Электронные авансовые отчеты а что так можно
Как бухгалтеру сократить время на обработку авансовых. Лайфхаки, о которых не все знают
Анфимычева Ирина, руководитель проекта
Авансовые отчеты — одни из самых труднодобываемых и труднозаполняемых бумажек в бухгалтерии. Шутка ли — надо стрясти чеки и билеты с подотчетника, проверить их достоверность, разобраться, куда относить расходы, да еще и заверять приходится как минимум четырьмя подписями сотрудников. И если вам удалось оптимизировать этот процесс — смело заносите в свою копилку бухгалтерских побед и козыряйте на собеседованиях.
Вы узнаете
Оформлять чужими руками
Бухгалтер сэкономит время, если оформлять авансовые будут сами сотрудники сразу в программе. Подотчетник получил деньги на командировку — создал авансовый в своем мобильном приложении — сфоткал билеты — отчитался по расходам.
Опасаетесь, что накосячат? Могут, но проверить быстрее, чем заполнять с нуля. А если уж совсем не доверяете — используйте гибридный вариант: сотрудник добавляет сканы в авансовый отчет, а вы уже разносите в расходы.
Для защиты от ошибок ограничьте выбор бухсчетов и статей расходов в авансовом отчете, чтобы сотрудник в принципе не мог выбрать «оплату труда» или «амортизацию».
Подписывать электронно
Компания сэкономит время, бумагу и деньги, если заменит беготню за подписями со всеми утверждающими авансовый отчет на электронное согласование. В таком маршруте авансового отчета учтены любые нюансы: какому бухгалтеру отправить на проверку, нужно ли дополнительно согласовать сумму сверх лимита.
Перевести на ЭДО удобно не только авансовый отчет, но и согласование бюджета и цели командировки, задания для бухгалтерии по переводу денег и т. п.
Настроить согласование АО электронно
Заполнять автоматически из ОФД
Обязанность проверять чеки на подлинность в законе не прописана, но может предусматриваться служебной инструкцией бухгалтера. А в случае налоговой проверки неизбежны доначисления по недействительным чекам. Пример тому — Решение от 31 июля 2019 г. по делу № А65-7109/2019. Поэтому большинство компаний все-таки проверяют, что занимает немало времени у бухгалтера.
Особенная бухгалтерская «радость» — проверка чеков на законность и автозаполнение списка покупок на склад. По QR-коду программа сама запрашивает чек в ОФД, а заодно и заполняет его реквизиты и перечень ТМЦ.
Заменить бумажные копии сканами
Электронный архив сведет на нет борьбу с выцветанием чеков, а значит, не потребуется копировать каждый.
Найти нужный документ станет в разы быстрее. А проследить всю цепочку от приказа до выплаты совсем просто по связанным с авансовым отчетом документам.
В случае налоговой проверки достаточно выгрузить электронный архив — никаких копий не потребуется.
Автоматизировать легко и недорого
СБИС упрощает заполнение авансовых отчетов для микробизнеса и крупных компаний.
Никаких затратных вложений — достаточно программы и смартфона, чтобы минимизировать ошибки и потери компании от левых чеков.
Для крупных компаний с филиалами СБИС сокращает расходы на пересылку по стране и обработку авансовых отчетов. Гибкая настройка маршрутов и печатных форм подстроит программу под индивидуальные нужды компании.
Для автоматизации не нужно отказываться от своей учетной системы — СБИС интегрируется со многими из них.
Электронные авансовые отчеты: а что, так можно?
Трудный путь авансового отчета
Для начала разберемся, с какой целью создаются авансовые отчеты.
Сотруднику, который вернулся из командировки или купил канцтовары для нужд компании, важно, чтобы работодатель возместил ему все расходы. Для этого необходимо сформировать авансовый отчет, прикрепить к нему подтверждающие документы, дойти до руководителя и проставить его визу (руководитель же должен подтвердить целевое расходование денежных средств), затем как-то доставить (лично либо путем пересылки по почте) все эти бумажки в бухгалтерию.
Поскольку бухгалтерия работодателя заинтересована в том, чтобы расходы были подтверждены документами должным образом, она обязательно проверит правильность оформления документов и в случае чего может вернуть авансовый отчет на доработку. Если это произойдет, сотруднику придется вновь идти в бухгалтерию либо дожидаться доставки документов по почте, при этом нет 100%-ной гарантии, что документы не потеряются в пути.
Процесс оформления и согласования авансовых отчетов получается длительным и трудоемким. Можно ли как-то его упростить, облегчив жизнь и сотруднику, и работникам бухгалтерии? Единственный вариант — максимальная автоматизация процесса.
Отчет и оправдательные документы: всем ли доступен электронный вид?
Сами авансовые отчеты уже давно можно вести в электронном виде. Об этом явно говорится в письме Минфина России от 12.04.2013 № 03‑03‑07/12250. Что важно: авансовые отчеты сотрудники могут подписывать, используя простую электронную подпись или усиленную неквалифицированную подпись при введении соответствующего внутреннего регламента в организации (см. письмо Минфина России от 20.08.2015 № 03‑03‑06/2/48232).
Таким образом, согласовывать авансовые отчеты внутри организации можно в электронной форме, используя возможности системы электронного документооборота.
Что касается подтверждающих документов, то некоторые из них изначально создаются в электронном виде, другие имеют только бумажную форму и должны быть переданы в бухгалтерию именно в таком виде.
К документам, с которыми наиболее часто имеют дело подотчетники, относятся, в частности, документы на проезд.
Например, при покупке проездных документов через интернет сотрудник получает на электронную почту электронный билет (купон). Минфин России допускает предоставление таких документов в бухгалтерию в электронном виде.
Так, в письме от 25.08.2014 № 03‑03‑07/42273 в отношении железнодорожных поездок финансисты разъяснили следующее: для возможности признания в целях налогообложения прибыли организации расходов на приобретение железнодорожного билета документом, достаточным для подтверждения факта поездки, является контрольный купон электронного проездного документа (билета), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.
А вот для подтверждения факта совершения авиаперелета, кроме сформированной автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут-квитанции электронного документа (авиабилета), потребуется оригинал посадочного талона (на бумажном носителе) (письма Минфина России от 18.05.2015 № 03‑03‑06/2/28296, от 06.04.2015 № 03‑03‑06/19229). При этом посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре (письма Минфина России от 09.10.2017 № 03‑03‑06/1/65743, от 06.06.2017 № 03‑03‑06/1/35214).
Обращаем внимание, что в последнее время Минфин России не считает отсутствие посадочного талона препятствием для учета расходов на перелет, но только в том случае, если факт совершения работником перелета будет доказан иными аналогичными документами, например справкой авиакомпании (письма Минфина России от 25.06.2018 № 03‑03‑07/43484, от 18.12.2017 № 03-03-РЗ/84409). Однако иметь посадочный талон все же предпочтительнее, ведь в противном случае бухгалтерия получает головную боль, связанную со сбором доказательств, которые бы удовлетворили налоговиков в случае проверки.
Еще один пример документа, оправдывающего авансовый отчет, — это служебная записка. Она может оформляться, в частности, при использовании работником личного автотранспорта для проезда в командировку. Явных требований по оформлению таких документов только на бумаге нет. Опять же ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» допускает создание подтверждающих документов исключительно в электронной форме. Это возможно, если документы заверяются электронной подписью (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
Еще одна ситуация оформления служебной записки — когда по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке. В этом случае сотрудник по возвращении из командировки оформляет служебную записку, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о датах прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К служебной записке сотрудник прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования. Важно отметить, что если с принимающей стороной налажен электронный документооборот, то подтверждение можно запросить в электронном виде и не распечатывать его.
Получается, что бухгалтерия имеет право принимать к учету документы, изначально созданные как в электронной форме, так и на бумажном носителе. Посмотрим, как, используя эту возможность, организовать согласование и хранение документов, чтобы сэкономить время сотрудника и не подвести под штрафы или лишние налоги бухгалтерию.
Оптимальный процесс
Согласование имеющегося у работника пакета документов следует проводить в электронном виде. Для этого подтверждающие документы, созданные в электронной форме, вносятся в систему электронного документооборота в неизменном виде, а бумажные документы сканируются.
Сам авансовый отчет сотрудник подписывает с помощью механизма простой электронной подписи или усиленной неквалифицированной электронной подписи (письмо Минфина России от 20.08.2015 № 03‑03‑06/2/48232). После утверждения авансового отчета руководителем и бухгалтером (также с использованием электронной подписи) сотрудник передает оригиналы бумажных документов в бухгалтерию на хранение.
Такой механизм работы будет удобен для сотрудника, которому не придется бегать по кабинетам, и безопасен для бухгалтерии.
При подготовке к камеральным налоговым проверкам появляется необходимость распечатать авансовый отчет и связанные с ним подтверждающие документы. При этом бумажная копия авансового отчета заверяется с отметкой о том, что документ подписан электронной подписью. Законодательство допускает такой способ работы (см. письмо ФНС России от 10.11.2015 № ЕД-4-15/19671).
При подготовке к выездным налоговым проверкам документы, созданные в электронном виде, печатаются, авансовый отчет заверяется (как и при камеральных проверках), а документы, изначально созданные на бумажных носителях, достаются из архива.
Почему бухгалтерия «придирается» к оформлению авансовых отчетов?
Прежде всего потому, что при расчете налога на прибыль произведенные работником расходы можно отнести на уменьшение налоговой базы только в случае, если эти расходы документально подтверждены, а приобретенное имущество (работы, услуги) используется в деятельности, направленной на получение дохода. Эти требования содержатся в п. 1 ст. 252 НК РФ. В нем также сказано, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Кроме того, правильное оформление расходов, понесенных через подотчетных лиц, имеет значение для исчисления НДФЛ и страховых взносов. Только при наличии подтверждающих документов компенсация таких расходов работнику не является выплатой в его пользу и, соответственно, не учитывается при расчете:
НДФЛ (письмо Минфина России от 08.04.2010 № 03‑04‑06/3-65);
взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ст. 420 НК РФ);
взносов на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).
Оптимизация электронного отчета
Можно ли заменить авансовый отчет в стандартном бумажном виде полностью на электронный? Как в таком случае предоставлять документы-приложения? Давайте разберемся.
Авансовый отчет – кто, кому, зачем?
Сотрудник, который был в командировке или закупал для нужд компании какие-либо хозтовары, для возмещения своих расходов должен предоставить авансовый отчет с приложением документов, отражающих его траты. Для начала этот отчет необходимо составить, приложить к нему чеки или накладные, после завизировать у руководителя — который подтверждает, что расходы были совершены на благо организации, а затем предоставить в бухгалтерию. Причем если бухгалтерия расположена в удаленном подразделении, придется отправлять документы почтой или курьером, что добавит еще несколько дней к ожиданию в том числе и денежной компенсации, плюс к этому всегда есть риск утери бумаг.
Бухгалтер внимательно проверяет правильность составления отчета, корректность приложений и может вернуть его на доработку, если находит неточности или ошибки. После корректировки авансовый отчет должен повторить свой путь. Это действительно долго, трудоемко и отнимает массу времени и у подотчетного сотрудника, и у бухгалтерии, а также многократно усложняется процесс контроля у руководителя. Как всё это оптимизировать? Ответ однозначен – комплексно автоматизировать.
Авансовый отчет и приложения в электронном виде – так можно было?
Российское финансовое законодательство разрешает компаниям вести авансовые отчеты в электронном виде. Об этом идет речь в письме Минфина России от 12.04.2013 № 03-03-07/12250.
Также если в компании используется система электронного документооборота, сотрудник может использовать для заверения отчета простую или усиленную неквалифицированную электронную подпись. Это закреплено в письме Минфина России от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232.
Значит, и предоставлять, и утверждать авансовый отчет в электронном виде реально. В качестве приложений можно использовать, как изначально электронные документы, так и бумажные — в бухгалтерию они предоставляются именно в том виде, в котором были созданы. Рассмотрим это на примерах.
Подотчетные сотрудники предоставляют в качестве подтверждений различные документы, в случае с отчетом по командировке существенную часть из них занимают проездные. Если билет на поезд покупается через интернет, то на почту приходит подтверждение в виде электронного билета. Министерство финансов разрешает прикладывать такие купоны в виде приложения к отчету. В частности, в письме Минфина от 25.08.2014 № 03-03-07/42273 говорится, что приложить к отчету в электронном виде разрешено контрольный купон электронного билета.
Если же сотрудник использует для прибытия на место командировки не поезд, а самолет, ситуация обстоит иным образом. В этом случае подтверждением становится бумажный оригинал посадочного талона. Ссылки на это требование есть в письмах Минфина России от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296 и от 06.04.2015 № 03-03-06/19229. И сразу же в двух других письмах Минфина России от 09.10.2017 № 03-03-06/1/65743 и от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214 оговаривается, что и на бумажном, и на электронном оригинальном посадочном талоне должны присутствовать отметки о том, что сотрудник действительно использовал для перемещений данный авиарейс. В качестве доказательства может выступать отметка о досмотре на купоне.
Сегодня подтвердить факт перелета можно не только оригинальным посадочным купоном с соответствующей отметкой, но и справкой из авиакомпании. Однако запрос такой справки менее удобен для командированного сотрудника, так как создает ему дополнительную бюрократическую работу и отнимает рабочее время.
В качестве приложения к авансовому отчету достаточно часто используется служебная записка — она оформляется, если подотчетник пользуется собственным транспортным средством. Строгих ограничений нет – составлять записку можно как в бумажном варианте, так и в электронном. Во последнем случае это разрешено, если в компании используется система электронного документооборота, и сама служебная записка заверяется цифровой подписью.
В отдельных случаях служебная записка также оформляется, если на руках у подотчетного лица нет никаких документов, подтверждающих факт проезда и проживания в командировке. Тогда в служебной записке проставляются дата прибытия к месту командировки и дата убытия, и к ней прилагается подтверждение от принимающей стороны. Если организация, куда сотрудник отправлялся в командировку, использует систему электронного документооборота, такое подтверждение можно запросить и далее подать в электронном виде.
Таким образом, бухгалтерии разрешено принимать подтверждающие документы не только в бумажном, но и в электронном виде, однако часть из них на сегодняшний день всё еще должна сдаваться бумагой. Но как же тогда использовать все преимущества электронной системы для авансовых отчетов, и при этом оставаться в правовом поле без санкций со стороны налоговых органов?
Электронный авансовый отчет – как оптимально использовать?
Итак, согласовать авансовый отчет с приложениями в электронном виде можно. Следуя требованиям, изложенным в письме Минфина России от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232, такой отчет подписывается с помощью простой или усиленной неквалифицированной электронной подписи. Бумажные подтверждающие документы сканируются и отправляются в электронную систему, а также передаются в бухгалтерию, которая хранит их для предоставления во время налоговых проверок.
Таким образом даже при полном переводе авансовой отчетности в электронный формат, часть бумажных документов пока всё-таки придется хранить, однако на сегодняшний день такой способ подачи и утверждения АО уже максимально экономит время задействованных в процессе сторон и при этом оказывается безопасен с точки зрения законодательства.
Во время камеральных или выездных налоговых проверок авансовые отчеты, созданные в электронном виде, распечатываются на бумаге и заверяются. Отдельно наносится отметка о том, что для подтверждения отчета использовалась электронная подпись. Такая схема разрешена – это указано в письме ФНС России от 10.11.2015 № ЕД-4-15/19671.
Заполнить авансовый отчет онлайн, подкрепив его сканами и фотографиями подтверждающих документов можно в приложении Hamilton Авансовый отчет. В этом приложении также может работать бухгалтер, причем все проводки за него формируются автоматически, и руководитель – каждому участнику доступна функция подписания документов ЭЦП. Приложение также предусматривает хранение всей документации в электронном архиве.
Почему бумажные документы для АО нельзя полностью исключить?
Однозначно, мир движется в сторону диджитализации, однако в силу требований законодательства некоторым областям для полного перехода в электронный формат потребуется больше времени.
В авансовом отчете обосновываются траты, совершенные сотрудниками для нужд организации. Документальное подтверждение этих трат позволяет использовать их при расчете налога на прибыль и уменьшении налоговой базы.
Эти же данные играют важную роль при исчислении НДФЛ и страховых взносов. Если расходы подтверждены соответствующими документами, компенсация не будет считаться вознаграждением и приниматься во внимание при калькуляции НДФЛ, взносов в Пенсионный фонд РФ и на страхование от профессиональных рисков.
Авансовые отчеты и как можно с ними работать в электронном виде
Авансовый отчет – документ первичного учета, к нему предъявляются определенные требования в плане оформления и отображения информации. Необходимо четко обозначить тип каждого расхода и предъявить оправдательные (подтверждающие) документы.
При этом у сотрудника на руках может быть несколько документов, подтверждающих один расход, или же разные типы расходов учтены в одном подтверждающем документе. Важно также просчитать все лимиты на расходы и учесть требования политики компании в отношении командировок, если сотрудник отчитывается за расходы, понесенные в командировке.
Как обычно происходит оформление авансового отчета и формирование отчетности в компании:
В среднем, процесс оформления и согласования авансового отчета может занять от двух дней до одной недели, что может сказаться на закрытии отчетного периода и отчетности в целом.
Точки роста – где можно снять лишнюю работу с сотрудника
Описанный процесс можно оптимизировать, в том числе с помощью интеллектуальных решений, сразу на нескольких на этапах:
Занесение документов оправдательных документов в систему для согласования. Маршрутные квитанции, посадочные талоны, кассовые чеки, документы из гостиниц– часть всех этих документов уже в электронном виде. Сотрудник может занести в информационную систему оригиналы оправдательных документов и фото или сканы бумажных оригиналов.
Для занесения документов в информационную систему можно настроить различные автоматизированные каналы:
Занесенные документы попадают в информационную систему, и интеллектуальные сервисы, или просто искусственный интеллект (ИИ), получают доступ к ним.
Занесение данных из оправдательных документов в систему. На этом этапе все выполнение работ берет на себя инструмент ИИ:
Проверка корректности оформления авансового отчета. После автоматического заполнения авансового отчета сотруднику остается проверить корректность данных и отправить отчет на согласование. Этот этап со временем можно полностью исключить, т.к. интеллектуальные сервисы постоянно обучаются на накопленных данных, соответственно, со временем в 100% случаев оформление будет корректным.
Выгрузка информации в учетную систему в автоматическом режиме. На данном этапе использование искусственного интеллекта облегчает формирование пакета структурированных данных.
Формирование проводок. Благодаря автоматизированной выгрузке структурированных данных из информационной системы в учетную, можно настроить автоматическое закрытие расходов, списание затрат на правильные счета и формирование проводок. Бухгалтер выполняет проверку и запускает операции. При постоянном обучении интеллектуальный сервис может самостоятельно выполнять списания без участия специалиста.
Как может выглядеть процесс с использованием инструментов ИИ уже сейчас:
Использование интеллектуальных инструментов способно значительно упростить процесс, сократить трудозатраты и минимизировать риски по срокам и некорректным формулировкам.
По данным проектов Directum, использование интеллектуальных сервисов Ario сокращает время исполнения всего процесса. Уже в первые недели использования сервиса пользователи отмечают высокую точность работы Ario:
Если вы еще только на первом этапе – задумались об автоматизации процесса, то посмотреть, как это работает в единой системе можно здесь.
Текущее стремительное развитие технологий, заинтересованность со стороны надзорных органов, обновление законодательных актов дают нам возможность помечтать о том, что в обозримом будущем мы сможем избавиться от большинства рутинных операций, а также от большей части неактуальных документов, того же самого авансового отчета.
Автор статьи и эксперт в области: Гузель Рахимова, руководитель проектов развития бизнеса Directum.
Электронные авансовые отчеты: а что, так можно?
Допустимо ли представление авансового отчета в электронном виде? И как поступать в этом случае с подтверждающими документами? Ответы на эти и другие вопросы — в нашей статье.
Евгения Сарварова, бизнес-аналитик компании DIRECTUM
Допустимо ли представление авансового отчета в электронном виде? И как поступать в этом случае с подтверждающими документами? Ответы на эти и другие вопросы — в нашей статье.
Трудный путь авансового отчета
Для начала разберемся, с какой целью создаются авансовые отчеты.
Сотруднику, который вернулся из командировки или купил канцтовары для нужд компании, важно, чтобы работодатель возместил ему все расходы. Для этого необходимо сформировать авансовый отчет, прикрепить к нему подтверждающие документы, дойти до руководителя и проставить его визу (руководитель же должен подтвердить целевое расходование денежных средств), затем как-то доставить (лично либо путем пересылки по почте) все эти бумажки в бухгалтерию.
Поскольку бухгалтерия работодателя заинтересована в том, чтобы расходы были подтверждены документами должным образом, она обязательно проверит правильность оформления документов и в случае чего может вернуть авансовый отчет на доработку. Если это произойдет, сотруднику придется вновь идти в бухгалтерию либо дожидаться доставки документов по почте, при этом нет 100% гарантии, что документы не потеряются в пути.
Процесс оформления и согласования авансовых отчетов получается длительным и трудоемким. Можно ли как-то его упростить, облегчив жизнь и сотруднику, и работникам бухгалтерии? Единственный вариант — максимальная автоматизация процесса.
Отчет и оправдательные документы: всем ли доступен электронный вид?
Сами авансовые отчеты уже давно можно вести в электронном виде. Об этом явно говорится в письме Минфина России от 12.04.2013 № 03-03-07/12250. Что важно: авансовые отчеты сотрудники могут подписывать, используя простую электронную подпись или усиленную неквалифицированную подпись при введении соответствующего внутреннего регламента в организации (см. письмо Минфина России от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).
Таким образом, согласовывать авансовые отчеты внутри организации можно в электронной форме, используя возможности системы электронного документооборота.
Что касается подтверждающих документов, то некоторые из них изначально создаются в электронном виде, другие имеют только бумажную форму и должны быть переданы в бухгалтерию именно в таком виде.
К документам, с которыми наиболее часто имеют дело подотчетники, относятся, в частности, документы на проезд.
Например, при покупке проездных документов через интернет сотрудник получает на электронную почту электронный билет (купон). Минфин России допускает предоставление таких документов в бухгалтерию в электронном виде.
Так, в письме от 25.08.2014 № 03-03-07/42273 в отношении железнодорожных поездок финансисты разъяснили следующее: для возможности признания в целях налогообложения прибыли организации расходов на приобретение железнодорожного билета документом, достаточным для подтверждения факта поездки, является контрольный купон электронного проездного документа (билета), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.
А вот для подтверждения факта совершения авиаперелета, кроме сформированной автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанции электронного документа (авиабилета), потребуется оригинал посадочного талона (на бумажном носителе) (письма Минфина России от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296, от 06.04.2015 № 03-03-06/19229). При этом посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре (письма Минфина России от 09.10.2017 № 03-03-06/1/65743, от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214).
Обращаем внимание, что в последнее время Минфин России не считает отсутствие посадочного талона препятствием для учета расходов на перелет, но только в том случае, если факт совершения работником перелета будет доказан иными аналогичными документами, например, справкой авиакомпании (письма Минфина России от 25.06.2018 № 03-03-07/43484, от 18.12.2017 № 03-03-РЗ/84409). Однако иметь посадочный талон все же предпочтительнее, ведь в противном случае бухгалтерия получает головную боль, связанную со сбором доказательств, которые бы удовлетворили налоговиков в случае проверки.
Еще один пример документа, оправдывающего авансовый отчет, — это служебная записка. Она может оформляться, в частности, при использовании работником личного автотранспорта для проезда в командировку. Явных требований по оформлению таких документов только на бумаге нет. Опять же ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» допускает создание подтверждающих документов исключительно в электронной форме. Это возможно, если документы заверяются электронной подписью (ст. 6 Федерального Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи).
Еще одна ситуация оформления служебной записки — когда по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке. В этом случае сотрудник по возвращении из командировки оформляет служебную записку, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о датах прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К служебной записке сотрудник прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования. Важно отметить, что если с принимающей стороной налажен электронный документооборот, то подтверждение можно запросить в электронном виде и не распечатывать его.
Получается, что бухгалтерия имеет право принимать к учету документы, изначально созданные как в электронной форме, так и на бумажном носителе. Посмотрим, как, используя эту возможность, организовать согласование и хранение документов, чтобы сократить время сотрудника и не подвести под штрафы или лишние налоги бухгалтерию.
Почему бухгалтерия «придирается» к оформлению авансовых отчетов?
Прежде всего потому, что при расчете налога на прибыль произведенные работником расходы можно отнести на уменьшение налоговой базы только в случае, если эти расходы документально подтверждены, а приобретенное имущество (работы, услуги) используется в деятельности, направленной на получение дохода. Эти требования содержатся в п. 1 ст. 252 НК РФ. В нем также сказано, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Кроме того, правильное оформление расходов, понесенных через подотчетных лиц, имеет значение для исчисления НДФЛ и страховых взносов. Только при наличии подтверждающих документов компенсация таких расходов работнику не является выплатой в его пользу и, соответственно, не учитывается при расчете:
● НДФЛ (письмо Минфина России от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65);
Оптимальный процесс
Согласование имеющегося у работника пакета документов следует проводить в электронном виде. Для этого подтверждающие документы, созданные в электронной форме, вносятся в систему электронного документооборота в неизменном виде, а бумажные документы сканируются.
Бухгалтерия имеет право принимать к учету документы, изначально созданные как в электронной форме, так и на бумажном носителе.
Сам авансовый отчет сотрудник подписывает с помощью механизма простой электронной подписи или усиленной неквалифицированной электронной подписи (письмо Минфина России от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232). После утверждения авансового отчета руководителем и бухгалтером (также с использованием электронной подписи) сотрудник передает оригиналы бумажных документов в бухгалтерию на хранение.
Такой механизм работы будет удобен для сотрудника, которому не придется бегать по кабинетам, и безопасен для бухгалтерии.
При подготовке к камеральным налоговым проверкам появляется возможность распечатать авансовый отчет и связанные с ним подтверждающие документы. При этом бумажная копия авансового отчета заверяется с отметкой о том, что документ подписан электронной подписью, законодательство допускает такой способ работы (см. письмо ФНС России от 10.11.2015 № ЕД-4-15/19671).
При подготовке к выездным налоговым проверкам документы, созданные в электронном виде, печатаются, авансовый отчет заверяется (как и при камеральных проверках), а документы, изначально созданные на бумажных носителях, достаются из архива.