как должны храниться трудовые договора у работодателя
Как хранятся трудовые договоры?
Информация актуальна на момент размещения. Дата публикации: 05.10.2017.
Согласно законодательству РФ трудовой договор нужно составлять в двух экземплярах, и оба они должны быть подписаны обеими сторонами. Иногда может быть необходимо большее количество экземпляров, которые должны быть оформлены аналогично.
Официальных правил или законов по их хранению, к сожалению, нет. Но чтобы исключить путаницу и потерю документов, специалисты по кадрам подшивают трудовые договоры к личному делу сотрудника после издания приказа о найме. Другой способ хранения, который позволяет не запутаться в документообороте – создать новую папку с соответствующим названием и подшивать туда контракты в алфавитном, либо в хронологическом порядке. Трудовые договоры должны быть оформлены согласно установленным законам РФ. К обязательным требованиям относят наличие полного названия сторон, дата начала работы, обязанности сторон, термин трудового договора (если имеется), прочее.
Где хранится трудовой договор работника?
По текущему законодательству Российской Федерации минимальное количество экземпляров трудового договора на одного сотрудника – 2. Оба должны быть зарегистрированы, потом один из них остается в отделе кадров или соответствующем департаменте, второй — отдается на руки работнику и хранится у него. Работник, перед тем как получить свой экземпляр, должен написать на нем вручную – «Один экземпляр трудового договора от 00.00.0000 № 00 получен». Под надписью поставить подпись и фамилию с инициалами. Также работник после получения должен быть завизирован в журнале «Регистрация трудовых договоров», если такой имеется на предприятии (такой журнал не является обязательным согласно законодательству РФ).
Как хранить трудовые договора уволенных?
Личные дела, трудовые договоры и прочее документы необходимо архивировать. Для этого создаются отдельные папки, куда подшиваются дела. Если сотрудников на предприятие много и текучка кадров большая, то на каждый год создается отдельная папка, в которой все документы подшиты в алфавитном порядке фамилий уволенных. Если же сотрудников немного, то создается одна такая папка на несколько лет, в которой года отделены друг от друга – листом-разделителем. В любом случае папка должна содержать в себе опись, год, трудовые договоры. Также существует два подхода к датировкам: согласно законодательству РФ отдел кадров может самостоятельно принимать решения относительно даты подшивки дел — в год приема или в год увольнения работника. Считается хорошим тоном вести архивные папки с указанием года увольнения сотрудника.
Трудовой договор хранится в личном деле или отдельно?
Как указывалось ранее, строгого правила нет. Хотя опытные кадровики советуют хранить в личном деле. Бывают организации, в которых личные дела сотрудников не ведутся. В таких случаях предпочтительнее создавать отдельные папки «Трудовые договоры работников», в которых должна быть опись и сортировка (в алфавитном или в хронологическом порядке, либо в порядке нумерации личных дел). Если имеются дополнительные соглашения к трудовым договорам, то они также отдельно подшиваются к личному делу сотрудника, или в соответствующую папку.
Что можно, а что нельзя хранить в личном деле сотрудника
У каждой компании есть личные дела всех сотрудников. Они представляют собой пакеты документов с обязательной документацией, связанной с трудовой деятельностью. Такие документы хранятся в отделе кадров, и бухгалтер несёт за них персональную ответственность. Однако часто в личные дела попадают документы, не имеющие отношения к работе или вовсе запрещённые для хранения. Часто причина тому принцип: «Собрать всё, что можно — пусть будет».
Давайте разберемся, что разрешено хранить в личном деле сотрудника, а что нельзя.
Можно
К документам, необходимым для хранения относятся те, что напрямую связаны с трудовой деятельностью. Папка может пополняться по мере поступления новых бумаг. Пакет документов содержит в себе:
Все документы кадровый работник подшивает в папку в хронологическом порядке и составляет опись.
Нельзя
Не храните в личном деле копии личных документов сотрудника, которые не связаны с работой. Это лишняя бумага. Также нельзя хранить в личном деле копии документов, которые содержат персональные данные сотрудника. К ним относятся:
Их наличие в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещён.
Эти документы кадровый работник проверяет, вносит данные в личную карточку и возвращает сотруднику (ст. 65 ТК).
Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.
Что бы хранить копии личных документов, необходимо получить согласие физических лиц.
Что делать если трудовая инспекция или ИФНС, ФСС, ПФР и т.д. запрашивают у работодателя документы, необходимые при проверке?
Без согласия сотрудника работодатель не вправе хранить копии документов, которые содержат его персональные данные. В ответ проверяющим органам направьте письмо в произвольной форме, по какой причине данных документов нет. Суды подтверждают, что работодатели не обязаны предоставлять копии личных документов.
Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более пяти лет.
Читайте другие статьи автора в нашем блоге:
Где должны храниться трудовые книжки работников?
Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек
Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в 1939 году. До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до 2002 года при оформлении пенсии по старости.
В свете пенсионной реформы и замены понятия «трудовой стаж» на термин «страховой стаж» с 2020 начат переход на электронные трудовые книжки. По желанию работника, работодатель может вести только электронный вариант трудовой книжки. В данном случае бумажный документ выдается на руки работнику с соответствующей записью. А работодатель больше не несет ответственности за бумажный документ.
Если же сотрудник изъявит желание, бумажный вариант трудовой книжки работодатель может вести и дальше.
Подробнее о переходе на электронный формат ведения трудовых книжек, читайте в материале «Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года».
В матриале далее рассмотрим порядок хранения бумажных трудовых книжек, в случае если сотрудник выбрал и бумажный и электронный документ.
Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации. Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.
Эксперты КонсультантПлюс подготовили ответы на множество вопросов, связанных с ведением, оформлением и хранением трудовых книжек сотрудников. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.
Как правильно внести записи о месте работы в личные документы сотрудника, читайте в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
Где и как хранить трудовые книжки
Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н (далее — Приказ о ТК) на работодателя возлагается обязанность по хранению трудовых книжек, их бланков и вкладышей.
В соответствии с п. 41 Приказа о ТК бланки книжек квалифицируются как БСО. Соответственно, хранить их нужно в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.1983 № 105).
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию работодателя отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Обеспечить сохранность документов о трудовой деятельности работодатель обязан на протяжении всего срока действия договора с работником. Книжка выдается только в день увольнения и еще в некоторых установленных случаях. Возможна также ее выдача под расписку родственнику в случае смерти сотрудника (п. 38 Приказа о ТК).
Если же после увольнения документ не был востребован работником (он его не получил и не дал согласие на получение по почте), тогда возникает необходимость его хранения в архиве предприятия до востребования (п. 43 Приказа о ТК). Срок хранения, в соответствии со ст. 22.1 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, — в течение 50 лет для документов, поступивших в архив после 2003 года, и 75 лет для книжек, с которыми делопроизводство было окончено до 2003 года.
Для учета трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладышей в нее вы должны вести (пп. 39, 40 Приказа о ТК):
Формы этих книг с 01.09.2021 разрабатываются работодателями самостоятельно.
Образец книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них с 01.09.2021 можно скачать в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ к системе.
Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
Действия работодателя при утере трудовой книжки
Даже при соблюдении необходимых условий хранения личных документов работников возможны случаи утери или порчи трудовых книжек. Рассмотрим две возможные ситуации:
Во всех случаях утери документа по вине работодателя (равно как и отказа в его выдаче или некорректной формулировки причины увольнения), за весь срок действий по его исправлению/восстановлению работнику придется выплатить заработок, а новым днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки на руки.
Восстанавливайте утерянные документы работника правильно, ознакомившись со статьей «Дубликат трудовой книжки — образец заполнения».
Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения книжек
Трудовая инспекция может проверить, как хранятся трудовые книжки работников. Изначально инспектор может выдать предписание по устранению недочетов. Но невыполнение требований проверяющего может повлечь за собой наложение санкций согласно п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ:
В суде, инициированном сотрудником, с предприятия могут взыскать моральный и материальный ущерб. В отдельных случаях должностные лица работодателя за инцидент с потерей или порчей трудовой книжки могут понести и уголовную ответственность:
Итоги
Как особо важный личный документ работника, трудовая книжка требует к себе бережного отношения и обеспечения сохранности. Неисполнение требований законодательства о хранении кадровой документации может повлечь финансовую и уголовную ответственность.
Что делать, если утерян трудовой договор
Утрата кадровых документов приводит к появлению огромного списка проблем у кадровика. Особенно, если речь идет о трудовом договоре. Его необходимо как можно скорее восстановить. При этом следует выполнить процедуру правильно и с соблюдением всех законов.
Почему исчезают оригиналы трудовых договоров
При правильно выстроенной системе хранения документы всегда должны быть в наличии, находиться в специально отведенном месте или архиве. Но на практике ситуаций, когда исчезают трудовые договоры, немало.
Наиболее частой причиной является переезд офиса. При транспортировке многие бумаги легко потерять, в суматохе нужный документ выбросить или забыть на старом месте.
Иногда с такой проблемой сталкивается кадровик, который приходит в компанию на место старого сотрудника. Если предшественник безответственно относился к хранению бумаг, существует большая вероятность, что многие документы новый работник не сможет найти.
Протечка трубы, пожары и другие стихийные бедствия также могут привести к утрате важных бумаг. Теряют договоры и сами сотрудники. Точнее, они могут лишиться своего экземпляра документа. Однако и в таком случае работодателю придется заниматься его восстановлением.
Последствия утери трудового договора
За утерю трудового договора несут ответственность как должностное лицо, так и предприятие. Отсутствие основного документа рассматривается как нарушение статьи 5.27 КоАП РФ.
По факту утраты необходимо провести должностную проверку, наказать ответственного сотрудника. Если отсутствие трудового договора было выявлено трудовой инспекцией, для всех виновных предусмотрено административное наказание:
для должностного лица штраф от 1 000 до 5 000 руб.;
для юридического лица — от 30 000 до 50 000 руб.;
для индивидуального предпринимателя — от 1 000 до 5 000 руб.
При повторном нарушении для должностных лиц и ИП предусмотрен штраф от 10 000 до 20 000 руб. Для предприятия — от 50 000 до 70 000 руб. Кроме того, сотрудника, ответственного за нарушение, могут отстранить от должности на срок до трех лет.
Работодателю следует озаботиться и наличием трудового договора у сотрудника. Этот момент регулируется частью 1 статьи 67 ТК РФ. Если сотрудник обратится с жалобой на отказ выдать трудовой договор или его дубликат, компанию помимо штрафов может ожидать и приостановление деятельности на срок до 90 дней.
Как исправить ситуацию
Если договор потерял сотрудник, кадровая служба обязана выдать ему дубликат. Делается это по письменному заявлению от работника. Срок исполнения не должен превышать трёх дней с момента обращения. Никаких средств за повторную выдачу документа брать нельзя. Дубликат оформляется бесплатно.
В случаях, когда сотрудник просит выдать копию трудового договора, ее обязательно следует заверить. Для этого в нижней части документа вписывают слово «верно», под ним указывают должность и фамилию работника, заверившего бумагу, дату и подпись.
Нотариальное заверение законодательством не предусмотрено. Поэтому данный вопрос остается на рассмотрении работодателя. Если сотрудник обратился с подобной просьбой, кадровик вправе отказать.
Важно! Локальными нормативными актами может быть предусмотрено нотариальное заверение копии трудового договора. Если на предприятии существует такой документ, оплачивать услуги нотариуса придется работодателю.
Для тех случаев, когда трудовой договор утерян на предприятии, законодательных норм повторного оформления нет. Поэтому каждый работодатель вправе сам определить сроки и порядок восстановления. Чтобы придать процедуре законность, необходимо разработать локальный нормативный акт, в котором прописать, что делать в случае утраты.
Например, в документе можно указать, что трудовой договор восстанавливается на основании экземпляра, хранящегося у работника. Важно подробно описать сроки и порядок создания дубликата.
Что делать, если утрачены все экземпляры трудового договора
Есть два варианта восстановления документа. Первый предполагает создание дубликата. Нужно внести все изначальные условия, которые были прописаны в оригинале. Оформляются два экземпляра, оба подписывают работодатель и сотрудник. Один из них остается на хранении в кадровой службе, второй передается работнику. Все необходимые для создания дубликата сведения берут из личного дела и трудовой книжки сотрудника.
Также допустимо заключение нового договора. Разрабатывается документ, в который переносятся данные из первого трудового договора. Отмечают дату приема сотрудника на работу. Дату создания документа указывают реальную. Кроме того, необходимо указать, что данный экземпляр был заключен взамен утерянного.
В составлении нового трудового договора или дубликата вместо утраченного особых сложностей нет. Важно заняться этим сразу, как только проблема обнаружена, не откладывая в долгий ящик. Это поможет избежать штрафов и разбирательств с трудовой инспекцией.
Как получить дубликат трудового договора при утере
Как восстановить трудовой договор — просить у работодателя распечатать еще один экземпляр, подписать его заново или сделать дубликат?
Можно ли восстановить трудовой договор при утере
Трудовой договор — основной документ, соглашение между работодателем и работником, в нем установлены взаимные права и обязанности сторон. Его утеря ведет к серьезным последствиям. Государственная инспекция труда рассматривает его отсутствие как нарушение ст. 5.27 КоАП РФ.
Вопросы о восстановлении трудового договора возникают нередко. Воссоздать утерянный экземпляр можно. Процедура восстановления пропавшего документа в законодательстве не описана, работодателю стоит разработать для организации собственный алгоритм его воссоздания и внести его в ЛНА компании (ст. 8 ТК РФ).
Еще больше о кадровом учете мы рассказываем в онлайн-курсе «Клерка»: скорее смотрите подробности.
Как восстановить ТД при утере работодателем
Трудовой договор составляется в двух экземплярах, один из которых хранится у работодателя. Если документооборот в компании большой, то возникают ситуации, когда часть документации пропадает и нуждается в срочном восстановлении. Составляем алгоритм, что делать, если трудовой договор утерян работодателем.
Итак, руководству организации и специалистам отдела кадров предстоит выполнить следующие действия.
В законодательстве не указан временной промежуток, в течение которого компания должна составить дубликат документа и возвратить оригинал владельцу. Во избежание конфликтов с работниками работодателю стоит прописать в ЛНА сроки работы отдела кадров с документацией и обозначить время ее возврата сотрудникам. Восстановление занимает около одного рабочего дня.
Еще к одному способу восстановления документа, если он утерян обеими сторонами, относится заключение нового. При исчезновении обоих экземпляров дубликат сделать невозможно, поэтому документацию оформляют и подписывают заново, ориентируясь на записи в личной карточке Т-2, дата подписания ставится текущая, а дата приема указывается фактическая. Отдельным пунктом следует прописать, что данный экземпляр заключен вместо утраченного.
Как восстановить ТД при утере сотрудником
В связи с тем что не все сотрудники бережно относятся к хранению выданных им отделом кадров бумаг, вопрос, что делать, если трудовой договор утерян работником, требует ответа. Воссоздают документ, утерянный работником, так.
Срок исполнения запроса не превышает трёх дней с момента обращения.
Если работник требует копию документа, заверенную нотариусом, то отдел кадров вправе отказать в этой просьбе. Услуга платная, и если она не предусмотрена в ЛНА работодателя, то оказывать ее обязанности нет. Но работник вправе заверить документацию у нотариуса самостоятельно.
Как выглядит дубликат договора
Вот как выглядит образец дубликата трудового договора при утере:
Он практически идентичен оригинальному документу, но у него новый порядковый номер, дата. На нем имеется соответствующая отметка «дубликат», нанесенная штампом, ставится печать организации и подпись руководства. Дубликат обладает той же юридической силой, что и оригинал.
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.