как выставить счет в электронном виде
Сервисы для счетов, актов и накладных
Семь сервисов, которые помогут разобраться с документами для бизнеса
В этой подборке собрали сервисы, с помощью которых можно создавать любые бухгалтерские документы — бесплатно или за небольшую ежемесячную плату. Мы не включали известные онлайн-бухгалтерии, а взяли сервисы с простыми, но нужными функциями.
Сервис «Куб» помогает создавать счета, а затем на их основе — акты, накладные, счета-фактуры и универсальные передаточные документы.
Все реквизиты подтягиваются автоматически: банка — по БИКу, компании — по ИНН. Сервис считает НДС, автоматически ведет нумерацию документов и пишет итоговые суммы прописью. А еще документы можно отправить на емейл партнеру.
Начать пользоваться можно бесплатно, а дальше платить по шестьсот рублей в месяц.
Бизнес-пак
Программу «Бизнес-пак» нужно скачивать на компьютер, это что-то вроде 1C, но поменьше и попроще.
С Бизнес-паком можно создавать, хранить и печатать разные документы: договоры, платежные поручения, счета на оплату, накладные, акты выполненных работ, товарные чеки и кассовые ордеры. Как и Куб, программа умеет подтягивать нужные реквизиты и следит за нумерацией документов.
Бизнес-пак — полностью бесплатная программа.
Транзаптор
В сервисе «Транзаптор» можно создавать счета, отслеживать их статус и отправлять клиентам.
Сервис присваивает счету номер и следит за тем, чтобы номера не повторялись; считает НДС, пишет сумму прописью и запоминает товары и услуги. Можно создать расписание, чтобы каждый месяц нужные счета формировались автоматически.
А еще за Транзаптор не нужно платить.
Формз
Формз — простой, но понятный сервис для работы с документами. Можно создать счета, накладные, разные акты, счета-фактуры, платежные поручения, авансовые отчеты, приказы, договоры.
У Формза есть бесплатная стартовая версия, но на ней можно создавать не больше пятидесяти документов. На платной версии ограничений нет, стоит 300 рублей в месяц или 2880 рублей в год.
Супербух
Сервис «Супербух» ориентирован для бизнеса на упрощенке. С ним можно формировать счета, акты, коммерческие предложения, контролировать оплату счетов и отправлять документы на емейл.
Eще сервис позволяет размещать на бланках подпись, логотип и печать и автоматически подтягивает реквизиты в документы.
Тестовая версия Супербуха бесплатная, дальше — 180 рублей в месяц или 2040 рублей в год.
Финолог
У сервиса учета «Финолог» есть бесплатный функционал по выставлению счетов. Пользователь вводит реквизиты, добавляет логотип, печать и подпись — и получает готовый счет на почту или по ссылке.
Если Финолог понравится, можно попробовать сервис полностью: две недели пользоваться бесплатно, дальше — за 2990 рублей в месяц.
Биливинг
Биливинг — это сервис, который помогает создавать заявки, сметы и счета за несколько минут. Еще там можно массово выставлять счета-фактуры, добавлять логотип компании и принимать платежи.
У сервиса есть бесплатные и платные тарифы, а на бесплатном нет ограничений по количеству документов.
Как принимать платежи в интернете, не имея сайта. Выставление счетов от ЮKassa
Сегодня можно продавать товары и услуги офлайн или через соцсети, и такие бизнесы часто принимают оплату от своих клиентов дистанционно. Перевод с карты на карту не позволяет соблюдать 54–ФЗ и может вызвать недоверие покупателя. Выход из ситуации — выставление счетов.
Счета от ЮKassa можно выставлять прямо из личного кабинета или мобильного приложения. Вы можете отправить счёт по e-mail, ссылкой через SMS или мессенджеры, а затем следить за его оплатой.
Традиционные счета
Расчёты между юрлицами — устоявшаяся годами практика. Стороны приходят к договоренностям, подписывают контракт, и продавец выставляет счёт покупателю.
Такой счёт — это формальный платежный документ. Привычная форма счёта позволяет быстрее найти реквизиты, тем кто работает со счетами ежедневно.
Сейчас бухгалтерские системы и специальные сервисы помогают предпринимателям с выставлением счетов. А современные интернет-банки даже научились распознавать их для автоматического формирования платёжных поручений и оплаты.
Платежи от физлиц
Оплатить счёт по реквизитам могут и физические лица. Ещё некоторое время назад это был единственный способ безналичной оплаты товаров и услуг: клиент получал бумажный или электронный бланк, который можно было оплатить в отделении банка или на почте.
С появлением интернет-банков стало проще: не нужно куда-то ехать, идти, стоять в очередях. Но перебивать длинные номера расчётных и корреспондентских счетов, перепроверяя реквизиты, — малоприятное занятие. И ещё продавец ожидал получения денег. Иногда это занимало 2–3 часа, а иногда — несколько дней.
Клиенту порой было проще отказаться от покупки, чем проходить эти процедуры.
Когда требуется выставление счетов
Случаев, когда нужно принять деньги от физического лица удаленно, достаточно много. Ещё больше их стало с ростом интернет-торговли, удалённых услуг. Вот некоторые случаи.
Для этих и многих других случаев ЮKassa предлагает решение — сервис счетов для приема платежей в интернете.
Решение от ЮKassa
Допустим, у вас небольшой магазинчик авторских украшений в Instagram. Ваши подписчики делают заказы в Директ, а вы отправляете им товар курьерской службой или по почте. С ЮKassa вы можете создать счёт и отправить его покупателю в виде ссылки прямо в ответном сообщении. Как только товар оплачен, вы получите уведомление и можете паковать заказ.
Когда клиенту ЮKassa нужно принять деньги от своих покупателей, он заходит в личный кабинет и заполняет простую и удобную форму.
Чтобы выставить такой счёт, потребуется 1–2 минуты: нужно указать только цены, товары и контакты покупателя. А потом отправить счёт:
По e-mail. Покупатель получит обычное письмо, как в интернет-магазине, со списком товаров и суммой к оплате. В письме будет кнопка, направляющая на страницу оплаты при нажатии.
В SMS. Сообщение придет с ссылкой. По ссылке открывается отдельная страница со всей информацией о заказе. Покупатель видит количество товаров, их названия и общую сумму покупки.
Ссылкой. Её можно отправить как угодно — например, через WhatsApp, ВКонтакте, Instagram. По ссылке открывается подробная информация о заказе.
Вне зависимости от того, где покупатель получает счет, он может оплатить его удобным способом: одним из тех, что магазин-получатель подключил с ЮKassa. Например, банковский картой, с электронного кошелька ЮMoney, Qiwi или в кредит. Важно, что такой счёт легко оплатить и уверенному пользователю интернета, и пенсионеру. Не нужно открывать интернет-банк и искать куда вбивать реквизиты. Все интуитивно понятно.
Сразу после платежа продавец получит уведомление на почту или push в мобильном приложении. Деньги придут на расчётный счёт на следующий день.
Преимущества выставления счетов через ЮKassa
Контроль и аналитика. Каждый счёт сохраняется в истории, любой счёт легко найти по имени покупателя, названию товара, сумме и другим данным. Раздел с аналитикой покажет общие суммы продаж, конверсию в оплаченные счета, скорость оплаты счетов.
Мобильное приложение. Сервис доступен в мобильном приложении ЮKassa. Продавец может в любой момент времени выставить счёт, проверить статус счетов, получить push-уведомление об оплате.
Все официально. Покупатели не боятся оплачивать такой счет, видя надёжное платежное решение. Для магазинов, которые должны использовать онлайн-кассу, тоже все удобно. Сервис подставляет в счёте ставку НДС, передаёт все необходимые параметры платежа в онлайн-кассу, а она отправляет чек в налоговую.
Принимать оплату по счетам с ЮKassa — отличный способ вести бизнес в интернете просто. Сайт не нужен. Клиентам удобно платить. Они доверяют такому способу больше, чем переводу на карту.
Сервис выставления счетов на оплату
Для создания и ведения первичных (бухгалтерских) документов
Cчета, Акты, Накладные, Счета-Фактуры, УПД, Акты сверки, Договоры, Приложения, ПКО, РКО, Доверенности, Платежные поручения, Квитанции Сбербанка
Наши тарифы
Подключение осуществляется на основании Лицензионного договора.
Программный продукт «Выставить счет» включен в реестр российских программ.
Как подключить тариф?
Основным преимуществом нашего сервиса является отсутствие каких-либо ограничений на любом тарифе
Посмотрите какие возможности вам станут доступны сразу после регистрации
Подключайте платные опции, когда они требуются
Подключение осуществляется на основании Лицензионного договора.
Как начать пользоваться сервисом?
Подключите тариф «Пробный» и пользуйтесь всеми возможностями целый месяц
Тариф «Пробный» позволяет использовать все платные возможности сервиса в течение одного месяца. При необходимости данный тариф можно продлить несколько раз.
Подключение осуществляется на основании Лицензионного договора.
Пожалуйста, задайте все интересующие вас вопросы, мы с удовольствием на них ответим
Не нашли ответ на свой вопрос, задайте его нашим специалистам
Техническая поддержка предоставляется по электронной почте, по телефону, через ВКонтакте, Viber или Whatsapp
Вы можете заказать у наших специалистов разработку индивидуальных печатных форм, обработку и загрузку подписи и печати в счет, а также мы можем рассмотреть разработку необходимого функционала, которого вам не хватает в сервисе
Мы гарантируем полную конфиденциальность данных
Cоглашение об обработке персональных данных.
Все лица (далее Пользователи), заполнившие на данном сайте сведения, которые составляют персональные данные (в том числе электронный адрес), подтверждают своё согласие на обработку персональных и других данных. Оператор персональных данных (далее Оператор) не распространяет и не предоставляет персональные данные третьим лицам, использует их исключительно для исполнения договора и информационных рассылок. Самостоятельное удаление аккаунта отменяет согласие на дальнейшую обработку персональных данных и их хранение.
Пользователь и Оператор (совместно именуемые Стороны, а раздельно Сторона) обязуются использовать конфиденциальную информацию исключительно в целях, связанных с исполнением настоящего договора. Каждая из Сторон предпримет все необходимые действия, предотвращающие разглашение или противоправное использование конфиденциальной информации. Стороны соглашаются также, что доступ к любой конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам и представителям Сторон, деятельность которых непосредственно связана с исполнением настоящего договора.
Инструкция: выставляем счет онлайн
Для чего нужен счет
Счет — это платежный документ, который формируется продавцом и направляется покупателю с целью произвести взаиморасчеты по приобретенным товарам и оказанным услугам. В нем указываются условия сделки, определяя конкретные товары и услуги, а также порядок их приобретения. Счет можно выставлять как на основании заключенного договора, так и без его оформления.
Выставление счета на оплату и подписание его плательщиком, как правило, означает подтвержденное согласие последнего заплатить за приобретенные товары, услуги. Если приложить к расчету кассовый (товарный) чек, сделка будет иметь ту же юридическую силу, что и заключенный контракт.
Поставщик может оформить бумажный расчет либо сделать счет онлайн. По условиям договора или устной договоренности расчетная документация выставляется либо до момента получения покупателем товаров, услуг, либо по факту поставки.
В соответствии с действующим законодательством, продавец имеет право не выставлять счет на бумаге или онлайн. При взаиморасчетах достаточно будет указывать счет-фактуру, который сопровождает все операции, облагаемые НДС. Однако есть список ситуаций, при которых выставление счета на оплату (на бумаге или онлайн) является обязательным:
На практике также нередки случаи, при которых компании приходится перевыставить счет. Это представляется возможным, когда товары или услуги получает одно учреждение, а оплату осуществляет другое (договор аренды, в рамках соглашения о комиссии или по поручению).
Для того чтобы перевыставить платежный регистр онлайн, в условиях договора надлежит прописать обязанность оплаты одного участника сделки по обязательствам другого.
Формат счета
Действующее законодательство не регламентирует формальный вид счета, то есть унифицированной формы для бумажной или онлайн-формы не предусмотрено. Бланк счета может быть разработан организацией самостоятельно. Учреждение также вправе выставить счет, используя многочисленные шаблоны. Главное, что должен знать бухгалтер в данном случае, — это какие реквизиты нужны для выставления счета онлайн.
Для того чтобы выставить бумажный либо онлайн-вариант счета, необходимо заполнить следующие данные:
Может ли физическое лицо выставить счет
Выставить как электронный, так и бумажный счет могут разного рода компании (ООО, ПАО, НКО и проч.), бюджетные учреждения, индивидуальные предприниматели.
Разберемся, могут ли физические лица формировать счета. Если физическое лицо зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя, то проблем с выставлением счетов как на бумаге, так и в электронном виде возникнуть не должно. Если же гражданин, который не зарегистрирован как индивидуальный предприниматель, захочет выставить счет от своего имени, у него это вряд ли получится.
Такие физические лица не платят НДС, а счета могут формировать только те компании или ИП, которые являются плательщиками налога на добавленную стоимость. Если организация получит счет, который подготовил гражданин, не являющийся ИП и не уплачивающий налоги, вероятнее всего, она не будет производить по нему оплату. Следовательно, если физическому лицу нужно отправить счет, то сделать это можно только после открытия ИП или компании с иной организационно-правовой формой.
Если же организация продает товары, работы или услуги физическому лицу, то никакой проблемы в оформлении счета также не будет. Законодательно не запрещено оформлять расчетные документы на физическое лицо, выступающее в роли покупателя. В расчете в качестве реквизитов покупателя указывают его фамилию, имя, отчество и адрес.
Сроки оплаты по счету
Оплатить счет нужно в срок, который прописан в контракте и указан в самом расчетном документе. При этом в процессе исполнения договора запрещено менять условия и период оплаты.
Счет на оплату онлайн
В настоящее время находить способ, как выставить счет на оплату в электронной форме, совсем несложно. Многие сервисы в сети Интернет предлагают возможность выставить онлайн-счета абсолютно бесплатно. Это существенно облегчает работу специалистам и упрощает процедуру выставления платежных документов. Счета, сформированные таким образом, направляются заказчику по электронной почте, после чего покупатель их распечатывает и оперативно оплачивает.
Для того чтобы выставить и направить счет онлайн, заполнение реквизитов и содержательной части должно быть произведено корректно.
Рассмотрим процедуру заполнения онлайн-счета на примере одного из таких сервисов.
В первую очередь вводится номер счета по порядку. Порядковый номер может содержать буквы и числа, порядок нумерации утверждается в учетной политике организации. Далее проставляется дата.
Затем заполняются реквизиты продавца и покупателя. Данные можно ввести как по ИНН (заполнятся автоматически на основании идентификационного номера), так и вручную.
Далее вводится информация о товаре или услуге, их количестве, цене, единице измерения и налоге на добавленную стоимость.
В конце счета определяются условия оплаты.
Готовый и проверенный счет сохраняется, распечатывается или направляется покупателю по электронной почте для последующей оплаты.
Основные ошибки и комментарии при выставлении счета
Прокомментируем самые распространенные ошибки при выставлении счета.
Одной из самых существенных ошибок является нарушение срока выставления расчета — платежные документы должны быть направлены не позднее 5 дней после отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг и не позже периода, заявленного к вычету НДС.
Еще одна ошибка — отсутствие расшифровки подписей сторон. Контролирующие органы часто приводят данные о том, что на экземплярах сторон указаны разные даты.
Многие пользователи делают фактические ошибки при оформлении самого бланка, поэтому после заполнения данные счета нужно тщательно проверить.
Если после направления безналичного экземпляра платежных документов специалист обнаружил ошибку в реквизитах получателя, то заказчик обязан письменно уведомить об этом поставщика в кратчайшие сроки. Время, отведенное на исправление такой ошибки, продлевает срок исполнения контракта и фактической оплаты по платежно-расчетной документации.
Также сторонам стоит помнить, что с 01.01.2019 увеличился НДС. Теперь налог на добавленную стоимость составляет 20 %. Так как НДС часто указывается в расчете на оплату, новые значения налога нужно учесть всем специалистам, ответственным за формирование платежных документов, чтобы не допускать существенных ошибок при указании сведений об НДС.
В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.
Как выставить счет онлайн без ошибок
Конечно, операция, как сделать счет онлайн, для крупных бизнесменов и компаний не актуальна. Ведь у таких субъектов имеется свой бухгалтер или даже целая отдельная структура. Однако инструкция может пригодиться и таким акулам бизнеса. Ведь бухгалтер может заболеть, а подготовить документы на оплату нужно срочно.
Общие правила
Счет на оплату (СЧ) — это общепринятый документ, который повсеместно используется в деловой сфере. Выставление СЧ не обязывает стороны выполнять какие-либо действия. Например, в большинстве случаев он является неким сопровождением коммерческого предложения. То есть компания, рекламируя свои услуги, сразу прикладывает платежный документ, по которому можно оплатить услуги.
Обратите внимание, что в некоторых случаях СЧ может являться договором. То есть если совершить расчет по такому документ, будет считаться, что договор был заключен между сторонами. Например договор-оферта. Но такие условия действуют не всегда.
Унифицированного бланка, который обязательно использовать в работе, не существует. Ведь это не обязательный документ. СЧ можно выставлять, а можно и обойтись без него.
В работе можно использовать любой бланк. Предлагаем воспользоваться простой и подробной инструкцией, как выставить счет на оплату.
Обязательные реквизиты
Прежде чем приступить непосредственно к заполнению документов на оплату, необходимо разобраться, какие реквизиты нужны для выставления счета. Так, СЧ нельзя относить к обязательной бухгалтерской документации. И можно подумать, что специальных требований к документу нет. Однако это не так.
Обратите внимание, что СЧ на оплату в некоторых случаях можно отнести к отдельным видам первичной документации. Следовательно, к реквизитам такой бумаги предъявляют следующие обязательные требования:
Дополнительно можно указать реквизиты договора, если платежный документ выставляется на основании заключенного контракта.
Инструкция по заполнению
Рассмотрим выставление счета на оплату на конкретном примере. Используем бесплатный сервис от «Контур.Бухгалтерия».
В первую очередь регистрируем дату выставления платежной бумаги, а также ее номер. Напомним, что номер СЧ следует устанавливать в хронологическом порядке. Теперь следуем пошаговой инструкции.
Шаг № 1. Заполняем реквизиты продавца.
Внесите в СЧ следующие данные, характеризующие компанию, в пользу которой будет зачислен платеж:
Шаг № 2. Вносим данные покупателя.
В данном блоке регистрируем сведения о покупателе. Достаточно указать наименование фирмы, ИНН и КПП, а также юридический адрес. Если допустить ошибку, то придется перевыставить счет.
Шаг № 3. Информация о товаре.
Расписываем, какие товары, работы или услуги предлагается оплатить по СЧ.
Указываем наименование товара, единицу измерения и стоимость за единицу. Сервис самостоятельно произведет расчет итоговой суммы.
Шаг № 4. Проверяем реквизиты.
Когда все данные внесены, проверьте всю информацию еще раз. Готовый счет (онлайн-заполнение) можно распечатать. Заполненный бланк будет выглядеть так: