как организовать учет на складе готовой продукции
Готовая продукция в бухучёте
Любое предприятие, осуществляющее свою деятельность на коммерческой основе, выпускает для продажи некоторый продукт. Это — разного рода товары, запчасти и материалы к ним, или услуги и определенные виды работ. По этой причине необходим грамотный учет готовой продукции для эффективной деятельности предприятия.
Понятие готовой продукции и ее учета
Готовая продукция (ГП) – это завершенный продукт, который был выпущен в результате производства.
Он должен отвечать требованиям ГОСТов или ТУ, пройти контроль качества, быть собранным в полный комплект и отправленным на хранение на склад самого предприятия или заказчика.
ГП классифицируют на несколько видов:
Готовая продукция после производства поступает в ведение работника склада под материальную ответственность. Поступление фиксируется в количественном измерении, при необходимости с разделением на категории товаров. Для учета берется карточный или бескарточный метод. Складские остатки ГП регулярно проверяют инвентаризацией.
Вопрос: Как отразить в учете организации (поставщика) продажу готовой продукции покупателю и последующий возврат покупателем части проданной продукции (качество которой соответствует условиям договора)? Продажа и возврат готовой продукции приходятся на один календарный год.
Посмотреть ответ
Оформление готовой продукции и первичная документация
Для конечного продукта должны быть подготовлены следующие обязательные документы, требуемые при отпуске товара со склада:
Без перечисленных документов фирма не имеет права продавать свой товар.
Все операции, совершаемые с участием ГП, сопровождаются первичными документами. Для каждой операции есть своя установленная форма документа.
Поступление на склад готовой продукции
Осуществляется с помощью Накладной на передачу готовой продукции в места хранения по форме МХ-18. В ней представлено:
Документ подписывается сдающим и принимающим лицами, после чего направляется бухгалтеру.
Такую операцию можно осуществить и с помощью Приемо-сдаточной накладной, где указываются данные о складе, цехе, количестве перемещаемого товара и сведения о нем. Параллельно используют Приемо-сдаточную ведомость и Приемо-сдаточный акт, упрощающие процедуры складского учета.
Любое перемещение ГП в пределах складских помещений фиксируется в карточках складского учета (форма М-17) или книге складского учета (форма М-40). Стоимостные показатели отражаются в бухгалтерии.
Отгрузка со склада реализации
Со склада регулярно происходит отгрузка товара, оформление которой осуществляется с помощью накладной (форма М-19), накладной на отпуск материалов на сторону (форма М-15) и приказа-накладной. Все это — виды транспортных накладных, где подробно прописаны категории отгружаемых товаров. Транспортная накладная обязательно дополняется выставленным счетом на оплату (форма №868) и счет-фактурой, которая может быть отдельно отправлена в бухгалтерию контрагента в течение 5 дней с момента отгрузки.
Оформление процесса перемещения товара покупателю выполняется с помощью товарно-транспортной накладной по форме 1-Т и путевого листа грузового автотранспорта (форма №4-П). В этих документах содержится информация о грузе и особенностях его перевозки. Для получения товара, у представителя покупателя должна быть доверенность на получение груза.
Учет готовой продукции
С точки зрения ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», готовая продукция считается МПЗ организации, назначение которых – реализация для принесения прибыли. В бухгалтерском балансе для учета ГП используют фактическую либо плановую себестоимость. Выбранный способ определяет дальнейшее отражение товара на балансовых счетах. Оценка ГП может производиться любым из нижеописанных методов:
Фактическая себестоимость
По учетным ценам
ВАЖНО! При определении учетных цен номенклатуры важно придерживаться определенного соотношения фактической и учетной себестоимости. Другими словами, продукция, имеющая одинаковую фактическую себестоимость должна иметь одинаковую учетную цену.
Учет готовой продукции в проводках
Для синтетического учета материально-производственных запасов в бухучете применяются счет 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)» или счет 43 «Готовая продукция».
Счет 40 является активно-пассивным. Его используют с целью сбора общих сведений о произведенных продуктах, работах и услугах за отчетный период. В дебет вносят фактическую себестоимость продукта, в кредит – плановую.
Оприходование ГП по учетным ценам выполняется такой проводкой:
Фактическая себестоимость ГП учитывается так:
На конец отчетного периода по счету 40 выявляется отклонение (сальдо), которое нужно списать. Если прослеживается перерасход (сальдо дебетовое), это отражается проводкой:
Иначе (при экономии) отклонение списывается путем сторно следующим образом:
Счет 40 закрывается и, в результате, сальдо не имеет.
Списание нормативной себестоимости реализованной ГП проводится:
Выпущенную продукцию можно учитывать сразу на счете 43 «Готовая продукция». Счет 40 в данном случае нужен не будет.
Этой проводкой приходуется ГП по учетным ценам. В конце месяца будет выявлено отклонение между фактической и учетной себестоимостью. Если имеет место перерасход, то делают еще одну запись, списав отклонение на дебетовый счет: Дт 43 Кт 20. Иначе делается сторно.
На реализованную продукцию себестоимость списывается проводкой:
Аналогичным способом списывается перерасход. Если учетная себестоимость превышает фактическую, выполняется сторнировочная запись:
Как организовать складской учет в компании
Независимо от того, какие товары производит предприятие, для успешной его работы нужно грамотно организовать его складское хозяйство. Товары до отправки на реализацию нужно где-то хранить, при этом необходим постоянный учет их динамики. Если учет организован правильно, это поможет сохранить весь товарный объем и быть в курсе о том, какой именно товар и в каком количестве имеется в наличии на данный момент.
Проанализируем нюансы организации складского хозяйства на предприятии и учета проданных и остающихся товаров.
На каких законодательных актах основан складской учет
Учет материальных запасов на складе регламентируется распоряжениями Министерства финансов РФ от 9 июня 2001 года №44н, а конкретней – Положением по бухучету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации. Исключение составляют кредитные и бюджетные организации, подчиняющиеся иному регламенту.
Согласно этому акту, заниматься складским учетом должен специально назначенный материально ответственный работник. Этот же документ уточняет список материальных ценностей, которые можно отнести к материально-производственным запасам (МПЗ), которые полагается хранить на складах.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Еще несколько десятилетий назад учет складского хозяйства производился исключительно вручную. Сейчас этот процесс в основном автоматизирован: для этой цели существует обширное программное обеспечение.
Важные определения
Склад – специальное помещение, оборудованное для хранения материально-производственных запасов и подготовки их к производственному использованию или доставке покупателю.
Материально-производственные запасы (МПЗ) – ценности, которые проходят таковыми по бухгалтерскому учету на основании п.2 ПБУ 5/01. К ним относятся:
К МПЗ не принято относить:
Область применения складов
На складе хранят и готовят к отправке в производственный цикл или дальнейшему потребителю МПЗ. Чаще всего склады применяются для сбережения в течение определенного срока:
Разновидности складов
Складское хозяйство, обеспечивая разнообразные функции, связанные с ранением и передачей товарно-материальных ценностей, может быть по-разному классифицировано.
ВНИМАНИЕ! Каждому складскому помещению в приказе по организации присваивается собственный номер, его помещают на всей учетной документации, относящейся к этому складу.
Кто обеспечивает работу склада
Складское хозяйство должно быть укомплектовано квалифицированным штатом, в который входят:
Нюансы хранения
Чтобы в системе функционирования складского хозяйства всегда был порядок, то есть ценности могли быть найдены и выданы по первому требованию, а также не утрачивались вследствие нарушений условий хранения, следует соблюдать ряд важных условий:
Документация для складского учета
Любая операция, производимая на складе с МПЗ, должна правильно отражаться в соответствующих документах.
Первичная документация оформляет все процедуры, производимые с активами на складе. Ее регламентирует федеральное законодательство РФ. Основные документы для обеспечения сделок с МПЗ на складе приведены в таблице.
| № п/п | Название документа | Какую операцию с МПЗ он отражает | |
|---|---|---|---|
| 1 | Акт по форме МХ-1 | При приеме товарно-материальных ценностей на хранение | |
| 2 | Акт по форме МХ-3 | При возврате ранее сданных на хранение активов | |
| 3 | Складское свидетельство | Оформляются при передаче ценного актива на ответственное хранение | Это ценная бумага на предъявителя, то есть выдать товар нужно будет только по предъявлении свидетельства |
| 4 | Складская квитанция | Выдается непосредственно тому, кто сдал товар на хранение, удостоверяет его принятие | |
| 5 | Доверенность по форме М-2 или М-2а | Документ, позволяющий выдать со склада определенные ценности представителям другого предприятия | |
| 6 | Приходный ордер по форме М-4 | Учет МПЗ, поступивших от поставщиков | |
| 7 | Акт приемки активов по форме М-7 | Все сведения об активе, только что поступившем на склад | |
| 8 | Лимитно-заборная карта по форме М-8 | Текущий контроль над соблюдением норм выдачи со склада определенных лимитированных МПЗ – активов на нужды производства. | |
| 9 | Накладная-требование по форме М-11 | Учет динамики МПЗ внутри предприятия между его подразделениями | |
| 10 | Накладная по форме М-15 | Сопровождает отпуск ценностей другим организациям | |
| 11 | Учетная карточка по форме М-17 | Учет материальных ценностей внутри склада | |
| 12 | Акт приходования по форме М-35 | Сопровождает демонтаж основных средств | |
Кроме первичной документации, работники склада должны регулярно оформлять:
Ответственность за складской учет
Поскольку МПЗ, часто называемые товарно-материальными ценностями, являются серьезной долей активов предприятия, уполномоченные лица несут материальную ответственность за возможные проблемы и допущенные нарушения в работе с ними. Эти моменты четко зафиксированы в трудовом договоре, заключаемом с ответственными работниками склада.
Соответствующие денежные санкции регламентируются:
ВАЖНО! Если был допущен рецидив нарушения в том же отчетном году, сумма штрафов возрастает.
Организация складского учета: бесплатное детальное руководство для начинающих владельцев магазинов. Автоматизация складского учета.
Автоматизация складского учета упрощает работу магазина, но главный её плюс не в этом. Многие бизнесмены отмечают — после замены тетрадей и excel табличек на программное обеспечение прекратились недостачи. Когда движение каждой единицы товара можно отследить, красть становится сложно и опасно.
Приятный бонус: планируя закупки, вы не гадаете на кофейной гуще, а ориентируетесь на спрос. Никаких больше пустых полок и партий непопулярного товара, пылящихся на складе.
В этой статье разобрались, чем чревато ведение складского учёта “на коленке” и как действовать, решившись на автоматизацию. За 10 минут вы узнаете:
Ошибки складского учета и их последствия для бизнеса
Автоматизация складского учета позволяет бизнесу работать более эффективно:
Складская программа “1С:УНФ” + бухгалтерия Фингуру за 23 000 рублей в месяц.
Поможем наладить бесперебойную работу бизнеса с минимальными усилиями с вашей стороны.
Как организовать складской учет
Прежде всего нужно определиться, кто будет отвечать за сохранность продукции и вести складской учет. Это упростит процесс подготовки к приемке и оприходованию товаров.
Затем нужно продумать место для хранения и подготовить документацию по оформлению приема-сдачи товаров.
Один из важных процессов — приемка товаров. Иногда поставщики могут привезти на склад бракованные товары или не всю продукцию, которая указана в документах. Доказать ответственность поставщика за повреждение товара можно только в момент приемки, поэтому важно проверить упаковку, тару, маркировку и ассортимент на соответствие по количеству и качеству. Если не обучить этому ответственного за склад, будете регулярно нести убытки.
Затем нужно определиться с методом складского учета. Какой выбрать — зависит от ассортимента и объема номенклатуры. Есть четыре основных варианта.
Сортовой. Товары хранят по сортам и наименованиям, новые партии смешивают с остатками старых. Стоимость и дата поступления товара на склад не важны. Учет ведут в товарной книге и каждый сортовой продукт записывают на отдельном листе. На нем указывают название и артикул продукта и отражают движение товара. С помощью такого метода размещения можно быстро найти товары одного наименования и экономно использовать место на складе, оперативно управлять остатками и иметь возможность адресно хранить продукты. Из минусов — сложнее разделить товары одного сорта по цене и времени поступления.
Номенклатурный. В таком случае товары не делят по категориям. У каждого товара своя карточка. На практике это не самый удобный способ складского учета, поэтому подойдет фирмам с небольшим товарооборотом.
Партионный. Товары хранятся по партиям, в каждой могут быть продукты разных видов и наименований. У каждой партии своя карточка, где отражают наименования товаров, артикулы, сорта, цены, количество и дату поступления на склад, а также движение партионных товаров. Такой метод подойдет для фирмы, которая продает однотипные товары с ограниченным сроком годности. Если хранить продукты партионно, можно лучше контролировать их сохранность и минимизировать вероятность пересортицы. Из недостатков — площадь склада не удастся оптимизировать, а также может быть сложнее оперативно управлять запасами.
Партионно-сортовой. Используя такой метод, учитывать и хранить товар можно партиями, но внутри партии товары можно разделить по сортам. Этот способ будет удобен, если приходится работать с большом ассортиментом. Тогда удастся эффективно следить за сохранностью товара.
Как лучше вести складской учет: журнал, Excel, специальное ПО, 1С
Если использовать журнал для ведения учета, данные о товаре придется вносить вручную. Учет будет сквозной: для каждой партии товара будет отведена своя строка. Строки нумеруются с указанием даты.
Плюсы: вести учет в блокноте можно бесплатно, журнал можно взять с собой на склад.
Минусы: можно забыть внести данные; каждый сотрудник ведет свой журнал, поэтому непонятно, что в общем происходит на складе. Если ошибиться в записях, придется исправлять и потом будет сложно разобраться в данных.
Пример разметки внутри журнала складского учета. Источник: ekam.ru
Можно вести складской учет в Excel. Программа может делать простые расчеты и изменять данные.
Плюсы: данные можно быстро корректировать или пересылать по почте; если нужно оценить остатки, достаточно посмотреть в таблицу — искать нужную страницу в журнале не придется.
Минусы: одна ошибка при вводе данных может привести к еще большим неточностям; данные могут пропасть по ошибке сотрудника; для товароучета придется скачивать платные шаблоны; невозможно интегрировать таблицу с кассовым оборудованием.
Так выглядит учет товаров в Excel. Источник: ekam.ru
Можно установить на компьютер специальную программу. В таких программах можно следить за конкретными данными по товарно-материальным ценностям, оформлять стандартные первичные документы, контролировать расчеты с клиентами, планировать продажи и закупки или следить за сроками годности. Система будет предупреждать, у каких товаров заканчивается срок, поэтому можно будет навсегда избавиться от просрочки. Такой вариант хорошо подойдет для среднего и крупного бизнеса в сфере торговли, где одному человеку невозможно за всем уследить.
Плюсы: полная автоматизация склада, продаж, закупок и товароучета; можно круглосуточно контролировать действия сотрудников, ценообразование и сроки годности; анализировать данные; интегрировать с кассой и видеть остатки; получать накладные ТОРГ-13, счета-фактуры и другие документы. Если учет ведется в специальной программе, то чаще информация хранится в облаке. Это удобнее и безопаснее остальных способов хранения, так как работа с данными происходит онлайн и по шифрованным каналам связи.
Минусы: программа платная, придется обучать персонал.
Выбирать программу нужно в зависимости от вида деятельности. Рассмотрим пять популярных программ для ведения складского учета.
| ЕКАМ | МойСклад | Бизнес.Ру | 1С:УНФ | Контур.Склад | |
| Интерфейс | Понятная панель администрирования, можно работать удаленно с любого гаджета | Не сложно освоить самостоятельно, а также научить сотрудников | Удобный, пользовательский интерфейс, мультиплатформенный | Можно изучить самостоятельно | Простой интерфейс |
| Деньги | Продажная цена устанавливается автоматически, исходя из заданной наценки | Учитывает комиссионные товары, рассчитывает себестоимость | Одновременная оплата по нескольким заказам, взаиморасчеты с партнерами, отчет по деньгам | Работа с оптовыми, розничными и закупочными ценами. Задать цены можно для групп товаров | Можно вести учет по нескольким торговым точкам и складам |
| Анализ продаж | Наглядная аналитика по продажам и выручке | Контроль финансов и анализ продаж | Анализ затрат на прибыль, управление ценами, сбор и обработка заявок | Анализ продаж и задолженностей, создание воронки продаж, сегментирование клиентов, стимулирование повторных продаж | Подробные отчеты и аналитика |
| Подключение торгового оборудования | Можно подключить единую онлайн-кассу для торговой точки | Подключение онлайн-кассы, интеграция с МодульКассой и смарт-терминалами Эвотор, умной кассой MSPOS-K, поддержка сканеров, этикеток, ценников | Продажа через онлайн-кассы, поддержка сканеров, подключение принтеров для печати ценников | Есть | Возможно работать со штрихкодами |
| Складской учет | Есть + отчеты по оборотам и прибыльности товаров | Фактические остатки с учетом резерва и ожидания, приходят уведомления, что товар заканчивается | Можно объединять одинаковые товары с разными свойствами, загружать остатки из Excel, планировать закупки. Можно управлять неограниченным количеством складов | Раздельный учет запасов, учет произвольных характеристик номенклатуры, резервирование запасов, проведение инвентаризации, разделение складских и финансовых операции по учету запасов | Контроль остатков, сроков годности, формирование заявок, инвентаризация, учет аналогов, ведение картотеки остатков |
| Работа с поставщиками | Можно загрузить прайс поставщиков и упростить создание номенклатуры | Можно автоматически заказывать товары поставщикам, на основе статистики продаж | Можно формировать заказы поставщикам | Можно резервировать и формировать заказы на складе поставщикам | Можно отправлять заявки поставщикам |
| Обмен данными | Можно связать с товароучетной системой: много интеграции с системами 1С. Если нет подходящей, можно использовать открытое API | Импорт данных из Excel, экспорт в 1С:Бухгалтерию 8 | Интеграция с 1С: Бухгалтерия, онлайн-магазинами и др. | Можно настроить обмен данными с 1С: Бухгалтерия или бухгалтерией от Фингуру | Работает с 1С:Бухгалтерия |
| Система лояльности | Спецпредложения можно персонализировать и предлагать каждому клиенту свой вариант скидки | Есть дисконтные карты, можно создать клиентскую базу и формировать воронку продаж | Есть программа лояльности | Нет | Нет |
Если хотите автоматизировать складской учет, воспользуйтесь предложением 2 в 1 — программа “1С: УНФ” и бухгалтерия от Фингуру за 23 000 рублей в месяц. Установим и настроим программное обеспечение бесплатно!
Как наладить совместную работу склада и бухгалтерии
Обмениваться данными с бухгалтерией можно разными способами: делать это вручную или с помощью разных конфигураций 1С, которые смогут автоматически собирать складские отчеты и передавать их в бухгалтерию.
Вести учет вручную — в специальных книгах, где объединены складской учет и отчетность кладовщика, реально только для небольших предприятий с ограниченной номенклатурой материальных ценностей. В этой книге нужно будет отражать остатки материалов на начало отчетного периода, день и время, когда поступил и выбыл товар, и остатки на конец отчетного периода. Данные нужно составлять в двух экземплярах, один сдают в бухгалтерию.
На больших предприятиях складской учет лучше вести на карточках складского учета. Карточки открывают в бухгалтерии на каждый номенклатурный номер материала и передают на склад. В них указывают номер склада, наименование материала, номенклатурный номер, сорт, единицу измерения, учетную цену. Заполняют их кладовщики.
Более удобный способ — автоматизировать складской учет. Специальные программы также, как книги и карточки, содержат информацию о товарах, но следить за движением и состоянием материалов на складе будет гораздо эффективнее. Для этого можно подключить складскую программу, интегрировать ее с бухгалтерией, внести туда справочник номенклатуры, контрагентов и перенести товары, разделив по складам.
С помощью таких программ можно избежать дублирования документов или ошибок в учете. Также они помогут быстро готовить декларации по налогам, расчеты по взносам, отчеты по сотрудникам, бухгалтерский баланс и отчеты о финансовых результатах.
Если вы не хотите самостоятельно разбираться с тем, какую программу установить, можно воспользоваться софтом от Фингуру. Для тех, у кого нет складской программы учета, специалисты помогут подключить «1С:УНФ» или «Мой склад» и интегрируют ее с бухгалтерией Фингуру.
Как сопровождать перемещение товара
Вернуть товар поставщику можно, если товар не соответствует качеству, ассортименту, комплекту, таре и упаковке. Причем не всегда для этого нужно оформлять возврат, иногда поставщик может что-то заменить или переупаковать.
Бракованные товары. Вернуть бракованную продукцию не всегда удается так же быстро, как испорченную. Чтобы оформить возврат, нужно принять товар по накладной ТОРГ-12, затем при поставщике заполнить акт о расхождении количества и качества при приемке товаров (ТОРГ-2) и разместить их на складе. Поставщик должен подтвердить неликвидность товара, и затем следует написать претензию.
Пример акта о расхождении количества и качества при приемке товаров ТОРГ-2
Пример шаблона претензии к поставщику
Когда претензию удовлетворят, нужно составить в двух экземпляров возвратную накладную ТОРГ-12. В графе «Основание» указать — возврат некачественного товара.
Возврат непроданного товара поставщику. В этом случае претензий к товару нет, но необходимо вернуть поставщику непроданные товары. Чтобы отправить товар поставщику, нужно оформить для него накладную ТОРГ-12 и счет-фактуру.
Так выглядит товарная накладная ТОРГ-12
Если вы плательщик НДС, поставщику придется составить счет-фактуру в меньшую сторону и прислать ее вам.
Пример счет-фактуры для возврата НДС
Если отношения с поставщиком доверительные, можно подписать документы и подождать поставку качественного товара.
Подведем итоги
Заниматься складским учетом вручную сложно, особенно когда на складе хранятся сотни или тысячи единиц товара. Если вести учет в журнале, есть риск забыть внести данные о товаре или упустить дату окончания сроков годности. Кроме того, журнал можно потерять или испортить, тогда проанализировать поставки и отгрузки не получится. Всё это приводит к тому, что ваш бизнес, вместо того чтобы получать прибыль, терпит убытки.
Чтобы таких ситуаций не происходило, следует автоматизировать складской учет. Эффективнее — использовать специализированное ПО.
С его помощью вы сможете удаленно в реальном времени следить за движением товаров, ситуацией на складе, контролировать товары, у которых истекают сроки годности, анализировать закупки и продажи.
Если вам надоело тратить время на поиск продуктов на складе, воспользуйтесь предложением по интеграции складской программы 1С: УНФ с бухгалтерией для более удобной работы.