как обновить электронные счета фактуры

Особенности электронных счетов-фактур в 2021 году

О переходе на электронные счета-фактуры

Не утонуть в наш стремительный век в огромном потоке информации и бумаг помогают технические средства и современные форматы документов. В связи с этим для работающих с НДС лиц все более актуальными становятся электронные счета-фактуры.

ВАЖНО! При продаже прослеживаемых товаров другим организациям и ИП надо выставлять электронные счета-фактуры. Покупатели обязаны их принимать через оператора ЭДО, даже если они не являются плательщиками НДС (ст. 169 НК РФ).

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде подробно описан в готовом решении от «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.

Чтобы перейти на применение электронных счетов-фактур, необходимо:

Если все эти шаги выполнены, можно приступать к работе с электронными счетами-фактурами.

Как работать с электронными счетами-фактурами

Получить или отправить электронные счета-фактуры (ЭСФ) можно только в том случае, если все 3 стороны (покупатель, продавец, оператор ЭДО) одновременно могут в этом участвовать, технические средства в порядке и есть доступ к интернету. Порядок работы с ЭСФ утвержден приказом Минфина № 174н.

При этом продавцу нужно сформировать, подписать и отправить ЭСФ, затем дождаться от покупателя извещения о его получении. Покупателю требуется после получения ЭСФ не только оформить это извещение, но и подтвердить оператору получение ЭСФ. У оператора особая функция: он обеспечивает доставку ЭСФ, организует проверку соответствия установленным форматам и фиксирует даты его отправки и получения.

ВАЖНО! ЭСФ оформляется только в одном (!) экземпляре, и подписать его может только одно уполномоченное лицо (п. 6 ст. 169 НК).

Важно учесть! Рекомендация от КонсультантПлюс:
Электронные счета-фактуры храните в электронном виде. Распечатывать их на бумаге не нужно (Письмо ФНС России от 19.07.2017 № СД-4-3/14079@). Вместе с электронными счетами-фактурами вы должны хранить документы и информацию. (подробнее смотрите в К+, получив бесплатный демо-доступ к системе К+).

Образец электронного счета-фактуры

Электронный счет-фактура представляет собой файл, содержащий определенный набор реквизитов. Перечень этих реквизитов такой же, как у документа на бумаге, то есть установленный ст. 169 НК РФ. Физического носителя информации у электронного счета-фактуры нет. Например, хранить ЭСФ можно в электронном виде, не распечатывая его на бумагу. Поэтому представить образец электронного счета-фактуры в каком-то графическом виде или в виде документа вряд ли получится.

В крайнем случае, говоря об образце электронного счета-фактуры, можно подразумевать визуальное воспроизведение алгоритма его формирования в соответствующей программе. Проще говоря, картинку с набором полей для заполнения. А она будет зависеть от интерфейса используемого вами ПО. Универсальной такой картинки (образца электронного счета-фактуры), к сожалению, нет.

Достоинства и недостатки электронных счетов-фактур

В результате автоматической обработки ЭСФ сокращается время проверки и обнаружения в них ошибок, плюс отпадает необходимость распечатки и доставки контрагенту бумажного счета-фактуры. Кроме того, при запросе контролерами счетов-фактур для проверки ЭСФ можно передать по ТКС — копировать их и заверять при этом, как в случае с бумажными документами, не требуется (письмо ФНС России от 09.09.2015 № СА-4-7/15871). Все это можно отнести к преимуществам ЭСФ.

Но есть и недостатки. Так, если отсутствует доступ к Интернету или случается сбой в работе автоматизированных систем сторон сделки или оператора, извещения о получении этого документа не формируется, а сам ЭСФ не считается выставленным (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н). В этом случае продавец будет вынужден оформить бумажный счет-фактуру.

ВАЖНО! Выставить ЭСФ задним числом не получится, т.к. все даты (и выставления, и получения) фиксирует оператор (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н), который является независимой третьей стороной в обороте ЭСФ.

Итоги

Электронный счет-фактура позволяет сэкономить время и средства, так как мгновенно доставляется контрагенту по каналам связи и не требует бумажной распечатки. При этом формируется только одни экземпляр этого документа за подписью только одного уполномоченного лица. Однако если технические средства связи подведут, придется вернуться к бумажному варианту счета-фактуры.

Источник

Как работать с электронными счетами-фактурами с 1 июля 2021 года?

С 1 июля 2021 г. хозяйствующие субъекты должны применять новые правила работы со счетами-фактурами в электронном виде. Порядок изменен в том числе и в связи с вводом системы прослеживаемости товаров.

Также продавец и покупатель не обязаны по новым правилам формировать особый документ, извещающий о получении подтверждения оператора ЭДО.

Порядок, который будет применяться с 1 июля, регламентирован Приказом Минфина от 05.02.2021 г. № 14н взамен Приказа Минфина от 10.11.2015 г. № 174н, который перестанет действовать.

Электронные счета-фактуры при продаже прослеживаемой продукции

До 1 июля 2021 г. счета-фактуры оформляются в бумажном или электронном формате. Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ электронные варианты нужно формировать только в том случае, если стороны договорились о таком порядке, и они имеют для этого необходимые технические возможности.

С 1 июля 2021 г. счета-фактуры составляются только в электронном формате при продаже прослеживаемой продукции — это касается и первичных, и корректировочных документов. При этом есть исключения по п. 2 ст. 2 Закона о 09.11.2020 г. № 371-ФЗ:

Соответственно, компании и ИП, которые реализуют и приобретают прослеживаемую продукцию, обязаны обеспечить возможность электронного документооборота через оператора ЭДО.

Шифрование электронных счетов-фактур

Согласно действующему порядку разрешается формирование счетов-фактур и в зашифрованном, и не в зашифрованном формате. С 1 июля правила поменяются — счета-фактуры не должны быть зашифрованы, если:

Как отправлять или получать электронные счета-фактуры

Порядок отправки и получения счетов-фактур через оператора ЭДО практически не изменится с 1 июля. Корректировки по нему такие:

Счет-фактура 2021 в 1С

В программе «1С:Бухгалтерия 8» начиная с версии 3.0.95 добавлена информация о прослеживаемости в форму счета-фактуры и в форму корректировочного счета-фактуры (Постановление Правительства РФ от 02.04.2021 № 534).

Изменения действуют с 01.07.2021. Не забудьте обновить программу 1С! Если вам нужна помощь с обновлением, звоните нашим специалистам!

Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.

Источник

Порядок работы с электронными счетами-фактурами с 1 июля 2021 года

Порядок работы с электронными счетами-фактурами изменяется с 01.07.2021. Новый порядок утвержден приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н. Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н, утрачивает силу. Рассмотрим изменения подробнее.

Электронные счета-фактуры при реализации прослеживаемого товара

В настоящее время счета-фактуры оформляются в бумажной или электронной форме. Причем в электронной форме они составляются, только если стороны договорились об этом и у них есть технические возможности для их приема и обработки (п. 1 ст. 169 НК РФ).

С 01.07.2021 счета-фактуры (в т. ч. корректировочные) при реализации прослеживаемых товаров нужно составлять только в электронной форме. Исключения представляют следующие операции с прослеживаемыми товарами (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 09.11.2020 № 371-ФЗ):

реализация физическим лицам для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью;

реализация плательщикам налога на профессиональный доход;

реализация и перемещение товара с территории РФ при экспорте (реэкспорте);

Эти правила нашли свое отражение в новом приказе (п. 4 Порядка). В связи с этим организации и предприниматели, реализующие и приобретающие прослеживаемые товары, должны обеспечить возможность работы с электронными счетами-фактурами (в т. ч. корректировочными) через оператора электронного документооборота (ЭДО).

Как подключиться к 1С-ЭДО, см. на сайте 1С-ЭДО (доступна видеоинструкция).

Зашифрованные электронные счета-фактуры

Действующий порядок (утв. Приказом № 174н) допускает составление счетов-фактур как в зашифрованном, так и в незашифрованном виде. Если сейчас нет четких правил, то с 01.07.2021 не допускаются зашифрованные счета-фактуры, если (п. 7 Порядка):

нормативными правовыми актами запрещено шифрование информации счетов-фактур;

счет-фактура выставляется по прослеживаемым товарам и содержит регистрационные номера партии товара. Это новый реквизит счета-фактуры, который появится с 01.07.2021;

по договору с продавцом или покупателем оператор ЭДО проверяет электронные счета-фактуры, в том числе на соответствие утвержденному формату.

Механизм отправки-получения электронных счетов-фактур

Порядок направления, получения счетов-фактур через операторов ЭДО более детально прописан, он практически не изменился (п.п. 11-24 Порядка). Из новшеств можно выделить следующее:

продавец и покупатель не должны формировать дополнительный служебный документ-извещение о получении подтверждения оператора ЭДО;

продавец, выставляющий счет-фактуру, не должен проверять действительность усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) лица, уполномоченного его подписывать;

оператор ЭДО по договору с продавцом может проверять правильность электронного счета-фактуры и его подписи (условия такой проверки оговариваются в договоре) и в случае отрицательного результата направлять в адрес продавца сообщение об ошибке.

От редакции. На сайте 1С:ИТС см. также видеозапись лекции «Система прослеживаемости товаров: законодательство и отражение в программе «1С:Бухгалтерия 8» с участием представителя ФНС России и эксперта 1С.

Источник

Обновлен порядок выставления и получения электронных счетов-фактур

Автор: Луговая Н. Н., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

В соответствии с п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде. Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур утвержден Приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н. Но с 01.07.2021 этот документ утратит силу и начнет действовать Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утвержденный Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н (далее – Порядок).

Общие положения

Порядок устанавливает процедуры документооборота между участниками электронного взаимодействия по выставлению и получению счетов-фактур в электронной форме («отгрузочных», «авансовых», исправленных, корректировочных):

по взаимному согласию сторон сделки (п. 1 и 4 Порядка);

в случаях, когда выставление электронного счета-фактуры является обязательным в соответствии с требованиями ст. 169 НК РФ, в частности при отгрузке товаров, подлежащих прослеживаемости, – п. 5 ст. 169 НК РФ (п. 1 Порядка).

Обратите внимание: основанием для налогового вычета является счет-фактура в электронной форме, сформированный согласно абз. 9 ст. 169 НК РФ в соответствии с утвержденным форматом (см. Приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@) и подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного лица (продавца, включая налоговых агентов, указанных в п. 4, 5, 5.1 и 8 ст. 161 НК РФ, а также посредников (комиссионера, агента), действующих в интересах принципала, реализующих либо приобретающих товары (работы, услуги), имущественные права от своего имени), выставленный и полученный по ТКС в соответствии с Порядком.

Документооборот счетов-фактур в электронной форме осуществляется по ТКС через оператора (одного или нескольких) ЭДО, в обязанность которого (которых) входит обеспечение взаимодействия продавца и покупателя при выставлении и получении электронных счетов-фактур и обмене иными документами, предусмотренными Порядком.

При выставлении и получении счетов-фактур в электронной форме продавец и покупатель осуществляют документооборот по каждому счету-фактуре в отдельности. При этом счета-фактуры могут иметь зашифрованный вид (п. 1 и 6 Порядка подключения к Интернету, утвержденного Указом Президента РФ от 22.05.2015 № 260). Исключением являются следующие случаи (п. 7 Порядка):

введение нормативными правовыми актами запрета на шифрование информации счетов-фактур в электронной форме;

выставление в соответствии со ст. 169 НК РФ электронных счетов-фактур, содержащих регистрационные номера партии товара, подлежащего прослеживаемости;

наличие в договоре, заключенном между продавцом (покупателем) и оператором ЭДО, составившим договор с продавцом (оператором ЭДО, составившим договор с покупателем), поручения о проведении соответствующим оператором ЭДО проверки счета-фактуры в электронной форме, в том числе на соответствие формату, утвержденному на момент создания счета-фактуры в электронной форме.

Счет-фактура в электронной виде считается выставленным, если продавцу поступило соответствующее подтверждение (см. п. 15 Порядка) от заключившего с ним договор оператора ЭДО. Дата, указанная в этом подтверждении, считается датой выставления такого счета-фактуры.

Счет-фактура в электронной виде считается полученным, если покупателю поступило соответствующее подтверждение (см. п. 16 Порядка) оператора ЭДО, заключившего с ним договор. Датой получения такого счета-фактуры считается дата направления покупателю оператором ЭДО выставленного счета-фактуры продавца, указанная в подтверждении.

К сведению: хранение документов, подписанных электронной подписью, составление, выставление (направление) и получение которых предусмотрено Порядком, обеспечивается участниками ЭДО с учетом сроков хранения архивных документов, определенных в соответствии с законодательством об архивном деле в РФ.

Процедуры выставления и получения счетов-фактур в электронной форме

Что нужно сделать продавцу (покупателю), чтобы принять участие в электронном документообороте?

Для участия в электронном документообороте необходимо представить оператору по ТКС соответствующее заявление, в котором указана следующая информация (пп. «а» п. 11 Порядка):

полное наименование организации (для ИП – Ф. И. О. (при наличии));

адрес юридического лица в пределах места его нахождения (для ИП – место жительства);

ИНН юридического лица (ИП);

сведения о владельцах квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи и реквизиты таких сертификатов;

контактные данные организации (ИП);

сведения о налоговом органе, в котором состоит на учете организация (ИП);

сведения о согласии на предоставление сведений другому оператору для целей оказания услуг в рамках ЭДО счетов-фактур в электронной форме между продавцом и покупателем.

Оператор выдаст участнику ЭДО идентификатор, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к ЭДО счетов-фактур в электронной форме (пп. «б» п. 11 Порядка).

К сведению: в случае изменения учетных данных продавец (покупатель), получивший у оператора идентификатор участника ЭДО, не позднее трех рабочих дней со дня соответствующего изменения должен представить оператору заявление о внесении изменений в свои учетные данные. Последний, в свою очередь, внесет изменения. На это ему отведено не более трех рабочих дней с момента получения заявления (п. 12 Порядка).

Оператор не позднее трех рабочих дней с момента подключения продавца (покупателя) к ЭДО (изменения учетных данных участника ЭДО) направляет в налоговый орган по месту нахождения продавца (покупателя) сведения об учетных данных участника ЭДО (об изменении учетных данных участника ЭДО). Об этом сказано в п. 13 Порядка.

Продавец выставляет электронный счет-фактуру

Продавец при выставлении покупателю счета-фактуры в электронной форме совершает следующие действия (п. 14 Порядка):

Счет-фактура выставлен: действия операторов ЭДО, заключивших договоры с продавцом и покупателем

Оператор ЭДО, заключивший договор с продавцом, при получении от того счета-фактуры в электронной форме не позднее следующего рабочего дня (п. 15 Порядка):

1) фиксирует дату и время поступления счета-фактуры;

2) проверяет поступивший счет-фактуру и подпись на нем в соответствии с условиями заключенного с продавцом договора;

3) в случае отсутствия в договоре с продавцом условий о проведении проверки счета-фактуры или при положительном результате проверки:

направляет в адрес покупателя через оператора ЭДО, заключившего договор с покупателем, счет-фактуру в электронной форме, фиксирует дату и время отправки. Заметим, если оператором ЭДО заключены договоры как с продавцом, так и с покупателем, действия, связанные с передачей документов между операторами, не осуществляются (п. 22 Порядка);

формирует в электронном виде подтверждение о получении счета-фактуры от продавца с указанием даты и времени такого поступления и результатов проверки;

подписывает соответствующее подтверждение электронной подписью и направляет его в адрес продавца.

Обратите внимание: в случае отрицательного результата проверки поступившего в электронном виде счета-фактуры и его подписи оператор продавца направляет ему сообщение об ошибке с перечнем несоответствий, выявленных по счету-фактуре. Сообщение подписывается электронной подписью уполномоченного на то оператора ЭДО (пп. «г» п. 15 Порядка).

Оператор ЭДО, заключивший договор с покупателем, при получении счета-фактуры в электронной форме не позднее следующего рабочего дня (п. 16 Порядка):

1) фиксирует дату и время поступления счета-фактуры. Заметим, это действие не выполняется, если оператор ЭДО заключил договоры как с продавцом, так и с покупателем (п. 22 Порядка);

2) направляет счет-фактуру в адрес покупателя, фиксируя при этом дату и время отправки;

3) формирует в электронном виде подтверждение о направлении счета-фактуры покупателю с указанием даты и времени такой отправки;

4) подписывает подтверждение электронной подписью и направляет его покупателю и оператору ЭДО, заключившему договор с продавцом. Если оператором заключены договоры с обеими сторонами сделки, то подтверждение направляется лишь в адрес покупателя (п. 22 Порядка).

Покупатель принимает электронный счет-фактуру

Покупатель проверяет полученный от продавца счет-фактуру в электронной форме на соответствие установленным НК РФ требованиям (п. 17 Порядка).

В случае выявления необходимости исправления ошибок покупатель:

1) формирует в электронном виде уведомление об уточнении электронного счета-фактуры и подписывает его электронной подписью уполномоченного на то лица;

2) зашифровывает (при необходимости) уведомление об уточнении электронного счета-фактуры;

3) направляет файл подписанного уведомления в адрес продавца через оператора ЭДО, с которым у него заключен договор.

К сведению: как отмечено в п. 18 Порядка, электронный документооборот между участниками при направлении и получении уведомления об уточнении счета-фактуры осуществляется по аналогии с тем, что предусмотрен п. 20 и 21 Порядка для направления и получения извещения о получении счета-фактуры в электронной форме, указанного в п. 19 Порядка.

При организации электронного документооборота по взаимному согласию сторон сделки в случае положительного результата проверки покупатель совершает следующие действия (п. 19 Порядка):

Оператор ЭДО покупателя, в свою очередь, получив от него соответствующее извещение о получении электронного счета-фактуры и (или) иных дополнительных сведений к полученному счету-фактуре, не позднее следующего рабочего дня (п. 20 Порядка):

1) фиксирует дату получения названных извещения и (или) иных дополнительных сведений к счету-фактуре;

2) направляет в адрес продавца через оператора ЭДО продавца извещение о получении счета-фактуры и (или) иных дополнительных сведений к полученному счету-фактуре, фиксирует дату и время отправки. Заметим, если оператором заключены договоры как с продавцом, так и с покупателем, действия, связанные с передачей документов между операторами, не осуществляются (п. 22 Порядка);

3) формирует в электронном виде подтверждение о поступлении от покупателя извещения о получении счета-фактуры и (или) иных дополнительных сведений к нему с указанием даты и времени поступления ему такого извещения и (или) иных дополнительных сведений к полученному счету-фактуре;

4) подписывает подтверждение электронной подписью и направляет его в адрес покупателя.

Оператор ЭДО продавца, получив от оператора ЭДО покупателя извещение о получении электронного счета-фактуры (иных дополнительных сведений к полученному счету-фактуре), не позднее следующего рабочего дня (п. 21 Порядка):

1) фиксирует дату и время поступления извещения (иных дополнительных сведений к полученному счету-фактуре). Данное действие не выполняется, если оператором заключены договоры как с продавцом, так и с покупателем (п. 22 Порядка);

2) направляет в адрес продавца извещение о получении счета-фактуры в электронной форме и (или) иные дополнительные сведения к полученному счету-фактуре в электронной форме, фиксирует дату и время отправки;

3) формирует в электронной форме подтверждение оператора продавца о направлении извещения о получении счета-фактуры (иных допсведений к полученному счету-фактуре) продавцу с указанием даты и времени отправки извещения о получении счета-фактуры в электронной форме и (или) иных дополнительных сведений к полученному счету-фактуре в электронной форме в адрес продавца;

4) подписывает данное подтверждение электронной подписью и направляет соответствующее подтверждение продавцу и оператору ЭДО покупателя (либо только продавцу, если оператором заключены договоры с обеими сторонами сделки).

Если что-то пошло не так…

Такие ситуации, а также действия, которые нужно совершить, прописаны в п. 23 и 24 Порядка.

Если продавец, покупатель или оператор ЭДО не получили в установленный Порядком срок соответствующие подтверждения, предусмотренные п. 15, 16, 20 и (или) 21, они должны сообщить любым доступным способом о данном факте лицу, которое направляет подтверждение.

Покупатель, не получив от продавца электронный счет-фактуру в установленный п. 3 ст. 168 НК РФ срок (не позднее пяти календарных дней считая со дня отгрузки), с учетом увеличения этого срока на время, необходимое для выполнения операторами ЭДО мероприятий в соответствии с п. 15 и 16 Порядка, сообщает о данном факте продавцу любым доступным способом.

Если продавец получил подтверждение своего оператора о поступлении электронного счета-фактуры и о положительном результате его проверки, он должен уточнить у своего оператора информацию о факте получения оператором покупателя счета-фактуры в электронной форме и сообщить любым доступным способом об этом покупателю.

Участники электронного документооборота совместно принимают меры, направленные на получение покупателем счета-фактуры в электронной форме.

При невозможности направить счет-фактуру в электронной форме в адрес покупателя через оператора (операторов) ЭДО продавцу следует направить покупателю бумажный счет-фактуру. Но так поступать нельзя, если речь идет об отгрузке товаров, подлежащих прослеживаемости (случай указан в п. 4 Порядка). Показатели выставленного ранее продавцом счета-фактуры в электронной форме, на который было получено подтверждение оператора ЭДО, переносятся продавцом без изменений в счет-фактуру, составленный на бумажном носителе, и дополняются подписью главного бухгалтера организации или иного уполномоченного лица. Дальнейшее перевыставление такого счета-фактуры в электронной форме не допускается.

В иных случаях продавец направляет покупателю счет-фактуру в электронной форме в соответствии с Порядком.

Мы рассмотрели обновленный порядок выставления и получения электронных счетов-фактур (через операторов ЭДО, соответствующих установленным требованиям), который вступит в силу с 01.07.2021.

Порядок предусматривает особенности выставления счетов-фактур в связи с введением национальной системы прослеживаемости товаров. Напомним, с 01.07.2021 в счете-фактуре (корректировочном счете-фактуре), оформленном при совершении операции с товарами, подлежащими прослеживаемости, помимо общих сведений необходимо будет указать дополнительные реквизиты (регистрационный номер партии товара, единица измерения товара, количество товара в указанных единицах).

Кроме того, с названной даты лица, не являющиеся плательщиками НДС, в отношении прослеживаемых товаров не вправе отказаться от оформления счета-фактуры.

Источник