Акт приёма-передачи оборудования
Необходимость оформления акта по приему-передаче оборудования возникает тогда, когда производится передача оборудования от одного юридического лица другому: при купле-продаже, вводе его в эксплуатацию, аренде и т.д. Акт является неотъемлемой частью другого основного документа, чаще всего, договора.
Иногда для подтверждения передачи оборудования приглашается третья сторона или какое-либо уполномоченное лицо, чья подпись на документе будет свидетельствовать о передаче оборудования в надлежащем качестве и количестве.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Правила составления акта
Организации могут оформлять акт приёма-передачи оборудования в свободной форме или же по специально созданному внутри предприятия шаблону, главное, чтобы он содержал в себе подробные данные о каждой из сторон, которые должны в точности совпадать с теми, что указаны в договоре или контракте. Это необходимо, чтобы не случилось распространенной ситуации, когда из-за одной неправильной буквы (е вместо ё) или ошибки может получиться так, что «заключили договор на передачу с одной фирмой, а приняли у другой».
Данный акт должен включать список оборудования с указанием производителей, марок, серийных номеров, количества и стоимости. Также в нем следует прописать внешний вид, физическое состояние, комплектацию, неисправности (при наличии) и пр., то есть все те параметры, которые были зафиксированы при предварительном осмотре оборудования.
Если уровень оборудования требует присутствия при приеме-передаче узкопрофильного специалиста, то его подпись также должна содержаться в документе и подтверждать качество передаваемой техники.
Перечень оборудования может быть включен в основной документ или же оформлен отдельным приложением к акту. Акт обязательно должен быть заверен руководством предприятий, между которыми состоялся факт передачи.
Оформлять документ можно как на фирменном бланке предприятия, так и на обычном листе А4 формата.
Акт должен быть обязательно составлен в двух экземплярах, а при участии в процедуре передачи третьих лиц количество копий должно быть равнозначным количеству участников процедуры передачи.
Каждый экземпляр нужно заверить оригинальными подписями. К документу при необходимости может быть приложена специальная техническая документация (сведения о ней нужно указать в акте).
Варианты приема-передачи оборудования
В зависимости от сложности передаваемого оборудования, этот процесс может проходить как в простой форме, так и в несколько этапов. Некоторые типы оборудования требуют предварительных испытаний и проверок, каждая из которых должна быть заверена соответствующим актом. Если передаточная документация оформляется должным образом, то она может служить основанием для снятия, либо введения данного оборудования в качестве основных средств организации в ее бухгалтерском учете.
Инструкция по написанию акта приёма-передачи оборудования
Если оно в отличном состоянии, то это нужно обязательно отметить, если же в нем имеются какие-то дефекты и неисправности, то это следует также зафиксировать (желательно в отдельном акте, который оформляется как приложение к данному документу).
Подписи сторон
Акт должен быть заверен подписями представителей организаций или же уполномоченных лиц. Документ можно заверить печатями, но не обязательно (с 2016 года наличие печати у юридических лиц не является требованием со стороны закона, а носит добровольный характер).
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Акты приема-передачи
Акт приема-передачи – документ, который оформляется при передаче различных активов и вещей. Он подтверждает нормальное состояние товара, его целостность, отсутствие брака. В документе фиксируется покупная стоимость и прочие показатели (марка, номер и прочее).
Когда составляется акт приема-передачи?
Акт необходим при приеме продукции одним лицом и передаче ее другому лицу. Документ сопровождает практически любые операции, связанные с приемом-передачей. К примеру, акт нужен при наличии этих обстоятельств:
В большинстве случаев акт оформляется при продаже продукции. Но потребность в нем возникает и при внутренних перемещениях ценностей. К примеру, при помещении объекта на склад.
Что содержится в акте приема-передачи?
Форма акта не установлена. Точное содержание документа определяется конкретной ситуацией. Однако, при любых обстоятельствах, в акте должны присутствовать обязательные реквизиты:
Если у принимающего лица есть претензии относительно качества передаваемого предмета, эти претензии также необходимо зафиксировать в акте. Иногда в документе фиксируется место передачи объекта. Если одной из сторон сделки является ФЛ, необходимо зафиксировать ФИО лица, паспортные данные, адрес.
Акт может составляться и на отдельное изделие, и на комплекс товаров. Но если это совокупность продукции, нужно обязательно указать это в акте.
ВАЖНО! Если принимающая сторона ставит подпись на акт, тем самым она подтверждает отсутствие претензий относительно качества товара. А потому, перед проставлением подписи, покупатель должен проверить продукцию на наличие дефектов.
ВНИМАНИЕ! Акт является бумагой с юридической силой. Он ограничивает требования сторон друг к другу. К примеру, подписанный покупателем акт обозначает, что покупатель претензий не имеет. Если между участниками сделки возникнут разногласия, документ поможет отстоять свои интересы в суде.
Дополнительные особенности
Акт будет иметь юридическую силу только при одновременном исполнении этих условий:
То есть, акт – это не самостоятельный документ. Однако он должен быть оформлен в соответствии со стандартными требованиями: печати, подписи, обязательные реквизиты.
Какие документы могут заменять акт приема-передачи?
Акт приема-передачи фиксируют эти положения:
То есть, документ, заменяющий акт, должен содержать те же сведения. Аналогичные функции выполняет товарная накладная. В ней также содержится информация об участниках сделки, о товаре. Там же фиксируются даты.
То есть, при передаче товара может использоваться или акт, или накладная. Однако, в некоторых случаях, составлять нужно именно акт. Требуется он тогда, когда необходимо зафиксировать претензии потребителя или их отсутствие. К примеру, он нужен при передаче дорогостоящего оборудования.
Форма ОС-14. Акт о приеме (поступлении) оборудования
Если организация купила оборудование и собирается использовать его для собственной работы, то при его приеме заполняют соответствующий акт по форме ОС-14. Оборудование после монтажа перейдет в разряд основных средств компании. Как правильно внести все данные в акт о приеме оборудования, мы рассказали в публикации.
Общие сведения о бланке и процедуре приема
Данная форма является унифицированным бланком, введена в работу Постановлением Госкомстата России №7 от 21 января 2003 года. Сейчас компаниям можно не использовать унифицированные формы, поскольку с начала 2013 года они приобрели рекомендательный характер (информация Минфина России №ПЗ-10/2012). То есть у организаций есть право дополнить форму ОС-14, а также остальные, необходимой информацией или разработать новую, главное, чтобы обязательные реквизиты документа были сохранены. Выбор любого из вариантов нужно зафиксировать в учетной политике.
Заполнять бумагу должна специальная комиссия, в обязанности которой входит прием основных средств компании и осмотр их на предмет дефектов. Утверждает документ после заполнения и подписания руководитель или сотрудник, уполномоченный на это.
К сведению! Документ может использоваться во взаимосвязи с другими. Например, после проверки оборудование отправляется на монтаж, по истечении работ заполняют бланк ОС-15 — это акт о передаче оборудования для монтажа. В случае выявления поломок или брака во время приема или испытания и работы с приборами заполняют форму ОС-16 (акт о выявленных дефектах).
Приемка оборудования может быть произведена тем подрядчиком, который будет его монтировать. В такой ситуации сотрудник, представляющий подрядчика, будет одним из членов комиссии, принимающей объект. Подрядчик как бы берет оборудование на ответственное хранение. За это он и будет расписываться в акте.
Таким образом, задача формы ОС-14 — подтвердить, что оборудование было принято, и зафиксировать все обнаруженные его недостатки.
Заполняем ОС-14
Документ имеет лицевую и оборотную стороны. Разберем каждую их них.
Лицевая
Сначала необходимо заполнить шапку документа. Сюда входит такая информация, как:
Важно! Блок для утверждения руководителем заполняет после внесения всей информации руководитель организации: ставит подпись, указывает должность и дату утверждения.
Далее вносят информацию о компании-поставщике и деталях поставки:
Затем начинается основная часть документа. Она состоит из двух таблиц. Первая должна содержать дату и время отправления груза, его прибытия и приема компанией, а точнее, дату и время:
Также в таблице нужно указать места отправления, прибытия и т.д. Все эти данные берутся из сопровождающих груз документов.
Оборотная сторона
Начинается со второй таблицы. В нее вносят информацию о поступившем оборудовании, такую как:
Далее подводят итог об обнаружении недостатков: повреждена ли упаковка, выявлена ли некомплектность.
После этого идет заключение комиссии: здесь указывают, что осмотр произведен, наличие претензий к упаковке и иным внешним показателям. Затем отмечают, какие документы прилагаются к акту, члены комиссии ставят свои подписи. Также необходимо указать должности сотрудников и реквизиты доверенностей, которые дают им право принимать оборудование. Далее расписываются: лицо, принявшее объект на ответственное хранение, и главный бухгалтер. Последний также ставит отметку об открытии инвентарной карточки учета объекта основных средств.
Заключительный этап — отметка руководителя об утверждении акта.
Внимание! Документ составляют в двух экземплярах: для передающей и принимающей сторон. Хранить бумагу необходимо в течение 5 лет.
Приложение N 4. Образец акта приема-передачи оборудования по государственному контракту
Приложение N 4 к Контракту
от «____»____________20____г.
N__________
(с изменениями от 19 августа 2020 г.)
Акт
приема-передачи оборудования по государственному контракту
от «__»______________20__г. N __________
Поставщик ________________ (полное наименование) в лице ________________ (должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, подписывающего Акт), действующего на основании ________________ (указываются реквизиты документа, удостоверяющие полномочия лица на подписание Акта), с одной стороны и Заказчик (Получатель*(18)) (полное наименование) ________________ в лице ________________ (должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, подписывающего Акт), действующего на основании ________________ (указываются реквизиты документа, удостоверяющие полномочия лица на подписание Акта), с другой стороны составили настоящий Акт о следующем:
1. Поставщик поставил, а Заказчик (Получатель) принял следующее Оборудование согласно Спецификации (Приложение N 1 к Контракту):
1.1. наименование Оборудования (марка, модель, год выпуска и другое): ________________;
1.2. наименование Оборудования (в соответствии с регистрационным удостоверением): ________________;
1.3. дата регистрации Оборудования и его регистрационный номер: ________________;
1.4. код позиции каталога товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд (при наличии): ________________;
1.5. единица измерения: ________________;
1.6. количество в единицах измерения: ________________;
2. Приемка Оборудования произведена следующим образом:
2.1. проверка по упаковочным листам номенклатуры поставленного Оборудования на соответствие Спецификации (приложение N 1 к Контракту) и Техническим требованиям (приложение N 2 к Контракту);
2.2. проверка полноты и правильности оформления комплекта сопроводительных документов в соответствии с условиями Контракта;
2.3. контроль наличия/отсутствия внешних повреждений оригинальной упаковки Оборудования;
2.4. проверка наличия необходимых документов (копий документов) на Оборудование: регистрационных удостоверений, документа подтверждающего соответствие*(25);
2.5. проверка наличия технической и (или) эксплуатационной документации производителя (изготовителя) Оборудования на русском языке;
2.6. проверка комплектности и целостности поставленного Оборудования.
3. К настоящему Акту прилагаются следующие документы, подтверждающие поставку Оборудования:
3.1. товарная Накладная от «__»___________ 20__г. N __________;
3.2. копия Регистрационного удостоверения от «__»___________ 20__г. N __________;
3.3. техническая и (или) эксплуатационная документация производителя (изготовителя) Оборудования на русском языке;
3.4. гарантия производителя от «__»___________ 20__г. N __________;
3.5. гарантия Поставщика от «__»___________ 20__г. N __________;
3.6. копия документа о соответствии*(25) от «__»___________ 20__г. N __________;
Заказчик (Получатель) несет полную материальную ответственность за принятое Оборудование. С момента подписания настоящего Акта все риски случайной гибели, утраты или повреждения Оборудования переходят к Заказчику (Получателю).
Акт приема-передачи материальных ценностей работнику
Передачу материальных ценностей как между подразделениями, так и между работниками компании нужно документировать. Под материальными ценностями понимаются товары, основные средства, материалы. Иногда для работы сотруднику выделяют инструменты или технику, принадлежащие организации. В этом случае в момент передачи оформляют акт приема-передачи материальных ценностей работнику. Разберемся, как его составить.
Общая информация о документе
Акт подписывают, когда работодатель передает работнику для исполнения его обязанностей запчасти, технику, инструмент и другие предметы, например, при работе на выезде или на дому. Сотрудник обязуется вернуть имущество по окончании работы.
Акт может выступать первичным учетным документом. На его основании бухгалтер будет делать отметки в бухучете компании о перемещении объектов основных средств между складами или сотрудниками. В таком случае надо снабдить документ всеми необходимыми для этого реквизитами (ч. 2 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 года). Из содержания акта должно быть ясно, кто передает и кто принимает объекты, какие это ценности и в каком каком количестве. Обязательны подписи работодателя и работника.
К сведению! Не нужно путать документ с актом приема-передачи ТМЦ на хранение — его форма МХ-1. Он используется для передачи ценностей на хранение другой организации. Для передачи ТМЦ от одного материально ответственного лица другому используют бланк ОП-18 либо разработанный на его основе.
Как составить акт приема-передачи материальных ценностей работнику
Форму компания разрабатывает самостоятельно. Подобную можно будет сформировать и для случая, когда работник увольняется или возвращается из командировки и сдает организации свой рабочий инструмент или технику. Разработанную форму нужно будет закрепить в учетной политике компании.
Что нужно указать в документе:
В конце документа должны стоять подписи сторон. Подписывать документ нужно только тогда, когда стороны полностью осмотрят предметы.
Важно! С момента подписания документа ответственность за сохранность имущества будет лежать на работнике.
Составленный акт нужно хранить в компании в течение 5 лет.
