ней должна быть следующая информация:

Список можно дополнять или урезать. Например, в поступлениях выделить особо крупных покупателей, а при наличии нескольких производственных участков разбить их по цехам. Можно дополнить информацией о центрах ответственности, ставках НДС, номере счета и так далее.

Обычно платёжный календарь составляется на месяц — по каждому дню. Это связано с тем, что любой платёж нужно совершить до конкретной даты. Например, платить проценты за кредит по графику. Даже один день просрочки ведёт к начислению пени и ухудшению кредитной истории.

Пример платёжного календаря:

Поступления

от сдачи имущества в аренду

Платежи

за сырьё и материалы

выплата заработной платы

оплата взносов во внебюджетные фонды

оплата процентов по кредитам

САЛЬДО ДЕНЕЖНОГО ПОТОКА

САЛЬДО ДЕНЕЖНОГО ПОТОКА С УЧЁТОМ ОСТАТКА (допустим остаток — 200 000)

Самое сложное в планировании платёжного календаря — наполнить его информацией. Чтобы выяснить суммы и даты платежей и поступлений, пригодится помощь всех отделов компании:

Сумма платежей может быть больше, чем сумма поступлений. Это не страшно, пока вы можете погашать эту разницу остатком денег на расчётном счёте и в кассе. Но если не следить за этим, то рано или поздно остаток исчерпается, и возникнет кассовый разрыв. А календарь помогает выявить его заранее.

Сформируйте платёжный календарь за три шага.

Шаг 1 — собрать информацию о поступлениях

Выясните, кто и сколько должен вам заплатить. Для этого поищите информацию у себя в бухгалтерии, обратитесь в отдел продаж, к юристу и руководителю:

Обратитесь в отдел продаж, чтобы узнать, когда ожидается оплата от контрагентов. У продажников должен быть готовый план на ближайший месяц, вам он нужен в ежедневном разрезе.

Узнайте у руководителя, планирует ли он получать кредиты, займы или субсидии. Это не ваш доход, но тоже поступление денег, которое нужно записать в платёжный календарь.

Уточните у юристов или найдите у себя документы по предстоящим поступлениям, ведь они формируются не только от продаж. Может быть, вы сдаёте помещение в аренду, выдали заём под проценты, ожидаете возмещения ущерба, ждёте возврата аванса от сотрудника и пр.

В платёжном календаре можно ввести систему «цветовой индикации». Например, вы знаете, что покупатель А точно заплатит деньги 10-го числа, а вот покупатель Б постоянно допускает просрочки. Поступление от А можно выделить зеленым, а поступление от Б — красным, чтобы чётко понимать, насколько высока вероятность получить деньги.

Шаг 2 — собрать все предстоящие платежи

На втором шаге ещё раз пройдитесь по отделам компании и аккумулируйте информацию о всех платежах: налогах, зарплате, взносах, оплате поставок, аренде, коммуналке и т.д. Разбейте их по контрагентам и статьям затрат.

Чтобы распределить налоги, пользуйтесь налоговым календарём, так вы точно не пропустите обязательные платежи. Даты выплаты зарплаты зафиксированы в коллективном соглашении или положении о выплате зарплаты.

После этого разнесите платежи по дням. Дату оплаты устанавливайте на последний возможный день. Если по договору за аренду нужно заплатить до 15-го числа, в платёжном календаре поставьте платёж на 15-е число. Обратите внимание на платежи, день уплаты которых приходится на выходные. Например, зарплату нужно будет заплатить в пятницу, а налоги можно отложить до понедельника.

Бухгалтеры малого бизнеса обычно все расходы прогнозируют сами. Для этого формируют оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 76 за предыдущие и аналогичные периоды и смотрят, какая сумма была там. Чтобы узнать, в какой срок совершили платёж, формируют карточку счетов 50 или 51.

Пример. В компании временные проблемы с инженерной службой, поэтому все коммунальные расходы приходится прогнозировать бухгалтеру. Чтобы спланировать платёж в августе 2020 года, он сформировал ОСВ по счёту 60 и посмотрел, какую сумму начислили в июле 2019 года. Результат прошлого года бухгалтер дополнительно скорректировал на объём производства и годовую инфляцию.

Использовать данные прошлого периода — удобно, но не всегда правильно. Ведь там могли просрочить платеж или перевести неверную сумму. Хорошо, если вы давно работаете в компании и знаете все эти нюансы, но новичок этого знать не может. Самый надёжный источник информации — договор. Здесь всегда прописывают крайний срок оплаты.

По итогу этого шага вы сможете сопоставить поступления с платежами и заметить, в какие дни не хватает денег. В таком случае переходите к третьему этапу.

Шаг 3 — проанализировать расходы

Разделите все платежи на две группы: что нужно оплатить строго в срок, а что можно отложить. Просрочка может вести к неустойкам и штрафам. Поэтому переносите только те платежи, получатели которых предъявят неустойку не сразу.

Например, зарплату, налоги и проценты по кредитам перенести практически невозможно. Просрочка — путь к пеням и штрафам, то есть новым расходам. Так же и с услугами связи: если провайдер сказал, что надо заплатить до 20-го числа, значит уже в день оплаты (вернее, неоплаты) интернет и связь выключат.

Есть расходы, которые можно двигать, но осторожно. С оплатой аренды или сырья можно подождать пару дней. Конечно, у поставщика есть возможность сразу выставить пеню за просрочку со ссылкой на статью 395 ГК РФ, но если вы сотрудничаете давно, он может пойти на уступки.

Кассовый разрыв в платёжном календаре

Нельзя потратить деньги, которых у вас нет. Посмотрите в свой платёжный календарь. Если в какой-то день остаток денег отрицательный, значит, намечается кассовый разрыв. Чтобы его закрыть, нужно пересмотреть порядок платежей или привлечь дополнительные поступления.

Пример. Бухгалтер ООО «Экспресс» начал вести платёжный календарь с августа. Остаток денег на 1 августа — 75 000 рублей. Каждый платёж уменьшает этот остаток, каждое поступление — увеличивает.

Вот пример несбалансированного платёжного календаря: у ООО «Экспресс» явно назревает кассовый разрыв.

Источник

Форма ТОРГ-31. Сопроводительный реестр сдачи документов

Компания в течение отчетного периода должна регистрировать всю документацию по приходным и расходным операциям перед сдачей ее в бухгалтерию. Для этого используется сопроводительный реестр сдачи документов по форме ТОРГ-31. Заполнением занимается материально ответственное лицо. Как правильно заполнить форму, разберемся в статье.

Общие сведения

Реестр по форме ТОРГ-31 — это первичный учетный документ. Бумаги по расходным и приходным операциям могут учитываться последовательно, либо для каждой разновидности операций применяется отдельный бланк. В реестре указывают данные о документах и организации, которая их отправила, количество листов, дополнительные сведения.

Материально ответственное лицо заполняет два экземпляра формы за каждый отчетный период. Один экземпляр нужно передать в бухгалтерию вместе с документами, а второй остается у работника, заполнившего реестр.

Вносить информацию в реестр можно от руки или на компьютере. При втором способе нужно иметь в виду, что подписи на документе должны быть «живые». Расписываются работник, сдающий документы (например, менеджер по закупкам), принимающий документы (бухгалтер), проверяющий документы (например, руководитель компании или уполномоченное на это лицо).

Несколько слов о форме ТОРГ-31

Эта унифицированная форма была закреплена для использования постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 года № 132. Она стала рекомендованной для применения с начала 2013 года (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). С этого времени организации сами решают, какие формы первички им применять: унифицированные или самостоятельно разработанные.

Если фирма приняла решение разрабатывать бланки сама, то нужно помнить о наличии обязательных реквизитов первичного учетного документа. Они перечислены в п. 2 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ «Закона о бухгалтерском учете». Разработанные бланки нужно утвердить в учетной политике компании специальным приказом руководителя.

Заполняем реестр по форме ТОРГ-31

Документ состоит из шапки и табличной части. В шапку необходимо внести такие сведения:

В табличной части нужно указывать такие данные:

На оборотной стороне таблица продолжается. Если количества строк в таблице не хватает, то в электронном варианте можно добавить необходимое число строк.

После заполнения таблицы подводят итог по количеству листов в документе. Далее прописью указывают общее количество бумаг и листов в них. Когда документ будет проверен, расписываются работники: сдавший документы, принявший документы, проверивший всю информацию о документах. Обязательно нужно указать должности и расшифровки подписей.

Разрешено ли вносить исправления в документ?

Если в реестре были выявлены фактические ошибки, например, работник неверно вписал номер документа или поставил не ту дату, то в этом случае исправить неточность можно с применением традиционного алгоритма:

Исправить ошибки нужно в каждом экземпляре документа. С внесенными изменениями знакомят всех работников, которые участвуют в заполнении или проверке данного реестра.

Источник