как писать официальный запрос образец
Как правильно вести официальную деловую переписку в организациях: готовые примеры и образец письма-запроса
В России, нельзя просто так получить какую – либо информацию или документацию не написав официальный запрос в письменной форме. Для составления подобной бумаги существует определённые правила и требования для сотрудников. Если она написана правильно, то составитель сможет сэкономить массу своего времени. Для чего необходим документ? Куда отправляется? Что такое предоставление котировок? Эти и многие другие вопросы рассмотрим в статье.
Для чего необходим документ?
Данная бумага представляет собой письмо информационного типа, составляющееся когда необходимо сделать запрос на предоставление нужных данных или документации. При этом запрашиваемые данные или бумаги должны будут прийти на имя начальника организации, главного бухгалтера или иного лица, занимающего руководящую должность.
Документ может быть оформлен на бланке организации или на листе бумаги А4. Однако если использовать в качестве основы бланк компании, то можно добиться экономии времени, так как на нём будут заранее обозначены все нужные реквизиты фирмы, такие как полное её наименование, информация контактного типа, юридический адрес, а также ИНН, КПП и ОГРН.
Общие правила составления
Если соблюдать общие требования во время написания подобного документа, то можно сэкономить массу времени ускорив получение ответа:
Готовые примеры написания таких писем можно скачать ниже.
Как пишется:
О том, как составить запрос на предоставление информации в банк, рассказано в этой статье, а здесь вы узнаете о тонкостях запроса информации в налоговую.
Куда отправляется?
Данный документ может быть отправлен в абсолютно любую организацию, государственный, судебный орган или объединение общественного типа. Отправить подобное письмо можно разнообразными способами.
Дело в том, что данная бумага является частью деловой переписки между человеком и организацией. Таким образом, её можно самостоятельно передать адресату лично в руки. При этом нужно проследить, чтобы документ прошёл соответствующую регистрацию как входящая бумага.
На ней должна появиться определённая отметка. Если все эти условия выполнены, то можно не бояться, что письмо где – нибудь затеряется. При таких обстоятельствах оно точно дойдёт до человека, которому адресовано.
Ещё можно отправить его заказным письмом. В этом случае адресату будет выслано уведомление о вручении, а отправитель получит подтверждение того, что его запрос получен и принят к рассмотрению.
Данный способ является самым надежным, так как электронные письма принимаются круглосуточно и вероятность того, что такой запрос пропадёт в неизвестности, практически равна нулю.
Возможные ответы
Положительный
Положительный ответ также представляет собой деловое письмо, поэтому оно тоже должно быть оформлено правильно. Стоит отметить, что при получении запроса необходимо дать на него ответ как можно быстрее. Излишнее промедление может выставить организацию, в которую пришёл запрос в дурном свете.
Отрицательный
Отрицательный ответ должен быть построен немного иначе.
Отказ сам по себе бросает тень на орган, приславший его, а если письмо составлено плохо, то отправитель может заработать дурную репутацию. Так, может случиться, если запрос делали, какие – то серьёзные люди или компании.
Как обосновать причину отказа?
Основания могут быть разными в зависимости от ситуации. Например, налоговая служба присылает запрос на предоставление фактур, накладных и т.д. При этом запрос производиться вне налоговых проверок и мотивируется необходимостью получения сведений относительно конкретной сделки.
В данной ситуации можно сослаться на статью 93 НК РФ. В ней чётко прописано, что вместе с требованиями должна быть предоставлена копия поручения того органа, который хочет произвести проверку контрагента. Ещё в ней прописано что:
О том, как правильно написать ответ на запрос о предоставлении информации, читайте тут.
Предоставление котировок – что это такое?
Если верить статье 72 ФЗ №44, то запрос котировок представляет собой определение поставщика, подрядчика или исполнителя, в рамках которого неограниченному кругу лиц предоставляются сведения относительно потребностей заказчика.
Статья 72 №44-ФЗ. Проведение запроса котировок
Люди получают сведения за счёт их размещения в единой информационной системе. Победителя в таком случае определяют из числа участников закупки имеющей ценовое предложение, которое является минимальным, это позволяет минимизировать коррупционную составляющую в сфере закупок.
Когда используют данный метод, то не допускают внесение обеспечения, а также иное взимание оплаты любого типа. Когда производится запрос котировки, то основным фактором, влияющим на определение поставщика, исполнителя или подрядчика является цена.
При этом заказчику, должно быть, обеспечено получение контракта, обладающего максимальной выгодой. Однако запрос котировки может быть осуществлён не всегда, а только в том случае, когда выполняются следующие условия:
Подробнее о предоставлении информации по запросу цен читайте здесь.
Из всего изложенного выше можно сделать вывод, что сам запрос, как и ответ на него должен быть составлен в соответствии с определёнными правилами. При их нарушении запрос, скорее всего, будет не удовлетворён, а неправильно написанный ответ может сформировать ошибочное мнение об органе, который его прислал.
Как правильно написать письмо-запрос
В деловом документообороте достаточно распространенным является письмо-запрос. Его составляют в тех случаях, когда одно лицо желает получить определенные сведения от другого лица. Образец, готовые примеры и рекомендации по его написанию приводятся в статье.
Назначение и содержание
Основная задача – получить актуальную, достоверную информацию от какого-либо лица. Как правило, письмо составляет одно юридическое лицо в адрес другого. Но в целом он может быть оформлен любыми лицами:
Таким образом это разновидность деловой корреспонденции, единого образца которого не установлено. Тем не менее, на практике сложились определенные требования к содержанию документа. В нем обязательно отражаются такие сведения:
Как правило, он составляется на фирменном бланке организации. Присутствуют отметки о реквизитах компании или ИП. Предпочтительно использовать печатный вариант оформления, хотя иногда письмо составляют и в рукописном виде.
Отправить можно разными способами:
Если принципиально важно получить документальное подтверждение отправки письма, лучше передать его физически – по почте или с курьером. Тогда можно получить уведомление о вручении, которое послужит доказательством факта и даты доставки.
Разновидности и образцы составления: 5 вариантов
Поскольку информацию можно запрашивать у разных представителей и по разным поводам, разновидностей образца письма-запроса существует не менее 5. Они классифицируются по разным основаниям – в зависимости от адресата (налоговая, банк, орган власти) или в зависимости от сути просьбы (уточнение информации об условиях договора, запрос на получение копий документов и т.п.). Далее рассмотрены наиболее распространенные виды.
О предоставлении информации
Это один из самых популярных видов послания – организация просит предоставить не документы, а определенные сведения, например:
В этом случае необходимо максимально конкретно сформулировать свою просьбу – например, если речь идет об уточнении сведений о товаре, подробно прописывают название, марку, артикул и другие реквизиты.
О подтверждении информации
В этом случае запрашивают выписки из разных документов (например, из приказов о приеме или увольнении с работы). Причина составления письма-запроса связана с необходимостью подтвердить те или иные сведения (например, работал ли сотрудник в тот или иной период, когда был уволен и т.п.). 
О предоставлении документов
В этом случае компания нуждается в предоставлении документов (как правило, речь идет о копиях). Указывают конкретное название каждой бумаги. Если необходимо, дополнительно формируют просьбу о заверении копий (подпись и печать организации на каждой странице).
В этой же категории отдельно можно выделить письмо-запрос, в котором компании просит предоставить образец акта сверки. Документ нужен для проверки наличия/отсутствия задолженности или переплаты по конкретным платежам.
Запрос в налоговую инспекцию
Обычно такой документ составляется от имени главного бухгалтера. Необходимо получение пояснений по тем или иным нормам налогового законодательства, раскрытие персональных данных на основании исполнительного листа и др.
Запрос в банк
В банк составляют обращения с просьбой прояснения отдельных положений договора, возможности реструктурировать долг, оформить кредит на более выгодных условиях, пролонгировать договор и т.п.
Сроки ответа
Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.
Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.
В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.
Видео комментарий по общим рекомендациям составления деловых писем:
Письмо – запрос. Примеры и бланк
Если вы хотите узнать какую-то информацию, вы обычно ищете в гугле. Но это касается в основном, общепознавательных фактов, и есть данные, которые вам не выдаст ни одна поисковая система – сведения о коммерческой деятельности учреждений. И если в рамках партнерства организации нужно уточнения по некоторым пунктам, нужно составить специальный документ – это письмо запрос.
Что такое письменный запрос?
Письмо-запрос – это официальный тип бумаги, относящийся к категории корреспонденции. Составляется он обычно с целью получить от фирмы:
— каталог товаров и услуг
— прайс-листы или информацию о скидках и акциях
— данные относительно заключенной сделки (сроки оплаты и поставки товара или другую актуальную информацию)
— определенные документы (справку, архивную выписку, акт)
В роли интересующейся стороны может выступать не только коммерческая организация, но и любое другое учреждение, частный предприниматель или даже физическое лицо.
Как составить письмо-запрос правильно
Поскольку сообщение может касаться разных аспектов деятельности компании, нет единого стандартизированного шаблона. Но стоит помнить, что корреспонденция эта — официальная, поэтому определенные требования все же есть. Условно можно выделить две части – вводную и основную.
Текст вводной части можно начать в самом верху листа, указав сначала реквизиты отправителя:
— название фирмы
— адрес
— контакты для обратной связи (обязательно номер телефона, можно также электронную почту)
— ФИО конкретного сотрудника, от чьего имени отправлено сообщение, обычно указывают в самом низу листа с приставкой «С уважением, …» и должна стоять подпись этого сотрудника.
В реквизитах получателя прописывают название фирмы, должность и ФИО директора. Причем зразу обычно используют инициалы, а основную часть начинают с уважительного обращения по имени и отчеству. Дальше с абзаца следует текст, в котором излагается непосредственно суть запроса. Если он состоит из нескольких элементов, их следует перечислить в логической последовательности.
Нюансы составления письма
Хотя отправителем является юридическая фирма, надо указывать официального представителя, от имени которого отправляется корреспонденция. Причем, запрос должен составлять компетентный работник, то есть, например, рядовой сотрудник не может отправить запрос в налоговую службу относительно предоставления информации о бухгалтерском отчете. Хотя на практике такие документы обычно оформляются от имени непосредственно руководителя организации.
Образец составления письменного запроса
Выше упоминалось, что есть разные поводы отправки такой корреспонденции, предлагаем вам ознакомиться з наиболее распространенными вариантами:
Как лучше отправить?
Документ может быть составлен как на обычном белом листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Сейчас практически все распечатывают на принтере, хотя и рукописный вариант нормами не запрещен. Дальше возникает логичный вопрос – как доставить до адреса? Наиболее быстрый способ – отправить в электронном формате электронной почтой или же факсом. Распечатанный экземпляр можно отправить как обычной почтой, так и заказать курьерскую доставку.
В какие сроки ждать ответа?
Ситуация зависит от нескольких факторов. Бывает, что отправитель вежливо просит дать ответ до определенной даты. Если такой просьбы нет, то ответчик волен сам определять сроки ответа. Неписанные правила этики ведения деловой переписки гласят, что дать ответ в срок примерно 10-15 дней. Если этого времени недостаточно, чтобы составить ответ (требуется больше дней, чтобы собрать запрашиваемые необходимые данные), нужно уведомить об этом отправителя. Есть случаи, когда сроки установлены законодательством – госорганы и банковские учреждения не могут затягивать с ответом дольше 30 календарных дней.
Запрос на предоставление документов
Запрос о предоставлении документов и информации — это вид деловой переписки, официальное обращение к юридическому лицу:
Оформление и образец рекомендованы ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Когда пишется письмо о предоставлении информации или документов
Письма-запросы предназначены для получения дополнительной информации и документации, необходимых в жизненных и деловых ситуациях. Они адресуются:
Письмо-запрос — документ, имеющий юридическую силу, поэтому оно:
Некоторые сведения не раскрываются. Например, при проверке контрагента вам предоставят не все запрашиваемые документы, но их можно заменить.
Кто и по какой форме составляет
Унифицированного бланка или образца запроса в таможню о предоставлении информации не существует, поскольку каждая ситуация уникальна. Его содержание будет определяться:
Кто обычно готовит обращение:
Рекомендованная структура содержит следующие смысловые блоки:
| Заголовок | Отражает суть: «О предоставлении информации по договору. », «О предоставлении информации из ЕГРЮЛ», «По вопросу предоставления таможенной информации». |
|---|---|
| Обращение | |
| Вводная часть | Содержит пояснение причины необходимости запрашиваемых сведений. |
| Содержание просьбы | Перечень документов или сведений, которые необходимо предоставить. |
| Срок | Указывается желаемый срок получения ответа, если он не определен госрегламентом или договором. |
| Подпись | Документ заверяется ответственным лицом или гражданином. |
Наиболее точно и полно описаны требования и сформулировано, какие пункты содержит бланк запроса, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (дата актуализации 01.06.2019).
Образцы
Переписка с исполнительными органами государственной власти подчиняется общим требованиям.
Для коммерческого документооборота пригодится образец письма-запроса документов у контрагента в случае их утраты и необходимости получения дубликатов:
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ФИРМА»
Волгоградский просп., д. 18, Москва, 110213, Тел. (321) 321-11-22; тел./факс (495) 321-01-02 ОКПО 02112332; ОГРН 1022000230321; ИНН/КПП 1103021120/338022002
Генеральному директору ООО «Холод»
Уважаемый Сергей Сергеевич!
ООО «Фирма» закупало у вас кондиционеры модели LG P09EP в количестве 150 шт. в течение марта — июня 2020 г. Расчеты произведены полностью.
В связи с непредвиденными обстоятельствами (пожар в офисе) нами утрачены:
Прошу оказать содействие и подготовить нам дубликаты утраченных документов в течение 7 рабочих дней. Просим выдать их нашему сотруднику лично.
Заместитель директора ООО «Фирма» Р. Р. Разумов
Как оформить и кому отправить
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 оптимальный алгоритм, как написать официальный запрос о предоставлении документов, выглядит следующим образом:
