как заверить трудовую для ипотеки в банк
Как заверить копию трудовой книжки в 2021 году
Копия трудовой книжки: срок и порядок выдачи
Ст. 62 ТК РФ говорит, что выдать работнику документы (их копии), связанные с работой, работодатель должен в течение трех рабочих дней со дня получения от него соответствующего заявления. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Это касается и копий трудовых книжек.
ВАЖНО! Если работник выбрал электронный вариант ведения трудовой книжки, по его запросу работодатель обязан оформить сведения о работе сотрудника по форме СТД-Р.
Как правильно заполнить СТД-Р, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно.
Если работодатель затягивает с выдачей или вообще отказывается выдавать документы, он нарушает трудовое законодательство. А за это ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена ответственность. За первичное нарушение это будет:
Если нарушение повторится, суммы возрастут:
Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
Заверенная копия трудовой книжки по новому ГОСТу
Так что же значит указанное в ст. 62 ТК РФ «копии должны быть заверены надлежащим образом»? Рассказываем.
Копия — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенная копия — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).
Это значит, что вам нужно сделать копию с каждой заполненной страницы трудовой и проставить заверительные надписи.
С 01.07.2018 порядок оформления таких надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):
Подлинник документа находится в ООО «ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год.
Должность Подпись Расшифровка
Но для копии трудовой книжки будут три дополнительных нюанса:
Сколько действительна копия трудовой книжки
Закон срок годности копий документов не регламентирует. Однако нужно иметь в виду, что копия трудовой книжки может строго соответствовать подлиннику только на момент ее оформления. Это документ, который в любое время может быть дополнен новой записью (о переводе, например). И тогда копия уже не будет актуальной. Если к этому моменту потребность работника в копии еще не удовлетворена, придется делать новый вариант.
Кроме того, срок действия копии трудовой книжки может быть установлен той организацией, куда ее будут представлять. Например, банки для кредита берут копии не старше одного месяца.
Образец выписки из трудовой книжки вы найдете здесь.
Итоги
По запросу сотрудника работодатель обязан выдать заверенную копию трудовой книжки. Если работник отказался от бумажной трудовой и выбрал электронный вариант, работодатель должен выдать форму СТД-Р.
Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки
Без заявления — никаких документов
Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.
Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.
Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки
Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения за трудовой. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.
Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр. Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.
Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно. Учтите, что отказаться предоставить копию работодатель не может, это противоречит ТК РФ.
Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки
Копия, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому она должна соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку.
Обращаем внимание, что все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Поэтому у банков, ПФР и иных организаций могут быть собственные требования к заверениям документов. Их следует уточнить заранее.
Образец: как заверить трудовую книжку по действующему ГОСТу
Частые ошибки
Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, можно распечатать и держать под рукой образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.
На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания?
Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.
Где еще можно получить заверенную копию трудовой книжки
Нотариус копирует необходимые страницы (обычно это только заполненные листы), проставляет на них печать, дату и подписывает.
Но учтите, что нотариус может делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут. Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом может заверить трудовую книжку. Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию.
Услуги нотариуса всегда платные. Стоимость лучше уточнить в конкретной нотариальной конторе.
Сколько действует копия
На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока можно предъявлять заверенную работодателем или нотариусом копию трудовой книжки. Но в кредитных учреждениях, ПФР и иных организациях могут быть определенные требования. Обычно «срок годности» документа – не более 30 дней. При обращении за крупными суммами могут потребовать копию, подготовленную в течение 3–14 дней.
Обратите внимание, если в трудовой книжке появилась новая запись, то скопированный экземляр, сделанный ранее, уже не считается действительным. Его надо переделывать.
Копия трудовой книжки для ипотеки: сколько действует
Копия трудовой книжки, как правило, входит в комплект документов, запрашиваемых банком при оформлении ипотечного кредита. О том, зачем банку нужна эта копия, как ее получить, сколько она действует, а также возможна ли ее замена на другой документ, — в нашем материале.
Зачем банку копия трудовой книжки
Ипотечный кредит оформляется обычно на большую сумму и на продолжительный срок. Поэтому банку, выдающему такой кредит физлицу, необходимо убедиться в:
Все эти моменты свидетельствуют о том, что у заемщика присутствует постоянный доход на момент рассмотрения заявки на кредит, и он принимает меры к тому, чтобы такие поступления оставались постоянными или росли. Т. е. позволяют банку расценивать его как надежного плательщика.
Для получения вышеуказанной информации традиционно используется копия трудовой книжки, выданная работнику его текущим работодателем и заверенная им подписью ответственного за это лица и печатью.
Как получить копию и сколько она действует
Сама трудовая книжка в период работы хранится у текущего работодателя, обязанностью которого является ведение этого документа (ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Трудовая книжка относится к числу документов, связанных с работой, и копия с нее должна быть выдана работнику по его заявлению в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).
Срок действия для такой копии законодательно не установлен. Поэтому в отношении такого срока нужно ориентироваться на требования, предъявляемые банком, помня о том, что у каждого конкретного банка эти требования могут быть своими.
ПАО «Сбербанк России», например, приводя перечень документов, подтверждающих трудовую занятость и финансовое состояние заемщика, указывает в примечаниях, что копия трудовой книжки (как и выписка из нее) имеет ограниченный срок действия, составляющий 30 календарных дней с даты ее оформления.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Смотрите пошаговую инструкцию о том, как получить ипотечный кредит: как выбрать банк, какие предоставить документы, как заключить договор и рассчитаться с продавцом.
Документы, заменяющие копию трудовой книжки
2020 год ознаменовался появлением у всегда существовавшей лишь в бумажном варианте трудовой книжки ее электронного аналога (ст. 66.1 ТК РФ, Закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений…» № 439-ФЗ).
Электронная база, аккумулирующая сведения для электронной трудовой книжки (за ее ведение ответственен ПФР), будет содержать отражаемые в этом документе данные лишь с 01.01.2020 (п. 1.7 Приложения № 2 к Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п). Собираться эти сведения должны в отношении всех лиц, оформляемых на работу по трудовому договору вне зависимости от того, что работник может выбрать продолжение ведения трудовой книжки на бумаге (п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
Для лиц, выбравших бумажный вариант ведения трудовой книжки (решение о выборе нужно принять до окончания 2020 года — п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ), правила получения информации из нее не изменятся до тех пор, пока они не прекратят работать (п. 4 ст. 2 Закона № 439-ФЗ) или не примут решения о переходе на электронный документ, отражающий сведения о трудовой деятельности (п. 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Т. е. им придется запрашивать у работодателя копию трудовой книжки при наличии необходимости в ней.
Лица, выбравшие электронный способ формирования данных о трудовой деятельности, получат бумажную трудовую книжку на руки с записью о дальнейшем электронном ее ведении (п. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Периоды работы после 2019 года для них будет характеризовать другой документ — сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ). Причем работодатель сможет его сформировать лишь за период работы у него. Получение же полной информации, накопленной в электронной базе, окажется возможным (ст. 66.1 ТК РФ):
За период до 2020 года лица, перешедшие на электронную трудовую книжку, смогут предъявлять в банк находящуюся у них на руках бумажную трудовую книжку с тем, чтобы банк сделал с нее копию и самостоятельно ее заверил.
Со временем электронный способ накопления сведений о трудовой деятельности окажется единственно возможным, поскольку для лиц, впервые принимаемых на работу после 2020 года, бумажная трудовая книжка оформляться уже не будет (п. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Трудовая книжка является одним из главнейших документов, фиксирующих трудовые отношения. Она содержит важную информацию о профессиональном «багаже» работающего гражданина, заслуженных поощрениях, а также о причинах его увольнения с предыдущих должностей. Обязанность по ее заполнению лежит на работодателе, а хранится этот документ в кадровой службе, с возможностью выдачи на руки только увольняемым работникам.
Между тем нередки ситуации, когда человеку требуется копия указанной книжки для предоставления в ту или иную инстанцию. Как ее получить, если книжка находится не у вас, а у работодателя? Кроме того, простая копия будет недействительной, она обязательно должна быть определенным образом заверена.
Рассмотрим, как правильно осуществить эту процедуру и не допустить некоторых распространенных ошибок, чтобы полученная копия действительно была актуальной по месту предоставления.
Зачем может понадобиться копия трудовой
Документ, свидетельствующий о последовательной официальной занятости человека, может понадобиться ему не только при трудоустройстве на основное место работы. Перечень причин необходимости получить копию может быть весьма обширным:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Закон не ограничивает ситуации, в которых то или иное учреждение может потребовать у человека копию его трудовой. Все зависит от конкретной ситуации и цели.
Кто вправе заверять трудовую книжку
Далеко не любое должностное лицо имеет право производить эту процедуру. Ответственность за хранение и выдачу трудовой книжки законодательно лежит на работодателе, поэтому без его подписи и официальной печати, проставленных на каждой странице, копия не будет действительной. На некоторых предприятиях эти полномочия могут быть делегированы главному бухгалтеру или специально уполномоченному руководителем кадровому сотруднику.
Алгоритм заверения трудовой: шаг за шагом
Чтобы произвести процедуру заверения копии трудовой, не отклоняясь от требований Трудового Кодекса РФ, а также, чтобы копия была гарантированно принята в нужной инстанции, необходимо соблюдать ряд важных нюансов.
ВНИМАНИЕ! Не всегда нужно копировать каждую страницу книжки, ведь иногда требуется информация лишь об определенном периоде трудоустройства. Тем не менее копия титульного листа с личными данными сотрудника обязательна во всех случаях.
ВАЖНО! Получив на руки копию, сотрудник должен убедиться в правильности заверения (наличии отметки, подписи и печати на каждой странице либо наличие шнуровки и нумерации страниц), чтобы при необходимости своевременно внести корректировки. Несмотря на максимально отведенный срок в три дня, в большинстве организаций принято заверять копии трудовой прямо при работнике.
Отказ работодателя предоставить заверенную копию или допущенные отклонения от формы являются законодательными нарушениями.
Альтернативный способ заверения копии
Можно воспользоваться еще одним вариантом заверения, разрешенным законом. Он не требует специальных отметок на каждом листе копии, а только на последнем. При этом дубликат должен быть сброшюрован (прошит), а каждый его лист пронумерован. На шнуровку, выведенную на последнюю страницу, наклеивается прямоугольник из белой бумаги, на котором и ставится подпись и печать уполномоченного лица (печать должна затрагивать и часть листа копии), а также наносится информация о количестве сброшюрованных листов.
Для такого варианта заверения копию нужно выполнить на листах формата А4, причем каждая страница оригинала должна занимать отдельный лист.
К СВЕДЕНИЮ! В некоторых организациях, например, в банках, может существовать свой порядок, требуемый для удостоверения подлинности дубликатов. Рекомендуем сначала обратиться за инструкциями и образцом в учреждение, куда будет предоставляться копия документа.
Где заверить копию трудовой неработающим
Трудовая книжка у вас, а не у работодателя, но вам по какой-то причине необходима заверенная копия. Куда обратиться гражданину, в данный момент официально не трудоустроенному или уже являющемуся пенсионером? Заверить «дубль» своего трудового документа установленным образом он вправе:
Не допускайте этих ошибок
Самые распространенные ошибки, могущие свести на нет действительность заверенного дубликата или выписки из трудовой книжки:
ВНИМАНИЕ! Копия станет недействительной спустя месяц после выдачи, а также в том случае, если в оригинал в течение этого месяца были внесены дополнительные записи. Исключение составляет нотариально заверенная копия – ее срок действия неограничен.
Документы для оформления ипотеки
Банки предлагают несколько ипотечных программ на выбор. Даже если вы не знаете, какая именно программа подойдет вам, существует базовый и дополнительный набор документов. Если соберете базовый, он пригодится для любой программы.
Ипотека по двум документам
Хотя банк рассматривает заявку по упрощенной схеме, после одобрения потребуется собрать полный пакет документов о недвижимости или представить проект договора для покупки квартиры в новостройке. Также банк может попросить письменно подтвердить наличие первоначального взноса — предоставить выписку со счета, где лежат средства.
Ипотека с полным пакетом документов
Часто для понижения ставки банки запрашивают два вида документов: документы для подтверждения личности заемщика и для подтверждения дохода.
Документы для подтверждения основного дохода. Набор обязательных документов зависит от формы занятости заемщика.
Если сотрудник работает по найму, потребуется:
Адвокаты и нотариусы должны подготовить:
Пенсионеры дополнительно должны представить справку о назначенном размере пенсии.
Требования к документам для ипотеки. Даже если документы подаются дистанционно через личный кабинет, банк накануне сделки запрашивает все оригиналы для сверки данных. Документы должны содержать дату выдачи, обязательные реквизиты, печать (при необходимости), должность лица, их подписавшего.
Документы для программы «Молодая семья»
Участвовать в программе могут семьи, в которых возраст каждого из супругов не превышает 35 лет и которые признаны нуждающимися в жилом помещении.
Для участия в государственной программе потребуется подать в орган местного самоуправления по месту жительства следующие документы:
Документы для программы «Ипотека + материнский капитал»
Это программа льготного кредитования для молодых семей. Участники программы получают ипотечный кредит на покупку готового или строящегося жилья.
Для участия в программе потребуются:
Если на момент подачи документов в банк сертификата на материнский капитал нет, банк примет решение об одобрении заявки на кредит без него. Сертификат обязательно понадобится, когда подаются документы об одобрении покупаемой недвижимости.
Документы для программы «Военная ипотека»
По программе военнослужащие, у которых есть право на получение целевого жилищного займа, могут купить строящееся или готовое жилье — комнату, квартиру, таунхаус или жилой дом с земельным участком.
Чтобы оформить заявку на получение жилищного займа, потребуются: