как сформировать счет на оплату в сбис
Добавить печатную форму
Для большинства документов можно создать собственную печатную форму. Порядок действий зависит от того, где она будет использоваться: в определенной операции, в разделе системы или карточке документа. Например, для операции «Реализация сотрудникам» может потребоваться печатная форма «Заявление на удержание из зарплаты», а для раздела «Бизнес/Продажи/CRM/Реализации» — шаблон договора на оказание услуги.
Новые печатные формы будут доступны только в операции, для которой вы их создали.
Если блок «Печатные формы и шаблоны» отсутствует — добавьте его: в поле «Можно добавить дополнительные блоки» нажмите «Печатные формы и шаблоны».
В списке печатных форм операции отображаются все шаблоны раздела. Редактировать можно только те из них, которые созданы для этой операции — они выделены черным шрифтом. Остальные печатные формы можно изменить из общего списка шаблонов.
Шаблон будет добавлен в тот раздел, где он был создан. Также вы можете загрузить готовую форму или скопировать существующую.
Если вы хотите шаблон, созданный для определенной операции, сделать доступным для всех документов раздела, сбросьте параметр на вкладке «Правила».
Шаблон будет доступен для печати во всех документах раздела. Можно добавить печатную форму, которая будет содержать список документов раздела, например счетов на оплату.
Шаблон будет добавлен в тот раздел, где он был создан. Также вы можете загрузить готовую форму или создать новую на основе копии готовой. Настройте шаблон.
В разделах, для которых не предусмотрены операции с документами, также можно создавать печатные формы, например, для номенклатуры в разделе «Каталог».
Шаблон будет добавлен в тот раздел, где он был создан. Также вы можете загрузить готовую форму или создать новую на основе копии готовой. Настройте шаблон.
Оформить входящий счет
Организация может выставить счет контрагенту как по ЭДО, так и в бумажном виде. Если поставщик прислал вам счет по ЭДО, все данные автоматически будут занесены в систему, а если на бумаге — их необходимо ввести вручную.
Счет по ЭДО
Проверьте и утвердите документ.
Проверьте реквизиты, наименования и количество товара. При необходимости скорректируйте данные.
Если наименования одних и тех же товаров в счете продавца и вашем каталоге отличаются, сопоставьте их.
Счет на бумаге
Если поставщик передает счет на оплату в бумажном виде или высылает сканы по электронной почте, внесите данные вручную.
Добавьте контрагента — в поле «Поставщик» введите ИНН/КПП организации или фамилию физического лица и выберите нужную запись из списка.
Если клиента нет в справочнике, добавьте компанию или создайте карточку физ. лица по ссылке «+ Физ. лицо».
Чтобы связать счет с документами оплаты, нажмите «Не оплачено» и выберите платежное поручение или расходный кассовый ордер.
Если товары или услуги уже предоставлены поставщиком, на основании счета оформите поступление. Нажмите ссылку «Не поставлено» — все поля в документе будут заполнены автоматически.
Построить список счетов
При работе с большой клиентской базой в разделе «Бизнес/Продажи CRM/Счета/Заказы» может накопиться много счетов. Чтобы упростить поиск нужных документов, воспользуйтесь фильтром и постройте список по определенным параметрам.
В разделе «Бизнес/Заказы/Счета» в фильтре установите параметр «Мои» — СБИС покажет все оформленные вами счета.
Компания может принимать оплату за услуги, а потом на основании счета оформлять наряд на выполнение работ. Чтобы вовремя отправлять специалистов к клиентам, регулярно проверяйте, какие счета уже оплачены, и оформляйте наряды.
В разделе «Бизнес/Продажи CRM/Счета/Заказы» на вкладке «Счета» в фильтре выберите параметры «Оплачено» и «Неотгруженные».
Построить список неотгруженных счетов можно также в разделе «Бизнес/Продажи/CRM» в блоке «Оплаты» или «Долги».
Если вы настроили в счете дополнительные поля, вы можете искать по ним документы. Например, если в счете задано поле «Город доставки», укажите его в фильтре — это поможет спланировать доставку сразу нескольких заказов.
Сначала выберите операцию, затем само поле.
Периодическая оплата по договору
Некоторые услуги компании оплачивают не сразу, а в течение срока действия договора. Например, аренду помещения — ежемесячно, бухгалтерское сопровождение — ежеквартально. Чтобы оплачивать все счета вовремя, настройте в СБИС периодическую оплату договоров. В календаре бухгалтера автоматически появится напоминание об оплате, из которого можно создать счет, чтобы провести его в системе.
Настроить периодическую оплату
Сначала настройте отдельный регламент для периодического договора, определяющий порядок обработки документа в СБИС. На его основе создайте договор с оплатой по графику.
Если в системе уже есть нужный договор, достаточно настроить регламент для периодической оплаты и применить его к документу.
Итог: в разделе «Документы/Исходящие/Договоры» появится новый вид договора — «Договор аренды». Теперь создайте сам договор и настройте график оплат.
Оплатить счет по периодическому договору
Согласно графику, установленному в периодическом договоре, в календаре бухгалтера будет появляться уведомление «Оплата поставщику».
После того как платеж будет проведен в СБИС, отправьте его в клиент-банк для автоматического перевода оплаты поставщику.
Как работать с документами в СБИС
руководитель отдела по работе с клиентами
5 мин на чтение
Нет времени читать?
Как создавать и удалять, редактировать и печатать, выгружать и контролировать документы в СБИС
Можно работать с входящими, исходящими и внутренними документами: создавать, редактировать,удалять, принимать и отправлять, регистрировать, назначать ответственных и контролировать.
Как создать документ в СБИС
Как контролировать документы в СБИС
Отслеживайте согласование и исполнение документов. Стадия обработки отражается в виде маленькой иконки в реестре и на стикере. Подробности прохождения можно узнать во вкладке «Лента событий» в самом документе.
Чтобы посмотреть статистику по всем файлам организации, откройте вкладку «Статистика». Информация там представлена в количестве и в процентах, можно воспользоваться различными фильтрами.
Как сохранить документ на компьютер
СБИС хранит все файлыв своих реестрах. Но, если нужно, вы можете сохранить архив себе на компьютер или на носитель.
Чтобы скачать один файл:
— PDF — нажмите «Сохранить в PDF».
Можно выделить несколько пунктов в реестре и выгрузить в PDF или Excel, нажав на значок дискеты в панели массовых операций.
Чтобы скачать весь комплект:
— ZIP — в виде zip-архива
— PDF — в виде печатной формы PDF со штампом ЭП.
— 1С или StoreHouse — в вашу учетную систему.
Как редактировать документы в СБИС
Исправлять текст нельзя, если автор закрыл его от изменений или оставил пользовательскую отметку. В других случаях, чтобы отредактировать:
Если до правок файл был запущен в обработку, повторно направьте его на согласование:
Как распечатать документы в СБИС
Источник, подписанный ЭЦП, имеет юридическую силу именно в электронном виде. Но также в СБИС любой файл можно распечатать:
Как удалить документы в СБИС
Чтобы удалить ненужный(е) файл(ы):
При этом он не удаляется окончательно, а перемещается в Корзину. Его можно восстановить: