к сожалению вы нам не подходите в мягкой форме
Вежливый отказ: как отказать соискателю без ущерба для бренда работодателя
Получить отказ обидно и неприятно, а там, где есть негативные эмоции, есть и репутационные риски. Получив некорректный фидбэк или вообще не дождавшись ответа рекрутера, кандидат может выплеснуть гнев на сайте-отзовике, в социальных сетях, поделиться им со знакомыми и коллегами, подписчиками.
Деликатно преподнесенный отказ, наоборот, может оставить о компании хорошее впечатление: «Оффер не получил, но обратная связь была полезной. Спасибо».
Важная задача HR-специалиста — сделать отказ максимально комфортным, чтобы негативные эмоции не связывались с брендом работодателя или рекрутером, который общался с кандидатом.
Как правильно отказывать
Существует концепция Candidate Journey (путь кандидата) — это анализ того, где и как типичный кандидат чаще всего взаимодействует с вашей компанией, какие эмоции он при этом испытывает. Всё это формирует его впечатление о вас. Типичные точки пути кандидата — это:
— знакомство с вакансией (например, на hh.ru или на ярмарке вакансий),
— получение первой информации о компании на её персональной странице на hh.ru (мы знаем, что 86% кандидатов на hh.ru просматривают их),
— отклик на вакансию, собеседование и обратная связь после него, отказ или получение предложения о работе.
Отказ — одна из важнейших точек этого пути.
Отказывать кандидатам нужно без задержек и вежливо. Основное правило здесь такое: на каждом следующем этапе отбора (пути кандидата) отказ должен быть всё более содержательным и подробным.
1. Отказ на отклик
Вы разбираете отклики на вакансию — и неподходящим кандидатам сразу отказываете. На hh.ru для этого достаточно нажать одну кнопку.
Если это массовая позиция и отказ приходит быстро после получения отклика, то он воспринимается кандидатами наименее болезненно. Человек еще не потратил много усилий и времени, не ездил на собеседование, поэтому тут уместно использовать шаблонный текст отказа.
Замечательно, если в этом стандартном тексте отказа у вас будет предложение оставаться с компанией на связи — следить за вашими новыми вакансиями или подписаться на ваши паблики в соцсетях. Даже если сегодня этот соискатель вам не подошел, он может оказаться лучшим кандидатом позднее — люди растут профессионально.
Но важно отвечать на каждый отклик, даже от неподходящего кандидата, и делать это как можно быстрее, чтобы не заставлять людей неделями ждать обратной связи. Количество таких ответов влияет на ваш Индекс вежливости, который видят другие соискатели. В зависимости от Индекса вежливости компания воспринимается как добросовестный работодатель или как работодатель, который пренебрежительно относится к коммуникациям с соискателями.
2. Отказ после собеседования
На этом этапе отказ потребует более глубокой проработки. Даже если интервью проходило в онлайн-формате, кандидат потратил свое время и силы, волновался. Это заслуживает подробной обратной связи. Если он в целом подходит по основным требованиям и его не выбрали просто потому, что другой кандидат оказался более подходящим, более опытным, с более точным набором навыков, которые нужны для этой позиции, можно так и объяснить. Это будет воспринято с пониманием.
Если кандидат был потенциально подходящим, но ему не хватило опыта или определенных навыков — обязательно расскажите, каких именно. Профессионал увидит в этом возможность для роста, повышения квалификации и будет вам благодарен за подсказку.
3. Отказ после серии интервью
Подбор на экспертную или топовую позицию длится долго, это трудозатратный процесс. Как правило, проводится несколько встреч, дается и оценивается тестовое задание, возможно, организуется ассессмент. На финишную прямую обычно выходят два или три кандидата.
Отказ после такого плотного взаимодействия лучше сопроводить подробным разговором, может быть, даже личной встречей, ведь вы прошли вместе большой путь.
Здесь важно не только выделить для кандидата зоны возможного развития, поделиться результатами работы ассессмент-центра, дать обратную связь по тестовому заданию, похвалить кандидата за его навыки, но и обязательно подчеркнуть, что он в числе сильнейших, раз добрался до финала. Для человека, потратившего много сил и времени, подтверждение его профессионализма и навыков будет служить своеобразным «возвратом инвестиций».
И, разумеется, с такими кандидатами стоит в дальнейшем поддерживать связь на случай появления подходящих для них вакансий. Именно на такой ноте и нужно расставаться — скажите, что с удовольствием включите его в кадровый резерв, если он не против.
Минимальная структура письма с отказом
Электронное письмо — самая распространенная форма отказа. Но если в процессе подбора общение происходило целиком в мессенджерах, то и отказать сообщением там тоже будет корректно. Всё зависит от того, как до этого строились коммуникации.
Вот что должно быть в сообщении с отказом:
1. Факт отказа. Возможные формулировки без деталей: «К сожалению, мы остановились на другом кандидате…», «Не готовы предложить Вам эту позицию», «Руководитель не готов продолжить общение» и так далее.
2. Благодарность за уделенное время.
3. Прощание на позитивной ноте. Варианты формулировки: «Вы вошли в число трех лучших кандидатов», «Вы показали себя с самой лучшей стороны, я получила большое удовольствие от знакомства с вами», «С вами приятно общаться». Предложите держать связь в будущем: «Если вы не возражаете, мы сохраним ваши данные и будем сообщать о появлении вакансий, которые могут вас заинтересовать». Если у вас, как у рекрутера, есть ощущение, что кандидат подходил на 100%, но он просто не понравился заказчику (на уровне личных впечатлений), вполне допустимо сообщить об этом кандидату, но в корректной форме: «Мне кажется, что вы идеальный кандидат, однако заказчик принял другое решение».
Помните: от того, как вы расстанетесь с этими кандидатами, будет зависеть и возможность вернуться к ним в дальнейшем (по нашим данным, у тех компаний, которые формируют внешний кадровый резерв, он на 75% состоит из специалистов, которые раньше откликались на вакансии компании, но по разным причинам не были приняты), и то, какое впечатление о вас они будут транслировать вовне. Историями красивых и уважительных отказов в публичном пространстве делятся так же, как историями резких и обидных отказов.
Как отказать кандидату и никого не расстроить
⏱ Время прочтения — 4 минуты
Что нужно помнить
Как отказывать по закону
ТК РФ регламентирует правомерность отказов соискателям в статье 64 — «Гарантии при заключении трудового договора». По этой статье, отказ должен быть обоснован и связан исключительно с деловыми качествами работников. Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» объясняет, что можно считать деловыми качествами.
«Под деловыми качествами работника следует, в частности, понимать способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств работника (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли)».
Если соискатель после отказа написал письмо с просьбой обосновать это решение, вы обязаны это сделать по закону. Если ответ соискателя не устроит, он может обратиться в суд. Поэтому в тексте вакансии надо указывать как можно более четкие требования, а в письменном отказе указывать конкретную причину, ссылаясь только на профессиональные качества кандидата.
Вывод из требований ТК РФ простой: лучшие короткие причины для отказа — «Мы приняли на работу кандидата с большим опытом» или «Мы приняли на работу кандидата с профильным образованием».
Письмо или звонок?
Сообщать радостную новость приятнее по телефону. А вот отказывать лучше письмом.
Во-первых, кандидату так проще справиться с эмоциями. Он спокойно обдумает отказ и, возможно, отправит уточняющие вопросы, которые не придут в голову за минуту разговора.
Во-вторых, вы не вырвете человека из рабочего процесса: он откроет письмо ровно тогда, когда поймет, что готов это сделать.
Простой способ ответить всем и сразу — разослать шаблонные письма. В личном кабинете работодателя на hh.ru можно разослать отказы одним кликом, не заходя в резюме, и менять шаблон ответа для каждой новой вакансии.
Как составить письмо с отказом
Текст отказа необязательно должен быть «шаблонным». Секрет хорошего письма — в личном обращении. Представьте, что письмо должен получить ваш друг, а не какой-то условный человек.
Просто сделайте это!
Самый плохой вариант отказа: пообещать кандидату: «Мы вам перезвоним!» — и не перезвонить. Никому не хочется это делать, и у всех есть более важные и интересные задачи. Но озвучивать отказ важно по трем причинам:
Внесите отказы в должностную инструкцию, сообщите руководителю, что каждую пятницу вы два часа будете заняты ответами кандидатам. Помогайте другим развиваться: по-настоящему хороший отказ объясняет человеку, над чем поработать, и мотивирует на дальнейший рост. Количество людей трудоспособного возраста небезгранично, и, если он получит недостающие навыки, через пару лет станет желанным кандидатом. Поэтому, если только вы не проводите массовый набор на вакансии, рекомендуйте при отказах тренинги, курсы, профессиональную литературу. Пусть кандидаты возвращаются к вам!
Шаблоны для отказа соискателю
Одни, возможно, пригодятся, другие вызовут улыбку.
«Здравствуйте, …! На прошлой неделе Вы проходили собеседование в конкурсе на позицию … в нашу компанию. Хочу поблагодарить Вас за участие в конкурсе. Вы произвели благоприятное впечатление, но другой специалист понравился нам чуточку больше, в итоге свой выбор мы остановили на нем. Желаю удачи в поиске интересной работы!»
«Здравствуйте, …. Благодарим за интерес к нашей вакансии. Мы внимательно ознакомились с Вашей кандидатурой,но, к сожалению, не готовы сделать Вам предложение о работе. Возможно, мы вернемся к Вашему резюме в случае, если нам понадобится кандидат со схожим профессиональным опытом, а пока желаем Вам как можно скорее найти интересную работу»
«Большое спасибо за Ваш интерес, проявленный к нашей открытой вакансии «ХХХ». К сожалению, в настоящий момент мы не готовы сделать Вам это предложение. Мы внимательно ознакомились с Вашим резюме и, возможно, вернемся к Вашей кандидатуре, когда у нас возникнет такая потребность»
«Спасибо за Ваш отклик. Мы внимательно ознакомились с Вашим резюме и пока неготовы обсуждать с Вами данную вакансию. Мы обязательно свяжемся с Вами, как только у нас появится вакантная позиция, релевантная Вашему профессиональному опыту»
«Для Вас конкурс на нашу вакансию закончен!»
«Уважаемый…! Ваше резюме полностью соответствует нашим требованиям, но, к величайшему сожалению, вакансия, на которую Вы претендовали в нашей организации, уже упразднена (либо «уже занята»).Просим у Вас извинений за потраченное Вами время.Желаем удачи в дальнейшем поиске»
«Большое спасибо за Ваш интерес к нашей вакансии. К сожалению, в настоящий момент мы не готовы сделать Вам предложение. Мы внимательно ознакомились с Вашей кандидатурой и, возможно, рассмотрим ее, когда у нас возникнет такая потребность.
Надеемся, что в самое ближайшее время Вы сможете себя реализовать на работе в другой компании»
«Уважаемый соискатель, мы оценили Ваше желание работать в нашей компании, Ваш опыт работы, навыки и достижения, но, по независящим от нас причинам, вынуждены отказать. Желаем удачи в поиске работы. Надеемся, в ближайшем будущем Вы найдете применение своим знаниям»
«Здравствуйте, …. Спасибо за Ваш интерес к сотрудничеству, но, к сожалению, у нас в компании нет вакансийпо Вашему профилю. Будем иметь в виду Ваш профессиональный опыт, если появится потребность в подобных специалистах. Желаю удачи в поисках работы!»
«Благодарим Вас за интерес к нашей вакансии «…». Мы получили множество интересных откликов и выбор был для нас не легкой задачей. К сожалению, вынуждены отклонить Вашу кандидатуру, т.к. нам посчастливилось найти соискателей более соответствующих нашим требованиям. Надеемся, что в будущем у Вас будет желание и возможность представить свою кандидатуру повторно в случае появления у нас вакансии соответствующей Вашему опыту и навыкам. Нашим обязательным требованием является… Возможно,наше требование завышено, но, согласитесь, мы имеем на это право. Желаем Вам дальнейшего профессионального совершенствования и удачи во всех начинаниях!».
«Нам было приятно познакомиться с Вами в качестве кандидата на вакансию «…». Глубокое впечатление произвели на нас Ваше умение прекрасно ориентироваться в сложных профессиональных проблемах,Ваша образованность, прекрасные деловые качества, а также профессиональная и личностная зрелость. К сожалению,мы остановили свой выбор на кандидате, чей опыт работы более соответствует задачам нашего бизнеса. Желаем Вам дальнейшего профессионального совершенствования и удачи во всех начинаниях!»
«Отдел персонала ОАО «XXX» ознакомился с Вашим резюме. К сожалению, не можем Вас пригласить, так как вакансия «YYY» закрыта. Мы включим Вас в базу данных для возможного сотрудничества в будущем»
«Спасибо за интерес, проявленный к нашей компании. К сожалению, у нас нет открытых вакансий соответствующих вашей квалификации, и опыту работы. Ваше резюме будет сохранено в базе данных и, возможно,мы вернемся к Вашей кандидатуре, когда у нас возникнет такая потребность»
«Спасибо за интерес, проявленный к нашей компании.Ваше резюме нас заинтересовало, но, к сожалению,вознаграждения, которые мы предлагаем, ниже завяленного Вами. На сегодняшний день мы можем предложить не более 15 000 руб/в месяц»
«Уважаемая …! Во время нашей встречи я обещал связаться с Вами, как только будет принято окончательное решение относительно вакантной должности «…». Как Вы понимаете, данная должность требует высокого уровня квалификациии наличия вполне определенных личностных качеств. По этой причине мы и рассмотрели большое количество претендентов на данную вакансию. Хочу, чтобы Вызнали то, что Вы вошли в число трех лучших кандидатов. Однако, после детального обсуждения с руководством результатов конкурса, было принято решение предложить эту работу другому кандидату. Тем не менее, Вы показали себя с самой лучшей стороны, и я получил большое удовольствие от знакомства с Вами. Если Вы не возражаете, мы сохраним Ваши данные, и будем сообщать Вам о возникновении вакансий, которые смогут Вас заинтересовать. Благодарим Вас за интерес к нашей компании. С самыми лучшими пожеланиями, Руководитель отдела подбора персонала…»
«Добрый день. К сожалению,по результатам собеседования, мы не готовы предложить Вам эту позицию, сделав выбор в пользу другого кандидата. От лица XXX выражаю признательность за проявленный интерес к вакансии и потраченное время и желаю Вам удачи в дальнейших поисках работы»
«Уважаемый соискатель! Наша компания благодарна за проявленный Вами интерес. К нашему сожалению, Ваша кандидатура не соответствует предъявляемым к имеющейся вакансии требованиям. Мы учтем Ваше предложение на будущее. При наличии подходящих вакансий, предложим Вам вакантную должность. Будем очень признательны, получив согласие. С уважением, менеджер по персоналу»
Как вежливо отказать работодателю после собеседования: полезное руководство
Не на каждое же предложение соглашаться.
Здесь и далее фото unsplash.com
Когда человек активно ищет работу, он назначает себе сразу несколько собеседований, чтобы не надеяться только на одну компанию. Поэтому после череды интервью им могут заинтересоваться сразу несколько организаций, из которых он должен выбрать самую подходящую. В таких ситуациях очень важно правильно расставить приоритеты и понять, как отказать работодателю после собеседования, чтобы не оставить после себя неприятного впечатления.
Лучше всего не сжигать мосты, ведь, вполне вероятно, вы сможете посотрудничать в будущем. Плюс ко всему, каждому хочется оставить после себя воспоминания как о профессионале своего дела, а не о некомпетентном дилетанте. Поэтому отказывать надо вежливо и дипломатично.
Сейчас мы расскажем, как это сделать.
Как вежливо отказать работодателю после собеседования
Итак, ты успешно прошел собеседование, убедил руководителя компании в своей профпригодности, но в конечном счете понял, что не собираешься на него работать. На этом этапе очень важно отказаться от работы вежливо, ведь на тебя уже возлагают надежды и строят какие-то планы.
Мы не будем ходить вокруг да около, а сразу дадим тебе работающий алгоритм построения твоего отказа. Причем он может быть предъявлен работодателю в любой форме. Например, по телефону, по электронной почте или лично, сразу после собеседования. Выбор за тобой.
1 Классическое приветствие
Неписанные законы деловой этики всегда предусматривают приветствие в начале любой коммуникации — это элементарная вежливость, о которой не стоит забывать.
Плюс ко всему, так ты напоминаешь о том, кем являешься и как связан с этой компанией (даже если это прекрасно знают).
«Здравствуйте, (имя работодателя)! Меня зовут (твое имя). Несколько дней назад я проходил собеседование в Вашей компании на позицию (название должности)».
2 Благодарность за проявленный интерес к твоей персоне
Сразу после приветствия мы начинаем понемногу сглаживать углы, переходя к деловым благодарностям, подчеркивающим уважение к собеседнику. Это поможет подготовить его к твоему отказу, о котором он еще не подозревает.
«Я благодарен Вам за то, что Вы уделили мне свое время».
3 Немного комплиментов в адрес компании
Не волнуйся, это не ода компании, в которой ты не хочешь работать. Поэтому засыпать ее комплиментами мы не будем. К тому же, это отводит нас от главной темы послания — твоего отказа.
На этом этапе нам нужно просто сказать несколько хороших слов об организации, чтобы ее начальство не обиделось на тебя.
«Мне было интересно проходить собеседование в Вашей компании. Я сразу почувствовал доброжелательную атмосферу и понял, что Ваши сотрудники явно любят свое дело. Мне было очень приятно с ними познакомиться».
4 Непосредственный отказ от работы
Итак, мы подошли к ключевому моменту нашей речи. Самое главное при составлении послания — не звучать (и выглядеть) фальшиво. Тебе не стоит льстить или заискивать перед работодателем, с которым ты не хочешь сотрудничать.
Такое поведение сразу считывается и точно не вызовет никаких положительных эмоций. Поэтому удели особое внимание вышестоящим пунктам, будь искренним, а также выражайся простым и лаконичным языком.
Само сообщение об отказе должно звучать примерно следующим образом.
«Мне нелегко далось это решение, но я вынужден сообщить Вам о том, что не смогу принять Ваше предложение о работе. Это очень серьезный шаг для меня».
5 Несколько причин твоего решения
В силу того, что твой отказ был неожиданностью для руководителя компании, самое время объяснить ему, чем был мотивирован такой шаг. Лучше всего, чтобы работодатель не посчитал, что ты просто сбегаешь с должности без причин. Ему нужны веские аргументы, чтобы войти в твое положение.
Как бы то ни было, о конкретных причинах твоего отказа мы поговорим чуть ниже. Там будет целый список полезных отговорок.
6 Классическое напутствие
Теперь мы переходим к финальному этапу твоего послания, где ты можешь пожелать успеха компании, профессионального роста всем ее сотрудникам и так далее.
«Надеюсь, в ближайшее время Вы найдете подходящего кандидата на эту должность. Желаю Вам успехов и уверен, что Ваша компания будет и дальше расти и развиваться».
6 главных причин отказа от работы
В пятом пункте мы обещали рассказать о главных причинах твоего отказа от предлагаемой должности. Запомни их и выбери для себя самые подходящие.
1 Слишком долгая дорога
Это довольно простая и понятная причина для многих соискателей, ведь далеко не каждый готов тратить по два часа на дорогу до офиса и обратно. Можешь воспользоваться этой причиной, если не хочешь придумывать какие-то другие. Главное, чтобы никто не знал о том, что ты живешь в двух минутах от офиса.
«К сожалению, ваш офис находится слишком далеко от моего дома. Я не готов тратить каждый день по два часа, чтобы добраться до вас, а потом столько же обратно».
2 Неудовлетворительная заработная плата
Если все дело в заработной плате, можешь смело признаться в этом. Возможно, тебе даже предложат более выгодные условия, на которые ты соблазнишься согласиться.
«Дело в том, что предлагаемые Вами финансовые условия недостаточно интересные для меня. Из-за этого я вынужден отказаться от Вашего предложения».
3 Более выгодное и интересное предложение от другой компании
Работодатели всегда хотят слышать от соискателей правду, даже если она слегка горьковата на вкус. Поэтому, если тебе предложили более выгодные условия в другой компании, можешь смело об этом сообщить. Просто будь деликатнее.
«Я получил предложение от другой компании, которое на данный момент является более приоритетным для меня».
4 Нехватка компетенций
Иногда причиной твоего отказа от работы может стать реальное осознание того, что ты не справишься со своими обязанностями. Это совершенно нормально, и вряд ли кто-то будет тебя переубеждать в обратном. В таком случае можешь честно ответить.
«Я осознаю, что моего опыта и компетенций недостаточно для того, чтобы достойно представлять Вашу компанию на этой должности».
5 Отсутствие карьерного роста
Далеко не все вакансии предусматривают карьерный рост, поэтому если для тебя это один из главных факторов в работе, — смело отказывайся от предложения. Более того, можешь напрямую заявить об этом работодателю.
«К сожалению, эта должность не подразумевает карьерного роста, что не соответствует моим карьерным амбициям».
6 Постоянные командировки (или их отсутствие)
В зависимости от того, хочешь ли ты путешествовать или сидеть в офисе, можешь сослаться в своем отказе на постоянные командировки (или их отсутствие). Это тоже весомый довод, который работодатель должен непременно понять.
«Дело в том, что я не готов отъезжать в продолжительные командировки, потому что должен быть со своей семьей. Эти условия мне не подходят».
Что не стоит говорить работодателю при отказе от работы?
Несмотря на то, что работодатели ценят честность, о некоторых вещах лучше не стоит говорить им напрямую. Например, не надо сообщать о том, что компания имеет слишком плохую репутацию на рынке, поэтому ты не готов стать ее частью.
Кроме того, не стоит сообщать о том, что тебе не понравились некоторые сотрудники компании, их внешний вид, интерьеры офисов и так далее.
Старайся также избегать резких фраз, говоря о причинах своего отказа. Например, если твоим основным фактором стала низкая заработная плата, не стоит говорить:
«У вас слишком маленькие зарплаты, я вообще не понимаю, как ваши сотрудники согласны работать за такие копейки».
Плюс ко всему, не стоит просить третьих лиц сообщать работодателю о твоем отказе. То есть не надо после собеседования подходить к первому попавшемуся работнику и говорить ему:
«Скажи своему начальнику, что я не буду у вас работать. Только не забудь, потому что он ждет моего ответа».
Советуем также не распространяться о недостатках компании в социальных сетях. Например, если тебе не понравился внешний вид руководителя, не надо писать в твиттере:
«Был сегодня на собеседовании в (название компании). У них там такой стремный начальник. Такое ощущение, что он не спал целую неделю».
Ну, и не стоит игнорировать и скрываться от работодателя после собеседования. Лучше всего собраться с мыслями и составить грамотный и вежливый отказ, от которого у каждого из вас останутся приятные впечатления, несмотря на то, что сотрудничество не состоялось.