если утеряна касса что делать
Налоговая служба рассказала, как поступить организации, если ККТ имеет статус «похищена» или «потеряна»
| AndreyPopov / Depositphotos.com |
Законодательством о кассовой технике установлено, что в случае перерегистрации ККТ в связи с заменой фискального накопителя или снятия ее с регистрационного учета пользователь формирует отчет о закрытии фискального накопителя (п. 8 ст. 4.2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Содержащиеся в таком отчете сведения передаются в налоговую инспекцию вместе с заявлением о перерегистрации ККТ или о снятии ее с учета.
В случае утраты кассы вследствие обстоятельств непреодолимой силы, ее хищения или поломки фискального накопителя вследствие заводского брака, исключающей возможность считывания всех фискальных данных, которые должны храниться в его памяти, вышеуказанные сведения могут не представляться в налоговый орган. Дальнейшие регистрационные действия с такой ККТ, имеющей статус в реестре «похищен» или «потерян», законодательством не предусмотрены (письмо ФНС России от 21 апреля 2020 г. № АБ-4-20/6692@).
Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться
Если же у организации такой статус определился в случае технической ошибки, то налоговая служба может рассмотреть вопрос об исключении из статуса ККТ «потеряна». Для этого нужно представить в инспекцию все фискальные данные, сформированные с применением этой кассы, в том числе и отчет о закрытии фискального накопителя. Если же кассовая техника действительно была утеряна, но позднее возвращена правоохранительными органами или иными органами госвласти, то также нужно будет представить и документы, подтверждающие ее потерю и возврат.
В случае возникновения проблемы с формированием отчета о закрытии фискального накопителя, то организации следует обратиться к соответствующему производителю ФН (письмо ФНС России от 21 апреля 2020 г. № АБ-3-20/3191@).
Что делать, если касса имеет статус похищенной или потерянной?
Подпишитесь на рассылку!
Федеральная налоговая служба рассказала, что стоит делать предпринимателям, если кассе был присвоен статус утерянной или похищенной. Узнайте о порядке действий в случае утраты, утраты и возврата, а также присвоения ошибочного статуса «потеряна» из-за технических неисправностей.
Как быть с отчетом о замене фискального накопителя при потере кассы?
Если контрольно-кассовая техника перерегистрируется (например, в случае замены фискального накопителя или просто снятия кассы с учета), предприниматель должен сформировать отчет о смене фискального накопителя. Об этом говорит п. 8 ст. 42 Федерального закона 54-ФЗ. Этот отчет сдается в налоговую инспекцию вместе с заявлением о перерегистрации.
Тем не менее законом не было предусмотрено никаких регистрационных действий в том случае, если касса была утрачена вследствие непредвиденных обстоятельств. К таким, например, относятся кража или поломка ФН из-за заводского брака. Если эти обстоятельства делают невозможным считывание каких-либо фискальных данных из памяти накопителя, отчет может не передаваться в налоговую.
Обратите внимание! Если ККТ в наличии есть, но отчет о закрытии фискального накопителя не выдается из-за технических неисправностей, стоит обратиться к производителю накопителя. Об этом заявила Федеральная налоговая служба в письме от 21 апреля 2020 года.
Что подавать в налоговую, если касса была утеряна, но нашлась?
Случаются ситуации, при которых ККТ со статусом «утеряна» находится и возвращается владельцу правоохранительными органами. В этом случае предприниматель должен обратиться в налоговую службу с документами, подтверждающими потерю и возврат кассы.
Что делать, если статус присвоен ошибочно?
Касса может иметь статус «похищена» или «потеряна» из-за технической ошибки. В таком случае налоговая имеет полномочия убрать ее из этого списка по вашему заявлению. Чтобы вопрос был рассмотрен успешно, предъявите данные с фискального накопителя (отчеты должны быть произведены этой кассой), а также отчет о закрытии накопителя.
Теперь вы знаете, что делать в случае потери кассы и технических неисправностей с фискальным накопителем. Оставайтесь с нами, чтобы узнавать больше полезного о ККТ и сделать свой бизнес прозрачным перед налоговой службой.
Что делать, если сломалась онлайн-касса?
Что делать, если в разгар рабочей смены контрольно-кассовое оборудование вышло из строя? Подробная инструкция. Бонусом — как действовать при поломке фискального накопителя.
Если онлайн-касса начала «барахлить», первое, что нужно сделать — отказать покупателю в покупке и прекратить эксплуатацию кассы. Для чего в обязанности кассира входит: выключить сам аппарат и уведомить о поломке руководителя.
Наверняка в этот момент у предпринимателя под рукой не будет инструкций Федеральной налоговой службы и Минфина РФ, в которых описан алгоритм действий во время таких инцидентов.
Первый вариант: данные о покупке отразились в учетной программе, но не были переданы в фискальный накопитель
В приказе ФНС № ММВ-7-20/483 сообщается, что в этом случае сломавшуюся кассу придется вновь включить, чтобы пробить чек коррекции. Такой чек выбивается с признаком расчета «приход» на ту сумму выручки, которая «прошла» мимо фискального накопителя.
После этого в трехдневный срок нужно успеть уведомить налоговую инспекцию о случившемся. В письме сообщается причина неприменения онлайн-кассы (поломка), к посланию приобщаются копии чеков коррекции либо прописываются реквизиты таких чеков. Идти для этого в налоговую совсем не обязательно: информацию можно передать через личный кабинет ККТ (контрольно-кассовой техники).
Если успеть уведомить налоговый орган в указанный срок, то предпринимателя не оштрафуют по статье «неприменение ККТ».
Второй вариант: данные о покупке отражены и в учетной программе, и в фискальном накопителе, но часть чеков в итоге не отправлена оператору фискальных данных
В этом случае предпринимателю придется связываться со своим оператором фискальных данных (ОФД). Задача — извлечь из фискального накопителя перечень чеков, которые не зафиксировал ОФД.
ОФД должен выгрузить из своей базы «зависшие чеки» и передать информацию владельцу кассы. Предприниматель, в свою очередь, переправляет эти данные в налоговую инспекцию. И действует так же, как описано в первом случае: письмо, указание причины простоя онлайн-кассы плюс копии чеков, выгруженных из фискального накопителя.
Если в работе контрольно-кассовой техники возникли перечисленные или иные проблемы, то нужно незамедлительно связаться, помимо налоговой, с изготовителем или продавцом техники.
Если из строя вышел фискальный накопитель, в этом случае без уведомления ФНС также не обойтись. Только это будет заявление о снятии кассы с учета либо ее перерегистрации. Срок подачи такого заявления — не более 5 рабочих дней с момента поломки.
Сломавшийся фискальный накопитель при этом передается на экспертизу изготовителю, что нужно подтвердить актом передачи.
Если изготовитель отказывается от данной процедуры, то ФНС вам в помощь. Ведомство по вашей жалобе может выдать производителю предписание, которое обяжет компанию разобраться — это накопитель бракованный или причина поломки в его некорректном использовании.
Заключение экспертов ответит на вопрос: кто виноват и кто заплатит за экспертизу. Если речь идет о браке, то пользователь ККТ не несет расходов на проведение экспертизы. А вот если завод-производитель оказался не виноват, то владелец онлайн-кассы не только возместит расходы экспертам, но и может быть оштрафован за нарушение порядка применения ККТ либо за неприменение онлайн-кассы.
В любом случае нужно постоянно держать в курсе налоговую инспекцию, передавать туда все, что ОФД сможет извлечь из банка данных. В дальнейшем в налоговом органе будет произведена либо перерегистрация ККТ, либо вышедшую из строя технику снимут с налогового учета.
Что делать, если сломалась онлайн-касса?
Ваша онлайн-касса не включается или перестала печатать чеки? Даже самая современная и дорогая модель кассы способна внезапно выйти из строя. Конечно, если обращаться с аппаратом очень бережно, вероятность такого происшествия минимальна. Но сложная техника способна среагировать даже на несколько капель пролитой жидкости или короткое замыкание в электросети. Вероятен также сбой в программе или выход из строя какого-то отдельного элемента устройства.
Что же делать, если кассовый аппарат не работает? Постараемся дать ответ на этот и другие частые вопросы предпринимателей, связанные с некорректной работой кассы.
Можно ли некоторое время работать без кассы?
Использовать аппарат с неисправностью нельзя. Согласно закону, предприниматель не имеет права вести торговлю и обслуживать покупателей без чеков и кассовых операций. Также нельзя работать на аппарате, работающем с ошибками. А если всё же продолжить торговать, можно получить неприятное наказание в виде штрафа. А самое неприятное, что штраф может составить до 50 % от суммы, вырученной за время отсутствия кассы. Получается, если произошла поломка онлайн-кассы, нужно срочно остановить работу и вызвать специалиста по ремонту. Неисправность аппарата может быть не только физической, но и программной. При программных сбоях отмечаются следующие симптомы:
Самостоятельно устранять такие поломки не следует. Мастера сервисного центра быстро отремонтируют устройство, и вам не придётся нести убытки из-за простоев.
Что делать в случае серьёзной поломки?
Если поломку нельзя устранить быстро и на ремонт может потребоваться несколько дней, возможны следующие варианты развития событий. Рассмотрим каждый из них.
Касса в аренду
Поскольку работать без кассы нельзя и аппарат на рабочем месте необходим, можно взять рабочую онлайн-кассу в аренду на некоторое время. Как правило, воспользовавшись такой услугой, вернуть взятую в аренду кассу вы сможете в любое удобное время, возместив лишь стоимость её накопителя. Если онлайн-касса не работает месяц и более, это отличный вариант дождаться окончания её ремонта. Чтобы не тратиться отдельно на подключение, а также последующую настройку кассы, можно заказать услугу, в которую уже включены все эти процедуры. Специалисты привезут и сами подключат аппарат, полностью подготовив его к работе. «Всё включено» также обойдётся недорого и позволит вам не приостанавливать деятельность. Если же по каким-либо причинам арендованная касса тоже даст сбой, предоставившая её организация заменит аппарат на новый без всяких проблем и доплат.
Подменная касса
Другой вариант заключается в том, чтобы подумать о быстром решении возможной проблемы заранее. Для этого нужно приобрести и зарегистрировать в налоговой службе запасную кассу. То есть в вашем распоряжении всегда будет находиться запасное устройство, которым тут же можно заменить сломанный аппарат и не нести убытки. Многие предприниматели предпочитают именно покупку резервного оборудования.
Замена по договору
И третий вариант — это заключение договора с сервисом на обслуживание вашей кассы с пунктом о её быстрой замене в случае поломки. Как действовать, если сломалась онлайн-касса в этом случае? Сразу же позвонить в сервис, и в кратчайшее время вам привезут новую кассу на замену.
Популярные онлайн-кассы
Можно ли избежать наказания от налоговой службы, если сломана касса?
Если нет возможности быстро отремонтировать или заменить аппарат на новый, избежать проблем вряд ли получится. Как минимум вы понесёте убытки из-за простоя в торговле. Штрафа же от налоговой можно попробовать избежать. Что для этого нужно сделать?
Сразу после того, как онлайн-касса перестала работать, нужно пригласить специалиста сервиса и извлечь из памяти фискального накопителя все платёжные данные. Необходимы все данные: те, которые уже были переданы ОФД, и те, которые не передавались после поломки. Эти сведения нужно отправить налоговым инспекторам вместе с объяснительным письмом. В письме рассказать о проблеме и о том, что вы уже занимаетесь её решением. Это нужно сделать незамедлительно, как только обнаружилась неисправность аппарата. Тогда у налоговой службы не будет повода подозревать вашу компанию в попытке скрыть выручку.
Совет для тех, чья деятельность связана со сферой услуг. Работая на неисправном аппарате или без выдачи чеков клиентам, вы рискуете получить солидный штраф. Если остановить торговлю вы не имеете возможности, можно фиксировать платёжные операции вручную. То есть продолжаете торговать, а чеки выписываете покупателям на бланках строгой отчетности. Когда ваша касса вернётся из ремонта, первым делом нужно будет выпустить чек коррекции. Этот совет позволит вам избежать штрафов только в том случае, если инспектор не придёт к вам с проверкой в тот период времени, пока касса будет на ремонте. Внезапно пришедший проверяющий непременно уличит вас в работе без кассы и выпишет штраф.
Но даже из этого положения есть выход. Можно попробовать доказать инспектору, что приостановка торговли из-за отказа кассы привела бы к целому ряду негативных последствий. Хотя намного безопаснее и экономичнее будет приобрести запасное оборудование или всё-таки взять кассу в аренду. Следует напомнить, что за осуществление расчётов с покупателями без применения онлайн-кассы либо с использованием неисправного устройства размер возможного штрафа будет зависеть от количества денег, заработанных без проведения по кассе. Например, юридическое лицо может быть наказано на сумму, равную полному объёму выручки, но не меньше 30 тысяч рублей. Должностное лицо (продавец, кассир) будет наказано на сумму, равную половине всей выручки (от 10 тысяч рублей). За применение кассовой техники, которая не отвечает нормам, прописанным в законах, будет наложен штраф размером до 10 тысяч (для юридического лица) и до 3 тысяч (для лица должностного).
Если онлайн-касса перестала работать из-за отключения в здании электричества, это допустимая форс-мажорная ситуация, независящая от бизнесменов. В этом случае налоговики не потребуют объяснений от собственников торговых точек. Если же отключение произошло не во всём здании, а только в помещении, занимаемом одной организацией, инспекторы могут заподозрить её в попытке скрыть доходы. Поэтому нужно быстрее обратиться в налоговую для дачи объяснений.
Во сколько обойдётся ремонт онлайн-кассы?
Стоимость услуг по ремонту зависит от того, насколько серьёзна поломка. Также на цену повлияет покупка комплектующих, если какие-либо элементы аппарата подлежат замене. Если же у вас заключён договор на сервисное обслуживание, то заплатить нужно будет только за требующие замены детали. Тем, кто не заключал договор с сервисным центром, нужно быть готовыми к немалым тратам. Ведь придётся заплатить не только за вышедшие из строя элементы, но и за выезд мастера на ваш адрес, за диагностику оборудования, ремонт и последующую настройку. Бывает, что замена какой-либо детали обходится в половину стоимости самого аппарата. А в случае выхода из строя дисплея придётся заплатить до 70 % от стоимости всего устройства.
Что же касается услуг специализированных фирм по ремонту кассовой техники, то вызов мастера может обойтись в 1500—2000 тысячи рублей. Некоторые мастера требуют почасовую оплату. Тогда цена на ремонт для заказчика становится непредсказуемой. Иногда, в случае серьёзной поломки, требующей много времени на ремонт, мастер может запросить за услугу несколько тысяч рублей, если провозится с аппаратом весь рабочий день. Поэтому многие эксперты советуют заранее подключать абонентское сервисное обслуживание устройства или брать кассу напрокат.
Очень важно помнить, что ответственность за бесперебойность функций ККТ несёт её владелец. А значит, он обязан обеспечить все необходимые условия для её нормальной работы. Желательно выбирать для бизнеса аппарат с хорошим аккумулятором, чтобы никакие перебои с электричеством не помешали торговле. Также рекомендуется заключить договор с надёжными поставщиками услуг интернета и вовремя обновлять прошивку.
Остались вопросы?
Напишите нашим специалистам уже сейчас и получите ответ на ваши вопросы!
Риски, связанные с утерей ККМ. Порядок снятия с учета утерянной контрольно-кассовой техники
Автор: М.А. Петрова, юрист «ФБК Право», Е.А. Даренина, ведущий юрисконсульт «ФБК Право», А.С. Ермоленко, партнер ФБК, руководитель корпоративной практики «ФБК Право», канд. юрид. наук
Источник: Финансовые и бухгалтерские консультации (электронный журнал) №1-2015
Опубликовано: 15 января 2015
В интернет-магазине общества была утеряна часть мобильных контрольно-кассовых машин (ККМ). О факте утери ККМ в правоохранительные органы своевременно сообщено не было, поскольку ККМ постоянно находились в пользовании экспедиторов и определение даты, места пропажи ККМ и виновного лица не представлялось возможным. В процессе инвентаризации также было выявлено, что у общества отсутствуют учетные карточки и (или) технические паспорта утерянных ККМ. Утерянные ККМ включены в Государственный реестр используемых ККМ, начало их эксплуатации — 2010-2012 гг.
1. Вопросы применения контрольно-кассовой техники (ККТ), ее регистрации, а также порядок взаимодействия налоговых органов с организациями изложены в Законе о ККТ[1], Регламенте[2] и Положении № 470[3].
Указанные акты не устанавливают обязанность общества по совершению действий, необходимых для снятия ККМ с учета в случае ее неиспользования (в том числе по причине утраты, утери, кражи и др.). Все обязательные требования в отношении ККМ относятся к вопросам эксплуатации, использования ККМ или неиспользования их в установленных законом случаях.
Административная ответственность за правонарушения в связи с использованием или неиспользованием ККМ определена п. 2 ст. 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Указанная норма содержит исчерпывающий перечень оснований для привлечения к ответственности, а именно:
Совершение любого из перечисленных деяний влечет за собой предупреждение или наложение административного штрафа: на должностных лиц — от 3000 до 4000 руб., на юридических лиц — от 30 000 до 40 000 руб.
Таким образом, на наш взгляд, бездействие общества в отношении снятия утраченных ККМ с регистрации в налоговом органе не содержит признаков перечисленных правонарушений – а, следовательно, за такое деяние к обществу или ответственному лицу общества не должны быть применены какие-либо штрафные санкции.
Обратите внимание: нормативными актами установлено, что блок «электронной контрольной ленты защищенной» (ЭКЛЗ) подлежит обязательной замене каждые 12 месяцев вне зависимости от его заполнения (п. 2 раздела II Протокола заседания ГМЭК от 26 февраля 2003 г. № 1/73-2003, п. 1 письма Минэкономразвития России от 4 февраля 2011 г. № Д05-305). Однако действующим законодательством также не предусмотрена ответственность за несвоевременную замену ЭКЛЗ.
Каких-либо разъяснений налогового органа, а также судебной практики по привлечению к административной ответственности по указанным обстоятельствам авторами не выявлено. Полагаем, этот факт можно рассматривать как признак того, что налоговый орган, как правило, не предъявляет претензий по данным основаниям, в связи с чем споры отсутствуют.
Также не выявлено налоговых рисков общества в отношении нахождения утраченных ККМ на учете в налоговых органах (при условии отражения обществом в бухгалтерском учете утраты ККМ).
Вместе с тем при утрате ККМ существует риск ее использования иными лицами и выявления данного факта налоговым органом (см. письмо ФНС России от 5 июня 2013 г. № АС-4-2/10250 «О направлении арбитражной практики»). Полагаем, в такой ситуации операции, учтенные или проведенные через утерянную ККМ, могут быть рассмотрены налоговым органом как операции, осуществленные организацией, за которой зарегистрирована утерянная ККМ.
В связи с этим полагаем, что заявление в правоохранительные органы и в налоговый орган об утрате ККМ, выявленной в результате проведения инвентаризации, дает организации возможность ссылаться на то, что она не осуществляла какие-либо операции на данной ККМ в период как после подачи такого заявления, так и до этого момента (момент утери не определен конкретной датой, если нет иных доказательств).
2. Вопрос снятия ККМ с учета регламентирован Положением № 470 и Регламентом. Отметим, что какие-либо специальные положения относительно снятия с учета именно мобильных ККМ отсутствуют.
В соответствии с п. 16 Положения № 470, п. 26 и 82 Регламента для снятия ККМ с регистрации потребуется представить в налоговый орган:
Если заявление о снятии ККМ с регистрации представляется заявителем по причине возникновения форс-мажорных обстоятельств, приведших ККМ в неисправное состояние, либо в связи с хищением (утерей) ККМ, дополнительно должен быть представлен документ, подтверждающий факт возникновения данных обстоятельств (п. 86 Регламента).
Из практики, сложившейся в налоговых органах, следует, что в качестве подтверждения факта утраты (хищения) ККМ инспекции требуют предъявить соответствующую справку из правоохранительных органов, которая должна содержать информацию о количестве утерянных (похищенных) ККМ, моделях и заводских номерах ККМ.
Таким образом, следуя требованиям действующего законодательства, обществу для снятия утерянной ККМ с регистрации необходимо представить в налоговый орган все названные документы, включая подтверждающую справку из правоохранительных органов о заявлении обществом об утере (хищении) ККМ.
В отношении ситуации, когда документы на ККМ утрачены, отметим следующее.
Согласно ст. 5 Закона о ККТ организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать ведение и хранение в установленном порядке документации, связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением ККМ.
Пунктом 13 Положения № 470 установлено, что функции по хранению документации возлагаются:
Паспорт ККМ и учетная карточка ККМ относятся к документам, связанным с вводом ее в эксплуатацию. Следовательно, их хранение должно осуществляться обществом.
Полученные в налоговых органах разъяснения относительно возможности снятия ККМ с регистрации при отсутствии учетных карточек и технических паспортов ККМ свидетельствуют о том, что представление документа, подтверждающего утерю (хищение) как самих ККМ, так и документов на них, обязательно.
Обратите внимание: на практике после рассмотрения заявления о снятии с учета утерянных (похищенных) ККМ налоговый орган принимает решение о внесении в базу, содержащую информацию о зарегистрированных ККТ, записи «утеря (хищение)». При этом утерянная ККМ снимается с учета только по истечении пяти лет после внесения данной записи.
В силу п. 19 Положения № 470 налоговый орган может самостоятельно снять с регистрации ККМ в случае истечения нормативного срока амортизации модели ККМ, исключенной из Государственного реестра.
Каких-либо актов или разъяснений налоговых и иных органов, а также судебной практики, в которых бы шла речь о выявлении недостач ККМ и документов на них в результате именно инвентаризации, выявлено не было.
В заключение еще раз отметим, что, не заявляя в правоохранительные органы об утрате ККМ и не снимая ККМ с регистрации в налоговом органе, общество может столкнуться с проблемой доказывания факта неиспользования им утраченных ККМ в своей деятельности в случае применения таких ККМ третьими лицами.
Для снятия утраченных ККМ с регистрационного учета в налоговом органе обществу необходимо представить в территориальный налоговый орган заявление о снятии ККМ с регистрации и выданную правоохранительными органами справку, подтверждающую заявление обществом об утрате как самих ККМ, так и учетных карточек, технических паспортов ККМ.
[1] Федеральный закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
[2] Административный регламент предоставления Федеральной налоговой службой государственной услуги по регистрации контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями в соответствии с законодательством Российской Федерации, утвержден приказом Минфина России от 29 июня 2012 г. № 94н.
[3] Положение о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утверждено Постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470.
Автор: М.А. Петрова, юрист «ФБК Право», Е.А. Даренина, ведущий юрисконсульт «ФБК Право», А.С. Ермоленко, партнер ФБК, руководитель корпоративной практики «ФБК Право», канд. юрид. наук