как составлять табель рабочего времени образец заполнения
Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13
Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Кто заполняет табель учета рабочего времени
Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.
В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.
Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.
Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.
Форма Т-13. Особенности формы
Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.
Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.
Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.
Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.
Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13
В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.
В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.
Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).
В графе 4 ставим отметки по дням:
Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.
Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.
Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.
Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам
Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.
Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):
Т-13 для ноября
По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.
В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:
Альтернативное решение
Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:
Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.
Частные случаи
Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.
Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.
Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.
Форма Т-12
В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).
Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.
Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени
Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.
Учёт рабочего времени в Т-12
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.
В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.
Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.
При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.
Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.
Дата и подписи ответственных лиц
После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Образец заполнения табеля учета рабочего времени
Устанавливаем порядок учета рабочего времени: какие бланки использовать
В целях учета трудового времени сотрудников — обязательной процедуры в силу норм, которые содержатся в ст. 91 ТК РФ, — фирма вправе задействовать:
1. Автоматизированные системы, которые:
В качестве бланка документа, в котором фиксируются указанные учетные данные, при задействовании автоматизированной платформы может быть применена форма Т-13.
2. «Ручные» документы учета.
В этих целях может быть применена форма Т-12.
Скачать бланк табеля учета рабочего времени по форме Т-12 можно бесплатно, клкнув по картнке ниже:
3. Есть и различные «полуавтоматические» способы ведения учета — когда частичное заполнение табеля учета рабочего времени осуществляет ответственный работник, а остальное делает компьютер.
Узнать больше об особенностях структуры форм Т-12 и Т-13 вы можете в статье «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец».
Какие санкции предусмотрены за ошибки в табеле рабочего времени, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к Готовому решению.
Формы учета: особенности заполнения
Заполнение указанных форм может осуществляться по 2 принципам:
Внутренний порядок осуществления учета (одним из указанных способов — автоматизированным или ручным) устанавливается локальным нормативом работодателя.
Указанные формы бланков учета посещений работников были обязательны к применению до 2013 года, после — работодатели вправе использовать любые другие формы. Однако бланки Т-12 и Т-13 остаются привычными специалистам кадровых служб и активно используются до сих пор.
Как правильно заполнять табель Т-13
Если фирма предпочла первый, файловый способ учета, то при программировании автоматизированных модулей для внесения данных в форму Т-13 специалистам фирмы будет полезно обратить внимание на следующие нюансы:
1. В графе «Номер документа» автоматически проставляется порядковый показатель.
2. В графе «Дата составления» отражается последний день месяца, если документ составляется по итогам месяца, или иная дата составления, если табель оформляется в конкретных целях.
3. В графе «Код вида оплаты» могут быть отражены значения, определяемые в соответствии с локальными нормативами. Ориентиром по соответствующим значениям здесь может быть таблица, которая содержится в приказе ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387 (в ней закреплены коды, указываемые в справке 2-НДФЛ).
4. Условные коды таблицы (о явках, неявках, отпусках и прочих событиях), что заполняются программой в табеле, нужно использовать в соответствии с перечнем, который приведен в бланке Т-12.
Бланк по форме Т-13 можно скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Где можно загрузить пример заполнения формы Т-12 и Т-13
Скачать образцы заполнения табелей учета рабочего времени сотрудников по формам, рассмотренным нами, вы можете у нас на сайте:
Используя, к примеру, образец формы Т-13, подготовленный нашими специалистами, ответственный работник компании сможет:
1. Настроить ПО, входящее в состав автоматизированной платформы для учета.
Знать то, как заполнять табель учета рабочего времени на практике, специалисту по программному обеспечению для автоматизации кадрового учета просто необходимо, чтобы произвести корректную настройку такого ПО.
2. Задействовать образец заполнения табеля учета рабочего времени как пример готового кадрового документа при подготовке табеля на основе «ручного» бланка Т-12 на своем предприятии.
Если ваша компания желает использовать собственный бланк учета, отличный от унифицированных форм, скачать его образец вы также можете на нашем сайте по следующей ссылке:
Табель рабочего времени — образец заполнения
Итоги
ТК РФ предписывает всем работодателям вести учет показателей, отражающих посещение сотрудниками своей работы и количество их рабочих часов. В этих целях применяется табель учета трудового времени. Его работодатель может вести вручную или посредством автоматизированных решений. В первом случае применяется бланк Т-12, во втором — форма Т-13. То, какой именно бланк нужно задействовать кадровикам, прописывается в локальном нормативе.
Узнать больше о применении документов, связанных с кадровым учетом в организации, вы можете в статьях:
Табель учета рабочего времени на 2021 год
Табель учета рабочего времени — важный документ. Его обязан вести каждый работодатель. Данные, включенные в табель, необходимы как для расчетов с работниками, так и для налоговых целей. А значит, сотрудники ИФНС могут запросить этот документ при проверке. Сегодня мы расскажем, как правильно составить табель учета рабочего времени на 2021 год, и как надо его хранить. Также будет приведен образец заполнения этого документа.
Для чего нужен табель учета рабочего времени
Ведение табеля необходимо, прежде всего, для учета времени, отработанного сотрудниками. Данная обязанность работодателей закреплена в статье 91 ТК РФ. Отсутствие табеля само по себе является нарушением. Организация-работодатель в этом случае может быть оштрафована на 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Правильное и своевременное ведение табеля не только спасет от штрафа, но и значительно облегчит жизнь бухгалтерии. В большинстве учетных программ на этот документ «завязаны» расчет зарплаты по итогам месяца; среднего заработка, выплачиваемого при предоставлении отпусков и направлении в командировки, и проч. Программа на основании кодов, проставленных в табеле, сама определяет, какие периоды и суммы нужно учесть при расчете, а какие следует исключить. Это существенно сокращает трудоемкость вычислений, но в то же время повышает «цену» недочетов при заполнении табеля. Неправильное указание кода или времени работы может привести к неверному определению среднего заработка и неточностям в расчетах. А это, в свою очередь, повлечет ошибки при исчислении налогов.
Не обойтись без этого документа и при расчете среднесписочной численности сотрудников.
Помимо этого, табель может применяться для контроля за уплатой «зарплатных» налогов и других обязательных платежей. В частности, с его помощью можно проверить, правильно ли были определены базы по страховым взносам и НДФЛ, а также расходы на оплату труда.
Наконец, корректно заполненный табель облегчит формирование статистической отчетности. К примеру, форма П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников» практически полностью составляется по данным табеля.
Формы табеля учета
Коммерческие организации могут применять форму № Т-12 или форму № Т-13. Обе формы утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1.
Основное отличие между ними заключается в следующем: в форме № Т-13 отсутствует часть, посвященная расчетам по заработной плате. При этом Указания по заполнению формы № Т-12 разрешают и в этой форме не заполнять листы, посвященные расчету зарплаты. Это возможно, если ведется раздельный учет рабочего времени и расчетов с персоналом.
Соответственно, выбор между данными формами в основном зависит от настроек учетной программы. Так, если в организации учет расчетов с персоналом совмещен с учетом рабочего времени, то нужно использовать форму № Т-12 и заполнять в ней раздел 2. Если же учет рабочего времени отделен от расчетов с персоналом, то можно использовать любую из указанных форм.
Как фиксировать отработанное время
Законодательство допускает два варианта заполнения форм № Т-12 и № Т-13. Первый (наиболее распространенный) подразумевает ведение табеля сплошным методом — регистрируются явки, неявки и любые отклонения от «нормальной» работы (сверхурочная работа, командировки, работа в выходные и т.п.). Второй вариант предусматривает регистрацию в табеле только отклонений от нормального режима труда (неявок, командировок, сверхурочной работы и т.п.).
ИСТОРИЯ ВОПРОСА. До того времени, когда еще не было повсеместного распространения учетных программ, выбор метода заполнения Табеля зависел, как правило, от установленного в организации режима рабочего времени. При постоянной продолжительности рабочего дня (смены) кадровый работник мог ежедневно отмечать в Табеле только тех сотрудников, которые не вышли на работу, либо трудились меньше или больше положенного. В отношении остальных работников подразумевалось, что они присутствовали на рабочем месте ровно столько, сколько указано в трудовом договоре. Если же количество отработанных часов в различные дни (смены) могло отклоняться от нормы, то кадровой службе нужно было ежедневно вносить в Табель данные обо всех работниках, чтобы контролировать переработки.
Сегодня, когда кадровый учет почти полностью автоматизирован, метод отклонений практически не используется. Объяснение простое: при компьютерной обработке форм № Т-12 и № Т-13 пустые ячейки недопустимы.
Поэтому в настоящее время большинство работодателей ежедневно вносят в Табель данные о явке сотрудников. Для этого в верхней строке указывается код «Я» или «01» (если используются цифровые, а не буквенные коды), а в нижней строке проставляется цифра, соответствующая продолжительности рабочего дня в часах (обычно это «8»).
Возможны ситуации, когда в Табеле появляются дополнительные коды. К примеру, если сотрудник привлекается к сверхурочной работе. В таком случае в верхней ячейке за соответствующий день будет указано сразу несколько кодов, а в нижней проставлены соответствующие им часы. Так, если сотрудник проработал сверхурочно два часа, то в верхней графе табеля за такой день нужно проставить «Я/С» (или «01/04», если используются цифровые коды), а в нижней — «8/2».
Как отмечать отпуск
Если работник направляется в отпуск, то соответствующие дни в табеле учета рабочего времени отмечаются специальными кодами. При этом нижняя ячейка — количество часов — не заполняется.
Для отражения в формах № Т-12 и № Т-13 отпусков используются следующие обозначения: ОТ (09) — для основного ежегодного оплачиваемого отпуска, ОД (10) — для дополнительного оплачиваемого отпуска, предоставляемого некоторым сотрудникам (например, работникам с ненормированным днем; ст. 116 ТК РФ). Учебному отпуску соответствует код У (11), а отпуску «за свой счет» — код ДО (16).
Чтобы обозначить отпуск по беременности и родам применяется код Р (14). Этот же код используется в случае удлиненного отпуска, предоставленного из-за осложненных родов (ст. 255 ТК РФ). Для отражения отпуска по уходу за ребенком до трех лет используется код ОЖ (15).
ВАЖНО. Для цели заполнения табеля нет разницы между отпуском по уходу за ребенком до 1,5 лет и отпуском по уходу за ребенком до 3 лет. В любом из этих случаев ставится код ОЖ (15) за все дни соответствующего отпуска.
Выходные и праздничные дни в Табеле на 2021 год
По общему правилу, выходные и праздничные дни отмечаются в формах № Т-12 и № Т-13 кодом В (26) без проставления соответствующих часов. Однако если в эти дни сотрудник привлекается к работе, то надо отразить работу в выходной или праздничный день.
Для этого предусмотрен специальный код РВ (03). При этом в нижней ячейке нужно проставить количество часов работы в выходной день. А за день отгула, если таковой будет предоставлен работнику в качестве компенсации за труд в выходной день, в табеле следует указать НВ (28).
Срок хранения Табеля учета рабочего времени
Общий срок хранения форм № Т-12 и № Т-13 составляет пять лет. Этот срок исчисляется с 1 января года, следующего за тем, по которому велся Табель. Исключение составляют Табели, в которых была отражена информация о сотрудниках, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда. Указанные документы нужно хранить 75 лет, если они закончены делопроизводством (то есть исполнены и сняты с контроля) до 2003 года. Если это произошло в 2003 году и позднее, хранить нужно 50 лет. Такие правила установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Росархива от 20.12.19 № 236 (п. 402 перечня).
Чтобы не возникло претензий со стороны контролеров, заполненный Табель учета рабочего времени на 2021 год надо распечатать и подписать. На документе должны расписаться три человека: сотрудник, ответственный за ведение табеля, руководитель структурного подразделения и работник кадровой службы.
ВНИМАНИЕ. Поскольку табель должен содержать подписи указанных ответственных лиц, хранить его в электронном виде нельзя. Иначе возможны ситуации, когда подписать документ не получится (например, если сотрудник уволился, уехал, умер и т.п.). Обычно формы № Т- 12 или № Т-13 составляют за месяц, распечатывают и подписывают. Затем их собирают в единый табель за год.
Распечатанный и подписанный табель можно хранить в бухгалтерии, в кадровой службе, либо у руководителя (его секретаря). В таких случаях целесообразно определить работника, ответственного за сохранность документов. Если же организация имеет собственный архив, либо заключила договор со специализированной компаний на внеофисное хранение архива, то по окончании года табель следует сдать в соответствующий архив.
Образец заполнения табеля учета рабочего времени
В отделе продаж ООО «Лабиринт-2019» числится 5 сотрудников, включая руководителя. При заполнении табеля учета рабочего времени отдела за октябрь были учтены следующие данные.
Руководитель отдела Николашина О.И. отработала месяц полностью.
Старшему менеджеру Сердюкову П.И. 28, 29 и 30 октября по его просьбе был предоставлен отпуск без сохранения зарплаты.
Референт отдела Чеботарева Н.Е. брала неделю (с 14 по 20 октября) в счет очередного оплачиваемого отпуска, однако во время отпуска заболела. Больничный лист оформлен на 16 и 17 октября. В результате отпуск был продлен на 2 дня (21 и 22 октября).
Менеджер Бурновская Е.Г. весь месяц находилась в отпуске по уходу за ребенком.
Водитель-экспедитор Дуганов Е.В. был в командировке четыре дня (с 1 по 4 октября), а в течение двух дней (8 и 9 октября) привлекался к сверхурочной работе. Кроме того, по производственной необходимости он работал в выходной день (12 октября), в связи с чем ему был предоставлен отгул (14 октября).
Ниже представлены образец титульной страницы и раздела «Учет рабочего времени» табеля по форме № Т-12, заполненные на основании приведенных данных (по клику на картинке откроется полный размер изображения).
Как заполнить табель учета рабочего времени: как правильно его составить и оформить — инструкция по составлению и заполнению
Рассмотрим одну из операций, постоянно проводимых кадровиками и бухгалтерией. Разберемся, как правильно вести, заполнять и оформлять табель учета рабочего времени вручную. А также определим, для чего это требуется, какие бланки подойдут, что за реквизиты при этом потребуются, что за отметки проставлять и тому подобное.
Что это за документ и зачем он нужен
В него вписывается информация о том, сколько часов фактически протрудился каждый конкретный человек из всего персонала и какое количество неявок он совершил за отчетный период. Его наличие обязательно, согласно постановлению № 1 Госкомстата, принятому 05 января 2004 года.
Он полезен, так как помогает:
Бухгалтер должен знать, как делать табель учета рабочего времени на зарплату, чтобы правильно начислять сотрудникам организации оклады, премии, компенсации. Кадровику это необходимо для отслеживания явок и обоснования наложенных штрафов, взысканий или других санкций.
Данный документ выдается сразу после увольнения (по запросу бывшего подчиненного), а также может быть затребован налоговой службой в процессе проверки.
Кто его заполняет
Эта задача возлагается на уполномоченное лицо – либо на отдельно нанятого для этого специалиста, либо на эксперта из кадровой службы или даже руководителя структурного подразделения (в зависимости от ОПФ компании). Последние двое, помимо прочего, также должны подтвердить корректность внесенных данных своей подписью и без промедления передать деловую бумагу главбуху.
В условиях современной практики обычно табель учета рабочего времени ведут работники, внимание, именно назначенные приказом, содержащим Ф.И.О. и должность конкретного исполнителя. Если такой документ отсутствует, выясняют, предусмотрена ли подобная обязанность в заключенном контракте. Если нет, то любые требования о решении подобных задач со стороны начальства являются неправомерными.
В крупных организациях уполномоченное лицо вносит информацию в бланк и показывает его начальнику отдела, тот проверяет, визирует и передает деловую бумагу кадровику; он, лично убедившись в отсутствии ошибок, также ставит подпись и направляет ее бухгалтерам.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Как правильно составить и вести табель учета рабочего времени за месяц
Действующее законодательство гласит, что делать это можно по одному из следующих методов:
Гораздо более применимым на практике является первый вариант, потому что здесь все автоматизировано почти полностью. Плюс, он позволяет корректнее суммировать потраченные часы из разных смен и видеть при этом потенциальные сверхурочные, что помогает более гибко корректировать дальнейший график персонала.
Существует ли какая-то унифицированная форма
Да, Госкомстат утвердил два вида табелей учета рабочего времени: Т-12 и Т-13. Хотя строго придерживаться именно их необязательно – если нужно, фирма вправе придумать и использовать свои, просто типовые удобнее, так как они хорошо знакомы и другим организациям.
Более востребованной является Т-13, потому что она представлена не только в бумажной, но и в электронной версии, поэтому ее можно интегрировать в карточно-пропускную систему и вносить данные о прогулах и опозданиях автоматически. Главное – отладить ПО, чтобы не возникало ошибок.
Т-12 интереснее бухгалтерам, так как позволяет отразить оклады, премии и прочие отчисления, но провести ее через ПК пока нельзя, и в этом ее сравнительный минус.
Чем еще отличаются формы
Сферами применения: как уже ясно из вышеописанного, Т-13 актуальна на предприятиях, где важно строго контролировать опоздания. А Т-12 подходит в тех случаях, когда нужно подробно описывать характер денежных расчетов с сотрудниками: для этого в ней даже предусмотрен специальный раздел под номером 2, который остается пустым отдельным отражением зарплат.
Пошаговая инструкция по составлению и заполнению табеля учета рабочего времени на бланке Т-13
Сразу важное уточнение: в качестве метода выбираем сплошной – в данном случае он удобнее и нагляднее.
Шаг первый: Наименование организации и ее структурной единицы
В самом верху следует указать название компании и то ее подразделение, специалист которого создавал документ, допустим, производственный цех или отдел маркетинга.
Шаг второй: ввод кода по ОКПО
Под данной аббревиатурой скрывается информация из Общероссийского классификатора компаний всех ОПФ, хранящаяся в базе Росстата. Внимание, вписывать ее необходимо строго в специальную шапку в правом верхнем углу как:
Шаг третий: внесение номера и даты
Решая, как оформить табель учета рабочего времени, непременно учитывайте следующий момент: № ему присваивается строго по соблюдаемому на предприятии порядку, по состоянию на последний день текущего месяца, что обязательно и письменно отражается в предназначенных для этого полях – так, как показано ниже:
Шаг четвертый: выбор отчетного периода
Обычно это промежуток между началом и концом периода отчета (рассматриваемый нами документ является регулярным). В случае с нашим примером – с 01 по 30 июня.
Шаг пятый: ввод данных о сотруднике
Каждому вносимому в документ человеку присваивается отдельная строка. Он также получает индивидуальный номер, который впоследствии проходит через всю внутреннюю документацию, сохраняется в течение срока службы и не передается кому-то еще вплоть до увольнения (и даже в течение определенного срока после него).
Шаг шестой: информация о часах и явках
Проанализировав, как ведется табель учета рабочего времени, приходим к логичному выводу: эти сведения заполняются в сокращенном формате – чтобы не перегружать бланк. В общем случае приняты такие условные обозначения:
Шаг седьмой: вычисление конечного количества дней/часов
Наиболее верная и точная калькуляция осуществляется в 2 этапа:
Шаг восьмой: внесение сведений, позволяющих определить суммы выплат
Заполнить табель учета рабочего времени работников следует строго подходящими для этого кодами – они устанавливают тип и размер денежной компенсации, предусмотренной за тот или иной объем решенных задач. Существует целый список данных идентификаторов – он есть в открытом доступе, это справочная информация. В бланке (ниже на скриншоте) взятые два популярных:
Эти средства списываются на корреспондирующий (специальный бухгалтерский) счет. Он может быть разным – отдельно для оклада, командировочных, отпускных – или общим, сразу для всего.
Главное, что для каждого типа оплаты в девятом столбце необходимо указать число часов или дней, потраченных человеком на труд (фактически). Вот в «красной» ячейке приведены явочные и командировочные, а в «зеленой» – отпускные.
Если в течение рассматриваемого периода ко всему персоналу применим какой-то один вид зарплаты, то соответствующий ему код разрешено приводить в верхней части бланка, а седьмую с восьмой графы допустимо оставлять при этом пустыми.
Шаг девятый: сведения о поводах и продолжительности неявок
Во взятом нами примере составления и оформления табеля учета рабочего времени сотрудник на протяжении 13 суток не являлся на предприятие, но 3 из них был в служебной поездке, а 10 – отдыхал. Информацию об этом следует внести в 10-12й столбцы – причем обязательно буквенным сокращением, объясняющим причину, и цифрой, говорящей о сроке пропуска, в днях или часах:
Шаг десятый: подписи каждого ответственного лица
Необходимо проставить их в конце календарного месяца. Если брать наш случай, это обязанность менеджера (как уполномоченного подчиненного), начальника отдела и специалиста по кадрам. При отсутствии реквизитов хотя бы кого-то из них документ не может считаться действительным.
Порядок оформления и способ заполнения табеля учета использования рабочего времени по форме Т-12: пошаговая инструкция
Готовый документ по форме Т-12, подписанный уполномоченным специалистом, незамедлительно направляете в бухгалтерию и, в дальнейшем, именно по нему персоналу будут начислять оклад и другие выплаты.
Отметки об отпуске
Ключевая особенность того, как правильно заполнить рабочий табель, заключается в умении проставить соответсвующие коды:
Они записываются следующими сокращениями:
Учебный (зарплата сохраняется)
Учебный (зарплата не сохраняется)
Учебный (при сокращенном дне, без отрыва от производства)
Уход за младенцем до 3 лет
Доп. (не оплачивается)
В иных ситуациях, предписанных законом (тоже неоплачиваемый)
Прочие обозначения
Решая, как сделать табель учета рабочего времени, помните, что может содержать и следующие отметки:
Появление в праздник, в выходной (или приравненный к нему из-за карантина) день
Командировки, профессиональные курсы
Обучение без отрыва от производства
Учеба в ином населенном пункте, с прекращением труда
Отсутствие на месте
Прогул, но вынужденный, из-за неправомерного отстранения
Режим неполной смены
Неявка по уважительной причине (государственные или общественные обязанности)
Выходные или праздники
Причина не выяснена
Доп. выходной (оплачивается)
Доп. выходной (не оплачивается)
Простой, спровоцированный начальством
Простой, спровоцированный сотрудником
Простой в силу ни от кого не зависящих обстоятельств (велика вероятность, что в будущем его придется отрабатывать)
Отстранение с сохранением ЗП
Приостановка труда, вызванная задержками в ЗП
Цифровые коды оплаты труда
Стандартные отчисления (оклад, премиальная часть)
Деньги, предусмотренные ГПД
Выплаты по больничному
особие в связи с больничным
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Как правильно составлять табель учета рабочего времени на зарплату: образец заполнения Т-13 в 2021 году
Бланк обладает следующими реквизитами:
Вносить информацию необходимо строго по порядку, по описанной выше схеме.
Как правильно заполнять и считать табель рабочего времени: образец Т-12 в текущем году
По сравнению с предыдущей эта форма обладает сразу несколькими отличиями:
Это обуславливает немного другой алгоритм внесения отметок в соответствующие графы, но он тоже был весьма подробно рассмотрен выше.
Дата, подписи
Ответственный за создание документа сотрудник обязан указать, какую должность он занимает, а также расписаться, причем с расшифровкой, после чего передать деловую бумагу на рассмотрение начальнику своего структурного подразделения или, если его нет, непосредственно директору компании. Последний должен рассмотреть ее и при отсутствии ошибок утвердить, проставив аналогичные, но уже свои реквизиты.
Что делать после
Разберемся, как работать с табелем учета рабочего времени. Его следует распечатать, провести по всем заверяющим лицам, а потом начислить на его основании оклад или премию. Затем, когда документ будет уже не нужен, его необходимо сдать в архив и бережно хранить в течение 5 лет, чтобы была возможность предъявить его налоговой или увольняющемуся сотруднику.
Как устранить ошибки
Форма Т-13 удобна тем, что создается автоматически, из уже существующих в базе данных, поэтому при нормально настроенном ПО вся информация должна подставляться верно. Хотя для руководителя структурного подразделения это не повод расслабляться – перед подписью все равно лучше проверить.
Но даже если вы точно знаете, как делается и оформляется табель учета рабочего времени по форме Т-12, при заполнении вручную вы не застрахованы от описок и неточностей, допущенных по невнимательности. Если вы их обнаружили еще до визирования, это вообще не проблема – распечатку можно просто переделать. Если позже, придется создавать корректирующий документ, указывать в нем правильные данные и присваивать ему номер, следующий за неверным первичным. В качестве приложения к нему требуется служебная записка с подробным изложением причины внесения изменений и уточняющие бумаги, допустим, копия больничного листа, если исправляется прогул.
В противном случае любой недочет, обнаруженный в ходе налоговой проверки, грозит повлечь за собой штраф в размере 30-50 тысяч рублей (для юрлиц), а если ситуация повторится, то наложат еще более строгие санкции.
Мы подробно рассмотрели, как оформлять и заполнять табель учета рабочего времени для ИП и организаций, вручную внося соответствующие отметки. А программы, необходимые для автоматизации бизнес-процессов, а также ведения бухгалтерии, вы легко найдете в каталоге «Клеверенс»– обращайтесь для выгодного заказа надежного, функционального, удобного в освоении ПО.