как пишутся официальные письма образец

Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец

Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

Правила оформления

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

В общем виде угловой бланк выглядит так:

Образец с продольным бланком

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

Исх. № 987 от 12.12.2020

Директору ООО «Общество»

123456, Россия, Субъект РФ,

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».

Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».

Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович

Как отправить письмо

Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:

Источник

Образец делового письма

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

На что обращать внимание при составлении письма

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Как отправить письмо

Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Источник

Как написать деловое письмо? Правильная структура и шаблон для скачивания

Не так давно мы уже рассказывали о правилах общения в официально-деловом стиле и деловой переписке, теперь пришло время изучить и саму структуру делового письма.

Сегодня мы рассмотрим четкий поэтапный план написания делового письма по конкретному шаблону. Зачем нужно изучать такие моменты?

Все просто: нарушение порядка смысловых и структурных блоков в письмах приводит к массе проблем. Грамотная структура делового письма позволяет:

Последовательность элементов должна неукоснительно соблюдаться. Точка. Эксперименты здесь невозможны в принципе, поскольку уже сложилась универсальная схема письма деловой переписке. Есть “золотой стандарт”, которого нужно придерживаться.

Но прежде чем мы начнем изучать саму структуру, давайте разберемся с видами деловых писем.

Виды деловых писем

К формату “деловое письмо” относится более 30 разновидностей корреспонденции – от информационных уведомлений до оферт и презентационных писем. Видов достаточно много, поэтому проще сказать так:

Все, что является предметом официальной переписки между любой компанией и получателем, уже можно смело назвать деловым письмом.

Принципы разделения деловых писем на виды

Вид 1. По тематическому признаку. Содержание письма напрямую зависит от цели и темы письма. Например, письмо-запрос создается для рассмотрения предложения, рекламация – несет в себе претензию, благодарственное письмо для выражения эмоций.

Вид 2. По необходимости ответа. Большинство деловых писем предполагает обязательный ответ, но есть ряд писем, на которые ответ не нужен или не критичен. Список писем, не требующих ответа или допускающих необязательный ответ:

Вид 3. По формату переписки. Существует 2 вида деловой переписки: 1) переписка с 1 получателем; 2) переписка с несколькими получателями. И если первый формат еще предполагает какие-то минимальные отступления от рамок, то при общении с несколькими получателями желательно ни на шаг не отходить от структуры вашего письма.

Вид 4. По числу аспектов. Написание деловых писем, их структура также разделяется по аспектам (идеям) текста.

1. Многоаспектное деловое письмо состоит из пунктов, подпунктов, разделов. В таком письме можно передавать любое количество тем, идей, поднимать разные вопросы. В подавляющем большинстве случаев используется этот тип;

2. Одноаспектное деловое письмо имеет исключительно информационный характер: уведомление о выходном дне, предстоящем совещании и так далее.

Отличие его в том, что оно несет в себе одну идею (тему, вопрос) и очень короткую структуру. В одноаспектном письме, как правило, дается информация без деления на блоки.

Ниже мы с вами будем разбирать именно структуру многоаспектных деловых писем.

Поблочная структура делового письма

Этап 1. Реквизиты адресанта и адресата

Написание делового письма начинается с указания реквизитов. Это идентификационные элементы. Как правило, реквизиты размещаются в самом начале письма – в левом и правом верхних углах листа.

Реквизиты отправителя (адресанта) сообщают, из какой компании пришло сообщение. Как правило, стандартный бланк для деловых писем уже содержит эту информацию.

Указывается полное юридическое название с формой собственности, адрес, телефон, сайт, ИНН и ОГРН. Указываются в левом верхнем углу.

Реквизиты получателя (адресата) содержат меньше информации. Как правило, это должность, название его фирмы, ФИО и адрес, куда письмо будет отправлено. Пишутся в правом верхнем углу строго в дательном падеже.

Дата написания

Необходима для различения писем. Полезна для отчетности или в длительной деловой переписке – по дате можно узнать очередность сообщений и структурировать их. Указывается тот день, когда письмо будет отправлено. Как правило, он совпадает с днем написания. Дата пишется перед заголовком, ближе к правому краю листа.

Этап 2. Вступление в письме

Это самое начало, которое является ключевым в структуре делового письма. Его пишут максимально информативным. Прочитав «введение», адресат уже должен понять, что от него хотят, и примерно представлять основное содержание.

Вступление состоит из нескольких элементов:

1.Заголовок

Главный раздел, определяющий тему письма. Именно он позволяет адресату понять, о чем оно. Или насколько для него важно прочитать это.

С помощью заголовка отправитель делового письма одновременно информирует и привлекает внимание. Пример заголовков разных видов деловых писем:

2.Обращение

Это очень важная часть вашего делового письма. Она не просто соблюдает формальности, но и располагает к себе читателя, фиксирует его внимание. Поэтому ему уделено столько времени – важно не ошибиться в написании.

Обращение практически всегда становится началом письма. Как правило, размещается в центре строки и начинается с прописной буквы.

Любое обращение следует начинать со слова «уважаемый(ая)». Оно выражает наиболее нейтральную форму вежливости, в отличие от «любимый», «дорогой» и прочих, использующихся в личной переписке.

Встречаются также формы слова «уважаемый» с приставками «много-», «глубоко-», когда обращение адресовано к высшему чину или заслуженному деятелю в какой-либо сфере. С ним можно использовать следующие формы обращения:

Сокращения неприемлемы! Никаких инициалов, неполных званий/должностей или «г-н/г-жа» быть не должно. То есть писать «Уважаемый тов. полковник» нельзя.

Также в деловой переписке, если корреспонденция имеет конкретного адресата, в знак уважения принято писать местоимение «Вы» с прописной (большой) буквы.

Если письмо трафаретное (отправляется сразу большому количеству людей и не имеет личного обращения) или послано коллективу, местоимение пишется со строчной (маленькой) буквы.

Необходимо не забывать некоторые важные аспекты использования обращения:

Также нужно помнить о разнице в знаках препинания. В конце обращения желательно ставить восклицательный знак, а не запятую. Это покажет, как важно отосланное письмо. Запятая же придаст ему будничный характер.

3.Преамбула

Эта часть делового письма содержит суть послания. Здесь адресант расписывает свои мотивы и цели. Как правило, указываются вводные данные, касающиеся темы письма и долженствующие напоминать получателю о ней:

Преамбула облекается в формальный вид при помощи вводных слов и фраз «согласно», «в связи с…», «считаем необходимым уведомить…», «ставим Вас в известность, что…», «доводим до Вашего сведения…» и прочим.

Преамбула может быть краткой (буквально пара предложений) или длинной (вплоть до нескольких абзацев). Это очень важный элемент в шаблоне делового письма, который обязательно стоит использовать.

Образец части делового письма (преамбула с обращением и заголовком):

Уважаемая госпожа Потапкина!

Настоящим письмом считаем необходимым уведомить Вас, что, согласно договору от 20.06.2020, Вы обязаны забрать новую партию мобильных телефонов со склада не позднее, чем 30 дней с момента поставки.

Этап 3. Основная часть письма

В основной части делового письма подробно и аргументированно расписывается цель написания. Просьба, требование или сведения приводятся в полном виде так, чтобы передать адресату максимальное количество информации.

Как правило, в теле письма отправитель анализирует случившееся и приводит аргументы в пользу своей точки зрения.

Например, при информировании о каком-либо событии (выставке, презентации и прочих) подчеркивает, что мероприятие желательно посетить по такой-то и такой-то причине.

В конце основной части подводятся итоги всего письма. Это может быть надежда, извинения или уверенность в скором ответе. Пример: «Надеемся на Ваше содействие по данной проблеме». Также часто здесь пишут предложения или вопросы к адресату.

Заключение в деловом письме

Так же, как и обращение, несет преимущественно этикетную функцию. Это нечто вроде прощания с адресатом, которое также должно поддерживать атмосферу всего письма.

Выбранная заключительная фраза зависит от степени знакомства с адресатом. В деловой переписке преимущественно используется «С уважением». После чего указывается должность отправителя и его ФИО.

Пример: «С уважением, председатель организационного комитета Иванов Дмитрий Петрович».

Этап 4. Дополнительные элементы письма

Структура делового письма может подразумевать дополнительные части, которые не обязательно использовать. Они могут понадобиться лишь в редких случаях. Но и для факультативных элементов есть свои места.

Приложения к письму

Если необходимо вместе с деловой корреспонденцией предоставить нечто дополнительное – файл, договор, изображение и так далее – используются приложения. Они прикрепляются к письму на отдельных листах, не затрагивая основной текст.

Каждое приложение прикрепляется на отдельном листе. В случае электронного делового письма принято высылать приложения в виде отдельных файлов. В некоторых случаях адресант указывает наличие приложений перед заключением.

Постскриптум

Постскриптум в структуре деловой корреспонденции несет сразу две функции:

Постскриптум указывается после заключения и подписи. Под ним принято писать инициалы отправителя или ставить личную подпись. На этом структура деловой переписки считается завершенной – это финальный элемент.

Эпилог

Написание деловых писем вовсе не так сложно, как может показаться. Если резюмировать сказанное выше, то принцип следующий:

Главное, изучите правила написания стандартных вводных: правила написания дат, правила написания названий компаний, грамотное использование знаков пунктуации и так далее. Словом, какие-то статичные моменты.

Остальные же элементы в структуре делового письма очень скоро запомнятся и вы начнете их придерживаться “на автомате”.

Источник

Правила написания и оформления деловых писем

В деловой переписке бизнес-партнеры, сотрудники и руководители постоянно пишут друг другу официальные электронные письма. Продавцы используют такие письма для связи с холодными клиентами. Чтобы создать хорошее первое впечатление, важно соблюдать правила написания и оформления деловых писем.

Зачем нужна деловая переписка

Электронное деловое письмо — это форма коммуникации между участниками бизнес-процессов. В ходе диалога решают множество вопросов: организационных, юридических, коммерческих, технических. Электронные письма также нужны для партнерских переговоров.

Цель делового письма — передать информацию, инструкцию, приказ, направление со вложениями к электронному письму. Адресатом может быть представитель другой организации, сотрудник, руководитель.

Отличия деловых писем от других

Деловые письма отличаются лаконичностью и ясностью изложения. В зависимости от темы сообщения в них используют юридическую, экономическую и маркетинговую терминологию. Формулировки должны быть четкими, чтобы получатель мог быстро прочитать и понять письмо. Стиль изложения — нейтральный и объективный.

Деловые письма требуют субординации. Не используйте эпитеты, сложные синтаксические конструкции и сленг. Исключено панибратство, юмор, грубость, сарказм и сообщения не по работе. Адресат может вас неправильно понять.

Виды писем

Электронные деловые письма бывают:

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловое письмо может написать любой сотрудник, у которого есть полномочия выступать от лица организации. Например, менеджер отдела продаж отправляет предложение о закупке партии товара со скидкой постоянному клиенту компании. Все письма нужно утверждать у руководителя, так как его пишут от лица всей организации.

Деловое письмо вам может написать клиент, но более 70% покупателей предпочитают звонить в компанию. Подключите коллтрекинг Calltouch, чтобы понимать, какая реклама приносит звонки, а какая тратит бюджет. Также система записывает звонки клиентов и формирует их в отчеты по часам и дням, интегрируется с популярными сервисами и CRM. Прослушивая звонки, улучшайте скрипты продаж для менеджеров и корректируйте рекламные кампании.

Коллтрекинг

Как написать деловое письмо: начинаем с официального приветствия

Дружеские формулировки вроде «Привет» не подходят. Если вы обращаетесь к руководителю, деловому партнеру или потенциальному клиенту, используйте формальный тон.

Проверьте свой адрес электронной почты

Лучше отправлять письма с корпоративной почты. Получатель сразу увидит отправителя по названию почтового ящика. Если вы пишите с личной почты, убедитесь, что адресат поймет, кто прислал ему сообщение. В названии вашей электронной почты должны быть имя и фамилия.

Выберите читаемый шрифт

Определите два постоянных шрифта для компании — для основного текста и заголовков. Комбинируйте типы шрифтов. Например, для текста выберите шрифт с засечками, а для заголовков — без. Печатайте заголовки крупным кеглем с полужирным начертанием, чтобы выделить их.

Для объемного текста остановитесь на шрифте с засечками — Georgia или Times New Roman: так легче читать большое письмо. Для нескольких предложений подойдут шрифты без засечек — Arial, Helvetica, Verdana или Calibri.

Продумайте тему

Соблюдайте краткость

Не тратьте время собеседника на прочтение лишних подробностей в письме. Из-за загруженности на работе адресат не сможет прочитать большое сообщение. Если коротко и четко сформулировать идею, вас правильно поймут и вы получите ответ.

Форматирование поможет сделать письмо эффективным и легким в прочтении. Делите текст на абзацы, делайте маркированные списки, выделяйте важную информацию. Сплошной текст читать тяжело.

Используйте формальное завершение

Завершайте деловые письма фразами:

Также можно высказать свои пожелания о дальнейшем сотрудничестве. Например, о ведении общего проекта, новых сделках, приглашении принять участие в конференции.

Разработайте подпись

В электронной подписи указывают:

Не перегружайте подпись лишними данными и разделите ее на абзацы.

Проведите корректуру

Перед отправкой 2–3 раза внимательно перечитайте письмо. Проверьте, правильно ли вы написали имя получателя и название компании. Адресат может воспринять ошибки в сообщении, как неуважение к себе. Включите проверку правописания в сервисе электронной почты.

Образец делового письма

В деловом письме должна быть структура:

Указание реквизитов компании в контактных данных придает письму юридическую значимость: при необходимости эти сообщения можно предоставлять суду в качестве аргумента.

Рассмотрим восемь примеров деловых писем в зависимости от получателя.

Деловое письмо о сотрудничестве

Уважаемый Сергей Андреевич!

Меня зовут Мария Алексеевна, я маркетолог в компании здорового питания [название].

Предлагаем вам сотрудничество. Наши преимущества: [перечисление достоинств]. При заключении договора для вас будет персональная скидка — 7% на всю продукцию.

Прикрепляю к письму предложение. Прошу ознакомиться с ним и сообщить о решении.

Деловое письмо-просьба

Добрый день, Лариса Ивановна!

Просим вас организовать собрание всех отделов в нашем конференц-зале 20 ноября 2021 года.

Причина встречи — обсуждение новогоднего корпоратива.

Гарантийное деловое письмо

Здравствуйте, Александр Анатольевич!

Прошу в ближайшие два дня отгрузить товар на наш склад в Екатеринбурге. Оплату гарантирую.

Во вложении точный адрес склада и необходимые позиции товара.

Хорошего дня!
[электронная подпись]

Письмо партнерам

Добрый день, Владислав Витальевич!

Сообщаем вам, что руководитель отдела снабжения Семен Иванович с 13 октября 2021 года ушел на больничный.

Его замещает старший менеджер отдела Петр Петрович. Пожалуйста, свяжитесь с ним для обсуждения задач.

Прикрепляю контактные данные Петра Петровича.

Надеемся на ваше понимание.

Письмо-обращение

Уважаемая Софья Николаевна!

Прошу вас провести перерасчет оплаты коммунальных услуг за август 2021 года.

Во вложении квитанции и чеки об оплате.

Письмо руководителю

Здравствуйте, Вадим Дмитриевич!

Месяц назад я заказал партию рюкзаков в вашей компании. 30% товара — брак.

Прошу вернуть стоимость испорченных вещей или заменить их.

Во вложении прикрепляю фотографии бракованного товара, договор, чек об оплате.

Письмо в компанию

Добрый день, Наталья Александровна!

Мы разработали сайт для компании [название]. Согласно пункту [название пункта] нашего договора мы должны были получить оплату за оказанные услуги две недели назад.

Задолженность составляет [сумма] рублей. Просим перечислить оплату в ближайшие дни на расчетный счет компании [название]. Иначе мы будем вынуждены принудительно взыскать данную сумму с вашей компании, а также расходы на обращение в суд.

Реквизиты для перечисления оплаты во вложении.

Надеемся на понимание.

Письмо контрагенту

Здравствуйте, Николай Васильевич!

Информируем вас о том, что у нашей компании сменились реквизиты. Новые реквизиты указаны в прикрепленном файле.

Какие ошибки допускают в таких письмах

Ошибки в деловых письмах могут привести к отказу от сотрудничества, поэтому:

В какие сроки нужно ответить на письмо

Не отвечать на письмо несколько дней — плохой тон делового общения. Желательно ответить на электронное письмо в течение 2–3 часов. Если для ответа требуется больше времени, предупредите адресата. Напишите, что вы получили письмо и сообщите примерный срок ответа.

Обычно сотрудники проверяют электронную почту утром и перед уходом. Пишите в эти временные интервалы, чтобы сообщение не потерялось в списке входящих, а решение вопроса не затянулось надолго.

Клиенты могут написать вам в нерабочее время. Чтобы не потерять покупателей, установите на сайт виджет сбора заявок Calltouch. Инструмент предложит указать свои контакты, и как только начнется рабочий день, скрипт позвонит всем оставившим заявки.

Виджеты Calltouch

Как написать деловое письмо после проведенной встречи

Такое письмо нужно, чтобы подвести промежуточные итоги и определить планы дальнейшей работы. Поэтому укажите в нем:

Заключение

Деловые письма делят на коммерческие и некоммерческие, требующие ответа и нет, для одного адресата или нескольких лиц. В письме должно быть официальное приветствие, вступление, суть письма, пожелания, прикрепленные файлы, электронная подпись. Будьте уважительны к собеседнику, формулируйте мысли кратко и четко, а также отвечайте на входящие письма в течение 2–3 часов.

Источник