к форме журналов и книг ведение которых обязательно нормативно определены относят

Журналы

Журнал – это книга для фиксации сведений и документов, ведения учета. Является ключевым элементом в ведении документооборота. Существует много видов журналов. Их перечень зависит от специфики работы компании.

Какие журналы должны быть в компании обязательно?

Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.

Перечень журналов определяется типом компании, сферой ее работы. Но есть и форма документа, которая должна быть в любой организации. Это журнал, в котором учитывается движение трудовых книжек. Если такого документа в документообороте компании нет, ее ждут штрафы. В частности, штраф в размере 5 000 рублей накладывается трудовой инспекцией.

Если книжки не учитываются, специалисты могут сами направить жалобу в соответствующие органы.

Как правило, в организации ведутся эти формы журналов:

Очевидно, что крупная компания будет вести несколько журналов. И они также должны учитываться в журнале.

Ведение рассматриваемых документов упрощает управление деятельностью компании. Журналы пригодятся при различных спорах с сотрудниками и госорганами.

Перечень журналов, нужных для конкретной организации

Перечень необходимых журналов определяется сферой деятельности организации.

Предприятия общественного питания

В субъектах общественного питания обычно ведется бракеражный журнал. В нем фиксируются сведения о качестве выпускаемых товаров. Бракераж – это дегустация, в процессе которой устанавливается вкус продукции, проверяется ее внешний вид.

На предприятиях питания формируется комиссия, ответственная за бракераж. В нее входят эти специалисты: директор, заведующий, медработник, старший правил. Эти сотрудники занимаются дегустацией блюд. Результаты дегустации фиксируются в бракеражном журнале. В нем отражается запах, консистенция блюда, его особенности.

Кроме того, на предприятии должен быть санитарный журнал.

Предприятия, работа которых связана с вредными выбросами

Предприятия, деятельность которых связана с вредными выбросами, должны вести журналы по экологии. Они будут считаться первичными журналами. К ним относятся эти журналы:

Ведение экологических журналов строго регламентируется Росприроднадзором. Если документация будет вестись неправильно, на предприятие накладывается штраф.

Журналы, связанные с безопасностью

Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:

Обязательная бумага – журнал по охране труда.

Требования к оформлению

Особенности оформления зависят от вида журнала. Первый шаг к заведению документа – регистрация журналов или в госоргане, или на самом предприятии. Следующие виды бумаг должны оформляться в полном соответствии с образцами:

Большая часть других документов не имеет установленной формы. То есть, руководитель предприятия может сам определять вид документа. Однако, в любом случае, в журнале должны быть обязательные положения: номер, дата регистрации, сжатое содержание и так далее.

К документам предъявляются эти требования:

Документ обязательно заверяется подписью руководителя и печатью компании.

К СВЕДЕНИЮ! Журналы должны храниться в компании на протяжении 75 лет. А потому рекомендуется, при оформлении, предпочесть мягкой обложке твердую.

Источник

Журналы регистрации

Журнал регистрации нужен для отражения факта формирования/поступления в компанию какого-либо документа. Он подразделяется на множество видов. Некоторые виды книг нужно вести на протяжении всего года, другие заводятся на короткий срок. Журналы позволяют упорядочить документооборот, систематизировать его по хронологическому принципу.

Функции журнала регистрации

Журнал регистрации наделен следующими функциями:

Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера. Последний включает в себя 12 символов. Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя. Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.

Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге. Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами. В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. Можно указывать обозначения через черту.

ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы.

Какие журналы должны быть в компании?

В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:

Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации. При этом не имеет значение размер компании, размер ее штата, форма собственности. При этом нужно учитывать, что чем больше фирма, тем большее количество видов журналов она использует. Формы этих книг не утверждены, а потому организация может определять их самостоятельно. При этом следует пользоваться образцом.

Требуется ли регистрировать каждый документ?

Компания имеет полное право регистрировать каждый документ. Однако делать это в обязательном порядке не требуется. Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна. Связано это с тем, что регистрация занимает много времени. Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы.

Как определить, какой документ нуждается в регистрации? Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать.

Электронная или бумажная форма?

Журналы регистрации могут вестись и в бумажной, и в электронной форме. Большая часть фирм уже использует электронную форму. Она более проста, более удобна в использовании. Для ведения таких книг нужны специальные программы. Они могут быть как простейшими, так и сложными.

Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот. Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников. К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов. Для ведения бумажных книг могут использоваться тетради, специальные журналы.

Как хранить журналы?

Все журналы нужно внести в номенклатуру. Электронные книги требуется включить в систему электронного документооборота. Срок хранения документов установлен Перечнем типовых бумаг, утвержденным приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года. Для обычных книг этот срок составляет 5 лет. Если это журнал регистрации приказов о приеме/увольнении, срок увеличивается до 75 лет.

Программы

Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:

Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям. Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.

Источник

Регистрация документов в вопросах и ответах

Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п. 3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа.

Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р.

При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например:

№ 26-р – в распоряжениях;

№ 26-лс – в приказах по личному составу;

№ 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.

Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).

Регистрация документов строится на следующих основных правилах.

Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.

Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.

Разделение регистрационных учетов. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация. Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:

Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.

Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты?

Прошивка документов – один из атрибутов оформления документов строгой отчетности и/или документов постоянного срока хранения. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет. Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде. Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется.

Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте?

Следует отличать виды документов от способов их передачи: правила регистрации одинаково распространяются на письма, полученные по факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие по «обратной связи» с официального сайта организации.

Заводить отдельные регистрационные формы для учета документов, поступивших в офис нестандартным способом, не всегда целесообразно. Если есть необходимость фиксировать способ поступления документа в офис, удобнее либо вводить в регистрационный «входящий» номер опознавательный код (Ф – факс, ЭП – электронная почта), либо дополнить регистрационный журнал (базу) соответствующей графой, где указывать способ доставки.

Другой вопрос – обязана ли организация отвечать на факсимильный или электронный документ, учитывая, что в нашей стране традиционно значимость документу придает «живая» подпись автора, а ряд запросов (о персональных данных, о движении средств на счете налогоплательщика) и вовсе недействительны без «живой» печати. Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря.

В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие.

Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным. Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал?

Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя.

Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации? Может ли номер приказа ставиться по дате, например № 30/08?

Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству.

Наряду с этим, ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует для регистрации документов использовать порядковые номера, которые можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу. Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе валовой нумерацией в пределах календарного года. Во избежание путаницы и задвоенности номера кадровых приказов принято дополнять литерой К (кадровый) или ЛС (по личному составу).

Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок. Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов.

У предложенного варианта нумерации приказов (по дате) есть существенный недостаток – он не подходит для компании, где в день может издаваться более одного приказа. Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг?

В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, т.е. любой исполнитель, который готовит письма, может в отсутствие секретаря самостоятельно зарегистрировать исходящий документ. Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму (например, в формате Excel), а традиционный бумажный журнал не использовать вообще?

Форму регистрационного учета (в тетради, Excel или СЭД) и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде. Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета. Во избежание преднамеренного или случайного искажения уже внесенной информации следует предусмотреть защиту данных, а также дифференцированно подойти к предоставлению прав доступа к базе персоналу: работникам, ответственным за делопроизводство структурного подразделения предоставляется право вносить новые записи, в то время как остальной персонал может использовать информацию только для просмотра (поиска).

Переход к электронным формам учета документов раскрывает новые возможности в области делопроизводства, облегчая процесс регистрации, а также значительно снижая временные затраты секретаря на поиск информации о поступившем (отправленном) документе по запросу коллег и клиентов.

Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации (сразу по всем структурным подразделениям) или в каждом подразделении должны быть свои журналы?

В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов. В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов. А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря.

Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями. Данный учет достигается разными способами:

Следует отличать учет документа от его регистрации. Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем (уполномоченным сотрудником). Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию.

Объем документооборота – это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока:

Регистрация документов учитывает эти документы, но никак не влияет на их количество. Вне зависимости, будет служебная записка зарегистрирована или нет, она увеличивает на 1 количество созданных (поступивших на исполнение) внутренних документов. Пункт 3.4.9 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, предусматривает закрепление в инструкции по делопроизводству места и способа регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядка передачи документов между структурными подразделениями.

Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания (в структурном подразделении) или централизованно у секретаря. Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству.

Другой вопрос, что регистрация внутренних документов может тормозить обмен документами между отделами, ложится дополнительным бременем на сотрудников отдела, но это лучше, чем требование начальника отдела кадров «держать в голове» информацию обо всех служебных записках и их дальнейшей судьбе.

1. В одном конверте приходят счета за месяц. Как их регистрировать: все счета под одним номером или каждому счету необходимо присвоить свой регистрационный номер?

2. Какие документы регистрируются в службе ДОУ? Должна ли я регистрировать бухгалтерские документы?

В делопроизводстве различают три автономных документопотока: общие документы, кадровые и бухгалтерские. В зону ответственности секретаря входят общие документы, порядок работы с которыми определяет инструкция по делопроизводству.

Извлечение из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

Прохождение (в т.ч. и учет) бухгалтерских документов (счетов, актов, платежных поручений и т.п.) регламентируется Учетной политикой организации, разрабатываемой главным бухгалтером, и входит в компетенцию работников бухгалтерии.

Однако на практике нередки случаи, когда секретарю вменяется в вину утрата бухгалтерских счетов, актов и пр. Во избежание конфликтов секретари вынуждены вести учет поступающих по почте первичных бухгалтерских документов. При этом учитывать отдельно каждый счет и акт, поступившие от одной организации в одном конверте, излишне – достаточно просто указать наименование этой организации и общую информацию о содержимом конверта.

Источник

Журналы учёта

Любая компания обязана вести регистрационные формы. К ним относятся журналы учета. Ведут их, как правило, представители кадровой службы. Существует очень много форм журналов учета. Рассмотрим самые распространенные из них.

Журнал учета документации

Журнал учета документации представляет собой реестр. Нужен он для облегчения учета бумаг с разным предназначением и сроками. Все документы, используемые в компании, должны регистрироваться. Под регистрацией и понимается внесение сведений о бумагах в реестр. В журнале отражается эта информация о документе:

Для идентификации каждой бумаге присваивается регистрационный номер. Использование его обязательно.

Журнал учета документации наделяется этими функциями:

В журнал вносятся сведения не обо всех документах. В частности, не регистрируются рекламные и информационные печатные издания. К таким изданиям относятся газеты, журналы, телеграммы с поздравлениями, прейскуранты и тому подобное.

Различают виды документов, которые подлежат регистрации. В частности, различают входящие и исходящие бумаги. Входящие регистрируются только после подготовки. Она включает в себя просмотр, обработку и распределение.

Журнал учета рабочего времени

Журнал учета трудового времени актуален для всех организаций, в которых есть наемные сотрудники. Документ не считается обязательным. Однако завести его рекомендуется, так как журнал облегчает управление персоналом.

Документ необходим для фиксации фактически отработанных часов. По каждому работнику учет ведется отдельно. Журнал учета времени ведется со следующими целями:

Рабочее время может учитываться по-разному. Есть ежедневные, еженедельные, суммированные методы учета. Журнал может вестись как в электронном, так и в бумажном виде. Электронная форма считается наиболее удобной. Но для ее использования нужно программное обеспечение. Оно может быть различным: от бюджетных программ для автоматизированных систем.

Если журнал ведется в бумажной форме, требуется нумеровать его. Обязательно скрепление суровой нитью. Обычно журнал ведется представителем кадрового или бухгалтерского отдела.

Единая форма для документа не установлена. То есть, каждая компания может установить свою форму на основании образца. Установленная форма должна быть отражена в учетной политике. Документ, вне зависимости от его вида, будет подразделяться на титульный лист и основную часть.

Сколько времени хранится журнал?

Что делать, если в журнале не осталось свободных листов? Документ нельзя выбрасывать или утилизировать. Его нужно хранить в организации на протяжении какого-то периода. Для рассматриваемого документа этот срок составляет 5 лет. Компания может установить в своей учетной политике другой срок. Однако он не может быть меньше 5 лет. Только по истечению этого срока журнал уничтожается.

Какие книги должен вести кадровый отдел?

Такая форма, как журнал, широко используется кадровыми отделами компаниями. Кадровые сотрудники занимаются ведением этих журналов:

Журналы могут использоваться для учета сверхурочной работы, отгулов, отпускных дней, которые не были использованы сотрудниками. Они могут вестись по унифицированной или по свободной форме.

Унифицированная форма предполагает, что документ должен вестись в строгом соответствии с образцом, установленным законом. Она утверждена для книг учета трудовых книжек, приходно-расходных книг.

Как правило, для составления книги используется таблица. В ней указываются эти данные:

ВАЖНО! Даже если компания самостоятельно устанавливает форму журнала, в нем все равно должны быть обязательные реквизиты.

Источник

К форме журналов и книг ведение которых обязательно нормативно определены относят

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Приказ Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 24 июля 2014 г. № П/349 “Об утверждении Правил ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним”

В соответствии с пунктом 5 статьи 12 Федерального закона от 21 июля 1997 г. № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 30, ст. 3594; 2001, № 11, ст. 997; № 16, ст. 1533; 2002, № 15, ст. 1377; 2003, № 24, ст. 2244; 2004, № 27, ст. 2711; № 30, ст. 3081; № 35, ст. 3607; № 45, ст. 4377; 2005, № 1, ст. 15, 22, 40, 43; № 50, ст. 5244; 2006, № 1, ст. 17; № 17, ст. 1782; № 23, ст. 2380; № 27, ст. 2881; № 30, ст. 3287; № 50, ст. 5279; № 52, ст. 5498; 2007, № 31, ст. 4011; № 41, ст. 4845; № 43, ст. 5084; № 46, ст. 5553; № 48, ст. 5812; 2008, № 20, ст. 2251; № 27, ст. 3126; № 30, ст. 3597, 3616; № 52, ст. 6219; 2009, № 1, ст. 14; № 19, ст. 2283; № 29, ст. 3611; № 52, ст. 6410, 6419; 2010, № 15, ст. 1756; № 25, ст. 3070; № 49, ст. 6424; 2011, № 1, ст. 47; № 13, ст. 1688; № 23, ст. 3269; № 27, ст. 3880; № 30, ст. 4562, 4594; № 48, ст. 6730; № 49 ст. 7056, 7061; № 50, ст. 7347, 7359, 7365; № 51, ст. 7448; 2012, № 24, ст. 3078; № 27, ст. 3587; № 29, ст. 3998; № 31, ст. 4322; № 53, ст. 7619, 7643; 2013, № 14, ст. 1651; № 19, ст. 2328; № 30, ст. 4072, 4077, 4083, 4084; № 44, ст. 5633; № 51, ст. 6699; 2014, № 11, ст. 1098; № 26, ст. 3377) приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Правила ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним.

2. Настоящий приказ вступает в силу с 1 января 2015 года.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Зарегистрировано в Минюсте РФ 1 августа 2014 г.
Регистрационный № 33401

Правила
ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним
(утв. приказом Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 24 июля 2014 г. № П/349)

I. Общие положения

2. Ведение книг учета документов и дел правоустанавливающих документов осуществляют:

Книги учета документов и дела правоустанавливающих документов ведутся на бумажных и (или) электронных носителях.

При наличии противоречий между сведениями, содержащимися в документах на бумажном и электронном носителях, приоритет имеют сведения, содержащиеся в документах на бумажном носителе.

4. Книги учета документов ведутся на электронных носителях с использованием автоматизированной информационной системы. Книги учета документов ведутся на бумажных носителях в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.

Дела правоустанавливающих документов ведутся в бумажном и/или электронном виде.

II. Книги учета документов

5. В соответствии с пунктом 2 статьи 12 Закона книги учета документов содержат данные о принятых на регистрацию документах.

6. Органы, осуществляющие государственную регистрацию прав, ведут следующие книги учета документов:

книгу учета входящих документов;

книгу учета арестов, запрещений совершения сделок с объектами недвижимого имущества, иных ограничений (обременений) прав на объекты недвижимого имущества.

7. Книга учета документов идентифицируется следующими данными:

наименованием книги учета документов;

наименованием ведущего ее органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, в том числе подразделения территориального органа Росреестра (отдела, филиала федерального государственного бюджетного учреждения);

номером книги учета документов;

датами начала и окончания работы с книгой учета документов.

8. Номер книги учета документов формируется следующим образом:

номер регистрационного округа, в котором открыта книга учета документов (при формировании номера книги учета документов Росреестром указываются цифры «00»);

номер подразделения органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, в котором открыта книга учета документов (в том числе структурного подразделения Росреестра, аппарата территориального органа Росреестра, который обозначается цифрами «001»);

порядковый номер книги учета документов, ведущейся этим подразделением;

год, в котором осуществляется ведение книги учета документов.*(2)

Записи в каждой книге учета документов нумеруются порядковыми номерами, начиная с единицы.

9. По окончании календарного года все текущие книги учета документов закрываются для новых записей.

С наступлением нового календарного года порядковая нумерация книг начинается с единицы.

При закрытии книги учета документов в ней дополнительно указывается последний порядковый номер записи. Если при ведении книги учета документов порядковая нумерация записей была нарушена, об этом также вносится запись при ее закрытии.

Записи о закрытии книги учета документов удостоверяются электронной подписью руководителя подразделения органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, в котором осуществляется ведение книги учета документов, или работника, ответственного за ведение делопроизводства в данном подразделении.

Датой закрытия книги учета документов (датой окончания работы с книгой) является дата внесения в нее последней записи. В закрытых книгах допускается только дополнение уже существующих записей.

При закрытии книг учета документов, ведение которых осуществляется в бумажном виде, на оборотной стороне последнего листа таких книг:

указывается количество пронумерованных и сшитых листов книги, последний порядковый номер записи в книге и дата ее закрытия. Если при ведении книги была нарушена порядковая нумерация записей в ней, об этом также указывается на оборотной стороне последнего листа книги;

указанные записи удостоверяются подписью руководителя подразделения органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, в котором осуществляется ведение книги, или работника, ответственного за ведение делопроизводства в данном органе, и печатью органа, осуществляющего государственную регистрацию прав.

Закрытым книгам учета документов, ведение которых осуществлялось на электронных носителях, в которых заполнены все записи, присваивается статус «архивная».

Книги учета документов со статусом «архивная» (закрытые книги учета документов, ведение которых осуществлялось в бумажном виде, в которых заполнены все записи) должны быть доступны для работы с ними только в целях просмотра содержащихся в них сведений, анализа и составления статистической и иной отчетности и аналитической информации, предоставления в случаях и порядке, установленных законодательством Российской Федерации, содержащихся в них сведений, в том числе по запросам (обращениям) судов, правоохранительных органов, и в иных подобных целях.

10. В случае необходимости внесения изменений (исправлений) в записи книги учета документов, ранее внесенные в них сведения сохраняются.

11. Все книги учета документов, сформированные до вступления в силу Правил, закрываются в порядке, предусмотренном пунктом 9 Правил.

III. Ведение книги учета входящих документов

13. В КУВД производятся записи по следующим заявлениям и документам:

заявлениям о государственной регистрации прав, ограничений (обременений) прав, сделок с недвижимостью с прилагаемыми документами (статьи 13, 16 Закона);

требованиям судебных приставов-исполнителей о государственной регистрации прав на основании судебного акта или осуществляемого в предусмотренных Федеральным законом от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»*(3) случаях (статья 16 Закона);

заявлениям о приостановлении государственной регистрации прав (статья 19 Закона);

заявлениям о прекращении государственной регистрации сделки, права или ограничения (обременения) права (статья 20 Закона);

заявлениям о государственной регистрации законного владельца закладной, выдаче закладной (статья 16 Закона об ипотеке);

заявлениям об отказе от права собственности на земельный участок или земельную долю (статья 30.2 Закона);

заявлениям о внесении изменений в ЕГРП, не влекущих за собой прекращения или перехода прав (статья 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации*(5));

заявлениям о наличии возражения в отношении зарегистрированного права на объект недвижимости (статья 28.1 Закона);

заявлениям о невозможности государственной регистрации права без личного участия правообладателя (статья 28.1 Закона);

заявлениям об исправлении технических ошибок в записях ЕГРП, допущенных при государственной регистрации прав (статья 21 Закона);

заявлениям о повторной выдаче свидетельства о государственной регистрации права (статья 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации);

заявлениям о постановке на учет (снятии с учета) бесхозяйных недвижимых вещей (статья 9 Закона);

дополнительным документам, представляемым заявителем, в том числе с целью устранения причин, приведших к приостановлению государственной регистрации прав (статья 19 Закона);

решениям уполномоченных законодательством Российской Федерации органов о наложении ареста (запрещении совершения сделок с объектами недвижимого имущества, запрете органу, осуществляющему государственную регистрацию прав, совершать регистрационные действия) (статья 28 Закона);

иным заявлениям и документам, на основании которых в ЕГРП должны быть внесены соответствующие записи, в том числе поступившим из Росреестра в соответствующие территориальные органы Росреестра выпискам из ЕГРП, свидетельствующим о проведенной государственной регистрации права, перехода права, ограничения (обременения) права, сделки с предприятием как имущественным комплексом, необходимым для государственной регистрации права, перехода права, ограничения (обременения) права, сделки с объектами недвижимого имущества, входящими в состав такого предприятия как имущественного комплекса (статьи 12, 22 Закона);

иным документам, принимаемым (представляемым, поступающим) в целях государственной регистрации прав на соответствующие объекты недвижимости и для внесения в ЕГРП иных предусмотренных Законом записей, в том числе: ответам органов и организаций на обращения органов, осуществляющих государственную регистрацию прав (за исключением ответов, получаемых в порядке межведомственного информационного взаимодействия), или правообладателей о предоставлении сведений, необходимых для государственной регистрации прав на объекты недвижимого имущества; судебных актов о приостановлении государственной регистрации прав, о признании отказов в государственной регистрации прав незаконными и обязании произвести государственную регистрацию прав, иных судебных актов, являющихся в соответствии с Законом, иными федеральными законами основаниями для внесения в ЕГРП соответствующих записей без представления заявления (статьи 8, 19, 20, 28 Закона).

14. В отношении каждой записи в КУВД указываются:

1) порядковый номер записи (входящий номер);

2) дата приема (представления, поступления) заявлений и документов с проставлением времени с точностью до минуты;

3) общее количество принятых документов (включая заявление);

4) данные о заявителе;

5) сведения об объекте недвижимости;

6) цель обращения в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав;

7) фамилия и инициалы должностного лица органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, принявшего документы и выдавшего заявителю расписку в получении документов;

8) сведения о результате рассмотрения представленных документов;

9) дополнительные сведения, относящиеся к соответствующей записи в КУВД.

Если заявление о государственной регистрации прав и иные документы, необходимые для государственной регистрации прав, поступили одновременно с заявлением о государственном кадастровом учете объекта недвижимости, в КУВД вносится дата представления заявления и иных документов, необходимых для государственной регистрации прав, поступивших одновременно с заявлением о государственном кадастровом учете.

15. Записи в КУВД вносятся последовательно в порядке поступления документов в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав. Одна запись в КУВД соответствует одному пакету документов, необходимых для совершения органом, осуществляющим государственную регистрацию прав, одного действия (например, регистрации права, в том числе права общей собственности, возникающего с момента государственной регистрации, регистрации сделки, регистрации ограничения (обременения) права).

16. Номер КУВД, составленный в порядке, определенном пунктом 8 Правил, и порядковый номер записи в КУВД, присваиваемый в порядке, указанном в пункте 15 Правил, используются для формирования номера государственной регистрации при государственной регистрации прав, ограничения (обременения) прав, сделок с недвижимостью в ЕГРП.

17. В соответствующую запись КУВД также вносится отметка о выданной (направленной) заявителю расписке в получении документов (пункт 6 статьи 16 Закона), копия которой приобщена к принятым на государственную регистрацию прав документам.

В случае если документы были представлены посредством почтового отправления и расписка в получении таких документов не направлялась, а также при отказе заявителя получить расписку в получении документов в КУВД делается отметка о том, что расписка не выдавалась.

18. В отношении заявителя в соответствующих записях КУВД указываются:

Если заявителем является представитель правообладателя, стороны (сторон) сделки, в КУВД также указываются его фамилия, имя, отчество (при наличии).

При поступлении в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, копий решений (определений, постановлений) о наложении (снятии) ареста на недвижимое имущество или об избрании в качестве меры пресечения залога, судебных актов о приостановлении государственной регистрации прав, о признании отказов в государственной регистрации прав незаконными и обязании произвести государственную регистрацию прав, иных судебных актов, являющихся в соответствии с Законом, иными федеральными законами основаниями для внесения записей в ЕГРП без представления заявления, в соответствующих записях КУВД указывается полное наименование суда, иного органа, издавшего такой документ.

19. В отношении объекта недвижимости в соответствующих записях КУВД указываются его вид и кадастровый номер, при отсутствии на момент представления документов на государственную регистрацию прав сведений о кадастровом номере дополнительно указываются адрес (местоположение) объекта недвижимости, его назначение.

20. В отношении цели обращения в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, в соответствующих записях КУВД указываются: слово «регистрация» и вид права, ограничения (обременения) права, сделки с недвижимым имуществом, о проведении государственной регистрации которого (которой) ходатайствует заявитель (например, «регистрация права собственности»); вид иного действия, для совершения которого обратился заявитель (например, «исправление технической ошибки», «внесение в ЕГРП изменений»).

21. При отражении сведений о результате рассмотрения документов в соответствующих записях КУВД указываются:

22. В качестве дополнительных сведений, относящихся к соответствующей записи в КУВД, вносятся:

сведения о номере КУВД и порядковом номере записи в данной книге о дополнительно представленных документах, относящихся к проводимой государственной регистрации прав (иному действию), для осуществления которой впоследствии были представлены и зарегистрированы в указанной КУВД дополнительные документы;

дата внесения в государственный кадастр недвижимости сведений об объекте недвижимости, если заявление о государственной регистрации прав и иные документы, необходимые для государственной регистрации прав, представлены (направлены) одновременно с заявлением о государственном кадастровом учете недвижимого имущества и государственный кадастровый учет осуществлен (пункт 5 статьи 16 Закона);

слова «в государственном кадастровом учете отказано», реквизиты решения об отказе в государственном кадастровом учете, если заявление о государственной регистрации прав и иные документы, необходимые для государственной регистрации прав, представлены (направлены) одновременно с заявлением о государственном кадастровом учете недвижимого имущества и в государственном кадастровом учете отказано (пункт 5 статьи 16 Закона);

реквизиты уведомления о приостановлении государственной регистрации прав (статья 19 Закона);

реквизиты направленного правообладателю уведомления о проведении государственной регистрации ограничения (обременения) права, зарегистрированного не по его инициативе (пункт 2 статьи 13, пункт 3 статьи 28 Закона);

реквизиты уведомления о поступлении решения суда о признании отказа в государственной регистрации прав необоснованным и сроке окончания осуществления государственной регистрации прав, направляемого заявителю (пункт 6 статьи 20 Закона);

реквизиты уведомления о представлении одной из сторон договора участия в долевом строительстве заявления о внесении в ЕГРП записи о расторжении договора участия в долевом строительстве, направляемого другой стороне такого договора (пункт 4 статьи 25.1 Закона);

реквизиты уведомления о государственной регистрации права собственности субъекта Российской Федерации или муниципального образования на земельный участок или земельную долю при отказе от права собственности на такой земельный участок или такую земельную долю, направленного органу государственной власти субъекта Российской Федерации или органу местного самоуправления, а также лицу, подавшему заявление об отказе от права собственности на земельный участок или земельную долю (пункт 4 статьи 30.2 Закона);

реквизиты выписки из ЕГРП о принятии на учет бесхозяйных объектов недвижимости, направляемой органу местного самоуправления (органу государственной власти субъекта Российской Федерации), а также отказавшемуся от права собственности лицу при постановке на учет бесхозяйных недвижимых вещей;

IV. Ведение книги учета арестов, запрещений совершения сделок с объектами недвижимого имущества, иных ограничений (обременений) прав на объекты недвижимого имущества

24. В отношении каждой записи в КУА указываются:

1) порядковый номер записи в КУА;

2) входящий номер, под которым запись об акте об ограничении прав, ином документе была внесена в КУВД, а также дата его поступления в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав;

3) наименование и реквизиты акта об ограничении прав, иного документа;

4) полное наименование органа, принявшего акт об ограничении прав, направившего иной документ;

6) содержание ограничения (обременения) права либо при поступлении иного документа:

7) сведения о лице, права которого ограничиваются (обременяются), указанные в акте об ограничении прав, либо сведения о собственнике жилого помещения, в котором проживают члены его семьи, находящиеся под опекой или попечительством, либо несовершеннолетние члены его семьи, оставшиеся без родительского попечения;

8) иная информация, касающаяся акта об ограничении прав, иного документа, в том числе сведения:

о государственной регистрации ограничения (обременения) прав на основании акта об ограничении при открытии соответствующего раздела ЕГРП;

о внесении в ЕГРП записи о признании правообладателя ограниченно дееспособным, недееспособным при государственной регистрации права такого лица;

о внесении в ЕГРП записи о проживающих в соответствующем жилом помещении членах семьи собственника данного жилого помещения, находящихся под опекой или попечительством, либо несовершеннолетних членах семьи собственника данного жилого помещения, оставшихся без родительского попечения, при открытии раздела ЕГРП на соответствующее жилое помещение или государственной регистрации права собственности на жилое помещение лица, членами семьи которого являются указанные лица, находящиеся под опекой или попечительством, либо несовершеннолетние, оставшиеся без родительского попечения;

о прекращении (снятии) ограничения (обременения) права;

о признании дееспособным гражданина, ранее ограниченного в дееспособности или признанного недееспособным;

о прекращении обстоятельств, в связи с которыми в КУА были внесены сведения о проживающем в жилом помещении члене семьи собственника данного жилого помещения, находящегося под опекой или попечительством, или сведения о несовершеннолетнем члене семьи собственника данного жилого помещения, оставшегося без родительского попечения.

25. При поступлении в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, решения уполномоченного органа о снятии ранее наложенного им ареста, запрещения совершения сделок с объектами недвижимого имущества, прекращении им иного ограничения (обременения) права на объект недвижимого имущества, если соответствующее ограничение (обременение) права не было зарегистрировано в ЕГРП в установленном Законом порядке, в соответствующей записи КУА указываются:

входящий номер, под которым запись о данном решении (документе) была внесена в КУВД, а также дата его поступления в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, с проставлением времени с точностью до минуты.

При поступлении в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, копии вступившего в законную силу решения суда, которым гражданин, ранее ограниченный в дееспособности или признанный недееспособным, был признан дееспособным, если соответствующая запись не была внесена в ЕГРП в установленном Законом порядке, в записи КУА указываются:

слова «признан дееспособным»;

входящий номер, под которым запись о данном решении была внесена в КУВД, а также дата его поступления в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, с проставлением времени с точностью до минуты.

При поступлении в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, сведений о прекращении обстоятельств, в связи с которыми в КУА были внесены сведения о проживающем в жилом помещении члене семьи собственника данного жилого помещения, находящегося под опекой или попечительством, если соответствующая запись не была внесена в ЕГРП в установленном Законом порядке, в записи КУА указываются:

слова «опека прекращена» или «попечительство прекращено»;

входящий номер, под которым запись о соответствующем документе была внесена в КУВД, а также дата его поступления в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, с проставлением времени с точностью до минуты.

При поступлении в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, сведений о прекращении обстоятельств, в связи с которыми в КУА были внесены сведения о несовершеннолетнем члене семьи собственника данного жилого помещения, оставшегося без родительского попечения, либо при отсутствии таких сведений, но по достижении указанным несовершеннолетним членом семьи собственника данного жилого помещения восемнадцати лет, если соответствующая запись не была внесена в ЕГРП в установленном Законом порядке, в записи КУА указываются:

либо входящий номер, под которым запись о соответствующем документе была внесена в КУВД, а также дата его поступления в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, с проставлением времени с точностью до минуты, либо слова «в связи с достижением 18 лет».

26. Если при открытии раздела ЕГРП на объект недвижимости, в отношении которого в КУА имеются сведения об ограничении (обременении) права, либо при государственной регистрации права лица, в отношении которого в КУА имеются сведения об ограничении (обременении) его прав, о признании его ограниченно дееспособным, недееспособным, о проживающем в жилом помещении члене семьи собственника данного жилого помещения, находящемся под опекой или попечительством, или о несовершеннолетнем члене семьи собственника данного жилого помещения, оставшемся без родительского попечения, одновременно с государственной регистрацией права в ЕГРП были внесены соответствующие записи в порядке, установленном Законом, в записи КУА указываются:

либо слово «зарегистрировано», дата и номер государственной регистрации ареста (запрещения), иного ограничения (обременения) прав на объект недвижимого имущества;

либо слова «внесена запись в ЕГРП» и дата внесения записи.

V. Ведение дел правоустанавливающих документов

Дело состоит из томов, в каждый из которых помещаются документы, относящиеся к одному действию по государственной регистрации наличия, возникновения, прекращения, перехода, ограничения (обременения) прав на недвижимое имущество, сделки с ним, а также иному регистрационному действию, включая внесение изменений в ЕГРП, в том числе исправление технической ошибки, внесение записи о наличии возражения в отношении зарегистрированного права, о невозможности государственной регистрации права без личного участия правообладателя, для совершения которого приняты документы. В один том дела могут быть помещены документы, представленные для совершения более одного регистрационного действия в отношении одного объекта недвижимости, если заявления и документы на их совершение были представлены одновременно, рассмотрены одновременно и решения по ним (либо о государственной регистрации, либо об отказе в государственной регистрации, либо о прекращении государственной регистрации) также были приняты одновременно, например, при представлении заявлений и документов на государственную регистрацию права общей долевой собственности на объект недвижимости, возникающего не с момента государственной регистрации (например, если такое право возникло до введения в действие Закона, в порядке наследования), на государственную регистрацию возникновения, перехода права на объект недвижимости и ипотеки в силу закона (например, в связи с заключением договора купли-продажи с условием о рассрочке платежа).

Тома дела хранятся в хронологическом порядке поступления документов на государственную регистрацию прав на соответствующий объект недвижимости и нумеруются порядковыми номерами, записываемыми арабскими цифрами, начиная с единицы.

28. Дело (том дела) формируется при принятии решения о государственной регистрации прав, об отказе в государственной регистрации прав, о прекращении государственной регистрации прав, совершении иного действия, указанного в пункте 27 Правил (отказе или прекращении совершения такого действия), а также в случаях, предусмотренных пунктами 44 и 45 Правил.

29. Том дела формируется:

в электронном виде, если заявление и документы были представлены на государственную регистрацию в форме электронных документов (электронных образов документов) и документы в процессе проведения государственной регистрации также были созданы в форме электронных документов;

в бумажном виде, если заявление и документы были представлены в форме бумажных документов и документы в процессе проведения государственной регистрации также были созданы в форме бумажных документов.

том дела формируется в электронном виде, если заявление о государственной регистрации было принято в форме электронного документа (электронного образа документа). В этом случае документы, представленные на государственную регистрацию и сформированные в процессе ее проведения в форме бумажных документов, помещаются в дополнительный к указанному том дела;

том дела формируется в бумажном виде, если заявление о государственной регистрации было принято в форме бумажного документа. В этом случае документы, представленные на государственную регистрацию и сформированные в процессе ее проведения в форме электронных документов (электронных образов документов), помещаются в дополнительный к указанному том дела.

30. В дополнительный к основному тому дела, в который помещены документы в форме бумажных документов, том дела помещаются:

отсканированные образы документов, представленных заявителем на государственную регистрацию прав в форме бумажных документов;

отсканированные образы документов, поступивших в ходе осуществления государственной регистрации в порядке внутриведомственного и межведомственного взаимодействия, если такие документы в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, поступили в форме бумажных документов;

поступившие с документами в форме бумажных документов документы в электронном виде, если они не заверены электронной подписью и полностью соответствуют по содержанию документам в форме бумажных документов;

документы, которые поступили по системе межведомственного электронного взаимодействия;

заявление о государственной регистрации прав, сформированное в электронном виде работником органа, осуществляющего регистрацию прав, при приеме документов на государственную регистрацию прав.

Сканированные образы документов и указанные поступившие с документами в форме бумажных документов документы в электронном виде, если они не заверены электронной подписью и полностью соответствуют по содержанию документам в форме бумажных документов, заверяются электронной подписью уполномоченного работника органа, осуществляющего государственную регистрацию прав.

32. Для каждого тома дела оформляется титульный лист (приложение № 3).

На титульном листе указываются:

наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, открывшего соответствующий том дела;

адрес (местоположение) объекта недвижимости;

дата открытия и дата закрытия тома дела;

номер тома и количество томов в деле.

33. Внутри томов дела документы нумеруются порядковыми номерами, записываемыми арабскими цифрами, начиная с единицы. Самостоятельная порядковая нумерация ведется для каждого тома дела.

Тома дела, формируемые в бумажном виде, прошиваются.

34. Каждый том дела содержит опись хранящихся в нем документов (приложение № 4), в которой для каждого документа указываются:

его порядковый номер в томе;

наименование и реквизиты;

номера листов в томе (для томов, формируемых в бумажном виде).

Опись документов должна соответствовать фактически находящимся в данном томе документам. Опись составляется отдельно для основного тома и дополнительного к основному тому тома дела.

В случае, когда один документ является необходимым для проведения государственной регистрации прав на несколько (два и более) объектов недвижимости и (или) сделок с ними, и данный документ помещен (электронный документ, электронный образ документа помещен) в дело по одному из указанных объектов недвижимости, в описях дел по остальным объектам недвижимости указываются наименование и реквизиты данного документа, а также номер дела и номер тома дела, в котором хранится такой документ. При этом в данном случае в описях указанных дел порядковый номер документа не указывается.

35. В дело помещаются документы, необходимые для проведения государственной регистрации прав на объект недвижимости, а также иные документы, указанные в Законе, в том числе: копия сообщения об отказе в государственной регистрации прав (статья 20 Закона); копия уведомления о прекращении государственной регистрации сделки, права или ограничения (обременения) права (пункт 4 статьи 20 Закона); копии уведомления о приостановлении государственной регистрации прав (статья 19 Закона), направленного правообладателю уведомления о проведении государственной регистрации ограничения (обременения) права, зарегистрированного не по его инициативе (статья 13 Закона), письменного сообщения об исправлении технической ошибки, направленного заявителю (статья 21 Закона).

Представленные заявителем документы, не относящиеся к заявленному регистрационному действию, в том числе не являющиеся основанием для принятия решения о государственной регистрации права, сделки, ограничения (обременения) права, совершении иного действия, указанного в пункте 27 Правил, в дело не помещаются. Если указанные документы были представлены в бумажной форме, после завершения государственной регистрации прав такие документы возвращаются заявителю.

36. В дело, формируемое в бумажном виде, также помещается копия расписки в получении документов на государственную регистрацию прав, в которую вносится запись о документах, подлежащих возврату заявителю после завершения государственной регистрации прав, а также о документах, указанных в абзаце втором пункта 35 Правил, с указанием даты выдачи, фамилии и инициалов работника органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, выдавшего документы, и лица, получившего документы, скрепляемая подписями работника органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, и получателя документов.

Если документы были представлены в форме электронных документов, а также в случае, если заявитель отказался получить расписку в получении документов, такая расписка в форме электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного лица органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, приобщается к тому дела, сформированному в электронном виде, либо к дополнительному к основному тому тому дела в соответствии с пунктом 30 Правил.

37. Если документы на государственную регистрацию прав были представлены в форме бумажных документов, в том дела, формируемый в бумажном виде, помещаются следующие документы:

заявления о государственной регистрации прав;

иные документы, составляемые заявителем (представляемым им лицом, если заявителем является представитель правообладателя, стороны (сторон) сделки) и (или) заверяемые (подписываемые) его личной подписью (которые отсутствуют в распоряжении иных уполномоченных органов или должностных лиц (нотариусов), в том числе оформленные в регистрирующем органе (не заверенные нотариально) отказы от права преимущественной покупки).

38. Хранению исключительно в электронном виде в соответствующих (электронных) томах дел подлежат:

документы, поступающие в порядке внутриведомственного информационного взаимодействия, в том числе кадастровые паспорта объектов недвижимости;

документы, поступающие в порядке межведомственного информационного взаимодействия, в том числе разрешение на строительство, разрешение на ввод в эксплуатацию объекта капитального строительства;

учредительные документы юридического лица;

сообщения об отказе в государственной регистрации прав;

уведомления о прекращении государственной регистрации;

уведомления о приостановлении государственной регистрации прав;

иные уведомления (сообщения), направляемые органом, осуществляющим государственную регистрацию прав, в соответствии с Законом, иными нормативными правовыми актами.

39. Не подлежат помещению в дело ни в бумажном, ни в электронном виде следующие хранящиеся в порядке общего делопроизводства документы:

копии документов об уплате государственной пошлины (за исключением случаев отсутствия в Государственной информационной системе о государственных и муниципальных платежах информации об уплате государственной пошлины);

копии документов, удостоверяющих личность заявителей (за исключением случаев представления документов посредством почтового отправления);

копии свидетельств о государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя или о внесении изменений в Единый государственный реестр юридических лиц;

копии свидетельств о присвоении идентификационного номера налогоплательщика;

копии документов, выдаваемых органами записи актов гражданского состояния (за исключением копии свидетельства о смерти).

40. Хранение документов (копий документов), не подлежащих в соответствии с Правилами помещению в дело (в том числе не являющихся необходимыми для государственной регистрации документов, от получения которых после завершения государственной регистрации прав заявитель отказался), осуществляется в порядке общего делопроизводства.

Отсканированные образы документов, не подлежащих в соответствии с Правилами помещению в дело, подлежат удалению из автоматизированной информационной системы после принятия решения о государственной регистрации прав, об отказе в государственной регистрации прав, о прекращении государственной регистрации прав, совершении иного указанного в пункте 27 Правил действия.

41. Копии документов, помещенных в дело в виде бумажных документов, могут быть удостоверены нотариально. В иных случаях, когда одновременно представленные на государственную регистрацию подлинники таких документов, подлежат возврату после ее проведения заявителям, на копиях документов, помещаемых в дело, работник органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, должен сделать надпись об их соответствии подлинникам с указанием даты, фамилии, инициалов лица, сделавшего надпись, а также заявителя. Данная надпись заверяется подписями названного работника органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, и заявителя. В случае если документы поступили посредством почтового отправления, указанная надпись заверяется только подписью работника органа, осуществляющего государственную регистрацию прав.

Сформированные в процессе государственной регистрации прав документы в форме электронных документов, помещаемые в дело в электронном виде, должны быть заверены электронной подписью уполномоченного лица органа, осуществляющего государственную регистрацию прав.

Закрытым делам (всем или отдельным его томам), в которые помещены документы в форме электронных документов, присваивается статус «архивное».

Если в дело (том дела) помещены документы в форме бумажных документов, такие документы прошиваются прочными нитками (шнуром) на четыре прокола с учетом возможности свободного чтения текста всех листов. При подготовке дел к прошивке металлические предметы из документов удаляются. В конце дела (тома дела) помещается лист-заверитель (приложение № 5), на котором цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела и количество листов внутренней описи. При необходимости оговариваются особенности нумерации документов дела: наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Закрытые дела должны быть доступны для работы с ними в целях просмотра содержащихся в них документов, предоставления в случаях и порядке, установленных законодательством Российской Федерации, сведений на основании содержащихся в нем документов, в том числе по запросам (обращениям) судов, правоохранительных органов, и в иных подобных целях.

43. При отказе в государственной регистрации прав на основании принятых на государственную регистрацию документов, если на соответствующий объект недвижимости отсутствует открытый раздел ЕГРП, дело, в которое помещены такие документы, идентифицируется номером КУВД и номером записи в этой КУВД, под которым были зарегистрированы данные документы. Дела, в которые помещены документы, на основании которых было отказано в государственной регистрации права на объект недвижимости, в отношении которого отсутствует открытый раздел ЕГРП, на тома не делятся, и к номеру дела добавляется буква «б», если в дело помещены документы в форме бумажных документов, или буква «э», если в дело помещены документы в форме электронных документов.

В случае если в результате рассмотрения заявления о государственной регистрации прав, иных представленных на государственную регистрацию прав документов принято решение об отказе в государственной регистрации прав на объект недвижимости, на который открыт раздел ЕГРП, такие документы формируются в отдельный том дела в соответствии с Правилами.

Указанным в настоящем пункте Правил делам (томам дела), в которые помещены документы в форме электронных документов, присваивается статус «временное», который изменяется на статус «архивное», а дела (тома дел), в которые помещены документы в форме бумажных документов, закрываются в соответствии с порядком, указанным в пункте 42 Правил, по истечении установленного в соответствии с пунктом 5 статьи 12 Закона нормативным правовым актом, определяющим сроки и порядок хранения книг учета документов и дел, срока хранения документов, на основании которых было отказано в государственной регистрации права на объект недвижимости, если отказ в государственной регистрации прав не признан судом необоснованным и в решении суда не указано на необходимость осуществить государственную регистрацию прав.

Если в течение срока хранения указанных в настоящем пункте Правил документов поступило решение суда о признании отказа в государственной регистрации прав необоснованным, содержащее указание на необходимость осуществить государственную регистрацию прав, в связи с чем государственная регистрация проведена, соответствующие дела (тома дела), в которые помещены документы в форме электронных документов, утрачивают статус «временное» и их ведение, а также ведение соответствующих дел (томов дел), в которые помещены документы в форме бумажных документов, осуществляется в соответствии с Правилами.

44. Дела, содержащие документы, зарегистрированные в КУА в связи с отсутствием раздела ЕГРП, открытого на соответствующий указанный в таких документах объект недвижимости, оформляются в соответствии с Правилами.

При открытии раздела ЕГРП, в связи с чем в ЕГРП в установленном Законом порядке внесены записи об ограничении (обременении) права на основании указанных в настоящем пункте документов, ведение соответствующих дел (томов дела) осуществляется в соответствии с Правилами.

При поступлении в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, документов о прекращении (снятии) ограничения (обременения) права на объект недвижимого имущества, если соответствующее ограничение (обременение) права не было зарегистрировано в ЕГРП в установленном Законом порядке, делам (томам дел), содержащим указанные в настоящем пункте документы, если в дело (том дела) помещены документы в форме электронных документов, присваивается статус «архивное», либо, если в дело (том дела) помещены документы в форме бумажных документов, такое дело закрывается в соответствии с порядком, указанным в пункте 42 Правил.

45. Дела, содержащие документы, зарегистрированные в КУА в связи с отсутствием в ЕГРП записи о праве соответствующего лица (в том числе копии судебных актов, на основании которых граждане ограничены в дееспособности или признаны недееспособными, документы (сведения), поступившие из органов опеки и попечительства, содержащие сведения о проживающих в жилом помещении членах семьи собственника данного жилого помещения, находящихся под опекой или попечительством, либо несовершеннолетних членах семьи собственника данного жилого помещения, оставшихся без родительского попечения), оформляются в следующем порядке:

при отсутствии открытого раздела ЕГРП: дела, в которые помещены указанные в настоящем пункте документы, на тома не делятся, и к номеру дела добавляется буква «б», если в дело помещены документы в форме бумажных документов, или буква «э», если в дело помещены документы в форме электронных документов. Дело идентифицируется номером КУВД и номером записи в этой КУВД, под которым были зарегистрированы данные документы. Сканированные образы документов формируются в дополнительное к делу, в которое помещены документы в форме бумажных документов, дело, которое идентифицируется тем же номером, что и основное дело, дополненным буквами русского алфавита «скан»;

при наличии открытого раздела ЕГРП: указанные в настоящем пункте документы формируются в отдельный том дела в соответствии с Правилами.

При внесении в ЕГРП в установленном Законом порядке записей на основании указанных в настоящем пункте документов ведение соответствующих дел (томов дела) осуществляется в соответствии с Правилами.

При поступлении в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, документов о прекращении (снятии) ограничения (обременения) права на объект недвижимого имущества, о признании дееспособным гражданина, ранее ограниченного в дееспособности или признанного недееспособным, о прекращении обстоятельств, в связи с которыми в КУА были внесены сведения о проживающем в жилом помещении члене семьи собственника данного жилого помещения, находящегося под опекой или попечительством, или сведения о несовершеннолетнем члене семьи собственника данного жилого помещения, оставшегося без родительского попечения, если запись о соответствующем ограничении (обременении) права, иная запись не была внесена в ЕГРП в установленном Законом порядке, указанным в настоящем пункте делам (томам дела) присваивается статус «архивное», если в дело (том дела) помещены документы в форме электронных документов, либо, если в указанное в настоящем пункте дело (том дела) помещены документы в форме бумажных документов, такое дело закрывается в соответствии с порядком, указанным в пункте 42 Правил.

46. Документы, поступившие на государственную регистрацию договоров участия в долевом строительстве, в том числе разрешение на строительство, проектная декларация, план создаваемого объекта недвижимого имущества с указанием его местоположения и количества находящихся в составе создаваемого объекта недвижимого имущества жилых и нежилых помещений и планируемой площади каждого из указанных помещений, помещаются в одно дело.

Такое дело идентифицируется номером государственной регистрации, присвоенным первому договору участия в долевом строительстве, зарегистрированному в подразделе III-4 раздела ЕГРП, открытого на земельный участок, на котором осуществляется строительство многоквартирного дома и (или) иного объекта недвижимого имущества, в состав которого входят объекты долевого строительства.

Документы, представленные на государственную регистрацию права застройщика на земельный участок, на котором осуществляется строительство многоквартирного дома и (или) иного объекта недвижимого имущества; права застройщика на объект незавершенного строительства (многоквартирный дом и (или) иной объект недвижимого имущества), а также на жилое и (или) нежилое помещения, входящие в состав многоквартирного дома и (или) иного объекта недвижимости, строительство (создание) которых осуществлялось с привлечением денежных средств участников долевого строительства; права участника долевого строительства на объект долевого строительства, помещаются в соответствующие дела, которые открываются и ведутся в порядке, установленном Правилами.

47. Документы, поступившие на государственную регистрацию прав на объекты недвижимости, составляющие общее имущество в многоквартирном доме, независимо от количества объектов недвижимости, от времени поступления документов на государственную регистрацию права общей долевой собственности на каждый из объектов недвижимости, входящих в состав общего имущества в многоквартирном доме, помещаются в одно объединенное дело.

На титульном листе объединенного дела (тома дела) дополнительно указываются слова «Общее имущество в многоквартирном доме».

Объединенное дело закрывается при прекращении существования многоквартирного дома (его разрушении, в том числе гибели, сносе). В этом случае документы, относящиеся к земельному участку, иным объектам недвижимости, расположенным на данном земельном участке (за исключением объектов недвижимости, непосредственно входивших в состав прекратившего существование многоквартирного дома), изымаются, о чем делается соответствующая отметка в описи документов, хранящихся в деле, и формируются в самостоятельные дела (на каждый из указанных объектов недвижимости).

*(1) Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 30, ст. 3594; 2001, № 11, ст. 997; № 16, ст. 1533; 2002, № 15, ст. 1377; 2003, № 24, ст. 2244; 2004, № 27, ст. 2711; № 30, ст. 3081; № 35, ст. 3607; № 45, ст. 4377; 2005, № 1, ст. 15, 22, 40, 43; № 50, ст. 5244; 2006, № 1, ст. 11; № 17, ст. 1782; № 23, ст. 2380; № 27, ст. 2881; № 30, ст. 3287; № 50, ст. 5279; № 52, ст. 5498; 2007, № 31, ст. 4011; № 41, ст. 4845; № 43, ст. 5084; № 46, ст. 5553; № 48, ст. 5812; 2008, № 20, ст. 2251; № 27, ст. 3126; № 30, ст. 3597, 3616; № 52, ст. 6219; 2009, № 1, ст. 14; № 19, ст. 2283; № 29, ст. 3611; № 52, ст. 6410, 6419; 2010, № 15, ст. 1756; № 25, ст. 3070; № 49, ст. 6424; 2011, № 1, ст. 47; № 13, ст. 1688; № 23, ст. 3269; № 27, ст. 3880; № 30, ст. 4562, 4594; № 48, ст. 6730; № 49, ст. 7056, 7061; № 50, ст. 7347, 7359, 7365; № 51, ст. 7448; 2012, № 24, ст. 3078; № 27, ст. 3587; № 29, ст. 3998; № 31, ст. 4322; № 53, ст. 7619, 7643; 2013, № 14, ст. 1651; № 19, ст. 2328; № 30, ст. 4072, 4077, 4083, 4084; № 44, ст. 5633; № 51, ст. 6699; 2014, № 11, ст. 1098; № 26, ст. 3377.

*(3) Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, № 41, ст. 4849; 2008, № 20, ст. 2251; 2009, № 1, ст. 14; № 23, ст. 2761; № 29, ст. 3642; № 39, ст. 4539, 4540; № 51, ст. 6162; 2010, № 31, ст. 4182; 2011, № 7, ст. 905; № 17, ст. 2312; № 27, ст. 3873; № 29, ст. 4287; № 30 ст. 4573, 4574; № 48, ст. 6728; № 49, ст. 7014, 7041, 7061, 7067; № 50, ст. 7343, 7347, 7352, 7357; 2012, № 31, ст. 4322; № 31, ст. 4333; 2013, № 14, ст. 1641; № 14, ст. 1657; № 30, ст. 4039; № 51, ст. 6678; № 52, ст. 6948, 7006; 2014, № 11, ст. 1099; № 19, ст. 2331.

*(4) Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, № 29, ст. 3400; 2001, № 46, ст. 4308; 2002, № 7, ст. 629; № 52, ст. 5135; 2004, № 6, ст. 406; № 27, ст. 2711; № 45, ст. 4377; 2005, № 1, ст. 40, 42; 2006, № 50, ст. 5279; 2006, № 52, ст. 5498; 2007, № 27, ст. 3213; № 50, ст. 6237; 2008, № 20, ст. 2251; № 52, ст. 6219; 2009, № 1, ст. 14; № 29, ст. 3603; 2010, № 25, ст. 3070; 2011, № 27, ст. 3879, 3880; № 50, ст. 7347; 2013, № 19, ст. 2328; № 26, ст. 3375, ст. 3377.

*(5) Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 32, ст. 3340; 2009, № 52, ст. 6450; 2010, № 15, ст. 1737; № 28, ст. 3553; № 24, ст. 3066; № 31, ст. 4198; № 46, ст. 5918; 2011, № 30, ст. 4566, 4575, 4583, № 49, ст. 7063; 2012, № 18, ст. 2128; № 31, ст. 4319, № 49, ст. 6750; № 53, ст. 7607; 2013, № 14, ст. 1647; № 30, ст. 4084; № 44, ст. 5645; № 48, ст. 6165; № 52, ст. 6981.

Приложение № 1
к Правилам

КНИГА УЧЕТА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию прав

(в том числе подразделения территориального органа Росреестра (отдела, филиала федерального государственного

Последний порядковый номер записи _________________________________________________________________

Дополнительная информация _________________________________________________________________________

Должностное лицо органа, осуществляющего государственную регистрацию прав _________________________

Дата присвоения статуса «архивная» ________________________________________________________________

Приложение № 2
к Правилам

КНИГА УЧЕТА АРЕСТОВ, ЗАПРЕЩЕНИЙ СОВЕРШЕНИЯ

СДЕЛОК С ОБЪЕКТАМИ НЕДВИЖИМОГО ИМУЩЕСТВА, ИНЫХ ОГРАНИЧЕНИЙ (ОБРЕМЕНЕНИЙ)

ПРАВ НА ОБЪЕКТЫ НЕДВИЖИМОГО ИМУЩЕСТВА

Наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию прав

(в том числе подразделения территориального органа Росреестра (отдела, филиала федерального государственного

Последний порядковый номер записи _________________________________________________________________

Дополнительная информация _________________________________________________________________________

Должностное лицо органа, осуществляющего государственную регистрацию прав _________________________

Дата присвоения статуса «архивная» ________________________________________________________________

Приложение № 3
к Правилам

ДЕЛА (ТОМА ДЕЛА) ПРАВОУСТАНАВЛИВАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию прав

Дело правоустанавливающих документов

Адрес (местоположение) объекта недвижимости

Дата открытия ____________________

Дата закрытия ____________________

Причина закрытия ________________________________________________________

Всего томов в деле _____

Приложение № 4
к Правилам

ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ, ХРАНЯЩИХСЯ В ДЕЛЕ (ТОМЕ ДЕЛА)

Опись дела № __________ Том № _________

Итого ________________________________________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________________________ л.

(цифрами и прописью)

Наименование должности и Ф.И.О. сотрудника, составившего опись __________

Приложение № 5
к Правилам

Дела № ______________ тома № ____________

В деле прошито, пронумеровано и скреплено печатью _______________________

(цифрами и прописью)

литерные листы __________________________________________________________

пропущенные номера ______________________________________________________

Внутренняя опись на ______________________________________________ листах

(цифрами и прописью)

_________________________ _______________ ___________________________

(должность) (подпись) (инициалы, фамилия)

Обзор документа

Законом о госрегистрации прав предусмотрено в т. ч. ведение книг учета материалов и дел правоустанавливающих документов при госрегистрации прав на недвижимость и сделок с ней. Этим занимается Росреестр и его территориальные органы.

Напомним, что в Росреестр была переименована Росрегистрация. Порядок ведения последней книг учета и дел был утвержден Минюстом России (приказ от 24 декабря 2001 г. N 343). Росреестр находится в ведении Минэкономразвития России.

Указанные книги и дела являются неотъемлемой частью ЕГРП. Оформляются на бумажных и электронных носителях.

Компетенция территориальных органов распространяется на объекты, расположенные на территории соответствующего регистрационного округа, и сделок с ними, а также на находящиеся в иных округах (в некоторых случаях).

По решению Росреестра книги учета может вести подведомственное ФБУ (территориальное подразделение).

Выделены 2 книги учета: входящих документов; арестов, запрещений совершения сделок с недвижимостью, иных ограничений (обременении) прав. Определены особенности ведения каждой.

Книгу учета можно идентифицировать по ее наименованию, названию ведущего органа, номеру, датам начала и окончания работы с ней.

Записи нумеруются с единицы (с начала каждого календарного года).

Датой закрытия книги является день внесения в нее последней записи. Закрытым книгам, которые велись на электронных носителях и где заполнены все записи, присваивается статус «архивная». Они доступны только для просмотра, анализа и подготовки статотчетности, представления сведений по запросам.

Что касается дел правоустанавливающих документов, то они открываются на каждый объект недвижимости. Формируются тома, куда помещаются документы, относящиеся к одному действию по госрегистрации.

Документы, поступившие на госрегистрацию прав на объекты недвижимости, составляющие общее имущество в многоквартирном доме, независимо от их количества, от времени поступления материалов на госрегистрацию права общей долевой собственности, объединяются в 1 дело.

Источник