как отправить договор сканом
Оплата по скану договора
Часто компании начинают работать по скану договора. Так быстрее, чем ждать оригиналов. Проблема возникает, если один партнер вдруг говорит, что договор не подписывал, платить не будет, а скан — фиговый листок.
Вместе с адвокатом Романом Норманом мы изучили законы и судебную практику по этому вопросу. В целом работать по сканам можно. Но есть нюансы.
Что говорит закон
По Гражданскому кодексу компании должны заключать сделки письменно. Это значит, нужно составить договор и подписать его. На словах договариваться нельзя.
Закон не запрещает обмениваться договорами в электронной форме, передавать их по почте, телеграммой, факсом. Но в этом случае есть оговорки:
В законе есть случаи, когда обязательно нужны бумажные документы:
Для остальных сделок закон не требует, чтобы директора компаний ехали в другой город и подписывали договоры лично. Можно подписать договор, отсканировать его и послать партнеру пдфку. Но есть нюансы, как сделать скан юридически значимым.
Как обмениваться сканами
Компании могут обмениваться сканами договоров, работать по ним годами и платить по счетам. Вопрос законности скана возникает, если у одного из партнеров появляются претензии по сделке. Например, клиент заявляет, что он договаривался о другой цене или передумал работать. В этом случае надо доказать, что у скана есть юридическая сила.
Лучше не ждать, пока недовольный партнер пойдет в суд, а заранее себя обезопасить. Для этого есть два железобетонных способа:
Необоснованная налоговая выгода в статье «Дела»
С первым способом всё понятно. Компания покупает электронную подпись и ею подписывает документы. По второму способу электронной подписью становится адрес электронной почты. Порядок действий в этом случае такой:
Как узаконить переписку по электронной почте в статье Дела
Если всё сделать по инструкции, суд будет на стороне компании.
Всё, что нужно для бизнеса
Дело Модульбанка — это издание о бизнесе. Мы рассказываем обо всём, что нужно знать российскому предпринимателю: какие вышли новые законы, как проходить проверки в разных инстанциях, как не получить штрафов.
Я на Бали, а заказчики в России. Как подписать договор?
В статье про договор для фрилансеров не написано, как «подписать» договор удаленно. Я нахожусь на Бали, а заказчик — в Мурманске. Доставка почтой нереальна, заказывать «Ди-эйч-эль» — лишние расходы денег и времени.
Что нужно прописать в договоре, чтобы потом с ним идти в суд? Опустим момент перелета Бали — Россия.
Только после просмотра фотографий с Бали и поиска дешевых билетов Москва — Денпасар смогли подготовить ответ 🌊.
По закону договор в письменной форме можно заключить, обменявшись документами по обычной почте, телеграфу, телефону или электронной почте, если понятно, что документ направила именно сторона договора.
Использование факсимильной подписи, электронной подписи или другого аналога собственноручной подписи допускается, если стороны согласовали ее использование.
Поэтому вы можете заключить договор, обменявшись его подписанными сканами по электронной почте. Предварительно в договор необходимо включить пункт, что вы признаете юридическую силу такого обмена, и указать адреса электронной почты, которые будут подтверждать подписание договора уполномоченным лицом.
Включите в договор пункт про электронную подпись
Чтобы подписать договор по электронной почте, включите в него, например, такой пункт:
Настоящий Договор, дополнительные соглашения, приложения и акты к нему могут быть подписаны Сторонами путем обмена их сканированными подписанными копиями по электронной почте:
Документы, направляемые с указанных адресов Сторон, считаются подписанными простой электронной подписью — электронным адресом. Стороны подтверждают получение писем путем ответа на них с указанных адресов.
Стороны признают юридическую силу за электронными письмами и признают их равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью.
Обязательно укажите, какие электронные адреса являются простой электронной подписью и подтверждают заключение договора уполномоченным лицом.
Распечатайте, распишитесь, отсканируйте и направьте
После этого, чтобы заключить договор, распечатайте его, распишитесь, отсканируйте и направьте заказчику с того адреса электронной почты, который указан в договоре.
Заказчик же должен распечатать скан договора с вашей подписью, расписаться, отсканировать и направить вам.
Вы с заказчиком обязательно должны обменяться подписанными сканами именно с тех адресов, которые указаны в договоре. Иначе впоследствии договор могут признать незаключенным.
Совет
Если чувствуете, что клиент проблемный, лучше согласуйте расходы на обмен бумажными подписанными оригиналами через «Ди-эйч-эль» или любую другую курьерскую службу, чтобы наверняка. Хотя, конечно, никто не застрахован, что проблемный клиент не начнет доказывать в суде, что синяя подпись и печать вовсе не его.
Если у вас есть вопрос о личных финансах, правах и законах, здоровье или образовании, пишите. На самые интересные вопросы ответят эксперты журнала.
Как заключить договор дистанционно?
Я фрилансер, оказываю услуги заказчикам из других городов. Хочу перейти на электронный документооборот, чтобы делать все дистанционно: каждый раз отправлять договор почтой не очень удобно, плюс это дополнительные расходы.
Я купил электронную подпись, но не у всех заказчиков она тоже есть. Как быть в этом случае? Могу ли я со своей стороны подписывать документ электронной подписью, а заказчик — другим способом?
Письменные договоры обязательно должны подписать обе стороны. Подпись можно поставить любым способом, но так, чтобы можно было достоверно и однозначно определить подписанта.
Чтобы в будущем не было споров, состоялась сделка или нет, порядок дистанционного заключения договора нужно прописать в самом договоре. Отдельно надо согласовать электронную подпись и электронный обмен документами, если вы их используете.
Как заключают договоры дистанционно
Судя по вашему вопросу, раньше вы заключали письменный договор самым распространенным способом — составляли документ, который подписывала каждая из сторон, и отправляли бумажные оригиналы друг другу по почте. Но этот способ не единственный.
Договор можно заключить, обменявшись письмами, телеграммами или электронными документами. Стандартный бумажный экземпляр при этом оформлять не нужно.
Электронный документ с электронными подписями, то есть текстовый файл с информацией об ЭП, — это тоже письменный договор. Но чтобы он считался заключенным, нужно выполнить два условия:
Чтобы дистанционно заключить договор, необязательно пользоваться услугами Почты России или подписывать договор электронной подписью. Вот как, например, можно это сделать:
Чтобы эта схема стала рабочей, в договоре нужно подробно описать:
Еще в тексте договора пишут, что если документы приходят в согласованном порядке, то стороны их безоговорочно признают. Например, в договоре указано, что стороны будут обмениваться документами по электронной почте. Исполнитель отправил акт выполненных работ электронно, заказчик получил его на свою почту и на этом основании оплатил работы. От исполнителя никакие документы больше не нужны — он прислал акт в согласованном порядке.
Достаточно ли скана документа для защиты прав?
Я покупаю путевки в Турцию через безымянного турагента из Подмосковья — так дешевле, агент проверенный. Контактное лицо (он же директор) не особо беспокоится о качестве оформляемых документов и присылает мне сканы договора и платежки. Я как-то просил передать оригиналы, но турагент заверил, что и сканов достаточно.
В последнее время многие компании, которые оказывают самые разные услуги, присылают только скан документов в подтверждение оказанных услуг. Такой «электронный документооборот» вызывает у меня большие вопросы: это вообще законно?
Скажите, достаточно ли в случае чего сканов для защиты своих прав или все-таки надо оригинал на руки получить?
Да, сканов почти всегда достаточно и для признания сделки действительной, и для защиты прав.
Что такое скан документа
Сканированная копия документа — это электронный документ, который передается по различным каналам связи: по электронной почте, в «Вотсапе», в «Телеграме», в любых социальных сетях или даже по смс.
Электронный документ — это еще один способ подтверждения ваших договоренностей с другой стороной.
Гражданский кодекс не возражает против такого подтверждения. Главное, что вы должны сделать, получив скан, — проверить, понятно ли, кто его отправил.
Так, если у вас договор с турагентством «Солнечный лучик», а скан вам отправил во Вконтакте человек с ником Черный рыцарь, обязательно перезвоните в агентство и попросите направить скан с официального адреса. Это поможет предотвратить проблемы, если вдруг вы пойдете в суд позже.
Как правильно обмениваться сканами
Сканируйте документы в высоком разрешении, в цвете, если есть такая возможность. Следите за тем, чтобы подписи было хорошо видно.
Не отправляйте «голый» файл в письме или сообщении. Напишите хотя бы пару строк в качестве пояснения.
Арбитражный суд Северо-Кавказского округа в постановлении по делу А32-19429/2014 признал,
что переписки с файлами и пояснениями достаточно,
чтобы понять, что стороны договорились о чем-либо
Предложите контрагенту вставить в договор пункт о действительности сканов и определите адреса электронной почты, с которых вы будете отправлять документы.
Пункт может выглядеть примерно так:
1.1. Стороны договорились, что настоящий договор может быть заключен путем обмена документами с помощью электронной почты (email) или других электронных средств связи.
Электронные письма отправляются со следующих адресов:
1.2. Передаваемые документы должны быть подписаны сторонами (их уполномоченными представителями) и скреплены печатью, а используемый способ связи должен позволять достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
1.3. При соблюдении указанных условий отсканированные копии настоящего договора имеют юридическую силу оригинала.
Если другая сторона не спорит, что договор существует и заключен на определенных условиях, проблем в будущем возникнуть не должно.
Если другая сторона возражает, что договор был
Ваш контрагент может неожиданно возразить, что никакого скана он не подписывал. Но тогда ему придется доказать что-то из нижеперечисленного:
Суды в большинстве случаев отклоняют подобные заявления, но бывали и другие решения. Например, арбитражный суд Московского округа в постановлении по делу № А40-118301/2015 не смог установить, были у человека, который вел переписку и согласовывал договор, такие полномочия или нет. Договор признали незаключенным.
Поэтому если подписываете с компаниями договор об оказании услуг по электронной почте, просите прислать вам скан доверенности или другого документа, который дает человеку, подписавшему договор, такое право.
Если ваш контрагент уже начал исполнять договор — например, прислал вам ваучеры для заселения в отель или билеты на самолет в Анталью, — а потом решил оспорить существование договора, он тоже не совсем прав. Суды утверждают, что даже частичное исполнение договора говорит о том, что другая сторона его признает. Например, так решил центральный районный суд города Барнаула в решении по делу № 2-17610/2015.
Как суды относятся к сканам
Суды общей юрисдикции (те, где граждане судятся между собой) были бы вам очень благодарны за оригиналы документов, но в большинстве случаев и копий достаточно.
Исключение — если стороны представляют разные копии одного и того же документа и у суда нет других доказательств, которые помогли бы ему понять, как выглядел оригинал. В таком случае суд просто игнорирует этот документ и то обстоятельство, которое он подтверждает.
Когда сканов недостаточно
Если вы ведете предпринимательскую деятельность и, следовательно, отчитываетесь перед налоговыми органами, обязательно требуйте оригиналы первичных документов — актов приемки, накладных.
Если у вас есть вопрос о личных финансах, правах и законах, здоровье или образовании, пишите. На самые интересные вопросы ответят эксперты журнала.
Оплата по скану договора
Часто компании начинают работать по скану договора. Так быстрее, чем ждать оригиналов. Проблема возникает, если один партнер вдруг говорит, что договор не подписывал, платить не будет, а скан — фиговый листок.
Вместе с адвокатом Романом Норманом мы изучили законы и судебную практику по этому вопросу. В целом работать по сканам можно. Но есть нюансы.
Что говорит закон
По Гражданскому кодексу компании должны заключать сделки письменно. Это значит, нужно составить договор и подписать его. На словах договариваться нельзя.
Закон не запрещает обмениваться договорами в электронной форме, передавать их по почте, телеграммой, факсом. Но в этом случае есть оговорки:
В законе есть случаи, когда обязательно нужны бумажные документы:
Для остальных сделок закон не требует, чтобы директора компаний ехали в другой город и подписывали договоры лично. Можно подписать договор, отсканировать его и послать партнеру пдфку. Но есть нюансы, как сделать скан юридически значимым.
Как обмениваться сканами
Компании могут обмениваться сканами договоров, работать по ним годами и платить по счетам. Вопрос законности скана возникает, если у одного из партнеров появляются претензии по сделке. Например, клиент заявляет, что он договаривался о другой цене или передумал работать. В этом случае надо доказать, что у скана есть юридическая сила.
Лучше не ждать, пока недовольный партнер пойдет в суд, а заранее себя обезопасить. Для этого есть два железобетонных способа:
Необоснованная налоговая выгода в статье «Дела»
С первым способом всё понятно. Компания покупает электронную подпись и ею подписывает документы. По второму способу электронной подписью становится адрес электронной почты. Порядок действий в этом случае такой:
Как узаконить переписку по электронной почте в статье Дела
Если всё сделать по инструкции, суд будет на стороне компании.
Всё, что нужно для бизнеса
Дело Модульбанка — это издание о бизнесе. Мы рассказываем обо всём, что нужно знать российскому предпринимателю: какие вышли новые законы, как проходить проверки в разных инстанциях, как не получить штрафов.