как составляется служебная записка образец
Записки
Записка – это информационно-справочный документ, главная функция которого – обмен сведениями между лицами, подразделениями. Отличается вспомогательным характером. Существует множество видов записок: служебные, аналитические, докладные, пояснительные. Эти разновидности документов часто путают между собой из-за минимальных отличий между ними. Рассмотрим основные виды бумаг.
Служебная записка
Служебная записка – это документ информационного характера, нужный для передачи сведений между работниками и руководителями отделов, компаний и подразделений. Сообщения для передачи могут быть самыми различными: от оповещений от деятельности организации до уведомлений о ЧП, жалоб.
Главная цель составления такой записки – согласование вопросов, связанных с деятельностью компании. Оформляется документ тогда, когда решить проблему в устном порядке невозможно. На основании записок могут оформляться распоряжения.
Функции
Потребность в составлении записок появляется при наличии этих обстоятельств:
СЗ не входит в ОКУД, а потому сведения из нее не должны содержать приказы/распоряжения. Форма записки не оговорена в законе. Она может разрабатываться организацией самостоятельно. Разработанную форму нужно закрепить внутренним актом. К примеру, образец СЗ может содержаться в инструкции по делопроизводству.
Докладные записки
Основное отличие докладных записок – их получатель. Такие документы направляются вышестоящим сотрудникам: главбухи, руководители, замы. Причем ДЗ может отправляться не только руководителям своей компании, но и управленцам сторонней фирмы. Составляются они для информирования руководства о чем-либо. К примеру, это может быть уведомление о выполнении работ, о решении проблемы. Докладная записка наделяется юридической силой.
Обычно документ носит информационный или отчетный характер. Иногда записка может составляться с целью уведомления о ЧП.
Разновидности
Докладные записки подразделяются на виды в зависимости от своего содержания:
Записки также могут быть внешними и внутренними. Первые отправляются в другие компании, вторые необходимы для передачи сведений внутри одной фирмы.
Правила составления
Докладная – это документ, наделяемый юридической силой. А потому к нему предъявляются повышенные требования:
Текстовая часть документа определяется его назначением, целью составления.
Разница между разными видами записок
Служебные и докладные записки очень похожи между собой. Однако нужно учитывать и их различия:
Существует также еще один распространенный вид записок – объяснительные. Их отличие от остальных документов заключается в том, что они составляются при нарушениях трудовой дисциплины. Объяснительная включает в себя эти сведения:
Документ составляется при следующих обстоятельствах:
Еще один вид документов – пояснительная записка. Она служит дополнением к основному документу. Записка детализирует состав этого документа, дополняет его.
Служебная записка. Образец написания
Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.
Кто может писать служебную записку
Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Для чего нужна служебная записка
Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.
В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.
Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.
Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).
Основные правила написания служебной записки
Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.
Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения
Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.
Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.
После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.
Инструкция по написанию служебной записки
Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.
Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме
Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:
Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.
В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.
Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Для чего составляется служебная записка?
Служебная записка — документ, используемый в целях своевременного информирования коллег и руководства сотрудниками тех или иных подразделений фирмы о событиях, требующих внимания или принятия определенных рабочих решений. В служебной записке может отражаться:
Служебная записка может использоваться в документообороте как между подразделениями и сотрудниками на одном уровне в системе менеджмента фирмы, так и между структурами и работниками, находящимися в субординации. В этом служебная записка отличается, к примеру, от докладной, которая чаще всего предоставляется нижестоящими подразделениями вышестоящим или руководству фирмы.
Структура документа
В служебной записке приводятся:
В основном текстовом блоке записки фиксируются:
Где можно скачать пример служебной записки?
Вы можете загрузить образец служебной записки, подготовленный нашими экспертами:
Итоги
Служебная записка — универсальный документ, который может обращаться как между подразделениями фирмы, так и между сотрудниками, равными по статусу или находящимися в субординации относительно друг друга.
При оформлении записки важно корректное указание в ней Ф.И.О. и должностей составителя и адресата; фактов, их оценки и рекомендаций по ним (или просьб); заверение документа необходимыми подписями.
Ознакомиться со спецификой иных распространенных видов записок, используемых во внутрикорпоративном документообороте, вы можете в статьях:
Служебная записка
Служебная записка относится к одному из наиболее распространенных и востребованных способов взаимодействия руководителя компании и ее сотрудников.
Что такое служебная записка?
Это внутренний документ, при помощи которого можно:
Благодаря служебной записке должностное лицо сможет показать, что возникшая ситуация находится под его непосредственным контролем
Пример служебной записки
В тексте этого документа, составленного на стандартном листе формата А4, указывается информация о целях, оформленная в виде просьбы, заявки или предложения. Это может быть связано с проведением встреч, перемещением, поощрением или наказанием персонала, изменением в корпоративной культуре фирмы.
Подписывается этот внутренний документ руководителем подразделения, его заместителем или любым иным уполномоченным должностным лицом. С этого момента он вступает в силу до момента удовлетворения просьбы или отказа в этом.
Жестких требований к составлению и оформлению служебных записок законодательство не устанавливает.
Порядок оформления каждая компания диктует самостоятельно с учетом специфики деятельности, закрепляя его в таком локальном нормативном акте, как инструкция по делопроизводству.
Различия служебной записки, докладной и объяснительной
Некоторые должностные лица путают служебную с докладной запиской. Несмотря на их сходство, эти два документа отличаются друг от друга. Если в докладной руководство компании ставится в известность о том, что на том или ином участке существует проблема или сбой в работе, то в служебной не только приводится этот факт, но еще излагаются варианты решения возникшей проблемы.
Также чем-то похожа на докладную объяснительная записка, только ее чаще всего пишут подчиненные на имя своих вышестоящих руководителей. Этот внутренний документ используется для объяснения причин происшествия, описания предпринятых действий и обстоятельств произошедшего.
В некоторых случаях закон обязывает работодателя взять у работника объяснение при нарушении им трудовой дисциплины или нанесении материального вреда имуществу предприятия.
Как написать служебную записку?
Ее текст зависит от того, с какой целью она была написана. В начале документа указывается наименование компании и данные руководителя, которому она направляется. После этого составитель указывает собственные данные. Внизу с новой строки в произвольной форме излагается суть проблемы.
Если текст большой, он должен быть разделен на несколько абзацев. В первом описывается проблема, а во втором указывается просьба или предложение. Если просьба исходит от коллектива, в третьем абзаце указывается место их работы (цех, отдел, бригада) и фамилии работников, составивших документ. Свою подпись с расшифровкой ставит руководитель подразделения, а подписи остальных сотрудников могут быть приложены на отдельном листе. В конце документа проставляется дата составления.
Подпись должна быть собственноручной, а не отснятой на ксероксе, даже если документ напечатан на компьютере. Желательно, чтобы он имел свой порядковый номер.
О невыполнении служебных обязанностей
Случаи нарушения трудовой дисциплины могут быть установлены в процессе выполнения должностных обязанностей.
После того как указанные обстоятельства стали известны непосредственному руководителю среднего звена, он обязан сообщить об этом директору
В такой служебной записке указывается:
Чем точнее и правильнее был составлен документ, тем справедливее будет решение нанимателя.
На командировку
Оформить служебную записку о направлении в командировку достаточно просто. В ней указывается:
В конце документа руководитель компании накладывает свою резолюцию
О премировании
На основании такой служебной записки работника за хорошую и качественную работу могут материально поощрить. Составить такой документ вправе:
В служебной записке такого типа нужно указать:
Для получения премиальных выплат на основании служебной записки необходимо пройти несколько этапов:
Для того, чтобы правильно оформить эту бумагу, следует обратиться за помощью к опытным юристам компании Правовед.ру. Они проанализируют ситуацию и помогут подготовить именно тот вид документа, который необходим в вашей ситуации.
 | Людмила Разумова Редактор Практикующий юрист с 2006 года |
Комментарии
Подана служебная записка директору колледжа на недобросовестно выполненные работы по ремонту музыкальных инструментов. Качество и количество работ не соответствует смете. Служебная записка зарегестрирована. В течение какого времени директор должен отреагировать и провести работу по этой записке. Каким законом или статьями эти сроки определены?
добрый день тк рф — данный вопрос, по сроку рассмотрения записок, не урегулирован- на усмотрение директора…
Добрый день подскажите как правильно написать служебную записку на рассмотрение повышения заработной платы в связи с частыми командировками в другую область
Пишите в произвольной форме.
Кому, от кого, адрес свой укажите для ответа.
В самой записке пишите о ситуации на рабочем месте и просите добавки.
Изменение определенных сторонами условий трудового
договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по
соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных
настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий
трудового договора заключается в письменной форме.
Образец. В Железнодорожный районный суд
г. Новосибирска
(630132, г. Новосибирск,
ул. Железнодорожная, 4/1)
Истец: ФИО, адрес, телефон
Ответчик: ФИО, адрес, телефон
Третьи лица: 1. ФИО, адрес, телефон
2. ФИО, адрес, телефон
ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ
(о признании утратившим право пользования жилым помещением)
Иск не подлежит оценке
Госпошлина: 200 руб. 00 коп.
С 19 февраля 1992 года на праве соцнайма мне принадлежит квартира № _ дома № _ по ул. ____________ в г. Новосибирске (далее: спорная квартира).
Я, ответчик и третьи лица всей семьей вселились в спорную квартиру в феврале 1992 года на основании постановления Центрального РИКа от __________ 1992 года № ___, как это следует из ордера на вселение. Формально, по домовой книге, нанимателем спорной квартиры значится ответчик __ В.И. (мой бывший муж и отец третьих лиц __ В.В. и __ Д.В.). Договор соцнайма в письменной форме не заключен, однако факт его наличия подтверждается прилагаемыми к настоящему исковому заявлению копией ордера № __________ и выпиской из домовой книги.
В августе 1997 года ответчик __ В.И., в связи с фактическим распадом нашей семьи и созданием им новой семьи, выехал из спорной квартиры на постоянное место жительства в другое место, не сообщив о своем местонахождении. Наш брак был расторгнут решением Мирового судьи 3 судебного участка Железнодорожного района г. Новосибирска _____________ года (вступило в законную силу ___________ года, прилагается к настоящему исковому заявлению).
Со времени выезда из спорной квартиры (более тринадцати лет!) ответчик не оплачивал и не оплачивает жилищно-коммунальные услуги, намерений пользоваться квартирой не выражал и не выражает, вселяться в квартиру никогда не пытался. Сведений о своем пребывании, равно, как и телефонов для связи с ним, ответчик не сообщает ни мне, ни детям.
Вместе со мной в квартире с 1992 года проживают и зарегистрированы третьи лица __ В.В. и __ Д.В.
Ответчик также до настоящего времени состоит на регистрационном учете в спорной квартире. Данный факт подтверждается выпиской из домовой книги, прилагаемой к настоящему исковому заявлению.
Часть вторая статьи 69 Жилищного кодекса РФ предусматривает равные права нанимателя и членов его семьи по договору социального найма жилого помещения и солидарную с нанимателем ответственность по обязательствам, вытекающим из договора социального найма. К числу обязательств, вытекающих из договора социального найма, относится обязанность своевременной оплаты жилищно-коммунальных услуг (п. 5 ч. 3 ст. 67 Жилищного кодекса РФ).
Ответчик ни со мной, ни с детьми фактически не общается (звонит по телефону один – два раза в год), в спорной квартире не бывает, платежи за жилищно-коммунальные услуги с августа 1997 года не вносит и не намерен этого делать, о чем мне сообщает по телефону в ответ на мои просьбы оплачивать приходящуюся на него часть платежей. Бремя оплаты фактически полностью лежит на мне. Данный факт подтверждается прилагаемой к исковому заявлению справкой об отсутствии задолженности по оплате этих услуг. Также у меня имеются все квитанции об оплате за все время, начиная с августа 1997 года, которые я представлю суду для обозрения в судебном заседании.
Факт выселения ответчика из спорной квартиры на постоянное место жительства в другое место в августе 1997 года, а также иные изложенные выше обстоятельства могут подтвердить свидетели: ___________________ (проживает в том же доме, в квартире № _), ______________ (проживает в том же доме, в квартире _).
В соответствии с ч. 3 ст. 83 Жилищного кодекса РФ, в случае выезда нанимателя и членов его семьи в другое место жительства договор социального найма жилого помещения считается расторгнутым со дня выезда. Т.о., ответчик __ В.И., добровольно выехав в августе 1997 года из спорной квартиры на постоянное место жительства в другое место, в одностороннем порядке отказался от принадлежавших ему прав и обязанностей по договору социального найма, в связи с чем утратил право пользования спорной квартирой, поскольку договор соцнайма с этого времени считается с ним расторгнутым.
В соответствии с п. 32 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 2 июля 2009 года № 14 «О некоторых вопросах, возникших в судебной практике при применении Жилищного кодекса Российской Федерации», если отсутствие в жилом помещении указанных лиц не носит временного характера, то заинтересованные лица (наймодатель, наниматель, члены семьи нанимателя) вправе потребовать в судебном порядке признания их утратившими право на жилое помещение на основании части 3 статьи 83 ЖК РФ в связи с выездом в другое место жительства и расторжения тем самым договора социального найма.
При установлении судом обстоятельств, свидетельствующих о добровольном выезде ответчика из жилого помещения в другое место жительства и об отсутствии препятствий в пользовании жилым помещением, а также о его отказе в одностороннем порядке от прав и обязанностей по договору социального найма, иск о признании его утратившим право на жилое помещение подлежит удовлетворению на основании части 3 статьи 83 ЖК РФ в связи с расторжением ответчиком в отношении себя договора социального найма.
На основании изложенного и, руководствуясь ст. 3 ГПК ПФ,
ПРОШУ:
1. Признать ФИО, ________ года рождения, утратившим право на жилое помещение – квартиру № _ дома № _ по ул. ____________ в г. Новосибирске.
2. Допросить в качестве свидетелей по делу:
________________________________
________________________________
ПРИЛОЖЕНИЕ в копиях:
1. копия искового заявления для ответчика и третьих лиц
2. квитанция об оплате госпошлины (оригинал)
3. выписка из домовой книги
4. копия ордера
5. выписка из решения о расторжении брака от ___________ года
6. справка об отсутствии задолженности по оплате жилищно-коммунальных услуг
« » ____________ 2011 года
Истица_____________________ (__ Т.Ю.)
добрый день! Мне нужно написать служебную записку что я в данный момент замещаю сотрудника который занимался совершенно другой работой, должность была Логист. И чтоб мне выплатили эти надбавки. я даже не знаю как это называется. Как мне это правильно написать?
Здравствуйте Александра, Вы верно назвали Служебной запиской документ, в котором Вам необходимо изложить обстоятельства, что «в период с___ по ____ сотрудник ______ находится в отпуске и Вам приходится выполнять не только свою работу, но и работу сотрудника ___, которая запключается в следующем __________. В связи с изложенным прошу выплатить надбавку за совмещение долности ___ сотрудника.» Вручить такую Служебную записку лучше серктарю под роспись на копии. Копию сохзраните (как доказательство в суде).
Я бы добавил еще про оформление внутреннего совмещения, только тогда у работодателя появится обязанность по оплате.
Служебная записка на командировку: зачем нужна и как ее составить
Для оформления командировки руководителю достаточно выпустить приказ и ознакомить с ним работника. А сотрудник после возвращения составляет и передает в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами. Кроме того, внутренним документооборотом могут быть предусмотрены и другие документы — заявления, распоряжения и т.д. Но в некоторых случаях работодателю понадобится один особый — служебная записка. О ней и расскажем сегодня. Также вы сможете скачать готовый образец.
Зачем нужна служебная записка
Какие обычно в командировке возникают расходы:
Кроме того, могут быть расходы на материалы, страховку, оплату пошлин и т.д. Но основных затрат всего три.
Представим себе, что работник должен был поехать в командировку поездом, прожить в гостинице четыре дня и вернуться. Но в итоге обстоятельства сложились так, что он отправился в поездку на личном автомобиле; вместо гостиницы, на которую рассчитывали изначально, ему пришлось снять посуточно квартиру по договору, а в командировке он пробыл меньше времени, чем планировалось.
В итоге то, что указано в приказе, и фактические условия командировки отличаются. К тому же, даже если в приказе было указано, что сотрудник направляется в поездку на своем авто, бухгалтер может не знать подробностей — какой это автомобиль, например.
Конечно руководитель может издать еще один приказ, которым утвердит новые сроки и способ проезда, но для этого может использоваться и служебная записка. Работнику достаточно изложить в ней обстоятельства, приложить документы, а руководителю завизировать расходы.
В п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» устанавливается, что:
Работодатель, в Положении о командировках или ином внутреннем нормативном акте, может предусмотреть и иные сведения, которые необходимо включить в записку (это не противоречит закону, ведь ни утвержденной формы служебной записки, ни жестких требований по ее заполнению нет). Это могут быть: данные об автомобиле, объяснения (например, почему сотрудник вместо гостиницы арендовал квартиру или задержался в дороге), информация об итогах командировки (ранее для этого использовался отчет о командировке, но он не является обязательным документом и его вполне можно объединить с запиской).
Благодаря служебной записке бухгалтер сможет точно определить, за какое количество дней нужно выплатить работнику суточные, узнать, на каком именно транспорте он ездил, где проживал, есть ли подтверждающие документы для этих расходов и почему сведения отличаются от указанных в приказе (если такие отличия есть).
Служебную записку следует составлять на имя непосредственного начальника или того, кто направлял сотрудника в командировку и санкционировал расходы. Именно после того, как ответственное лицо (лица) завизирует расходы, записка должна попасть к бухгалтеру, чтобы он принял ее к учету.
Какие документы приложить к служебной записке
А вот остальные документы зависят от того, на каком именно транспорте работник передвигался.
Т.к. автомобиль или в собственности, или в аренде у организации, то есть договоры, карточки учета и т.п. Поэтому документы на само авто не понадобятся. Зато нужны документы по расходам на топливо — чеки.
Если сотрудник покупал топливо по корпоративной карте, то следует указать это в служебной записке. Подтверждающим документом об оплате будет выписка со счета.
Как правило, для того, чтобы такие расходы понести, работник должен предварительно согласовать с работодателем аренду (каршеринг), особенно, если изначально предполагался другой вариант поездки.
Планы на командировку могли измениться:
Если использование авто было внеплановым, сотруднику стоит дать пояснения — с чем связан выбор транспорта. Также необходимо предъявить такие документы как — договор аренды, чеки, акт приемки-передачи авто, акт оказания услуг (при аренде необязателен).
Если авто арендовано у физического лица вместо чека можно предъявить выписку со счета карты, подтверждающую перевод денег, расписку в получении наличных или чек из приложения «Мой налог», если физлицо является самозанятым.
Оплата таких расходов может происходить несколькими способами. Если это авто организация брала в аренду у сотрудника на время командировки, то нужно смотреть условия договора аренды:
По датам чеков можно косвенно определить сроки командировки и места, где побывал сотрудник. Если, например, он был командирован в Москву из Санкт-Петербурга, а чек на бензин у него из Тулы, то маршрут явно не совпадает и нужно запросить дополнительные объяснения или снять данные расходы из авансового отчета.
Главное — в служебной записке нужно отразить причины, по которым были понесены конкретные затраты. Примеры ситуаций, когда это может потребоваться:
Кстати, тоже можно сказать и о проезде в поезде или самолете, если сотруднику положена оплата за эконом, а он купил билеты в бизнес-класс, то должен объяснить свой выбор. Если это было пожеланием сотрудника — лететь классом получше, то ему могут компенсировать только часть стоимости билета, соответствующую эконом-классу (для этого работник может запросить у перевозчика справку о стоимости). Если же билетов эконом-класса не было, а полет нельзя было перенести, то руководитель может решить компенсировать полную стоимость билета.
Обратите внимание! В подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК указано, что принять в налоговом учете (по налогу на прибыль и аналогично для целей УСН) расходы на обслуживание в барах, ресторанах, в номере гостиницы нельзя (при условии, что такие услуги выделены в счете отдельно). Если же расходы включены в стоимость номера (например, по принципу all inclusive, «все включено») и отдельно не выделяются, то принять их в расходы можно.
Возместить сотруднику такие расходы и учесть их в бухгалтерском учете можно в любом случае, достаточно утверждения авансового отчета руководителем.
Т.е. сделана отметка принимающей стороной. В форме служебной записки можно заранее предусмотреть соответствующие графы. Или приложить такое подтверждение как отдельный документ (справку).
Документальное подтверждение изложенных в служебной записке обстоятельств — обязательно. Без подтверждения, все, что написано в документе — только ничем не подкрепленные слова работника.
Образец служебной записки
Форма служебной записки может быть заранее разработана организацией и включена в комплект документов, участвующих в документообороте.
Целесообразно сделать бланк приложением к Положению о командировках, с которым нужно знакомить работников под роспись. В этом случае они также должны будут ознакомиться с формой и требованиями по ее заполнению.
Читайте и другие статьи по теме командировок и авансовых отчетов из нашего блога: