как использовать кнопку формат по образцу
Функция Microsoft Word — Формат по образцу
Небольшой обзор маленькой, но полезной, функции текстового редактора Microsoft Word – «Формат по образцу». Благодаря ей, Вы сможете применять один выбранный стиль к другим фрагментам текста. Возьмите на заметку!
Как работать с «формат по образцу»?
Обычно, набирая очередной текст пользователь старается попутно форматировать содержимое документа, выделяя подзаголовки, создавая списки и т.д. И это, если не ошибка, то, как минимум, неверный приём, который отнимает уйму времени, отвлекая от процесса письма. Попробуйте в следующий раз поступить иначе, оставив структурирование текстового массива на последок.
Итак, текст набран, самое время применить должное форматирование, чтобы повысить читабельность документа или придать соответствие образцу. Переходим к первому заголовку или подзаголовку, и выделив назначаем размер, шрифт, цвет и т.п. Например, мы делаем заголовок размером – 22Пт с выравниванием по центру страницы, добавляем полужирное начертание, и теперь двойным кликом активируем функцию «формат по образцу».
Формат по образцу – функция Microsoft Word, находящиеся на панели редактирования во вкладке «Главная». Выглядит как пёрышко с соответствующей надписью.
Нажатие на кнопку заменяет стандартный курсор на «пёрышко», что свидетельствует о работе функции. Двойной клик принимает текущий стиль текста, выделенный или под курсором, и по выделению применяет его к другим фрагментам. Одинарный клик – применяет стиль единожды к выделяемому тексту.
Таким образом, создав индивидуальный стиль текста можно многократно его применить, не заботясь о соответствии параметров. Тоже самое произойдёт при работе со стандартными стилями, такими как «Заголовок 1», «Название, «Абзац»» и т.д. Любое стилистическое форматирование будет фиксироваться функцией «формат по образцу», даже выбранный маркированный или цифровой список будет применен к другим строкам или отдельным словам.
Вместо послесловия
«Формат по образцу» незаменимый инструмент, который сохранит время работы с редактором Word, и даст возможность структурировать большие тексты в несколько кликов мышкой.
Урок 6. Форматирование по образцу
Присваивать определённый стиль абзацу можно несколькими способами. Например, выделять поодиночке абзацы, затем в окне Стили щелкать по нужному вам стилю.
Но можно воспользоваться командой Форматирование по образцу (более известному, как «кисточка»).
По окончании урока вы сможете:
Откройте документ. Включите режим Непечатаемые символы
и откройте окно Стили:
Алгоритм действий при работе в режиме Форматирование по образцу:
1. Выделите первый абзац любым известным вам способом (я предпочитаю тройной щелчок по абзацу).
2. В окне Стили щёлкните по «1_Список_Раздел» ‒ первый абзац отформатирован должным образом.
3. Не снимая выделения, щёлкните два раза по клавише Формат по образцу – вы вошли в режим Форматирование по образцу.
4. Теперь двойной щелчок на полосе выделения напротив нужных абзацев (или три щелчка на самом абзаце).
5. Щёлкните один раз по клавише Форматирование по образцу или нажмите Esc – и вы выйдете из режима Форматирование по образцу
Теперь проделайте то же самое для других абзацев.
Алгоритм действий при работе в режиме Форматирование по образцу для стиля «2_Список_Тема»:
Алгоритм действий при работе в режиме Форматирование по образцу для стиля «3_Пояснение к Теме»:
Различные виды Форматирования по образцу
А теперь поэкспериментируем с режимом Форматирование по образцу.
Скачайте файл тут. Откройте его.
Вы увидели, что некоторые слова выделены полужирным начертанием. Согласитесь, что это довольно частая ситуация: в тексте необходимо акцентировать по какой-либо причине слово или словосочетание.
Алгоритм действий:
Вы получили следующую картину:
Давайте представим ситуацию. По тексту вы или ваш заказчик выделил определённые слова полужирным начертанием. Если вы будете бездумно применять форматирование по образцу, то выделенные слова изменятся под стиль окружающего текста. А если необходимо сохранить полужирное начертание? Например:
Я таких примеров с ходу могу привести пару десятков. Представили, как заново вы выискиваете эти слова по всему тексту и назначаете им полужирное начертание? Хорошо если текста пара страниц, а если ‒ 20?
| Совет | Научитесь применять форматирование по образцу с частичным сохранением исходного формата абзаца. Это умение не один раз помогало мне в реальной практике. |
Примечание
С помощью средства Формат по образцу невозможно скопировать шрифт и размер шрифта текста объект WordArt.
Теперь вы сможете:
Формат по образцу в Excel
Как пользоваться форматированием по образцу
Думаю большинство знает такую команду как Формат по образцу она находится на вкладке Главная. Однако не все знают обо всех возможностях данной команды.
Данная команда копирует все форматирование из исходного диапазона, в том числе форматы, границы, условное форматирование, объединение ячеек.
Как правило формат по образцу используется следующим образом:
Приемы применения форматирования по образцу
Создаем горячую клавишу на вставку форматирования
Можно конечно вынести кнопку Формат по образцу на панель быстрого доступа, но это не избавит нас от необходимости пользоваться мышкой при выборе диапазона к которому необходимо применить форматирование.
Гораздо удобнее скопировать формат например сочетанием клавиш Ctrl + C, выбрать нужный диапазон и вставить в него скопированное форматирование например, сочетанием клавиш Ctrl + Shift + V.
Чтобы так сделать, нам понадобится написать небольшой макрос. Вот его код:
Скопируйте код выше и вставьте его себе файл или в персональную книгу макросов.
После этого останется добавить горячую клавишу на выполнение данной команды. Для этого:
Как пользоваться горячей клавишей
Теперь, когда мы создали горячую клавишу посмотрим как ей пользоваться.
Теперь нет необходимости заново копировать формат, можете выбирать следующий диапазон и вставлять форматирование в него.
Как использовать формат по образцу в Word и Excel
В Microsoft Office есть замечательный инструмент, позволяющий вам сэкономить много времени на оформлении документа. Называется он формат по образцу. Также его ещё называют копирование формата. Данный инструмент позволяет производить копирование формата у текста или иных объектов и применять его к другим объектам.
На панели инструментов Microsoft Word или Excel формат по образцу представлен кнопкой в виде кисточки, как показано на рисунке.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Давайте посмотрим, как применяется инструмент Формат по образцу в Word и Excel. В принципе, и там и там работа с ним одинакова, но, тем не менее, рассмотрим применение формата по образцу сначала в Word, а потом в Excel.
Как использовать Формат по образцу в Word
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
На рисунке в первом абзаце часть текста выделена жирным чёрным и подчёркнута, часть текста выделена цветом, а также установлена красная строка у абзаца. Давайте посмотрим, как использовать формат по образцу в Word чтобы скопировать форматирование с верхнего абзаца или его части и применить к нижнему (или его части).
Вообще говоря, оформить текст нижнего абзаца аналогично верхнему можно и вручную. Однако, недостатки такого метода очевидны: необходимо узнать все параметры и только потом применить их к другому тексту. Это особенно неудобно в случае с установкой нужного цвета текста, а если цвет не стандартный, а какой-то другой, то тем более.
Для начала скопируем размер красной строки с первого абзаца. Выделять весь абзац для этого не нужно, поскольку красная строка в каждом абзаце одна. Поставим текстовый курсор в начало первого абзаца, после чего нажмём на кнопку Формат по образцу на панели инструментов. Курсор мышки при этом примет вид I со значком кисточки, а кнопка Формат по образцу окажется нажатой. После этого достаточно щёлкнуть в любом месте второго абзаца для применения форматирования. Результат показан на рисунке ниже.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Как видите, ко второму абзацу применилось форматирование первого — установилась красная строка в точности такого же размера. По другим параметрам абзацы не отличались, поэтому больше никаких изменений не заметно.
Теперь посмотрим, как копировать формат у текста. Для этого следует установить текстовый курсор на слово, содержащее нужный формат (к примеру, посередине слова). Далее нажимаем кисточку, как и в случае с абзацем. А вот дальше в случае копирования формата текста будут некоторые различия.
Если требуется применить скопированный формат только к одному слову, то достаточно по нему щёлкнуть (курсор в виде I с кисточкой!). Если же нужно применить форматирование более чем к одному слову или, наоборот, только к части слова, то нужно точно выделить блок текста мышкой.
Здесь есть одна особенность — после щелчка (или отпускании мышки после выделения) форматирование применяется, а кнопка Формат по образцу отпускается. Таким образом, если вы что-то сделали неверно, то следует отменить операцию через отмену действия и повторить всё заново. Будьте аккуратны.
Повторив операцию несколько раз, получим представленную на рисунке картину.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Ускорение работы с инструментом Формат по образцу
Если вам нужно применить одинаковый формат к разным блокам текста, не стоящим рядом, то нажимать каждый раз Формат по образцу не хочется. Это и не нужно. Достаточно щёлкнуть мышкой по кнопке Формат по образцу дважды (двойной щелчок) и она «приклеится», то есть будет оставаться нажатой и после применения формата. Тогда, применив скопированное форматирование к первому блоку текста, можно выделить следующий и так далее.
Как использовать Формат по образцу в Excel
Применение инструмента Формат по образцу в Excel почти ничем не отличается от использования его в Word. Отличие состоит в том, что перед нажатие кнопки Формат по образцу на панели инструментов, необходимо выделить ячейку, у которой хотите скопировать формат. Далее очень похоже — выделяете диапазон ячеек, к которым хотите применить скопированный формат.
«Фокус» с двойным щёлчком на кнопке формата по образцу в Excel также работает.
Стоит отметить, что, в отличие от Word, в Excel нельзя скопировать формат у текста внутри ячейки. Во всём остальном использование кнопки с кисточкой аналогично Word.
Пример, приведённый выше, вы можете посмотреть в видеоролике.
Подведём итоги
Применяйте инструмент Формат по образцу в Word и Excel в тех случаях, когда нужно одинаково оформить несколько блоков в документе. К примеру, это бывает очень полезно для однотипного оформления заголовков, а также при вставке текста из другой программы.
Инструмент Формат по образцу экономит много времени при оформлении документов, особенно если документ большой. Не игнорируйте кнопку с кисточкой — помимо экономии времени, Вы также уменьшите вероятность совершения ошибок в процессе оформления документов Word и таблиц Excel.
Как использовать формат по образцу в Word и Excel
Смотрите видео после статьи
видео может дополнять статью или содержать её полностью
На панели инструментов Microsoft Word или Excel формат по образцу представлен кнопкой в виде кисточки, как показано на рисунке.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Давайте посмотрим, как применяется инструмент Формат по образцу в Word и Excel. В принципе, и там и там работа с ним одинакова, но, тем не менее, рассмотрим применение формата по образцу сначала в Word, а потом в Excel.
Как использовать Формат по образцу в Word
В процессе создания любого более или менее сложного документа приходится прибегать к различным инструментам форматирования: менять тип установленных шрифтов и его размер / цвет, параметры абзацев и так далее. Предположим, что у нас есть уже написанный и оформленный текст в документе Microsoft Word. Затем к этому тексту дописали ещё немного (или много…), но не оформили так, как нужно. Оба блока текста представлены на рисунке. Текст с нужным оформлением находится в верхней части документа.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
На рисунке в первом абзаце часть текста выделена жирным чёрным и подчёркнута, часть текста выделена цветом, а также установлена красная строка у абзаца. Давайте посмотрим, как использовать формат по образцу в Word чтобы скопировать форматирование с верхнего абзаца или его части и применить к нижнему (или его части).
Вообще говоря, оформить текст нижнего абзаца аналогично верхнему можно и вручную. Однако, недостатки такого метода очевидны: необходимо узнать все параметры и только потом применить их к другому тексту. Это особенно неудобно в случае с установкой нужного цвета текста, а если цвет не стандартный, а какой-то другой, то тем более.
Для начала скопируем размер красной строки с первого абзаца. Выделять весь абзац для этого не нужно, поскольку красная строка в каждом абзаце одна. Поставим текстовый курсор в начало первого абзаца, после чего нажмём на кнопку Формат по образцу на панели инструментов. Курсор мышки при этом примет вид I со значком кисточки, а кнопка Формат по образцу окажется нажатой. После этого достаточно щёлкнуть в любом месте второго абзаца для применения форматирования. Результат показан на рисунке ниже.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Как видите, ко второму абзацу применилось форматирование первого — установилась красная строка в точности такого же размера. По другим параметрам абзацы не отличались, поэтому больше никаких изменений не заметно.
Теперь посмотрим, как копировать формат у текста. Для этого следует установить текстовый курсор на слово, содержащее нужный формат (к примеру, посередине слова). Далее нажимаем кисточку, как и в случае с абзацем. А вот дальше в случае копирования формата текста будут некоторые различия.
Если требуется применить скопированный формат только к одному слову, то достаточно по нему щёлкнуть (курсор в виде I с кисточкой!). Если же нужно применить форматирование более чем к одному слову или, наоборот, только к части слова, то нужно точно выделить блок текста мышкой.
Здесь есть одна особенность — после щелчка (или отпускании мышки после выделения) форматирование применяется, а кнопка Формат по образцу отпускается. Таким образом, если вы что-то сделали неверно, то следует отменить операцию через отмену действия и повторить всё заново. Будьте аккуратны.
Повторив операцию несколько раз, получим представленную на рисунке картину.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Ускорение работы с инструментом Формат по образцу
Если вам нужно применить одинаковый формат к разным блокам текста, не стоящим рядом, то нажимать каждый раз Формат по образцу не хочется. Это и не нужно. Достаточно щёлкнуть мышкой по кнопке Формат по образцу дважды (двойной щелчок) и она «приклеится», то есть будет оставаться нажатой и после применения формата. Тогда, применив скопированное форматирование к первому блоку текста, можно выделить следующий и так далее.
Как использовать Формат по образцу в Excel
Применение инструмента Формат по образцу в Excel почти ничем не отличается от использования его в Word. Отличие состоит в том, что перед нажатие кнопки Формат по образцу на панели инструментов, необходимо выделить ячейку, у которой хотите скопировать формат. Далее очень похоже — выделяете диапазон ячеек, к которым хотите применить скопированный формат.
«Фокус» с двойным щёлчком на кнопке формата по образцу в Excel также работает.
Стоит отметить, что, в отличие от Word, в Excel нельзя скопировать формат у текста внутри ячейки. Во всём остальном использование кнопки с кисточкой аналогично Word.
Пример, приведённый выше, вы можете посмотреть в видеоролике.
Подведём итоги
Применяйте инструмент Формат по образцу в Word и Excel в тех случаях, когда нужно одинаково оформить несколько блоков в документе. К примеру, это бывает очень полезно для однотипного оформления заголовков, а также при вставке текста из другой программы.
Инструмент Формат по образцу экономит много времени при оформлении документов, особенно если документ большой. Не игнорируйте кнопку с кисточкой — помимо экономии времени, Вы также уменьшите вероятность совершения ошибок в процессе оформления документов Word и таблиц Excel.
Уникальная метка публикации: 5CE5DC89-4F80-FFBF-E640-63287582A25E
Урок 6. Форматирование по образцу
Присваивать определённый стиль абзацу можно несколькими способами. Например, выделять поодиночке абзацы, затем в окне Стили щелкать по нужному вам стилю.Но можно воспользоваться командой Форматирование по образцу (более известному, как «кисточка»).
По окончании урока вы сможете:
Скачайте учебный файл тут
Откройте документ. Включите режим Непечатаемые символы
и откройте окно Стили:
Алгоритм действий при работе в режиме Форматирование по образцу:
1. Выделите первый абзац любым известным вам способом (я предпочитаю тройной щелчок по абзацу).
2. В окне Стили щёлкните по «1_Список_Раздел» ‒ первый абзац отформатирован должным образом.
3. Не снимая выделения, щёлкните два раза по клавише Формат по образцу — вы вошли в режим Форматирование по образцу.
4. Теперь двойной щелчок на полосе выделения напротив нужных абзацев (или три щелчка на самом абзаце).
5. Щёлкните один раз по клавише Форматирование по образцу или нажмите Esc — и вы выйдете из режима Форматирование по образцу
Теперь проделайте то же самое для других абзацев.
Алгоритм действий при работе в режиме Форматирование по образцу для стиля «2_Список_Тема»:
Алгоритм действий при работе в режиме Форматирование по образцу для стиля «3_Пояснение к Теме»:
Различные виды Форматирования по образцу
А теперь поэкспериментируем с режимом Форматирование по образцу.
Скачайте файл тут. Откройте его.
Вы увидели, что некоторые слова выделены полужирным начертанием. Согласитесь, что это довольно частая ситуация: в тексте необходимо акцентировать по какой-либо причине слово или словосочетание.
Алгоритм действий:
Вы получили следующую картину:
Давайте представим ситуацию. По тексту вы или ваш заказчик выделил определённые слова полужирным начертанием. Если вы будете бездумно применять форматирование по образцу, то выделенные слова изменятся под стиль окружающего текста. А если необходимо сохранить полужирное начертание? Например:
Я таких примеров с ходу могу привести пару десятков. Представили, как заново вы выискиваете эти слова по всему тексту и назначаете им полужирное начертание? Хорошо если текста пара страниц, а если ‒ 20?
Внешний вид кнопки «Формат по образцу» в Microsoft Office Excel. Для запуска функции по надписи достаточно нажать один раз
Выделение нужного диапазона ячеек для применения форматирования по образцу. На скриншоте показано копирование данных только одной ячейки
Макрос для форматирования по образцу
Действия в окне «Макрос»
Добавление новой горячей клавиши в список доступных комбинаций Microsoft Office Excel
Постановка знака равно в строке формул Эксель
Выделение исходной ячейки для копирования ее содержимого